راهنمای تبدیل صورتحساب کارت اعتباری به اکسل
صورتحسابهای کارت اعتباری شبیه صورتحسابهای بانکی هستند اما تجزیه و تحلیل آنها بسیار متفاوت است. کارمزد خارجی، خلاصه پاداشها، بخشهای چند کارتی و جداول ارز خارجی Amex، مبدلهای عمومی را با مشکل مواجه میکنند. در اینجا نحوه استخراج دادههای تراکنش تمیز از هر صادرکنندهای آورده شده است.
آزمون سریع. یک Chase Sapphire Preferred و یک Chase Freedom Flex در یک حساب. پیدیاف صورتحساب هر دو کارت را دارد. هر کارت بخش تراکنش خود را دارد، با یک زیر عنوان که میخواند "Sapphire Preferred - Cardholder Joe Smith." چند تراکنش در صفحه گستردهای که مبدل عمومی PDF به اکسل شما تولید کرده است، وجود دارد؟
اغلب پاسخ "کمتر از آنچه فکر میکنید" است - زیرا مبدل، زیر عنوان را به عنوان یک ردیف داده در نظر گرفته و سپس نیمی از تراکنشها را از دست داده است.
صورتحسابهای کارت اعتباری ظاهراً شبیه صورتحسابهای بانکی هستند. اما اینطور نیستند. فیلدها، طرحبندی و ویژگیهای خاص صادرکننده همگی متفاوت هستند. مبدلی که برای صورتحسابهای بانکی ساخته شده است، چیزهایی را از دست میدهد - و یک مبدل مناسب کارت اعتباری باید جداول ارز خارجی Amex، گروهبندی محصولات کارت Chase، خلاصههای پاداش Discover و توضیحات پیچیده Capital One را همزمان مدیریت کند.
این راهنما به بررسی آنچه که صورتحسابهای کارت اعتباری را متمایز میکند، نحوه تبدیل تمیز آنها به اکسل یا CSV، و آنچه که باید در مورد هر صادرکننده اصلی مراقب باشید، میپردازد.
چرا صورتحسابهای کارت اعتباری صورتحساب بانکی نیستند
صورتحساب حساب جاری بانکی از نظر ساختاری ساده است: لیستی از تراکنشها با تاریخ، توضیحات، بدهیها، اعتبارات و مانده جاری. صورتحساب کارت اعتباری علاوه بر همه اینها، هفت مفهوم اضافی دارد که در صورتحسابهای بانکی وجود ندارد.
۱. دوره صورتحساب در مقابل تاریخ سررسید پرداخت
صورتحسابهای بانکی یک محدوده تاریخ واحد دارند. صورتحسابهای کارت اعتباری دو محدوده دارند: دوره صورتحساب (زمانی که تراکنشها رخ دادهاند) و تاریخ سررسید پرداخت (زمانی که حداقل پرداخت باید دریافت شود). این دو به ندرت مطابقت دارند - تاریخ سررسید معمولاً ۲۱ تا ۲۵ روز پس از پایان دوره صورتحساب است.
۲. مانده صورتحساب در مقابل حداقل پرداخت در مقابل مانده فعلی
صورتحسابهای بانکی یک مانده پایانی نشان میدهند. صورتحسابهای کارت اعتباری سه مانده را نشان میدهند:
- مانده صورتحساب - آنچه باید بپردازید تا از سود جلوگیری کنید
- حداقل پرداخت - کمترین مبلغی که حساب را در وضعیت خوب نگه میدارد
- مانده فعلی - آنچه در حال حاضر واقعاً بدهکار هستید (مانده صورتحساب + تراکنشهای پس از پایان دوره صورتحساب)
وارد کردن مورد اشتباه به QuickBooks باعث هرج و مرج در تطبیق میشود.
