Come importare gli estratti conto bancari in Xero (in italiano: Come importare gli estratti conto bancari in Xero?) - Guida completa e tutorial PDFSub per Xero e contabilità bancaria automatizzata e manuale con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione degli estratti conto bancari in Xero con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione degli estratti conto bancari in Xero con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione degli estratti conto bancari in Xero con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione degli estratti conto bancari in Xero con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione degli estratti conto bancari in Xero con PDFSub Engine per la conversione di PDF in OFX/CSV e la risoluzione dei problemi di importazione 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PDFSub Team
Passaggi: Importare un file in Xero
Passaggio 1: Converti il tuo PDF (se necessario)
Se hai un estratto conto bancario in PDF, convertilo usando il Convertitore di estratti conto bancari di PDFSub. Scegli OFX come formato di output: è il formato preferito da Xero e salta completamente il passaggio di mappatura delle colonne.
Se la tua banca fornisce già download in formato OFX, QFX o CSV, salta questo passaggio.
Passaggio 2: Carica su Xero
- Fai clic su Contabilità nel menu in alto, quindi su Conti bancari
- Trova il conto bancario di destinazione e fai clic su Gestisci conto
- Seleziona Importa un estratto conto
- Fai clic su Sfoglia e seleziona il tuo file
- Fai clic su Importa
Passaggio 3: Mappa le colonne (solo CSV)
Se stai importando un CSV, Xero mostra una schermata di mappatura delle colonne:
- Assegna ogni colonna a un campo di Xero: Data, Importo, Beneficiario, Descrizione, Riferimento
- Seleziona "Non importare la prima riga" se il tuo file contiene intestazioni di colonna
- Anteprima delle transazioni sul lato destro: verifica che date e importi siano corretti
- Fai clic su Salva
I file OFX, QFX e QBO saltano completamente questo passaggio: le colonne vengono mappate automaticamente.
Passaggio 4: Rivedi e Riconcilia
Le transazioni importate appaiono come righe di estratto conto non riconciliate. Per ogni transazione, Xero offre tre azioni:
- Abbina — Collega a una fattura, una bolletta o una transazione esistente in Xero
- Crea — Crea una nuova voce di spesa o incasso, assegnando codici conto e aliquote fiscali
- Trasferisci — Registra come trasferimento tra due conti bancari di Xero
Suggerimento: Imposta regole bancarie per automatizzare le transazioni ricorrenti. Le regole abbinano modelli nel beneficiario o nella descrizione e precompilano il codice conto e l'aliquota fiscale. Questo può ridurre il tempo di riconciliazione del 30-50%.
Passaggio 5: Verifica il tuo saldo
Dopo la riconciliazione, confronta il saldo del conto bancario di Xero con il saldo del tuo estratto conto bancario effettivo. Se non corrispondono, usa il report Riepilogo riconciliazione bancaria per identificare le discrepanze.
OFX vs. CSV: Quale formato per Xero?
Se hai una scelta, usa sempre OFX. Ecco perché:
| Funzionalità | OFX/QFX/QBO | CSV |
|---|---|---|
| Mappatura colonne | Automatica | Manuale (prima importazione) |
| Rilevamento duplicati | Sì (basato su FITID) | No |
| Formato data | Incorporato nel file | Deve corrispondere alla regione Xero |
| Formato importo | Strutturato | Deve essere una singola colonna, senza simboli |
| Metadati conto | Inclusi | Non disponibili |
| Velocità di importazione | Carica e fatto | Carica, mappa, verifica |
| Rischio errori | Basso | Alto (insidie di formattazione) |
Usa CSV quando: La tua banca fornisce solo CSV, devi modificare le transazioni prima dell'importazione (rimuovere duplicati, aggiungere categorie) o vuoi usare il formato CSV pre-codificato di Xero per la categorizzazione automatica.
Usa OFX quando: Hai l'opzione. È più semplice, sicuro e veloce.
Regole di formattazione CSV per Xero
Se devi usare il CSV, ecco i requisiti esatti. Un campo errato può causare il fallimento dell'intera importazione.
