কীভাবে PDF থেকে Excel-এ রূপান্তর করবেন: কার্যকর পদ্ধতিসমূহ

আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা একটি PDF-এ আটকে আছে এবং সেটি আপনার Excel-এ প্রয়োজন। হতে পারে এটি একটি আর্থিক প্রতিবেদন, একটি ইনভয়েস বা পণ্যের ডেটার একটি টেবিল। সমস্যা হলো, PDF এডিট করার জন্য তৈরি করা হয়নি—এগুলো সব জায়গায় একই রকম দেখানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

কীভাবে সেই ডেটাগুলোকে একটি কাজ করার উপযোগী স্প্রেডশিটে নিয়ে আসবেন তা এখানে দেওয়া হলো।

কেন PDF থেকে Excel-এ রূপান্তর করা জটিল

PDF এবং Excel স্প্রেডশিট সম্পূর্ণ ভিন্ন উদ্দেশ্যে কাজ করে। একটি PDF ভিজ্যুয়াল লেআউট সংরক্ষণ করে—এটি মূলত একটি ডিজিটাল প্রিন্টআউট। Excel হিসাব-নিকাশ এবং বিশ্লেষণের জন্য ডেটাকে সারি (rows) এবং কলামে (columns) সাজায়।

চ্যালেঞ্জটি কী? HTML টেবিলের মতো PDF-এ কোনো কাঠামোগত তথ্য থাকে না। এখানে কোনো <table>, <tr>, বা <td> ট্যাগ নেই যা সফটওয়্যারকে বলে দেবে কোথায় সারি এবং কলাম শুরু বা শেষ হয়েছে। কনভার্টারকে ভিজ্যুয়াল পজিশনের ওপর ভিত্তি করে এটি অনুমান করতে হয়।

এই মৌলিক অসামঞ্জস্যের কারণেই সরাসরি রূপান্তর করলে প্রায়ই অগোছালো ফলাফল পাওয়া যায়: কলামগুলো মিশে যায়, সংখ্যাগুলো টেক্সট হিসেবে দেখায় এবং ফরম্যাটিং এলোমেলো হয়ে যায়।

পদ্ধতি ১: Microsoft Excel-এর বিল্ট-ইন ইম্পোর্ট

আপনার যদি Excel 2019 বা তার পরবর্তী সংস্করণ (Microsoft 365 সহ) থাকে, তবে আপনি Power Query ব্যবহার করে সরাসরি PDF ডেটা ইম্পোর্ট করতে পারেন।

কীভাবে করবেন

১. Excel খুলুন এবং Data → Get Data → From File → From PDF-এ যান ২. আপনার PDF ফাইলটি নির্বাচন করুন ৩. Power Query উপলব্ধ টেবিলগুলো দেখাবে—আপনার প্রয়োজনীয়টি বেছে নিন ৪. ইম্পোর্ট করা ডেটা পরিষ্কার করতে Transform Data-এ ক্লিক করুন, অথবা সরাসরি স্প্রেডশিটে নিতে Load-এ ক্লিক করুন

সুবিধা ও অসুবিধা

যাদের জন্য ভালো: পরিষ্কার, সুগঠিত PDF এবং সাধারণ টেবিল

যেখানে সমস্যা হতে পারে: জটিল লেআউট, মার্জ করা সেল, একাধিক পৃষ্ঠার টেবিল

দ্রষ্টব্য: এই ফিচারটি Excel-এর Mac সংস্করণে উপলব্ধ নেই।

পদ্ধতি ২: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (পেইড ভার্সন, শুধু Reader নয়) সরাসরি PDF-কে Excel ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারে।

কীভাবে করবেন

১. Acrobat-এ আপনার PDF ফাইলটি খুলুন ২. File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook-এ যান ৩. ফাইলটি সেভ করার লোকেশন বেছে নিন

