Πώς να εισαγάγετε ένα αντίγραφο κίνησης τράπεζας των ΗΠΑ στο QuickBooks (και Xero)

Έχετε ένα αντίγραφο κίνησης τράπεζας των ΗΠΑ σε μορφή PDF και το χρειάζεστε στο QuickBooks. Ίσως πρόκειται για έναν επαγγελματικό τραπεζικό λογαριασμό με μια εκτεταμένη ενότητα ePayments. Ίσως το αντίγραφο κίνησης έχει μια μεγάλη ενότητα Αναλυτικών Χρεώσεων Υπηρεσιών στο τέλος και δεν θέλετε να ξαναπληκτρολογήσετε 0,12 λεπτά τη φορά. Ίσως εισάγετε ένα έτος ιστορικού για έναν πελάτη. Το PDF είναι δομημένο αλλά πυκνό, και το QuickBooks δεν το δέχεται απευθείας.

Αυτή είναι η ροή εργασίας. Τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή εργασίας χειρίζεται και το Xero - απλώς αλλάζετε τη μορφή εξαγωγής.

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό στο blog σας; Αντιγράψτε αυτόν τον κώδικα ενσωμάτωσης:

---

Γιατί δεν μπορείτε απλώς να ανεβάσετε το PDF της U.S. Bank

Το QuickBooks Online δέχεται μεταφορτώσεις αρχείων σε μορφές .qbo, .ofx, .qfx και .csv. Δεν δέχεται απευθείας PDF για εισαγωγές τραπεζικών κινήσεων - η λειτουργία μεταφόρτωσης PDF από τραπεζικό λογαριασμό είναι για περιστασιακή συμπλήρωση κενών σε συνδεδεμένους λογαριασμούς και υποβαθμίζεται σιωπηρά σε OCR με μικτά αποτελέσματα.

Το Xero υποστηρίζει .ofx, .csv, .qbo, .qfx και .qif. Ίδιος περιορισμός: κανένα PDF.

Η ροή εργασίας ξεκινά με μετατροπή μορφής. Για λεπτομέρειες μορφής, δείτε τον οδηγό μας QBO vs CSV vs OFX.

---

Βήμα 1: Λήψη του PDF της U.S. Bank

1. Συνδεθείτε στο usbank.com
2. Ανοίξτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε
3. Κάντε κλικ στο My Accounts -> Statements & Documents
4. Επιλέξτε την περίοδο του αντιγράφου κίνησης
5. Κάντε κλικ στο View / Download PDF

Η U.S. Bank διατηρεί έως και 7 χρόνια αντιγράφων κίνησης διαθέσιμα με αυτόν τον τρόπο. Εάν επιλέξατε Image Statements (ελέγξτε τις εικόνες που είναι ενσωματωμένες στο PDF), το αρχείο μπορεί να είναι 5-10 MB αντί για τα 200 KB που θα είχε ένα κειμενικό αντίγραφο κίνησης - κατεβάστε και τις δύο μορφές αν τις χρειάζεστε.

---

Βήμα 2: Μεταφόρτωση στο PDFSub

Ανοίξτε το Μετατροπέας Αντιγράφων Κίνησης Τράπεζας του PDFSub. Σύρετε το PDF της U.S. Bank στην περιοχή απόθεσης ή κάντε κλικ για να περιηγηθείτε.

Το PDFSub αναγνωρίζει αυτόματα το πρότυπο της U.S. Bank. Η εξαγωγή εκτελείται στον διακομιστή και το αρχείο δεν διατηρείται.

Ειδικός χειρισμός U.S. Bank που κάνει αυτόματα το PDFSub:

