چگونه PDF را به Excel تبدیل کنیم: روشهایی که واقعاً کار میکنند
بهترین روشهای تبدیل فایلهای PDF به جداول Excel را با حفظ دادهها و قالببندی بیاموزید.
دادههای شما در یک فایل PDF محبوس شده و به آنها در Excel نیاز دارید. شاید این دادهها یک گزارش مالی، یک فاکتور یا جدولی از مشخصات محصولات باشند. مشکل اینجاست که فایلهای PDF برای ویرایش طراحی نشدهاند؛ آنها ساخته شدهاند تا در هر دستگاهی به یک شکل دیده شوند.
در اینجا با روشهای واقعی انتقال این دادهها به یک جدول قابل ویرایش آشنا میشوید.
چرا تبدیل PDF به Excel دشوار است
فایلهای PDF و جداول Excel اهداف کاملاً متفاوتی دارند. یک PDF چیدمان بصری را حفظ میکند و در واقع یک نسخه چاپی دیجیتال است. اما Excel دادهها را برای محاسبات و تجزیه و تحلیل در سطرها و ستونها سازماندهی میکند.
چالش اصلی؟ فایلهای PDF حاوی اطلاعات ساختاری مانند جداول HTML نیستند. هیچ تگ <table>، <tr> یا <td> وجود ندارد که به نرمافزار بگوید سطرها و ستونها از کجا شروع و در کجا تمام میشوند. مبدل باید بر اساس موقعیت بصری عناصر، ساختار را حدس بزند.
این عدم تطابق بنیادی دلیلی است که تبدیل مستقیم اغلب نتایج نامرتبی ایجاد میکند: ستونها با هم ادغام میشوند، اعداد به صورت متن ظاهر میشوند و قالببندی به هم میریزد.
روش ۱: ابزار داخلی وارد کردن داده در Microsoft Excel
اگر از نسخه ۲۰۱۹ یا جدیدتر Excel (شامل Microsoft 365) استفاده میکنید، میتوانید دادههای PDF را مستقیماً با استفاده از Power Query وارد کنید.
نحوه انجام کار
- Excel را باز کرده و به مسیر Data ← Get Data ← From File ← From PDF بروید.
- فایل PDF خود را انتخاب کنید.
- ابزار Power Query جداول موجود را نمایش میدهد؛ جدول مورد نیاز خود را انتخاب کنید.
- روی Transform Data برای تمیزکاری دادهها یا Load برای وارد کردن مستقیم به جدول کلیک کنید.
مزایا و معایب
مناسب برای: فایلهای PDF تمیز و دارای ساختار مناسب با جداول ساده.
دشواری در: چیدمانهای پیچیده، سلولهای ادغام شده و جداول چند صفحهای.
نکته: این ویژگی در نسخههای مک Excel در دسترس نیست.
روش ۲: Adobe Acrobat
نسخه پولی Adobe Acrobat (نه فقط Reader) میتواند فایلهای PDF را مستقیماً به فرمت Excel صادر کند.
نحوه انجام کار
- PDF خود را در Acrobat باز کنید.
- به مسیر File ← Export To ← Spreadsheet ← Microsoft Excel Workbook بروید.
- محل ذخیرهسازی را انتخاب کنید.
شرکت Adobe همچنین یک مبدل آنلاین رایگان با محدودیت استفاده ارائه میدهد.
مزایا و معایب
مناسب برای: فایلهای PDF ساخته شده با ابزارهای Adobe و اسناد دیجیتال (غیر اسکن شده).
دشواری در: اسناد اسکن شده و قالببندیهای پیچیده.
روش ۳: مبدلهای آنلاین
چندین ابزار آنلاین رایگان وجود دارند که بدون نیاز به نصب نرمافزار، PDF را به Excel تبدیل میکنند.
