تبدیل صورتحسابهای سیتی بانک به اکسل (۲۰۲۶)
راهنمای گام به گام تبدیل صورتحسابهای چک، پسانداز و کارت اعتباری سیتی از فرمت PDF به اکسل، CSV یا QBO — از جمله نحوه مدیریت گروهبندی تراکنشها بر اساس بخش در سیتی.
شما یک صورتحساب بانکی سیتی (Citi) به صورت PDF دارید و به دادههای آن در یک صفحه گسترده نیاز دارید. شاید در حال تطبیق حسابها، انجام امور حسابداری، یا جمعآوری اسناد مالیاتی باشید. به هر دلیلی که باشد، سیتی این کار را دشوارتر از آنچه باید باشد میکند - و به شیوهای که نسبت به سایر بانکهای بزرگ به طور منحصر به فردی ناامیدکننده است.
مشکل اصلی: سیتی تراکنشها را بر اساس نوع دستهبندی میکند، نه بر اساس تاریخ. تمام واریزیهای شما در یک بخش جمع میشوند. تمام برداشتهای شما در بخش دیگر. تمام چکهای شما در بخش دیگری. اگر سعی در ایجاد یک دفترچه حساب زمانی در اکسل دارید - که اکثر مردم واقعاً به آن نیاز دارند - یک کپی-پیست مستقیم یا خروجی PDF عمومی، یک آشفتگی درهم ریخته به شما میدهد که نیاز به بازآرایی دستی قابل توجهی دارد.
در اینجا نحوه انتقال واقعی دادههای صورتحساب سیتی به اکسل آورده شده است، با روشهایی که برای حسابهای جاری، پسانداز و کارت اعتباری کار میکنند.
آنچه سیتی به شما میدهد (و آنچه نمیدهد)
قبل از تبدیل هر چیزی، بهتر است بدانید سیتی واقعاً چه چیزی ارائه میدهد.
صورتحسابهای PDF — تا ۲۴ ماه از طریق Citi Online در بخش Statements & Documents (صورتحسابها و اسناد) در دسترس هستند. سیتی صورتحسابها را تا دو سال در دسترس نگه میدارد؛ صورتحسابهای قدیمیتر تا ۷ سال از طریق خدمات مشتری قابل درخواست هستند. اینها صورتحسابهای رسمی هستند که با آنچه در نامه دریافت میکنید مطابقت دارند. فقط فرمت PDF.
دانلود فعالیتها — از طریق تاریخچه تراکنشهای حساب شما در citibankonline.com در دسترس هستند. سیتی در اینجا گزینههای خروجی CSV و QFX (Quicken) را ارائه میدهد. به نظر میرسد که این مشکل را حل میکند، درست است؟
نه کاملاً. دانلود فعالیتها محدودیتهای واقعی دارد:
- حدود ۱۸۰ روز تاریخچه — خروجی CSV سیتی فقط حدود شش ماه از تراکنشهای اخیر را پوشش میدهد
- صورتحسابهای رسمی نیستند — این یک فید تراکنش است، فاقد ماندههای اولیه و پایانی، خلاصههای کارمزد، جزئیات سود و جداول مانده روزانه است
- فرمت QBO ندارد — برخلاف Chase و BofA، سیتی خروجی بومی QBO (QuickBooks) را ارائه نمیدهد، بنابراین کاربران QuickBooks مجبورند ستونهای CSV را به صورت دستی نگاشت کنند
- محدودیتهای کارت اعتباری — دانلود فعالیتهای کارت اعتباری پنجرههای زمانی کوتاهتری دارند و ممکن است شامل تمام جزئیات تراکنش نباشند
بنابراین اگر به دادههای بیش از شش ماه پیش نیاز دارید، یا به صورتحساب کامل (نه فقط تراکنشها) نیاز دارید، PDF تنها گزینه شماست.
روش ۱: استفاده از مبدل صورتحساب بانکی (توصیه شده)
سریعترین و دقیقترین روش، استفاده از مبدل صورتحساب بانکی تخصصی است — ابزاری که به طور خاص برای استخراج دادههای تراکنش از صورتحسابهای بانکی PDF طراحی شده است.
