Πώς να Εισαγάγετε ένα Αντίγραφο Κίνησης Τραπέζης HSBC UK στο QuickBooks (και Xero)
Μετατρέψτε ένα αντίγραφο κίνησης PDF της HSBC UK σε μορφή QBO και εισαγάγετέ το στο QuickBooks Online (ή Xero) σε τέσσερα βήματα. Καλύπτει κωδικούς ταξινόμησης ΗΒ, δείκτες ΧΡ/ΠΙΣ, ημερομηνίες ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ και λογαριασμούς πολλαπλών νομισμάτων HSBC Premier.
Έχετε ένα αντίγραφο κίνησης PDF της HSBC UK και το χρειάζεστε στο QuickBooks ή το Xero. Ίσως είναι ένας τρεχούμενος λογαριασμός μικρής επιχείρησης με μηνιαίο όγκο. Ίσως είναι ένα αντίγραφο κίνησης HSBC Premier με υπολογαριασμούς πολλαπλών νομισμάτων (GBP, EUR, USD) που πρέπει να διαχωριστούν. Ίσως είστε λογιστής με έδρα το ΗΒ που εντάσσει έναν πελάτη. Το PDF είναι δομημένο, αλλά το QuickBooks και το Xero χρησιμοποιούν προεπιλεγμένες αμερικανικές συμβάσεις και χρειάζονται προσεκτικό χειρισμό για τις μορφές του ΗΒ.
Αυτή είναι η ροή εργασίας. Τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή χειρίζεται και το Xero - απλώς αλλάζετε τη μορφή εξαγωγής.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό στο blog σας; Αντιγράψτε αυτόν τον κωδικό ενσωμάτωσης:
Γιατί δεν μπορείτε απλώς να ανεβάσετε το PDF της HSBC UK
Το QuickBooks Online δέχεται ανεβάσματα αρχείων σε μορφή .qbo, .ofx, .qfx και .csv. Δεν δέχεται απευθείας PDF για εισαγωγές τραπεζών.
Το Xero (δημοφιλές στο ΗΒ) υποστηρίζει .ofx, .csv, .qbo, .qfx και .qif. Ίδια περιορισμός: κανένα PDF.
Η ροή εργασίας ξεκινά με μετατροπή μορφής. Για λεπτομέρειες μορφής, δείτε τον οδηγό μας QBO vs CSV vs OFX.
Βήμα 1: Λήψη του PDF της HSBC UK
- Συνδεθείτε στο hsbc.co.uk (προσωπικό) ή business.hsbc.uk (επιχειρηματικό)
- Ανοίξτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε
- Κάντε κλικ στο Τα έγγραφά μου -> Αντίγραφα κίνησης
- Επιλέξτε την περίοδο του αντιγράφου κίνησης
- Κάντε κλικ στο Λήψη (PDF)
Η HSBC UK διατηρεί έως και 7 χρόνια αντίγραφα κίνησης διαθέσιμα με αυτόν τον τρόπο.
Σημείωση για τους λογαριασμούς πολλαπλών νομισμάτων HSBC Premier και Global Money: ένας ενιαίος λογαριασμός μπορεί να έχει υπο-υπόλοιπα σε GBP, EUR, USD και άλλα νομίσματα. Το PDF περιλαμβάνει τις συναλλαγές κάθε νομίσματος σε ξεχωριστό μπλοκ. Κάθε νόμισμα συνήθως αντιστοιχεί σε ξεχωριστό λογαριασμό QuickBooks / Xero (καθώς το βασικό νόμισμα για το αρχείο QuickBooks είναι σταθερό).
Βήμα 2: Ανέβασμα στο PDFSub
Ανοίξτε το Μετατροπέας Αντιγράφων Κίνησης Τραπέζης του PDFSub. Σύρετε το PDF της HSBC UK στην περιοχή απόθεσης ή κάντε κλικ για περιήγηση.
Το PDFSub αναγνωρίζει αυτόματα το πρότυπο της HSBC UK. Η αυτόματη ανίχνευση τοποθεσίας επιλέγει τις συμβάσεις του ΗΒ (ημερομηνίες ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ, προεπιλογή GBP, μορφή κωδικού ταξινόμησης) χωρίς να απαιτείται χειροκίνητη ρύθμιση. Η εξαγωγή εκτελείται στον διακομιστή και το αρχείο δεν διατηρείται.
