Year-End Bank Statement Processing: A Checklist for Accountants (2026)

ഏത് അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രാക്ടീസിലെയും ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട കാലഘട്ടമാണ് വർഷാവസാനം. പന്ത്രണ്ട് മാസത്തെ സാമ്പത്തിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഒരു കൂട്ടം ഡെലിവറബിളുകളായി മാറുന്നു: കൃത്യമായ സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ, അനുസരണയുള്ള നികുതി ഫയലിംഗുകൾ, ഒരു ശുദ്ധമായ ഓഡിറ്റ് ട്രയൽ. ഇതിനെല്ലാം അടിസ്ഥാനം ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഡാറ്റയാണ്.

ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ പുനഃസന്തുലിതമാക്കിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ, രേഖയിൽ വിടവുകളുണ്ടെങ്കിൽ, അല്ലെങ്കിൽ മുൻ മാസങ്ങളിലെ തീർപ്പാക്കാത്ത ഇനങ്ങൾ ഒരിക്കലും പരിഹരിച്ചില്ലെങ്കിൽ, ആ പ്രശ്നങ്ങൾ ക്രമേണ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നില്ല. അവ ജനുവരിയിൽ, എല്ലാമൊന്നിച്ച്, സമയപരിധികൾ ഏറ്റവും കർശനമായിരിക്കുകയും ക്ലയിന്റ് വോളിയം ഏറ്റവും കൂടുതലായിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നു.

സുഗമമായ വർഷാവസാന ക്ലോസും താറുമാറായതും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പ്രോസസ്സിലാണ്. ഈ ഗൈഡ് ഒരു സമ്പൂർണ്ണ വർഷാവസാന ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പ്രോസസ്സിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് നൽകുന്നു - നിർദ്ദിഷ്ട ഘട്ടങ്ങൾ, സാധാരണ പ്രശ്നങ്ങൾ, കൂടാതെ പല ആഴ്ചകളിലെ ബുദ്ധിമുട്ടുകളെ ഒരു കൈകാര്യം ചെയ്യാവുന്ന വർക്ക്ഫ്ലോ ആക്കി മാറ്റുന്ന ടൂളുകൾ.

വർഷാവസാന ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്

Year-End Bank Statement Processing - 8-Step Checklist for Accountants

പരിചയസമ്പന്നരായ അക്കൗണ്ടന്റുകൾ പിന്തുടരുന്ന ക്രമമാണിത്. ഓരോ ഘട്ടവും മുൻ ഘട്ടത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്, അതിനാൽ അവ ക്രമത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നത് വീണ്ടും ജോലി ചെയ്യുന്നത് തടയുന്നു.

1. എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും 12 മാസത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ശേഖരിക്കുക

ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ഇൻവെന്ററിയിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക. ഓരോ ക്ലയിന്റിനും, ഓരോ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടും - ചെക്കിംഗ്, സേവിംഗ്സ്, ക്രെഡിറ്റ് കാർഡുകൾ, ലൈൻസ് ഓഫ് ക്രെഡിറ്റ്, മണി മാർക്കറ്റ്, നിക്ഷേപ അക്കൗണ്ടുകൾ - ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക, ഓരോന്നിനും എല്ലാ 12 പ്രതിമാസ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

ശേഖരിക്കേണ്ടവ:

പ്രാഥമിക ബിസിനസ്സ് ചെക്കിംഗ് അക്കൗണ്ട്(കൾ)
സേവിംഗ്സ്, മണി മാർക്കറ്റ് അക്കൗണ്ടുകൾ
ബിസിനസ്സ് ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ
ലോൺ, ലൈൻ ഓഫ് ക്രെഡിറ്റ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ
മെർച്ചന്റ് സർവീസസ് / പേയ്മെന്റ് പ്രോസസ്സർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ
നിക്ഷേപ, ബ്രോക്കറേജ് അക്കൗണ്ടുകൾ

സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ നഷ്ടപ്പെടുന്ന സ്ഥലങ്ങൾ: വർഷം പാതിവഴിയിൽ ബാങ്കുകൾ മാറിയ ക്ലയിന്റുകൾ, തുറന്നതോ അടച്ചതോ ആയ അക്കൗണ്ടുകൾ, കൂടാതെ ഓൺലൈനിൽ 90 ദിവസത്തെ ചരിത്രം മാത്രം സൂക്ഷിക്കുന്ന ബാങ്കുകളിൽ നിന്നുള്ള സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ. ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളാണ് ഏറ്റവും സാധാരണയായി കാണാതാകുന്നത് - ജനുവരിയുടെ തുടക്കത്തിൽ എല്ലാവരും ശ്രദ്ധയില്ലാത്തപ്പോൾ അവ ലഭിക്കുന്നതിനാൽ ക്ലയിന്റുകൾ അവ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നില്ല.

ഒരു ട്രാക്കിംഗ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക: ക്ലയിന്റ് പേര്, അക്കൗണ്ട്, സ്ഥാപനം, ജനുവരി മുതൽ ഡിസംബർ വരെയുള്ള ഓരോ മാസത്തിനും ഒരു ചെക്ക്ബോക്സ്. എല്ലാ ബോക്സുകളും ചെക്ക് ചെയ്യുന്നതുവരെ ഘട്ടം 2-ലേക്ക് പോകരുത്.

2. സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തുടർച്ച പരിശോധിക്കുക

എല്ലാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും ശേഖരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, വിടവുകളോ ഓവർലാപ്പുകളോ ഇല്ലെന്ന് പരിശോധിക്കുക:

മാസം N-ന്റെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് മാസം N+1-ന്റെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസിന് തുല്യമായിരിക്കണം. ജനുവരിയുടെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് $14,832.19 ആണെങ്കിൽ, ഫെബ്രുവരിയുടെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് കൃത്യം $14,832.19 ആയിരിക്കണം. ഏതെങ്കിലും വ്യത്യാസം അർത്ഥമാക്കുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് തെറ്റായ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, കാണാതായ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, അല്ലെങ്കിൽ ഇടത്തരം സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തീയതികളുള്ള അക്കൗണ്ട് എന്നിവയാണെന്നാണ്.
സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കാലയളവുകൾ തുടർച്ചയായിരിക്കണം. ജനുവരി 1–31, ഫെബ്രുവരി 1–28, മാർച്ച് 1–31, അങ്ങനെ. കലണ്ടർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് സൈക്കിളുകൾ ഉപയോഗിക്കാത്ത ബാങ്കുകളിൽ ശ്രദ്ധിക്കുക (ഉദാഹരണത്തിന്, 15 മുതൽ 14 വരെ).
അക്കൗണ്ട് നമ്പർ സ്ഥിരത പരിശോധിക്കുക. വർഷം പാതിവഴിയിൽ ഒരു അക്കൗണ്ട് പുതിയ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് മാറ്റിയെങ്കിൽ, അത് അതേ അക്കൗണ്ട് ആണെങ്കിലും അക്കൗണ്ട് നമ്പർ മാറിയിരിക്കാം.

