כיצד לייבא דוח בנק אמריקאי ל-QuickBooks (וגם ל-Xero)
המר דוח בנק אמריקאי בפורמט PDF לפורמט QBO וייבא אותו ל-QuickBooks Online בארבעה שלבים. אותו תהליך עובד גם עבור Xero עם פורמט OFX. מכסה את קטע ה-ePayments של U.S. Bank, עמודות משיכות/הפקדות זוגיות, וחיובים שירות מפורטים.
יש לך דוח בנק אמריקאי בפורמט PDF ואתה צריך אותו בתוך QuickBooks. אולי זה חשבון עובר ושב עסקי עם קטע ePayments עמוס. אולי הדוח כולל בלוק מפורט של חיובים שירותיים בסופו ואתה לא רוצה להקליד מחדש כל סנט. אולי אתה מזין שנת היסטוריה עבור לקוח. ה-PDF מובנה אך דחוס, ו-QuickBooks לא מקבל אותו ישירות.
זהו התהליך. ארבעה שלבים. אותו תהליך מטפל גם ב-Xero - אתה פשוט מחליף את פורמט הייצוא.
רוצה להשתמש במדריך זה בבלוג שלך? העתק את קוד ההטמעה:
למה אי אפשר פשוט להעלות את ה-PDF של U.S. Bank
QuickBooks Online מקבל העלאות קבצים בפורמטים .qbo, .ofx, .qfx, ו-.csv. הוא אינו מקבל PDF ישירות לייבוא בנק - תכונת העלאת ה-PDF של ה-bank-feed מיועדת למילוי פערים מזדמנים בחשבונות מחוברים ומשתמשת ב-OCR עם תוצאות מעורבות.
Xero תומך ב-.ofx, .csv, .qbo, .qfx, ו-.qif. אותה מגבלה: ללא PDF.
התהליך מתחיל בהמרת פורמט. לפרטי פורמטים, ראה את המדריך שלנו QBO לעומת CSV לעומת OFX.
שלב 1: הורדת ה-PDF של U.S. Bank
- היכנס ל-usbank.com
- פתח את החשבון הדרוש
- לחץ על My Accounts -> Statements & Documents
- בחר את תקופת הדוח
- לחץ על View / Download PDF
U.S. Bank שומר עד 7 שנים של דוחות זמינים בדרך זו. אם בחרת ב-Image Statements (בדוק תמונות משובצות ב-PDF), הקובץ עשוי להיות 5-10MB במקום 200KB שדוח טקסטואלי היה תופס - הורד את שני הפורמטים אם אתה צריך אותם.
שלב 2: העלאה ל-PDFSub
פתח את ממיר דוחות בנק של PDFSub. גרור את ה-PDF של U.S. Bank לאזור הגרירה או לחץ כדי לדפדף.
PDFSub מזהה את תבנית U.S. Bank באופן אוטומטי. החילוץ מתבצע בצד השרת והקובץ אינו נשמר.
טיפול ספציפי ל-U.S. Bank ש-PDFSub מבצע אוטומטית:
- עמודות
Withdrawalsו-Depositsזוגיות ממופות לסכום חתום יחיד (שלילי למשיכות) - קטע ה-
ePaymentsמטופל באותו אופן כמוOther Withdrawals- שניהם מוזנים לרשימת העסקאות המאוחדת - קטע ה-
Itemized Service Chargesבסוף הדוח מיובא כעסקאות (כל עמלה מפורסמת כשורה נפרדת, ולא מקובצת לסכום כולל של "עמלות בנק") - Image Statements (קבצי PDF עם תמונות צ'קים משובצות) מטופלים - תמונות הצ'קים מדלגות במהלך הניתוח, אך עסקאות הצ'קים המתאימות נשמרות
- שורות יתרת סיום יומית מוצאות מהרשימה
- פורמט תאריך
MM/DDללא שנה מתואם מול תקופת הדוח
שלב 3: בחירת פורמט הייצוא הנכון
לאחר שהנתונים נחלצו, בחר את הפורמט התואם ליעד הנתונים:
| יעד | פורמט | למה |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
פורמט מקורי, ללא מיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי |
| QuickBooks Desktop | .qbo או .iif |
QBO דרך Web Connect, IIF לייבוא אצווה |
| Xero | .ofx |
עדיף על CSV - כולל מטא-נתוני חשבון ומזהי כפילויות |
| Sage | .csv או .ofx |
OFX עדיף כאשר נתמך |
| Wave | .csv או .ofx |
שניהם עובדים; OFX מספק זיהוי כפילויות |
| FreshBooks | .csv |
פורמט הייבוא היחיד הנתמך |
| Quicken | .qfx או .qif |
QFX עבור Quicken מודרני, QIF עבור גרסאות ישנות יותר |
להמשך המדריך, נשתמש ב-.qbo ו-.ofx. לחץ על Download ב-PDFSub ושמור את הקובץ.
