Els segells de documents resolen un problema universal: necessites marcar un PDF amb el seu estat. Aprovat. Rebutjat. Rebut. Confidencial. Esborrany. No per a distribució. Revisat.

En un món de paper, agafaries un segell de goma i un tinter. En un món digital, necessites una eina de segellat de PDF. La bona notícia: no necessites Acrobat ni cap programari d'escriptori. Les eines basades en navegador gestionen el segellat de manera ràpida i privada.

Guia cobreix com afegir segells predefinits i personalitzats a PDF, fluxos de treball de segellat comuns i millors pràctiques per als processos d'aprovació de documents.

How to stamp a PDF online - Approved, Received, Confidential

Per què segellar un PDF?

Segellar un PDF té el mateix propòsit que un segell de goma físic: comunica visualment l'estat d'un document d'un cop d'ull. Aquí tens quan el faries servir:

Fluxos de treball d'aprovació

"Aprovat" en ordres de compra, informes de despeses o propostes de projecte
"Rebutjat" en sol·licituds denegades amb una nota del motiu
"Revisat" en documents que s'han verificat però necessiten acció addicional

Control de documents

"Confidencial" en documents interns sensibles
"Esborrany" en documents encara en revisió
"No per a distribució" en materials previs al llançament
"Final" en la versió aprovada i definitiva

Recepció i processament

"Rebut" amb data en documents entrants (factures, sol·licituds, enviaments)
"Pagat" en factures processades
"Arxivat" en registres arxivats

Legal i compliment

"Còpia" en documents duplicats
"Original" en documents font
"Nul" en contractes o xecs cancel·lats

El segell no canvia el contingut del document; afegeix una superposició visible que indica a qualsevol que miri el PDF quin és el seu estat.

Com segellar un PDF en línia (Pas a pas)

Pas 1: Obriu l'eina de segellat

Anar a l'eina Segellar PDF de PDFSub i carregueu el vostre document. El PDF es carrega directament al vostre navegador; res no s'envia a un servidor.

Pas 2: Trieu un segell

Veureu segells predefinits per als casos d'ús més comuns:

Aprovat - segell verd per a documents acceptats
Rebutjat - segell vermell per a documents denegats
Rebut - segell blau per a documents entrants
Confidencial - segell vermell per a documents restringits
Esborrany - segell gris per a treballs en curs
Revisat - segell blau per a documents verificats

Cada predefinit té colors i formatació apropiats. Seleccioneu el que s'adapti al vostre flux de treball.

Pas 3: Poseu el segell

Feu clic a la pàgina del PDF on voleu que aparegui el segell. Posicions comunes:

Cantó superior dret - la col·locació més tradicional, visible sense desplaçar-se
Centre de la pàgina - per a segells tipus marca d'aigua (com "Esborrany" o "Confidencial")
A prop d'una línia de signatura - per a segells "Aprovat" en documents signats
Àrea de capçalera - per a segells "Rebut" amb dates

Arrossegueu el segell per ajustar-ne la posició exacta. Redimensionar si cal.

Pas 4: Personalitzar (Opcional)

Voleu alguna cosa diferent dels predefinits? Creeu un segell personalitzat:

Escriviu qualsevol text ("Pagat íntegrament", "Per a revisió només", "Comanda urgent")
Trieu colors que coincideixin amb les convencions de la vostra organització
Ajusteu la mida perquè sigui prominent sense aclaparar el document
Definiu la rotació si voleu un segell inclinat (l'aspecte clàssic del segell de goma)

Pas 5: Apliqueu a pàgines múltiples

Necessiteu el segell a cada pàgina? Alguns fluxos de treball requereixen segellar només la primera pàgina (segells d'aprovació), mentre que altres necessiten marcar cada pàgina (documents confidencials). Apliqueu el segell a pàgines individuals o a totes les pàgines alhora.

Pas 6: Descarregar

Descarregueu el PDF segellat. El fitxer original roman intacte; obteniu una nova versió amb el segell incrustat.

Fluxos de treball de segellat comuns

Aprovació de comandes de compra

El departament envia un PDF de comanda de compra
El gerent revisa els detalls
Segella "Aprovat" a la primera pàgina amb la data
Reenvia el PDF segellat a comptabilitat per al pagament

Processament de factures

La factura arriba com a PDF
Comptabilitat segella "Rebut" amb la data
Després de la verificació i el pagament, segella "Pagat" amb la data de pagament
Arxiva la versió segellada per als registres

Cicle de revisió de documents

L'autor comparteix un PDF marcat com a "Esborrany"
Els revisors afegeixen comentaris i anotacions
Després de les revisions, el revisor principal segella "Revisat"
L'aprovador final segella "Aprovat" i el document esdevé "Final"

Distribució confidencial

Abans d'enviar documents sensibles, segelleu cada pàgina "Confidencial"
Per a una precaució extra, afegiu "No per a distribució" com a segon segell
Els destinataris veuen la classificació a cada pàgina que imprimeixen o visualitzen

Segells vs. Marques d'aigua - Quina és la diferència?

