แปลงรายการเดินบัญชีธนาคารโปรตุเกสเป็น Excel (Banco do Brasil, Itaú, Nubank และอื่นๆ อีกมากมาย) | PDFSub Engine
วิธีที่ 2: ดาวน์โหลดจากธนาคารโดยตรง
ธนาคารบางแห่งในบราซิลและโปรตุเกสมีการส่งออกรายการธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์นอกเหนือจาก PDF นี่คือสิ่งที่คุณคาดหวังได้:
สิ่งที่มีให้
| ธนาคาร | OFX | CSV | จำกัดวันที่ | |
|---|---|---|---|---|
| Nubank | ใช่ | ใช่ | ใช่ | 90 วัน (อิเล็กทรอนิกส์) |
| Banco do Brasil | ใช่ | ใช่ | ไม่ | 60 วัน (OFX) |
| Itaú | ใช่ | ใช่ | ไม่ | 60 วัน (OFX) |
| Bradesco | ใช่ | จำกัด | ไม่ | 60 วัน |
| Banco Inter | ใช่ | จำกัด | ไม่ | 90 วัน |
| Caixa Econômica | ใช่ | จำกัด | ไม่ | 60 วัน |
| Millennium BCP | ใช่ | ไม่ | จำกัด | แตกต่างกันไป |
| CGD | ใช่ | ไม่ | ไม่ | เฉพาะ PDF เท่านั้น |
ปัญหา 60 วัน
ธนาคารแบบดั้งเดิมส่วนใหญ่ในบราซิลจำกัดการส่งออกอิเล็กทรอนิกส์ (OFX) ไว้ที่ 60 วัน เกิน 60 วัน ตัวเลือกเดียวของคุณคือใบแจ้งยอด PDF ซึ่งหมายความว่าสำหรับการวิเคราะห์ย้อนหลังใดๆ — การคืนภาษี การตรวจสอบบัญชี การกระทบยอดหลายเดือน — คุณจะต้องทำงานกับ PDF ไม่ว่าคุณจะชอบหรือไม่ก็ตาม
Nubank เป็นข้อยกเว้นที่น่าสังเกต แนวทางดิจิทัลเป็นหลักของธนาคารนี้มีการดาวน์โหลด OFX และ CSV ที่ครอบคลุมหน้าต่างประวัติที่ยาวนานขึ้น และใบแจ้งยอด PDF ของธนาคารนี้เป็นหนึ่งในใบแจ้งยอดที่สะอาดที่สุดในตลาดบราซิล — เค้าโครงที่มีโครงสร้างดีพร้อมการจัดรูปแบบที่สอดคล้องกัน
ข้อจำกัดของ OFX
แม้ในกรณีที่มี OFX ให้ใช้งาน ไฟล์ OFX ของธนาคารบราซิลก็มีข้อบกพร่อง ธนาคารบางแห่งส่งออกด้วยการเข้ารหัส ISO-8859-1 ซึ่งทำให้ตัวอักษรที่มีเครื่องหมายเน้นเสียงเสียหายในเครื่องมือ UTF-8 ช่องคำอธิบาย OFX มักจะถูกตัดทอน — รายละเอียด PIX บาร์โค้ด boleto และหมายเลข CPF/CNPJ อาจถูกลบออก และไฟล์ OFX ไม่ได้รวมยอดคงเหลือต้นงวดและปลายงวดที่จำเป็นสำหรับการตรวจสอบความสมบูรณ์เสมอไป
Nubank — ตัวเลือกการส่งออกที่ดีที่สุด
Nubank มีการดาวน์โหลด PDF, OFX และ CSV ผ่านทั้งแอปและเว็บพอร์ทัล — เป็นตัวเลือกการส่งออกที่ดีที่สุดของธนาคารใดๆ ในบราซิล การส่งออก CSV ใช้เครื่องหมายอัฒภาคเป็นตัวคั่นและใช้จุลภาคเป็นทศนิยม ดังนั้นจึงยังคงต้องมีการแปลงสำหรับเครื่องมือภาษาอังกฤษ แต่ข้อมูลก็มีโครงสร้างอยู่แล้ว
วิธีที่ 3: คัดลอกและวาง (ไม่แนะนำ)