Colonne Richieste
| Colonna | Richiesto | Max Lunghezza | Note |
|---|---|---|---|
| Date | Sì | — | Deve corrispondere alla regione della tua organizzazione Xero |
| Amount | Sì | — | Colonna singola: positivo = entrata, negativo = uscita |
| Payee | No | 255 caratteri | Usato per l'abbinamento dei contatti |
| Description | No | 500 caratteri | Dettagli della transazione |
| Reference | No | 255 caratteri | Numeri di assegni, ID |
Formato Data (Dipendente dalla Regione)
Le date nel tuo CSV devono corrispondere all'impostazione regionale della tua organizzazione Xero:
- Organizzazioni USA:
MM/GG/AAAA - Organizzazioni UK/AU/NZ:
GG/MM/AAAA - Universale (funziona sempre):
AAAA-MM-GG
Controlla la tua impostazione: Impostazioni > Impostazioni Generali > Regione.
Anni a due cifre (01/12/20) e nomi di mesi testuali (01 Nov 2022) non sono accettati. Le date future vengono rifiutate.
Regole di Formattazione Importo
- Usa una singola colonna Importo — positivo per denaro in entrata, negativo per denaro in uscita
- Nessun simbolo di valuta (
$,€,£) - Nessun separatore di migliaia con virgola — usa
1234.56non1.234,56 - Separatore decimale con punto — usa
47.99non47,99 - Nessun negativo tra parentesi — usa
-47.99non(47.99) - Nessuna transazione con importo zero — Xero rifiuta le righe da
$0.00
Regole Strutturali
- Nessuna riga vuota nel file
- Nessuna virgola finale alla fine delle righe
- Nessuna riga di piè di pagina con totali o saldi
- Conteggio colonne coerente in tutte le righe
- Codifica UTF-8 (importante per caratteri accentati)
- Massimo 1.000 transazioni per file
Errore comune: Molte banche esportano colonne separate per Debiti e Crediti. Xero richiede una singola colonna Importo. Dovrai unirle prima dell'importazione — depositi positivi, prelievi negativi. PDFSub gestisce questo automaticamente.
Errori Comuni di Importazione (e Come Risolverli)
"Il file non contiene dati di estratto conto validi"
Causa: Righe vuote, spazi finali o caratteri invisibili nel CSV. Attivato anche da file delimitati da punto e virgola (comune quando Excel con impostazioni locali europee salva CSV).
Soluzione: Apri il file in un editor di testo (non Excel). Rimuovi le righe vuote. Verifica che le virgole — non i punti e virgola — separino i campi. Salva come UTF-8.
"Formato data non riconosciuto"
Causa: Le date nel tuo CSV non corrispondono all'impostazione regionale della tua organizzazione Xero. 01/03/2026 è il 3 gennaio in formato USA ma il 1° marzo in formato UK.
Soluzione: Controlla la tua regione Xero (Impostazioni > Impostazioni Generali) e formatta le date di conseguenza. Oppure usa il formato ISO (AAAA-MM-GG) che funziona ovunque.
Transazioni importate con segni errati (addebiti come crediti)
Causa: La convenzione dei segni nel tuo CSV è invertita. Questo accade frequentemente con gli estratti conto delle carte di credito, dove gli acquisti sono positivi (devi di più) ma Xero li si aspetta come negativi (denaro in uscita).
Soluzione: Moltiplica la colonna Importo per -1 in Excel prima di importare. Oppure converti usando PDFSub, che rileva automaticamente il tipo di estratto conto e applica la corretta convenzione dei segni.
Transazioni duplicate dopo l'importazione
Causa: Hai importato un file che copre date già presenti in Xero da un feed bancario o da un'importazione precedente. Xero non rimuove automaticamente i duplicati dalle importazioni CSV.
Soluzione: Usa il report Righe Estratto Conto Duplicate (Report > Tutti i Report > Righe Estratto Conto Duplicate) per identificare ed eliminare i duplicati. Per evitare questo, controlla l'intervallo di date delle transazioni esistenti prima di importare.
"L'importo deve essere numerico"
Causa: Simboli di valuta ($), separatori di migliaia con virgola o negativi tra parentesi in formato contabile nella colonna Importo.
Soluzione: Rimuovi tutta la formattazione dalla colonna Importo. I valori devono essere numeri semplici: 47.99 o -47.99.