برخلاف ابزارهای عمومی PDF به Excel، مبدلهای صورتحساب بانکی ساختار اسناد مالی را درک میکنند. آنها میدانند که صورتحسابهای جاری سیتی تراکنشها را بر اساس دسته بندی گروهبندی میکنند — "سپردهها و اعتبارات"، "چکهای پرداخت شده"، "برداشتهای خودپرداز/کارت نقدی" و "سایر برداشتها" — به جای لیست کردن همه چیز به صورت زمانی. آنها توضیحات چند خطی، ماندههای جاری و اشکالات قالببندی تاریخ سیتی را مدیریت میکنند.
گام به گام با PDFSub
۱. صورتحساب سیتی خود را دانلود کنید — وارد citibankonline.com شوید → Statements & Documents (صورتحسابها و اسناد) → صورتحساب مورد نظر را انتخاب کنید → PDF را دانلود کنید ۲. به مبدل صورتحساب بانکی PDFSub بروید ۳. PDF سیتی را آپلود کنید — بکشید و رها کنید یا برای مرور کلیک کنید ۴. دادههای استخراج شده را مرور کنید — PDFSub تراکنشها را قبل از دانلود به شما نشان میدهد، بنابراین میتوانید دقت را تأیید کنید ۵. قالب خود را انتخاب کنید — Excel (XLSX)، CSV، QBO (QuickBooks)، OFX (Xero) یا هر یک از ۸ قالب پشتیبانی شده ۶. دانلود کنید — روی Download (دانلود) کلیک کنید یا برای دریافت ZIP با هر فرمت، از "Download All" (دانلود همه) استفاده کنید
برای PDFهای دیجیتال سیتی، استخراج سطح ۱ PDFSub تبدیل را به طور کامل در مرورگر شما انجام میدهد — فایل هرگز دستگاه شما را ترک نمیکند. این هنگام کار با دادههای مالی حساس اهمیت دارد.
چرا این روش به طور خاص برای سیتی به خوبی کار میکند:
- گروهبندی مبتنی بر بخش سیتی را درک میکند و علائم بدهکار/بستانکار را بر اساس بخشی که تراکنش در آن ظاهر میشود به درستی اختصاص میدهد (از آنجایی که سیتی در همه جا از مقادیر مثبت استفاده میکند — عنوان بخش چیزی است که به شما میگوید سپرده است یا برداشت)
- فرمت تاریخ MM/DD سیتی (بدون سال) را مدیریت میکند و سال صحیح را از هدر دوره صورتحساب استنباط میکند
- توضیحات تراکنش چند خطی (۲-۳ خط در صورتحسابهای سیتی رایج است) را بدون ایجاد ردیفهای تکراری پردازش میکند
- با تمام انواع حسابهای سیتی کار میکند — جاری، پسانداز و کارت اعتباری
- محتوای غیر تراکنشی مانند خلاصههای پاداش، جزئیات APR، جزئیات طرح فلکس سیتی و بنرهای تبلیغاتی را نادیده میگیرد
- به فرمت QBO برای وارد کردن مستقیم QuickBooks با تشخیص تکراری FITID صادر میکند — شکافی را که خروجی بومی QBO سیتی ندارد، پر میکند
پلنهای PDFSub از ۱۵ دلار در ماه شروع میشوند، با تبدیل صورتحساب بانکی ۲۹ دلار در ماه (کسب و کار + افزونه BSC، ۵۰۰ صفحه) و یک دوره آزمایشی رایگان ۷ روزه.
روش ۲: گزینههای دانلود داخلی سیتی
اگر فقط به تراکنشهای اخیر (نه صورتحساب کامل) نیاز دارید، خروجی CSV داخلی سیتی سریعترین گزینه است.