La gent de vegades confon segells i marques d'aigua. Són similars però tenen propòsits diferents:

Segells:

Opacs, totalment visibles, destinats a ser llegits
Normalment col·locats en una cantonada o posició específica
Indiquen estat ("Aprovat", "Rebut")
Aplicats una vegada per comunicar una decisió

Marques d'aigua:

Semitransparents, visibles però sense obstruir el contingut
Normalment centrats i repetits a cada pàgina
Indiquen classificació ("Confidencial", "Esborrany")
Aplicats a tot el document

En la pràctica, la mateixa eina gestiona ambdues coses. Un segell amb opacitat reduïda es converteix en una marca d'aigua. Una marca d'aigua amb opacitat total es converteix en un segell. La diferència és la intenció i la presentació.

L'eina Marcar PDF de PDFSub s'especialitza en l'estil de marca d'aigua (centrat, semitransparent, cada pàgina), mentre que l'eina Segellar PDF us dóna més control sobre la posició i l'aparença.

Millors pràctiques per segellar documents

Utilitzeu colors coherents a la vostra organització. Verd per a l'aprovació, vermell per al rebuig o la confidencialitat, blau per als segells informatius. La coherència ajuda tothom a interpretar els segells a l'instant.

Incloeu dates als segells d'estat. "Rebut" és útil. "Rebut - 15 de març de 2026" és molt més útil. Si la vostra eina admet afegir una data al costat del segell, utilitzeu-la.

No segelleu en excés. Un o dos segells per pàgina és clar. Cinc segells a la mateixa pàgina són soroll visual. Si un document necessita múltiples indicadors d'estat, considereu utilitzar una pàgina de portada.

Col·loqueu els segells on no ofeguin el contingut. La cantonada superior dreta és tradicional perquè la majoria dels documents deixen aquesta àrea relativament buida. Eviteu segellar sobre signatures, dades clau o text important.

Conserveu els originals. Sempre segelleu una còpia del document, no l'única versió. Potser necessitareu l'original no segellat per a altres finalitats.

Ajusteu la importància del segell al pes visual. "Confidencial" ha de ser gran i prominent. "Arxivat" pot ser més petit i subtil. El pes visual ha de coincidir amb la urgència amb què s'ha de notar el segell.

Quan els segells físics encara guanyen

El segellat digital cobreix la majoria dels fluxos de treball moderns, però hi ha casos excepcionals on els segells de goma físics encara tenen un paper:

Documents notariats que requereixen un segell físic
Formularis governamentals amb requisits de segellat específics
Processos d'arxiu on s'han de marcar els originals físics

Per a la resta, fluxos de correu electrònic, registres digitals, unitats compartides, aprovacions internes, el segellat digital és més ràpid, net i flexible.

Preguntes freqüents

Puc afegir un segell personalitzat amb qualsevol text?

Sí. A més dels segells predefinits (Aprovat, Rebutjat, Rebut, Confidencial, Esborrany), podeu escriure qualsevol text per al vostre segell. "Pagat íntegrament", "Comanda urgent", "Només per a ús intern" o qualsevol altre text. També controleu el color, la mida i la posició.

El segellat altera el contingut original del PDF?

No. El segellat afegeix una superposició visual sobre el contingut existent. El text, les imatges i la formatació originals romanen sense canvis a sota. El segell és una capa addicional incrustada al PDF.

Puc segellar múltiples pàgines alhora?

Sí. Podeu aplicar un segell a una sola pàgina o a totes les pàgines del document. Per als segells de confidencialitat, aplicar-los a totes les pàgines és comú. Per als segells d'aprovació, la primera pàgina sol ser suficient.

El PDF segellat té significat legal?

Un segell visual mostra la intenció (algú ha marcat aquest document com a aprovat) però no proporciona prova criptogràfica com una signatura digital. Per a una aprovació legalment vinculant, considereu utilitzar una signatura digital a més d'un segell visual. El segell comunica l'estat als humans; la signatura prova l'autenticitat als sistemes.

Els meus documents són segurs quan segello en línia?

Amb l'eina Segellar PDF de PDFSub, sí. L'eina s'executa completament al vostre navegador; el vostre PDF mai no surt del vostre dispositiu. Sense càrrega al servidor, sense processament al núvol. Això és important per als documents confidencials on el segell en si indica sensibilitat.

Conclusió

Segellar un PDF és una d'aquelles tasques que haurien de ser senzilles, i amb les eines basades en navegador, ho són. Trieu un segell predefinit o creeu-ne un de personalitzat, poseu-lo al vostre document i descarregueu el resultat.

No es requereix cap programari d'escriptori, els vostres fitxers romanen al vostre dispositiu i una prova gratuïta de 7 dies us permet provar-ho sense riscos.

Proveu l'eina Segellar PDF de PDFSub per a la vostra propera marca d'aprovació, rebut o confidencialitat.