نحوه وارد کردن صورتحساب بانک Capital One در QuickBooks (و Xero)
تبدیل صورتحساب PDF کپیتال وان به فرمت QBO و وارد کردن آن به QuickBooks Online در چهار مرحله. همین گردش کار با OFX برای Xero نیز کار می کند. شامل ویژگی های منحصر به فرد کپیتال وان با اولویت دیجیتال: عدم وجود تصاویر چک، توضیحات واضح، جزئیات سود درون خطی.
شما یک صورتحساب PDF کپیتال وان دارید و نیاز دارید آن را در QuickBooks داشته باشید. شاید یک حساب 360 Checking با جزئیات سود سالانه باشد که تمام سال آن را به تعویق انداخته اید. شاید شما یک کسب و کار جانبی را با یک کارت Quicksilver شخصی اداره کرده اید و به هجده ماه تراکنش دسته بندی شده نیاز دارید. شاید حساب بسته شده باشد و فیدهای بانکی به آن دسترسی نداشته باشند. PDF تمیز است، اما QuickBooks مستقیماً آن را نمی پذیرد.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین جریان Xero را نیز مدیریت می کند - شما فقط فرمت خروجی را تغییر می دهید.
آیا می خواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی را کپی کنید:
چرا نمی توانید به سادگی PDF کپیتال وان را آپلود کنید
QuickBooks Online فایل های آپلود را در فرمت های .qbo، .ofx، .qfx و .csv می پذیرد. برای وارد کردن بانک مستقیماً PDF را نمی پذیرد - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکاف های گاه به گاه در حساب های متصل است و به طور ضمنی به OCR با نتایج مختلط تبدیل می شود.
Xero از .ofx، .csv، .qbo، .qfx و .qif پشتیبانی می کند. همان محدودیت: بدون PDF.
گردش کار با تبدیل فرمت آغاز می شود. برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید.
مرحله 1: دانلود PDF کپیتال وان
- در capitalone.com وارد شوید
- حساب مورد نیاز خود را باز کنید (360 Checking، 360 Savings، کارت اعتباری)
- روی Account & Settings -> Statements (یا Documents در کارت ها) کلیک کنید
- دوره صورتحساب را انتخاب کنید
- روی Download PDF کلیک کنید
کپیتال وان تا 7 سال صورتحساب را به این روش در دسترس نگه می دارد.
نکته ای در مورد چیدمان دیجیتال-اول کپیتال وان: PDF ها تمیز هستند. توضیحات تراکنش از حروف عنوان مدرن ("Whole Foods Mkt") استفاده می کنند به جای بلوک های تاجر با حروف بزرگ که در Chase یا BofA می بینید. هدر حداقل است. بدون تصاویر چک (Capital One فقط دیجیتال است و چک های کاغذی را پردازش نمی کند). همه اینها تجزیه را سریعتر می کند، اما همچنین به این معنی است که ابزارهای OCR عمومی که انتظار طرح بندی های سنتی را دارند، اغلب فرمت تمیزتر را از دست می دهند.
مرحله 2: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF کپیتال وان را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub قالب کپیتال وان را به طور خودکار تشخیص می دهد. برای PDF های دیجیتال کپیتال وان (هر چیزی که مستقیماً از capitalone.com دانلود شده باشد)، استخراج در سمت سرور اجرا می شود و فایل ذخیره نمی شود.
مدیریت ویژه کپیتال وان که PDFSub به طور خودکار انجام می دهد:
- توضیحات حروف عنوان تمیز همانطور که هستند حفظ می شوند (بدون تبدیل اجباری به حروف بزرگ)
- عدم وجود تصاویر چک به معنی هشدارهای عدم وجود داده نیست - تجزیه کننده می داند که نباید هیچ کدام وجود داشته باشد
- جزئیات سود با APY و کل YTD به عنوان یک فیلد جداگانه گرفته می شود، نه مخلوط با تراکنش ها
- جدول مانده روزانه از تراکنش ها حذف می شود (این یک خلاصه است، نه یک ثبت)
- از یک ستون مبلغ امضا شده استفاده می شود (کپیتال وان برداشت/سپرده را جدا نمی کند)
- حساب های 360 Performance Savings شامل تجزیه APY مبتنی بر سطح هستند - به عنوان فراداده گرفته می شود
مرحله 3: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج داده ها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد داده ها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | چرا |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار تکراری |
| QuickBooks Desktop | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دسته ای |
| Xero | .ofx |
نسبت به CSV ترجیح داده می شود - شامل فراداده حساب و شناسه های تکراری است |
| Sage | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ترجیح داده می شود |
| Wave | .csv یا .ofx |
هر دو کار می کنند؛ OFX تشخیص تکراری را به شما می دهد |
| FreshBooks | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| Quicken | .qfx یا .qif |
QFX برای Quicken مدرن، QIF برای نسخه های قدیمی تر |
برای بقیه این راهنما، ما از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی Download در PDFSub کلیک کرده و فایل را ذخیره کنید.
