วิธีแก้ไขข้อผิดพลาดทั่วไปในการนำเข้าข้อมูลรายการเดินบัญชีธนาคารใน QuickBooks และ Xero
เช็คลิสต์แก้ไขปัญหาเบื้องต้น
เมื่อการนำเข้าข้อมูลล้มเหลว ให้ลองทำตามเช็คลิสต์นี้:
- หัวข้อ (Headers): ไฟล์ CSV มีหัวคอลัมน์ที่ชัดเจนในแถวที่ 1 หรือไม่?
- รูปแบบวันที่ (Date format): รูปแบบวันที่ตรงกับภาษาของซอฟต์แวร์บัญชีของคุณหรือไม่?
- รูปแบบจำนวนเงิน (Amount format): มีเฉพาะตัวเลขที่ถูกต้องหรือไม่? ไม่มีสัญลักษณ์ ตัวคั่น หรือข้อความ?
- จำนวนคอลัมน์ (Column count): ไฟล์ CSV มีจำนวนคอลัมน์ถูกต้องตามที่กำหนดหรือไม่?
- การเข้ารหัส (Encoding): ไฟล์ถูกบันทึกเป็น UTF-8 หรือไม่?
- แถวว่าง (Blank rows): มีแถวว่างที่ด้านบน กลาง หรือด้านล่างหรือไม่?
- จำนวนแถว (Row count): น้อยกว่า 1,000 รายการ (สำหรับ QuickBooks)?
- ช่วงวันที่ (Date range): มีการซ้ำซ้อนกับรายการใน Bank Feed ที่มีอยู่หรือไม่?
- ชื่อไฟล์ (File name): สั้นและเรียบง่าย (ไม่มีอักขระพิเศษ)?
- รูปแบบไฟล์ (File format): เป็น CSV (คั่นด้วยจุลภาค) ไม่ใช่เซมิโคลอนหรือแท็บ?
หากคุณตรวจสอบครบทั้งสิบข้อแล้วแต่การนำเข้ายังคงล้มเหลว ปัญหาน่าจะอยู่ที่ข้อมูลดิบเอง — อาจมีอักขระหรือรูปแบบที่ผิดปกติในรายการใดรายการหนึ่งที่ทำให้โปรแกรมอ่านข้อมูลไม่สำเร็จ ลองนำเข้าเฉพาะ 50 แถวแรกเพื่อแยกแยะปัญหา
คำถามที่พบบ่อย
ทำไม QuickBooks ปฏิเสธไฟล์ CSV ของฉัน ในขณะที่ Xero ยอมรับ?
QuickBooks Online มีข้อกำหนดสำหรับไฟล์ CSV ที่เข้มงวดกว่า Xero QuickBooks คาดหวังให้มี 3 หรือ 4 คอลัมน์เท่านั้น มีความยืดหยุ่นน้อยกว่าในเรื่องรูปแบบวันที่ และไวต่อปัญหาการเข้ารหัสมากกว่า การนำเข้าของ Xero อนุญาตให้มีคอลัมน์ได้มากขึ้น (คุณเพียงแค่จับคู่คอลัมน์ที่คุณต้องการ) และรองรับรูปแบบวันที่ที่หลากหลายกว่า หากไฟล์ CSV ของคุณใช้ได้กับ Xero แต่ใช้ไม่ได้กับ QuickBooks ให้ตรวจสอบจำนวนคอลัมน์และรูปแบบวันที่ก่อนเป็นอันดับแรก
ฉันสามารถนำเข้าไฟล์เดียวกันเข้าทั้ง QuickBooks และ Xero ได้หรือไม่?
ได้ หากไฟล์นั้นเป็นไปตามข้อกำหนดของทั้งสองเครื่องมือ ไฟล์ CSV ที่มีคอลัมน์ วันที่ (Date), คำอธิบาย (Description), และจำนวนเงิน (Amount) ในรูปแบบ YYYY-MM-DD, การเข้ารหัส UTF-8, และตัวเลขที่ถูกต้อง จะสามารถใช้ได้กับทั้งสองแพลตฟอร์ม การส่งออก CSV เริ่มต้นของ PDFSub ถูกออกแบบมาเพื่อความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์ม
ฉันจะป้องกันรายการซ้ำซ้อนเมื่อนำเข้าได้อย่างไร?
