راهنمای صورتحساب رمپ: تشریح ساختار و نکات چیدمان

رمپ در سال ۲۰۱۹ با موضع‌گیری مشخصی در برابر برکس راه‌اندازی شد: ابتدا کنترل هزینه، سپس پاداش. در حالی که برکس بر پاداش‌های دسته‌بندی غنی برای هزینه‌های استارتاپی تأکید داشت، رمپ کارتی شرکتی با محدودیت‌های هزینه داخلی بر اساس دسته‌بندی، فروشنده و کارمند ساخت. رمپ همچنین بازگشت نقدی ثابت ۱.۵٪ به ازای همه خریدها (بدون سقف، بدون پیچیدگی دسته‌بندی)، تطبیق رسید با هوش مصنوعی برای حذف گزارش‌های هزینه، و پرداخت صورتحساب یکپارچه + مدیریت فروشنده را با گسترش شرکت به مدیریت کامل هزینه اضافه کرد.

این راهنما ساختار صورتحساب رمپ و چهار نکته مخصوص رمپ را توضیح می‌دهد.

آیا می‌خواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی زیر را کپی کنید:

۱۲ بخش جهانی (و نحوه برچسب‌گذاری آن‌ها توسط رمپ)

برای مرجع تشریح ساختار جهانی، به درک فرمت‌های صورتحساب بانکی مراجعه کنید. رمپ بیشتر بخش‌ها را با قراردادهای کارت شرکتی فین‌تک استفاده می‌کند.

نکته ۱: محدودیت‌های هزینه کارت بر اساس دسته‌بندی

تمایز اصلی رمپ محدودیت‌های هزینه مبتنی بر سیاست برای هر کارت است:

محدودیت‌های هزینه کارت (بر اساس کارمند، بر اساس دسته‌بندی)
نرم‌افزار / SaaS ۵۰۰۰ دلار در ماه
سفر ۲۰۰۰ دلار در ماه
غذا ۱۰۰ دلار در روز (بر اساس کارمند)
سایر دسته‌بندی‌ها مسدود (نیاز به تأیید دارد)

هر کارمند کارت خود را با محدودیت‌های خاص خود دارد. اگر سعی کنید بیش از حد مجاز هزینه کنید، تراکنش رد می‌شود (یا از طریق گردش کار تأیید هدایت می‌شود).

اهمیت این موضوع:

• برای حسابداری، صورتحساب‌ها هزینه‌های گروه‌بندی شده بر اساس دسته‌بندی و کارمند را نشان می‌دهند
• برای کنترل‌های حسابداری، هزینه‌های خارج از سیاست در سطح تراکنش (نه پس از وقوع در گزارش‌های هزینه) جلوگیری می‌شود
• برای تجزیه و تحلیل، دسته‌بندی و کارمند فیلدهای جداگانه‌ای هستند (در توضیحات جاسازی نشده‌اند)

PDFSub فیلدهای دسته‌بندی + دارنده کارت رمپ را تشخیص داده و آن‌ها را به صورت جداگانه صادر می‌کند.

نکته ۲: بازگشت نقدی ثابت ۱.۵٪ به ازای تمام خریدها

رمپ عمداً پاداش‌های دسته‌بندی را ندارد (برخلاف امریکن اکسپرس بیزینس یا برکس). در عوض: بازگشت نقدی ثابت ۱.۵٪ به ازای تمام هزینه‌ها، بدون سقف، بدون استثناء، که ماهانه اعمال می‌شود:

خلاصه بازگشت نقدی
هزینه این دوره: ۴۲۵۰۰.۰۰ دلار
نرخ بازگشت نقدی: ۱.۵٪
بازگشت نقدی کسب شده: ۶۳۷.۵۰ دلار

چرا رمپ بازگشت نقدی ثابت را انتخاب کرد:

• بازی‌های بهینه‌سازی هزینه را حذف می‌کند (افرادی که دسته‌بندی‌های پاداش را به هزینه سیاست شرکت به حداکثر می‌رسانند)
• حسابداری ساده‌تر (هر دلار با نرخ یکسانی کسب می‌کند)
• بازگشت نقدی پول واقعی است و به عنوان اعتبار در صورتحساب بعدی اعمال می‌شود

برای مالیات: بازگشت نقدی معمولاً به عنوان تخفیف در نظر گرفته می‌شود (نه درآمد)، بنابراین مبلغ هزینه را کاهش می‌دهد به جای اینکه درآمد ایجاد کند.