คุณสามารถลองคัดลอกข้อมูลธุรกรรมจาก PDF และวางลงใน Excel นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้น:
- คำอธิบาย PIX ที่ยาว 3-5 บรรทัดจะสร้างแถวที่ซ้ำซ้อนซึ่งทำลายตารางธุรกรรม
- หมายเลขบาร์โค้ด Boleto (47-48 หลัก) จะล้นไปยังคอลัมน์ที่อยู่ติดกัน
- ทศนิยมที่เป็นจุลภาคจะถูกวางเป็นข้อความ — ไม่มี SUM, ไม่มี AVERAGE, ไม่มีการจัดเรียง
- วันที่ DD/MM/YYYY จะสลับเดือนโดยไม่แจ้งให้ทราบ
- หมายเลข CPF/CNPJ จะสูญเสียการจัดรูปแบบหรือถูกตีความเป็นสูตรคำนวณ
- ตัวอักษรที่มีเครื่องหมายเน้นเสียง (ã, é, ç) อาจเสียหายขึ้นอยู่กับวิธีการคัดลอก
- ไม่มีการตรวจสอบกับ saldo anterior/saldo atual
สำหรับรายการธุรกรรมมากกว่า 10-15 รายการ การคัดลอกและวางด้วยตนเองจะใช้เวลานานกว่าที่จะประหยัดได้ และจะนำไปสู่ข้อผิดพลาดที่ตรวจจับได้ยากในภายหลัง
การจัดรูปแบบเฉพาะของบราซิล
ใบแจ้งยอดธนาคารของบราซิลมีองค์ประกอบเฉพาะหลายอย่างที่ไม่มีในใบแจ้งยอดจากประเทศที่พูดภาษาโปรตุเกสอื่นๆ
ธุรกรรม PIX
PIX ได้เปลี่ยนแปลงใบแจ้งยอดธนาคารของบราซิลอย่างสิ้นเชิง เปิดตัวในเดือนพฤศจิกายน 2020 ปัจจุบันคิดเป็นสัดส่วนการชำระเงินอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ในบราซิล ใบแจ้งยอดทั่วไปปี 2025-2026 จะเต็มไปด้วยรายการ PIX
ธุรกรรม PIX จะปรากฏพร้อมคำนำหน้าเฉพาะ:
| ข้อความในใบแจ้งยอด | ความหมาย | ทิศทาง |
|---|---|---|
| PIX ENVIADO | PIX ที่ส่ง | เดบิต |
| PIX RECEBIDO | PIX ที่ได้รับ | เครดิต |
| PIX AGENDADO | PIX ที่กำหนดเวลาไว้ | เดบิต (อนาคต) |
| PIX DEVOLUÇÃO | การคืนเงิน/ยกเลิก PIX | เครดิต |
| PIX SAQUE | การถอนเงินสด PIX | เดบิต |
| PIX TROCO | เงินทอน PIX (ซื้อ + เงินคืน) | เดบิต |
แต่ละรายการ PIX มักจะรวมถึงชื่อคู่สัญญา CPF หรือ CNPJ ของพวกเขา และตัวระบุแบบ end-to-end 32 อักขระ (เช่น "E12345678202603051234abcdefghijkl") ตัวระบุนี้มีความสำคัญสำหรับการแก้ไขข้อพิพาท แต่ทำให้คำอธิบายสเปรดชีตรก
การโอน TED และ DOC
TED (Transferência Eletrônica Disponível) ยังคงใช้งานได้สำหรับการโอนจำนวนมาก แม้ว่า PIX จะเข้ามาแทนที่สำหรับการชำระเงินประจำวันส่วนใหญ่แล้ว รายการ TED จะรวมถึงรหัสธนาคารสาขาและหมายเลขบัญชีปลายทางในคำอธิบาย
