نحوه وارد کردن صورتحساب بانک آمریکا در کوییکبوکس (و زرو)
تبدیل صورتحساب PDF بانک آمریکا به فرمت QBO و وارد کردن آن در کوییکبوکس آنلاین در چهار مرحله. همین گردش کار از OFX برای زرو استفاده میکند. شامل مدیریت تفکیکهای کسر و اضافه مخصوص بانک آمریکا و یک کد جاسازی کپی-پیست برای وبلاگ شما.
شما یک صورتحساب PDF از بانک آمریکا دارید و به آن در کوییکبوکس نیاز دارید. فیدهای بانکی قدیمی شدهاند، حساب بسته شده است، در اواسط سال یک مشتری جدید را اضافه میکنید، یا از آپلود PDF داخلی کوییکبوکس استفاده کردهاید و نتیجه نامطلوبی گرفتهاید. هر دلیلی که باشد: شما به راهی نیاز دارید تا آن PDF را به یک فایل قابل قبول برای وارد کردن تمیز در کوییکبوکس (یا زرو) تبدیل کنید.
این گردش کار است. چهار مرحله. همین گردش کار زرو را نیز پوشش میدهد - فقط فرمت خروجی را عوض کنید. بخش دشوار انتخاب فرمت مناسب و دانستن نکات خاص بانک آمریکا (اصطلاحات کسر و اضافه، بخش جداگانه چکهای پرداخت شده، صورتحسابهای بستهای که چندین حساب را ترکیب میکنند) است که ابزارهای تبدیل عمومی را گیج میکند.
میخواهید از این راهنما در وبلاگ خود استفاده کنید؟ کد جاسازی زیر را کپی کنید:
چرا نمیتوانید PDF بانک آمریکا را مستقیماً آپلود کنید
کوییکبوکس آنلاین فایلهای با فرمتهای .qbo، .ofx، .qfx و .csv را میپذیرد. برای وارد کردن اطلاعات بانکی، PDF را قبول نمیکند - ویژگی آپلود PDF فید بانکی برای پر کردن شکافهای گاهبهگاه در حسابهای متصل است و به صورت خاموش با نتایج متفاوتی به OCR تبدیل میشود.
زرو از فرمتهای .ofx، .csv، .qbo و .qfx و .qif پشتیبانی میکند. همین محدودیت وجود دارد: PDF را قبول نمیکند.
بنابراین گردش کار با تبدیل فرمت آغاز میشود. میتوانید این کار را به صورت دستی انجام دهید (کپی و چسباندن در یک صفحه گسترده، سپس فرمتبندی و ذخیره به صورت CSV) یا با یک مبدل صورتحساب بانکی که ساختار صورتحساب بانک آمریکا را میشناسد. رویکرد مبدل سریعتر است و مرحله نگاشت ستونها را در کوییکبوکس حذف میکند زیرا فایلهای .qbo حاوی فراداده ستونها هستند.
برای جزئیات فرمت، راهنمای QBO در مقابل CSV در مقابل OFX ما را ببینید - درخت تصمیم فرمت در بالا در یک نگاه تمام پلتفرمهای حسابداری را پوشش میدهد.
مرحله ۱: دانلود PDF بانک آمریکا
۱. در bankofamerica.com وارد شوید. ۲. حسابی را که نیاز دارید باز کنید. ۳. به صورتحسابها و اسناد (Statements & Documents) بروید. ۴. دوره صورتحساب را انتخاب کنید. ۵. روی دانلود PDF (Download PDF) کلیک کنید.
بانک آمریکا تا ۷ سال صورتحساب را از این طریق در دسترس نگه میدارد. حسابهای قدیمیتر ممکن است دوره نگهداری کوتاهتری داشته باشند؛ قبل از اطمینان، لیست تاریخ صورتحساب را بررسی کنید.
اگر حساب بستهای دارید (مثلاً چک و پسانداز در یک صورتحساب)، PDF شامل هر دو حساب در یک سند با بخشهای جداگانه است. PDFSub شکستگیهای بخش را تشخیص میدهد و به شما امکان میدهد آنها را به عنوان فایلهای جداگانه یا ترکیبی صادر کنید.
مرحله ۲: آپلود در PDFSub
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را باز کنید. PDF بانک آمریکا را به ناحیه رها کردن بکشید یا برای مرور کلیک کنید.
PDFSub قالب بانک آمریکا را به طور خودکار تشخیص میدهد. برای PDFهای دیجیتال (هر چیزی که مستقیماً از bankofamerica.com دانلود کردهاید، نه یک نسخه اسکن شده)، استخراج کاملاً در مرورگر شما از طریق موتور سطح ۱ PDFSub اجرا میشود - فایل هرگز دستگاه شما را ترک نمیکند. این زمانی مهم است که شما با دادههای مشتری تحت یک نامه تعهد کار میکنید.
PDFSub تراکنشهای تجزیه شده را قبل از اینکه به صادرات متعهد شوید به شما نشان میدهد، بنابراین میتوانید چند ردیف را با PDF اصلی بررسی کنید.