نحوه دانلود
۱. وارد citibankonline.com شوید ۲. به حساب خود بروید ۳. روی "View Account Details" (مشاهده جزئیات حساب) کلیک کنید و به "Transaction History" (تاریخچه تراکنش) بروید ۴. محدوده تاریخ تراکنشهای مورد نیاز خود را تنظیم کنید ۵. روی نماد دانلود کلیک کرده و CSV را انتخاب کنید ۶. فایل دانلود شده را در Excel باز کنید
آنچه دریافت میکنید
CSV سیتی شامل این ستونها است:
| ستون | توضیحات |
|---|---|
| Date | تاریخ تراکنش (MM/DD/YYYY) |
| Description | جزئیات تاجر یا تراکنش |
| Debit | مبلغ برداشت (در صورت وجود) |
| Credit | مبلغ سپرده (در صورت وجود) |
محدودیتهایی که باید مراقب باشید
پنجره حدود ۱۸۰ روزه. سیتی صادرات CSV را به حدود شش ماه تراکنش اخیر محدود میکند. به یک سال کامل نیاز دارید؟ باید در بستههای جداگانه دانلود کرده و آنها را به صورت دستی ترکیب کنید — و اگر به چیزی قدیمیتر از شش ماه نیاز دارید، CSV اصلاً در دسترس نیست.
فرمت QBO یا OFX ندارد. اگر از QuickBooks یا Xero استفاده میکنید، سیتی فرمت ورودی بومی ارائه نمیدهد. شما باید CSV یا PDF را با استفاده از ابزار شخص ثالث به QBO/OFX تبدیل کنید.
ستونهای جداگانه بدهکار/بستانکار. برخلاف Chase و BofA (که از یک ستون مبلغ امضا شده استفاده میکنند)، CSV سیتی از ستونهای جداگانه Debit و Credit استفاده میکند. کار با این در Excel در واقع آسانتر است، اما میتواند باعث مشکلات واردات با نرمافزارهای حسابداری شود که انتظار یک ستون مبلغ واحد را دارند.
صورتحساب رسمی نیست. CSV یک فید تراکنش است — شامل ماندههای اولیه/پایانی، خلاصههای کارمزد، هزینههای سود یا جدول مانده روزانه نیست. اگر برای اهداف حسابرسی یا مالیاتی به اینها نیاز دارید، به PDF نیاز دارید.
این روش برای ردیابی سریع امور مالی شخصی فعالیتهای اخیر کار میکند. برای هر چیز جامعتر، PDF را تبدیل کنید.
روش ۳: کپی-پیست از PDF (توصیه نمیشود)
میتوانید سعی کنید متن را در یک PDF سیتی انتخاب کرده و در Excel پیست کنید. آنچه واقعاً اتفاق میافتد این است:
همه چیز در یک ستون قرار میگیرد. تاریخها، توضیحات، مبالغ و ماندهها در هم میآمیزند. و با سیتی، شما یک مشکل اضافی دارید: از آنجایی که تراکنشها بر اساس نوع گروهبندی میشوند نه به صورت زمانی، حتی یک کپی-پیست تمیز هم دادههایی را به شما میدهد که خارج از ترتیب زمانی هستند. شما نه تنها باید ستونها را جدا کنید، بلکه باید همه چیز را بر اساس تاریخ مرتب کنید.
شما میتوانید از ویژگی Text to Columns اکسل (تب Data → Text to Columns) برای جدا کردن آن استفاده کنید، اما:
-
توضیحات چند خطی سیتی (اغلب ۲-۳ خط برای هر تراکنش) همترازی ردیف را مختل میکند
-
سرتیترهای بخش ("DEPOSITS & CREDITS"، "CHECKS PAID") با دادههای تراکنش مخلوط میشوند
-
مبالغ همگی مثبت هستند — بدون زمینه بخش، نمیتوانید بدهکار را از بستانکار تشخیص دهید
-
ماندههای جاری با تراکنشهای خود همتراز نیستند
-
بنرهای تبلیغاتی، پیشنهادات تبلیغاتی و تصاویر چک جاسازی شده در PDF وارد متن میشوند
-
برای تمیز کردن یک صورتحساب، بیش از ۴۵ دقیقه وقت صرف خواهید کرد
برای یک یا دو صورتحساب بسیار ساده، این دردناک اما از نظر فنی ممکن است. برای هر چیز بیشتر، ارزش وقت را ندارد.
