Имате банкови извлечения на клиента в PDF формат и се нуждаете от тях в Xero. Може би банката не поддържа автоматични връзки. Може би въвеждате нов клиент и се нуждаете от шест месеца история. Или може би работите с неактивна сметка, за която банковите връзки никога не са били опция.

Каквато и да е ситуацията, Xero не приема директно PDF банкови извлечения. Трябва да въведете тези данни в CSV, OFX или друг формат, който Xero може да чете - и да го направите, без да повреждате дати, да разменяте дебити с кредити или да прекарвате час в преформатиране на електронна таблица.

Това ръководство обхваща всеки метод: автоматични банкови връзки, ръчни импорти на файлове и конвертиране на PDF. Плюс правилата за форматиране и често срещаните грешки, които спъват дори опитни счетоводители.

How to import bank statements into Xero - complete guide

Трите начина за въвеждане на банкови данни в Xero

Xero ви предоставя три пътя за въвеждане на трансакции в банкова сметка. Всеки има различни предимства и повечето счетоводители в крайна сметка използват и трите в зависимост от ситуацията.

Three methods for importing bank statements into Xero

Метод 1: Банкови връзки (Автоматична връзка)

Xero се свързва директно с вашата банка и извлича трансакции автоматично - обикновено ежедневно. Това е най-лесният подход, когато работи.

Как работи: Отидете на Счетоводство > Банкови сметки > Добавяне на банкова сметка, потърсете вашата банка и оторизирайте връзката. Xero използва или директно партньорство с банката, или Yodlee (агрегатор от трета страна) за извличане на трансакции.

Работи отлично, когато:

Банката поддържа Xero връзки (повечето големи банки в САЩ, Великобритания, Австралия и Нова Зеландия го правят)
Нуждаете се от текущи, автоматични импорти на трансакции
Извършвате съгласуване в рамките на няколко месеца от датата на трансакцията

Не работи, когато:

Вашата банка не се поддържа (някои кредитни съюзи, международни банки)
Нуждаете се от трансакции от преди началната дата на връзката
Сметката е закрита - банковите връзки изискват активна връзка
Връзките, базирани на Yodlee, продължават да се прекъсват (често оплакване, особено при банки, използващи многофакторна автентикация)

Метод 2: Ръчно качване на файл (OFX, CSV, QFX, QBO, QIF)

Качете файл с извлечение директно в Xero. Това работи за всеки период и всяка банка - стига да имате файла в правилния формат.

Поддържани формати:

Формат	Автоматично съпоставяне на колони	Откриване на дубликати	Най-добър за
OFX	Да	Да (FITID)	Препоръчително
QFX	Да	Да (FITID)	Експорти от Quicken
QBO	Да	Да (FITID)	Експорти от QuickBooks
CSV	Не (ръчно съпоставяне)	Не	Универсален резервен вариант
QIF	Да	Не	Стари версии на Quicken

OFX е най-добрият избор за Xero. Той се импортира автоматично без съпоставяне на колони, включва идентификатори на трансакции (FITID) за предотвратяване на дубликати и пренася метаданни като номера на сметки и типове трансакции.

Как да качите: Отидете на Счетоводство > Банкови сметки, изберете сметката, кликнете Управление на сметка > Импортиране на извлечение, след това изберете файла си.

Ограничения: Максимум 1000 трансакции на файл. Разделете по-големи файлове на няколко импорта.

Метод 3: Конвертиране на PDF извлечения в формати, готови за Xero

Когато имате само PDF банкови извлечения - което е през повечето време за исторически данни, закрити сметки и международни банки - първо трябва да ги конвертирате.

Стъпка по стъпка с PDFSub:

Изтеглете PDF извлечението от банката
Отидете на Конвертор на банкови извлечения на PDFSub
Качете PDF файла - плъзнете и пуснете или кликнете, за да разгледате
Прегледайте извлечените трансакции
Изтеглете като OFX (препоръчително) или CSV
Импортирайте в Xero, като използвате Метод 2 по-горе

PDFSub автоматично разпознава форматите на датите, разделя депозитите от тегленията и обработва описания на няколко реда. OFX изходът включва FITID за откриване на дубликати - което означава, че няма да импортирате случайно едни и същи трансакции два пъти.

