Mga PDF Tool para sa mga Abogado: Redact, Paghambingin, at E-Sign (E-Lagda) na mga Dokumento

PDFSub's Merge tool ay pinagsasama ang maraming PDF sa isang dokumento na may pag-aayos gamit ang drag-and-drop. Ito ay kritikal kapag ang mga korte ay nangangailangan ng mga isinumite na maging isang PDF lamang (karaniwan sa mga federal e-filing system) o kapag kailangan mong bumuo ng isang malinis na exhibit package para sa deposition.

Praktikal na tip: Kapag nagsasama ng mga exhibit, isaalang-alang ang pagdaragdag ng mga numero ng pahina pagkatapos magsama (nag-aalok din ang PDFSub ng page numbering) upang ang mga sanggunian sa deposition o paglilitis ay magkaroon ng pare-parehong pagination sa buong pinagsamang dokumento.

5. OCR: Pagiging Mahahanap ang mga Naka-scan na Dokumento ng Discovery

Ang mga produksyon ng discovery ay madalas na naglalaman ng mga naka-scan na dokumento — mga rekord sa papel na na-photocopy sa PDF, mga pagpapadala ng fax, mga sulat-kamay na tala, at mga lumang dokumento mula bago ang digital na panahon. Ang mga PDF na ito na imahe lamang ay mukhang mga dokumento ngunit hindi gaanong kapaki-pakinabang para sa pagsusuri dahil hindi mo mahahanap, mapipili, o makokopya ang kanilang teksto.

Kapag sinusuri mo ang 50,000 pahina ng produksyon at kailangan mong hanapin ang bawat pagbanggit ng isang partikular na petsa, numero ng account, o pangalan ng kumpanya, ang mga hindi mahahanap na dokumento ay isang malaking problema. Kailangan mong biswal na suriin ang bawat pahina — ang katumbas sa batas ng paghahanap ng karayom sa tumpok ng dayami nang walang magnet.

Ang OCR tool ng PDFSub ay nagko-convert ng mga naka-scan na PDF sa mga ganap na mahahanap na dokumento sa pamamagitan ng pagkilala sa teksto sa mga naka-scan na imahe at pagdaragdag ng isang hindi nakikitang text layer. Ang biswal na hitsura ay nananatiling pareho, ngunit ngayon ay maaari kang maghanap, pumili, at kopyahin ang teksto. Ito ay mahalaga para sa:

Pagsusuri ng dokumento — Pagpapatakbo ng mga paghahanap ng keyword sa buong set ng produksyon
Pagsusuri ng pribilehiyo — Paghahanap ng mga pangalan ng abogado, pangalan ng firm, at mga marker ng pribilehiyadong komunikasyon
Paghahanda para sa deposition — Paghahanap ng mga partikular na dokumento ayon sa nilalaman sa halip na magbaliktad ng mga pahina
Pagsusulat ng brief — Pagsipi mula sa mga naka-scan na dokumento nang hindi muling tina-type

Sinusuportahan ng PDFSub ang OCR sa mahigit 130 wika, na mahalaga para sa internasyonal na litigasyon, mga transaksyon sa pagitan ng mga bansa, at mga kaso ng imigrasyon na kinasasangkutan ng mga dokumentong banyaga.

6. Pagkuha ng Datos Pinansyal: Discovery at Due Diligence

Ang mga pinansyal na litigasyon, mga paglilitis sa diborsyo, mga imbestigasyon sa pandaraya, at mga pagsusuri sa due diligence ay madalas na kinasasangkutan ng pagsusuri ng mga bank statement, invoice, at mga ulat pinansyal na ipinadala sa format na PDF. Ang manu-manong pagsusuri at pag-transcribe ng datos na ito ay mabagal at puno ng pagkakamali.

Ang Bank Statement Converter ng PDFSub ay kumukuha ng datos ng transaksyon mula sa mga PDF bank statement at ini-export ito sa Excel, CSV, QBO, OFX, at iba pang structured na format. Ito ay napakahalaga para sa:

Suporta sa forensic accounting — Pag-convert ng mga bank statement sa mga spreadsheet para sa pagsubaybay sa mga pondo
Mga paglilitis sa diborsyo — Pagsusuri ng discovery pinansyal upang matukoy ang mga ari-arian, pattern ng kita, at paggastos
Imbestigasyon sa pandaraya — Pagkuha ng datos ng transaksyon para sa pagsusuri ng pattern
Litigasyon sa buwis — Pag-convert ng mga taon ng bank statement para sa suporta sa audit ng IRS

Ang Invoice Extractor ay gumagawa ng pareho para sa mga invoice — kumukuha ng mga pangalan ng vendor, halaga, petsa, at mga item ng linya mula sa mga PDF invoice patungo sa structured na datos. Para sa mga pagsusuri sa due diligence na kinasasangkutan ng daan-daang invoice ng vendor, ito ay ginagawang minuto ang mga araw ng manu-manong trabaho.