درک فرمت PDF سیتی
صورتحسابهای سیتی ساختار مشخصی دارند که آنها را از Chase و Bank of America متمایز میکند. درک این ساختار توضیح میدهد که چرا مبدلهای عمومی با مشکل مواجه میشوند و چرا ابزارهای تخصصی وجود دارند.
مشکل گروهبندی مبتنی بر بخش
این بزرگترین چالش با صورتحسابهای سیتی است. اکثر بانکها تراکنشها را به ترتیب زمانی لیست میکنند — شما سوم ژانویه، سپس پنجم ژانویه، سپس هشتم ژانویه را میبینید، صرف نظر از اینکه سپرده باشند یا برداشت. سیتی برعکس عمل میکند.
یک صورتحساب جاری معمولی سیتی، تراکنشها را در بخشهایی مانند این سازماندهی میکند:
۱. خلاصه حساب — مانده اولیه، کل اعتبارات، کل بدهیها، مانده پایانی ۲. سپردهها و اعتبارات — همه سپردهها به صورت گروهی ۳. چکهای پرداخت شده — همه چکهای وصول شده، لیست شده بر اساس شماره چک ۴. برداشتهای خودپرداز/کارت نقدی — همه برداشتهای مبتنی بر کارت ۵. سایر برداشتها — بدهیهای ACH، انتقالهای آنلاین، انتقالهای سیمی و غیره.
درون هر بخش، تراکنشها بر اساس تاریخ لیست میشوند. اما در بین بخشها، یک تاریخ میتواند چندین بار ظاهر شود. ممکن است در ۱۵ ژانویه در بخش سپردهها، یک خرید با کارت نقدی در ۱۵ ژانویه در بخش برداشتهای خودپرداز/کارت نقدی، و یک پرداخت ACH در ۱۵ ژانویه در بخش سایر برداشتها داشته باشید — همه با صفحات زیادی از تراکنشهای دیگر جدا شدهاند.
این بدان معناست که وقتی یک PDF سیتی را به Excel تبدیل میکنید، یک صفحه گسترده دریافت میکنید که در آن همه سپردهها ابتدا میآیند، سپس همه چکها، سپس همه برداشتها. برای حسابداری یا تطبیق، باید پس از تبدیل بر اساس تاریخ مرتب کنید تا نمای زمانی دریافت کنید.
طرحبندی صورتحساب جاری/پسانداز
صورتحسابهای جاری و پسانداز سیتی از ساختار ستون زیر استفاده میکنند:
| ستون | توضیحات |
|---|---|
| Date | تاریخ تراکنش (MM/DD — بدون سال) |
| Description | جزئیات تراکنش (اغلب ۲-۳ خط) |
| Amount | همیشه مثبت — عنوان بخش، سپرده یا برداشت را تعیین میکند |
| Balance | مانده جاری پس از تراکنش |
قالب تاریخ MM/DD بدون سال است. سال باید از دوره صورتحساب که در هدر نمایش داده شده است، استنباط شود. برای صورتحسابهایی که دسامبر-ژانویه را پوشش میدهند، این بدان معناست که برخی از تراکنشها در یک صورتحساب دارای سالهای متفاوتی هستند.
طرحبندی صورتحساب کارت اعتباری
صورتحسابهای کارت اعتباری سیتی پیچیدهتر هستند و تا ۸ بخش مجزا دارند:
۱. خلاصه حساب — مانده قبلی، پرداختها، هزینههای جدید، کارمزدها، سود، مانده جدید ۲. اطلاعات پرداخت — حداقل پرداختی، تاریخ سررسید، هشدار پرداخت دیرهنگام ۳. خلاصه پاداش — امتیازات ThankYou کسب شده، بازخرید شده و مانده (Double Cash، Custom Cash، Strata Premier و غیره) ۴. جزئیات تراکنش — خریدها و برگشتها با تاریخ تراکنش و تاریخ ثبت ۵. کارمزدهای دریافت شده — کارمزدهای سالانه، کارمزدهای دیرکرد و غیره. ۶. سود دریافت شده — جزئیات APR بر اساس نوع مانده (خریدها، پیشپرداخت نقدی، انتقال مانده) ۷. طرح فلکس سیتی — جزئیات طرح اقساط در صورت پرداخت اقساطی خریدها ۸. مجموع سال تا به امروز — سود و کارمزدهای تجمعی
تفاوت حیاتی برای تبدیل: تراکنشهای کارت اعتباری دارای دو تاریخ هستند — تاریخ تراکنش (زمان خرید) و تاریخ ثبت (زمان ثبت در حساب شما). برخی مبدلها فقط یکی را ثبت میکنند که میتواند باعث مشکلات تطبیق شود.