3. ഓരോ മാസത്തെയും ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസിനെ അടുത്ത മാസത്തെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസുമായി പുനഃസന്തുലിതമാക്കുക

ഇത് തുടർച്ചയായ ചെയിൻ-ഓഫ്-കസ്റ്റഡി പരിശോധനയാണ്. ഓരോ അക്കൗണ്ടും, മാസം തോറും പരിശോധിക്കുക:

മാസം	ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ്	അടുത്ത മാസത്തെ ഓപ്പണിംഗ്	പൊരുത്തമുണ്ടോ?
ജനുവരി	$14,832.19	$14,832.19	അതെ
ഫെബ്രുവരി	$16,401.55	$16,401.55	അതെ
മാർച്ച്	$15,200.00	$15,200.00	അതെ
...	...	...	...
നവംബർ	$22,150.88	$22,150.88	അതെ
ഡിസംബർ	$19,445.32	- (വർഷാവസാനം)	-

ഏതെങ്കിലും ബാലൻസ് പൊരുത്തപ്പെടുന്നില്ലെങ്കിൽ, തുടരുന്നതിന് മുമ്പ് അത് പരിഹരിക്കുക. ചെയിനിലെ ഒരു തടസ്സം അർത്ഥമാക്കുന്നത് തുടർന്നുള്ള എല്ലാ പുനഃസന്തുലിതമാക്കലുകളും തെറ്റായ അടിത്തറയിൽ നിർമ്മിച്ചതാണെന്നാണ്.

4. തീർപ്പാക്കാത്ത ഇനങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുകയും പരിഹരിക്കുകയും ചെയ്യുക

വർഷാവസാനത്തിൽ, നിലവിലെ വർഷത്തിലുള്ളതും അടുത്ത വർഷത്തിലുള്ളതും തമ്മിൽ ഒരു ശുദ്ധമായ കട്ട്ഓഫ് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമാണ്:

തീർപ്പാക്കാത്ത ചെക്കുകൾ: ഡിസംബറിൽ ഇഷ്യൂ ചെയ്തതും ഡിസംബർ 31 ആകുമ്പോഴേക്കും ബാങ്കിൽ ക്ലിയർ ചെയ്യാത്തതുമായ ചെക്കുകൾ. തീയതി, പേയ്, ചെക്ക് നമ്പർ, തുക എന്നിവ സഹിതം ഓരോന്നും ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക.
ട്രാൻസിറ്റിലുള്ള നിക്ഷേപങ്ങൾ: ഡിസംബറിന്റെ അവസാന ദിവസങ്ങളിൽ നടത്തിയതും ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടാത്തതുമായ നിക്ഷേപങ്ങൾ. ബാങ്ക് അവ ജനുവരിയിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്താലും ഇവ നിലവിലെ വർഷത്തെ വരുമാനമാണ്.
തീർപ്പാക്കാത്ത ACH ഇടപാടുകൾ: ഡിസംബറിൽ ആരംഭിച്ചതും ഇതുവരെ സെറ്റിൽ ചെയ്യാത്തതുമായ ഓട്ടോമാറ്റിക് പേയ്മെന്റുകളും ട്രാൻസ്ഫറുകളും.
ബാങ്ക് പിഴവുകൾ: അപൂർവ്വം, പക്ഷെ സംഭവിക്കാം. ബാങ്ക് ഒരു ഇടപാട് തെറ്റായി പോസ്റ്റ് ചെയ്തെങ്കിൽ, അത് രേഖപ്പെടുത്തുക, ജനുവരിയിൽ തിരുത്തൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

ഓരോ തീർപ്പാക്കാത്ത ഇനത്തിനും ഒരു വ്യക്തമായ ഡിസ്പോസിഷൻ ആവശ്യമാണ്: ഇത് ജനുവരിയിൽ സ്വയം ശരിയാകുന്ന ഒരു സമയ വ്യത്യാസമാണോ, അതോ ഒരു ക്രമീകരിക്കുന്ന എൻട്രി ആവശ്യമാണോ?

5. അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖകളുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക

ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഡാറ്റയെ നിങ്ങളുടെ ജനറൽ ലെഡ്ജറുമായും സബ്-ലെഡ്ജറുകളുമായും താരതമ്യം ചെയ്യുക:

ഓരോ ബാങ്ക് ഇടപാടിനും ഒരു അനുബന്ധ എൻട്രി GL-ൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം
ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടിനെ പരാമർശിക്കുന്ന ഓരോ GL എൻട്രിയും സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടണം
ഒരിടത്ത് പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നതും മറ്റൊരിടത്ത് കാണാത്തതുമായ ഏതെങ്കിലും ഇനങ്ങൾ അന്വേഷിക്കുക

ഇവിടെയാണ് ഓട്ടോമേറ്റഡ് കൺവേർഷൻ ഏറ്റവും കൂടുതൽ സമയം ലാഭിക്കുന്നത്. ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ഡാറ്റ നേരിട്ട് നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിലേക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാൻ കഴിയുമ്പോൾ, പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ പ്രക്രിയ ഒരു മാനുവൽ ലൈൻ-ബൈ-ലൈൻ താരതമ്യത്തേക്കാൾ ഒരു പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ റിപ്പോർട്ടായി മാറുന്നു.

6. ക്രമീകരിക്കുന്ന ജേണൽ എൻട്രികൾ രേഖപ്പെടുത്തുക

ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് അവലോകനത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള വർഷാവസാന ക്രമീകരണങ്ങളിൽ സാധാരണയായി ഉൾപ്പെടുന്നവ:

ബാങ്ക് ഫീസ് പുനർവർഗ്ഗീകരണം - വർഷം മുഴുവൻ തെറ്റായ വിഭാഗത്തിലേക്ക് ചെലവഴിച്ച ഫീസുകൾ
പലിശ വരുമാന സമാഹരണം - ಗಳിച്ചതും ഇതുവരെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യാത്തതുമായ പലിശ
NSF ചെക്ക് റിവേഴ്സലുകൾ - എഴുതിത്തള്ളേണ്ടതോ വീണ്ടും ബിൽ ചെയ്യേണ്ടതോ ആയ ബൗൺസ് ചെയ്ത ചെക്കുകൾ
വിദേശ കറൻസി ക്രമീകരണങ്ങൾ - വിദേശ കറൻസികളിൽ ഉള്ള അക്കൗണ്ടുകൾക്ക്, വർഷാവസാന വിനിമയ നിരക്ക് ക്രമീകരണങ്ങൾ
പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ഇനങ്ങൾ - പുസ്തക ബാലൻസും ബാങ്ക് ബാലൻസും തമ്മിലുള്ള ഏതെങ്കിലും സ്ഥിരമായ വ്യത്യാസങ്ങൾ

ഓരോ ക്രമീകരിക്കുന്ന എൻട്രിയും നിർദ്ദിഷ്ട ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, അത് ട്രിഗർ ചെയ്ത ഇടപാട് എന്നിവയുടെ ഒരു റഫറൻസ് സഹിതം രേഖപ്പെടുത്തുക. ഓഡിറ്റർമാർക്ക് ഈ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ആവശ്യമായി വരും.