Χειρισμός ειδικά για HSBC UK που κάνει αυτόματα το PDFSub:
- Οι ημερομηνίες ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ αναλύονται σωστά (όχι εναλλαγή σε ΜΜ/ΗΗ όπως θα έκαναν εργαλεία μόνο για ΗΠΑ)
- Ο κωδικός ταξινόμησης (XX-XX-XX) διατηρείται στην κεφαλίδα εξαγωγής - το QuickBooks και το Xero το αντιμετωπίζουν ως μεταδεδομένα λογαριασμού
- Οι δείκτες ΧΡ / ΠΙΣ δίπλα στα ποσά μετατρέπονται σε υπογεγραμμένα ποσά (
+για ΠΙΣ,-για ΧΡ) - Οι αριθμοί με διαχωριστικά χιλιάδων χρησιμοποιώντας κόμμα ή τελεία αναλύονται σωστά (σύμβαση ΗΒ:
1,234.56) - Οι λογαριασμοί Premier πολλαπλών νομισμάτων διαχωρίζονται σε ξεχωριστά αρχεία εξαγωγής - ένα ανά νόμισμα (GBP, EUR, USD)
- Οι κωδικοί IBAN και BIC καταγράφονται ως μεταδεδομένα εάν υπάρχουν στην κεφαλίδα του αντιγράφου κίνησης
- Οι γραμμές υπολοίπου πριν από την έναρξη (B/F) και υπολοίπου στο τέλος (C/F) εξαιρούνται από τις συναλλαγές
Βήμα 3: Επιλέξτε τη Σωστή Μορφή Εξαγωγής
| Προορισμός | Μορφή | Γιατί |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Εγγενής μορφή, χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων |
| QuickBooks Desktop | .qbo ή .iif |
QBO μέσω Web Connect, IIF για μαζικές εισαγωγές |
| Xero (ΗΒ) | .ofx |
Προτιμώμενη - περιλαμβάνει μεταδεδομένα λογαριασμού και αναγνωριστικά διπλοτύπων· το CSV απαιτεί αντιστοίχιση στηλών |
| Sage (ΗΒ) | .csv ή .ofx |
Το CSV είναι πιο συνηθισμένο για Sage 50, το OFX για Sage Business Cloud |
| FreeAgent | .ofx ή .csv |
Το OFX προτιμάται για FreeAgent |
| FreshBooks | .csv |
Μόνο υποστηριζόμενη μορφή εισαγωγής |
Για λογιστές του ΗΒ, το Xero είναι ο πιο συνηθισμένος προορισμός, οπότε το .ofx είναι συνήθως η σωστή επιλογή. Για ρυθμίσεις QuickBooks UK συμβατές με τον HMRC, χρησιμοποιήστε .qbo.
Βήμα 4α: Εισαγωγή του .QBO στο QuickBooks Online
- Στο QuickBooks, μεταβείτε στο Τραπεζικές συναλλαγές (ή Συναλλαγές -> Τραπεζικές συναλλαγές)
- Κάντε κλικ στο Σύνδεση λογαριασμού στην επάνω δεξιά γωνία
- Επιλέξτε Μεταφόρτωση από αρχείο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου
- Σύρετε το αρχείο
.qboμέσα - Επιλέξτε τον λογαριασμό QuickBooks στον οποίο ανήκει αυτό το αντίγραφο κίνησης
- Επιβεβαιώστε το εύρος ημερομηνιών και κάντε κλικ στο Επόμενο
- Ελέγξτε τις αναλυμένες συναλλαγές στην καρτέλα Για έλεγχο
Για λογαριασμούς Premier πολλαπλών νομισμάτων, επαναλάβετε για κάθε αρχείο που διαχωρίστηκε ανά νόμισμα (ένα για GBP, EUR, USD).
Όρια αρχείων: Το QuickBooks Online περιορίζει τα ανεβάσματα σε 350 KB ανά αρχείο και 1.000 συναλλαγές ανά εισαγωγή.
Βήμα 4β: Εισαγωγή του .OFX στο Xero (Ίδια Ροή)
- Επιστρέψτε στο PDFSub και εξαγάγετε ως
.ofxαντί για.qbo - Στο Xero, μεταβείτε στο Λογιστική -> Τραπεζικοί λογαριασμοί
- Κάντε κλικ στον σχετικό τραπεζικό λογαριασμό
- Κάντε κλικ στο Διαχείριση λογαριασμού -> Εισαγωγή αντιγράφου κίνησης
- Σύρετε το αρχείο
.ofxμέσα - Το Xero ανιχνεύει τη μορφή και αναλύει τις συναλλαγές
- Ελέγξτε και επιβεβαιώστε
Το Xero UK χειρίζεται το GBP εγγενώς. Για υπολογαριασμούς EUR/USD σε HSBC Premier, θα χρειαστείτε ξεχωριστούς τραπεζικούς λογαριασμούς Xero στο αντίστοιχο νόμισμα.
Κοινά Σφάλματα και Διορθώσεις
Ημερομηνίες αναλύθηκαν σε λάθος μορφή. Εάν οι συναλλαγές σας εμφανίζονται με λάθος σειρά ή το QuickBooks απορρίπτει τις ημερομηνίες ως μη έγκυρες, το αρχείο ενδέχεται να έχει εξαχθεί με μορφή ημερομηνίας ΗΠΑ. Το PDFSub χρησιμοποιεί προεπιλεγμένα ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ για τα αντίγραφα κίνησης της HSBC UK. Επαναεξαγάγετε από το PDFSub με την επιλογή Μορφή ημερομηνίας: ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ.
