كيفية تحويل PDF إلى PDF/A للأرشفة طويلة الأمد
PDF/A هو المعيار القياسي ISO لحفظ المستندات على المدى الطويل. إليك كيفية تحويل ملفات PDF الخاصة بك إلى PDF/A - وهو مطلوب للأرشفة الحكومية والقانونية والمتوافقة.
لقد طُلب منك تقديم مستنداتك بصيغة PDF/A. ربما يكون ذلك لتقديم طلب حكومي، أو إيداع قانوني في المحكمة، أو سجل رعاية صحية، أو متطلب امتثال للشركات. تنظر إلى ملف PDF العادي الخاص بك وتتساءل: ما الخطأ فيه؟ لماذا يجب أن يكون "PDF/A"؟ وكيف تقوم بتحويله؟
PDF/A هو معيار ISO (ISO 19005) مصمم لغرض واحد: ضمان إمكانية إعادة إنتاج مستند PDF بنفس الطريقة تمامًا، على أي نظام، بعد عقود من الآن. يمكن لملف PDF العادي الإشارة إلى خطوط خارجية، والارتباط بمواقع الويب، وتشغيل JavaScript، والاعتماد على موارد النظام التي قد لا تكون موجودة بعد 20 عامًا. ملف PDF/A مكتفٍ ذاتيًا بالكامل - كل ما هو مطلوب لعرض المستند مضمن داخل الملف نفسه.
هذا الأمر أهم مما قد تعتقد. تحتاج الأرشيفات الحكومية إلى فتح المستندات بعد 50 عامًا. تحتاج المحاكم إلى ضمان عدم تغيير الأدلة. تحتاج أنظمة الرعاية الصحية إلى سجلات المرضى التي يتم عرضها بشكل متطابق على أي منصة. يضمن PDF/A ذلك.
يشرح هذا الدليل ما هو PDF/A، وأي إصدار تحتاجه، ومن يطلبه، وكيفية تحويل ملفات PDF الحالية الخاصة بك.
ما الذي يميز PDF/A عن PDF العادي
ملف PDF القياسي مرن بشكل ملحوظ. يمكنه تضمين الخطوط أو الإشارة إلى خطوط النظام. يمكنه تضمين JavaScript لنماذج تفاعلية. يمكنه الارتباط بالمحتوى الخارجي. يمكنه استخدام التشفير. هذه المرونة تجعل PDF رائعًا للاستخدام اليومي - ولكنه يخلق مشاكل للحفظ طويل الأمد.
فكر فيما يحدث عندما تحاول فتح ملف PDF عمره 20 عامًا يشير إلى خط غير موجود على نظامك. يستبدل العارض خطًا مختلفًا، وفجأة يبدو المستند مختلفًا - تتدفق النصوص، وتتحول الأعمدة، وتتعطل الجداول. بالنسبة لمستند عمل عادي، يكون هذا مزعجًا. بالنسبة لعقد قانوني أو سجل حكومي، يكون غير مقبول.
يزيل PDF/A هذه المخاطر من خلال فرض قواعد صارمة:
يجب تضمين كل شيء
الخطوط: يجب تضمين كل خط مستخدم في المستند بالكامل - وليس مجرد الإشارة إليه. هذا يعني أن ملف الخط بأكمله (أو على الأقل المجموعة الفرعية من الأحرف المستخدمة) مخزنة داخل ملف PDF. حتى لو اختفى الخط من كل أنظمة التشغيل على وجه الأرض، فسيتم عرض المستند بشكل صحيح.
ملفات تعريف الألوان: يجب أن يتضمن المستند ملفات تعريف الألوان ICC التي تحدد بالضبط كيف يجب عرض الألوان. قد يقول ملف PDF العادي "استخدم اللون الأحمر" ويترك التفسير للعرض. يحدد ملف PDF/A بالضبط أي درجة من درجات اللون الأحمر، باستخدام ملف تعريف ألوان قياسي.