7. 1099-INT യുമായി പലിശ വരുമാന, ചെലവ് ടോട്ടലുകൾ പരിശോധിക്കുക

ബാങ്കുകൾ കഴിഞ്ഞ വർഷം നൽകിയ പലിശയ്ക്കായി ജനുവരിയിൽ 1099-INT ഫോമുകൾ നൽകുന്നു. ക്രോസ്-റഫറൻസ് ചെയ്യുക:

ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ പ്രകാരമുള്ള മൊത്തം പലിശ വരുമാനം (എല്ലാ പ്രതിമാസ പലിശ ക്രെഡിറ്റുകളുടെയും തുക) 1099-INT തുകയുമായി
ലോണുകളിലെയും ക്രെഡിറ്റ് ലൈനുകളിലെയും മൊത്തം പലിശ ചെലവ് ലെൻഡർ നൽകിയ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളുമായി

വ്യത്യാസങ്ങൾ സാധാരണയായി ഇതിൽ നിന്നാണ് ഉണ്ടാകുന്നത്:

ഡിസംബർ പലിശ പോസ്റ്റിംഗുകളിലെ സമയ വ്യത്യാസങ്ങൾ
ലളിതമായ പ്രതിമാസ കൂട്ടലുമായി പൊരുത്തപ്പെടാത്ത കോമ്പൗണ്ടിംഗ് കണക്കുകൂട്ടലുകൾ
കണക്കുകൂട്ടൽ അടിസ്ഥാനത്തെ ബാധിക്കുന്ന പ്രൊമോഷണൽ നിരക്ക് മാറ്റങ്ങൾ

ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഏതെങ്കിലും വ്യത്യാസം പരിഹരിക്കുക. IRS എല്ലാ 1099-INT കളുടെയും ഒരു പകർപ്പ് സ്വീകരിക്കുന്നു, കൂടാതെ മിസ്മാച്ചുകൾ ഫ്ലാഗ് ചെയ്യും.

8. കിഴിവ് യോഗ്യമായ ബാങ്ക് ഫീസും സേവന ചാർജുകളും അവലോകനം ചെയ്യുക

വർഷാവസാനം എല്ലാ ബാങ്ക് സംബന്ധമായ ചെലവുകളും വർഷത്തേക്ക് ടോട്ടൽ ചെയ്യാനും അവ ശരിയായി തരംതിരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനുമുള്ള സമയമാണ്:

പ്രതിമാസ മെയിന്റനൻസ് ഫീസുകൾ
വയർ ട്രാൻസ്ഫർ ഫീസുകൾ
ഓവർഡ്രാഫ്റ്റ് ചാർജുകൾ
സേഫ് ഡെപ്പോസിറ്റ് ബോക്സ് വാടക
ചെക്ക് പ്രിന്റിംഗ് ചെലവുകൾ
മെർച്ചന്റ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഫീസുകൾ
എടിഎം ഫീസുകൾ

ഇവയെല്ലാം സാധാരണയായി കിഴിവ് യോഗ്യമായ ബിസിനസ്സ് ചെലവുകളാണ്, പക്ഷെ അവ റിട്ടേണിലെ ശരിയായ ചെലവ് വിഭാഗത്തിൽ ആയിരിക്കണം. ഒരു സാധാരണ തെറ്റ്: എല്ലാ ബാങ്ക് ചാർജുകളും ഒരു പൊതുവായ "ബാങ്ക് ഫീസ്" അക്കൗണ്ടിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത്, ചിലത് പ്രത്യേക കോസ്റ്റ് സെന്ററുകളിലേക്കോ പ്രോജക്റ്റുകളിലേക്കോ അനുവദിക്കേണ്ടി വരുമ്പോൾ.

9. വർഷാവസാന സമാഹരണങ്ങൾ പരിശോധിക്കുക

ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ സമാഹരണ ആവശ്യകതകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന ഇടപാടുകൾക്കായി അവലോകനം ചെയ്യുക:

പേറോൾ സമാഹരണം: ഡിസംബറിൽ ಗಳിച്ചതും ജനുവരിയിൽ നൽകിയതുമായ വേതനം
ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് സമാഹരണം: ജനുവരിയിൽ അടയ്‌ക്കേണ്ട ഒരു കാർഡിൽ ഡിസംബറിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്ത ചാർജുകൾ
ലോൺ പലിശ സമാഹരണം: അവസാന പേയ്മെന്റ് തീയതി മുതൽ ഡിസംബർ 31 വരെയുള്ള പലിശ
മുൻകൂട്ടി നൽകിയ ചെലവുകൾ: ഡിസംബറിൽ നൽകിയ വാർഷിക സബ്സ്ക്രിപ്ഷനുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഇൻഷുറൻസ് പ്രീമിയങ്ങൾ അടുത്ത കാലയളവുകൾക്ക് വേണ്ടിയുള്ളത്

സമാഹരണ അടിസ്ഥാന നികുതിദായകർക്ക്, ഇവ ശരിയായി ലഭിക്കുന്നത് നികുതി വരുമാനത്തെ നേരിട്ട് ബാധിക്കുന്നു. പണ അടിസ്ഥാന നികുതിദായകർക്ക്, സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കൃത്യതയ്ക്ക് സമാഹരണങ്ങൾ ഇപ്പോഴും പ്രധാനമാണ്.

10. പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ വർക്ക്പേപ്പറുകൾ തയ്യാറാക്കുക

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും, ഒരു വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ വർക്ക്പേപ്പർ സൃഷ്ടിക്കുക, അതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു:

ഡിസംബർ 31 ലെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ബാലൻസ്
കുറവ്: തീർപ്പാക്കാത്ത ചെക്കുകൾ (ഇനം തിരിച്ചുള്ളത്)
കൂട്ടിച്ചേർക്കുക: ട്രാൻസിറ്റിലുള്ള നിക്ഷേപങ്ങൾ (ഇനം തിരിച്ചുള്ളത്)
കൂട്ടിച്ചേർക്കുക/കുറയ്ക്കുക: മറ്റ് പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ഇനങ്ങൾ (ഇനം തിരിച്ചുള്ളത്)
സമം: ക്രമീകരിച്ച ബാങ്ക് ബാലൻസ്
ഡിസംബർ 31 ലെ പുസ്തക ബാലൻസ്
കൂട്ടിച്ചേർക്കുക/കുറയ്ക്കുക: ക്രമീകരിക്കുന്ന എൻട്രികൾ
സമം: ക്രമീകരിച്ച പുസ്തക ബാലൻസ്
ക്രമീകരിച്ച ബാങ്ക് ബാലൻസ് ക്രമീകരിച്ച പുസ്തക ബാലൻസിന് തുല്യമായിരിക്കണം

ഈ വർക്ക്പേപ്പറുകൾ നിങ്ങളുടെ പ്രാഥമിക ഓഡിറ്റ് പ്രതിരോധമാണ്. ഓരോ അക്കൗണ്ടും നിങ്ങൾ പരിശോധിച്ചുവെന്നും, ഓരോ വ്യത്യാസവും തിരിച്ചറിഞ്ഞുവെന്നും, ഓരോന്നും രേഖപ്പെടുത്തിയ ക്രമീകരണത്തിലൂടെ പരിഹരിച്ചുവെന്നും അവ തെളിയിക്കുന്നു.

11. നിലനിർത്തലിനായി സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക

പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ പൂർത്തിയായ ശേഷം വർഷം ക്ലോസ് ചെയ്തുകഴിഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ പരിവർത്തനം ചെയ്ത ഡാറ്റ ഫയലുകൾക്കും പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ വർക്ക്പേപ്പറുകൾക്കുമൊപ്പം എല്ലാ യഥാർത്ഥ PDF സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും ആർക്കൈവ് ചെയ്യുക.

