כיצד לייבא דוח בנק של בנק אוף אמריקה ל-QuickBooks (וגם ל-Xero)
המר דוח PDF של בנק אוף אמריקה לפורמט QBO וייבא אותו ל-QuickBooks Online בארבעה שלבים. אותו תהליך עבודה משתמש ב-OFX עבור Xero. כולל טיפול ב'הפחתות' / 'הוספות' ספציפיות לבנק אוף אמריקה והטמעת קוד להעתקה והדבקה עבור הבלוג שלך.
יש לך דוח PDF מבנק אוף אמריקה ואתה צריך אותו בתוך QuickBooks. עדכוני הבנק הפסיקו לעבוד, החשבון נסגר, אתה מתחיל לעבוד עם לקוח באמצע השנה, או שניסית את העלאת ה-PDF המובנית של QuickBooks והיא יצרה בלאגן. מכל סיבה שהיא: אתה צריך דרך להפוך את ה-PDF הזה לייבוא נקי ש-QuickBooks (או Xero) באמת מקבלים.
זהו תהליך העבודה. ארבעה שלבים. אותו תהליך עובד גם עבור Xero - פשוט החלף את פורמט הייצוא. החלק הקשה הוא בחירת הפורמט הנכון והכרת הניואנסים הספציפיים לבנק אוף אמריקה (מונחי 'הפחתות' לעומת 'הוספות', מדור 'צ'קים ששולמו' נפרד, דוחות מאוגדים המשלבים מספר חשבונות) שמבלבלים כלים המרה גנריים.
רוצה להשתמש במדריך הזה בבלוג שלך? העתק את קוד ההטמעה הזה:
למה אי אפשר פשוט להעלות את ה-PDF של בנק אוף אמריקה?
QuickBooks Online מקבל העלאות קבצים בפורמטים .qbo, .ofx, .qfx, ו-.csv. הוא אינו מקבל PDF לייבוא בנק - תכונת העלאת ה-PDF של עדכוני הבנק מיועדת למילוי פערים מזדמנים בחשבונות מחוברים ומתדרדרת בשקט ל-OCR עם תוצאות מעורבות.
Xero תומך ב-.ofx, .csv, .qbo, .qfx, ו-.qif. אותה מגבלה: אין PDF.
לכן תהליך העבודה מתחיל בהמרת פורמט. ניתן לעשות זאת ידנית (העתק-הדבק לגיליון אלקטרוני, ואז עיצוב ושמירה כ-CSV) או באמצעות ממיר דוחות בנק שמכיר את מבנה דוח הבנק של בנק אוף אמריקה. גישת הממיר מהירה יותר ונמנעת משלב מיפוי העמודות בתוך QuickBooks מכיוון שקבצי .qbo כוללים את מטא-הנתונים של העמודות.
לפרטי פורמט, עיין במדריך שלנו QBO לעומת CSV לעומת OFX - עץ ההחלטות של הפורמט בראש מסכם את כל פלטפורמות הנהלת החשבונות במבט אחד.
שלב 1: הורדת ה-PDF מבנק אוף אמריקה
- היכנס ל-bankofamerica.com
- פתח את החשבון שאתה צריך
- עבור אל Statements & Documents (דוחות ומסמכים)
- בחר את תקופת הדוח
- לחץ על Download PDF (הורד PDF)
בנק אוף אמריקה שומר עד 7 שנים של דוחות זמינים בדרך זו. לחשבונות ישנים יותר ייתכן שיש שמירה קצרה יותר; בדוק את רשימת תאריכי הדוח לפני שאתה מניח.
אם יש לך חשבון מאוגד (למשל, עובר ושב וחיסכון באותו דוח), ה-PDF כולל את שני החשבונות במסמך אחד עם חלקים נפרדים. PDFSub מזהה את פריצות החלקים ומאפשר לך לבחור לייצא אותם כקבצים נפרדים או משולבים.
שלב 2: העלאה ל-PDFSub
פתח את ממיר דוחות הבנק של PDFSub. גרור את ה-PDF של בנק אוף אמריקה לאזור הגרירה או לחץ כדי לדפדף.
PDFSub מזהה את תבנית בנק אוף אמריקה באופן אוטומטי. עבור קבצי PDF דיגיטליים (כל מה שהורדת ישירות מ-bankofamerica.com, לא הדפסה שנסרקה), החילוץ מתבצע כולו בדפדפן שלך דרך מנוע Tier 1 של PDFSub - הקובץ לעולם לא עוזב את המכשיר שלך. זה חשוב כשאתה עובד עם נתוני לקוח תחת הסכם התקשרות.
