نحوه وارد کردن صورتحساب سیتی بانک در کوییکبوکس (و زرو)
تبدیل صورتحساب PDF سیتیبانک به فرمت QBO و وارد کردن آن در کوییکبوکس آنلاین در چهار مرحله. همین گردش کار با OFX برای زرو نیز کار میکند. جزئیات FX مخصوص سیتی، توضیحات چند خطی و صورتحسابهای ترکیبی بانک و کارت را پوشش میدهد.
شما یک صورتحساب PDF سیتی دارید و نیاز دارید آن را در کوییکبوکس وارد کنید. شاید یک صورتحساب ترکیبی سیتیگلد باشد که فعالیتهای حساب جاری و کارت اعتباری را مخلوط کرده است. شاید شش ماه تراکنش بینالمللی با جزئیات FX در هر خط داشته باشد. شاید در حال بستن حسابها برای یک مشتری مهاجر باشید که حسابهای سیتی در سه قاره دارد. PDF متراکم است و کوییکبوکس مستقیماً آن را نمیپذیرد.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین جریان زرو را نیز مدیریت میکند - شما فقط فرمت خروجی را تغییر میدهید. بخش دشوار انتخاب فرمت مناسب و دانستن نکات خاص سیتی است که ابزارهای عمومی را با مشکل مواجه میکند.
آیا میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمیتوانید PDF سیتی را مستقیماً آپلود کنید
کوییکبوکس آنلاین فایلهای آپلود را در فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv میپذیرد. مستقیماً PDF را برای وارد کردن بانک نمیپذیرد - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکافهای گاه به گاه در حسابهای متصل است و به طور نامحسوس به OCR با نتایج مختلط تبدیل میشود.
زرو از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی میکند. همان محدودیت: PDF نه.
گردش کار با تبدیل فرمت شروع میشود. شما میتوانید این کار را به صورت دستی انجام دهید (کپی و چسباندن در یک صفحه گسترده، سپس فرمتبندی و ذخیره به عنوان CSV) یا با یک مبدل صورتحساب بانکی که ساختار صورتحساب سیتی را میشناسد. رویکرد مبدل سریعتر است و مرحله نگاشت ستون در کوییکبوکس را حذف میکند زیرا فایلهای .qbo حاوی فراداده ستون هستند.
برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید - درخت تصمیم فرمت در بالا همه پلتفرمهای حسابداری را در یک نگاه پوشش میدهد.
مرحله ۱: دانلود PDF سیتی
۱. در citi.com (یا citibankonline.com) وارد شوید. ۲. حسابی که نیاز دارید (جاری، پسانداز، کارت اعتباری، یا صورتحساب ترکیبی سیتیگلد) را باز کنید. ۳. به Statements & Documents (برای بانکداری) یا Statements (برای کارتها) بروید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی Download PDF کلیک کنید.
سیتی تا ۷ سال صورتحساب را به این روش در دسترس نگه میدارد - بسیار بیشتر از پنجره ۹۰ روزه که اکثر فیدهای بانکی به شما میدهند.
نکته در مورد صورتحسابهای ترکیبی سیتیگلد و سیتی پریوریتی: یک PDF واحد میتواند فعالیتهای حساب جاری، پسانداز، کارگزاری و کارت اعتباری را برای همان خانوار شامل شود. هر حساب در آن PDF باید در هنگام وارد کردن به یک حساب کوییکبوکس جداگانه نگاشت شود. PDFSub فرمت ترکیبی را تشخیص میدهد و خروجی را به طور خودکار بر اساس حساب تقسیم میکند.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF سیتی را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub قالب سیتی را به طور خودکار تشخیص میدهد. برای PDFهای سیتی دیجیتال (هر چیزی که مستقیماً از citi.com دانلود کردهاید، نه یک نسخه اسکن شده)، استخراج به صورت سمت سرور از طریق موتور سطح ۱ PDFSub انجام میشود و فایل هرگز ذخیره نمیشود.
PDFSub تراکنشهای تجزیه شده را قبل از اینکه به خروجی متعهد شوید به شما نشان میدهد، بنابراین میتوانید چند ردیف را با PDF اصلی بررسی کنید.