الصور: يجب تضمين جميع الصور، وليس ربطها. لا توجد عناوين URL خارجية، ولا إشارات إلى ملفات على محرك أقراص شبكة.
بعض الميزات محظورة
JavaScript: لا يُسمح بأي كود قابل للتنفيذ. لن تعمل حقول النماذج التفاعلية التي تعتمد على حسابات JavaScript في PDF/A. يمكن أن تبقى حقول النماذج، ولكن سيتم تجريد أي برمجة نصية.
التشفير: لا يمكن تشفير ملفات PDF/A أو حمايتها بكلمة مرور. المنطق هو أن التشفير يعتمد على خوارزميات وأطوال مفاتيح محددة قد تصبح قديمة - والأرشيف الذي لا يمكن فتحه عديم الفائدة.
الإشارات الخارجية: لا توجد روابط للمحتوى الخارجي، ولا وسائط متعددة يتم بثها من الإنترنت، ولا تبعيات على أي شيء خارج الملف.
الشفافية (في PDF/A-1): المعيار الأقدم PDF/A لا يدعم الشفافية في الرسومات. الإصدارات الأحدث (PDF/A-2 و PDF/A-3) أضافت دعمًا للشفافية.
مستويات توافق PDF/A مشروحة
PDF/A ليس معيارًا واحدًا - بل يأتي في عدة إصدارات، كل منها يبني على سابقه. إليك ما تحتاج إلى معرفته.
PDF/A-1b (ISO 19005-1, المستوى B)
المعيار الأصلي لـ PDF/A من عام 2005. يضمن المستوى B ("أساسي") الحفاظ على المظهر المرئي للمستند - سيبدو المستند كما هو على أي نظام. لا يضمن أن النص قابل للبحث أو الاستخراج (هذا هو المستوى A).
الأفضل لـ: المستندات البسيطة حيث يكون الحفاظ على المظهر هو المتطلب الوحيد. الإصدار الأكثر دعمًا - إذا لم تكن متأكدًا مما يجب استخدامه، فإن PDF/A-1b هو الخيار الأكثر أمانًا.
PDF/A-1a (ISO 19005-1, المستوى A)
يضيف المستوى A ("سهل الوصول") متطلبات لهيكل المستند: محتوى موسوم، ترتيب قراءة صحيح، تعيين نص Unicode، ونص بديل للصور. هذا يجعل المستند سهل الوصول إليه بالكامل لقارئات الشاشة ويضمن أن النص قابل للبحث والاستخراج بشكل موثوق.
الأفضل لـ: المستندات التي تحتاج إلى أن تكون سهلة الوصول بموجب متطلبات الامتثال ADA، القسم 508، أو WCAG.
PDF/A-2b (ISO 19005-2, المستوى B)
تم نشره في عام 2011، ويستند PDF/A-2 إلى مواصفات PDF 1.7 الأحدث. يضيف دعمًا لضغط صور JPEG2000، والشفافية في الرسومات، وطبقات PDF (مجموعات المحتوى الاختيارية). كما يسمح بتضمين ملفات PDF/A أخرى كمرفقات.
الأفضل لـ: المستندات الحديثة ذات تأثيرات الشفافية، أو المحتوى الطبقي، أو مرفقات PDF المضمنة. الخيار الموصى به لمعظم التحويلات الجديدة.
PDF/A-3b (ISO 19005-3, المستوى B)
الابتكار الرئيسي في PDF/A-3: يسمح بتضمين أي نوع ملف كمرفق - وليس فقط ملفات PDF/A أخرى. هذا يعني أنه يمكنك إرفاق مستند Word الأصلي، أو ملف بيانات XML، أو جدول بيانات CSV، أو أي ملف مصدر آخر بجانب ملف PDF المؤرشف.
الأفضل لـ: الفواتير الإلكترونية (معايير ZUGFeRD و Factur-X تتطلب PDF/A-3)، الأرشفة الهجينة حيث تحتاج بيانات المصدر إلى السفر مع المستند المرئي، وسير العمل الذي يتطلب تنسيقات قابلة للقراءة من قبل الإنسان وقابلة للقراءة آليًا في ملف واحد.