Adobe একটি ফ্রি অনলাইন কনভার্টারও অফার করে যার ব্যবহার সীমিত।

সুবিধা ও অসুবিধা

যাদের জন্য ভালো: Adobe টুল দিয়ে তৈরি PDF, নেটিভ (স্ক্যান করা নয় এমন) ডকুমেন্ট

যেখানে সমস্যা হতে পারে: স্ক্যান করা ডকুমেন্ট, জটিল ফরম্যাটিং

পদ্ধতি ৩: অনলাইন কনভার্টার

বেশ কিছু ফ্রি অনলাইন টুল কোনো সফটওয়্যার ইনস্টল ছাড়াই PDF থেকে Excel-এ রূপান্তর করে।

জনপ্রিয় কিছু অপশন

টুল	যার জন্য সেরা	সীমাবদ্ধতা
Smallpdf	দ্রুত রূপান্তর	ফ্রি ভার্সনে দৈনিক সীমাবদ্ধতা
iLovePDF	ব্যাচ প্রসেসিং	ফাইলের আকারের সীমাবদ্ধতা
PDF2Go	সাধারণ টেবিল	জটিল লেআউটে সমস্যা হতে পারে

গোপনীয়তা সংক্রান্ত সতর্কতা

অনলাইন কনভার্টার ব্যবহার করার সময় আপনার ফাইল তাদের সার্ভারে আপলোড হয়। সংবেদনশীল আর্থিক ডেটার ক্ষেত্রে অফলাইন পদ্ধতি বা এমন টুল ব্যবহার করার কথা ভাবুন যা আপনার ব্রাউজারে লোকালি ফাইল প্রসেস করে।

পদ্ধতি ৪: কপি এবং পেস্ট (ম্যানুয়াল)

কখনও কখনও সহজ পদ্ধতিই সবচেয়ে ভালো কাজ করে—বিশেষ করে অল্প পরিমাণ ডেটার জন্য।

কীভাবে করবেন

১. PDF ফাইলটি খুলুন এবং মাউস দিয়ে টেবিলটি সিলেক্ট করুন ২. কপি করুন (Ctrl+C বা Cmd+C) ৩. Excel-এ পেস্ট করুন (Ctrl+V বা Cmd+V) ৪. ফরম্যাটিং সমস্যা ঠিক করতে Data → Text to Columns ব্যবহার করুন

এটি কখন কাজ করে

এই পদ্ধতিটি সাধারণ, এক পৃষ্ঠার টেবিলের জন্য সেরা যেখানে আপনার শুধু দ্রুত কিছু তথ্য প্রয়োজন। তবে ফলাফল ঠিক করতে আপনাকে কিছুটা সময় ব্যয় করতে হতে পারে।

সাধারণ সমস্যা এবং সমাধানের উপায়

সংখ্যাগুলো টেক্সট হিসেবে ইম্পোর্ট হওয়া

Excel আপনার সংখ্যাগুলোকে টেক্সট স্ট্রিং হিসেবে গণ্য করতে পারে, যা হিসাব-নিকাশে সমস্যা তৈরি করে।

সমাধান: কলামটি সিলেক্ট করুন, Data → Text to Columns-এ যান এবং Finish ক্লিক করুন। অথবা সেলগুলোকে ১ দিয়ে গুণ করে রূপান্তর করতে বাধ্য করুন।

কলামগুলো একসাথে মিশে যাওয়া

একাধিক কলামের ডেটা একটি মাত্র সেলে চলে আসে।

সমাধান: ডেটা আলাদা করতে একটি ডেলিমিটার (স্পেস, কমা বা ফিক্সড উইডথ) সহ Text to Columns ব্যবহার করুন।

ডেটা হারিয়ে যাওয়া

কিছু কন্টেন্ট রূপান্তরের পর আর দেখা যায় না।

সমাধান: অন্য কোনো কনভার্টার টুল ব্যবহার করে দেখুন—প্রতিটি টুল লেআউট আলাদাভাবে হ্যান্ডেল করে। স্ক্যান করা PDF-এর জন্য আপনার OCR (optical character recognition) সক্ষমতা প্রয়োজন।