Mga Obligasyong Etikal: Kakayahan sa Teknolohiya at Pagiging Kumpidensyal ng Kliyente

ABA Model Rule 1.1: Ang Tungkulin ng Kakayahan sa Teknolohiya

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang Komento 8 sa Model Rule 1.1 ay nangangailangan ng mga abogado na "manatiling updated sa mga pagbabago sa batas at sa pagsasagawa nito, kabilang ang mga benepisyo at panganib na nauugnay sa kaugnay na teknolohiya." Hindi ito aspirational na salita — ito ay isang etikal na kinakailangan na pinagtibay ng napakaraming hurisdiksyon sa U.S.

Ano ang ibig sabihin nito sa pagsasagawa para sa mga PDF tool?

Pag-unawa sa redaction. Kailangan mong malaman ang pagkakaiba sa pagitan ng tunay na redaction at biswal na anotasyon. Ang paggamit ng tool na nagtatakip lamang ng teksto ng isang itim na kahon — at paggawa ng dokumentong iyon sa litigasyon — ay maaaring bumuo ng parehong paglabag sa pagiging kumpidensyal (Rule 1.6) at pagkabigo sa kakayahan (Rule 1.1).
Pag-unawa sa metadata. Kailangan mong magkaroon ng kamalayan na ang mga PDF ay naglalaman ng nakatagong impormasyon at gumawa ng mga makatuwirang hakbang upang alisin ito bago ang produksyon. Maraming opinyon sa etika ng state bar ang tumalakay sa metadata, na palaging nagsasaad na ang mga abogado ay may tungkulin na linisin ito.
Pag-unawa kung saan napupunta ang mga file. Kapag gumagamit ka ng cloud-based na PDF tool, ang mga dokumento ng iyong kliyente ay ipinapadala at iniimbak sa mga server ng third-party. Kailangan mong maunawaan ang daloy ng datos na ito at suriin kung ito ay nakakatugon sa iyong mga obligasyon sa pagiging kumpidensyal.

ABA Model Rule 1.6: Pagiging Kumpidensyal ng Impormasyon

Ang Rule 1.6(a) ay nagsasaad na ang isang abogado "ay hindi dapat ibunyag ang impormasyon na may kaugnayan sa representasyon ng isang kliyente" nang walang may kaalamang pahintulot. Ang Rule 1.6(c) ay nagdaragdag na ang isang abogado "ay dapat gumawa ng mga makatuwirang pagsisikap upang maiwasan ang hindi sinasadya o hindi awtorisadong pagbubunyag ng, o hindi awtorisadong pag-access sa, impormasyon na may kaugnayan sa representasyon ng isang kliyente."

Ang bawat PDF tool na nag-a-upload ng mga dokumento ng kliyente sa isang panlabas na server ay nagpapahiwatig ng Rule 1.6. Ang tanong ay hindi kung ang vendor ng tool ay nangangako ng seguridad — ito ay kung gumawa ka ng "makatuwirang pagsisikap" upang protektahan ang impormasyon ng kliyente.

Bakit mahalaga ang pagproseso na nakabatay sa browser para sa attorney-client privilege:

Ang mga tool na nagpoproseso ng mga PDF nang buo sa iyong browser — nang hindi nag-a-upload ng mga file sa mga panlabas na server — ay lumilikha ng isang pundamental na naiibang profile ng panganib:

Paraan ng Pagproseso	Lumalabas ba ang Datos sa Iyong Device?	Panganib sa Pag-access ng Third-Party	Alalahanin sa Pagiging Kumpidensyal
Nakabatay sa Browser (lokal)	Hindi	Wala	Minimal
Nakabatay sa Cloud (na-upload)	Oo	Pag-breach ng server, pag-access ng empleyado, subpoena	Malaki

Ang PDFSub ay nagpoproseso ng mga digital na PDF nang direkta sa iyong browser. Ang iyong mga file ay hindi ina-upload sa anumang server, na nangangahulugang walang third-party data storage, walang panganib sa pagpapadala, at walang cloud-based attack surface. Para sa mga naka-scan na dokumento na nangangailangan ng server-side OCR o pagproseso ng AI, ang mga file ay pinoproseso nang hiwalay at binubura pagkatapos ng pagproseso — ngunit ang browser-first na diskarte ay nangangahulugang ang karamihan sa iyong mga dokumento ay hindi kailanman umaalis sa iyong device.