PDFSub מציג לך את העסקאות שנותחו לפני שאתה מתחייב לייצוא, כך שתוכל לבדוק כמה שורות מול ה-PDF המקורי.
טיפול ספציפי לבנק אוף אמריקה ש-PDFSub עושה אוטומטית:
- עמודות
Subtractions(הפחתות) ו-Additions(הוספות) ממופות לסכום חתום יחיד (שלילי להפחתות). כלים גנריים שמצפים לכותרות "Withdrawals/Deposits" (משיכות/הפקדות) מפספסים זאת לחלוטין. - החלק הנפרד Checks Paid (צ'קים ששולמו) (עם תמונות צ'ק מקוצרות) מטופל כעסקאות, לא כתמונות. מספר הצ'ק נשמר כשדה הפניה.
- טבלת סיכום Daily Balance (יתרה יומית) בסוף הדוח נכללת מרשימת העסקאות (זהו סיכום, לא עסקאות).
- דוחות מאוגדים המשלבים מספר חשבונות ב-PDF אחד מפוצלים כראוי - ניתן לייצא כל חשבון בנפרד או משולב.
- תיאורי עסקאות מרובות שורות (למשל, שם סוכן בשורה אחת, מיקום והפניה בשורה הבאה) מצורפים לשדה תיאור אחד, לא מפוצלים לשורות נפרדות.
שלב 3: בחירת פורמט הייצוא הנכון
לאחר שהנתונים נותחו, בחר את הפורמט התואם ליעד הנתונים:
| יעד | פורמט | למה |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
פורמט מקורי, ללא מיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי |
| QuickBooks Desktop | .qbo או .iif |
QBO דרך Web Connect, IIF לייבוא אצווה |
| Xero | .ofx |
מועדף על פני CSV - כולל מטא-נתונים של חשבון ומזהי כפילויות |
| Sage | .csv או .ofx |
OFX מועדף כאשר נתמך |
| Wave | .csv או .ofx |
כל אחד עובד; OFX מאפשר זיהוי כפילויות |
| FreshBooks | .csv |
פורמט הייבוא היחיד הנתמך |
| Quicken | .qfx או .qif |
QFX עבור Quicken מודרני, QIF עבור גרסאות ישנות יותר |
להמשך המדריך, נשתמש ב-.qbo ו-.ofx. לחץ על Download (הורדה) ב-PDFSub ושמור את הקובץ במקום שתוכל למצוא אותו שוב.
שלב 4א: ייבוא ה-.QBO ל-QuickBooks Online
- ב-QuickBooks, עבור אל Banking (בנקאות) (או Transactions -> Bank transactions (עסקאות -> עסקאות בנק))
- לחץ על Link account (קשר חשבון) בפינה הימנית העליונה
- בחר Upload from file (העלה מקובץ) בתחתית הדיאלוג
- גרור את קובץ ה-
.qboפנימה (או לחץ כדי לדפדף) - בחר את חשבון QuickBooks שאליו הדוח שייך
- אשר את טווח התאריכים ולחץ על Next (הבא)
- סקור את העסקאות המנותחות - הן מופיעות בלשונית For Review (לסקירה)
זה הכל. מכיוון ש-.qbo הוא הפורמט המקורי של QuickBooks, אתה מדלג על שלב מיפוי העמודות שייבוא CSV מכריח אותך לעבור. הקובץ כולל ערכי FITID (מזהה עסקה של מוסד פיננסי) עבור כל עסקה, כך שאם תייבא בטעות מחדש את אותו דוח, QuickBooks ידלג בשקט על הכפילויות במקום להכפיל הכל.
מגבלות קבצים שכדאי לדעת:
- QuickBooks Online מגביל העלאות ל-350 KB לקובץ ו-1,000 עסקאות לייבוא
- רוב דוחות ה-BofA החודשיים נופלים הרבה מתחת למגבלה זו. עבור חשבונות עסקיים עם נפח עסקאות גבוה או ייבוא משנה שלם, פצל לפי חודש
שלב 4ב: ייבוא ה-.OFX ל-Xero (אותו תהליך)
אם אתה עובד ב-Xero במקום QuickBooks, הדבר היחיד שמשתנה הוא פורמט הקובץ ונתיב התפריט:
- חזור ל-PDFSub וייצא כ-
.ofxבמקום.qbo - ב-Xero, נווט אל Accounting -> Bank accounts (הנהלת חשבונות -> חשבונות בנק)
- לחץ על חשבון הבנק הרלוונטי
- לחץ על Manage account -> Import a statement (נהל חשבון -> ייבא דוח)
- גרור את קובץ ה-
.ofxפנימה - Xero מזהה את הפורמט ומנתח את העסקאות
- סקור ואשר
Xero, כמו QuickBooks, מזהה את מזהי זיהוי הכפילויות של OFX. ייבוא מחדש של אותו קובץ בטוח.