Стъпка по стъпка: Импортиране на файл в Xero

Стъпка 1: Конвертирайте вашия PDF (ако е необходимо)

Ако имате PDF банково извлечение, конвертирайте го с помощта на Конвертора на банкови извлечения на PDFSub. Изберете OFX като изходен формат - това е предпочитаният формат на Xero и пропуска напълно стъпката за съпоставяне на колони.

Ако вашата банка вече предоставя OFX, QFX или CSV изтегляния, пропуснете тази стъпка.

Стъпка 2: Качване в Xero

Кликнете Счетоводство в горното меню, след това Банкови сметки
Намерете целевата банкова сметка и кликнете Управление на сметка
Изберете Импортиране на извлечение
Кликнете Преглед и изберете файла си
Кликнете Импортиране

Стъпка 3: Съпоставяне на колони (само за CSV)

Ако импортирате CSV, Xero показва екран за съпоставяне на колони:

Присвояйте всяка колона към поле на Xero: Дата, Сума, Получател, Описание, Референция
Отметнете "Не импортирай първия ред", ако файлът ви има заглавия на колони
Прегледайте трансакциите от дясната страна - проверете дали датите и сумите изглеждат правилни
Кликнете Запазване

OFX, QFX и QBO файловете пропускат тази стъпка напълно - колоните се съпоставят автоматично.

Стъпка 4: Преглед и съгласуване

Импортираните трансакции се появяват като несогласувани редове от извлечението. За всяка трансакция Xero предлага три действия:

Съпоставяне - Свързване със съществуваща фактура, сметка или трансакция в Xero
Създаване - Създаване на нов запис за разход или получени пари, като се присвояват сметки и данъчни ставки
Прехвърляне - Записване като прехвърляне между две банкови сметки в Xero

Про съвет: Настройте банкови правила, за да автоматизирате повтарящи се трансакции. Правилата съпоставят модели в получателя или описанието и предварително попълват сметката и данъчната ставка. Това може да намали времето за съгласуване с 30–50%.

Стъпка 5: Проверете баланса си

След съгласуване сравнете баланса на банковата сметка в Xero с действителния баланс на банковото ви извлечение. Ако не съвпадат, използвайте отчета Резюме на банковото съгласуване, за да идентифицирате несъответствията.

OFX срещу CSV: Кой формат за Xero?

Ако имате избор, винаги използвайте OFX. Ето защо:

Характеристика	OFX/QFX/QBO	CSV
Съпоставяне на колони	Автоматично	Ръчно (първи импорт)
Откриване на дубликати	Да (базирано на FITID)	Не
Формат на дата	Вграден във файла	Трябва да съвпада с региона на Xero
Формат на сума	Структуриран	Трябва да е една колона, без символи
Метаданни на сметката	Включени	Не са налични
Скорост на импорт	Качване и готово	Качване, съпоставяне, проверка
Риск от грешки	Нисък	Висок (капани във форматирането)

Използвайте CSV, когато: Вашата банка предоставя само CSV, трябва да редактирате трансакции преди импорт (премахване на дубликати, добавяне на категории) или искате да използвате предварително кодирания CSV формат на Xero за автоматично категоризиране.

Използвайте OFX, когато: Имате възможност. Той е по-прост, по-безопасен и по-бърз.

Правила за форматиране на CSV за Xero

Ако трябва да използвате CSV, ето точните изисквания. Едно грешно поле може да доведе до провал на целия импорт.

Задължителни колони

Колона	Задължителна	Макс. дължина	Бележки
Дата	Да	-	Трябва да съвпада с региона на вашата Xero организация
Сума	Да	-	Една колона: положителна = влизаща, отрицателна = изходяща
Получател	Не	255 знака	Използва се за съпоставяне на контакти
Описание	Не	500 знака	Детайли за трансакцията
Референция	Не	255 знака	Номера на чекове, идентификатори

Формат на дата (зависи от региона)

Вашите CSV дати трябва да съвпадат с регионалната настройка на вашата Xero организация:

Организации в САЩ: MM/DD/YYYY
Организации във Великобритания/Австралия/Нова Зеландия: DD/MM/YYYY
Универсален (винаги работи): YYYY-MM-DD

Проверете настройката си: Настройки > Общи настройки > Регион.