DOC (Documento de Ordem de Crédito) ถูกยกเลิกอย่างเป็นทางการโดยธนาคารกลางบราซิลเมื่อวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2024 อย่างไรก็ตาม รายการ DOC ยังคงปรากฏในใบแจ้งยอดที่ครอบคลุมช่วงเวลาก่อนวันที่ดังกล่าว และคำอธิบายเดิมบางส่วนอ้างอิงถึงรูปแบบ DOC แม้สำหรับธุรกรรม TED ใหม่
Boleto Bancário
Boleto เป็นระบบใบชำระเงินแบบบาร์โค้ดของบราซิล — ยังคงใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับค่าสาธารณูปโภค ภาษี และใบแจ้งหนี้เชิงพาณิชย์ เมื่อมีการชำระ boleto คำอธิบายใบแจ้งยอดจะรวมถึง:
- หมายเลขบาร์โค้ด (47-48 หลัก มักแสดงเป็นกลุ่มคั่นด้วยจุด)
- ชื่อผู้รับ (บางครั้งถูกตัดทอน)
- วันครบกำหนดของ boleto
บรรทัดการชำระเงิน boleto อาจมีลักษณะดังนี้: "PAG BOLETO 23793.38128 60000.000003 00123.456709 1 92350000015000 EMPRESA XYZ LTDA." สิ่งนี้จะพันกันหลายบรรทัดใน PDF และแทบจะเป็นไปไม่ได้ที่จะจัดการด้วยการคัดลอกและวาง
ภาษี IOF
IOF (Imposto sobre Operações Financeiras) เป็นภาษีของรัฐบาลกลางที่ใช้กับธุรกรรมทางการเงิน รวมถึงสินเชื่อ ประกัน การแลกเปลี่ยนเงินตรา และการดำเนินการด้านสินเชื่อ ค่าธรรมเนียม IOF จะปรากฏเป็นรายการแยกต่างหากในใบแจ้งยอดของบราซิล มักมีคำอธิบายเช่น "IOF COMPLEMENTAR" หรือ "IOF ADICIONAL" สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องถูกจัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายภาษีแทนที่จะเป็นธุรกรรมปกติ
CPF และ CNPJ ในข้อมูลธุรกรรม
หมายเลข CPF และ CNPJ ทำหน้าที่เป็นตัวระบุสากลในการเงินของบราซิล ปรากฏในคำอธิบาย PIX การโอน TED การชำระเงิน boleto และการอนุญาตหักบัญชีอัตโนมัติ ตัวแปลงจำเป็นต้อง:
- จดจำรูปแบบ CPF (NNN.NNN.NNN-NN) และไม่ตีความเป็นตัวเลขผิด
- จดจำรูปแบบ CNPJ (NN.NNN.NNN/NNNN-NN) และจัดการกับเครื่องหมายทับอย่างถูกต้อง
- เก็บตัวระบุเหล่านี้ไว้ในช่องคำอธิบายเพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบบัญชี
การจัดรูปแบบเฉพาะของโปรตุเกส
ใบแจ้งยอดธนาคารของโปรตุเกสใช้การจัดรูปแบบทศนิยมแบบจุลภาคและ DD/MM/YYYY เช่นเดียวกับบราซิล แต่รวมถึงธรรมเนียมระบบการชำระเงินของยุโรปที่ต้องการการจัดการที่แตกต่างกัน
การโอน SEPA
โปรตุเกสเป็นส่วนหนึ่งของ Single Euro Payments Area การโอน SEPA ในใบแจ้งยอดของโปรตุเกสรวมถึงข้อมูลอ้างอิงที่มีโครงสร้าง:
- IBAN (International Bank Account Number): PT50 ตามด้วย 21 หลัก
- BIC/SWIFT: 8 หรือ 11 อักขระระบุธนาคาร
- การอ้างอิงคำสั่ง สำหรับ SEPA Direct Debits (SDD)
