Umeambiwa uwasilishe hati zako katika umbizo la PDF/A. Huenda ni faili la serikali, uwasilishaji wa mahakama kisheria, rekodi ya afya, au mahitaji ya utiifu wa kampuni. Unatazama PDF yako ya kawaida na kujiuliza: kuna tatizo gani nayo? Kwa nini inahitajika kuwa "PDF/A"? Na unaibadilishaje?

PDF/A ni kiwango cha ISO (ISO 19005) kilichoundwa kwa lengo moja: kuhakikisha kuwa hati ya PDF inaweza kuonyeshwa tena kwa njia ile ile, kwenye mfumo wowote, miongo ijayo. PDF ya kawaida inaweza kurejelea fonti za nje, kuunganisha kwenye tovuti, kuendesha JavaScript, na kutegemea rasilimali za mfumo ambazo huenda hazipo miaka 20 ijayo. Faili la PDF/A limejitosheleza kikamilifu - kila kitu kinachohitajika kuonyesha hati kimehifadhiwa ndani ya faili lenyewe.

Hili ni muhimu zaidi kuliko unavyofikiria. Hifadhi za serikali zinahitaji kufungua hati miaka 50 ijayo. Mahakama zinahitaji kuhakikisha ushahidi haujabadilika. Mifumo ya afya inahitaji rekodi za wagonjwa zinazoonyeshwa kwa usawa kwenye jukwaa lolote. PDF/A inahakikisha hili.

Mwongozo huu unaeleza ni nini PDF/A, ni lahaja ipi unayohitaji, ni nani anayehitaji, na jinsi ya kubadilisha PDF zako zilizopo.

How to convert PDF to PDF/A - the ISO standard for long-term document archiving and preservation

Kinachofanya PDF/A Tofauti na PDF ya Kawaida

PDF ya kawaida ina uwezo mwingi sana. Inaweza kuhifadhi fonti au kurejelea fonti za mfumo. Inaweza kujumuisha JavaScript kwa ajili ya fomu shirikishi. Inaweza kuunganisha kwenye maudhui ya nje. Inaweza kutumia usimbaji fiche. Uwezo huu unaifanya PDF kuwa nzuri kwa matumizi ya kila siku - lakini husababisha matatizo kwa uhifadhi wa muda mrefu.

Fikiria kinachotokea unapojaribu kufungua PDF ya miaka 20 ambayo inarejelea fonti ambayo haipo kwenye mfumo wako. Kipengezaji hubadilisha na kutumia fonti tofauti, na ghafla hati inaonekana tofauti - maandishi yanabadilika, nguzo zinahama, meza zinavunjika. Kwa hati ya kawaida ya biashara, hii inakera. Kwa mkataba wa kisheria au rekodi ya serikali, haikubaliki.

PDF/A huondoa hatari hizi kwa kutekeleza sheria kali:

Kila Kitu Lazima Kihifadhiwe Ndani

Fonti: Kila fonti inayotumiwa katika hati lazima ihifadhiwe kikamilifu - sio tu kurejelewa. Hii inamaanisha kuwa faili zima la fonti (au angalau sehemu ya herufi zinazotumiwa) huhifadhiwa ndani ya PDF. Hata kama fonti itatoweka kutoka kwa kila mfumo wa uendeshaji duniani, hati itaonyeshwa kwa usahihi.

Profaili za rangi: Hati lazima ijumuike profaili za rangi za ICC zinazofafanua jinsi rangi zinavyopaswa kuonyeshwa. PDF ya kawaida inaweza kusema "tumia rangi nyekundu" na kuiacha tafsiri kwa kipengezaji. Faili la PDF/A hufafanua kwa usahihi kivuli cha rangi nyekundu, kwa kutumia profaili ya rangi iliyosanifishwa.

Picha: Picha zote lazima zihifadhiwe ndani, sio kuunganishwa. Hakuna URL za nje, hakuna marejeleo ya faili kwenye diski ya mtandao.

Baadhi ya Vipengele Marufuku

JavaScript: Hakuna msimbo unaoweza kutekelezwa unaruhusiwa. Fomu shirikishi zinazotegemea hesabu za JavaScript hazitafanya kazi katika PDF/A. Sehemu za fomu zinaweza kubaki, lakini uandishi wowote utafutwa.

