نحوه وارد کردن صورتحساب بانکی ایالات متحده در کوییکبوکس (و زرو)
تبدیل صورتحساب بانکی PDF ایالات متحده به فرمت QBO و وارد کردن آن در کوییکبوکس آنلاین در چهار مرحله. همین گردش کار با OFX برای زرو نیز کار میکند. شامل بخش پرداختهای الکترونیکی بانک ایالات متحده، ستونهای برداشت/سپرده جفتی، و هزینههای خدماتی جزئی است.
شما یک صورتحساب بانکی PDF از بانک ایالات متحده دارید و نیاز دارید آن را در کوییکبوکس وارد کنید. شاید یک حساب جاری تجاری با بخش پرداختهای الکترونیکی سنگین باشد. شاید صورتحساب دارای بلوک مفصل هزینههای خدماتی در انتها باشد و شما نخواهید سنت به سنت آن را دوباره تایپ کنید. شاید در حال بارگذاری تاریخچه یک سال برای یک مشتری هستید. PDF ساختاریافته اما متراکم است و کوییکبوکس مستقیماً آن را نمیپذیرد.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین گردش کار زرو را نیز پوشش میدهد - شما فقط فرمت خروجی را تغییر میدهید.
آیا میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمیتوانید PDF صورتحساب بانک ایالات متحده را آپلود کنید
کوییکبوکس آنلاین فایلهای آپلود را در فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv میپذیرد. مستقیماً PDF را برای وارد کردن بانکی نمیپذیرد - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکافهای گاه به گاه در حسابهای متصل است و به طور خودکار به OCR با نتایج متغیر تبدیل میشود.
زرو از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی میکند. همان محدودیت: PDF نه.
گردش کار با تبدیل فرمت شروع میشود. برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید.
مرحله ۱: دانلود PDF صورتحساب بانک ایالات متحده
۱. در usbank.com وارد شوید. ۲. حسابی را که نیاز دارید باز کنید. ۳. روی حسابهای من -> صورتحسابها و اسناد کلیک کنید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی مشاهده / دانلود PDF کلیک کنید.
بانک ایالات متحده تا ۷ سال صورتحساب را به این روش در دسترس نگه میدارد. اگر صورتحسابهای تصویری را انتخاب کردهاید (تصاویر جاسازی شده در PDF را بررسی کنید)، فایل ممکن است ۵-۱۰ مگابایت باشد به جای ۲۰۰ کیلوبایت که یک صورتحساب متنی خواهد بود - اگر به هر دو فرمت نیاز دارید، هر دو را دانلود کنید.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF بانک ایالات متحده را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub قالب بانک ایالات متحده را به طور خودکار تشخیص میدهد. استخراج در سمت سرور انجام میشود و فایل ذخیره نمیشود.
مدیریت مخصوص بانک ایالات متحده که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- ستونهای جفتی
برداشتهاوسپردههابه یک مبلغ امضا شده واحد نگاشت میشوند (منفی برای برداشتها). - بخش
پرداختهای الکترونیکیمانندسایر برداشتهامدیریت میشود - هر دو به لیست تراکنش یکپارچه تغذیه میشوند. - بخش
هزینههای خدماتی جزئیدر انتهای صورتحساب به عنوان تراکنش وارد میشود (هر هزینه به عنوان یک خط جداگانه ثبت میشود، نه اینکه در یک مجموع "هزینههای بانکی" جمع شود). - صورتحسابهای تصویری (PDFهای با تصاویر چک جاسازی شده) مدیریت میشوند - تصاویر چک در حین تجزیه و تحلیل نادیده گرفته میشوند، اما تراکنشهای چک مربوطه حفظ میشوند.
- خطوط موجودی پایان روز از لیست تراکنش حذف میشوند.
- فرمت تاریخ
MM/DDبدون سال با دوره صورتحساب تطبیق داده میشود.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج دادهها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد دادهها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | دلیل |
|---|---|---|
| کوییکبوکس آنلاین | .qbo |
فرمت اصلی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| کوییکبوکس دسکتاپ | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| زرو | .ofx |
ترجیح داده شده بر CSV - شامل فراداده حساب و شناسههای تکراری |
| سیج | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده میشود |
| ویو | .csv یا .ofx |
هر دو کار میکنند؛ OFX تشخیص موارد تکراری را به شما میدهد |
| فرشبوکس | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| کوییکن | .qfx یا .qif |
QFX برای کوییکن مدرن، QIF برای نسخههای قدیمیتر |
برای بقیه این راهنما، از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی دانلود در PDFSub کلیک کرده و فایل را ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن .QBO به کوییکبوکس آنلاین
۱. در کوییکبوکس، به بانکداری (یا تراکنشها -> تراکنشهای بانکی) بروید.