- รหัสระบุเจ้าหนี้
ฟิลด์เหล่านี้สร้างคำอธิบายหลายบรรทัดคล้ายกับใบแจ้งยอด SEPA ของเยอรมนี รายการหักบัญชี SEPA ในใบแจ้งยอด CGD อาจยาว 4-6 บรรทัดพร้อมรหัสเจ้าหนี้ การอ้างอิงคำสั่ง และวัตถุประสงค์การชำระเงิน
การชำระเงิน Multibanco
Multibanco เป็นเครือข่ายระหว่างธนาคารแห่งชาติของโปรตุเกส ใช้สำหรับการถอนเงินจากตู้เอทีเอ็มและระบบการชำระเงินตามการอ้างอิงที่เป็นเอกลักษณ์ คำอธิบายการชำระเงิน Multibanco รวมถึง:
- หมายเลขหน่วยงาน (5 หลัก): ระบุผู้รับเงิน
- หมายเลขอ้างอิง (9 หลัก): ระบุการชำระเงินที่เฉพาะเจาะจง
- จำนวนเงิน: มูลค่าการชำระเงิน
รายการทั่วไปอ่านว่า: "PAG MULTIBANCO ENT 12345 REF 123456789" ตัวเลขเหล่านี้มีความสำคัญสำหรับการจับคู่การชำระเงินกับใบแจ้งหนี้
MB Way
MB Way เป็นระบบการชำระเงินผ่านมือถือของโปรตุเกส — คล้ายกับ PIX ในบราซิลแต่มีขนาดเล็กกว่า ธุรกรรม MB Way จะปรากฏในใบแจ้งยอดพร้อมหมายเลขโทรศัพท์ของคู่สัญญาหรือชื่อร้านค้า และกำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น
Imposto de Selo
Imposto de selo (อากรแสตมป์) เป็นภาษีอากรแสตมป์ของโปรตุเกส ใช้กับธุรกรรมทางการเงินต่างๆ รวมถึงดอกเบี้ยบัตรเครดิต การออกสินเชื่อ และผลิตภัณฑ์ประกันบางประเภท สิ่งเหล่านี้จะปรากฏเป็นรายการแยกต่างหากพร้อมคำอธิบายเช่น "IMP SELO" หรือ "IMPOSTO DE SELO" และจำเป็นต้องจัดประเภทเป็นค่าใช้จ่ายภาษีในการบัญชี
ใบแจ้งยอดดิจิทัลเทียบกับใบแจ้งยอดธนาคารแบบดั้งเดิม
ความแตกต่างระหว่างธนาคารดิจิทัลและธนาคารแบบดั้งเดิมมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อคุณภาพการแปลง
ธนาคารดิจิทัล (Nubank, Banco Inter, C6 Bank)
ธนาคารดิจิทัลสร้าง PDF ที่สะอาดและสอดคล้องกันเนื่องจากใบแจ้งยอดของธนาคารถูกสร้างขึ้นจากข้อมูลที่มีโครงสร้างทั้งหมด:
- เค้าโครงที่สอดคล้องกัน — ใบแจ้งยอดแต่ละฉบับใช้เทมเพลตเดียวกัน
- ข้อความดิจิทัลดั้งเดิม — ตัวอักษรเป็นวัตถุข้อความจริง ไม่ใช่รูปภาพ ไม่จำเป็นต้องใช้ OCR
- คำอธิบายที่สั้นกว่า — ธนาคารดิจิทัลมักใช้คำอธิบายธุรกรรมที่สะอาดและกระชับกว่า
- การจัดรูปแบบ PIX ที่ได้มาตรฐาน — PIX ถูกปฏิบัติต่อเป็นประเภทธุรกรรมชั้นหนึ่งที่มีโครงสร้างที่สอดคล้องกัน
Nubank สร้างใบแจ้งยอดที่ง่ายที่สุดในการแปลงในบราซิล — เค้าโครงที่ทันสมัย ข้อความที่สะอาด การจัดรูปแบบที่สอดคล้องกันตลอดช่วงเวลา
ธนาคารแบบดั้งเดิม (Banco do Brasil, Itaú, Bradesco, Caixa)