Quando è necessaria l'importazione manuale (i feed bancari non sono sufficienti)
I feed bancari sono ottimi per la contabilità quotidiana, ma ci sono scenari comuni in cui l'importazione manuale è l'unica opzione:
Onboarding di nuovi clienti. La contabilità del cliente non viene aggiornata da mesi (o anni). I feed bancari solitamente coprono gli ultimi 30-90 giorni. Hai bisogno della cronologia completa dagli estratti conto PDF.
Conti chiusi. Un vecchio conto aziendale che è stato chiuso. Nessun feed bancario possibile — la connessione richiede un conto attivo. Ma gli estratti conto PDF sono nell'archivio.
Banche internazionali. Banche al di fuori di Stati Uniti, Regno Unito e ANZ che non supportano la rete di feed bancari di Xero. Il cliente ti invia via email gli estratti conto PDF mensilmente.
Interruzioni del feed bancario. Il feed basato su Yodlee si è disconnesso per due settimane perché il token MFA del cliente è scaduto. Ora devi recuperare le transazioni mancanti da un download PDF.
Chiusura annuale. Stagione fiscale. Una pila di estratti conto bancari in PDF sulla tua scrivania. Il cliente non ha mai impostato i feed bancari e hai bisogno di 12 mesi in Xero entro aprile.
Migrazione da un'altra piattaforma. Passaggio da QuickBooks, Sage o un altro sistema. I dati bancari storici devono essere importati in Xero e le esportazioni della vecchia piattaforma potrebbero essere disponibili solo come CSV o PDF.
Per tutti questi casi, PDFSub's Bank Statement Converter converte gli estratti conto PDF in OFX o CSV che Xero può importare direttamente. Funziona con oltre 20.000 formati bancari in 133 lingue, e i processi di estrazione Tier 1 gestiscono PDF digitali nel tuo browser senza caricare il file.
Domande frequenti
Posso importare estratti conto bancari più vecchi di 90 giorni in Xero?
Sì, tramite importazione manuale. I feed bancari coprono tipicamente gli ultimi 30-90 giorni, ma puoi caricare file CSV o OFX per qualsiasi intervallo di date. Converti gli estratti conto PDF più vecchi usando PDFSub, quindi importa il file.
Qual è il formato di file migliore per le importazioni bancarie in Xero?
OFX è il formato migliore per Xero. Si importa automaticamente senza mappatura delle colonne, include ID di transazione per il rilevamento dei duplicati ed elimina gli errori di formattazione. CSV funziona ma richiede la mappatura manuale delle colonne e un'attenta formattazione.
Perché Xero rifiuta il mio file CSV?
Le cause più comuni: le date non corrispondono alle impostazioni regionali della tua organizzazione, gli importi contengono simboli di valuta o separatori di virgola, ci sono righe vuote nel file o il file utilizza punti e virgola invece di virgole (Excel europeo). Apri il file in un editor di testo per ispezionarlo e correggere questi problemi.
Posso importare estratti conto bancari da banche internazionali in Xero?
Sì. Converti l'estratto conto PDF in OFX o CSV usando uno strumento come PDFSub (che supporta 133 lingue e oltre 20.000 banche), quindi importa il file. Assicurati che la valuta delle transazioni importate corrisponda all'impostazione della valuta del conto bancario in Xero.
Come evito transazioni duplicate durante l'importazione?
Usa il formato OFX invece di CSV. I file OFX includono ID di transazione univoci (FITID) che Xero utilizza per rilevare i duplicati. Per le importazioni CSV, controlla prima l'intervallo di date delle transazioni esistenti ed evita periodi sovrapposti. Dopo l'importazione, esegui il report "Duplicate Statement Lines" per individuare eventuali duplicati.
Xero supporta colonne separate per Debito e Credito in CSV?
No. Xero richiede un'unica colonna "Importo" in cui i valori positivi rappresentano entrate e i valori negativi rappresentano uscite. Se la tua banca fornisce colonne separate, devi unirle prima dell'importazione. PDFSub gestisce questo automaticamente: rileva il layout dell'estratto conto e produce un'unica colonna con importo firmato.
Posso annullare un'importazione di estratti conto bancari in Xero?
Sì. Vai su Contabilità > Conti bancari, fai clic sul conto, quindi sulla scheda Estratti conto bancari. Seleziona l'estratto conto importato e fai clic su Elimina. Questo rimuove tutte le righe dell'estratto conto importate (ma non le transazioni riconciliate; quelle devono essere prima non riconciliate).
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