مدیریت مخصوص بانک آمریکا که PDFSub به طور خودکار انجام میدهد:
- ستونهای
کسرها (Subtractions)واضافهها (Additions)به یک مبلغ امضا شده واحد نگاشت میشوند (منفی برای کسریها). ابزارهای عمومی که انتظار هدر "برداشتها/سپردهها" را دارند، این را کاملاً از دست میدهند. - بخش جداگانه چکهای پرداخت شده (Checks Paid) (با تصاویر بریده شده چک) به عنوان تراکنش، نه تصویر، در نظر گرفته میشود. شماره چک به عنوان فیلد مرجع حفظ میشود.
- جدول خلاصه موجودی روزانه (Daily Balance) در پایان صورتحساب از لیست تراکنشها حذف میشود (این یک خلاصه است، نه تراکنش).
- صورتحسابهای بستهای که چندین حساب را در یک PDF ترکیب میکنند، به درستی تقسیم میشوند - میتوانید هر حساب را جداگانه یا ادغام شده صادر کنید.
- توضیحات تراکنش چند خطی (مثلاً نام تاجر در یک خط، مکان و مرجع در خط بعدی) به یک فیلد توضیحات واحد پیوسته میشوند، نه اینکه در ردیفهای جداگانه شکسته شوند.
مرحله ۳: انتخاب فرمت خروجی مناسب
پس از استخراج دادهها، فرمتی را انتخاب کنید که با مقصد دادهها مطابقت داشته باشد:
| مقصد | فرمت | چرا |
|---|---|---|
| کوییکبوکس آنلاین | .qbo |
فرمت بومی، بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری |
| کوییکبوکس دسکتاپ | .qbo یا .iif |
QBO از طریق Web Connect، IIF برای وارد کردن دستهای |
| زرو | .ofx |
نسبت به CSV ارجح است - حاوی فراداده حساب و شناسههای تکراری است |
| سیج | .csv یا .ofx |
OFX در صورت پشتیبانی ارجح است |
| ویو | .csv یا .ofx |
هر دو کار میکنند؛ OFX تشخیص موارد تکراری را به شما میدهد |
| فرشبوکس | .csv |
تنها فرمت ورودی پشتیبانی شده |
| کوییکن | .qfx یا .qif |
QFX برای کوییکن مدرن، QIF برای نسخههای قدیمیتر |
برای بقیه این راهنما، ما از .qbo و .ofx استفاده خواهیم کرد. روی دانلود (Download) در PDFSub کلیک کرده و فایل را در جایی که بتوانید دوباره آن را پیدا کنید ذخیره کنید.
مرحله ۴الف: وارد کردن .QBO در کوییکبوکس آنلاین
۱. در کوییکبوکس، به بانکداری (Banking) (یا تراکنشها -> تراکنشهای بانکی (Transactions -> Bank transactions)) بروید.
۲. روی اتصال حساب (Link account) در گوشه بالا سمت راست کلیک کنید.
۳. در پایین کادر گفتگو، آپلود از فایل (Upload from file) را انتخاب کنید.
۴. فایل .qbo را بکشید و رها کنید (یا برای مرور کلیک کنید).
۵. حساب کوییکبوکس که این صورتحساب به آن تعلق دارد را انتخاب کنید.
۶. محدوده تاریخ را تأیید کرده و روی بعدی (Next) کلیک کنید.
۷. تراکنشهای تجزیه شده را بررسی کنید - آنها در تب برای بررسی (For Review) ظاهر میشوند.
همین است. از آنجایی که .qbo فرمت بومی کوییکبوکس است، مرحله نگاشت ستون را که وارد کردن CSV شما را مجبور به انجام آن میکند، رد میکنید. فایل حاوی مقادیر FITID (شناسه تراکنش موسسه مالی) برای هر تراکنش است، بنابراین اگر به طور تصادفی همان صورتحساب را دوباره وارد کنید، کوییکبوکس به طور خاموش موارد تکراری را نادیده میگیرد به جای اینکه همه چیز را دو برابر کند.
محدودیتهای فایل که باید بدانید:
- کوییکبوکس آنلاین آپلودها را به ۳۵۰ کیلوبایت در هر فایل و ۱۰۰۰ تراکنش در هر وارد کردن محدود میکند.
- بیشتر صورتحسابهای ماهانه بانک آمریکا به خوبی زیر این حد هستند. برای حسابهای تجاری با حجم تراکنش بالا یا وارد کردن سال به تاریخ، ماه به ماه تقسیم کنید.
مرحله ۴ب: وارد کردن OFX در زرو (گردش کار مشابه)
اگر به جای کوییکبوکس در زرو کار میکنید، تنها چیزی که تغییر میکند فرمت فایل و مسیر منو است:
۱. به PDFSub برگردید و به جای .qbo، فرمت .ofx را صادر کنید.
۲. در زرو، به حسابداری -> حسابهای بانکی (Accounting -> Bank accounts) بروید.
۳. روی حساب بانکی مربوطه کلیک کنید.