Двуцифрени години (01/12/20) и текстови имена на месеци (01 Ное 2022) не се приемат. Бъдещи дати се отхвърлят.

Правила за форматиране на суми

Използвайте една колона Сума - положителна за входящи пари, отрицателна за изходящи пари
Без символи на валута ($, €, £)
Без запетаи за хилядни разделители - използвайте 1234.56 вместо 1,234.56
Точка като десетичен разделител - използвайте 47.99 вместо 47,99
Без отрицателни числа в скоби - използвайте -47.99 вместо (47.99)
Без трансакции с нулева сума - Xero отхвърля редове $0.00

Структурни правила

Без празни редове никъде във файла
Без крайни запетаи в края на редовете
Без редове с обобщения или баланси за край на файла
Последователен брой колони във всички редове
UTF-8 кодиране (важно за букви с ударения)
Максимум 1000 трансакции на файл

Честа грешка: Много банки експортират отделни колони за Дебит и Кредит. Xero изисква една колона Сума. Ще трябва да ги обедините преди импорт - депозити положителни, тегления отрицателни. PDFSub прави това автоматично.

Често срещани грешки при импорт (и как да ги поправите)

"Файлът не съдържа валидни данни от извлечение"

Причина: Празни редове, крайни интервали или невидими символи в CSV. Също така се задейства от файлове, разделени със точка и запетая (често срещано, когато Excel с европейски локал записва CSV).

Решение: Отворете файла в текстов редактор (не Excel). Премахнете празните редове. Проверете дали запетаи - а не точки и запетаи - разделят полетата. Запазете като UTF-8.

"Форматът на датата не е разпознат"

Причина: Вашите CSV дати не съвпадат с регионалната настройка на вашата Xero организация. 01/03/2026 е 3 януари в американски формат, но 1 март в британски формат.

Решение: Проверете вашия Xero регион (Настройки > Общи настройки) и форматирайте датите, за да съвпадат. Или използвайте ISO формат (YYYY-MM-DD), който работи навсякъде.

Трансакциите се импортират с грешни знаци (дебити като кредити)

Причина: Конвенцията за знаци във вашия CSV е обърната. Това често се случва с извлечения от кредитни карти, където покупките са положителни (дължите повече), но Xero ги очаква като отрицателни (пари навън).

Решение: Умножете колоната Сума по -1 в Excel преди импорт. Или конвертирайте с PDFSub, който автоматично разпознава типа на извлечението и прилага правилната конвенция за знаци.

Дублирани трансакции след импорт

Причина: Импортирали сте файл, обхващащ дати, които вече са в Xero от банкова връзка или предишен импорт. Xero не премахва автоматично дубликати от CSV импорти.

Решение: Използвайте отчета Дублирани редове от извлечения (Отчети > Всички отчети > Дублирани редове от извлечения), за да идентифицирате и изтриете дубликати. За да предотвратите това, проверете периода от дати на съществуващи трансакции преди импорт.

"Сумата трябва да е числова"

Причина: Символи на валута ($), запетаи за хилядни разделители или форматирани в счетоводството отрицателни числа в скоби в колоната Сума.

Решение: Премахнете цялото форматиране от колоната Сума. Стойностите трябва да са обикновени числа: 47.99 или -47.99.

Кога се нуждаете от ръчен импорт (Банковите връзки не са достатъчни)

Банковите връзки са чудесни за ежедневно счетоводство, но има често срещани сценарии, при които ръчният импорт е единствената опция:

Въвеждане на нов клиент. Книгите на клиента не са водени от месеци (или години). Банковите връзки обикновено покриват последните 30–90 дни. Нуждаете се от пълната история от PDF извлечения.

Закрити сметки. Стара бизнес сметка, която е закрита. Банкова връзка е невъзможна - връзката изисква активна сметка. Но PDF извлеченията са в папката.