ธนาคารแบบดั้งเดิมนำเสนอความท้าทายมากขึ้น:
- เค้าโครงเดิม — เทมเพลตใบแจ้งยอดบางส่วนย้อนกลับไปสู่การออกแบบยุคเมนเฟรม โดยมีข้อความหนาแน่นและการเว้นวรรคที่บีบอัด
- การจัดรูปแบบที่ไม่สอดคล้องกัน — เค้าโครงใบแจ้งยอดอาจเปลี่ยนแปลงระหว่างสาขา ประเภทบัญชี หรือแม้แต่ช่วงเวลาของใบแจ้งยอด
- คำอธิบายที่ยาวกว่า — ธนาคารแบบดั้งเดิมรวมคำอธิบายธุรกรรมที่ยาวกว่าพร้อมรหัสภายในและหมายเลขอ้างอิง
- การต่อหน้าหลายหน้า — คำอธิบายธุรกรรมเดียวอาจเริ่มต้นที่ด้านล่างของหน้าหนึ่งและต่อเนื่องที่ด้านบนของหน้าถัดไป
Caixa Econômica Federal เป็นเรื่องที่ท้าทายเป็นพิเศษ — รหัสเงินฝากโครงการสังคม การอ้างอิง FGTS และตัวระบุการชำระเงินของรัฐบาลสร้างรูปแบบใบแจ้งยอดที่เป็นเอกลักษณ์เฉพาะของสถาบันนั้น
การนำเข้าสู่ซอฟต์แวร์บัญชี
เมื่อใบแจ้งยอดธนาคารโปรตุเกสของคุณถูกแปลงเป็นรูปแบบที่มีโครงสร้าง ขั้นตอนต่อไปคือการนำเข้าสู่แพลตฟอร์มบัญชีของคุณ
QuickBooks
ส่งออกจาก PDFSub ในรูปแบบ QBO เพื่อนำเข้าโดยตรงไปยัง QuickBooks Online หรือ Desktop ไฟล์ QBO จัดการการแปลงรูปแบบวันที่และการจัดรูปแบบตัวเลขโดยอัตโนมัติ สำหรับคำแนะนำโดยละเอียด โปรดดู คู่มือการนำเข้า QuickBooks ของเรา
Xero
ส่งออกเป็น OFX สำหรับการนำเข้า Xero การนำเข้าฟีดธนาคารของ Xero ยอมรับไฟล์ OFX และจับคู่ข้อมูลธุรกรรมที่แปลงแล้วได้อย่างถูกต้อง ดู คู่มือการนำเข้า Xero ของเรา สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอน
ซอฟต์แวร์บัญชีของบราซิล
ธุรกิจในบราซิลมักใช้แพลตฟอร์มบัญชีในท้องถิ่น:
- ContaAzul — บัญชีคลาวด์ยอดนิยมสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ยอมรับการนำเข้าธนาคาร OFX
- Omie — ระบบ ERP สำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง รองรับการนำเข้า OFX และ CNAB
- Nibo — แพลตฟอร์มการทำบัญชีที่ใช้โดยบริษัทบัญชีในบราซิล ยอมรับไฟล์ OFX จากธนาคารหลัก
สำหรับแพลตฟอร์มเหล่านี้ ให้ส่งออกจาก PDFSub เป็น OFX และใช้ฟังก์ชันการนำเข้าธนาคารของแพลตฟอร์ม ไฟล์ที่แปลงแล้วจะมีวันที่ที่สะอาด ตัวเลขที่จัดรูปแบบถูกต้อง และคำอธิบายธุรกรรมที่รวมเข้าด้วยกัน
ซอฟต์แวร์บัญชีของโปรตุเกส
ธุรกิจในโปรตุเกสมักใช้ PHC Software, Sage และ Primavera BSS ทั้งสามยอมรับการนำเข้าข้อมูลธนาคาร CSV หรือ OFX ส่งออกจาก PDFSub ในรูปแบบที่เหมาะสมและใช้ฟังก์ชันการนำเข้าธนาคารของแพลตฟอร์ม