۴. روی مدیریت حساب -> وارد کردن صورتحساب (Manage account -> Import a statement) کلیک کنید.
۵. فایل .ofx را بکشید و رها کنید.
۶. زرو فرمت را تشخیص داده و تراکنشها را تجزیه میکند.
۷. بررسی و تأیید کنید.
زرو، مانند کوییکبوکس، شناسههای تشخیص موارد تکراری OFX را تشخیص میدهد. وارد کردن مجدد همان فایل بیخطر است.
خطاها و رفعهای رایج
"پردازش فایل امکانپذیر نبود" در کوییکبوکس. معمولاً به این معنی است که فایل بیش از ۳۵۰ کیلوبایت است یا بیش از ۱۰۰۰ تراکنش دارد. صورتحساب را به بخشهای کوچکتر (یک ماه در هر بار) تقسیم کرده و دوباره وارد کنید.
ظاهر شدن تراکنشهای تکراری. اگر موارد تکراری ظاهر میشوند، احتمالاً یک فایل .csv (بدون تشخیص موارد تکراری) را به جای .qbo وارد کردهاید. دوباره از PDFSub به صورت .qbo صادر کرده و از آن استفاده کنید.
صورتحساب بستهای در یک حساب وارد شده است در حالی که هر دو را جدا میخواستید. هنگامی که PDFSub یک صورتحساب چند حسابی را تشخیص میدهد، پیشنهاد تقسیم آن را میدهد. اگر این اعلان را از دست دادید، PDF را دوباره آپلود کرده و قبل از صادرات، "تقسیم بر حساب" را انتخاب کنید.
چکهای پرداخت شده به عنوان موارد تکراری لیست تراکنش اصلی ظاهر میشوند. این اتفاق زمانی میافتد که یک ابزار عمومی هم لیست تراکنش و هم بخش چکهای پرداخت شده را وارد کند. PDFSub اینها را به طور خودکار بر اساس شماره چک حذف موارد تکراری میکند؛ اگر این را میبینید، ممکن است از ابزار دیگری استفاده میکنید.
تراکنشهای گمشده. جدول موجودی روزانه در پایان صورتحساب را بررسی کنید - تغییر موجودی بین روزها باید برابر با مجموع تراکنشهای آن روز باشد. اگر مجموعها مطابقت ندارند، ابزار شما احتمالاً بخشی را از دست داده است. ابتدا تعداد تراکنشها را در PDF بشمارید تا تأیید کنید.
بانک متفاوت از بانک آمریکا؟ PDFSub بیش از ۲۰,۰۰۰ قالب بانکی را تشخیص میدهد. همین گردش کار چهار مرحلهای اعمال میشود. برای راهنمایی فرمت بر اساس نرمافزار، به درخت تصمیم QBO در مقابل CSV در مقابل OFX مراجعه کنید. برای مقدمهای مستقل از نرمافزار در مورد وارد کردن صورتحساب بانکی در کوییکبوکس، نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی در کوییکبوکس آنلاین را ببینید.
زمانی که صادرات فعالیت بومی بانک آمریکا را دارید (تاریخچه محدود)
بانک آمریکا یک دانلود مستقیم برای فعالیت تراکنش در نمای فعالیت حساب برای حسابهای فعال و باز ارائه میدهد. این برای دادههای سریع و اخیر خوب است اما برای کارهای حسابرسی یا تاریخی مناسب نیست:
- تاریخچه محدود (معمولاً آخرین ۱۸-۲۴ ماه برای چک، ۹۰ روز برای کارتهای اعتباری)
- فقط فید تراکنش - بدون موجودی اولیه، موجودی پایانی، خلاصه کارمزد، یا جدول موجودی روزانه
- گزینههای فرمت بسته به نوع حساب و خط محصول متفاوت است
برای حسابداری ماه به ماه جاری، دانلود بومی خوب است. برای حسابرسی، آمادهسازی مالیات، یا اضافه کردن مشتریان تاریخی، به گردش کار PDF -> PDFSub -> QBO در بالا نیاز دارید. اگر همچنین نیاز دارید دادههای بانک آمریکا را برای تجزیه و تحلیل (نه وارد کردن) در اکسل استخراج کنید، راهنمای تبدیل بانک آمریکا به اکسل ما را ببینید.
خلاصه
۱. PDF بانک آمریکا را از bankofamerica.com دانلود کنید (تا ۷ سال).
۲. آن را در مبدل صورتحساب بانکی PDFSub آپلود کنید.
۳. به صورت .qbo (کوییکبوکس) یا .ofx (زرو، سیج، ویو) صادر کنید.
۴. بانکداری -> آپلود از فایل -> انجام شد. بدون نگاشت ستون، تشخیص خودکار موارد تکراری.
کل گردش کار پس از یک بار انجام دادن، حدود ۹۰ ثانیه در هر صورتحساب طول میکشد. کسرها، اضافهها، چکهای پرداخت شده، موجودی روزانه، صورتحسابهای بسته - همه به طور خودکار مدیریت میشوند.