Πώς να Εισαγάγετε ένα Αντίγραφο Κίνησης Τράπεζας της Bank of America στο QuickBooks (και Xero)
Μετατρέψτε ένα αντίγραφο κίνησης PDF της Bank of America σε μορφή QBO και εισαγάγετέ το στο QuickBooks Online σε τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή εργασίας χρησιμοποιεί OFX για το Xero. Περιλαμβάνει χειρισμό Ειδικών Αφαιρέσεων / Προσθηκών της BofA και ενσωμάτωση αντιγραφής-επικόλλησης για το blog σας.
Έχετε ένα αντίγραφο κίνησης PDF της Bank of America και το χρειάζεστε στο QuickBooks. Οι τραπεζικές ροές έγιναν παλιές, ο λογαριασμός έκλεισε, κάνετε έναρξη πελάτη στα μέσα του έτους, ή δοκιμάσατε την ενσωματωμένη μεταφόρτωση PDF του QuickBooks και έβγαλε χάος. Όποιος κι αν είναι ο λόγος: χρειάζεστε έναν τρόπο να μετατρέψετε αυτό το PDF σε μια καθαρή εισαγωγή που το QuickBooks (ή το Xero) δέχεται πραγματικά.
Αυτή είναι η ροή εργασίας. Τέσσερα βήματα. Η ίδια ροή χειρίζεται και το Xero - απλώς αλλάξτε τη μορφή εξαγωγής. Το δύσκολο κομμάτι είναι η επιλογή της σωστής μορφής και η γνώση των ιδιαιτεροτήτων της BofA (ορολογία Αφαιρέσεων έναντι Προσθηκών, ξεχωριστή ενότητα Ελέγχων που Πληρώθηκαν, αντίγραφα κίνησης που συνδυάζουν πολλούς λογαριασμούς) που μπερδεύουν τα γενικά εργαλεία μετατροπής.
Θέλετε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον οδηγό στο blog σας; Αντιγράψτε αυτόν τον κωδικό ενσωμάτωσης:
Γιατί δεν μπορείτε απλώς να ανεβάσετε το PDF της BofA
Το QuickBooks Online δέχεται μεταφορτώσεις αρχείων σε μορφές .qbo, .ofx, .qfx και .csv. Δεν δέχεται PDF για εισαγωγές τραπεζών - η λειτουργία μεταφόρτωσης PDF τραπεζικής ροής είναι για περιστασιακή συμπλήρωση κενών σε συνδεδεμένους λογαριασμούς και υποβαθμίζεται σιωπηλά σε OCR με ανάμεικτα αποτελέσματα.
Το Xero υποστηρίζει .ofx, .csv, .qbo, .qfx και .qif. Ίδιος περιορισμός: κανένα PDF.
Έτσι, η ροή εργασίας ξεκινά με μια μετατροπή μορφής. Μπορείτε να το κάνετε χειροκίνητα (επικόλληση και προσευχή σε ένα υπολογιστικό φύλλο, στη συνέχεια μορφοποίηση και αποθήκευση ως CSV) ή με έναν μετατροπέα αντιγράφων κίνησης τράπεζας που γνωρίζει τη δομή ενός αντιγράφου κίνησης της Bank of America. Η προσέγγιση του μετατροπέα είναι ταχύτερη και αποφεύγει το βήμα αντιστοίχισης στηλών μέσα στο QuickBooks, επειδή τα αρχεία .qbo περιλαμβάνουν τα μεταδεδομένα των στηλών.
Για λεπτομέρειες μορφής, δείτε τον οδηγό μας QBO vs CSV vs OFX - το δέντρο αποφάσεων μορφής στην κορυφή καλύπτει κάθε λογιστική πλατφόρμα με μια ματιά.
Βήμα 1: Λήψη του PDF της BofA
- Συνδεθείτε στο bankofamerica.com
- Ανοίξτε τον λογαριασμό που χρειάζεστε
- Μεταβείτε στις Δηλώσεις & Έγγραφα
- Επιλέξτε την περίοδο δήλωσης
- Κάντε κλικ στο Λήψη PDF
Η Bank of America διατηρεί έως και 7 χρόνια δηλώσεων διαθέσιμες με αυτόν τον τρόπο. Παλαιότεροι λογαριασμοί ενδέχεται να έχουν μικρότερη διατήρηση. ελέγξτε τη λίστα ημερομηνιών δήλωσης πριν υποθέσετε.
