วิธีแก้ไขข้อมูลปกปิด (Redact) ในไฟล์ PDF สำหรับการค้นหาพยานหลักฐานทางกฎหมาย: คู่มือทีละขั้นตอนอย่างละเอียด
ข้อผิดพลาดทั่วไปในการปกปิดข้อมูลที่ควรหลีกเลี่ยง
ข้อผิดพลาดที่ 1: การใช้เครื่องมือเน้นข้อความหรือใส่คำอธิบายประกอบ
โปรแกรมประมวลผลคำและโปรแกรมดู PDF พื้นฐานมีเครื่องมือเน้นข้อความและใส่คำอธิบายประกอบที่ดูเหมือนการปกปิดข้อมูล แต่ไม่ได้ลบข้อมูลต้นฉบับออก การเน้นข้อความด้วยสีดำ กล่องข้อความ หรือการวาดรูปร่าง ล้วนเป็นการซ้อนทับด้วยภาพเท่านั้น ไม่มีการลบข้อมูลใดๆ ออก
ข้อผิดพลาดที่ 2: การปกปิดสำเนาที่พิมพ์ออกมา
ทนายความบางคนพิมพ์เอกสารออกมา ใช้ปากกาสีดำขีดทับบนกระดาษ แล้วสแกนผลลัพธ์ แม้ว่าวิธีนี้จะลบชั้นข้อความดิจิทัลออกไป (การสแกนจะสร้างภาพใหม่) แต่ก็มีความเสี่ยงจาก OCR: หากสแกนถูกนำไปประมวลผลด้วยซอฟต์แวร์รู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ในภายหลัง ข้อความที่อยู่ใต้การทับด้วยหมึกที่ไม่สมบูรณ์อาจถูกกู้คืนบางส่วนได้ นอกจากนี้ยังทำให้เอกสารมีคุณภาพต่ำลงและเพิ่มขั้นตอนที่ไม่จำเป็น
ข้อผิดพลาดที่ 3: การลืมข้อมูลเมตา (Metadata)
คุณสามารถปกปิดข้อความที่เป็นความลับในเนื้อหาของเอกสารได้อย่างสมบูรณ์แบบ แต่ก็ยังอาจเปิดเผยข้อมูลเดียวกันผ่านคุณสมบัติของเอกสาร ความคิดเห็น หรือไฟล์แนบ การลบข้อมูลเมตาต้องเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปกปิดข้อมูลทุกครั้ง
ข้อผิดพลาดที่ 4: การปกปิดข้อมูลโดยไม่มีบันทึกการปกปิด (Privilege Log)
การปกปิดข้อมูลโดยไม่มีเอกสารประกอบจะนำไปสู่การถูกท้าทาย หากฝ่ายตรงข้ามตั้งคำถามเกี่ยวกับการปกปิดข้อมูล และคุณไม่สามารถแสดงรายการบันทึกการปกปิดที่ยืนยันได้ ศาลอาจสั่งให้ส่งมอบเอกสารที่ไม่ได้ปกปิด หรืออาจตีความไปในทางลบ
ข้อผิดพลาดที่ 5: การไม่ตรวจสอบ
การตรวจสอบใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ความล้มเหลวในการปกปิดข้อมูลในคดีที่มีความเสี่ยงสูงอาจใช้เวลาหลายปีกว่าจะแก้ไขได้ ห้ามส่งมอบเอกสารที่ปกปิดข้อมูลแล้วโดยไม่ได้ตรวจสอบตามรายการตรวจสอบ
การสร้างระเบียบปฏิบัติการปกปิดข้อมูลทั่วทั้งสำนักงาน
สำหรับสำนักงานกฎหมายและแผนกกฎหมายที่ต้องจัดการกับการส่งมอบเอกสารในการค้นหาข้อมูลเป็นประจำ ระเบียบปฏิบัติการปกปิดข้อมูลที่เป็นมาตรฐานจะช่วยป้องกันไม่ให้ข้อผิดพลาดของแต่ละบุคคลกลายเป็นปัญหาทั่วทั้งสำนักงาน
การฝึกอบรม: ทนายความและผู้ช่วยทนายความทุกคนที่จัดการกับการปกปิดข้อมูลควรเข้าใจความแตกต่างระหว่างการปกปิดด้วยภาพกับการปกปิดข้อมูลจริง การฝึกอบรม 30 นาทีพร้อมการสาธิตสดจะช่วยป้องกันความเสี่ยงจากความประมาทเลินเล่อที่อาจเกิดขึ้นได้หลายปี