ก่อนนำเข้า ให้ตรวจสอบว่ามีวันที่ใดบ้างที่อยู่ในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณจาก Bank Feed แล้ว กรองไฟล์ CSV ของคุณให้มีเฉพาะวันที่ที่อยู่นอกช่วงของ Bank Feed ทั้ง QuickBooks และ Xero มีการตรวจจับรายการซ้ำซ้อนอยู่บ้าง แต่ก็ไม่สมบูรณ์แบบ การกรองวันที่ด้วยตนเองก่อนนำเข้าจะเชื่อถือได้มากกว่า
จะเกิดอะไรขึ้นหากมีเพียงบางรายการที่ล้มเหลวระหว่างการนำเข้า?
ทั้ง QuickBooks และ Xero จะรายงานว่าแถวใดถูกข้ามหรือล้มเหลว ตรวจสอบรายงานข้อผิดพลาดสำหรับหมายเลขแถวที่เฉพาะเจาะจง จากนั้นตรวจสอบแถวเหล่านั้นในไฟล์ CSV ของคุณ สาเหตุทั่วไปที่ทำให้แถวล้มเหลวแต่ละแถว ได้แก่: วันที่ขาดหายไป, จำนวนเงินที่ไม่ใช่ตัวเลข, หรืออักขระพิเศษที่โปรแกรมอ่านข้อมูลไม่สามารถจัดการได้
ฉันควรใช้รูปแบบ QBO แทน CSV สำหรับ QuickBooks หรือไม่?
หากคุณกำลังนำเข้าข้อมูลเข้า QuickBooks รูปแบบ QBO มักจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า QBO เป็นรูปแบบที่มีโครงสร้างซึ่ง QuickBooks สามารถอ่านได้โดยไม่ต้องจับคู่คอลัมน์ การคาดเดาจากรูปแบบวันที่ หรือปัญหาการเข้ารหัส QBO มี ID รายการที่ช่วยป้องกันรายการซ้ำซ้อน และระบุรายการเป็นเดบิตหรือเครดิตอย่างชัดเจน PDFSub สามารถส่งออกเป็นรูปแบบ QBO ได้โดยตรงจาก PDF ใบแจ้งยอดธนาคาร
สรุป
ข้อผิดพลาดในการนำเข้าใบแจ้งยอดธนาคารใน QuickBooks และ Xero เกือบทั้งหมดเกิดจากรูปแบบ: รูปแบบวันที่ผิด, โครงสร้างคอลัมน์ไม่ถูกต้อง, ปัญหาการเข้ารหัส, หรือปัญหาในการจัดรูปแบบจำนวนเงิน ข้อผิดพลาดเหล่านี้สามารถแก้ไขได้ — เมื่อคุณทราบสาเหตุ — แต่ก็ทำให้เสียเวลาและสร้างความหงุดหงิด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องจัดการลูกค้าหลายราย
แนวทางที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือการป้องกันข้อผิดพลาดตั้งแต่ต้น ตัวแปลงใบแจ้งยอดธนาคารของ PDFSub จะดึงข้อมูลรายการจากใบแจ้งยอด PDF และส่งออกในรูปแบบที่ QuickBooks และ Xero ยอมรับได้อย่างราบรื่น — วันที่ถูกต้อง, จำนวนเงินที่ถูกต้อง, การเข้ารหัสที่ถูกต้อง, และโครงสร้างคอลัมน์ที่เหมาะสม
แปลงใบแจ้งยอดธนาคารเป็นรูปแบบ QuickBooks หรือ Xero — ข้ามขั้นตอนการแก้ไขปัญหาและนำเข้าข้อมูลที่ถูกต้อง