നിലനിർത്തൽ കാലയളവുകൾ:

3 വർഷം minimum - സാധാരണ IRS സമയപരിധി
6 വർഷം - റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യാത്ത വരുമാനം മൊത്തം വരുമാനത്തിന്റെ 25% കവിയുന്നുണ്ടെങ്കിൽ
7 വർഷം - ബിസിനസ്സ് ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾക്ക് ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ഡിഫോൾട്ട്
നിശ്ചിത കാലയളവില്ലാതെ - പ്രോപ്പർട്ടി അടിസ്ഥാനത്തെ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾക്ക് അല്ലെങ്കിൽ റിട്ടേണുകൾ ഒരിക്കലും ഫയൽ ചെയ്തിട്ടില്ലെങ്കിൽ

ഡിജിറ്റൽ സ്റ്റോറേജ് ഇത് ലളിതമാക്കുന്നു. ഒരു പൂർണ്ണ വർഷത്തെ PDF ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ സാധാരണയായി 50 MB-യിൽ താഴെ മാത്രം എടുക്കുന്നു. അവയെ ഒരു ഓർഗനൈസ്ഡ് ഫോൾഡർ ഘടനയിൽ സൂക്ഷിക്കുക: [Client]/[Year]/Bank Statements/[Institution]/[Month].pdf.

സാധാരണ വർഷാവസാന പ്രശ്നങ്ങൾ

ഒരു നല്ല പ്രക്രിയ ഉണ്ടായിരുന്നിട്ടും, ഈ പ്രശ്നങ്ങൾ ആവർത്തിച്ച് വരുന്നു.

കാണാതായ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ

ഏറ്റവും സാധാരണ പ്രശ്നം. ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളാണ് ഏറ്റവും മോശം കുറ്റവാളികൾ - അവ ജനുവരിയിൽ ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു, ക്ലയിന്റുകൾ അവ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ മറക്കുന്നു. ബാങ്കുകൾ സാധാരണയായി 12–18 മാസത്തേക്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ഓൺലൈനിൽ ലഭ്യമാക്കുന്നു, പക്ഷെ പഴയ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾക്ക് ബാങ്കുമായി ബന്ധപ്പെടേണ്ടി വന്നേക്കാം (ചിലപ്പോൾ ഫീസോടെ).

തടയൽ: നിങ്ങളുടെ പ്രതിമാസ വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ശേഖരണം ഉൾപ്പെടുത്തുക. വർഷാവസാനം വരെ കാത്തിരുന്ന് ജൂലൈ കാണാനില്ലെന്ന് കണ്ടെത്തരുത്.

വർഷങ്ങൾക്കിടയിലുള്ള ഇടപാടുകൾ

ഡിസംബർ 30 ലെ ചാർജുകൾ ജനുവരി 2 ന് പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഡിസംബർ 31 ലെ നിക്ഷേപങ്ങൾ ജനുവരി 3 ന് ക്ലിയർ ചെയ്യുന്നു. ഡിസംബർ 29 ന് ആരംഭിച്ച ACH ട്രാൻസ്ഫറുകൾ ജനുവരി 4 ന് സെറ്റിൽ ചെയ്യുന്നു. ബാങ്കിന്റെ കട്ട്ഓഫും നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് കട്ട്ഓഫും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കാം എന്നതിനാൽ ഇവ പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ തലവേദന സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

പരിഹാരം: ഓരോ ക്രോസ്-ഇയർ ഇനത്തിനും, നിങ്ങളുടെ ക്ലയിന്റിന്റെ രീതി (പണം vs. സമാഹരണം) അനുസരിച്ച് ശരിയായ അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവ് നിർണ്ണയിക്കുക, സമയ വ്യത്യാസം രേഖപ്പെടുത്തുക, കൂടാതെ രണ്ട് വർഷത്തെയും പുനഃസന്തുലിതമാക്കലുകൾ ഇനത്തെ പരിഗണിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.

വർഷം പാതിവഴിയിലുള്ള ബാങ്ക് ഫീസ് മാറ്റങ്ങൾ

ബാങ്കുകൾ ഫീസ് ഘടനകൾ മാറ്റുന്നു, പലപ്പോഴും കുറഞ്ഞ അറിയിപ്പോടെ. പ്രതിമാസ ഫീസ് ഓഗസ്റ്റിൽ $15 ൽ നിന്ന് $25 ആയി വർദ്ധിച്ചാൽ, നിങ്ങളുടെ ബഡ്ജറ്റ് വ്യതിയാന വിശകലനത്തിൽ അത് പ്രതിഫലിക്കേണ്ടതുണ്ട്. അതിലുപരി, റിട്ടേണിലെ മൊത്തം വാർഷിക ബാങ്ക് ഫീസുകൾ അക്കൗണ്ടിൽ നിന്ന് ക്ലിയർ ചെയ്ത തുകയുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം.

അക്കൗണ്ട് ക്ലോസറുകളും ഓപ്പണിംഗുകളും

ഒരു ക്ലയിന്റ് മാർച്ചിൽ ഒരു പുതിയ അക്കൗണ്ട് തുറന്ന് ഏപ്രിലിൽ പഴയത് അടച്ചാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുണ്ട്:

പഴയ അക്കൗണ്ടിന്റെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ: ക്ലോസിംഗ് തീയതി വരെയുള്ളത്
ബാലൻസ് ട്രാൻസ്ഫർ കാണിക്കുന്ന അവസാന ക്ലോസിംഗ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്
പുതിയ അക്കൗണ്ടിന്റെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ: ഓപ്പണിംഗ് തീയതി മുതൽ ഡിസംബർ വരെ
പഴയ അക്കൗണ്ടിന്റെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് പുതിയതിന്റെ ഓപ്പണിംഗ് നിക്ഷേപവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിക്കുക

മൾട്ടി-ബാങ്ക് കൺസോളിഡേഷൻ

നിരവധി ബാങ്കുകളിൽ അക്കൗണ്ടുകളുള്ള ക്ലയിന്റുകൾ ഒരു മാട്രിക്സ് സൃഷ്ടിക്കുന്നു: ഓരോ ബാങ്കും ഓരോ അക്കൗണ്ടും 12 മാസവും. ഒരു ബാങ്കിൽ ചെക്കിംഗ് അക്കൗണ്ട്, സേവിംഗ്സ് അക്കൗണ്ട്, ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് എന്നിവയും മറ്റൊന്നിൽ ബിസിനസ്സ് ലൈൻ ഓഫ് ക്രെഡിറ്റും ഉള്ള ഒരു ക്ലയിന്റിന് 48 വ്യക്തിഗത സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ശേഖരിക്കാനും പുനഃസന്തുലിതമാക്കാനും ഉണ്ട്.

വിശ്വസ്തതയോടെ നിങ്ങളുടെ ട്രാക്കിംഗ് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക. ഓരോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും ശേഖരിച്ചത്, പരിവർത്തനം ചെയ്തത്, പുനഃസന്തുലിതമാക്കിയത് എന്ന് അടയാളപ്പെടുത്തുക.