Usimbaji fiche: Faili za PDF/A haziwezi kusimbwa kwa njia fiche au kulindwa kwa nenosiri. Sababu ni kwamba usimbaji fiche hutegemea algoriti maalum na urefu wa ufunguo ambao unaweza kuwa wa zamani - na hifadhi ambayo haiwezi kufunguliwa haina maana.

Marejeleo ya nje: Hakuna viungo vya maudhui ya nje, hakuna media titika zinazotiririka kutoka intaneti, hakuna utegemezi wa kitu chochote nje ya faili.

Uwazi (katika PDF/A-1): Kiwango cha awali cha PDF/A hakihimili uwazi katika picha. Matoleo ya baadaye (PDF/A-2 na PDF/A-3) yameongeza usaidizi wa uwazi.

Viwango vya Uzingatiaji wa PDF/A Vimefafanuliwa

PDF/A sio kiwango kimoja - inakuja katika lahaja kadhaa, kila moja ikijenga juu ya iliyotangulia. Hapa kuna unachohitaji kujua.

PDF/A-1b (ISO 19005-1, Kiwango cha B)

Kiwango cha awali cha PDF/A kutoka 2005. Kiwango cha B ("msingi") huhakikisha mwonekano wa hati unahifadhiwa - hati itaonekana sawa kwenye mfumo wowote. Haithibitishi kuwa maandishi yanaweza kutafutwa au kutolewa (hicho ni Kiwango cha A).

Bora kwa: Hati rahisi ambapo uhifadhi wa kuona ndio hitaji pekee. Lahaja inayoungwa mkono zaidi - ikiwa hauna uhakika wa kutumia nini, PDF/A-1b ndiyo chaguo salama zaidi.

PDF/A-1a (ISO 19005-1, Kiwango cha A)

Kiwango cha A ("kupatikana") huongeza mahitaji ya muundo wa hati: maudhui yaliyoandikwa, mpangilio sahihi wa kusoma, ramani ya maandishi ya Unicode, na maandishi mbadala kwa picha. Hii hufanya hati kupatikana kikamilifu kwa wasomaji wa skrini na kuhakikisha maandishi yanaweza kutafutwa na kutolewa kwa uhakika.

Bora kwa: Hati zinazohitaji kupatikana chini ya mahitaji ya utiifu wa ADA, Sehemu ya 508, au WCAG.

PDF/A-2b (ISO 19005-2, Kiwango cha B)

Ilitolewa mwaka 2011, PDF/A-2 inategemea vipimo vipya vya PDF 1.7. Inaongeza usaidizi kwa ukandamizaji wa picha wa JPEG2000, uwazi katika picha, na tabaka za PDF (vikundi vya maudhui vya hiari). Pia inaruhusu kuhifadhi faili zingine za PDF/A kama viambatisho.

Bora kwa: Hati za kisasa zenye athari za uwazi, maudhui yaliyowekwa kwenye tabaka, au viambatisho vya PDF vilivyohifadhiwa. Chaguo lililopendekezwa kwa ubadilishaji mwingi mpya.

PDF/A-3b (ISO 19005-3, Kiwango cha B)

Uvumbuzi muhimu katika PDF/A-3: unaruhusu kuhifadhi aina yoyote ya faili kama kiambatisho - sio tu faili zingine za PDF/A. Hii inamaanisha unaweza kuambatisha hati asili ya Word, faili la data la XML, lahajedwali la CSV, au faili lingine lolote la chanzo pamoja na PDF iliyohifadhiwa.

Bora kwa: E-invoicing (viwango vya ZUGFeRD na Factur-X vinahitaji PDF/A-3), uhifadhi wa mseto ambapo data ya chanzo inahitaji kusafiri na hati inayoonekana, na michakato ya kazi inayohitaji miundo inayoweza kusomwa na binadamu na inayoweza kusomwa na mashine katika faili moja.