Ang pagkakaibang ito ay mahalaga lalo na para sa pribilehiyo. Ang attorney-client privilege ay maaaring mawala sa pamamagitan ng boluntaryong pagbubunyag sa mga third party. Habang karamihan sa mga korte ay nagpasiya na ang paggamit ng cloud service provider ay hindi bumubuo ng waiver (inihahambing ito sa paggamit ng serbisyo ng photocopier), ang pagsusuri ay nagiging hindi gaanong tiyak kapag ang service provider ay nagtatabi ng mga dokumento, nagbabahagi ng imprastraktura sa ibang mga gumagamit, o nakakaranas ng data breach. Ang pag-aalis ng third party mula sa equation ay nag-aalis ng tanong nang buo.

Mga Kinakailangan sa Pag-file sa Korte

Mga Pamantayan sa Format ng PDF

Iba't ibang korte ang nagpapataw ng iba't ibang kinakailangan sa PDF. Ang pag-unawa sa mga ito ay pumipigil sa mga tinanggihang pag-file at mga nakalipas na deadline.

Mga korte federal (CM/ECF system):

Ang mga file ay dapat nasa standard PDF format
Karaniwang maximum na laki ng file na 35-50 MB bawat dokumento (nag-iiba bawat distrito)
Ang mga PDF na may JavaScript, encryption, password protection, o naka-embed na multimedia ay tatanggihan
Ang mga dokumento ay dapat na text-searchable kung teknolohikal na posible
Ang mga naka-scan na dokumento ay dapat magsama ng OCR text layer

Mga korte ng estado (nag-iiba bawat hurisdiksyon):

California ay nangangailangan ng text-searchable na mga PDF ayon sa Rule of Court 8.74
New York ay nangangailangan na lahat ng PDF ay text-searchable
Kentucky ay partikular na nangangailangan ng PDF/A format
Karamihan sa mga hurisdiksyon ay nagbabawal ng mga password-protected o naka-encrypt na PDF para sa pag-file

PDF/A para sa pagsunod sa archival:

Ang ilang mga korte ay nangangailangan o nagrerekomenda ng PDF/A — isang standardized archival format na idinisenyo para sa pangmatagalang pagpapanatili. Ang PDF/A ay nagbabawal ng mga tampok na maaaring maging sanhi ng hindi mabasa ang file sa hinaharap: walang JavaScript, walang encryption, walang external font references, walang naka-embed na multimedia. Ang PDF/A Conversion tool ng PDFSub ay nagko-convert ng mga standard na PDF sa PDF/A format para sa mga hurisdiksyon na nangangailangan nito.

Mga Kinakailangan sa Pag-format

Karaniwang tinutukoy ng mga panuntunan ng korte:

Laki ng pahina: Letter (8.5" x 11") para sa mga korte ng U.S.
Mga margin: Karaniwang minimum na 1 pulgada sa lahat ng gilid
Laki ng font: Karaniwang minimum na 12-point para sa body text, 10-point para sa mga footnote
Pagitan ng linya: Double-spaced para sa mga brief, single-spaced para sa ilang mga exhibit
Mga limitasyon sa pahina: Nag-iiba bawat uri ng dokumento at hurisdiksyon (ang mga bilang ng salita ay lalong pumapalit sa mga limitasyon sa pahina)
Mga bookmark: Kinakailangan para sa mas mahahabang dokumento sa maraming korte (mga entry sa talahanayan ng nilalaman na naka-link sa mga seksyon)

E-Discovery Workflow: Mula Produksyon Hanggang Pagsusuri Hanggang Muling Produksyon

Ang e-discovery ay kung saan karamihan sa mga PDF tool na ito ay nagkakasama sa isang solong workflow. Narito kung paano ang isang tipikal na e-discovery workflow ay tumutugma sa mga partikular na tool:

Hakbang 1: Tanggapin ang Produksyon

Ang kabilang panig na abogado ay naglalabas ng mga dokumento sa format na PDF (o ikaw ay nagko-convert ng mga native file sa PDF para sa pagsusuri). Maraming produksyon ang dumarating bilang isang koleksyon ng mga PDF na may load file.