12 മാസത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ കാര്യക്ഷമമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ

സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ മാനുവലായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നത് - PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക, ഓരോന്നും തുറക്കുക, ഇടപാടുകൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക - ഒരു സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന് 20 മുതൽ 60 മിനിറ്റ് വരെ എടുക്കും. മൂന്ന് അക്കൗണ്ടുകളുള്ള ഒരു ക്ലയിന്റിന്, അത് 36 സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും വർഷത്തേക്ക് 36 മണിക്കൂർ വരെ ഡാറ്റാ എൻട്രിയും എടുക്കും.

ബാച്ച് കൺവേർഷൻ സമീപനം

ഒറ്റയടിക്ക് ഒരു സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം, ജോലി ബാച്ച് ചെയ്യുക:

അക്കൗണ്ടിനായുള്ള എല്ലാ 12 മാസത്തെയും PDF സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ശേഖരിക്കുക
PDFSub-ന്റെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കൺവെർട്ടറിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക - പ്രോസസ്സിംഗ് നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ നടക്കുന്നു, അതിനാൽ ഫയലുകൾ നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകുന്നില്ല
നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന് ആവശ്യമുള്ള ഫോർമാറ്റിൽ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക: വിശകലനത്തിനായി Excel, യൂണിവേഴ്സൽ ഇംപോർട്ടിനായി CSV, ക്വിക്ക്ബുക്ക്സിനായി QBO, സീറോയ്ക്കായി OFX
ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ആവർത്തിക്കുക

മാനുവലായി ടൈപ്പ് ചെയ്യാൻ 20–30 മിനിറ്റ് എടുക്കുന്ന ഒരു സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് സെക്കൻഡുകൾക്കുള്ളിൽ പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ പന്ത്രണ്ട് മാസങ്ങൾ മണിക്കൂറുകൾക്ക് പകരം മിനിറ്റുകൾ എടുക്കും.

അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഫോർമാറ്റുകളിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു

ഔട്ട്പുട്ട് ഫോർമാറ്റ് പ്രധാനമാണ്. ഇറക്കുമതിക്ക് ശേഷമുള്ള ജോലി കുറയ്ക്കുന്ന ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക:

അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ	ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ഫോർമാറ്റ്	കാരണം
ക്വിക്ക്ബുക്ക്സ് ഓൺലൈൻ	QBO	ട്രാൻസാക്ഷൻ ID കളുള്ള നേറ്റീവ് ഫോർമാറ്റ്; ഓട്ടോമാറ്റിക് ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് കണ്ടെത്തൽ
ക്വിക്ക്ബുക്ക്സ് ഡെസ്ക്ടോപ്പ്	QBO അല്ലെങ്കിൽ QFX	ഡയറക്ട് വെബ് കണക്ട് ഇംപോർട്ട്
സീറോ	OFX	ഫീൽഡ് കോൺഫിഗറേഷൻ മാനുവലായി ക്രമീകരിക്കാതെ കോളം മാപ്പ് ചെയ്യുന്നു
സേജ്	OFX അല്ലെങ്കിൽ CSV	വിപുലമായ ഫോർമാറ്റ് പിന്തുണ
ഫ്രഷ്ബുക്ക്സ്	CSV	ഫ്ലെക്സിബിൾ കോളം മാപ്പിംഗ്

വിശദമായ ഇറക്കുമതി നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കായി, ക്വിക്ക്ബുക്ക്സ് ഇറക്കുമതി ഗൈഡ് ഉം സീറോ ഇറക്കുമതി ഗൈഡ് ഉം കാണുക.

ഒരു വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് നിർമ്മിക്കുന്നു

എല്ലാ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും പരിവർത്തനം ചെയ്ത ശേഷം, ഒരു മാസ്റ്റർ പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് നിർമ്മിക്കുക:

ടാബ് 1: അക്കൗണ്ട് സംഗ്രഹം

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ഒരു വരി
കോളങ്ങൾ: സ്ഥാപനം, അക്കൗണ്ട് നമ്പർ, അക്കൗണ്ട് തരം, ജനുവരി ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, ഡിസംബർ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ്, മൊത്തം നിക്ഷേപങ്ങൾ, മൊത്തം പിൻവലിക്കലുകൾ, പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ സ്റ്റാറ്റസ്

ടാബ് 2: പ്രതിമാസ ബാലൻസുകൾ

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ഒരു വരി
കോളങ്ങൾ: ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ്, തുടർന്ന് ജനുവരി മുതൽ ഡിസംബർ വരെയുള്ള ഓരോ മാസത്തെയും ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ്
ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് അടുത്ത മാസത്തെ ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസിന് തുല്യമല്ലാത്ത ഏത് മാസവും ഫ്ലാഗ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കണ്ടീഷണൽ ഫോർമാറ്റിംഗ്

ടാബ് 3: തീർപ്പാക്കാത്ത ഇനങ്ങൾ

ഡിസംബർ 31 ലെ എല്ലാ തീർപ്പാക്കാത്ത ചെക്കുകൾ, ട്രാൻസിറ്റിലുള്ള നിക്ഷേപങ്ങൾ, മറ്റ് പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ഇനങ്ങൾ

ടാബ് 4: ക്രമീകരിക്കുന്ന എൻട്രികൾ

തീയതി, വിവരണം, ഡെബിറ്റ് അക്കൗണ്ട്, ക്രെഡിറ്റ് അക്കൗണ്ട്, തുക എന്നിവയുള്ള ഓരോ വർഷാവസാന ക്രമീകരണവും

ഈ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് നിങ്ങളുടെ വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ പാക്കേജായി മാറും - ഒരു ഓഡിറ്റർക്കോ റിവ്യൂവർക്കോ ആവശ്യമുള്ളതെല്ലാം ഒരിടത്ത്.

വർഷാവസാന സമയപരിധികളും പാലിക്കലും

ഫെഡറൽ നികുതി ഫയലിംഗ് സമയപരിധികൾ

സ്ഥാപനത്തിന്റെ തരം	നികുതി ഫോം	ഫയലിംഗ് സമയപരിധി	നീട്ടിയ സമയപരിധി
എസ്-കോർപ്പറേഷൻ	1120-S	മാർച്ച് 15	സെപ്റ്റംബർ 15
പങ്കാളിത്തം	1065	മാർച്ച് 15	സെപ്റ്റംബർ 15
സി-കോർപ്പറേഷൻ (കലണ്ടർ വർഷം)	1120	ഏപ്രിൽ 15	ഒക്ടോബർ 15
ഏക ഉടമ	ഷെഡ്യൂൾ C (1040)	ഏപ്രിൽ 15	ഒക്ടോബർ 15
ട്രസ്റ്റ്/എസ്റ്റേറ്റ്	1041	ഏപ്രിൽ 15	സെപ്റ്റംബർ 30

ഈ തീയതികൾക്ക് വളരെ മുമ്പ് ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പ്രോസസ്സിംഗ് പൂർത്തിയാക്കണം. മാർച്ച് 15 ന് ഫയൽ ചെയ്യുന്ന എസ്-കോർപ്പുകൾക്കും പങ്കാളിത്തങ്ങൾക്കും, എല്ലാ വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കലും ഫെബ്രുവരി പകുതിയോടെ പൂർത്തിയാക്കണം - പങ്കാളികൾക്ക് അവരുടെ സ്വന്തം റിട്ടേണുകൾക്ക് ആവശ്യമായ K-1 കൾ തയ്യാറാക്കുകയാണെങ്കിൽ അതിലും നേരത്തെ.