Международни банки. Банки извън САЩ, Великобритания и Австралия/Нова Зеландия, които не поддържат мрежата за банкови връзки на Xero. Клиентът ви изпраща PDF извлечения по имейл всеки месец.

Пропуски в банковите връзки. Базираната на Yodlee връзка се е прекъснала за две седмици, защото токенът за многофакторна автентикация на клиента е изтекъл. Сега трябва да попълните липсващите трансакции от изтеглен PDF.

Годишно приключване. Данъчен сезон. Купчина PDF банкови извлечения на бюрото ви. Клиентът никога не е настройвал банкови връзки и ви трябват 12 месеца в Xero до април.

Миграция от друга платформа. Преминаване от QuickBooks, Sage или друга система. Историческите банкови данни трябва да бъдат въведени в Xero, а експортите от старата платформа може да са налични само като CSV или PDF.

За всички тези случаи Конверторът на банкови извлечения на PDFSub конвертира PDF извлечения в OFX или CSV, които Xero може да импортира директно. Той работи с над 20 000 банкови формати на 130+ езика, а първокласните процеси за извличане обработват цифрови PDF файлове във вашия браузър, без да качват файла.

Често задавани въпроси

Мога ли да импортирам банкови извлечения, по-стари от 90 дни, в Xero?

Да, чрез ръчен импорт. Банковите връзки обикновено покриват последните 30–90 дни, но можете да качвате CSV или OFX файлове за всеки период. Конвертирайте по-стари PDF извлечения с помощта на PDFSub, след което импортирайте файла.

Кой файлов формат е най-добър за импорт на банкови извлечения в Xero?

OFX е най-добрият формат за Xero. Той се импортира автоматично без съпоставяне на колони, включва идентификатори на трансакции за откриване на дубликати и елиминира грешките във форматирането. CSV работи, но изисква ръчно съпоставяне на колони и внимателно форматиране.

Защо Xero отхвърля моя CSV файл?

Най-честите причини: датите не съвпадат с регионалната настройка на вашата организация, сумите съдържат символи на валута или разделители с хилядни запетаи, има празни редове във файла или файлът използва точки и запетаи вместо запетаи (европейски Excel). Отворете файла в текстов редактор, за да проверите и коригирате тези проблеми.

Мога ли да импортирам банкови извлечения от международни банки в Xero?

Да. Конвертирайте PDF извлечението в OFX или CSV с помощта на инструмент като PDFSub (който поддържа 130+ езика и 20 000+ банки), след което импортирайте файла. Уверете се, че валутата на импортираните трансакции съвпада с настройката на валутата на банковата сметка в Xero.

Как да избегна дублирани трансакции при импорт?

Използвайте OFX формат вместо CSV. OFX файловете включват уникални идентификатори на трансакции (FITID), които Xero използва за откриване на дубликати. За CSV импорти първо проверете периода от дати на съществуващи трансакции и избягвайте припокриващи се периоди. След импорт стартирайте отчета "Дублирани редове от извлечения", за да откриете всички дубликати.

Поддържа ли Xero отделни колони за Дебит и Кредит в CSV?

Не. Xero изисква една колона Сума, където положителните стойности представляват входящи пари, а отрицателните стойности представляват изходящи пари. Ако вашата банка предоставя отделни колони, трябва да ги обедините преди импорт. PDFSub прави това автоматично - той разпознава оформлението на извлечението и извежда една колона със знак за сумата.

Мога ли да отменя импорт на банково извлечение в Xero?

Да. Отидете на Счетоводство > Банкови сметки, кликнете върху сметката, след това върху раздела Банкови извлечения. Изберете импортираното извлечение и кликнете Изтриване. Това премахва всички импортирани редове от извлечението (но не и всички съгласувани трансакции - те трябва първо да бъдат отменени).

Опитайте PDFSub безплатно за 7 дни - пълен достъп до Конвертора на банкови извлечения и 84+ други PDF инструменти в плана "Всичко в едно" (20 $/потребител/месец годишно). Отказ по всяко време.