ফরম্যাটিং হারিয়ে যাওয়া

রঙ, ফন্ট এবং সেলের বর্ডার চলে যায়।

সমাধান: বেশিরভাগ কনভার্টার ভিজ্যুয়াল ফরম্যাটিংয়ের চেয়ে ডেটার ওপর বেশি গুরুত্ব দেয়। আপনাকে Excel-এ ম্যানুয়ালি ফরম্যাটিং পুনরায় প্রয়োগ করতে হবে।

উন্নত রূপান্তরের ফলাফলের জন্য টিপস

সম্ভব হলে নেটিভ PDF ব্যবহার করুন

ডিজিটালি তৈরি করা PDF (Word, Excel বা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার থেকে তৈরি) স্ক্যান করা কাগজের ডকুমেন্টের চেয়ে অনেক ভালো রূপান্তরিত হয়। আপনার কাছে অপশন থাকলে ডিজিটাল ভার্সনটি সংগ্রহ করুন।

OCR সক্ষমতা আছে কি না যাচাই করুন

আপনার PDF যদি একটি স্ক্যান করা ছবি হয়, তবে আপনার OCR সহ একটি কনভার্টার প্রয়োজন। বিশেষভাবে এই ফিচারটি খুঁজুন—Smallpdf এবং Adobe Acrobat উভয়ই এটি অফার করে।

সবসময় আউটপুট যাচাই করুন

কোনো কনভার্টারই নিখুঁত নয়। রূপান্তরের পর:

• সারি এবং কলামের সংখ্যা মূল ফাইলের সাথে মিলছে কি না তা পরীক্ষা করুন
• সোর্সের সাথে মিলিয়ে কিছু সংখ্যা যাচাই করুন
• মিশে যাওয়া বা হারিয়ে যাওয়া ডেটা খুঁজুন

এতে মাত্র এক মিনিট সময় লাগে কিন্তু পরে ঘণ্টার পর ঘণ্টা সমস্যা সমাধানের হাত থেকে বাঁচায়।

ডকুমেন্টের ধরন বিবেচনা করুন

ভিন্ন ধরনের PDF-এর জন্য ভিন্ন পদ্ধতির প্রয়োজন হয়:

ডকুমেন্টের ধরন	সেরা পদ্ধতি
ব্যাংক স্টেটমেন্ট	বিশেষায়িত ফিন্যান্সিয়াল কনভার্টার
ইনভয়েস	Adobe Acrobat বা অনলাইন টুল
ডেটা রিপোর্ট	Power Query (Excel বিল্ট-ইন)
স্ক্যান করা ডকুমেন্ট	OCR-সক্ষম টুল

যখন রূপান্তর যথেষ্ট নয়

কখনও কখনও কোনো কনভার্টারই আপনার ডেটা সঠিকভাবে বের করতে পারে না। এটি সাধারণত ঘটে যখন:

• অত্যন্ত জটিল লেআউট সহ ডিজাইন করা ডকুমেন্ট থাকে
• অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে একাধিক কলাম জুড়ে ডেটা থাকে
• ছবির মান খুব খারাপ এমন স্ক্যান করা ডকুমেন্ট
• পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত ফাইল (প্রথমে সুরক্ষা সরিয়ে নিন)

এই ক্ষেত্রে, ম্যানুয়াল এন্ট্রি বা আপনার নির্দিষ্ট ডকুমেন্টের ধরনের জন্য ডিজাইন করা বিশেষ সফটওয়্যারই একমাত্র নির্ভরযোগ্য উপায় হতে পারে।

সচরাচর জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী

আমি কি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত PDF-কে Excel-এ রূপান্তর করতে পারি?