സംസ്ഥാന തലത്തിലുള്ള പരിഗണനകൾ

സംസ്ഥാന സമയപരിധികൾ പലപ്പോഴും ഫെഡറൽ സമയപരിധികൾക്ക് സമാനമാണ്, പക്ഷെ എല്ലായ്പ്പോഴും അല്ല:

ചില സംസ്ഥാനങ്ങൾക്ക് നേരത്തെയുള്ള ഫയലിംഗ് സമയപരിധികളുണ്ട്
സംസ്ഥാനം അനുസരിച്ചുള്ള കിഴിവുകൾക്ക് ബാങ്ക് ഇടപാടുകളുടെ പ്രത്യേക വർഗ്ഗീകരണം ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം
ബാങ്ക് നിക്ഷേപങ്ങളുമായി വിൽപ്പന നികുതി പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം
സംസ്ഥാന പേറോൾ നികുതി ഫയലിംഗുകൾക്ക് അവയുടെ സ്വന്തം ബാങ്ക്-ടു-ലെഡ്ജർ പൊരുത്തപ്പെടുത്തൽ ആവശ്യമാണ്

നിങ്ങളുടെ ക്ലയിന്റിന് ബിസിനസ്സ് ഉള്ള ഓരോ സംസ്ഥാനത്തും പരിശോധിക്കുക. സംസ്ഥാന സമയപരിധികൾ ഫെഡറൽ സമയപരിധികൾക്ക് തുല്യമാണെന്ന് കരുതരുത്.

ഡോക്യുമെന്റ് നിലനിർത്തൽ ആവശ്യകതകൾ

IRS മിനിമത്തിനും അപ്പുറം പരിഗണിക്കുക:

സംസ്ഥാന നിലനിർത്തൽ ആവശ്യകതകൾ വ്യത്യാസപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു - ചില സംസ്ഥാനങ്ങൾക്ക് 8 വർഷം വരെ ആവശ്യമാണ് (കാലിഫോർണിയ, മൊണ്ടാന)
വ്യവസായ നിയന്ത്രണങ്ങൾ കൂടുതൽ കാലം നിലനിർത്താൻ ആവശ്യപ്പെട്ടേക്കാം (ഫിനാൻഷ്യൽ സർവീസസ്, ഹെൽത്ത് കെയർ)
വാദങ്ങൾ സാധാരണ നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂളുകളെ അസാധുവാക്കിയേക്കാം
ലോൺ ഉടമ്പടികൾക്ക് ലോണിന്റെ കാലാവധി മുഴുവൻ സാമ്പത്തിക രേഖകൾ നിലനിർത്താൻ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം

ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ രീതി: എല്ലാ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകളും പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ വർക്ക്പേപ്പറുകളും 7 വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കുക, കൂടാതെ പ്രോപ്പർട്ടി സംബന്ധമായ ഇടപാടുകൾക്ക് നിശ്ചിത കാലയളവില്ലാതെ സൂക്ഷിക്കുക.

മൾട്ടി-ക്ലയിന്റ് വർഷാവസാന മാനേജ്മെന്റ്

ഡസൻ കണക്കിന് ക്ലയിന്റുകളെ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ബുക്ക്കീപ്പർമാർക്കും അക്കൗണ്ടിംഗ് സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും ഒരു സ്കേലിംഗ് പ്രശ്നം നേരിടേണ്ടി വരുന്നു. ഓരോന്നിനും മൂന്ന് അക്കൗണ്ടുകളുള്ള ഇരുപത് ക്ലയിന്റുകൾക്ക് ഏകദേശം 720 വ്യക്തിഗത ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ശേഖരിക്കാനും പരിവർത്തനം ചെയ്യാനും പുനഃസന്തുലിതമാക്കാനും ആർക്കൈവ് ചെയ്യാനും ആവശ്യമായി വരുന്നു - കൂടാതെ അവയെല്ലാം ഏകദേശം ഒരേ നാല് മുതൽ ആറ് ആഴ്ചത്തെ വിൻഡോയിൽ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

മുൻഗണന തന്ത്രങ്ങൾ

എല്ലാ ക്ലയിന്റുകൾക്കും ഒരേ അടിയന്തിരതയില്ല:

മുൻഗണന 1 - മാർച്ച് 15 ന് ഫയൽ ചെയ്യുക:

എസ്-കോർപ്പറേഷനുകളും പങ്കാളിത്തങ്ങളും
നേരത്തെയുള്ള ഫയലിംഗ് ആവശ്യമുള്ള K-1 സ്വീകരിക്കുന്നവർ
എസ്റ്റിമേറ്റഡ് ടാക്സ് പേയ്മെന്റ് ബാധ്യതകളുള്ള ക്ലയിന്റുകൾ

മുൻഗണന 2 - ഏപ്രിൽ 15 ന് ഫയൽ ചെയ്യുക:

സി-കോർപ്പറേഷനുകൾ
ഏക ഉടമകൾ
ബിസിനസ്സ് വരുമാനമുള്ള വ്യക്തിഗത റിട്ടേണുകൾ

മുൻഗണന 3 - എക്സ്റ്റൻഷൻ ഫയലറുകൾ:

സ്ഥിരമായി എക്സ്റ്റൻഷനുകൾ ഫയൽ ചെയ്യുന്ന ക്ലയിന്റുകൾ
കൂടുതൽ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ആവശ്യമുള്ള സങ്കീർണ്ണമായ റിട്ടേണുകൾ
ഗണ്യമായ ക്ലീനപ്പ് ആവശ്യമുള്ള പുതിയ ക്ലയിന്റുകൾ

ജനുവരിയിൽ മുൻഗണന 1 ക്ലയിന്റുകളിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക. അവരുടെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ഫെബ്രുവരി ആദ്യത്തോടെ പ്രോസസ്സ് ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഇതിനകം പിന്നിലാണ്.

ക്ലയിന്റ് ആശയവിനിമയ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ

ജനുവരിയുടെ തുടക്കത്തിൽ ഓരോ ക്ലയിന്റിനും ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് അഭ്യർത്ഥന അയയ്ക്കുക:

അഭ്യർത്ഥിക്കേണ്ടവ:

ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും എല്ലാ 12 മാസത്തെയും ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ (PDF ഫോർമാറ്റ് അഭികാമ്യം)
പ്രിൻസിപ്പൽ, പലിശ എന്നിവയുടെ വിഭജനം കാണിക്കുന്ന വർഷാവസാന ലോൺ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ
ഡിസംബർ ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ
വർഷം മുഴുവൻ തുറന്നതോ അടച്ചതോ ആയ ഏതെങ്കിലും പുതിയ അക്കൗണ്ടുകൾ
ലഭിക്കുന്ന 1099 ഫോമുകൾ (1099-INT, 1099-NEC, 1099-K, മുതലായവ)

പ്രധാന സന്ദേശം: ഒരു കർശനമായ സമയപരിധി നിശ്ചയിക്കുക. വൈകി ഡോക്യുമെന്റുകൾ നൽകുന്ന ക്ലയിന്റുകൾ നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ ഷെഡ്യൂളും പിന്നോട്ടടിക്കുന്നു. വൈകിയ ഡോക്യുമെന്റ് ഡെലിവറി ഫയലിംഗ് എക്സ്റ്റൻഷന് കാരണമായേക്കാം എന്ന് വ്യക്തമാക്കുക.