بخشهای خلاصه پاداش و طرح فلکس سیتی نباید به عنوان تراکنش استخراج شوند — آنها محتوای اطلاعاتی هستند. اما آنها اغلب بین بخشهای تراکنش ظاهر میشوند، بنابراین مبدلهایی که نمیدانند آنها را نادیده بگیرند، ردیفهای نامربوط ایجاد میکنند.
کدهای تراکنش سیتی
سیتی از کدهای خاصی در توضیحات تراکنش استفاده میکند. درک این موارد هنگام بررسی دادههای تبدیل شده مفید است:
| کد | معنی |
|---|---|
| DIRECT DEP | سپرده مستقیم (حقوق، مزایای دولتی) |
| ACH CREDIT | انتقال ورودی ACH |
| ACH DEBIT | انتقال خروجی ACH |
| ZELLE PAYMENT | انتقال شخص به شخص Zelle |
| CHECKCARD | خرید با کارت نقدی |
| ATM WITHDRAWAL | برداشت نقدی از خودپرداز |
| ONLINE TRANSFER | انتقال بین حسابهای سیتی |
| MOBILE CHECK DEPOSIT | چک واریز شده از طریق برنامه سیتی موبایل |
| WIRE TRANSFER | انتقال سیمی ورودی یا خروجی |
| RECURRING PMT | پرداخت خودکار تکراری |
| E-PAYMENT | پرداخت قبض آنلاین |
| POS PURCHASE | تراکنش کارت نقدی در نقطه فروش |
مشکلات رایج تبدیل و راهحلها
مشکل: همه مبالغ مثبت هستند — تفکیک بدهکار و بستانکار ممکن نیست
چرا اتفاق میافتد: سیتی برای همه چیز از مقادیر مثبت استفاده میکند. واریز ۵۰۰ دلاری و برداشت ۵۰۰ دلاری هر دو به صورت "۵۰۰.۰۰" در PDF نمایش داده میشوند. تنها راه تشخیص آنها، عنوان بخش است.
راهحل: از مبدل صورتحساب بانکی استفاده کنید که چیدمان مبتنی بر بخش سیتی را درک میکند. PDFSub سربرگهای بخش را میخواند و علامت صحیح را اعمال میکند (مثبت برای بستانکار، منفی برای بدهکار). اگر با دادههای خام استخراج شده کار میکنید، به بخشی که هر تراکنش در آن ظاهر شده نگاه کنید و علامت را به صورت دستی اضافه کنید.
مشکل: سال در تاریخها وجود ندارد
چرا اتفاق میافتد: سیتی تاریخها را به صورت MM/DD بدون سال فرمت میکند. تراکنش با تاریخ "۰۱/۱۵" میتواند مربوط به هر سالی باشد.
راهحل: سال از سربرگ دوره صورتحساب (مثلاً "دوره صورتحساب: ۲۰۲۵/۱۲/۲۰ – ۲۰۲۶/۰۱/۱۹") به دست میآید. مبدلهای خوب سال را به طور خودکار استنباط میکنند. اگر مبدل شما این کار را نمیکند، سال را بر اساس دوره صورتحساب به صورت دستی اضافه کنید. مراقب صورتحسابهای دسامبر-ژانویه باشید که تراکنشهای موجود در یک صورتحساب ممکن است به دو سال تقویمی تعلق داشته باشند.
مشکل: توضیحات چند خطی باعث ایجاد ردیفهای اضافی میشود
چرا اتفاق میافتد: توضیحات تراکنش سیتی اغلب ۲-۳ خط را شامل میشود. یک تراکنش واحد ممکن است به این صورت به نظر برسد:
۰۱/۱۵ CHECKCARD 0115 AMAZON.COM
AMZN.COM/BILL WA
Card 1234
مبدلهای عمومی هر خط را به عنوان یک ردیف جداگانه در نظر میگیرند.