مدیریت مخصوص سیتی که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- ستون مبلغ واحد امضا شده حفظ میشود (سیتی از یک ستون با علائم مثبت/منفی استفاده میکند، نه ستونهای جداگانه برداشت/واریز).
- توضیحات تراکنش خارجی چند خطی ("HOTEL TOKYO JP / orig: JPY 42,500 / rate: 149.12 JPY/USD / FX fee: $5.70") به یک توضیح واحد با ارز اصلی که در یک فیلد جداگانه حفظ شده است، پیوسته میشوند.
- صورتحسابهای ترکیبی (سیتیگلد، سیتی پریوریتی) در خروجی بر اساس حساب تقسیم میشوند - یک فایل QBO برای هر حساب جاری/پسانداز/کارت.
- شکست تراز APR در صورتحسابهای کارت اعتباری از لیست تراکنشها حذف میشود (اینها محاسبات خلاصه هستند، نه تراکنش).
- فرمت تاریخ با دوره صورتحساب مطابقت داده میشود - کارتها از
MM/DDبدون سال استفاده میکنند، بانکداری ازMM/DD/YYYYاستفاده میکند.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج دادهها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد دادهها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | چرا |
|---|---|---|
| کوییکبوکس آنلاین | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| کوییکبوکس دسکتاپ | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| زرو | .ofx |
نسبت به CSV ترجیح داده میشود - شامل فراداده حساب و شناسههای تکراری |
| سیج | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده میشود |
| ویو | .csv یا .ofx |
هر دو کار میکنند؛ OFX تشخیص موارد تکراری را به شما میدهد |
| فرشبوکس | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| کوییکن | .qfx یا .qif |
QFX برای کوییکن مدرن، QIF برای نسخههای قدیمیتر |
برای بقیه این راهنما، ما از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی Download در PDFSub کلیک کنید و فایل را در جایی که بتوانید دوباره آن را پیدا کنید ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن .QBO در کوییکبوکس آنلاین
۱. در کوییکبوکس، به Banking (یا Transactions -> Bank transactions) بروید.
۲. روی Link account در بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. Upload from file را در پایین کادر گفتگو انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید (یا برای مرور کلیک کنید).
۵. حساب کوییکبوکس که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی Next کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را مرور کنید - آنها در تب For Review ظاهر میشوند.
اگر یک صورتحساب ترکیبی سیتیگلد را تبدیل کردهاید، مراحل ۴-۷ را برای هر فایل تقسیم شده (یکی برای هر حساب در PDF اصلی) تکرار کنید.
از آنجایی که .qbo فرمت بومی کوییکبوکس است، مرحله نگاشت ستون را که وارد کردن CSV شما را مجبور به آن میکند، رد میکنید. فایل حاوی مقادیر FITID (شناسه تراکنش موسسه مالی) برای هر تراکنش است، بنابراین اگر به طور تصادفی همان صورتحساب را دوباره وارد کنید، کوییکبوکس به جای دو برابر کردن همه چیز، موارد تکراری را به طور نامحسوس رد میکند.
محدودیتهای فایل که باید بدانید:
- کوییکبوکس آنلاین آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند.
- برای اکثر صورتحسابهای ماهانه سیتی این اشکالی ندارد. برای صورتحسابهای ترکیبی سیتیگلد با فعالیت کارت زیاد، رویکرد تقسیم بر اساس حساب معمولاً هر فایل را به خوبی زیر حد نگه میدارد.
مرحله ۴ب: وارد کردن .OFX در زرو (گردش کار مشابه)
اگر به جای کوییکبوکس در زرو کار میکنید، تنها چیزی که تغییر میکند فرمت فایل و مسیر منو است:
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، آن را به عنوان .ofx صادر کنید.
۲. در زرو، به Accounting -> Bank accounts بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی Manage account -> Import a statement کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید.
۶. زرو فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. مرور و تأیید کنید.
زرو، مانند کوییکبوکس، شناسههای تشخیص موارد تکراری OFX را تشخیص میدهد. وارد کردن مجدد همان فایل ایمن است.