۳. کارمزدهای تراکنش خارجی و اقلام چند ارزی
یک خرید خارجی دو یا سه ردیف در صورتحساب ایجاد میکند:
- تراکنش اصلی به ارز خارجی (مثلاً
€127.45) - هزینه دلاری تبدیل شده (مثلاً
$138.92) - کارمزد تراکنش خارجی (مثلاً
$4.17، معمولاً ۱-۳٪)
برخی صادرکنندگان (Amex، Capital One) اینها را به عنوان یک ردیف ترکیبی واحد با یک زیر ردیف برای کارمزد قالببندی میکنند. برخی دیگر (Chase، Citi) آنها را به عنوان تراکنشهای جداگانه قرار میدهند. تجزیهکنندههای عمومی معمولاً اینها را به اشتباه ادغام یا تقسیم میکنند.
۴. تراکنشهای در انتظار در مقابل تراکنشهای ثبت شده
بیشتر صورتحسابهای کارت اعتباری شامل تراکنشهای ثبت شده (تسویه شده) و هزینههای در انتظار هستند. تراکنشهای در انتظار میتوانند تغییر کنند - بازرگان ممکن است مبلغ را تنظیم کند یا حتی قبل از ثبت، هزینه را معکوس کند. برای حسابداری، شما فقط تراکنشهای ثبت شده را میخواهید؛ برای تطبیق، هر دو را جداگانه علامتگذاری شده میخواهید.
۵. خلاصههای پاداش / کشبک
صورتحسابهای کارت اعتباری شامل یک جدول خلاصه پاداش هستند - امتیازات کسب شده، کشبک بر اساس دسته، بازخریدها، مانده انتقالی. در صورتحسابهای Amex و Discover، این جدول در کنار بخش تراکنشها قرار دارد و تجزیهکنندههایی که نمیدانند از آن صرف نظر کنند را با مشکل مواجه میکند. در Chase، بخش پاداش در پایین قرار دارد و نادیده گرفتن آن آسانتر است.
۶. چندین دارنده کارت در یک حساب
حسابهای مشترک و کاربران مجاز به این معنی است که یک صورتحساب ممکن است تراکنشهایی از ۲-۴ کارت فیزیکی مختلف داشته باشد که هر کدام بخش فرعی و زیر عنوان خود را دارند. هر تراکنش دارای شناسه "کارت با پایان XXXX" است. برای تقسیم هزینههای تجاری (کارمند به کارمند)، این مهم است.
۷. چندین کارت در یک حساب
صادرکنندگانی مانند Chase به شما اجازه میدهند دو محصول کارت را در یک صورتحساب ترکیب کنید (مثلاً Sapphire Preferred + Freedom Flex). تراکنشهای هر کارت در بخش فرعی خود با یک زیر عنوان مخصوص کارت ظاهر میشوند. تجزیهکنندههای عمومی، زیر عنوانها را به عنوان ردیف تراکنش در نظر میگیرند و خروجی را خراب میکنند.
این هفت تفاوت دلیل این است که مبدلی که صورتحسابهای بانکی را به خوبی انجام میدهد، میتواند در صورتحسابهای کارت اعتباری به شدت شکست بخورد.
آنچه در صورتحساب کارت اعتباری وجود دارد (فیلد به فیلد)
بیشتر صورتحسابهای کارت اعتباری از طرحبندی کلی یکسانی پیروی میکنند، با تفاوتهای خاص صادرکننده.