نکته ۳: تطبیق رسید با هوش مصنوعی

هوش مصنوعی رمپ به طور خودکار رسیدها را با تراکنش‌ها مطابقت می‌دهد:

• از رسید عکس بگیرید یا آن را از طریق ایمیل ارسال کنید
• هوش مصنوعی رمپ فروشنده، مبلغ، تاریخ را استخراج می‌کند
• به طور خودکار با تراکنش کارت مربوطه مطابقت می‌دهد
• تراکنش را در صورتحساب به عنوان "رسید: تطبیق خودکار" علامت‌گذاری می‌کند

۰۳/۰۱  United Airlines -۴۸۵.۰۰ دلار رسید: تطبیق خودکار
۰۵/۰۱  DoorDash -۴۵.۰۰ دلار رسید: تطبیق خودکار
۱۲/۰۱  Uber -۲۳.۵۰ دلار رسید: گم شده - کارمند مطلع شد

اهمیت این موضوع:

• برای حسابداری، وضعیت رسید نشان می‌دهد که آیا مستندات در دسترس هستند یا خیر
• برای حسابرسی، تمام رسیدها در رمپ ذخیره شده و می‌توانند به صورت یک بسته صادر شوند
• برای تجزیه و تحلیل، وضعیت تطبیق رسید یک فیلد جداگانه است

PDFSub وضعیت رسید را در هنگام صدور حفظ می‌کند.

نکته ۴: پرداخت صورتحساب یکپارچه + مدیریت فروشنده

فراتر از کارت‌های شرکتی، رمپ به پرداخت صورتحساب گسترش یافته است - فاکتورهای فروشنده از طریق ایمیل یا بارگذاری وارد رمپ می‌شوند، از طریق گردش کار تأیید می‌شوند و به طور خودکار از طریق ACH/چک/حواله پرداخت می‌شوند:

پرداخت صورتحساب این دوره
AWS -۱,۲۰۰ دلار (پرداخت خودکار ۰۳/۰۵)
Salesforce -۳,۰۰۰ دلار (پرداخت خودکار ۰۳/۱۰)
اجاره دفتر -۵,۰۰۰ دلار (پرداخت خودکار ۰۳/۰۱)
Verizon Business -۴۵۰ دلار (پرداخت خودکار ۰۳/۱۵)

تراکنش‌های پرداخت صورتحساب در صورتحساب ظاهر می‌شوند (به عنوان بدهی ACH یا چک) اما از طریق گردش کار تأیید رمپ مدیریت می‌شوند.

اهمیت این موضوع:

• برای حسابداران، پرداخت صورتحساب = گردش کار واحد برای حساب‌های پرداختنی (دیگر فرآیندهای موازی برای کارت‌ها در مقابل صورتحساب‌ها وجود ندارد)
• برای تجزیه و تحلیل، تراکنش‌های پرداخت صورتحساب مانند بدهی‌های عادی ACH به نظر می‌رسند اما دارای فراداده اضافی هستند (اطلاعات فروشنده، شماره فاکتور، زنجیره تأیید)
• برای صدور حسابداری، دسته‌بندی پرداخت صورتحساب معمولاً به حساب‌های خاصی نگاشت می‌شود (اجاره دفتر، نرم‌افزار، خدمات رفاهی)

محل دانلود صورتحساب‌های رمپ

۱. در ramp.com وارد شوید ۲. اسناد -> صورتحساب‌ها ۳. صورتحساب را انتخاب کنید -> دانلود PDF

رمپ تا ۷ سال صورتحساب را به صورت آنلاین در دسترس نگه می‌دارد.

تبدیل به اکسل، QBO یا Xero

• QBO در مقابل CSV در مقابل OFX - انتخاب فرمت
• وارد کردن صورتحساب‌های بانکی به QuickBooks - راهنمای وارد کردن QB

رمپ دارای ادغام‌های بومی عمیق با NetSuite، QuickBooks، Xero، Sage Intacct و Microsoft Dynamics است - از جمله همگام‌سازی خودکار تراکنش‌ها، دسته‌بندی‌ها و رسیدها. برای گردش کارهایی که از این ادغام‌ها استفاده نمی‌کنند، PDFSub تمام ۴ نکته رمپ را تشخیص می‌دهد: ردیابی هزینه بر اساس دسته‌بندی/کارمند، خلاصه بازگشت نقدی ثابت ۱.۵٪، وضعیت تطبیق رسید با هوش مصنوعی، و مدیریت فروشنده پرداخت صورتحساب.

تفاوت‌های خاص بانک برای مقایسه

• صورتحساب برکس توضیح داده شده (رقیب متمرکز بر پاداش)
• صورتحساب مرکوری توضیح داده شده (بانکداری تجاری برای استارتاپ‌ها)
• صورتحساب امریکن اکسپرس بیزینس توضیح داده شده (کارت‌های شرکتی سنتی)
• صورتحساب کپیتال وان اسپارک توضیح داده شده (کارت‌های تجاری سنتی)

رمپ جایگزین غالب برکس در بازار کارت شرکتی برای استارتاپ‌ها است. استدلال متفاوت است: برکس = پاداش، رمپ = کنترل. شرکت‌ها بر اساس اینکه آیا می‌خواهند پاداش هزینه را بهینه کنند (برکس) یا از هزینه‌های خارج از سیاست جلوگیری کنند (رمپ) انتخاب می‌کنند.