خطاها و رفعهای رایج
"File could not be processed" در کوییکبوکس. معمولاً به این معنی است که فایل بیش از ۳۵۰ کیلوبایت است یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش دارد. صورتحساب را به بخشهای کوچکتر (یک ماه در هر بار) تقسیم کرده و دوباره وارد کنید.
جزئیات FX در وارد کردن از دست رفته است. سیتی مبلغ اصلی ارز خارجی، نرخ تبدیل و کارمزد FX را در توضیحات تراکنش چند خطی نشان میدهد. PDFSub ارز اصلی را به عنوان یک فیلد جداگانه در خروجی QBO حفظ میکند؛ کارمزد FX به عنوان یک ردیف جداگانه پست میشود. اگر جزئیات FX ادغام شده یا گم شده مشاهده کردید، با فعال کردن Preserve foreign currency fields در گزینههای مبدل، دوباره از PDFSub صادر کنید.
تراکنشهای تکراری در فایلهای صورتحساب ترکیبی تقسیم شده. اگر یک صورتحساب ترکیبی سیتیگلد را وارد کردهاید و موارد تکراری را مشاهده میکنید، ممکن است همان فایل QBO را به دو حساب کوییکبوکس مختلف وارد کرده باشید. PDFSub فایلهای تقسیم شده را بر اساس حساب نامگذاری میکند (به عنوان مثال، citigold-checking-2026-04.qbo، citigold-savings-2026-04.qbo، citigold-mastercard-2026-04.qbo) - بررسی کنید که هر کدام به حساب صحیح وارد شده باشند.
شکست تراز APR به عنوان تراکنش ظاهر میشود. در صورتحسابهای کارت اعتباری سیتی، جدول محاسبه تراز روزانه، ترازهای روزانه را که به سطوح APR (مانند خریدهای استاندارد، پیشنهادات تبلیغاتی، پیشپرداخت نقدی) تقسیم شدهاند، نشان میدهد. اینها تراکنش نیستند. PDFSub به طور پیشفرض آنها را حذف میکند.
بانک متفاوت از سیتی؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص میدهد. همین گردش کار چهار مرحلهای اعمال میشود. برای مقدمهای مستقل از نرمافزار در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی در کوییکبوکس، نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی در کوییکبوکس آنلاین را ببینید.
زمانی که CSV بومی سیتی را از قبل دارید (تاریخچه محدود)
سیتی یک صادرات CSV مستقیم را در "Account Activity" برای حسابهایی که هنوز باز و فعال هستند ارائه میدهد. نکات:
- فقط حدود ۲۴ ماه گذشته (اغلب ۹۰ روز برای کارتهای اعتباری)
- یک محدودیت ۱۰۰۰ تراکنشی خاموش در دانلود
- CSV یک فید تراکنش است، نه صورتحساب رسمی - بدون مانده افتتاحیه، بدون مانده اختتامیه، بدون خلاصه کارمزد، بدون شکست تراز APR.
برای حسابداری ماه به ماه جاری، CSV بومی کافی است. برای حسابرسی، آمادهسازی مالیات، گزارشدهی FX، یا راهاندازی تاریخی، به گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO بالا نیاز دارید.
خلاصه
۱. PDF سیتی را از citi.com دانلود کنید (تا ۷ سال؛ صورتحسابهای ترکیبی سیتیگلد شامل حساب جاری، پسانداز و کارت با هم هستند).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به عنوان .qbo (کوییکبوکس) یا .ofx (زرو، سیج، ویو) صادر کنید - صورتحسابهای ترکیبی به طور خودکار بر اساس حساب تقسیم میشوند.
۴. Banking -> Upload from file -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری، جزئیات FX حفظ شده است.
کل گردش کار حدود ۹۰ ثانیه در هر صورتحساب طول میکشد پس از اینکه یک بار آن را انجام دادید. برای اطلاعات بیشتر در مورد چیدمان بخش به بخش سیتی (جزئیات FX، پیچشهای چند خطی، فرمت محصول ترکیبی، شکست تراز APR)، به بررسی عمیق صورتحساب بانکی سیتی توضیح داده شده مراجعه کنید.