আপনাকে প্রথমে পাসওয়ার্ড সুরক্ষা সরিয়ে নিতে হবে। আপনি যদি পাসওয়ার্ড জানেন, তবে Adobe Reader-এর মতো ভিউয়ারে PDF-টি খুলুন, সুরক্ষা ছাড়াই PDF হিসেবে প্রিন্ট করুন এবং তারপর রূপান্তর করুন। আপনার কাছে পাসওয়ার্ড না থাকলে, যিনি ডকুমেন্টটি তৈরি করেছেন তার সাথে যোগাযোগ করুন।

Excel-এ আমার সংখ্যাগুলো কেন টেক্সট হিসেবে দেখাচ্ছে?

PDF সংখ্যা এবং টেক্সটের মধ্যে পার্থক্য করতে পারে না—এগুলো সবই পৃষ্ঠার ওপর কেবল কিছু ক্যারেক্টার। যখন Excel এই ডেটা ইম্পোর্ট করে, তখন এটি ডিফল্টভাবে টেক্সট ফরম্যাটে থাকতে পারে। রূপান্তর করতে Data → Text to Columns ব্যবহার করুন বা ১ দিয়ে গুণ করুন।

কোন পদ্ধতিটি সবচেয়ে সঠিক ফলাফল দেয়?

এটি আপনার ডকুমেন্টের ওপর নির্ভর করে। সাধারণ টেবিল সহ নেটিভ PDF-এর জন্য Excel-এর Power Query প্রায়ই ভালো কাজ করে। জটিল ডকুমেন্টের জন্য Adobe Acrobat বা বিশেষায়িত কনভার্টারগুলো ভালো পারফর্ম করে। জানার একমাত্র উপায় হলো আপনার নির্দিষ্ট ফাইলটি দিয়ে চেষ্টা করে দেখা।

আমি কি একসাথে একাধিক PDF রূপান্তর করতে পারি?

হ্যাঁ, তবে পদ্ধতি ভিন্ন হতে পারে। iLovePDF-এর মতো কিছু অনলাইন টুল ব্যাচ কনভার্সন সাপোর্ট করে। Power Query-ও কিছু সেটআপের মাধ্যমে একাধিক ফাইল ইম্পোর্ট করতে পারে। নিয়মিত ব্যাচ প্রসেসিংয়ের জন্য Adobe Acrobat Pro-এর মতো ডেস্কটপ সফটওয়্যার সবচেয়ে কার্যকর।

PDF থেকে Excel রূপান্তর অটোমেট করার কোনো উপায় আছে কি?

সোর্স PDF আপডেট হলে Power Query কানেকশনগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্রেশ হতে পারে। আরও উন্নত অটোমেশনের জন্য, Python-এর মতো প্রোগ্রামিং টুল এবং Tabula বা Camelot-এর মতো লাইব্রেরি ব্যবহার করে প্রোগ্রাম্যাটিকভাবে PDF প্রসেস করা সম্ভব।

সারসংক্ষেপ

PDF থেকে Excel-এ রূপান্তর করা সবসময় সহজ নয়, তবে আপনার কাছে অনেকগুলো বিকল্প রয়েছে:

• সাধারণ, সুগঠিত টেবিলের জন্য Excel Power Query
• নেটিভ PDF-এ নির্ভরযোগ্য ফলাফলের জন্য Adobe Acrobat
• দ্রুত এবং মাঝেমধ্যে ব্যবহারের জন্য অনলাইন কনভার্টার
• ছোট এবং সহজ তথ্যের জন্য ম্যানুয়াল কপি-পেস্ট

মূল বিষয়টি হলো আপনার ডকুমেন্টের ধরনের সাথে সঠিক পদ্ধতিটি মিলিয়ে নেওয়া—এবং রূপান্তরিত ডেটার ওপর নির্ভর করার আগে সবসময় ফলাফল যাচাই করা।