സ്റ്റാറ്റസ് ട്രാക്കിംഗ്

എല്ലാ ക്ലയിന്റുകളിലുമായി ഒരു മാസ്റ്റർ ട്രാക്കിംഗ് ഷീറ്റ് നിലനിർത്തുക:

ക്ലയിന്റ്	സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ലഭിച്ചു	പരിവർത്തനം ചെയ്തു	പുനഃസന്തുലിതമാക്കി	ക്രമീകരണങ്ങൾ	വർക്ക്പേപ്പറുകൾ	ഫയൽ ചെയ്തു
ക്ലയിന്റ് A	12/12	പൂർത്തിയായി	പൂർത്തിയായി	പൂർത്തിയായി	പൂർത്തിയായി	മാർച്ച് 12
ക്ലയിന്റ് B	10/12	പുരോഗതിയിൽ	-	-	-	-
ക്ലയിന്റ് C	6/12	-	-	-	-	-

ജനുവരി, ഫെബ്രുവരി മാസങ്ങളിൽ ഇത് ദിവസവും അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക. പ്രതിസന്ധികളായി മാറുന്നതിന് മുമ്പ് തടസ്സങ്ങൾ തിരിച്ചറിയാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല ഉപകരണം ഇതാണ്.

അക്കൗണ്ട് തരം അനുസരിച്ച് വർഷാവസാന സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പ്രോസസ്സിംഗ്

വ്യത്യസ്ത അക്കൗണ്ട് തരങ്ങൾക്ക് വർഷാവസാന പ്രോസസ്സിംഗിൽ വ്യത്യസ്ത ശ്രദ്ധ ആവശ്യമാണ്.

ചെക്കിംഗ് അക്കൗണ്ടുകൾ

ഏറ്റവും കൂടുതൽ ഇടപാടുകൾ നടക്കുന്ന അക്കൗണ്ടുകൾ, സാധാരണയായി പുനഃസന്തുലിതമാക്കാൻ ഏറ്റവും കൂടുതൽ സമയമെടുക്കുന്നവ. ഇവയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക:

തീർപ്പാക്കാത്ത ചെക്കുകൾ (ഏറ്റവും സാധാരണ പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ഇനം)
രേഖപ്പെടുത്താത്ത ഓട്ടോമാറ്റിക് പേയ്മെന്റുകൾ
റദ്ദാക്കിയതും വീണ്ടും ഇഷ്യൂ ചെയ്തതുമായ ചെക്കുകൾ
NSF ഇനങ്ങളും തിരിച്ചയച്ച നിക്ഷേപങ്ങളും

സേവിംഗ്സ് അക്കൗണ്ടുകൾ

കുറഞ്ഞ വോളിയം, പക്ഷെ പലിശ വരുമാനമാണ് പ്രധാന വിഷയം:

മൊത്തം ಗಳിച്ച പലിശ 1099-INT യുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക
പലിശ ശരിയായ കാലയളവുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക
നേരത്തെയുള്ള പിൻവലിക്കലുകളിൽ നിന്നുള്ള ഏതെങ്കിലും പിഴ ചാർജുകൾ പരിശോധിക്കുക (കിഴിവ് യോഗ്യമാണ്)

ക്രെഡിറ്റ് കാർഡ് അക്കൗണ്ടുകൾ

ചാർജ് തീയതി, സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് തീയതി, പേയ്മെന്റ് തീയതി എന്നിവ വ്യത്യസ്ത മാസങ്ങളിലോ വർഷങ്ങളിൽപ്പോലും വരാം എന്നതിനാൽ ക്രെഡിറ്റ് കാർഡുകൾ സമാഹരണ അടിസ്ഥാന സങ്കീർണ്ണതകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു:

ജനുവരി സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്ന ഡിസംബർ ചാർജുകൾ ഇപ്പോഴും നിലവിലെ വർഷത്തിലുള്ളതാണ് (സമാഹരണ അടിസ്ഥാനം)
ഡിസംബറിൽ ചാർജ് ചെയ്ത വാർഷിക ഫീസുകൾ അനുപാതം കണക്കാക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം
ക്യാഷ്-ബാക്ക് റിവാർഡുകൾ നികുതി വിധേയമായ വരുമാനമായേക്കാം - ചികിത്സ പരിശോധിക്കുക
ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് ബാലൻസിനെ GL പേയബിൾ ബാലൻസുമായി പുനഃസന്തുലിതമാക്കുക

ലോൺ അക്കൗണ്ടുകൾ

വർഷാവസാന ലോൺ പുനഃസന്തുലിതമാക്കലിന് ആവശ്യമായവ:

ഓരോ പേയ്മെന്റിന്റെയും പ്രിൻസിപ്പൽ, പലിശ വിഭജനം (ബാങ്കുകൾ വാർഷിക സംഗ്രഹങ്ങൾ നൽകുന്നു)
നിങ്ങളുടെ പുസ്തകങ്ങളിലെ പലിശ ചെലവ് 1098 ഫോമുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിക്കുക
വർഷാവസാന പ്രിൻസിപ്പൽ ബാലൻസ് GL യുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക
ലോൺ ഫീസുകളുടെയും ഉത്ഭവ ചെലവുകളുടെയും ശരിയായ അമോർട്ടൈസേഷൻ

നിക്ഷേപ, ബ്രോക്കറേജ് അക്കൗണ്ടുകൾ

വർഷാവസാനത്തിനുള്ള ഏറ്റവും സങ്കീർണ്ണമായ അക്കൗണ്ട് തരം:

തീർപ്പാക്കാത്ത vs. തീർപ്പാക്കിയ ലാഭനഷ്ടങ്ങൾ
ഡിവിഡൻഡ്, പലിശ വരുമാനം 1099-DIV, 1099-INT യുമായി പൊരുത്തപ്പെടുത്തുക
വിൽപ്പനയ്ക്കുള്ള കോസ്റ്റ് ബേസിസ് ട്രാക്കിംഗ്
സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് റിപ്പോർട്ടിംഗിനുള്ള വർഷാവസാന ന്യായമായ വിപണി മൂല്യം

പതിവ് ചോദ്യങ്ങൾ

വർഷാവസാന ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഞാൻ എപ്പോൾ ആരംഭിക്കണം?

സാധാരണയായി, ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ലഭ്യമായ ഉടൻ, ജനുവരിയുടെ തുടക്കത്തിൽ ആരംഭിക്കണം. ധാരാളം ക്ലയിന്റുകളുള്ള സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക്, ചില തയ്യാറെടുപ്പ് ജോലികൾ - ജനുവരി മുതൽ നവംബർ വരെയുള്ള സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ശേഖരിക്കുക, നവംബർ വരെയുള്ള പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ - ഡിസംബറിൽ ആരംഭിക്കാം. ജനുവരി 1 ന് മുമ്പ് ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ഒഴികെ എല്ലാം പൂർത്തിയാക്കുക എന്നതാണ് ലക്ഷ്യം, അതിനാൽ ഡിസംബർ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ലഭിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയും.