بخش سربرگ
- شماره حساب (معمولاً پنهان:
****1234) - نام(های) دارنده کارت
- تاریخ پایان صورتحساب
- تاریخ سررسید پرداخت
- مانده صورتحساب
- حداقل پرداخت مورد نیاز
- حد اعتبار
- اعتبار موجود
خلاصه حساب
- مانده قبلی
- پرداختهای دریافت شده
- اعتبارات دیگر
- خریدها
- پیشپرداخت نقدی
- انتقال مانده
- کارمزدهای کسر شده
- سود کسر شده
- مانده جدید
بخش تراکنشها
برای هر تراکنش:
- تاریخ تراکنش
- تاریخ ثبت (گاهی پنهان، گاهی نمایش داده میشود)
- نام و مکان بازرگان
- شماره مرجع / شناسه تراکنش (گاهی)
- مبلغ (دلار آمریکا، با تبدیل ارز برای خارجی)
- جزئیات تراکنش خارجی (در صورت لزوم)
- دسته (برخی صادرکنندگان)
- پایان کارت (هنگام وجود چندین کارت)
پرداختها و اعتبارات
- تاریخ پرداخت
- روش یا منبع پرداخت
- مبلغ
- بازپرداختها و اعتبارات بازرگان
کارمزدها و سود
- کارمزد سالانه (در صورت وجود)
- کارمزد تأخیر پرداخت (در صورت وجود)
- کارمزدهای تراکنش خارجی (تجمعی یا به ازای هر تراکنش)
- کارمزد پیشپرداخت نقدی
- کارمزد انتقال مانده
- جزئیات هزینه سود بر اساس دسته (خریدها، پیشپرداخت نقدی، انتقال مانده - هر کدام میتواند نرخ سود متفاوتی داشته باشد)
خلاصه پاداشها
- مانده اولیه
- کسب شده در این دوره
- بازخرید شده
- تعدیلات
- مانده پایانی
- کشبک / امتیاز بر اساس دسته
افشاگریها
- توضیحات نرخ سود سالانه (APR)
- محاسبه حداقل پرداخت
- افشای کارمزدها
- دستورالعملهای پستی
بخش تراکنشها همان چیزی است که بیشتر گردشهای کاری میخواهند استخراج شود. بقیه نویز هستند - اما تجزیهکننده باید بداند که کدام نویز و کدام داده است.
ویژگیهای خاص صادرکننده
پنج صادرکننده اصلی در ایالات متحده هر کدام الگوهای طرحبندی دارند که بر تجزیه و تحلیل تأثیر میگذارد.
امریکن اکسپرس (American Express)
صورتحسابهای Amex پیچیدهترین هستند برای تجزیه و تحلیل تمیز. قالببندی چند ارزی، ارز اصلی، نرخ تبدیل و مبلغ دلار آمریکا را در یک جدول فرعی ساختاریافته زیر هر تراکنش خارجی جاسازی میکند. بخش Membership Rewards در کنار دادههای تراکنش قرار دارد و یک تجزیهکننده عمومی ممکن است ردیف "۱۲۴۷ امتیاز کسب شده" را به گونهای بخواند که گویی مبلغ تراکنش است.
مشکلات رایج Amex:
- ادغام ردیفهای Membership Rewards با هزینهها
- تقسیم نادرست تراکنشهای چند ارزی
- از دست دادن اعتبار "Payment Received - Thank You" در صورتحسابهای تلفیقی
- دستهبندی نادرست هزینههای سود Pay Over Time
چیس (Chase)
صورتحسابهای Chase اغلب چندین محصول کارت را در یک صورتحساب ترکیب میکنند. هر محصول دارای زیر عنوان مخصوص خود است (مثلاً "Chase Sapphire Preferred - Joe Smith") و لیست تراکنشهای خود را دارد. توضیحات پیچیده بازرگان زمانی رایج است که آدرس بازرگان یا شماره مرجع در یک ردیف دوم قرار میگیرد.
مشکلات رایج Chase:
- در نظر گرفتن زیر عنوانهای محصول به عنوان تراکنش
- تقسیم توضیحات پیچیده بازرگان در دو ردیف
- نسبت دادن نادرست تراکنشها زمانی که کاربران مجاز نام یکسان دارند
- مدیریت نادرست دسته "سفر" در محصولات Sapphire
کپیتال وان (Capital One)
Capital One تراکنشها را بر اساس دسته (غذا، سفر، خواربار، و غیره) در برخی از محصولات کارت گروهبندی میکند. هر دسته دارای یک زیر عنوان است. دانلود CSV از وبسایت Capital One به ۹۰ روز محدود است، کوتاهترین پنجره در بین تمام صادرکنندگان اصلی - بنابراین استخراج PDF تنها راه برای تراکنشهای قدیمیتر است.
مشکلات رایج Capital One:
- در نظر گرفتن زیر عنوانهای دسته به عنوان تراکنش
- توضیحات پیچیده در ورودیهای بازرگان چند خطی
- عدم تمایز کارمزد تراکنش خارجی در Quicksilver (بدون کارمزد FX) در مقابل Platinum (کارمزد FX اعمال میشود) - همان فرمت صورتحساب، مدیریت کارمزد متفاوت
دیسکاور (Discover)
Discover جدول خلاصه پاداش را نزدیک به بخش تراکنشها، گاهی اوقات در وسط صورتحساب قرار میدهد. دسته ۵٪ چرخشی هر سه ماهه در خلاصه پاداش با ردیفهای خاص خود ظاهر میشود.
