نحوه وارد کردن صورتحساب بانک PNC به QuickBooks (و Xero)
تبدیل صورتحساب PDF بانک PNC به فرمت QBO و وارد کردن آن به QuickBooks Online در چهار مرحله. گردش کار مشابه برای Xero با فرمت OFX. شامل حسابهای فرعی Virtual Wallet، ستونهای دریافت/هزینه، خلاصه فعالیت و فراداده پرداخت صورتحساب PNC.
شما یک صورتحساب PDF از بانک PNC دارید و نیاز دارید آن را در QuickBooks وارد کنید. شاید این یک صورتحساب Virtual Wallet باشد که سه حساب فرعی (Spend، Reserve، Growth) را در یک PDF جمعآوری میکند و شما نیاز دارید آنها را به سه حساب جداگانه در QuickBooks نگاشت کنید. شاید این یک صورتحساب پر تراکنش برای حساب جاری تجاری با بخش پرداخت صورتحساب PNC باشد. PDF به خوبی سازماندهی شده است، اما QuickBooks آن را مستقیماً نمیپذیرد.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین گردش کار برای Xero نیز کار میکند - شما فقط فرمت خروجی را تغییر میدهید.
آیا میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمیتوانید PDF بانک PNC را مستقیماً آپلود کنید
QuickBooks Online فایلهای آپلود را در فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv میپذیرد. برای وارد کردن صورتحساب بانکی، PDF را مستقیماً نمیپذیرد - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکافهای گاه به گاه در حسابهای متصل است و به طور خودکار با نتایج متغیر به OCR تبدیل میشود.
Xero از فرمتهای .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی میکند. همان محدودیت: بدون PDF.
گردش کار با تبدیل فرمت آغاز میشود. برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید.
مرحله ۱: دانلود PDF بانک PNC
۱. در pnc.com وارد شوید. ۲. حسابی را که نیاز دارید (Virtual Wallet یا حساب جاری تجاری) باز کنید. ۳. روی Online Statements -> View / Download کلیک کنید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی Download PDF کلیک کنید.
بانک PNC تا ۷ سال صورتحساب را از این طریق در دسترس نگه میدارد. برای مشتری Virtual Wallet، یک PDF واحد شامل فعالیت هر سه حساب فرعی (Spend، Reserve، Growth) است - آنها شماره صورتحساب یکسان اما بلوکهای تراکنش جداگانه دارند.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF بانک PNC را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub به طور خودکار الگوی بانک PNC را تشخیص میدهد. استخراج در سمت سرور انجام میشود و فایل ذخیره نمیشود.
مدیریت مخصوص بانک PNC که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- حسابهای فرعی Virtual Wallet (Spend، Reserve، Growth) به فایلهای خروجی جداگانه تقسیم میشوند - هر حساب فرعی یک فایل QBO.
- سربرگهای ستون
ReceiveوSpend(به جای Deposits/Withdrawals) به فرمت استاندارد مبلغ علامتدار نگاشت میشوند. - خلاصه متنی «Activity Snapshot» در بالا از تراکنشها حذف میشود (این یک نمای کلی بازاریابی است، نه داده).
- تراکنشهای PNC Bill Pay نام گیرنده و شماره تأیید را در فیلد توضیحات حفظ میکنند.
- خطوط موجودی پایان روز از لیست تراکنشها حذف میشوند.
- فرمت تاریخ
MM/DDبدون سال با دوره صورتحساب تطبیق داده میشود.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج دادهها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد دادهها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | دلیل |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| QuickBooks Desktop | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| Xero | .ofx |
نسبت به CSV ترجیح داده میشود - شامل فراداده حساب و شناسههای تکراری است |
| Sage | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده میشود |
| Wave | .csv یا .ofx |
هر دو کار میکنند؛ OFX تشخیص موارد تکراری را فراهم میکند |
| FreshBooks | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| Quicken | .qfx یا .qif |
QFX برای Quicken مدرن، QIF برای نسخههای قدیمیتر |
برای بقیه این راهنما، ما از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی Download در PDFSub کلیک کنید و فایل را ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن فایل QBO به QuickBooks Online
۱. در QuickBooks، به بخش Banking (یا Transactions -> Bank transactions) بروید.
۲. روی Link account در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. در پایین پنجره، Upload from file را انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید و رها کنید.