Hakbang 2: Gawing Mahahanap ang mga Dokumento

Kung ang produksyon ay naglalaman ng mga naka-scan na dokumento, patakbuhin ang mga ito sa pamamagitan ng OCR upang magdagdag ng mga searchable text layer. Kung wala ang hakbang na ito, ang mga paghahanap ng keyword ay hindi makikita ang bawat naka-scan na dokumento sa set.

Hakbang 3: Pagsusuri at Paghahanap

Gamit ang mga searchable PDF, maaari kang magpatakbo ng mga paghahanap ng keyword sa buong produksyon upang matukoy ang mga nauugnay na dokumento, unahin ang pagsusuri, at markahan ang mga pangunahing ebidensya.

Hakbang 4: Kumuha ng Datos Pinansyal

Para sa mga pinansyal na litigasyon, kumuha ng datos ng transaksyon mula sa mga bank statement at invoice gamit ang Bank Statement Converter at Invoice Extractor. I-convert sa Excel o CSV para sa forensic analysis.

Hakbang 5: Pagsusuri ng Pribilehiyo at Redaction

Suriin ang mga dokumento para sa pribilehiyo. I-redact ang pribilehiyadong impormasyon, mga komunikasyon ng abogado-kliyente, work product, at mga personal na identifier na tumutugon ngunit bahagyang pribilehihado.

Hakbang 6: Maghanda para sa Produksyon

Pagsamahin ang mga dokumento sa mga organisadong production set. Maglapat ng mga numero ng pahina para sa pare-parehong sanggunian. I-convert sa PDF/A kung kinakailangan ng humihiling na partido o utos ng korte.

Hakbang 7: I-produce

Ipadala ang produksyon na may log na tumutukoy sa anumang na-redact o pinigil na mga dokumento at ang batayan ng pribilehiyo para sa bawat isa.

Mga Konsiderasyon sa Seguridad para sa mga Law Firm

Proteksyon ng Datos ng Kliyente

Ang mga law firm ay mataas na target para sa mga cyberattack. Nalaman sa 2024 Legal Technology Survey ng ABA na 29% ng mga law firm ay nakaranas ng security breach sa ilang pagkakataon. Kapag sinusuri ang mga PDF tool, ang mga konsiderasyon sa seguridad ay kinabibilangan ng:

Data residency — Saan nakaimbak ang iyong mga file? Gaano katagal? Ang mga browser-based na tool na hindi nag-a-upload ng mga file ay inaalis ang alalahaning ito nang buo.
Encryption — Naka-encrypt ba ang mga file habang ipinapadala at nakaimbak? Anong pamantayan ng encryption?
Mga kontrol sa pag-access — Sino sa vendor ang maaaring mag-access sa iyong mga dokumento?
Pagpapanatili ng datos — Nagtatabi ba ang tool ng mga kopya ng iyong mga dokumento pagkatapos ng pagproseso? Gaano katagal?
Mga sertipikasyon ng pagsunod — SOC 2, ISO 27001, o iba pang mga balangkas ng seguridad?

Mga Dokumento mula sa Kabilang Panig na Abogado

Ang mga dokumentong natanggap mula sa kabilang panig na abogado sa discovery ay maaaring maglaman ng metadata na nagbubunyag ng kanilang legal na estratehiya, mga panloob na tala ng pagsusuri, o pribilehiyadong impormasyon na hindi sinasadyang naisama. Sa ilalim ng ABA Model Rule 4.4(b), kung makakatanggap ka ng dokumento na hindi sinasadyang ipinadala, kailangan mong "agad na ipagbigay-alam sa nagpadala." Depende sa iyong hurisdiksyon, maaari ka ring obligadong itigil ang pagsusuri sa dokumento at ibalik o sirain ito.

Lumilikha ito ng tensyon: kailangan mong magkaroon ng kamalayan sa mga potensyal na isyu sa metadata sa mga natanggap na dokumento, ngunit mayroon ka ring mga etikal na obligasyon tungkol sa hindi sinasadyang nabunyag na pribilehiyadong materyal.