مرحله 4a: وارد کردن .QBO به QuickBooks Online
- در QuickBooks، به Banking (یا Transactions -> Bank transactions) بروید
- در گوشه بالا سمت راست روی Link account کلیک کنید
- در پایین کادر گفتگو، Upload from file را انتخاب کنید
- فایل
.qboرا بکشید و رها کنید - حساب QuickBooks که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید
- محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی Next کلیک کنید
- تراکنش های تجزیه شده را در تب For Review مرور کنید
فایل .qbo شامل شناسه های تراکنش FITID برای هر ردیف است، بنابراین وارد کردن مجدد به طور خودکار تکراری ها را نادیده می گیرد.
محدودیت های فایل: QuickBooks Online آپلودها را به 350 کیلوبایت در هر فایل و 1000 تراکنش در هر وارد کردن محدود می کند. اکثر صورتحساب های ماهانه کپیتال وان به خوبی زیر هر دو محدودیت باقی می مانند.
مرحله 4b: وارد کردن .OFX به Xero (همان جریان)
- به PDFSub برگردید و به جای
.qbo،.ofxرا صادر کنید - در Xero، به Accounting -> Bank accounts بروید
- روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید
- روی Manage account -> Import a statement کلیک کنید
- فایل
.ofxرا بکشید و رها کنید - Xero فرمت را تشخیص داده و تراکنش ها را تجزیه می کند
- مرور و تأیید کنید
خطاهای رایج و رفع آنها
"File could not be processed" در QuickBooks. بیش از 350 کیلوبایت یا بیش از 1000 تراکنش. به بخش های کوچکتر تقسیم کنید.
جزئیات سود از تراکنش ها گم شده است. کپیتال وان سود را با APY درون خطی و خلاصه YTD گزارش می دهد به جای یک مورد "Interest Paid" مستقل مانند Chase. PDFSub مقدار سود را به عنوان یک تراکنش جداگانه ثبت می کند و مقادیر APY/YTD را به عنوان فراداده در خروجی حفظ می کند.
جدول مانده روزانه به عنوان تراکنش وارد شده است. نباید اتفاق بیفتد - PDFSub به طور پیش فرض بخش مانده روزانه را حذف می کند. اگر مانده های پایانی روزانه را به عنوان خطوط تراکنش می بینید، ممکن است از یک ابزار OCR عمومی استفاده کرده باشید. دوباره از طریق PDFSub اجرا کنید.
کارت های تجاری Spark / Spark Cash / Spark Miles. صورتحساب های Capital One Spark دارای فیلدهای اضافی هستند (نام دارندگان کارت کارمند، محدودیت های هزینه در هر کارت، خلاصه پاداش دسته بندی). PDFSub قالب Spark را تشخیص می دهد و انتساب دارنده کارت را به عنوان یک فیلد جداگانه حفظ می کند. برای تشریح کامل مخصوص Spark، صورتحساب Capital One Spark توضیح داده شده را ببینید.
بانک متفاوت از Capital One؟ PDFSub بیش از 20,000 قالب بانکی را تشخیص می دهد. برای مقدمه ای مستقل از نرم افزار در مورد وارد کردن صورتحساب های بانکی به QuickBooks، نحوه وارد کردن صورتحساب های بانکی به QuickBooks Online را ببینید.
زمانی که CSV بومی کپیتال وان را دارید (تاریخچه محدود)
کپیتال وان صادرات CSV را از فعالیت حساب ارائه می دهد. نکات:
- فقط حدود 24 ماه گذشته (اغلب 90 روز برای کارت های اعتباری)
- یک محدودیت 1000 تراکنش خاموش در دانلود
- فقط فید تراکنش - بدون مانده اولیه، بدون مانده پایانی، بدون جزئیات سود، بدون مانده روزانه
برای حسابرسی، آماده سازی مالیات، یا ثبت نام تاریخی، گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO در بالا مسیر درست است.
خلاصه
- PDF کپیتال وان را از capitalone.com دانلود کنید (تا 7 سال)
- آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید
- به صورت
.qbo(QuickBooks) یا.ofx(Xero، Sage، Wave) صادر کنید - توضیحات واضح حفظ می شوند، جزئیات سود ثبت می شود - Banking -> Upload from file -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار تکراری
برای چیدمان کامل بخش به بخش کپیتال وان (فرمت دیجیتال-اول، بدون تصاویر چک، جزئیات سود درون خطی)، به بررسی عمیق صورتحساب بانک کپیتال وان توضیح داده شده مراجعه کنید.