۵. حساب QuickBooks که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی Next کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را در تب For Review بررسی کنید.
اگر صورتحساب Virtual Wallet را تبدیل کردهاید، این مراحل را برای هر یک از سه فایل جداگانه تکرار کنید - یکی برای Spend، یکی برای Reserve و یکی برای Growth. هر کدام به حساب QuickBooks خود نگاشت میشوند.
فایل .qbo شامل شناسههای تراکنش FITID است، بنابراین QuickBooks به طور خودکار موارد تکراری را در هنگام وارد کردن مجدد نادیده میگیرد.
محدودیتهای فایل: QuickBooks Online آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند. فایلهای جداگانه Virtual Wallet به خوبی زیر هر دو محدودیت قرار میگیرند.
مرحله ۴ب: وارد کردن فایل OFX به Xero (گردش کار مشابه)
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، فایل را به صورت .ofx صادر کنید.
۲. در Xero، به بخش Accounting -> Bank accounts بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی Manage account -> Import a statement کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید و رها کنید.
۶. Xero فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. بررسی و تأیید کنید.
خطاهای رایج و رفع آنها
"File could not be processed" در QuickBooks. بیش از ۳۵۰ کیلوبایت یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش. با تقسیم بر اساس ماه، مجدداً وارد کنید.
تراکنشهای Virtual Wallet در حساب فرعی اشتباه ظاهر میشوند. اگر فایل QBO Virtual Wallet را وارد کردهاید اما تراکنشها در حساب فرعی اشتباه نشان داده میشوند، بررسی کنید که PDFSub سه فایل جداگانه ایجاد کرده باشد (با پسوندهای -spend، -reserve، -growth نامگذاری شدهاند). هر کدام باید به حساب QuickBooks مطابق وارد شوند.
نمایش «Activity Snapshot» به عنوان تراکنش. این نباید اتفاق بیفتد - PDFSub به طور پیشفرض بخش «Activity Snapshot» را حذف میکند. اگر خطوط خلاصه متنی را به عنوان تراکنش مشاهده میکنید، ممکن است از یک ابزار OCR عمومی استفاده کرده باشید. دوباره از PDFSub استفاده کنید.
حذف شماره تأییدیه PNC Bill Pay. PDFSub شماره تأییدیه را در فیلد توضیحات به صورت CONF: 123456789 پس از نام گیرنده حفظ میکند. اگر آن را نمیبینید، بررسی کنید که از .qbo یا .ofx استفاده کرده باشید (نه .csv، که ممکن است توضیحات طولانیتر را در برخی ابزارهای پاییندستی کوتاه کند).
بانک متفاوت از PNC؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ الگوی بانکی را تشخیص میدهد. برای مقدمهای مستقل از نرمافزار در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی به QuickBooks، به نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی به QuickBooks Online مراجعه کنید.
زمانی که CSV بومی بانک PNC را دارید (تاریخچه محدود)
PNC صادرات CSV را از Online Banking -> Account Activity ارائه میدهد. نکات:
- فقط حدود ۲۴ ماه گذشته
- یک محدودیت ۱۰,۰۰۰ تراکنشی در دانلود
- برای Virtual Wallet، CSV برای هر حساب فرعی است (باید Spend، Reserve، Growth را جداگانه صادر کنید)
- فقط فید تراکنش - بدون موجودی اولیه، بدون موجودی نهایی، بدون Activity Snapshot
برای حسابرسی، آمادهسازی مالیات یا راهاندازی تاریخی، گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO بالا مسیر درست است.
خلاصه
۱. PDF بانک PNC را از pnc.com دانلود کنید (تا ۷ سال؛ Virtual Wallet شامل هر سه حساب فرعی در یک PDF است).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به صورت .qbo (QuickBooks) یا .ofx (Xero، Sage، Wave) صادر کنید - Virtual Wallet به طور خودکار تقسیم میشود، ستونهای Receive/Spend ادغام میشوند.
۴. Banking -> Upload from file -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری.
برای طرح کامل بخش به بخش PNC (حسابهای فرعی Virtual Wallet، ستونهای Receive/Spend، Activity Snapshot، فراداده Bill Pay)، به بررسی عمیق صورتحساب بانک PNC توضیح داده شده مراجعه کنید.