مشکلات رایج Discover:
- خواندن "Cashback Bonus earned this period" به عنوان تراکنش
- اشتباه گرفتن ردیاب پاداش دسته ۵٪ با تراکنشهای معمولی
سیتی (Citi)
صورتحسابهای Citi در مقایسه با بقیه نسبتاً تمیز هستند - بخشهای تک کارتی، طرحبندیهای سازگار در بین خطوط محصول (Citi Premier, Citi Custom Cash, Citi Double Cash). نکته اصلی: Citi "Standard Purchases" را از "Special Offer Promotions" (مثلاً ماندههای سود معرفی ۰٪) جدا میکند، که به این معنی است که همان تراکنش بسته به اینکه کدام پیشنهاد فعال بود، میتواند در هر یک از این بخشها ظاهر شود.
مشکلات رایج Citi:
- از دست دادن بخش "Special Offer"
- تجزیه نادرست افشای سود معوقه به عنوان تراکنش
نحوه مدیریت این ویژگیهای خاص توسط استخراج هوش مصنوعی
مبدلهای عمومی PDF به اکسل از تجزیه و تحلیل مبتنی بر مختصات استفاده میکنند: "همه چیز بین Y=200 و Y=600 یک تراکنش است." این زمانی کار میکند که طرحبندی یکنواخت باشد. زمانی که زیر عنوانها، جداول خلاصه و ورودیهای چند خطی این فرض را میشکنند، شکست میخورد.
استخراج هوش مصنوعی سند را به صورت معنایی میخواند:
- "این ردیف یک تاریخ در ستون اول، نام بازرگان در ستون دوم، و مبلغ در ستون آخر دارد - این یک تراکنش است"
- "این ردیف فقط متن در ستون اول و بدون مبلغ دارد - این یک زیر عنوان است، از آن صرف نظر کنید"
- "مبلغ این ردیف فرمت متفاوتی دارد (پرانتز برای اعتبارات، یا ارز متفاوت) - آن را علامتگذاری کنید"
نتیجه یک لیست تراکنش تمیز صرف نظر از طرحبندی است، با فرادادهای که نشان میدهد هر تراکنش متعلق به کدام کارت یا بخش بوده است.
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub صورتحسابهای کارت اعتباری را به همان روشی که صورتحسابهای بانکی را مدیریت میکند، مدیریت میکند - ابتدا استخراج مختصات سطح ۱ (رایگان، بدون اعتبار هوش مصنوعی)، با پشتیبان هوش مصنوعی برای اسنادی که تجزیهکننده مختصات نمیتواند به طور تمیز مدیریت کند. خروجی فرادادههای خاص صادرکننده را حفظ میکند: ۴ رقم آخر کارت، کارمزدهای تراکنش خارجی، دستههای پاداش.
آنچه در خروجی اکسل دریافت میکنید
برای هر صورتحساب کارت اعتباری، مبدل موارد زیر را صادر میکند:
| ستون | مثال | یادداشتها |
|---|---|---|
| تاریخ تراکنش | ۲۰۲۶-۰۴-۱۵ | تاریخ وقوع تراکنش |
| تاریخ ثبت | ۲۰۲۶-۰۴-۱۷ | زمان تسویه هزینه |
| توضیحات | TRADER JOES #234 LOS ANGELES CA | نام و مکان بازرگان تمیز شده |
| دسته | خواربار | دسته اختصاص داده شده توسط صادرکننده (در صورت وجود) |
| مبلغ | -۱۲۷.۴۵ | منفی برای هزینهها، مثبت برای اعتبارات |
| ارز | USD | ارز اصلی تراکنش |
| مبلغ خارجی | EUR 110.20 | مبلغ خارجی اصلی در صورت لزوم |
| کارمزد خارجی | ۳.۱۷ | کارمزد FX برای تراکنش |
| ۴ رقم آخر کارت | ۱۲۳۴ | برای صورتحسابهای چند کارتی |
| دارنده کارت | جو اسمیت | در صورت وجود کاربران مجاز |
| بخش | تراکنشهای ثبت شده | منبع این ردیف از PDF |
ردیفهای سربرگ (اطلاعات حساب، ماندهها، تاریخهای سررسید) و خلاصههای پاداش به یک برگه فراداده جداگانه صادر میشوند تا برگه تراکنشها تمیز بماند.