أي إصدار يجب أن تختاره؟
| المتطلب | الإصدار الموصى به |
|---|---|
| الأرشفة العامة | PDF/A-2b |
| أقصى توافق | PDF/A-1b |
| الامتثال لسهولة الوصول | PDF/A-2a |
| الفواتير الإلكترونية (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b |
| الأرشفة مع مرفقات الملفات المصدر | PDF/A-3b |
| التقديم الحكومي (تحقق من المتطلبات) | عادةً PDF/A-1b أو PDF/A-2b |
عند الشك، اسأل المؤسسة المستلمة عن الإصدار الذي يقبلونه. إذا قالوا فقط "PDF/A" دون تحديد، فإن PDF/A-2b هو الخيار الحديث الأكثر أمانًا.
من يطلب PDF/A؟
PDF/A ليس مجرد ميزة إضافية - فالعديد من المنظمات واللوائح تتطلبه.
الأرشيفات الحكومية
تتطلب إدارة الأرشيفات والسجلات الوطنية الأمريكية (NARA) PDF/A للسجلات الإلكترونية الدائمة. تفرض المفوضية الأوروبية PDF/A للمستندات الرسمية. العديد من الأرشيفات الوطنية حول العالم لديها متطلبات مماثلة.
المحاكم والأنظمة القانونية
يتطلب عدد متزايد من أنظمة المحاكم PDF/A لتقديم الملفات الإلكترونية. المنطق مباشر: يجب الحفاظ على المستندات القانونية تمامًا كما تم تقديمها، ربما لعقود. تضمن طبيعة PDF/A المكتفية ذاتيًا أن العقد المقدم اليوم يبدو متطابقًا عند مراجعته في عام 2060.
الرعاية الصحية
يجب الاحتفاظ بالسجلات الطبية والتوثيق السريري بتنسيقات قياسية. يُعتمد على PDF/A على نطاق واسع في أنظمة المعلومات الصحية (HIS) ومنصات السجلات الصحية الإلكترونية (EHR) لهذا الغرض.
الخدمات المالية
تتطلب الجهات التنظيمية المصرفية، وسجلات التدقيق، والتقارير المالية بشكل متزايد PDF/A للاحتفاظ بالسجلات طويلة الأجل. تحدد اتفاقيات بازل واللوائح المصرفية الوطنية المختلفة فترات الاحتفاظ لمدة 5-10 سنوات أو أكثر لبعض المستندات.
الفواتير الإلكترونية
تتطلب معايير الفواتير الإلكترونية الأوروبية ZUGFeRD (ألمانيا/النمسا) و Factur-X (فرنسا) تحديدًا تنسيق PDF/A-3b. يحتوي مستند PDF/A على الفاتورة القابلة للقراءة من قبل الإنسان، بينما يحمل مرفق XML المضمن البيانات المنظمة القابلة للقراءة آليًا.
امتثال الشركات
اعتمدت العديد من المؤسسات الكبيرة PDF/A كتنسيق أرشيفي قياسي لها. إذا كنت تعمل مع عملاء من الشركات، أو مقاولين حكوميين، أو صناعات منظمة، فستواجه متطلبات PDF/A عاجلاً أم آجلاً.
كيفية تحويل PDF إلى PDF/A باستخدام PDFSub
تقوم أداة PDF إلى PDF/A من PDFSub بمعالجة التحويل من جانب الخادم باستخدام محرك PDFSub Engine، الذي يتعامل مع العمل المعقد لتضمين الخطوط، وتحويل ملفات تعريف الألوان، وإزالة الميزات المحظورة، والتحقق من صحة المخرجات.
تعليمات خطوة بخطوة
الخطوة 1: افتح الأداة. انتقل إلى pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa.
الخطوة 2: قم بتحميل ملف PDF الخاص بك. اسحب وأفلت الملف أو انقر لتصفح. يتم تحميل الملف إلى خوادم معالجة PDFSub الآمنة.