การกำหนดมาตรฐานเครื่องมือ: เลือกเครื่องมือปกปิดข้อมูลเพียงเครื่องมือเดียวและกำหนดให้ใช้ทั่วทั้งสำนักงาน การใช้เครื่องมือที่ไม่สอดคล้องกันจะเพิ่มความเสี่ยงที่บางคนจะหยิบใช้เครื่องมือเน้นข้อความแทนเครื่องมือปกปิดข้อมูล
การประกันคุณภาพ: กำหนดขั้นตอนการตรวจสอบในกระบวนการส่งมอบเอกสาร มอบหมายให้บุคคลที่สอง — ซึ่งไม่ใช่ผู้ที่ทำการปกปิดข้อมูล — เป็นผู้ตรวจสอบตามรายการตรวจสอบ
การบูรณาการบันทึกการปกปิด: สร้างบันทึกการปกปิดข้อมูลไปพร้อมๆ กับการปกปิด ไม่ใช่หลังจากนั้น การสร้างบันทึกการปกปิดข้อมูลย้อนหลังจากเอกสารที่ปกปิดแล้วนั้นมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดและใช้เวลานาน
การเก็บรักษาเอกสาร: เก็บรักษาทั้งเอกสารต้นฉบับที่ไม่ได้ปกปิดและเอกสารที่ปกปิดแล้วที่ส่งมอบ คุณอาจต้องใช้เอกสารต้นฉบับหากมีการโต้แย้งการอ้างสิทธิ์ในสิทธิคุ้มครองและศาลทำการตรวจสอบภายใน (in camera review)
เหตุใดการปกปิดข้อมูลผ่านเบราว์เซอร์จึงมีความสำคัญต่อจรรยาบรรณวิชาชีพกฎหมาย
American Bar Association's Model Rule 1.6 กำหนดให้ทนายความต้องใช้ "ความพยายามตามสมควรเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการเป็นตัวแทนของลูกความโดยไม่ตั้งใจหรือไม่ได้รับอนุญาต หรือการเข้าถึงข้อมูลดังกล่าวโดยไม่ได้รับอนุญาต" Model Rule 1.1, Comment 8 ยังกำหนดให้มีความสามารถทางเทคโนโลยีด้วย
เมื่อคุณอัปโหลดเอกสารของลูกความไปยังเครื่องมือ PDF บนคลาวด์ คุณกำลังส่งข้อมูลของลูกความนั้น — ซึ่งอาจรวมถึงการสื่อสารที่เป็นความลับ หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลบัญชีทางการเงิน — ไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายนอก คุณอาจไม่ทราบว่าเซิร์ฟเวอร์นั้นตั้งอยู่ที่ใด ใครสามารถเข้าถึงได้ ข้อมูลจะถูกเก็บไว้นานเท่าใด หรือข้อมูลของผู้ใช้อื่นๆ ถูกประมวลผลบนโครงสร้างพื้นฐานเดียวกันหรือไม่
การประมวลผลผ่านเบราว์เซอร์ช่วยขจัดความเสี่ยงประเภทนี้ออกไปโดยสิ้นเชิง เมื่อเครื่องมือ Redact PDF ของ PDFSub ประมวลผลเอกสารในเบราว์เซอร์ของคุณ ไฟล์จะไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณ ไม่มีการอัปโหลดเซิร์ฟเวอร์ ไม่มีการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไม่มีการเก็บรักษาข้อมูล การประมวลผลเกิดขึ้นภายในเครื่องในหน่วยความจำของเบราว์เซอร์ของคุณ และเมื่อคุณปิดแท็บ ข้อมูลก็จะหายไป
สำหรับทนายความที่จัดการกับข้อมูลลับของลูกความ — ซึ่งแทบจะเป็นทนายความทุกคน — ความแตกต่างนี้จะช่วยแก้ไขมาตรฐาน "ความพยายามตามสมควร" ใน Rule 1.6 ได้โดยตรง
คำถามที่พบบ่อย
การวาดกล่องสีดำทับข้อความเหมือนกับการปกปิดข้อมูลหรือไม่?