گام به گام: تبدیل صورتحساب کارت اعتباری با PDFSub
گردش کار:
۱. به مبدل صورتحساب بانکی بروید ۲. فایل PDF صورتحساب کارت اعتباری خود را آپلود کنید - پشتیبانی تا ۲۰ مگابایت ۳. منطقه به طور خودکار تشخیص داده میشود - ابزار به طور خودکار صادرکنندگان USD، چند ارزی یا بینالمللی را شناسایی میکند ۴. "Extract Transactions" را کلیک کنید - استخراج سطح ۱ (استخراج مختصات، رایگان) ابتدا اجرا میشود؛ اگر طرحبندی خیلی پیچیده باشد، پشتیبان هوش مصنوعی اجرا میشود ۵. لیست تراکنشها را مرور کنید - هر ردیف با بخش، کارت و فراداده برچسبگذاری شده است ۶. خروجی بگیرید - اکسل، CSV، JSON، OFX، QBO، QFX، یا QIF را انتخاب کنید
برای کاربران QuickBooks Online، خروجی QBO به طور مستقیم از طریق "Upload bank file" وارد میشود. برای حسابداری مبتنی بر اکسل، CSV با قرارداد مبلغ منفی برای هزینهها رایجترین فرمت است.
نکته حرفهای: اگر صورتحساب شما چندین محصول کارت را ترکیب میکند (در Chase رایج است)، خروجی شامل ستون "Card Last 4" است. با فیلتر کردن بر اساس کارت در اکسل، هزینههای هر محصول را جدا کنید - مفید برای جدا کردن هزینههای شخصی و تجاری در یک حساب.
وارد کردن به QuickBooks، Xero یا Wave
هر پلتفرم حسابداری فرمت ترجیحی خود را برای وارد کردن کارت اعتباری دارد.
QuickBooks Online
فرمت QBO تمیزترین واردات را دارد. از خروجی QBO مبدل صورتحساب بانکی استفاده کنید، سپس در QuickBooks: Banking → Upload from file → QBO را انتخاب کنید. تراکنشها در تب For Review ظاهر میشوند. قوانین دستهبندی را برای دستهبندی خودکار فروشندگان تکراری تنظیم کنید تا واردات ماه بعد عمدتاً از قبل دستهبندی شده باشد.
Xero
Xero CSV را با نگاشت فیلد سفارشی میپذیرد. از خروجی CSV استفاده کنید، سپس در Xero: Accounting → Bank accounts → Manage account → Import a statement. ستونها را به فیلدهای تاریخ/توضیحات/مبلغ Xero نگاشت کنید.
Wave
Wave مستقیماً CSV را میپذیرد. جریان واردات Banking → Connections → Upload file است. Wave فروشندگان تکراری را پس از اولین مرحله دستی، به طور خودکار دستهبندی میکند.
Sage Business Cloud
Sage از OFX استفاده میکند. از خروجی OFX استفاده کنید و از طریق Banking → Bank Feeds → Import وارد کنید.
Excel/Sheets (حسابداری دستی)
CSV فرمت جهانی است. در اکسل باز کنید، یک ستون "Account" اضافه کنید، و در دفتر کل اصلی خود بچسبانید. قرارداد مبلغ منفی با اکثر الگوهای حسابداری مطابقت دارد.
موارد استفاده
گردشهای کاری مختلف از استخراج صورتحساب کارت اعتباری بهره میبرند.
ردیابی هزینههای تجاری
صاحبان مشاغل انفرادی و شرکتهای با مسئولیت محدود که هزینهها را از طریق یک کارت اعتباری تجاری اختصاصی انجام میدهند، نیاز دارند هر هزینه را برای کسورات Schedule C یا 1120-S دستهبندی کنند. استخراج ۱۲ ماه صورتحساب در پایان سال به جای ۵ ساعت ورود دستی، ۵ دقیقه طول میکشد.