Ni Lahaja Gani Unapaswa Kuchagua?

| Mahitaji | Lahaja Iliyopendekezwa | |-------------|-------------------|| | Uhifadhi wa jumla | PDF/A-2b | | Utangamano wa juu zaidi | PDF/A-1b | | Utiifu wa upatikanaji | PDF/A-2a | | E-invoicing (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b | | Uhifadhi na viambatisho vya faili chanzo | PDF/A-3b | | Uwasilishaji wa serikali (angalia mahitaji) | Kwa kawaida PDF/A-1b au PDF/A-2b |

Ukiwa na shaka, uliza shirika linalopokea ni lahaja gani wanayokubali. Ikiwa wanasema tu "PDF/A" bila kufafanua, PDF/A-2b ndiyo chaguo salama zaidi la kisasa.

Ni Nani Anayehitaji PDF/A?

PDF/A sio tu kitu kizuri kuwa nacho - mashirika na kanuni nyingi zinaihitaji.

Hifadhi za Serikali

Shirika la Kitaifa la Hifadhi na Rekodi la Marekani (NARA) linahitaji PDF/A kwa rekodi za kudumu za kielektroniki. Tume ya Ulaya inahitaji PDF/A kwa hati rasmi. Hifadhi nyingi za kitaifa duniani kote zina mahitaji sawa.

Mahakama na Mifumo ya Kisheria

Idadi inayoongezeka ya mifumo ya mahakama inahitaji PDF/A kwa uwasilishaji wa kielektroniki. Mantiki ni rahisi: hati za kisheria lazima zihifadhiwe kama zilivyowasilishwa, kwa muda wa miongo kadhaa. Hali ya kujitosheleza ya PDF/A inahakikisha mkataba uliowasilishwa leo unaonekana sawa unapokaguliwa mwaka 2060.

Huduma za Afya

Rekodi za matibabu na nyaraka za kimatibabu lazima zihifadhiwe katika miundo sanifu. PDF/A inatumiwa sana katika mifumo ya habari ya afya (HIS) na majukwaa ya rekodi za afya za kielektroniki (EHR) kwa kusudi hili.

Huduma za Kifedha

Wadhibiti wa benki, njia za ukaguzi, na ripoti za kifedha zinahitaji zaidi PDF/A kwa uhifadhi wa rekodi za muda mrefu. Makubaliano ya Basel na kanuni mbalimbali za benki za kitaifa zinaainisha vipindi vya uhifadhi wa miaka 5-10+ kwa hati fulani.

E-Invoicing

Viwango vya Ulaya vya e-invoicing ZUGFeRD (Ujerumani/Austria) na Factur-X (Ufaransa) vinahitaji hasa umbizo la PDF/A-3b. Hati ya PDF/A ina ankara inayoweza kusomwa na binadamu, wakati kiambatisho cha XML kilichohifadhiwa hubeba data iliyosanifiwa inayoweza kusomwa na mashine.

Utiifu wa Kampuni

Kampuni nyingi kubwa zimepitisha PDF/A kama umbizo lao la kawaida la kuhifadhi. Ikiwa unafanya kazi na wateja wa biashara, wakandarasi wa serikali, au tasnia zinazodhibitiwa, utakutana na mahitaji ya PDF/A mapema au baadaye.

Jinsi ya Kubadilisha PDF kuwa PDF/A na PDFSub

Zana ya PDF hadi PDF/A ya PDFSub inachakata ubadilishaji upande wa seva kwa kutumia PDFSub Engine, ambayo inashughulikia kazi ngumu ya kuhifadhi fonti, kubadilisha profaili za rangi, kuondoa vipengele vilivyopigwa marufuku, na kuthibitisha matokeo.

Maagizo ya Hatua kwa Hatua

Hatua ya 1: Fungua zana. Nenda kwenye pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa.

Hatua ya 2: Pakia PDF yako. Buruta na udondoshe faili au bofya ili kuvinjari. Faili hupakiwa kwenye seva salama za uchakataji za PDFSub.

Hatua ya 3: Chagua kiwango cha utiifu. Chagua lahaja yako ya PDF/A - PDF/A-1b, PDF/A-2b, au PDF/A-3b. Ikiwa hauna uhakika, PDF/A-2b ndiyo chaguo chaguo-msingi lililopendekezwa.