• Οι συνδυασμένες στήλες Withdrawals (Αναλήψεις) και Deposits (Καταθέσεις) αντιστοιχίζονται σε ένα ενιαίο υπογεγραμμένο ποσό (αρνητικό για αναλήψεις)
• Η ενότητα ePayments αντιμετωπίζεται όπως οι Other Withdrawals (Άλλες Αναλήψεις) - και οι δύο τροφοδοτούν την ενοποιημένη λίστα συναλλαγών
• Η ενότητα Itemized Service Charges (Αναλυτικές Χρεώσεις Υπηρεσιών) στο τέλος του αντιγράφου κίνησης εισάγεται ως συναλλαγές (κάθε χρέωση καταχωρείται ως ξεχωριστή γραμμή, όχι ομαδοποιημένη σε ένα ενιαίο σύνολο "Τραπεζικές Χρεώσεις")
• Τα Image Statements (PDF με ενσωματωμένες εικόνες επιταγών) χειρίζονται - οι εικόνες επιταγών παραλείπονται κατά την ανάλυση, αλλά οι αντίστοιχες συναλλαγές επιταγών διατηρούνται
• Οι γραμμές καθημερινού υπολοίπου αποκλείονται από τη λίστα συναλλαγών
• Η μορφή ημερομηνίας MM/DD χωρίς έτος αντιστοιχίζεται με την περίοδο του αντιγράφου κίνησης

---

Βήμα 3: Επιλέξτε τη σωστή μορφή εξαγωγής

Μόλις εξαχθούν τα δεδομένα, επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει στον προορισμό των δεδομένων:

Προορισμός	Μορφή	Γιατί
QuickBooks Online	.qbo	Εγγενής μορφή, καμία αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων
QuickBooks Desktop	.qbo ή .iif	QBO μέσω Web Connect, IIF για μαζικές εισαγωγές
Xero	.ofx	Προτιμότερο από το CSV - περιλαμβάνει μεταδεδομένα λογαριασμού και αναγνωριστικά διπλοτύπων
Sage	.csv ή .ofx	Προτιμάται το OFX όταν υποστηρίζεται
Wave	.csv ή .ofx	Και οι δύο λειτουργούν. Το OFX παρέχει ανίχνευση διπλοτύπων
FreshBooks	.csv	Μόνη υποστηριζόμενη μορφή εισαγωγής
Quicken	.qfx ή .qif	QFX για σύγχρονο Quicken, QIF για παλαιότερες εκδόσεις

Για το υπόλοιπο αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε .qbo και .ofx. Κάντε κλικ στο Download στο PDFSub και αποθηκεύστε το αρχείο.

---

Βήμα 4α: Εισαγωγή του .QBO στο QuickBooks Online

1. Στο QuickBooks, μεταβείτε στο Banking (ή Transactions -> Bank transactions)
2. Κάντε κλικ στο Link account στην επάνω δεξιά γωνία
3. Επιλέξτε Upload from file στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου
4. Σύρετε το αρχείο .qbo
5. Επιλέξτε τον λογαριασμό QuickBooks στον οποίο ανήκει αυτό το αντίγραφο κίνησης
6. Επιβεβαιώστε το εύρος ημερομηνιών και κάντε κλικ στο Next
7. Ελέγξτε τις αναλυμένες συναλλαγές στην καρτέλα For Review

Το αρχείο .qbo περιλαμβάνει αναγνωριστικά συναλλαγών FITID, οπότε το QuickBooks παραλείπει αυτόματα τα διπλότυπα κατά την επανεισαγωγή.

Όρια αρχείων: Το QuickBooks Online περιορίζει τις μεταφορτώσεις σε 350 KB ανά αρχείο και 1.000 συναλλαγές ανά εισαγωγή. Για επαγγελματικούς λογαριασμούς με μεγάλο όγκο, χωρίστε ανά μήνα.

---

Βήμα 4β: Εισαγωγή του .OFX στο Xero (Ίδια Ροή)

1. Επιστρέψτε στο PDFSub και εξαγάγετε ως .ofx αντί για .qbo
2. Στο Xero, μεταβείτε στο Accounting -> Bank accounts
3. Κάντε κλικ στον σχετικό τραπεζικό λογαριασμό
4. Κάντε κλικ στο Manage account -> Import a statement
5. Σύρετε το αρχείο .ofx
6. Το Xero ανιχνεύει τη μορφή και αναλύει τις συναλλαγές
7. Ελέγξτε και επιβεβαιώστε

---

Κοινά Σφάλματα και Διορθώσεις

"Το αρχείο δεν μπόρεσε να επεξεργαστεί" στο QuickBooks. Πάνω από 350 KB ή περισσότερες από 1.000 συναλλαγές. Χωρίστε ανά μήνα και επανεισαγάγετε.