کسورات مالیاتی
برای کارتهای با استفاده ترکیبی (بخشی تجاری، بخشی شخصی)، لیست تراکنش به تراکنش خروجی به شما امکان میدهد هر هزینه را به عنوان قابل کسر یا غیر قابل کسر علامتگذاری کنید. کسورات رایج: وعدههای غذایی (۵۰٪)، لوازم اداری، اشتراک نرمافزار، سفرهای تجاری.
تأیید وام مسکن
وامدهندگان به طور فزایندهای ۱۲ ماه صورتحساب کارت اعتباری را در کنار صورتحسابهای بانکی درخواست میکنند. استخراج، پشته PDF را به یک تاریخچه تراکنش تمیز تبدیل میکند تا بازرس بتواند آن را بررسی کند.
آمادهسازی حسابرسی
برای حسابرسی IRS از اظهارنامه تجاری، هر کسورات Schedule C نیاز به مستندات دارد. استخراج صورتحسابهای کارت اعتباری دادههای منبع را فراهم میکند؛ تطبیق با رسیدها (از طریق اسکنر رسید) حلقه را میبندد.
تشخیص تقلب
بررسی ۶ ماه صورتحساب برای هزینههای مشکوک با چشم غیرممکن است در یک PDF طولانی. در اکسل، مرتبسازی بر اساس مبلغ، بازرگان یا دسته، الگوها را فوراً آشکار میکند.
بودجهبندی شخصی
برای خانوادهای با یک یا دو کارت اعتباری، استخراج و دستهبندی ۱۲ ماه هزینه، تصویری از بودجه تولید میکند که هیچ برنامهای با برچسبگذاری دستهبندی آن مطابقت ندارد.
بهترین شیوهها
دانلود از پورتال صادرکننده، نه از ایمیل
PDF که از chase.com یا americanexpress.com دانلود میکنید حاوی متن جاسازی شده است - استخراج آن را به خوبی انجام میدهد. PDF که از طریق ایمیل به شما ارسال میشود ممکن است توسط کلاینت ایمیل شما مجدداً چاپ شده باشد و متن جاسازی شده را از دست داده باشد. همیشه از صادرکننده دانلود کنید.
دوره صورتحساب را بررسی کنید
بیشتر صادرکنندگان تاریخ پایان ثابتی دارند (مثلاً همیشه ۱۸ ام). هنگام استخراج چندین ماه، تأیید کنید که دوره هر صورتحساب پیوسته است - یک ماه از دست رفته باعث ایجاد شکاف در کل سالانه شما میشود.
تراکنشهای خارجی را به صورت دستی تأیید کنید
برای ماههای پر سفر، ۲-۳ تراکنش خارجی در خروجی را با PDF مقایسه کنید. مبلغ خارجی، نرخ FX و کارمزد FX باید مطابقت داشته باشند. خطاها نادر هستند اما زمانی که اتفاق میافتند ارزش بالایی دارند.
یک بار دستهبندی کنید، قوانین را تنظیم کنید
پس از اولین استخراج و وارد کردن، قوانین دستهبندی خودکار را در QuickBooks/Xero برای فروشندگان تکراری تنظیم کنید. واردات ماه بعد سپس ۹۰٪ از قبل دستهبندی شده است.
با مانده صورتحساب تطبیق دهید
مجموع تمام تراکنشها در خروجی باید با خط "purchases" از خلاصه صورتحساب، به اضافه یا منهای هرگونه بازپرداخت و اعتبار مطابقت داشته باشد. اگر محاسبات مطابقت ندارد، یک خطای استخراج دارید که ارزش رفع قبل از وارد کردن را دارد.
صورتحسابها را بدون ویرایش ایمیل نکنید
شماره حساب کامل معمولاً پنهان است، اما نام، آدرس و تاریخچه تراکنش دارنده کارت همچنان اطلاعات شخصی قابل شناسایی (PII) هستند. اگر نیاز دارید صورتحسابها را به یک حسابدار، حسابرس یا وامدهنده ارسال کنید، از ابزار ویرایش PDF برای پنهان کردن PII غیر ضروری استفاده کنید.