الخطوة 3: اختر مستوى التوافق. اختر إصدار PDF/A الخاص بك - PDF/A-1b، أو PDF/A-2b، أو PDF/A-3b. إذا لم تكن متأكدًا، فإن PDF/A-2b هو الافتراضي الموصى به.
الخطوة 4: التحويل. انقر فوق زر التحويل. يقوم محرك PDFSub Engine بمعالجة المستند: تضمين الخطوط، إضافة ملفات تعريف الألوان، تجريد JavaScript والتشفير، وإجراء التحويلات المطلوبة الأخرى.
الخطوة 5: التنزيل. يتم تنزيل ملف PDF/A المحول مع تضمين مستوى التوافق في البيانات الوصفية. يمكنك التحقق من التحويل باستخدام أي مدقق PDF/A.
ما يفعله التحويل
يقوم محرك التحويل بإجراء العديد من التحويلات تلقائيًا:
- تضمين جميع الخطوط - يتم تحديد وتضمين أي خطوط مشار إليها ولكن غير مضمنة
- إضافة ملف تعريف ألوان ICC - عادةً sRGB للعرض على الشاشة، مما يضمن عرضًا متسقًا للألوان
- تجريد JavaScript - يتم إزالة أي برمجة نصية (تبقى حقول النماذج ولكنها تفقد تفاعلها)
- إزالة التشفير - يتم تجريد حماية كلمة المرور (يجب أن يكون المستند متاحًا)
- تحويل الشفافية - بالنسبة لـ PDF/A-1، يتم تسطيح العناصر الشفافة إلى مكافئات غير شفافة
- إضافة بيانات وصفية لـ PDF/A - يتم تحديث كتلة البيانات الوصفية XMP للإعلان عن التوافق
استكشاف أخطاء التحويل وإصلاحها
"لا يمكن تضمين الخط"
بعض الخطوط لديها قيود ترخيص تمنع التضمين. إذا فشل التحويل بسبب خط مقيد، لديك خياران: استبدال الخط ببديل قابل للتضمين (يمكن لأداة التحويل القيام بذلك تلقائيًا بخط مشابه بصريًا)، أو العودة إلى المستند المصدر وتغيير الخط قبل إعادة التصدير كملف PDF.
يبدو المستند مختلفًا قليلاً بعد التحويل
يحدث هذا عادةً عند تسطيح الشفافية (لتحويل PDF/A-1) أو عند استبدال الخطوط. إذا كان الحفاظ على المظهر المرئي أمرًا بالغ الأهمية، فحاول التحويل إلى PDF/A-2b بدلاً من PDF/A-1b - المعيار الأحدث يدعم الشفافية بشكل أصلي، مما يزيل معظم الاختلافات المرئية.
زاد حجم الملف بعد التحويل
هذا متوقع. تتضمن ملفات PDF/A كل شيء - الخطوط، ملفات تعريف الألوان، البيانات الوصفية الكاملة. قد يكون ملف PDF العادي الذي يشير إلى خطوط النظام بحجم 200 كيلوبايت، ولكن إصدار PDF/A مع تضمين هذه الخطوط بالكامل قد يكون 2 ميجابايت. الزيادة هي تكلفة الاكتفاء الذاتي.
فقدت حقول النموذج تفاعلها
يحظر PDF/A استخدام JavaScript، لذلك يتم تجريد حسابات النماذج، وبرامج التحقق النصية، والسلوكيات الديناميكية. تبقى حقول النموذج نفسها - لا يزال من الممكن ملؤها - ولكن يتم فقدان أي سلوك آلي. إذا كنت بحاجة إلى نماذج تفاعلية، فإن PDF/A ليس التنسيق المناسب للنسخة العاملة. استخدم PDF/A فقط للنسخة النهائية المؤرشفة.
