您被告知需要以 PDF/A 格式提交文档。可能是政府备案、法律法庭提交、医疗记录或公司合规性要求。您看着普通的 PDF，不禁想：它有什么问题？为什么需要是“PDF/A”？又该如何转换呢？

PDF/A 是一个 ISO 标准（ISO 19005），其目的只有一个：确保 PDF 文档在几十年后，在任何系统上都能以完全相同的方式重现。普通 PDF 可以引用外部字体、链接到网站、运行 JavaScript，并依赖于 20 年后可能不存在的系统资源。而 PDF/A 文件是完全自包含的——渲染文档所需的一切都嵌入在文件本身中。

这比您想象的要重要得多。政府档案需要在 50 年后仍能打开文档。法庭需要确保证据未被篡改。医疗系统需要患者记录在任何平台上都能呈现出相同的效果。PDF/A 保证了这一点。

本指南将解释什么是 PDF/A，您需要哪种变体，谁需要它，以及如何转换现有的 PDF。

How to convert PDF to PDF/A - the ISO standard for long-term document archiving and preservation

PDF/A 与普通 PDF 的区别

标准的 PDF 非常灵活。它可以嵌入字体或引用系统字体。它可以包含用于交互式表单的 JavaScript。它可以链接到外部内容。它可以进行加密。这种灵活性使 PDF 非常适合日常使用——但它会给长期保存带来问题。

想象一下，当您尝试打开一个 20 年前的 PDF，而该 PDF 引用了您系统中不存在的字体时会发生什么。查看器会替换为另一种字体，文档的外观突然改变——文本重新排版，列移位，表格损坏。对于普通的商业文件来说，这很烦人。但对于法律合同或政府记录来说，这是不可接受的。

PDF/A 通过强制执行严格的规则来消除这些风险：

所有内容必须嵌入

**字体：**文档中使用的所有字体都必须完全嵌入——不仅仅是引用。这意味着整个字体文件（或至少是使用的字形子集）存储在 PDF 中。即使该字体在地球上的所有操作系统上都消失了，文档仍能正确呈现。

**颜色配置文件：**文档必须包含 ICC 颜色配置文件，这些配置文件精确定义了颜色的显示方式。普通 PDF 可能只说“使用红色”，并将解释权留给查看器。而 PDF/A 文件则精确指定了具体的红色色调，使用标准化的颜色配置文件。

**图像：**所有图像都必须嵌入，而不是链接。不允许有外部 URL，不允许有指向网络驱动器上文件的引用。

禁止使用某些功能

**JavaScript：**不允许执行任何代码。依赖 JavaScript 计算的交互式表单在 PDF/A 中将无法工作。表单字段可以保留，但任何脚本都会被剥离。

**加密：**PDF/A 文件不能被加密或密码保护。其原理是，加密依赖于特定的算法和密钥长度，这些算法和密钥长度可能会过时——而无法打开的存档是无用的。

**外部引用：**不允许链接到外部内容，不允许从互联网流式传输的多媒体，不允许依赖文件之外的任何内容。

**透明度（在 PDF/A-1 中）：**最早的 PDF/A 标准不支持图形中的透明度。较新版本（PDF/A-2 和 PDF/A-3）增加了对透明度的支持。

PDF/A 符合性级别详解

PDF/A 并非单一标准——它有多种变体，每种都建立在前一种的基础上。以下是您需要了解的内容。

PDF/A-1b（ISO 19005-1，B 级）

2005 年的原始 PDF/A 标准。B 级（“基本”）确保文档的视觉外观得以保留——文档在任何系统上看起来都一样。它不保证文本可以被搜索或提取（那是 A 级）。

**最适合：**仅要求视觉保存的简单文档。支持最广泛的变体——如果您不确定使用哪种，PDF/A-1b 是最安全的选择。

PDF/A-1a（ISO 19005-1，A 级）

A 级（“可访问”）增加了对文档结构的要求：标记内容、正确的阅读顺序、Unicode 文本映射以及图像的替代文本。这使得文档对屏幕阅读器完全可访问，并确保文本可以被可靠地搜索和提取。

**最适合：**需要符合 ADA、Section 508 或 WCAG 合规性要求的文档。

PDF/A-2b（ISO 19005-2，B 级）

PDF/A-2 发布于 2011 年，基于更新的 PDF 1.7 规范。它增加了对 JPEG2000 图像压缩、图形透明度和 PDF 图层（可选内容组）的支持。它还允许将其他 PDF/A 文件作为附件嵌入。