راهحل: مبدلهای تخصصی تشخیص میدهند که خطوط بدون تاریخ، خطوط ادامه هستند و به تراکنش قبلی تعلق دارند. آنها توضیحات را در یک سلول واحد الحاق میکنند.
مشکل: صورتحسابهای ترکیبی برای حسابهای Priority/Citigold
چرا اتفاق میافتد: مشتریان سیتی Priority (موجودی بالای ۳۰ هزار دلار)، Citigold (موجودی بالای ۲۰۰ هزار دلار) و Citigold Private Client (موجودی بالای ۱ میلیون دلار) ممکن است صورتحسابهای ترکیبی دریافت کنند که شامل چندین حساب — جاری، پسانداز و بازار پول — در یک PDF واحد است.
راهحل: به دنبال سربرگهای شماره حساب در داخل صورتحساب باشید که حسابهای مختلف را جدا میکنند. هنگام تبدیل، ممکن است لازم باشد تراکنشهای هر حساب را به طور جداگانه استخراج کنید، یا از مبدلی استفاده کنید که صورتحسابهای چند حسابی را مدیریت میکند.
مشکل: اقساط طرح سیتی فلکس با تراکنشهای عادی مخلوط شده است
چرا اتفاق میافتد: اگر طرح سیتی فلکس را روی خرید کارت اعتباری تنظیم کرده باشید، قسط ماهانه به عنوان یک قلم جداگانه در بخش تراکنش ظاهر میشود. خرید اصلی و پرداختهای طرح فلکس میتواند باعث سردرگمی شود.
راهحل: اقساط طرح فلکس معمولاً "CITI FLEX PLAN" را در توضیحات خود دارند. میتوانید این موارد را پس از تبدیل در اکسل فیلتر یا برچسبگذاری کنید تا حسابداری شفافتری داشته باشید.
مشکل: تصاویر چک و بنرهای تبلیغاتی با استخراج تداخل ایجاد میکنند
چرا اتفاق میافتد: سیتی تصاویر چکهای تسویه شده و بنرهای تبلیغاتی را مستقیماً در PDF جاسازی میکند. برخی مبدلها سعی میکنند متن را از توضیحات تصاویر یا متن بنر استخراج کنند و ردیفهای نامربوط ایجاد کنند.
راهحل: از مبدلی استفاده کنید که میداند محتوای غیرتراکنشی را نادیده بگیرد. اگر ردیفهای اضافی دریافت میکنید، به دنبال ورودیهایی باشید که تاریخ یا مبلغ معتبر ندارند و آنها را حذف کنید.
وارد کردن دادههای تبدیل شده سیتی به نرمافزار حسابداری
پس از تبدیل صورتحساب سیتی شما، در اینجا نحوه وارد کردن آن به رایجترین ابزارهای حسابداری آورده شده است:
QuickBooks Desktop/Online — از فرمت QBO برای تمیزترین وارد کردن استفاده کنید. فایلهای QBO شامل FITID (شناسه تراکنش مالی) هستند که از وارد کردن تکراری در صورت بارگذاری مجدد همان صورتحساب جلوگیری میکنند. به Banking → Upload Transactions بروید و فایل QBO خود را انتخاب کنید. برای مراحل دقیق، به راهنمای وارد کردن صورتحسابهای بانکی به QuickBooks مراجعه کنید.
Xero — از فرمت OFX استفاده کنید. وارد کردن فید بانکی Xero مستقیماً فایلهای OFX را میپذیرد. به Accounting → Bank Accounts → حساب شما → Import a Statement بروید. برای مراحل دقیق، به راهنمای وارد کردن صورتحسابهای بانکی به Xero مراجعه کنید.
Excel/Google Sheets — از XLSX یا CSV استفاده کنید. هر دو مستقیماً در اکسل باز میشوند یا میتوانند در Google Sheets بارگذاری شوند. CSV متن ساده و سازگار جهانی است؛ XLSX قالببندی ستون و انواع تاریخ را حفظ میکند.