Εάν έχετε λογαριασμό δέσμης (π.χ., τρεχούμενο και ταμιευτηρίου σε μία δήλωση), το PDF περιλαμβάνει και τους δύο λογαριασμούς σε ένα έγγραφο με ξεχωριστές ενότητες. Το PDFSub αναγνωρίζει τα διαλείμματα ενοτήτων και σας επιτρέπει να επιλέξετε να τα εξαγάγετε ως ξεχωριστά αρχεία ή συνδυασμένα.
Βήμα 2: Μεταφόρτωση στο PDFSub
Ανοίξτε τον Μετατροπέα Αντιγράφων Κίνησης Τράπεζας του PDFSub. Σύρετε το PDF της BofA στην περιοχή απόθεσης ή κάντε κλικ για να περιηγηθείτε.
Το PDFSub αναγνωρίζει αυτόματα το πρότυπο της BofA. Για ψηφιακά PDF (οτιδήποτε κατεβάσατε απευθείας από το bankofamerica.com, όχι εκτύπωση σαρωμένη), η εξαγωγή εκτελείται πλήρως στο πρόγραμμα περιήγησής σας μέσω της μηχανής Επιπέδου 1 του PDFSub - το αρχείο δεν φεύγει ποτέ από τη συσκευή σας. Αυτό έχει σημασία όταν εργάζεστε με δεδομένα πελατών υπό επιστολή ανάθεσης.
Το PDFSub σας δείχνει τις αναλυθείσες συναλλαγές πριν δεσμευτείτε για εξαγωγή, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε μερικές γραμμές σε σχέση με το αρχικό PDF.
Ειδικός χειρισμός BofA που κάνει αυτόματα το PDFSub:
- Οι στήλες
ΑφαιρέσειςκαιΠροσθήκεςαντιστοιχίζονται σε ένα ενιαίο υπογεγραμμένο ποσό (αρνητικό για αφαιρέσεις). Τα γενικά εργαλεία που περιμένουν κεφαλίδες "Αναλήψεις/Καταθέσεις" παραλείπουν εντελώς αυτό. - Η ξεχωριστή ενότητα Ελέγχων που Πληρώθηκαν (με περικομμένες εικόνες επιταγών) αντιμετωπίζεται ως συναλλαγές, όχι εικόνες. Ο αριθμός επιταγής διατηρείται ως πεδίο αναφοράς.
- Ο πίνακας σύνοψης Ημερήσιου Υπολοίπου στο τέλος της δήλωσης εξαιρείται από τη λίστα συναλλαγών (είναι σύνοψη, όχι συναλλαγές).
- Δέσμες δηλώσεων που συνδυάζουν πολλούς λογαριασμούς σε ένα PDF χωρίζονται σωστά - μπορείτε να εξάγετε κάθε λογαριασμό ξεχωριστά ή συγχωνευμένο.
- Περιγραφές συναλλαγών πολλαπλών γραμμών (π.χ., όνομα εμπόρου σε μία γραμμή, τοποθεσία και αναφορά στην επόμενη) ενώνονται σε ένα ενιαίο πεδίο περιγραφής, όχι σε ξεχωριστές γραμμές.
Βήμα 3: Επιλέξτε τη Σωστή Μορφή Εξαγωγής
Μόλις εξαχθούν τα δεδομένα, επιλέξτε τη μορφή που ταιριάζει στον προορισμό των δεδομένων:
| Προορισμός | Μορφή | Γιατί |
|---|---|---|
| QuickBooks Online | .qbo |
Εγγενής μορφή, χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματος εντοπισμός διπλοτύπων |
| QuickBooks Desktop | .qbo ή .iif |
QBO μέσω Web Connect, IIF για μαζικές εισαγωγές |
| Xero | .ofx |
Προτιμάται έναντι του CSV - περιλαμβάνει μεταδεδομένα λογαριασμού και αναγνωριστικά διπλοτύπων |
| Sage | .csv ή .ofx |
Προτιμάται το OFX όταν υποστηρίζεται |
| Wave | .csv ή .ofx |
Και τα δύο λειτουργούν. Το OFX παρέχει εντοπισμό διπλοτύπων |
| FreshBooks | .csv |
Μόνο υποστηριζόμενη μορφή εισαγωγής |
| Quicken | .qfx ή .qif |
QFX για σύγχρονο Quicken, QIF για παλαιότερες εκδόσεις |
Για το υπόλοιπο αυτού του οδηγού, θα χρησιμοποιήσουμε .qbo και .ofx. Κάντε κλικ στο Λήψη στο PDFSub και αποθηκεύστε το αρχείο κάπου που μπορείτε να το βρείτε ξανά.