**最适合：**具有透明效果、图层内容或嵌入式 PDF 附件的现代文档。大多数新转换的推荐选择。

PDF/A-3b（ISO 19005-3，B 级）

PDF/A-3 的关键创新：它允许将任何文件类型作为附件嵌入——不仅仅是其他 PDF/A 文件。这意味着您可以将原始的 Word 文档、XML 数据文件、CSV 电子表格或任何其他源文件与存档的 PDF 一起附加。

**最适合：**电子发票（ZUGFeRD 和 Factur-X 标准要求 PDF/A-3）、需要源数据随视觉文档一起传输的混合存档，以及需要单个文件中包含人类可读和机器可读格式的工作流程。

您应该选择哪个变体？

要求	推荐变体
一般存档	PDF/A-2b
最大兼容性	PDF/A-1b
可访问性合规性	PDF/A-2a
电子发票（ZUGFeRD / Factur-X）	PDF/A-3b
带有源文件附件的存档	PDF/A-3b
政府提交（请检查要求）	通常是 PDF/A-1b 或 PDF/A-2b

如有疑问，请询问接收组织他们接受哪种变体。如果他们只说“PDF/A”而未具体说明，PDF/A-2b 是最安全现代的选择。

谁需要 PDF/A？

PDF/A 不仅仅是锦上添花——许多组织和法规都要求它。

政府档案

美国国家档案和记录管理局 (NARA) 要求 PDF/A 作为永久电子记录格式。欧盟委员会强制要求 PDF/A 作为官方文件格式。世界各地的许多国家档案馆都有类似的要求。

法院和法律系统

越来越多的法院系统要求 PDF/A 作为电子文件提交格式。其逻辑很简单：法律文件必须与提交时完全一致地保存，可能长达数十年。PDF/A 的自包含特性确保今天提交的合同在 2060 年审查时看起来完全一样。

医疗保健

医疗记录和临床文件必须以标准化格式保存。PDF/A 在医疗保健信息系统 (HIS) 和电子健康记录 (EHR) 平台中被广泛采用。

金融服务

银行监管机构、审计追踪和财务报告越来越多地要求 PDF/A 用于长期记录保存。巴塞尔协议和各种国家银行法规规定某些文件的保留期为 5-10 年以上。

电子发票

欧洲电子发票标准 ZUGFeRD（德国/奥地利）和 Factur-X（法国）明确要求 PDF/A-3b 格式。PDF/A 文档包含人类可读的发票，而嵌入的 XML 附件则包含机器可读的结构化数据。

公司合规性

许多大型组织已采用 PDF/A 作为其标准存档格式。如果您与企业客户、政府承包商或受监管行业合作，迟早会遇到 PDF/A 的要求。

使用 PDFSub 将 PDF 转换为 PDF/A

PDFSub 的 PDF 转 PDF/A 工具使用 PDFSub 引擎在服务器端处理转换，该引擎负责嵌入字体、转换颜色配置文件、移除禁止的功能以及验证输出等复杂工作。

分步说明

步骤 1：打开工具。 导航至 pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa。

步骤 2：上传您的 PDF。 拖放文件或单击以浏览。文件将上传到 PDFSub 的安全处理服务器。

步骤 3：选择符合性级别。 选择您的 PDF/A 变体——PDF/A-1b、PDF/A-2b 或 PDF/A-3b。如果不确定，建议默认使用 PDF/A-2b。

步骤 4：转换。 单击转换按钮。PDFSub 引擎将处理文档：嵌入字体、添加颜色配置文件、剥离 JavaScript 和加密，并执行其他必需的转换。

步骤 5：下载。 转换后的 PDF/A 文件将下载，其中包含包含在元数据中的符合性级别。您可以使用任何 PDF/A 验证器来验证转换。

转换过程做了什么

转换引擎会自动执行多项转换：

嵌入所有字体——任何被引用但未嵌入的字体都会被找到并嵌入。
添加 ICC 颜色配置文件——通常是 sRGB 用于屏幕显示，以确保一致的颜色渲染。
剥离 JavaScript——任何脚本都会被移除（表单字段保留，但失去交互性）。
移除加密——密码保护被剥离（文档必须可访问）。
转换透明度——对于 PDF/A-1，透明元素会被展平为不透明的等效项。
添加 PDF/A 元数据——XMP 元数据块会更新以声明符合性。

转换过程是自动化的——工具负责字体嵌入、颜色配置文件、JavaScript 移除和验证。您的任务就是上传 PDF 并选择符合性级别。

准备好转换了吗？试试 PDFSub 的 PDF 转 PDF/A 工具——上传您的文档，选择符合性级别，即可在几秒钟内获得可存档的文件。