نحوه وارد کردن صورتحساب بانکی HSBC انگلستان به QuickBooks (و Xero)
تبدیل صورتحساب PDF HSBC انگلستان به فرمت QBO و وارد کردن آن به QuickBooks Online (یا Xero) در چهار مرحله. شامل کدهای مرتبسازی بریتانیا، نشانگرهای DR/CR، تاریخهای DD/MM/YYYY و حسابهای چند ارزی HSBC Premier.
شما یک صورتحساب PDF HSBC انگلستان دارید و نیاز دارید آن را در QuickBooks یا Xero وارد کنید. شاید یک حساب جاری کسب و کار کوچک با حجم ماهانه باشد. شاید یک صورتحساب HSBC Premier با حسابهای فرعی چند ارزی (GBP، EUR، USD) باشد که نیاز به تفکیک دارند. شاید شما یک حسابدار مستقر در بریتانیا باشید که در حال پذیرش یک مشتری هستید. PDF ساختاریافته است، اما QuickBooks و Xero به طور پیشفرض از قراردادهای ایالات متحده استفاده میکنند و برای فرمتهای بریتانیا نیاز به مدیریت دقیق دارند.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین جریان Xero را نیز پوشش میدهد - شما فقط فرمت خروجی را تغییر میدهید.
آیا میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمیتوانید به سادگی PDF HSBC انگلستان را آپلود کنید
QuickBooks Online فایلهای آپلود را در فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv میپذیرد. مستقیماً PDF را برای وارد کردن بانک نمیپذیرد.
Xero (محبوب در بریتانیا) از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی میکند. همان محدودیت: PDF نه.
گردش کار با تبدیل فرمت آغاز میشود. برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید.
مرحله ۱: دانلود PDF HSBC انگلستان
۱. در hsbc.co.uk (شخصی) یا business.hsbc.uk (کسب و کار) وارد شوید. ۲. حسابی را که نیاز دارید باز کنید. ۳. روی اسناد من -> صورتحسابها کلیک کنید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی دانلود (PDF) کلیک کنید.
HSBC انگلستان تا ۷ سال صورتحساب را از این طریق در دسترس نگه میدارد.
نکته در مورد حسابهای چند ارزی HSBC Premier و Global Money: یک حساب واحد ممکن است دارای ماندههای فرعی به ارزهای GBP، EUR، USD و سایر ارزها باشد. PDF شامل تراکنشهای هر ارز در یک بلوک جداگانه است. هر ارز معمولاً به یک حساب QuickBooks / Xero جداگانه نگاشت میشود (زیرا ارز پایه برای فایل QuickBooks ثابت است).
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF HSBC انگلستان را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub به طور خودکار قالب HSBC انگلستان را تشخیص میدهد. تشخیص خودکار منطقه، قراردادهای بریتانیا (تاریخهای DD/MM/YYYY، پیشفرض GBP، فرمت کد مرتبسازی) را بدون نیاز به پیکربندی دستی دریافت میکند. استخراج در سمت سرور اجرا میشود و فایل ذخیره نمیشود.
مدیریت ویژه HSBC انگلستان که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- تاریخهای DD/MM/YYYY به درستی تجزیه میشوند (برخلاف ابزارهای فقط ایالات متحده که آنها را به MM/DD برمیگردانند).
- کد مرتبسازی (XX-XX-XX) در هدر خروجی حفظ میشود - QuickBooks و Xero این را به عنوان فراداده حساب در نظر میگیرند.
- نشانگرهای DR / CR در کنار مبالغ به مبالغ علامتدار تبدیل میشوند (
+برای CR،-برای DR). - اعداد با جداکنندههای هزارگان با استفاده از کاما یا نقطه به درستی تجزیه میشوند (قرارداد بریتانیا:
1,234.56). - حسابهای Premier چند ارزی به فایلهای خروجی جداگانه تقسیم میشوند - یکی برای هر ارز (GBP، EUR، USD).
- کدهای IBAN و BIC در صورت وجود در هدر صورتحساب به عنوان فراداده ثبت میشوند.
- خطوط مانده آورده شده (B/F) و مانده برده شده (C/F) از تراکنشها حذف میشوند.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
| مقصد | فرمت | چرا |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| QuickBooks Desktop | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| Xero (بریتانیا) | .ofx |
ترجیح داده شده - شامل فراداده حساب و شناسههای تکراری؛ CSV نیاز به نگاشت ستون دارد |
| Sage (بریتانیا) | .csv یا .ofx |
CSV رایجترین برای Sage 50، OFX برای Sage Business Cloud |
| FreeAgent | .ofx یا .csv |
OFX برای FreeAgent ترجیح داده شده |
| FreshBooks | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
برای حسابداران بریتانیا، Xero رایجترین مقصد است، بنابراین .ofx معمولاً انتخاب درستی است. برای تنظیمات QuickBooks انگلستان مطابق با HMRC، از .qbo استفاده کنید.
مرحله ۴a: وارد کردن .QBO به QuickBooks Online
۱. در QuickBooks، به Banking (یا Transactions -> Bank transactions) بروید.