Pagsusuri ng Pribilehiyo

Kapag naglalabas ng mga dokumento, ang isang napalampas na privilege redaction ay maaaring mag-waive ng pribilehiyo sa dokumento — at posibleng sa buong paksa. Ang Federal Rule of Evidence 502(b) ay nagbibigay ng ilang proteksyon para sa hindi sinasadyang pagbubunyag, ngunit lamang kung ang naglalabas na partido ay gumawa ng "makatuwirang mga hakbang upang maiwasan ang pagbubunyag" at "agad na gumawa ng mga makatuwirang hakbang upang itama ang pagkakamali."

Ang paggamit ng isang maaasahang redaction tool na may malinaw na biswal na indikasyon ng kung ano ang na-redact ay bahagi ng pagpapakita ng "makatuwirang mga hakbang." Ang isang workflow na kasama ang quality control review ng mga redaction bago ang produksyon ay lalong nagpapatibay sa depensang ito.

Pagsisimula sa PDFSub para sa Legal na Gawain

Nag-aalok ang PDFSub ng 7-araw na libreng trial na nagbibigay sa iyo ng buong access sa bawat tool na tinalakay sa gabay na ito — redaction, paghahambing, e-signatures, merge, OCR, pagkuha ng datos pinansyal, pag-convert ng PDF/A, at higit pa. Maaaring kanselahin anumang oras.

Para sa mga law firm na sinusuri ang platform, narito ang isang iminungkahing diskarte:

Magsimula sa redaction. Subukan ang Redact tool sa isang hindi sensitibong dokumento. Beripikahin na ang na-redact na teksto ay tunay na natanggal (subukang piliin o kopyahin ang teksto mula sa na-redact na lugar sa output PDF).
Subukan ang paghahambing ng dokumento. Kumuha ng dalawang bersyon ng isang kontrata at patakbuhin ang mga ito sa pamamagitan ng Compare tool upang makita ang biswal na diff output.
Subukan ang OCR sa isang naka-scan na dokumento. Gamitin ang OCR tool sa isang naka-scan na dokumento at beripikahin na ang text layer ay tumpak at mahahanap.
Magproseso ng isang dokumentong pinansyal. Kung humahawak ka ng mga pinansyal na litigasyon, subukan ang Bank Statement Converter sa isang bank statement upang makita ang structured data output.

Ang browser-based na modelo ng pagproseso ay nangangahulugang maaari mong suriin ang bawat tool gamit ang aktwal na mga dokumento ng kliyente nang walang anumang alalahanin sa pagiging kumpidensyal — ang mga file ay hindi kailanman umaalis sa iyong device para sa mga standard na digital PDF.

Mga Madalas Itanong

Paano ko sisiguraduhin na ang aking mga PDF ay sumusunod sa PDF/A para sa pag-file sa korte?

Gamitin ang PDF/A Conversion tool ng PDFSub para i-convert ang mga standard na PDF sa PDF/A format. Inaalis ng tool ang JavaScript, encryption, at mga external na dependency na lumalabag sa mga kinakailangan ng PDF/A habang pinapanatili ang visual na itsura ng iyong dokumento. Pagkatapos ng conversion, i-verify ang output sa pamamagitan ng pagsusuri sa mga katangian ng dokumento sa anumang PDF reader — dapat nitong ipakita ang PDF/A conformance level.

Ano ang Bates numbering at paano ito idadagdag sa mga dokumento?

Ang Bates numbering ay nagtatalaga ng isang natatanging sunud-sunod na identifier sa bawat pahina sa isang dokumento (hal., SMITH_001, SMITH_002). Nagbibigay ito ng pare-parehong sistema ng sanggunian upang ang bawat abogado, saksi, at hukom sa isang kaso ay maaaring sumangguni sa parehong pahina sa pamamagitan ng parehong numero. Maaari kang magdagdag ng sunud-sunod na pag-numero sa iyong mga PDF gamit ang Page Numbers tool ng PDFSub na may custom na format ng prefix.

Paano ko mapapatunayan na ang aking mga redaction ay tunay na permanente?