שגיאות נפוצות ותיקונים
"לא ניתן היה לעבד את הקובץ" ב-QuickBooks. בדרך כלל פירושו שהקובץ גדול מ-350 KB או מכיל יותר מ-1,000 עסקאות. פצל את הדוח לחלקים קטנים יותר (חודש אחד בכל פעם) וייבא מחדש.
מופיעות עסקאות כפולות. אם מופיעות כפילויות, כנראה ייבאת קובץ .csv (ללא זיהוי כפילויות) במקום .qbo. ייצא מחדש מ-PDFSub כ-.qbo והשתמש בו.
דוח מאוגד יובא לחשבון אחד כשביקשת את שניהם בנפרד. כאשר PDFSub מזהה דוח מרובה חשבונות, הוא מציע לפצל. אם פספסת את ההנחיה הזו, העלה מחדש את ה-PDF ובחר "Split by account" (פצל לפי חשבון) לפני הייצוא.
צ'קים ששולמו מופיעים ככפילויות של רשימת העסקאות הראשית. זה קורה כאשר כלי גנרי מייבא גם את רשימת העסקאות וגם את מדור Checks Paid. PDFSub מבטל כפילויות אלו אוטומטית לפי מספר הצ'ק; אם אתה רואה זאת, ייתכן שאתה משתמש בכלי אחר.
עסקאות חסרות. בדוק את טבלת ה-Daily Balance בסוף הדוח - השינוי ביתרה בין ימים אמור להיות שווה לסכום העסקאות לאותו יום. אם הסכומים אינם מסתדרים, הכלי שלך כנראה פספס חלק. ספור עסקאות ב-PDF תחילה כדי לאשר.
בנק שונה מ-BofA? PDFSub מזהה למעלה מ-20,000 תבניות בנק. אותו תהליך עבודה בן ארבעה שלבים חל. להדרכה לפי פורמט-לפי-תוכנה, עיין בעץ ההחלטות QBO לעומת CSV לעומת OFX. להקדמה בלתי תלויה בתוכנה לגבי ייבוא דוחות בנק ל-QuickBooks, עיין בכיצד לייבא דוחות בנק ל-QuickBooks Online.
כאשר כבר יש לך ייצוא פעילות מקורי של BofA (היסטוריה מוגבלת)
בנק אוף אמריקה מציע הורדה ישירה לפעילות עסקאות בתצוגת Account Activity עבור חשבונות שעדיין פתוחים ופעילים. זה עובד עבור נתונים אחרונים ומהירים, אך לא עבור עבודה היסטורית או ביקורת:
- היסטוריה מוגבלת (בדרך כלל 18-24 החודשים האחרונים לעו"ש, 90 יום לכרטיסי אשראי)
- פיד עסקאות בלבד - ללא יתרת פתיחה, יתרת סגירה, סיכום עמלות, או טבלת יתרה יומית
- אפשרויות הפורמט משתנות לפי סוג חשבון וקו מוצר
עבור הנהלת חשבונות שוטפת חודש בחודשו, ההורדה המקורית בסדר. עבור ביקורת, הכנת מס, או onboarding היסטורי, אתה צריך את תהליך העבודה PDF -> PDFSub -> QBO לעיל. אם אתה צריך גם לחלץ נתוני BofA ל-Excel לניתוח (לא לייבוא), עיין במדריך BofA ל-Excel.
סיכום
- הורד את ה-PDF של BofA מ-bankofamerica.com (עד 7 שנים)
- העלה אותו לממיר דוחות הבנק של PDFSub
- ייצא כ-
.qbo(QuickBooks) או.ofx(Xero, Sage, Wave) - Banking -> Upload from file -> בוצע. ללא מיפוי עמודות, זיהוי כפילויות אוטומטי
כל תהליך העבודה לוקח כ-90 שניות לדוח לאחר שעשית אותו פעם אחת. הפחתות, הוספות, צ'קים ששולמו, יתרה יומית, דוחות מאוגדים - הכל מטופל אוטומטית.