بیش از ۹۰ روز را از Capital One از طریق PDF دریافت کنید
دانلود CSV Capital One به ۹۰ روز محدود است. برای حسابداری پایان سال یا پشتیبانی حسابرسی، تنها راه دریافت تراکنشهای قدیمیتر از طریق صورتحساب PDF است. استخراج از PDF تاریخچهای ۷+ ساله (پنجره نگهداری PDF صادرکننده) را به شما میدهد.
پرسش و پاسخ
آیا میتوانم مستقیماً صورتحساب کارت اعتباری را به فرمت QBO تبدیل کنم؟
بله. مبدل صورتحساب بانکی علاوه بر QFX، OFX، QIF، Excel، CSV، TSV و JSON، به فرمت QBO (فرمت QuickBooks Online) خروجی میگیرد. فرمت QBO مستقیماً از طریق ویژگی "Upload bank file" QuickBooks وارد میشود.
مبدل چگونه با تراکنشهای چند ارزی Amex برخورد میکند؟
هر تراکنش خارجی به عنوان یک ردیف واحد با مبلغ خارجی و مبلغ تبدیل شده به دلار آمریکا در ستونهای جداگانه، به علاوه ستونی برای کارمزد تراکنش خارجی صادر میشود. کد ارز اصلی حفظ میشود.
آیا با صورتحسابهای اتحادیههای اعتباری و کارتهای اعتباری فروشگاهی کار میکند؟
بله. همان خط لوله استخراج مختصات + هوش مصنوعی، اتحادیههای اعتباری (Navy Federal، PenFed و غیره) و کارتهای فروشگاهی (Target RedCard، Best Buy Visa و غیره) را مدیریت میکند. طرحبندیها متفاوت هستند، اما هوش مصنوعی تعمیم میدهد - هیچ الگوی مخصوص صادرکننده برای نگهداری وجود ندارد.
در مورد کدهای دسته بازرگان (MCC) چطور؟
بیشتر صادرکنندگان کد MCC خام را روی صورتحسابها چاپ نمیکنند - آنها برچسب دسته خود صادرکننده را چاپ میکنند (مثلاً "رستورانها" به جای MCC 5812). خروجی هر آنچه صادرکننده چاپ میکند را ثبت میکند. برای نگاشت به MCC برای اهداف مالیاتی، به یک جدول مرجع جداگانه نیاز دارید.
آیا میتوانم یک سال صورتحساب را به یکباره استخراج کنم؟
بله - ۱۲ فایل PDF را در یک جلسه آپلود کنید. هر کدام به طور مستقل پردازش شده و به عنوان یک برگه جداگانه (یا یک CSV ترکیبی واحد با ستون دوره صورتحساب) صادر میشود.
آیا مبدل صورتحسابهای اسکن شده PDF را مدیریت میکند؟
بله. اگر PDF متن جاسازی شده نداشته باشد (اسکن شده یا عکاسی شده)، استخراج بینایی هوش مصنوعی در سمت سرور اجرا میشود. دقت در اسکنها ۸۸-۹۵٪ در مقابل ۹۶-۹۹٪ در PDFهای دیجیتال است.
هزینه این کار در مقایسه با ورود دستی داده چقدر است؟
یک حسابدار با ۵۰ دلار در ساعت که ۳۰ دقیقه برای هر صورتحساب وقت میگذارد، ۲۵ دلار برای ورود دستی برای هر صورتحساب هزینه میکند. استخراج هوش مصنوعی در PDFSub همان صورتحساب را با کسری از اعتبار هوش مصنوعی پردازش میکند. برای ۵۰ صورتحساب ماهانه در بین همه مشتریان، زمان صرفهجویی شده ۲۵ ساعت است.