Βήμα 4α: Εισαγωγή του .QBO στο QuickBooks Online
- Στο QuickBooks, μεταβείτε στο Τραπεζικά (ή Συναλλαγές -> Τραπεζικές συναλλαγές)
- Κάντε κλικ στο Σύνδεση λογαριασμού στην επάνω δεξιά γωνία
- Επιλέξτε Μεταφόρτωση από αρχείο στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου
- Σύρετε το αρχείο
.qbo(ή κάντε κλικ για περιήγηση) - Επιλέξτε τον λογαριασμό QuickBooks στον οποίο ανήκει αυτή η δήλωση
- Επιβεβαιώστε το εύρος ημερομηνιών και κάντε κλικ στο Επόμενο
- Ελέγξτε τις αναλυθείσες συναλλαγές - εμφανίζονται στην καρτέλα Για Έλεγχο
Αυτό ήταν. Επειδή το .qbo είναι η εγγενής μορφή του QuickBooks, παραλείπετε το βήμα αντιστοίχισης στηλών που σας αναγκάζουν οι εισαγωγές CSV. Το αρχείο περιλαμβάνει τιμές FITID (Αναγνωριστικό Συναλλαγής Χρηματοπιστωτικού Ιδρύματος) για κάθε συναλλαγή, οπότε αν εισαγάγετε κατά λάθος την ίδια δήλωση ξανά, το QuickBooks σιωπηλά παραλείπει τα διπλότυπα αντί να διπλασιάζει τα πάντα.
Όρια αρχείων που πρέπει να γνωρίζετε:
- Το QuickBooks Online περιορίζει τις μεταφορτώσεις σε 350 KB ανά αρχείο και 1.000 συναλλαγές ανά εισαγωγή
- Οι περισσότερες μηνιαίες δηλώσεις της BofA είναι πολύ κάτω από αυτό. Για επαγγελματικούς λογαριασμούς με μεγάλο όγκο συναλλαγών ή εισαγωγές από την αρχή του έτους, χωρίστε ανά μήνα
Βήμα 4β: Εισαγωγή του .OFX στο Xero (Ίδια Ροή)
Εάν εργάζεστε στο Xero αντί για το QuickBooks, το μόνο που αλλάζει είναι η μορφή αρχείου και η διαδρομή του μενού:
- Επιστρέψτε στο PDFSub και εξαγάγετε ως
.ofxαντί για.qbo - Στο Xero, μεταβείτε στο Λογιστική -> Τραπεζικοί λογαριασμοί
- Κάντε κλικ στον σχετικό τραπεζικό λογαριασμό
- Κάντε κλικ στο Διαχείριση λογαριασμού -> Εισαγωγή δήλωσης
- Σύρετε το αρχείο
.ofx - Το Xero ανιχνεύει τη μορφή και αναλύει τις συναλλαγές
- Ελέγξτε και επιβεβαιώστε
Το Xero, όπως και το QuickBooks, αναγνωρίζει τα αναγνωριστικά εντοπισμού διπλοτύπων του OFX. Η επανεισαγωγή του ίδιου αρχείου είναι ασφαλής.
Κοινά Σφάλματα και Διορθώσεις
"Το αρχείο δεν μπόρεσε να επεξεργαστεί" στο QuickBooks. Συνήθως σημαίνει ότι το αρχείο είναι πάνω από 350 KB ή περιέχει περισσότερες από 1.000 συναλλαγές. Χωρίστε τη δήλωση σε μικρότερα κομμάτια (ένα μήνα τη φορά) και επανεισαγάγετε.
Εμφανίζονται διπλές συναλλαγές. Εάν εμφανίζονται διπλότυπα, πιθανότατα εισαγάγατε ένα αρχείο .csv (χωρίς εντοπισμό διπλοτύπων) αντί για .qbo. Εξαγάγετε ξανά από το PDFSub ως .qbo και χρησιμοποιήστε αυτό.
Η δέσμη δηλώσεων εισήχθη σε έναν λογαριασμό ενώ θέλατε και τους δύο ξεχωριστά. Όταν το PDFSub ανιχνεύει μια δήλωση πολλαπλών λογαριασμών, προσφέρει να τη χωρίσει. Εάν χάσατε αυτήν την προτροπή, ανεβάστε ξανά το PDF και επιλέξτε "Διαχωρισμός ανά λογαριασμό" πριν από την εξαγωγή.