שלב 4א: ייבוא ה-.QBO ל-QuickBooks Online
- ב-QuickBooks, עבור אל Banking (או Transactions -> Bank transactions)
- לחץ על Link account בפינה הימנית העליונה
- בחר Upload from file בתחתית הדיאלוג
- גרור את קובץ ה-
.qboפנימה - בחר את חשבון QuickBooks אליו הדוח שייך
- אשר את טווח התאריכים ולחץ על Next
- סקור את העסקאות המנותחות בלשונית For Review
קובץ ה-.qbo כולל מזהי עסקאות FITID, כך ש-QuickBooks מדלג על כפילויות בייבוא מחדש באופן אוטומטי.
מגבלות קבצים: QuickBooks Online מגביל העלאות ל-350KB לקובץ ו-1,000 עסקאות לייבוא. עבור חשבונות עובר ושב עסקיים עם נפח גבוה, פצל לפי חודש.
שלב 4ב: ייבוא ה-.OFX ל-Xero (אותו תהליך)
- חזור ל-PDFSub וייצא כ-
.ofxבמקום.qbo - ב-Xero, נווט אל Accounting -> Bank accounts
- לחץ על חשבון הבנק הרלוונטי
- לחץ על Manage account -> Import a statement
- גרור את קובץ ה-
.ofxפנימה - Xero מזהה את הפורמט ומנתח את העסקאות
- סקור ואשר
שגיאות נפוצות ותיקונים
"File could not be processed" ב-QuickBooks. מעל 350KB או יותר מ-1,000 עסקאות. פצל לפי חודש וייבא מחדש.
חיובים שירותיים חסרים או מאוחדים. U.S. Bank מפרט חיובים שירותיים (Monthly Maintenance Fee, Returned Item Fee, Overdraft Fee, Stop Payment Fee, וכו') בקטע ייעודי בסוף הדוח. PDFSub מפרסם כל עמלה כעסקה נפרדת עם התיאור המקורי שמור, כך שהם מופיעים בנפרד ב-QuickBooks - לא כסכום כולל אחד של "עמלות בנק".
Image Statement PDF לוקח נצח להעלאה. Image Statements כוללים תמונות צ'קים משובצות ויכולים להיות בגודל 5-10MB. PDFSub מנתח אותם מבלי לעבד את תמונות הצ'קים, כך שזמן העיבוד נשאר בטווח דומה לדוחות טקסטואליים בלבד. קובץ ה-QBO שנוצר הוא באותו גודל כמו עבור דוח רגיל.
ePayments לא תואמים ל-Other Withdrawals. U.S. Bank מחלק תשלומים דיגיטליים לקטע ה-ePayments, נפרד מצ'קים ומשיכות כספומט. PDFSub ממזג אותם לעמודת סכום חתום יחיד בייצוא, התואמת למה ש-QuickBooks מצפה. אם אתה צריך לשמר את ההבחנה בין ePayments לצ'קים לצורכי דיווח, כותרת הקטע המקורית נלכדת כשדה הערה בכל עסקה.
בנק אחר מ-U.S. Bank? PDFSub מזהה למעלה מ-20,000 תבניות בנק. למבוא כללי שאינו תלוי בתוכנה לייבוא דוחות בנק ל-QuickBooks, ראה כיצד לייבא דוחות בנק ל-QuickBooks Online.
כאשר כבר יש לך CSV מקורי של U.S. Bank (היסטוריה מוגבלת)
U.S. Bank מציע ייצוא CSV מ-Online Banking -> Transactions -> Download. מגבלות:
- רק כ-24 החודשים האחרונים
- מגבלה שקטה של 1,500 עסקאות בהורדה
- הזנת עסקאות בלבד - ללא יתרת פתיחה, ללא יתרת סגירה, ללא קטע Itemized Service Charges, ללא טבלת יתרות יומיות
עבור ביקורת, הכנת מס, או onboarding היסטורי, התהליך של PDF -> PDFSub -> QBO לעיל הוא הדרך הנכונה.
סיכום
- הורד את ה-PDF של U.S. Bank מ-usbank.com (עד 7 שנים; Image Statements כוללים תמונות צ'קים)
- העלה אותו ל-ממיר דוחות בנק של PDFSub
- ייצא כ-
.qbo(QuickBooks) או.ofx(Xero, Sage, Wave) - משיכות/הפקדות זוגיות ממוזגות, עמלות מפורטות נשמרות - Banking -> Upload from file -> בוצע. ללא מיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי
עבור פריסת כל סעיף ב-U.S. Bank (קטע ePayments, עמודות זוגיות, חיובים שירותיים מפורטים, Image Statements), ראה את הניתוח המעמיק דוח U.S. Bank מוסבר.