أسئلة متكررة
هل يمكنني تعديل مستند PDF/A؟
PDF/A هو تنسيق أرشيفي، وليس تنسيقًا مقيدًا. يمكنك فتح وتعديل ملف PDF/A في أي محرر PDF. ومع ذلك، قد يؤدي التعديل إلى كسر توافق PDF/A - قد يضيف المحرر ميزات أو يزيل بيانات وصفية تنتهك المعيار. بعد التعديل، ستحتاج إلى إعادة التحويل إلى PDF/A لاستعادة التوافق. لهذا السبب، من الأفضل الاحتفاظ بملفك المصدر القابل للتعديل بشكل منفصل وتحويله إلى PDF/A فقط عندما يتم الانتهاء من المستند.
هل PDF/A هو نفسه ملف PDF "للقراءة فقط"؟
لا. ملف PDF للقراءة فقط هو ملف محمي بكلمة مرور من جانب المالك يمنع التعديل. في الواقع، يحظر PDF/A التشفير - لا يمكن حمايته بكلمة مرور على الإطلاق. PDF/A يتعلق بالحفظ، وليس التحكم في الوصول. يمكن لأي شخص فتح ونسخ وتعديل (من الناحية الفنية) ملف PDF/A.
كيف أتحقق من أن ملف PDF الخاص بي هو PDF/A صالح؟
يمكن للعديد من الأدوات التحقق من توافق PDF/A. يحتوي Adobe Acrobat Pro على مدقق PDF/A مدمج. أداة veraPDF المجانية مفتوحة المصدر وهي مدقق تستخدمه العديد من الأرشيفات والمكتبات. تتضمن عملية التحويل في PDFSub التحقق - إذا نجح الإخراج، سترى مؤشر التوافق.
هل سيؤدي التحويل إلى PDF/A إلى تغيير شكل مستندي؟
في معظم الحالات، لا. الهدف الكامل من PDF/A هو الحفاظ على المظهر المرئي. ومع ذلك، يمكن لبعض الحالات المتطرفة أن تسبب تغييرات طفيفة: تسطيح الشفافية في PDF/A-1، استبدال الخطوط للخطوط غير القابلة للتضمين، وإزالة عناصر الوسائط المتعددة. التحويل إلى PDF/A-2b أو PDF/A-3b يقلل من هذه المشكلات لأن المعايير الأحدث تدعم المزيد من الميزات.
ما الفرق بين PDF/A و PDF/X؟
PDF/A مخصص للأرشفة - الحفظ طويل الأمد مع ضمان إمكانية الاستنساخ. PDF/X مخصص للإنتاج الطباعي - ضمان طباعة المستند بشكل صحيح عبر أنظمة الطباعة المختلفة. إنهما معياران مختلفان لأغراض مختلفة، على الرغم من أن المستند يمكن أن يتوافق تقنيًا مع كليهما.
ملخص
PDF/A هو المعيار القياسي ISO لحفظ المستندات على المدى الطويل. يضمن أنه يمكن فتح مستنداتك وعرضها بشكل متطابق على أي نظام، في أي وقت في المستقبل، عن طريق تضمين كل ما هو مطلوب للعرض داخل الملف نفسه.
بالنسبة لمعظم التحويلات، PDF/A-2b هو الخيار الموصى به - فهو حديث، مدعوم على نطاق واسع، ويتعامل مع ميزات مثل الشفافية و JPEG2000 التي لا يدعمها المعيار الأصلي PDF/A-1b. استخدم PDF/A-1b عندما يكون الحد الأقصى للتوافق مع الإصدارات السابقة مطلوبًا، و PDF/A-3b عندما تحتاج إلى تضمين مرفقات غير PDF (خاصة للفواتير الإلكترونية).
عملية التحويل تلقائية - تتعامل الأداة مع تضمين الخطوط، وملفات تعريف الألوان، وإزالة JavaScript، والتحقق. وظيفتك ببساطة هي تحميل ملف PDF واختيار مستوى التوافق.
هل أنت مستعد للتحويل؟ جرب أداة PDF إلى PDF/A من PDFSub - قم بتحميل المستند الخاص بك، واختر مستوى التوافق، واحصل على ملف جاهز للأرشفة في ثوانٍ.