گزینههای محبوب
| ابزار | بهترین برای | محدودیتها |
|---|---|---|
| Smallpdf | تبدیلهای سریع | محدودیت روزانه در نسخه رایگان |
| iLovePDF | پردازش دستهای | محدودیت حجم فایل |
| PDF2Go | جداول ساده | احتمال مشکل در چیدمانهای پیچیده |
ملاحظات حریم خصوصی
هنگام استفاده از مبدلهای آنلاین، فایل شما در سرورهای آنها آپلود میشود. برای دادههای مالی حساس، از روشهای آفلاین یا ابزارهایی که فایلها را به صورت محلی در مرورگر شما پردازش میکنند، استفاده کنید.
روش ۴: کپی و چسباندن (دستی)
گاهی اوقات سادهترین رویکرد بهترین جواب را میدهد، بهویژه برای حجم کمی از دادهها.
نحوه انجام کار
- PDF را باز کرده و جدول را با ماوس انتخاب کنید.
- کپی کنید (Ctrl+C یا Cmd+C).
- در Excel جایگذاری کنید (Ctrl+V یا Cmd+V).
- از مسیر Data ← Text to Columns برای رفع مشکلات قالببندی استفاده کنید.
چه زمانی این روش کاربرد دارد؟
این روش برای جداول ساده و تکصفحهای که فقط به استخراج سریع نیاز دارند، بهترین است. انتظار داشته باشید که زمانی را صرف تمیزکاری نتایج کنید.
مشکلات رایج و نحوه رفع آنها
اعداد به عنوان متن وارد شدهاند
ممکن است Excel با اعداد شما مانند رشتههای متنی رفتار کند که باعث از کار افتادن محاسبات میشود.
راه حل: ستون را انتخاب کنید، به مسیر Data ← Text to Columns بروید و روی Finish کلیک کنید. یا سلولها را در عدد ۱ ضرب کنید تا به عدد تبدیل شوند.
ستونها با هم ادغام شدهاند
دادههای چندین ستون در یک سلول واحد قرار میگیرند.
راه حل: از ابزار Text to Columns با یک جداکننده (فاصله، کاما یا عرض ثابت) برای جدا کردن دادهها استفاده کنید.
دادههای مفقود شده
برخی از محتواها در فرآیند تبدیل ظاهر نمیشوند.
راه حل: یک ابزار مبدل دیگر را امتحان کنید؛ هر کدام از آنها چیدمانها را به شکل متفاوتی مدیریت میکنند. برای PDFهای اسکن شده، به قابلیت OCR (تشخیص نوری کاراکتر) نیاز دارید.
از دست رفتن قالببندی
رنگها، فونتها و حاشیههای سلول ناپدید میشوند.
راه حل: اکثر مبدلها روی دادهها تمرکز دارند، نه قالببندی بصری. باید قالببندی را به صورت دستی در Excel دوباره اعمال کنید.
نکاتی برای نتایج بهتر در تبدیل
تا حد امکان از PDFهای دیجیتال استفاده کنید
فایلهای PDF که به صورت دیجیتالی (از طریق Word، Excel یا نرمافزارهای حسابداری) ساخته شدهاند، بسیار بهتر از اسناد کاغذی اسکن شده تبدیل میشوند. اگر امکانش را دارید، نسخه دیجیتال را درخواست کنید.
بررسی قابلیت OCR
اگر PDF شما یک تصویر اسکن شده است، به مبدلی با قابلیت OCR نیاز دارید. به دنبال این ویژگی خاص باشید؛ Smallpdf و Adobe Acrobat هر دو این قابلیت را ارائه میدهند.
همیشه خروجی را بررسی کنید
هیچ مبدلی کامل نیست. پس از تبدیل:
- تعداد سطرها و ستونها را با نسخه اصلی مطابقت دهید.
- چند عدد را با منبع اصلی چک کنید.
- به دنبال دادههای ادغام شده یا مفقود شده بگردید.
این کار یک دقیقه زمان میبرد اما از ساعتها عیبیابی در آینده جلوگیری میکند.