۲. روی Link account در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. در پایین کادر گفتگو، Upload from file را انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید و رها کنید.
۵. حساب QuickBooks که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی Next کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را در تب For Review مرور کنید.
برای حسابهای Premier چند ارزی، برای هر فایل تفکیک شده ارزی (یکی برای GBP، EUR، USD) تکرار کنید.
محدودیتهای فایل: QuickBooks Online آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند.
مرحله ۴b: وارد کردن .OFX به Xero (همان جریان)
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، به عنوان .ofx خروجی بگیرید.
۲. در Xero، به Accounting -> Bank accounts بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی Manage account -> Import a statement کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید و رها کنید.
۶. Xero فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. مرور و تأیید کنید.
Xero انگلستان به طور بومی GBP را مدیریت میکند. برای حسابهای فرعی EUR/USD در HSBC Premier، به حسابهای بانکی Xero جداگانه با ارز مطابق نیاز خواهید داشت.
خطاهای رایج و رفع آنها
تاریخها با فرمت اشتباه تجزیه شدهاند. اگر تراکنشهای شما به ترتیب اشتباهی نمایش داده میشوند یا QuickBooks تاریخها را نامعتبر رد میکند، ممکن است فایل با فرمت تاریخ ایالات متحده صادر شده باشد. PDFSub به طور پیشفرض از DD/MM/YYYY بریتانیا برای صورتحسابهای HSBC انگلستان استفاده میکند. با انتخاب صریح Date format: DD/MM/YYYY از PDFSub دوباره خروجی بگیرید.
مبالغ با ضریب ۱۰۰ یا ۱۰۰۰ اشتباه هستند. قرارداد بریتانیا از 1,234.56 استفاده میکند (کاما به عنوان جداکننده هزارگان، نقطه به عنوان اعشار). برخی ابزارهای وارد کردن این را به اشتباه 1234.56 یا 1.234,56 (قرارداد اروپایی) تفسیر میکنند. PDFSub در خروجی به یک فرمت اعشاری واحد نرمال میکند. اگر مبالغ مشکوکی مشاهده کردید، بررسی کنید که به جای .csv از .qbo یا .ofx (که شامل نشانگرهای اعشاری صریح هستند) استفاده کردهاید.
نشانگرهای DR/CR در توضیحات نمایش داده میشوند. PDFSub باید نشانگرهای DR (بدهکار) و CR (بستانکار) را در خروجی به مبالغ علامتدار تبدیل کند. اگر متن "DR" یا "CR" را در فیلد توضیحات QuickBooks مشاهده کردید، با انتخاب گزینه Convert DR/CR to signed amounts دوباره خروجی بگیرید.
خطاهای وارد کردن چند ارزی. QuickBooks Online نیاز دارد که Multi-currency فعال باشد (Settings -> Account & Settings -> Advanced -> Currency) قبل از اینکه بتوانید تراکنشهای غیر GBP را وارد کنید. این را قبل از وارد کردن فایلهای تفکیک شده EUR یا USD از یک صورتحساب Premier فعال کنید.
بانک متفاوت از HSBC؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص میدهد، از جمله پنج بانک بزرگ بریتانیا (HSBC، Barclays، Lloyds، NatWest، Santander UK) و اکثر انجمنهای ساختمانی. برای مقدمهای مستقل از نرمافزار در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی به QuickBooks، نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی به QuickBooks Online را ببینید.
زمانی که CSV بومی HSBC انگلستان را دارید (تاریخچه محدود)
HSBC انگلستان صادرات CSV را از Online Banking -> Statements ارائه میدهد. نکات:
- فقط حدود ۲۴ ماه گذشته
- برای Premier چند ارزی، CSV برای هر ارز است (باید GBP، EUR، USD را جداگانه صادر کنید).
- فقط فید تراکنش - بدون مانده اولیه، بدون مانده نهایی، بدون نشانگرهای Balance B/F یا C/F.
- کد مرتبسازی ممکن است از هدر CSV غایب باشد.
برای حسابرسی، انطباق با HMRC، یا پذیرش تاریخی، گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO بالا مسیر درست است.
خلاصه
۱. PDF HSBC انگلستان را از hsbc.co.uk دانلود کنید (تا ۷ سال؛ حسابهای Premier شامل تمام ماندههای فرعی ارزی هستند).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به عنوان .qbo (QuickBooks انگلستان) یا .ofx (Xero، FreeAgent، Sage Business Cloud) خروجی بگیرید - تاریخهای بریتانیا و نشانگرهای DR/CR مدیریت میشوند، Premier بر اساس ارز تفکیک میشود.
۴. Banking -> Upload from file -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری.
برای طرح کامل بخش به بخش HSBC انگلستان (کد مرتبسازی، نشانگرهای DR/CR، تاریخهای DD/MM/YYYY، حسابهای چند ارزی)، به بررسی عمیق صورتحساب بانکی HSBC انگلستان توضیح داده شده مراجعه کنید.