Ποσά εκτός κατά 100 ή 1000. Η σύμβαση του ΗΒ χρησιμοποιεί 1,234.56 (κόμμα ως διαχωριστικό χιλιάδων, τελεία ως δεκαδικό). Ορισμένα εργαλεία εισαγωγής το παρερμηνεύουν ως 1234.56 ή 1.234,56 (ευρωπαϊκή σύμβαση). Το PDFSub κανονικοποιεί σε μία δεκαδική μορφή κατά την εξαγωγή. Εάν βλέπετε ύποπτα ποσά, ελέγξτε ότι χρησιμοποιήσατε .qbo ή .ofx (που περιλαμβάνουν ρητά δεκαδικά σημάδια) αντί για .csv.
Δείκτες ΧΡ/ΠΙΣ που εμφανίζονται στην περιγραφή. Το PDFSub θα πρέπει να μετατρέπει τους δείκτες ΧΡ (χρέωση) και ΠΙΣ (πίστωση) σε υπογεγραμμένα ποσά κατά την εξαγωγή. Εάν βλέπετε κείμενο "DR" ή "CR" στο πεδίο περιγραφής του QuickBooks, επαναεξαγάγετε με την επιλογή Μετατροπή δεικτών ΧΡ/ΠΙΣ σε υπογεγραμμένα ποσά.
Σφάλματα εισαγωγής πολλαπλών νομισμάτων. Το QuickBooks Online απαιτεί να είναι ενεργοποιημένη η λειτουργία Πολλαπλών νομισμάτων (Ρυθμίσεις -> Λογαριασμός & Ρυθμίσεις -> Για προχωρημένους -> Νόμισμα) πριν μπορέσετε να εισαγάγετε συναλλαγές που δεν είναι σε GBP. Ενεργοποιήστε το ΠΡΙΝ εισαγάγετε τα αρχεία που διαχωρίστηκαν σε EUR ή USD από ένα αντίγραφο Premier.
Διαφορετική τράπεζα από την HSBC; Το PDFSub αναγνωρίζει πάνω από 20.000 πρότυπα τραπεζών, συμπεριλαμβανομένων των Big Five του ΗΒ (HSBC, Barclays, Lloyds, NatWest, Santander UK) και των περισσότερων οικοδομικών εταιρειών. Για μια ανεξάρτητη εισαγωγή αντιγράφων κίνησης τραπέζης στο QuickBooks, δείτε Πώς να εισαγάγετε αντίγραφα κίνησης τραπέζης στο QuickBooks Online.
Όταν έχετε ήδη το εγγενές CSV της HSBC UK (Περιορισμένο Ιστορικό)
Η HSBC UK προσφέρει εξαγωγή CSV από το Online Banking -> Statements. Προβλήματα:
- Μόνο τους τελευταίους ~24 μήνες
- Για Premier πολλαπλών νομισμάτων, το CSV είναι ανά νόμισμα (πρέπει να εξάγετε GBP, EUR, USD ξεχωριστά)
- Μόνο ροή συναλλαγών - χωρίς αρχικό υπόλοιπο, χωρίς τελικό υπόλοιπο, χωρίς δείκτες Υπολοίπου Πριν/Μετά
- Ο κωδικός ταξινόμησης μπορεί να απουσιάζει από την κεφαλίδα του CSV
Για έλεγχο, συμμόρφωση με τον HMRC ή ιστορική ενσωμάτωση, η ροή PDF -> PDFSub -> QBO παραπάνω είναι η σωστή πορεία.
Περίληψη
- Λήψη του PDF της HSBC UK από το hsbc.co.uk (έως 7 χρόνια· οι λογαριασμοί Premier περιλαμβάνουν όλα τα υπο-υπόλοιπα νομισμάτων)
- Ανέβασμα στο Μετατροπέας Αντιγράφων Κίνησης Τραπέζης του PDFSub
- Εξαγωγή ως
.qbo(QuickBooks UK) ή.ofx(Xero, FreeAgent, Sage Business Cloud) - χειρίζονται ημερομηνίες ΗΒ και δείκτες ΧΡ/ΠΙΣ, οι Premier διαχωρίζονται ανά νόμισμα - Τραπεζικές συναλλαγές -> Μεταφόρτωση από αρχείο -> ολοκληρώθηκε. Χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματη ανίχνευση διπλοτύπων
Για πλήρη ανάλυση ανά ενότητα του αντιγράφου κίνησης HSBC UK (κωδικός ταξινόμησης, δείκτες ΧΡ/ΠΙΣ, ημερομηνίες ΗΗ/ΜΜ/ΕΕΕΕ, λογαριασμοί πολλαπλών νομισμάτων), δείτε την αναλυτική παρουσίαση Το αντίγραφο κίνησης τραπέζης HSBC UK εξηγείται.