Οι χρεώσεις υπηρεσιών λείπουν ή είναι ομαδοποιημένες. Η U.S. Bank αναλύει τις χρεώσεις υπηρεσιών (Μηνιαία Προμήθεια Συντήρησης, Προμήθεια Επιστροφής, Προμήθεια Υπέρβασης Ορίου, Προμήθεια Εντολής Διακοπής, κ.λπ.) σε μια ειδική ενότητα στο τέλος του αντιγράφου κίνησης. Το PDFSub καταχωρεί κάθε χρέωση ως ξεχωριστή συναλλαγή με διατηρημένη την αρχική περιγραφή, ώστε να εμφανίζονται μεμονωμένα στο QuickBooks - όχι ως ένα ενιαίο σύνολο "Τραπεζικές Χρεώσεις".

Το PDF Image Statement αργεί πολύ να ανέβει. Τα Image Statements περιλαμβάνουν ενσωματωμένες εικόνες επιταγών και μπορεί να είναι 5-10 MB. Το PDFSub τα αναλύει χωρίς να αποδίδει τις εικόνες επιταγών, οπότε ο χρόνος επεξεργασίας παραμένει στην ίδια κλίμακα με τα αντίγραφα κίνησης μόνο κειμένου. Το αρχείο QBO εξόδου έχει το ίδιο μέγεθος όπως θα είχε για ένα απλό αντίγραφο κίνησης.

Οι ePayments δεν αντιστοιχούν με τις Other Withdrawals. Η U.S. Bank διαχωρίζει τις ψηφιακές πληρωμές στην ενότητα ePayments, ξεχωριστά από τις επιταγές και τις αναλήψεις ΑΤΜ. Το PDFSub τις συγχωνεύει σε μια ενιαία στήλη υπογεγραμμένου ποσού κατά την εξαγωγή, η οποία ταιριάζει με αυτό που περιμένει το QuickBooks. Εάν χρειάζεται να διατηρήσετε τη διάκριση ePayments έναντι επιταγών για αναφορές, η αρχική επικεφαλίδα της ενότητας καταγράφεται ως πεδίο σημειώματος σε κάθε συναλλαγή.

Διαφορετική τράπεζα από την U.S. Bank; Το PDFSub αναγνωρίζει πάνω από 20.000 πρότυπα τραπεζών. Για μια ανεξάρτητη από το λογισμικό εισαγωγή σε τραπεζικά αντίγραφα κίνησης στο QuickBooks, δείτε Πώς να εισαγάγετε αντίγραφα κίνησης τράπεζας στο QuickBooks Online.

---

Όταν έχετε ήδη το εγγενές CSV της U.S. Bank (Περιορισμένο Ιστορικό)

Η U.S. Bank προσφέρει εξαγωγή CSV από το Online Banking -> Transactions -> Download. Προβλήματα:

• Μόνο τους τελευταίους ~24 μήνες
• Ένα σιωπηλό όριο 1.500 συναλλαγών στη λήψη
• Μόνο ροή συναλλαγών - χωρίς αρχικό υπόλοιπο, χωρίς τελικό υπόλοιπο, χωρίς ενότητα Αναλυτικών Χρεώσεων Υπηρεσιών, χωρίς πίνακα καθημερινού υπολοίπου

Για έλεγχο, προετοιμασία φόρων ή ιστορική εισαγωγή, η ροή εργασίας PDF -> PDFSub -> QBO παραπάνω είναι η σωστή διαδρομή.

---

Περίληψη

1. Λήψη του PDF της U.S. Bank από το usbank.com (έως 7 χρόνια. Τα Image Statements περιλαμβάνουν εικόνες επιταγών)
2. Μεταφόρτωση στο Μετατροπέας Αντιγράφων Κίνησης Τράπεζας του PDFSub
3. Εξαγωγή ως .qbo (QuickBooks) ή .ofx (Xero, Sage, Wave) - συνδυασμένες Αναλήψεις/Καταθέσεις, διατηρημένες αναλυτικές χρεώσεις
4. Banking -> Upload from file -> ολοκληρώθηκε. Καμία αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων

Για πλήρη ανάλυση της διάταξης ανά ενότητα της U.S. Bank (ενότητα ePayments, συνδυασμένες στήλες, αναλυτικές χρεώσεις υπηρεσιών, Image Statements), δείτε την αναλυτική παρουσίαση Επεξήγηση Αντιγράφου Κίνησης U.S. Bank.