Pagkatapos i-redact ang isang dokumento gamit ang Redact tool ng PDFSub, buksan ang output PDF at subukang piliin o kopyahin ang teksto mula sa mga na-redact na lugar. Sa isang wastong na-redact na dokumento, hindi dapat mayroong mapipiling teksto sa ilalim ng mga marka ng redaction. Maaari mo ring suriin ang mga katangian ng dokumento para sa mga natitirang metadata. Ang tunay na redaction ay nag-aalis ng data ng teksto mula sa PDF file structure — hindi ito mababawi sa anumang paraan.

Ano ang mga kinakailangan sa PDF para sa e-filing sa korte na kailangan kong malaman?

Nag-iiba-iba ang mga kinakailangan ayon sa hurisdiksyon, ngunit ang mga karaniwang patakaran ay kasama ang: PDF format (hindi Word o iba pang format), text-searchable kung posible, walang JavaScript o encryption, tiyak na mga limitasyon sa laki ng file (karaniwang 35-50 MB), at sa ilang hurisdiksyon ay partikular ang PDF/A format. Ang mga pederal na korte na gumagamit ng CM/ECF ay tatanggi sa mga PDF na may mga script, naka-embed na multimedia, o proteksyon ng password. Palaging suriin ang mga lokal na patakaran ng iyong partikular na korte bago mag-file — magkakaiba ang mga kinakailangan sa pagitan ng mga pederal na distrito at korte ng estado.

Maaari bang legal na ma-e-sign ang mga settlement agreement?

Oo. Sa ilalim ng pederal na ESIGN Act at mga batas ng UETA ng estado, ang mga settlement agreement ay ganap na maipapatupad sa mga electronic signature. Karamihan sa mga korte ay tumatanggap ng mga e-signed settlement agreement. Gayunpaman, kung ang settlement ay nangangailangan ng pag-apruba ng korte (tulad ng sa mga class action o kaso na kinasasangkutan ng mga menor de edad), ang mismong utos ng korte ay karaniwang mangangailangan ng wet-ink o digital certificate signature ng hukom. Ang settlement agreement sa pagitan ng mga partido, gayunpaman, ay maaaring ma-e-sign.

Paano ang tungkol sa pagiging kumpidensyal ng kliyente kapag gumagamit ng mga cloud-based na PDF tool?

Ang ABA Model Rule 1.6(c) ay nangangailangan ng mga abogado na gumawa ng "makatuwirang pagsisikap" upang maiwasan ang hindi awtorisadong pag-access sa impormasyon ng kliyente. Kapag nag-upload ka ng mga dokumento ng kliyente sa isang cloud-based na PDF tool, nagpapadala ka ng kumpidensyal na impormasyon sa isang third party. Hindi ito awtomatikong paglabag, ngunit nangangailangan ito na suriin mo ang mga kasanayan sa seguridad ng vendor. Ang mga browser-based na tool tulad ng PDFSub na nagpoproseso ng mga file nang lokal ay umiiwas sa isyung ito — walang pag-upload ay nangangahulugang walang third-party access.

Paano ko dapat hawakan ang metadata sa mga dokumentong aking ipoproduce?

Bago iproduce ang anumang dokumento, tanggalin ang metadata na maaaring magbunyag ng pribilehiyong impormasyon — mga pangalan ng may-akda, kasaysayan ng pagbabago, mga komento, sinusubaybayang mga pagbabago, at nakatagong teksto. Ito ay lalong mahalaga para sa mga dokumentong orihinal na nilikha sa Word at pagkatapos ay na-convert sa PDF, dahil maaari nilang mapanatili ang Word metadata. Maraming mga etikal na opinyon ng state bar ang partikular na tinugunan ang metadata scrubbing bilang bahagi ng obligasyon sa kakayahan ng isang abogado.

Sapat na ba ang katumpakan ng OCR para sa pagsusuri ng legal na dokumento?

Ang modernong OCR ay nakakamit ng 95-99% na katumpakan sa malinaw na naka-print na mga dokumento, na sapat para sa paghahanap ng keyword at paunang pagsusuri ng dokumento. Gayunpaman, ang OCR ay hindi dapat pagkakatiwalaan bilang kapalit ng pagbabasa ng aktwal na dokumento. Gamitin ang OCR upang gawing searchable ang mga dokumento para sa pag-prioritize ng review, ngunit palaging i-verify ang kritikal na teksto — lalo na ang mga pangalan, petsa, at numero — laban sa orihinal na naka-scan na imahe. Para sa mga handwritten na dokumento, ang katumpakan ng OCR ay makabuluhang bumababa at ang manu-manong pagsusuri ay mahalaga.