FreshBooks, Wave, Sage — بسته به نرمافزار از CSV یا OFX استفاده کنید. اکثر ابزارهای حسابداری مدرن حداقل یکی از این فرمتها را میپذیرند.
از آنجایی که سیتی صادرات بومی QBO یا OFX را ارائه نمیدهد، تبدیل صورتحساب PDF اغلب تنها راه برای وارد کردن تمیز برای کاربران QuickBooks و Xero است.
نکاتی برای کار با دادههای تبدیل شده سیتی
هنگامی که تراکنشهای سیتی خود را در اکسل دارید، در اینجا چند نکته عملی آورده شده است:
بلافاصله بر اساس تاریخ مرتب کنید. از آنجایی که سیتی تراکنشها را بر اساس نوع گروهبندی میکند، صفحه گسترده تبدیل شده شما ابتدا همه واریزها، سپس همه چکها و سپس همه برداشتها را خواهد داشت. برای به دست آوردن نمای زمانی که برای تطبیق حساب منطقی باشد، بر اساس ستون تاریخ (از قدیمیترین به جدیدترین) مرتب کنید.
با مانده افتتاحیه و اختتامیه تأیید کنید. همه تراکنشها را جمع بزنید و بررسی کنید که با تغییر مانده نشان داده شده در سربرگ صورتحساب مطابقت داشته باشد. این سریعترین بررسی دقت است. فرمول: مانده افتتاحیه + کل بستانکاران - کل بدهکاران = مانده اختتامیه.
علامت هر مبلغ را بررسی کنید. از آنجایی که سیتی از مقادیر مثبت هم برای بدهکار و هم برای بستانکار استفاده میکند، تأیید کنید که مبدل شما علامتهای صحیح را اعمال کرده است. یک بررسی سریع: مقادیر منفی را فیلتر کنید و تأیید کنید که همه آنها برداشت/پرداخت هستند. مقادیر مثبت را فیلتر کنید و تأیید کنید که همه آنها واریز/اعتبار هستند.
ستون تاریخ را استاندارد کنید. اکسل گاهی اوقات تاریخها را به جای مقادیر تاریخ، به صورت متن تفسیر میکند، به خصوص با فرمت MM/DD سیتی. ستون تاریخ را انتخاب کنید → Data → Text to Columns → فرمت تاریخ (MDY) را انتخاب کنید تا از پردازش صحیح تاریخ اطمینان حاصل شود.
یک ستون دسته بندی اضافه کنید. از تابع SEARCH اکسل برای دستهبندی خودکار بر اساس کدهای تراکنش و نام فروشگاه استفاده کنید:
=IF(SEARCH("DIRECT DEP",B2)>0,"Income",IF(SEARCH("ZELLE",B2)>0,"Transfers","Other"))
ماهانه تبدیل کنید، نه سالانه. تا فصل مالیات صبر نکنید تا ۱۲ ماه صورتحساب را یکجا تبدیل کنید. هر ماه را به محض دریافت تبدیل کنید و ساختار پوشه منظمی را حفظ کنید.
سوالات متداول
آیا میتوانم صورتحسابهای سیتی را مستقیماً به صورت فایل اکسل دانلود کنم؟
خیر. سیتی فقط صورتحسابها را در قالب PDF ارائه میدهد. شما میتوانید فعالیت تراکنشهای اخیر (تقریباً ۱۸۰ روز) را به صورت CSV از طریق ویژگی تاریخچه تراکنش دانلود کنید، اما این یک فید تراکنش است — نه صورتحساب رسمی. برای صورتحسابهای کامل با موجودی و کارمزد، باید PDF را تبدیل کنید.
تا چه مدت قبل میتوانم صورتحسابهای سیتی را دریافت کنم؟
۲۴ ماه از صورتحسابها بلافاصله از طریق Citi Online (Statements & Documents) در دسترس هستند. صورتحسابهای قدیمیتر — تا ۷ سال — را میتوان با تماس با خدمات مشتری سیتی به شماره (800) 374-9700 درخواست کرد. ممکن است برای بازیابی صورتحسابهای آرشیوی هزینهای وجود داشته باشد. دانلود فعالیت CSV فقط حدود ۱۸۰ روز را پوشش میدهد.