ไม่ การวาดกล่องสีดำ การเน้นข้อความด้วยสีดำ หรือการใส่คำอธิบายประกอบทับข้อความ ล้วนเป็นการปกปิดด้วยภาพ ข้อความยังคงอยู่ในสตรีมเนื้อหาของ PDF และสามารถถูกเลือก คัดลอก ค้นหา และดึงออกมาได้โดยทุกคนที่ได้รับไฟล์ การปกปิดข้อมูลจริงจะลบข้อความออกจากโครงสร้างไฟล์อย่างถาวร ทั้งสองวิธีดูเหมือนกันทุกประการในทางสายตา แต่มีเพียงการปกปิดข้อมูลจริงเท่านั้นที่ลบข้อมูลออกจริงๆ
จะเกิดอะไรขึ้นหากพบข้อผิดพลาดในการปกปิดข้อมูลระหว่างการดำเนินคดี?
ผลที่ตามมาจะแตกต่างกันไปตามเขตอำนาจศาลและความรุนแรง แต่สามารถรวมถึงการลงโทษที่ศาลกำหนด (ค่าปรับหรือคำสั่งให้ตีความไปในทางลบ) การเรียกร้องค่าเสียหายจากความประมาทเลินเล่อจากลูกความที่ได้รับผลกระทบ การดำเนินการทางวินัยจากเนติบัณฑิตยสภาสำหรับการละเมิดข้อผูกพันในการรักษาความลับ และการสละสิทธิ์ในสิทธิคุ้มครองที่ใช้กับข้อมูลที่เปิดเผย ในคดี Manafort ความล้มเหลวในการปกปิดข้อมูลได้เปิดเผยข้อมูลที่กลายเป็นข่าวพาดหัวและส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อคดี
ฉันต้องปกปิดข้อมูลเมตา นอกเหนือจากข้อความที่มองเห็นได้หรือไม่?
ใช่ ข้อมูลเมตาของ PDF อาจมีชื่อผู้เขียน วันที่สร้างและแก้ไขเอกสาร ความคิดเห็น การเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ไฟล์ที่ฝัง และข้อมูลอื่นๆ ที่อาจเป็นความลับหรือละเอียดอ่อน เอกสารที่มีเนื้อหาที่ปกปิดอย่างสมบูรณ์แบบก็ยังสามารถเปิดเผยข้อมูลผ่านข้อมูลเมตาได้ ควรลบข้อมูลเมตาเสมอเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปกปิดข้อมูลของคุณ
ฉันสามารถปกปิดข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องจากเอกสารการค้นหาข้อมูลได้หรือไม่?
โดยทั่วไป ศาลรัฐบาลกลางได้สรุปว่ากฎหมายว่าด้วยการดำเนินคดีแพ่งของรัฐบาลกลาง (Federal Rules of Civil Procedure) ไม่อนุญาตให้ฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งปกปิดข้อมูลเพียงเพราะเห็นว่าไม่เกี่ยวข้อง อย่างไรก็ตาม คุณสามารถยื่นคำร้องขอคำสั่งคุ้มครองภายใต้ Rule 26(c)(1) เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่ไม่เกี่ยวข้องอย่างแท้จริงจากการส่งมอบ แนวทางที่ปลอดภัยกว่าคือการพบปะและปรึกษากับฝ่ายตรงข้ามตั้งแต่เนิ่นๆ ในกระบวนการค้นหาข้อมูล และกำหนดโปรโตคอลการปกปิดข้อมูลที่ตกลงร่วมกัน
ฉันจะจัดการกับการปกปิดข้อมูลในบันทึกการปกปิดข้อมูลอย่างไร?