Hatua ya 4: Badilisha. Bofya kitufe cha kubadilisha. PDFSub Engine inachakata hati: kuhifadhi fonti, kuongeza profaili za rangi, kufuta JavaScript na usimbaji fiche, na kufanya mabadiliko mengine yanayohitajika.

Hatua ya 5: Pakua. Faili la PDF/A lililobadilishwa hupakuliwa na kiwango cha utiifu kilijumuishwa kwenye metadata. Unaweza kuthibitisha ubadilishaji kwa kutumia kithibitishaji chochote cha PDF/A.

Kazi ya Mchakato wa Ubadilishaji

Injini ya ubadilishaji hufanya mabadiliko kadhaa kiotomatiki:

Inahifadhi fonti zote - fonti zozote zilizorejelewa lakini hazikuhifadhiwa hupatikana na kuhifadhiwa
Inaongeza profaili ya rangi ya ICC - kwa kawaida sRGB kwa onyesho la skrini, kuhakikisha utoaji wa rangi thabiti
Inafuta JavaScript - uandishi wowote huondolewa (sehemu za fomu hubaki lakini hupoteza uwezo wa kushirikiana)
Inaondoa usimbaji fiche - ulinzi wa nenosiri huondolewa (hati lazima ipatikane)
Inabadilisha uwazi - kwa PDF/A-1, vipengele vya uwazi vinajazwa na vilinganifu visivyo na uwazi
Inaongeza metadata ya PDF/A - kizuizi cha metadata cha XMP kinasasishwa kutangaza utiifu

Utatuzi wa Matatizo ya Ubadilishaji

"Fonti Haiwezi Kuhifadhiwa"

Baadhi ya fonti zina vikwazo vya leseni ambavyo vinazuia kuhifadhiwa. Ikiwa ubadilishaji utashindwa kwa sababu ya fonti yenye vikwazo, una chaguo mbili: badilisha fonti na mbadala unaoweza kuhifadhiwa (zana ya ubadilishaji inaweza kufanya hivi kiotomatiki na fonti inayofanana kwa kuonekana), au rudi kwenye hati asili na ubadilishe fonti kabla ya kuuza tena kama PDF.

Hati Inaonekana Tofauti Kidogo Baada ya Ubadilishaji

Hii hutokea mara nyingi wakati uwazi unapojazwa (kwa ubadilishaji wa PDF/A-1) au wakati fonti zinapobadilishwa. Ikiwa uaminifu wa kuona ni muhimu, jaribu kubadilisha hadi PDF/A-2b badala ya PDF/A-1b - kiwango kipya zaidi kinaunga mkono uwazi kwa asili, ambayo huondoa tofauti nyingi za kuona.

Ukubwa wa Faili Umeongezeka Baada ya Ubadilishaji

Hili linatarajiwa. Faili za PDF/A huhifadhi kila kitu - fonti, profaili za rangi, metadata kamili. PDF ya kawaida inayorejelea fonti za mfumo inaweza kuwa 200 KB, lakini toleo la PDF/A lenye fonti hizo zilizohifadhiwa kikamilifu linaweza kuwa 2 MB. Ongezeko hilo ni gharama ya kujitosheleza.

Sehemu za Fomu Zimepoteza Uwezo wa Kushirikiana

PDF/A inakataza JavaScript, kwa hivyo hesabu za fomu, skripti za uthibitishaji, na tabia za nguvu huondolewa. Sehemu za fomu zenyewe hubaki - bado zinaweza kujazwa - lakini tabia yoyote ya kiotomatiki imekwenda. Ikiwa unahitaji fomu shirikishi, PDF/A sio umbizo sahihi kwa nakala ya kufanya kazi. Tumia PDF/A tu kwa toleo la mwisho, lililohifadhiwa.

Maswali Yanayoulizwa Mara Kwa Mara

Je, bado ninaweza kuhariri hati ya PDF/A?