چرا همه مبالغ من پس از تبدیل مثبت هستند؟
این یک مشکل خاص سیتی است. PDFهای سیتی تمام مبالغ تراکنش را به صورت اعداد مثبت نشان میدهند — عنوان بخش ("Deposits & Credits" در مقابل "Other Withdrawals") نشان میدهد که آیا اعتبار است یا بدهی. اگر مبدل شما سربرگهای بخش را نخواند، هر مبلغی مثبت خواهد بود. از مبدلی استفاده کنید که چیدمان مبتنی بر بخش سیتی را درک کند، مانند PDFSub.
آیا این برای صورتحسابهای کارت اعتباری سیتی کار میکند؟
بله. صورتحسابهای کارت اعتباری سیتی (Double Cash, Custom Cash, Strata Premier, Strata, Simplicity, Diamond Preferred, Costco Anywhere Visa و موارد دیگر) PDFهای دیجیتالی تولید میکنند که به خوبی تبدیل میشوند. صورتحسابهای کارت اعتباری دارای چیدمان پیچیدهتری با خلاصههای پاداش، تجزیه و تحلیل APR و بخشهای Citi Flex Plan هستند، اما مبدلهای تخصصی میدانند که فقط دادههای تراکنش را استخراج کنند.
کدام فرمت را برای وارد کردن به QuickBooks انتخاب کنم؟
فرمت QBO را انتخاب کنید. این فرمت برای QuickBooks طراحی شده است و شامل شناسههای تراکنش (FITIDs) است که از وارد کردن تکراری جلوگیری میکند. این امر به ویژه برای کاربران سیتی مهم است زیرا سیتی صادرات QBO بومی را ارائه نمیدهد — تبدیل PDF به QBO از طریق PDFSub اغلب آسانترین راه است. برای مراحل دقیق، راهنمای ما در مورد وارد کردن صورتحسابهای بانکی به QuickBooks را ببینید.
من یک صورتحساب ترکیبی با چندین حساب سیتی دارم. آیا به درستی تبدیل میشود؟
مشتریان Citi Priority, Citigold و Citigold Private Client اغلب صورتحسابهای ترکیبی را دریافت میکنند که چندین حساب (چکینگ، پسانداز، بازار پول) را در یک PDF پوشش میدهد. مبدلهای تخصصی معمولاً میتوانند این موارد را مدیریت کنند، اما باید خروجی را به دقت بررسی کنید تا مطمئن شوید تراکنشهای حسابهای مختلف با هم مخلوط نشدهاند. اگر چنین است، به دنبال شماره حساب در ستون توضیحات برای جدا کردن آنها باشید.
آیا این برای حسابهای تجاری سیتی کار میکند؟
بله. صورتحسابهای چکینگ تجاری سیتی و کارتهای شرکتی PDFهای دیجیتالی تولید میکنند که ساختاری مشابه حسابهای شخصی دارند. صورتحسابهای تجاری ممکن است جزئیات اضافی مانند تفکیک کارت کارمندان و دستهبندی هزینهها را شامل شوند، اما فرآیند استخراج تراکنش یکسان است.
دقت تبدیل چقدر است؟
برای PDFهای دیجیتال سیتی (دانلود شده مستقیماً از citibankonline.com)، مبدلهای تخصصی صورتحساب بانکی معمولاً به دقت ۹۵-۹۹٪ دست مییابند. منطقه اصلی ریسک، تخصیص علامت است — اطمینان از اینکه بدهیها و اعتبارها به درستی از سربرگهای بخش سیتی شناسایی شدهاند. ابزارهای عمومی PDF به Excel به طور متوسط حدود ۶۵-۷۰٪ در صورتحسابهای سیتی کار میکنند زیرا نمیتوانند چیدمان مبتنی بر بخش را تفسیر کنند. صورتحسابهای سیتی اسکن شده یا عکاسی شده دقت کمتری خواهند داشت زیرا به پردازش OCR نیاز دارند.