สำหรับการปกปิดข้อมูลทุกครั้งที่อ้างสิทธิ์ในสิทธิคุ้มครอง บันทึกการปกปิดข้อมูลของคุณควรรวมถึงตัวระบุเอกสาร (เช่น หมายเลข Bates) วันที่ ผู้เขียนและผู้รับ ประเภทเอกสาร คำอธิบายทั่วไปของหัวข้อ (ละเอียดเพียงพอสำหรับฝ่ายตรงข้ามในการประเมินการอ้างสิทธิ์ แต่ไม่ละเอียดเกินไปจนเปิดเผยเนื้อหาที่เป็นความลับ) และสิทธิคุ้มครองเฉพาะที่อ้างสิทธิ์ Rule 26(b)(5)(A) กำหนดให้เป็นเช่นนี้ — รายการบันทึกการปกปิดข้อมูลที่ไม่เพียงพออาจส่งผลให้ศาลสั่งให้ส่งมอบเอกสารที่ไม่ได้ปกปิด
การปกปิดข้อมูลของ PDFSub เป็นการปกปิดข้อมูลจริงหรือการซ้อนทับด้วยภาพ?
เครื่องมือ Redact PDF ของ PDFSub ทำการปกปิดข้อมูลจริง มันลบข้อความที่เลือกออกจากสตรีมเนื้อหาของ PDF อย่างถาวร หลังจากการปกปิด ข้อความจะไม่สามารถถูกเลือก คัดลอก ค้นหา หรือดึงออกมาได้ด้วยวิธีการใดๆ เครื่องมือนี้ประมวลผลไฟล์ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ — เอกสารจะไม่เคยออกจากอุปกรณ์ของคุณ — ซึ่งเป็นการจัดการกับข้อผูกพันในการรักษาความลับของทนายความภายใต้ Model Rule 1.6
สรุป
ข้อผิดพลาดในการปกปิดข้อมูลเป็นหนึ่งในข้อผิดพลาดที่สามารถหลีกเลี่ยงได้มากที่สุดในการปฏิบัติงานทางกฎหมาย แต่ก็ยังคงเกิดขึ้นเพราะเครื่องมือส่วนใหญ่ที่ผู้คนใช้ — คุณสมบัติเน้นข้อความ ชั้นคำอธิบายประกอบ รูปทรงสีดำ — ดูเหมือนจะใช้งานได้ แต่จริงๆ แล้วไม่ได้ลบข้อมูลออก
วิธีแก้ไขนั้นตรงไปตรงมา: ใช้เครื่องมือที่ทำการปกปิดข้อมูลจริง (ไม่ใช่การปกปิดด้วยภาพ) ลบข้อมูลเมตาหลังจากปกปิดเนื้อหา เก็บรักษาบันทึกการปกปิดข้อมูลสำหรับทุกการปกปิดที่อ้างสิทธิ์ในสิทธิคุ้มครอง และตรวจสอบเอกสารทุกฉบับก่อนส่งมอบ ทำสิ่งเหล่านี้ทั้งสี่อย่างอย่างสม่ำเสมอ และคุณจะขจัดหมวดหมู่ความเสี่ยงจากความประมาทเลินเล่อออกไปได้ทั้งหมด
หากคุณทำงานกับเอกสารการค้นหาข้อมูลเป็นประจำ เครื่องมือ Redact PDF ของ PDFSub ทำการปกปิดข้อมูลจริงโดยตรงในเบราว์เซอร์ของคุณ — ไม่มีการอัปโหลดเซิร์ฟเวอร์ ไม่มีการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ไม่มีการเก็บรักษาข้อมูล สำหรับชุดเครื่องมือที่สมบูรณ์ รวมถึงการเปรียบเทียบเอกสาร ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ OCR และการรวมเอกสาร โปรดดูคู่มือ PDF Tools for Lawyers