نوع سند را در نظر بگیرید
انواع مختلف PDF به رویکردهای متفاوتی نیاز دارند:
| نوع سند | بهترین روش |
|---|---|
| صورتحسابهای بانکی | مبدلهای مالی تخصصی |
| فاکتورها | Adobe Acrobat یا ابزارهای آنلاین |
| گزارشهای داده | Power Query (داخلی Excel) |
| اسناد اسکن شده | ابزارهای دارای قابلیت OCR |
زمانی که تبدیل کافی نیست
گاهی اوقات هیچ مبدلی نمیتواند دادههای شما را به درستی استخراج کند. این اتفاق معمولاً در موارد زیر رخ میدهد:
- اسنادی با طراحی گرافیکی سنگین و چیدمانهای پیچیده.
- فایلهای PDF که دادههای آنها در چندین ستون به صورت ناهماهنگ پخش شده است.
- اسناد اسکن شده با کیفیت تصویر پایین.
- فایلهای دارای رمز عبور (ابتدا رمز را حذف کنید).
در این موارد، وارد کردن دستی دادهها یا استفاده از نرمافزارهای تخصصی طراحی شده برای نوع سند خاص شما، تنها گزینه قابل اعتماد است.
سوالات متداول
آیا میتوانم یک PDF دارای رمز عبور را به Excel تبدیل کنم؟
ابتدا باید محافظت رمز عبور را حذف کنید. اگر رمز را میدانید، PDF را در برنامهای مثل Adobe Reader باز کنید، آن را بدون محافظت به صورت PDF چاپ (Print to PDF) کنید و سپس تبدیل را انجام دهید. اگر رمز را ندارید، با سازنده سند تماس بگیرید.
چرا اعداد من در Excel به صورت متن نمایش داده میشوند؟
فایلهای PDF تفاوتی بین عدد و متن قائل نمیشوند؛ همه آنها فقط کاراکترهایی روی صفحه هستند. وقتی Excel این دادهها را وارد میکند، ممکن است به طور پیشفرض قالببندی متنی را انتخاب کند. از مسیر Data → Text to Columns استفاده کنید یا اعداد را در ۱ ضرب کنید.
کدام روش دقیقترین نتایج را ارائه میدهد؟
بستگی به سند شما دارد. برای PDFهای دیجیتال با جداول ساده، Power Query در Excel عالی عمل میکند. برای اسناد پیچیده، Adobe Acrobat یا مبدلهای تخصصی عملکرد بهتری دارند. تنها راه اطمینان، امتحان کردن فایل خاص خودتان است.
آیا میتوانم چندین PDF را به طور همزمان تبدیل کنم؟
بله، اما روشها متفاوت است. برخی ابزارهای آنلاین مانند iLovePDF از تبدیل دستهای پشتیبانی میکنند. Power Query نیز با کمی تنظیمات میتواند چندین فایل را وارد کند. برای پردازش دستهای منظم، نرمافزارهای دسکتاپ مانند Adobe Acrobat Pro کارآمدتر هستند.
آیا راهی برای خودکارسازی تبدیل PDF به Excel وجود دارد؟
اتصالات Power Query میتوانند با بهروزرسانی فایل PDF منبع، به طور خودکار تازهسازی شوند. برای اتوماسیون پیشرفتهتر، ابزارهای برنامهنویسی مانند Python با کتابخانههایی مثل Tabula یا Camelot میتوانند PDFها را به صورت برنامهنویسی شده پردازش کنند.
خلاصه
تبدیل PDF به Excel همیشه ساده نیست، اما گزینههای مختلفی دارید:
- Excel Power Query برای جداول ساده و دارای ساختار مناسب.
- Adobe Acrobat برای نتایج قابل اعتماد در PDFهای دیجیتال.
- مبدلهای آنلاین برای نیازهای سریع و موردی.
- کپی و چسباندن دستی برای استخراجهای کوچک و ساده.
نکته کلیدی این است که روش خود را با نوع سند مطابقت دهید و همیشه قبل از تکیه بر دادههای تبدیل شده، نتایج را بررسی کنید.