۲. روی اتصال حساب در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. آپلود از فایل را در پایین کادر گفتگو انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید و رها کنید.
۵. حساب کوییکبوکس که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی بعدی کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را در تب برای بررسی مرور کنید.
فایل .qbo شامل شناسههای تراکنش FITID است، بنابراین کوییکبوکس موارد تکراری را در هنگام وارد کردن مجدد به طور خودکار نادیده میگیرد.
محدودیتهای فایل: کوییکبوکس آنلاین آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند. برای حسابهای جاری تجاری با حجم بالا، بر اساس ماه تقسیم کنید.
مرحله ۴ب: وارد کردن .OFX به زرو (گردش کار مشابه)
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، به عنوان .ofx خروجی بگیرید.
۲. در زرو، به حسابداری -> حسابهای بانکی بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی مدیریت حساب -> وارد کردن صورتحساب کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید و رها کنید.
۶. زرو فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. مرور و تأیید کنید.
خطاهای رایج و رفع آنها
"پردازش فایل امکانپذیر نبود" در کوییکبوکس. بیش از ۳۵۰ کیلوبایت یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش. بر اساس ماه تقسیم کرده و مجدداً وارد کنید.
هزینههای خدماتی گم شده یا با هم جمع شدهاند. بانک ایالات متحده هزینههای خدماتی (هزینه نگهداری ماهانه، هزینه بازگشت چک، هزینه اضافه برداشت، هزینه توقف چک و غیره) را در بخش اختصاصی در انتهای صورتحساب لیست میکند. PDFSub هر هزینه را به عنوان تراکنش مجزا با شرح اصلی حفظ شده ثبت میکند، بنابراین آنها به صورت جداگانه در کوییکبوکس ظاهر میشوند - نه به عنوان یک مجموع "هزینههای بانکی".
PDF صورتحساب تصویری برای آپلود خیلی طول میکشد. صورتحسابهای تصویری شامل تصاویر چک جاسازی شده هستند و میتوانند ۵-۱۰ مگابایت باشند. PDFSub اینها را بدون رندر کردن تصاویر چک تجزیه میکند، بنابراین زمان پردازش در همان محدوده صورتحسابهای فقط متنی باقی میماند. فایل QBO خروجی همان اندازه فایل برای یک صورتحساب ساده خواهد بود.
پرداختهای الکترونیکی با سایر برداشتها مطابقت ندارند. بانک ایالات متحده پرداختهای دیجیتال را در بخش پرداختهای الکترونیکی، جدا از چکها و برداشتهای خودپرداز، تفکیک میکند. PDFSub اینها را در هنگام خروجی به یک ستون مبلغ امضا شده واحد ادغام میکند، که با آنچه کوییکبوکس انتظار دارد مطابقت دارد. اگر نیاز دارید تمایز پرداختهای الکترونیکی در مقابل چکها را برای گزارشدهی حفظ کنید، سربرگ بخش اصلی به عنوان یک فیلد یادداشت در هر تراکنش ثبت میشود.
بانک متفاوت از بانک ایالات متحده؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص میدهد. برای یک مقدمه نرمافزار-خنثی در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی به کوییکبوکس، به نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی به کوییکبوکس آنلاین مراجعه کنید.
زمانی که CSV بومی بانک ایالات متحده را دارید (تاریخچه محدود)
بانک ایالات متحده صادرات CSV را از بانکداری آنلاین -> تراکنشها -> دانلود ارائه میدهد. نکات:
- فقط حدود ۲۴ ماه گذشته
- یک محدودیت ۱,۵۰۰ تراکنشی پنهان در دانلود
- فقط فید تراکنش - بدون موجودی اولیه، بدون موجودی پایانی، بدون بخش هزینههای خدماتی جزئی، بدون جدول موجودی روزانه
برای حسابرسی، آمادهسازی مالیات، یا بارگذاری تاریخی، گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO بالا مسیر درست است.
خلاصه
۱. PDF صورتحساب بانک ایالات متحده را از usbank.com دانلود کنید (تا ۷ سال؛ صورتحسابهای تصویری شامل تصاویر چک هستند).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به عنوان .qbo (کوییکبوکس) یا .ofx (زرو، سیج، ویو) خروجی بگیرید - برداشتها/سپردههای جفتی ادغام شده، هزینههای جزئی حفظ شده.
۴. بانکداری -> آپلود از فایل -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری.
برای طرح کامل بخش به بخش بانک ایالات متحده (بخش پرداختهای الکترونیکی، ستونهای جفتی، هزینههای خدماتی جزئی، صورتحسابهای تصویری)، به بررسی عمیق صورتحساب بانک ایالات متحده توضیح داده شده مراجعه کنید.