Η ενότητα "Ελέγχοι που Πληρώθηκαν" εμφανίζεται ως διπλότυπα της κύριας λίστας συναλλαγών. Αυτό συμβαίνει όταν ένα γενικό εργαλείο εισάγει τόσο τη λίστα συναλλαγών όσο και την ενότητα "Ελέγχοι που Πληρώθηκαν". Το PDFSub αφαιρεί αυτόματα τα διπλότυπα με βάση τον αριθμό επιταγής. εάν βλέπετε αυτό, ενδέχεται να χρησιμοποιείτε διαφορετικό εργαλείο.
Λείπουν συναλλαγές. Ελέγξτε τον πίνακα "Ημερήσιο Υπόλοιπο" στο τέλος της δήλωσης - η αλλαγή υπολοίπου μεταξύ των ημερών θα πρέπει να ισούται με το άθροισμα των συναλλαγών για εκείνη την ημέρα. Εάν τα σύνολα δεν συμφωνούν, το εργαλείο σας πιθανότατα έχασε μια ενότητα. Μετρήστε πρώτα τις συναλλαγές στο PDF για να επιβεβαιώσετε.
Διαφορετική τράπεζα από την BofA; Το PDFSub αναγνωρίζει 20.000+ πρότυπα τραπεζών. Η ίδια ροή εργασίας τεσσάρων βημάτων ισχύει. Για καθοδήγηση μορφής ανά λογισμικό, δείτε το δέντρο αποφάσεων QBO vs CSV vs OFX. Για ένα ανεξάρτητο από το λογισμικό εισαγωγικό για εισαγωγές αντιγράφων κίνησης τράπεζας στο QuickBooks, δείτε Πώς να εισαγάγετε αντίγραφα κίνησης τράπεζας στο QuickBooks Online.
Όταν έχετε ήδη την Εγγενή Εξαγωγή Δραστηριότητας της BofA (Περιορισμένο Ιστορικό)
Η Bank of America προσφέρει μια απευθείας λήψη για δραστηριότητα συναλλαγών στην προβολή "Δραστηριότητα Λογαριασμού" για λογαριασμούς που είναι ακόμα ανοιχτοί και ενεργοί. Λειτουργεί για γρήγορα, πρόσφατα δεδομένα, αλλά όχι για ιστορικές εργασίες ή ελέγχους:
- Περιορισμένο ιστορικό (συνήθως τους τελευταίους 18-24 μήνες για τρεχούμενους, 90 ημέρες για πιστωτικές κάρτες)
- Μόνο ροή συναλλαγών - χωρίς αρχικό υπόλοιπο, τελικό υπόλοιπο, σύνοψη χρεώσεων ή πίνακα ημερήσιου υπολοίπου
- Οι επιλογές μορφής ποικίλλουν ανά τύπο λογαριασμού και γραμμή προϊόντος
Για τη συνεχή μηνιαία λογιστική, η εγγενής λήψη είναι εντάξει. Για έλεγχο, προετοιμασία φόρων ή ιστορική έναρξη, χρειάζεστε τη ροή PDF -> PDFSub -> QBO παραπάνω. Εάν χρειάζεστε επίσης να εξαγάγετε δεδομένα BofA σε Excel για ανάλυση (όχι εισαγωγή), δείτε τον οδηγό μας BofA σε Excel.
Σύνοψη
- Λήψη του PDF της BofA από το bankofamerica.com (έως 7 χρόνια)
- Μεταφόρτωση στον Μετατροπέα Αντιγράφων Κίνησης Τράπεζας του PDFSub
- Εξαγωγή ως
.qbo(QuickBooks) ή.ofx(Xero, Sage, Wave) - Τραπεζικά -> Μεταφόρτωση από αρχείο -> ολοκληρώθηκε. Χωρίς αντιστοίχιση στηλών, αυτόματος εντοπισμός διπλοτύπων
Ολόκληρη η ροή εργασίας διαρκεί περίπου 90 δευτερόλεπτα ανά δήλωση μόλις την κάνετε μία φορά. Αφαιρέσεις, Προσθήκες, Ελέγχοι που Πληρώθηκαν, Ημερήσιο Υπόλοιπο, δέσμες δηλώσεων - όλα χειρίζονται αυτόματα.