ഒരു പ്രത്യേക മാസത്തെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് നൽകാൻ ക്ലയിന്റിന് കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യണം?

ബാങ്കുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെടുക. മിക്ക ബാങ്കുകൾക്കും ഒരു ഫീസിനായി ($5–$25 ഒരു സ്റ്റേറ്റ്മെന്റിന്) സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ വീണ്ടും നൽകാൻ കഴിയും. ബാങ്കിന് ഒന്ന് നൽകാൻ കഴിഞ്ഞില്ലെങ്കിൽ (സമീപ വർഷങ്ങളിൽ അപൂർവ്വം), നിങ്ങൾക്ക് ചെക്ക് രജിസ്റ്ററുകൾ, നിക്ഷേപ സ്ലിപ്പുകൾ, GL എന്നിവയിൽ നിന്ന് മാസത്തെ പ്രവർത്തനം പുനർനിർമ്മിക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം - നിങ്ങളുടെ വർക്ക്പേപ്പറുകൾക്കായി നിങ്ങളുടെ പുനർനിർമ്മാണ രീതി രേഖപ്പെടുത്തുക.

ഒരു ക്ലയിന്റിന് വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ എത്ര സമയമെടുക്കും?

ഓട്ടോമേറ്റഡ് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കൺവേർഷൻ ഉപയോഗിച്ച്, ഒരു ലളിതമായ ക്ലയിന്റ് (2–3 അക്കൗണ്ടുകൾ, മിതമായ ഇടപാട് വോളിയം) 12 മാസത്തേക്കും 2–4 മണിക്കൂർ എടുക്കും. അതേ ക്ലയിന്റിനായുള്ള മാനുവൽ പ്രോസസ്സിംഗിന് 15–20 മണിക്കൂർ എടുക്കാം. ഒന്നിലധികം ബാങ്കുകൾ, വിദേശ ഇടപാടുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഉയർന്ന വോളിയം എന്നിവയുള്ള സങ്കീർണ്ണമായ ക്ലയിന്റുകൾക്ക് ഇരു സാഹചര്യങ്ങളിലും ഗണ്യമായി കൂടുതൽ സമയമെടുക്കും.

എനിക്ക് ഒരുമിച്ച് ഒന്നിലധികം മാസത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാമോ?

അതെ. ബാച്ച് പ്രോസസ്സിംഗ് ഏറ്റവും കാര്യക്ഷമമായ സമീപനമാണ്. ഒരു അക്കൗണ്ടിന്റെ എല്ലാ 12 മാസങ്ങളും പരിവർത്തനം ചെയ്യുക, തുടർന്ന് മുഴുവൻ വർഷവും നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിലേക്ക് ഇറക്കുമതി ചെയ്ത് പുനഃസന്തുലിതമാക്കുക. PDFSub-ന്റെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് കൺവെർട്ടർ കൃത്യതയ്ക്കായി ഓരോ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റും വ്യക്തിഗതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു, പക്ഷെ നിങ്ങൾക്ക് മണിക്കൂറുകൾക്ക് പകരം മിനിറ്റുകൾക്കുള്ളിൽ ഒരു വർഷത്തെ സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ പൂർത്തിയാക്കാൻ കഴിയും.

വർഷാവസാന പ്രോസസ്സിംഗിനായി ഞാൻ ഏത് ഔട്ട്പുട്ട് ഫോർമാറ്റ് ഉപയോഗിക്കണം?

ക്വിക്ക്ബുക്ക്സിന് QBO, സീറോയ്ക്ക് OFX, ഒരു യൂണിവേഴ്സൽ ഫോൾബാക്കായി CSV എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക. പ്രത്യേകിച്ച് വർഷാവസാന പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ ജോലികൾക്ക്, പരിവർത്തനം ചെയ്ത ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് നിർമ്മിക്കാൻ കഴിയുമെന്നതിനാൽ Excel വളരെ മൂല്യവത്താണ്. പല അക്കൗണ്ടന്റുകളും രണ്ടും പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു - അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഇറക്കുമതിക്ക് ഒരു ഫോർമാറ്റ്, വർക്ക്പേപ്പർ ഡോക്യുമെന്റേഷനായി Excel.

ഞാൻ അവ പരിവർത്തനം ചെയ്താലും യഥാർത്ഥ PDF സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ടോ?

അതെ. നിങ്ങളുടെ പരിവർത്തനം ചെയ്ത ഫയലുകൾക്കൊപ്പം യഥാർത്ഥ PDF ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ എപ്പോഴും സൂക്ഷിക്കുക. യഥാർത്ഥം സോഴ്സ് ഡോക്യുമെന്റാണ് - ഒരു ഓഡിറ്റർ കാണാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത് അതാണ്. പരിവർത്തനം ചെയ്ത ഫയലുകൾ (Excel, QBO) വർക്കിംഗ് കോപ്പികളാണ്. രണ്ടും നിങ്ങളുടെ ആർക്കൈവിൽ സൂക്ഷിക്കുക.

വർഷം പാതിവഴിയിൽ ബാങ്ക് മാറ്റിയ ഒരു ക്ലയിന്റിനെ ഞാൻ എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യും?

പഴയതും പുതിയതുമായ അക്കൗണ്ടുകളെ വ്യത്യസ്ത പുനഃസന്തുലിതമാക്കൽ പാതകളായി കണക്കാക്കുക. പഴയ അക്കൗണ്ടിന്റെ ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് പുതിയതിന്റെ ഓപ്പണിംഗ് നിക്ഷേപവുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് പരിശോധിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് വർഷത്തേക്ക് രണ്ട് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ ലഭിക്കും - അവയെല്ലാം ശേഖരിക്കുക, ഓരോ അക്കൗണ്ടും സ്വതന്ത്രമായി പുനഃസന്തുലിതമാക്കുക, തുടർന്ന് പരിവർത്തന പോയിന്റ് പരിശോധിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ വർഷാവസാന പ്രോസസ്സിംഗ് ആരംഭിക്കുക

മുകളിലെ ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് തുടർച്ചയായതും പൂർണ്ണവുമാണ്. ഓരോ അക്കൗണ്ട് വഴിയും, ഓരോ ക്ലയിന്റ് വഴിയും ഇത് പ്രവർത്തിക്കുക, വർഷാവസാന ക്ലോസ് ഒരു വാർഷിക പ്രതിസന്ധിയേക്കാൾ ഒരു പ്രവചിക്കാവുന്ന പ്രക്രിയയായി മാറും.

ഏറ്റവും വലിയ സമയ ലാഭം: PDF കളിൽ നിന്ന് ഇടപാട് ഡാറ്റ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് നിർത്തുക. 12 മാസത്തെ ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ മാനുവലായി പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ ഒരു അക്കൗണ്ടിന് മണിക്കൂറുകൾ എടുക്കും. ഓട്ടോമേറ്റഡ് കൺവേർഷൻ മിനിറ്റുകൾ എടുക്കും.

7 ദിവസത്തേക്ക് PDFSub സൗജന്യമായി പരീക്ഷിക്കുക - നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ പൂർണ്ണമായും ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്മെന്റുകൾ Excel, CSV, QBO, അല്ലെങ്കിൽ OFX ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ ഫയലുകൾ നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ നിന്ന് പുറത്തുപോകുന്നില്ല.