تفاوت بین استخراج صورتحسابهای بانکی و صورتحسابهای کارت اعتباری چیست؟
از نظر مکانیکی، آنها از یک ابزار استفاده میکنند - اما صورتحسابهای کارت اعتباری فیلدهای اضافی (کارمزدهای خارجی، بخشهای چند کارتی، خلاصههای پاداش) دارند که هوش مصنوعی به طور متفاوتی آنها را مدیریت میکند. خروجی برای صورتحساب کارت اعتباری شامل ستونهایی است که در صورتحسابهای بانکی ظاهر نمیشوند (۴ رقم آخر کارت، مبلغ خارجی، کارمزد FX).
آیا مبدل امتیازات پاداش یا کشبک را ثبت میکند؟
بله - خلاصه پاداش در خروجی فراداده به عنوان یک برگه جداگانه ظاهر میشود. برگه تراکنش بر روی هزینهها و اعتبارات متمرکز میماند. اگر نیاز به ردیابی پاداشها در حسابداری خود دارید، از برگه فراداده برای درآمد ماهانه امتیاز استفاده کنید.
چگونه یک صورتحساب واحد را بین هزینههای شخصی و تجاری تقسیم کنم؟
پس از استخراج، اکسل را بر اساس بازرگان یا دسته مرتب کنید و هر ردیف را در یک ستون جدید "Business" یا "Personal" برچسبگذاری کنید. برای صورتحسابهایی که همان بازرگان میتواند هر دو باشد (مثلاً یک فروشگاه لوازم خانگی که هم برای پروژههای خانگی و هم تجاری استفاده میشود)، برای تصمیمگیری به رسیدهای خود مراجعه کنید. اسکنر رسید بخش تطبیق را مدیریت میکند.
آیا تراکنشهای در انتظار در خروجی گنجانده شدهاند؟
بله، اما آنها در ستون "Section" به عنوان Pending به جای Posted Transactions علامتگذاری شدهاند. بیشتر گردشهای کاری حسابداری قبل از وارد کردن، فقط موارد ثبت شده را فیلتر میکنند، زیرا هزینههای در انتظار میتوانند قبل از تسویه تغییر کنند.
آیا میتوانم دادههای صورتحساب کارت اعتباری تجاری را با چندین کارت کارمند استخراج کنم؟
بله. کارت هر کاربر مجاز دارای یک بخش فرعی با نام و ۴ رقم آخر کارت او است. ستونهای "Cardholder" و "Card Last 4" خروجی به شما امکان میدهد هزینهها را برای هر کارمند برای گزارش هزینهها یا بودجههای هر کارمند تقسیم کنید.
فراتر از صورتحسابهای کارت اعتباری
استخراج کارت اعتباری به ندرت به تنهایی وجود دارد. بیشتر گردشهای کاری آن را با موارد زیر جفت میکنند:
- صورتحسابهای بانکی - همان ابزار، هر بانک اصلی و ۱۲+ طرحبندی بینالمللی (مبدل صورتحساب بانکی)
- رسیدها - هزینهها را با رسیدها برای مستندسازی تطبیق دهید (اسکنر رسید)
- فاکتورها - برای گردشهای کاری AP/AR (استخراج کننده فاکتور)
- فرمهای مالیاتی - W-2، 1099، K-1، فیش حقوقی (ابزار استخراج داده)
یک اشتراک کل طیف اسناد مالی را پوشش میدهد، با کیفیت استخراج ثابت در سراسر اسناد.
شروع کار
اگر گردش کار شما شامل صورتحسابهای کارت اعتباری است - برای حسابداری، آمادهسازی مالیاتی، گزارش هزینهها، تأیید وام مسکن، یا بررسی تقلب - ورود دستی دیگر انتخاب درستی نیست. دوره آزمایشی رایگان ۷ روزه شامل دسترسی کامل به مبدل صورتحساب بانکی و سایر ابزارهای PDF PDFSub است.
مبدل صورتحساب بانکی PDFSub را امتحان کنید - یک صورتحساب Amex، Chase، Capital One، Discover، یا Citi را آپلود کنید و خروجی را در چند ثانیه ببینید.
برای حسابداران و حسابرسانی که ماهانه با صورتحسابهای متعدد مشتریان سروکار دارند، طرحهای پولی شامل پردازش دستهای و اعتبارات هوش مصنوعی اضافی برای استخراج با حجم بالا است.