PDF/A ni umbizo la kuhifadhi, sio umbizo lililofungwa. Unaweza kufungua na kuhariri faili la PDF/A katika kihariri chochote cha PDF. Hata hivyo, kuhariri kunaweza kuvunja utiifu wa PDF/A - kihariri kinaweza kuongeza vipengele au kuondoa metadata ambayo inakiuka kiwango. Baada ya kuhariri, utahitaji kubadilisha tena kuwa PDF/A ili kurejesha utiifu. Kwa sababu hii, ni bora kuweka faili lako asili linaloweza kuhaririwa kando na kubadilisha tu kuwa PDF/A wakati hati imekamilika.

Je, PDF/A ni sawa na PDF "ya kusoma tu"?

Hapana. PDF ya kusoma tu ni ile yenye ulinzi wa nenosiri wa kiwango cha mmiliki ambao unazuia kuhariri. PDF/A kwa kweli inakataza usimbaji fiche - haiwezi kulindwa kwa nenosiri hata kidogo. PDF/A inahusu uhifadhi, sio udhibiti wa ufikiaji. Mtu yeyote anaweza kufungua, kunakili, na (kwa kinadharia) kuhariri faili la PDF/A.

Ninawezaje kuthibitisha kuwa PDF yangu ni PDF/A halali?

Zana kadhaa zinaweza kuthibitisha utiifu wa PDF/A. Adobe Acrobat Pro ina uthibitishaji wa PDF/A uliojengewa ndani. Zana ya veraPDF isiyolipishwa ni kithibitishaji cha chanzo huria kinachotumiwa na hifadhi na maktaba nyingi. Mchakato wa ubadilishaji wa PDFSub unajumuisha uthibitishaji - ikiwa matokeo yatafaulu, utaona kiashiria cha utiifu.

Je, kubadilisha kuwa PDF/A kutabadilisha jinsi hati yangu inavyoonekana?

Katika hali nyingi, hapana. Lengo zima la PDF/A ni uhifadhi wa kuona. Hata hivyo, baadhi ya hali za kipekee zinaweza kusababisha mabadiliko madogo: kujaza uwazi katika PDF/A-1, ubadilishaji wa fonti kwa fonti ambazo haziwezi kuhifadhiwa, na kuondolewa kwa vipengele vya media titika. Kubadilisha hadi PDF/A-2b au PDF/A-3b hupunguza masuala haya kwa sababu viwango vipya zaidi vinaunga mkono vipengele zaidi.

Kuna tofauti gani kati ya PDF/A na PDF/X?

PDF/A ni kwa ajili ya kuhifadhi - uhifadhi wa muda mrefu na uhakikisho wa kuigwa tena. PDF/X ni kwa ajili ya uzalishaji wa uchapishaji - kuhakikisha hati inachapishwa kwa usahihi kwenye mifumo tofauti ya uchapishaji. Ni viwango tofauti kwa madhumuni tofauti, ingawa hati inaweza kufuata kwa vitendo vyote viwili.

Muhtasari

PDF/A ni kiwango cha ISO kwa uhifadhi wa hati kwa muda mrefu. Inahakikisha hati zako zinaweza kufunguliwa na kuonyeshwa kwa usawa kwenye mfumo wowote, wakati wowote katika siku zijazo, kwa kuhifadhi kila kitu kinachohitajika kwa uonyeshaji ndani ya faili lenyewe.

Kwa ubadilishaji mwingi, PDF/A-2b ndio chaguo lililopendekezwa - ni la kisasa, linaungwa mkono sana, na linashughulikia vipengele kama uwazi na JPEG2000 ambavyo kiwango cha awali cha PDF/A-1b hakina. Tumia PDF/A-1b wakati utangamano wa juu zaidi unahitajika, na PDF/A-3b wakati unahitaji kuhifadhi viambatisho visivyo vya PDF (hasa kwa e-invoicing).

Mchakato wa ubadilishaji ni wa kiotomatiki - zana inashughulikia kuhifadhi fonti, profaili za rangi, kuondolewa kwa JavaScript, na uthibitishaji. Kazi yako ni kupakia tu PDF na kuchagua kiwango cha utiifu.

Uko tayari kubadilisha? Jaribu zana ya PDF hadi PDF/A ya PDFSub - pakia hati yako, chagua kiwango cha utiifu, na upate faili lililo tayari kwa ajili ya kuhifadhi kwa sekunde.