Жилийн эцсийн банкны хуулга боловсруулах нь: Нягтлан бодогчдод зориулсан шалгах хуудас (2026)

Жилийн эцэс нь аливаа нягтлан бодох бүртгэлийн практикт хамгийн чухал үе юм. Арван хоёр сарын санхүүгийн үйл ажиллагаа нь нэг багц тайлан болж хувирдаг: үнэн зөв санхүүгийн тайлан, хуульд нийцсэн татварын тайлан, цэвэр аудит хийх боломжтой зам. Эдгээрийн үндэс нь банкны хуулгын мэдээлэл юм.

Хэрэв арванхоёрдугаар сарын хуулгыг тохируулаагүй, бүртгэлд цоорхой үлдсэн, эсвэл өмнөх саруудын шийдэгдээгүй зүйлс байвал эдгээр асуудлууд аажмаар биш, нэг дор, ялангуяа хатуу хугацаа ойртож, үйлчлүүлэгчдийн ачаалал хамгийн их байх үед гарч ирдэг.

Жилийн эцсийн ажлыг жигдрэх болон эмх замбараагүй байдлыг ялгах зүйл бол процесс юм. Энэхүү гарын авлага нь жилийн эцсийн банкны хуулга боловсруулах бүрэн шалгах хуудсыг санал болгож байна — тодорхой алхмууд, түгээмэл гардаг асуудлууд, мөн хэдэн долоо хоногийн зовлонг зохицуулж болохуйц ажлын урсгал болгон хувиргах хэрэгслүүд багтсан болно.

Жилийн эцсийн банкны хуулгын шалгах хуудас

Туршлагатай нягтлан бодогчид дагаж мөрддөг дараалал энэ юм. Ажил бүр нь өмнөх алхмыг суурь болгодог тул тэдгээрийг дарааллаар нь хийх нь давхар ажил хийхээс сэргийлнэ.

1. Данс тус бүрийн 12 сарын бүх хуулгыг цуглуулах

Бүрэн хэмжээний тооллогоос эхэл. Үйлчлүүлэгч тус бүрийн хувьд бүх банкны дансыг жагсаа — гүйлгээний, хадгаламжийн, зээлийн карт, зээлийн шугам, мөнгөний зах, хөрөнгө оруулалтын данс — мөн тус бүрийн 12 сарын хуулгыг авсан эсэхээ баталгаажуулна уу.

Юу цуглуулах вэ:

Анхдагч бизнесийн гүйлгээний данс(ууд)
Хадгаламж болон мөнгөний захын данс
Бизнесийн зээлийн картын хуулга
Зээл болон зээлийн шугамын хуулга
Худалдааны үйлчилгээ / төлбөр төлөгчдийн хуулга
Хөрөнгө оруулалт болон брокерийн данс

Хуулга алдагддаг газрууд: Жилийн дундуур банк сольсон үйлчлүүлэгчид, нээгдсэн эсвэл хаагдсан данс, мөн онлайн дээр 90 хоногийн түүхийг хадгалдаг банкны хуулга. Арванхоёрдугаар сарын хуулга хамгийн их алдагддаг — үйлчлүүлэгчид үүнийг татаж авахаа мартдаг, учир нь тэд арванхоёрдугаар сарын эхээр ирдэг бөгөөд энэ үед хүн бүр завгүй байдаг.

Хянах хүснэгт үүсгэнэ үү: үйлчлүүлэгчийн нэр, данс, байгууллага, мөн нэг сараас арван хоёрдугаар сар хүртэлх хайрцаг бүрт тэмдэглэгээ хийнэ. Хоёр дахь алхам руу шилжихээсээ өмнө бүх хайрцаг тэмдэглэгдсэн эсэхийг шалгана уу.

2. Хуулгын үргэлжлэлийг баталгаажуулах

Бүх хуулгыг цуглуулсны дараа цоорхой эсвэл давхцал байхгүй эсэхийг шалгана уу:

N сарын хаалтын үлдэгдэл нь N+1 сарын эхний үлдэгдэлтэй тэнцүү байх ёстой. Хэрэв нэгдүгээр сарын хаалтын үлдэгдэл нь $14,832.19 байвал хоёрдугаар сарын эхний үлдэгдэл нь яг $14,832.19 байх ёстой. Ямар нэгэн зөрчил нь танд буруу хуулга, алдагдсан хуулга, эсвэл сарын дундуур хуулгын хугацаатай данс байгааг илтгэнэ.
Хуулгын хугацаа нь тасралтгүй байх ёстой. Жишээлбэл, нэгдүгээр сарын 1-31, хоёрдугаар сарын 1-28, гуравдугаар сарын 1-31 гэх мэт. Календарийн бус хуулгын мөчлөлтэй банкнуудыг анхаарна уу (жишээлбэл, сарын 15-аас дараа сарын 14 хүртэл).
Дансны дугаарын тогтмол байдлыг шалгана уу. Хэрэв данс нь жилийн дундуур шинэ системд шилжсэн бол энэ нь ижил данс байсан ч дансны дугаар өөрчлөгдсөн байж болно.

3. Сар бүрийн хаалтын үлдэгдлийг дараа сарын эхний үлдэгдэлтэй тохируулах

Энэ бол дараалсан хяналт-шинжилгээний баталгаажуулалт юм. Данс тус бүрийг сар сараар нь шалгана уу:

Сар	Хаалтын үлдэгдэл	Дараа сарын эхний үлдэгдэл	Тохирсон уу?
Нэгдүгээр сар	$14,832.19	$14,832.19	Тийм
Хоёрдугаар сар	$16,401.55	$16,401.55	Тийм
Гуравдугаар сар	$15,200.00	$15,200.00	Тийм
...	...	...	...
Арван нэгдүгээр сар	$22,150.88	$22,150.88	Тийм
Арван хоёрдугаар сар	$19,445.32	— (жилийн эцэс)	—

Хэрэв ямар нэгэн үлдэгдэл тохирохгүй бол цааш үргэлжлүүлэхээсээ өмнө зогсож, шийдвэрлэнэ үү. Гинжин хэлхээний тасалдал нь дараагийн бүх тохиргоо буруу суурь дээр баригдсан гэсэн үг юм.

4. Шийдэгдээгүй зүйлсийг тодорхойлж, шийдвэрлэх

Жилийн эцэст та одоогийн жил болон дараагийн жилд хамаарах зүйлсийн цэвэр хил хязгаарыг тогтоох хэрэгтэй:

Шийдэгдээгүй чекүүд: Арванхоёрдугаар сард олгогдсон боловч арванхоёрдугаар сарын 31-ний байдлаар банкнаас гарч амжаагүй чекүүд. Огноо, төлбөртэй хүн, чекний дугаар, дүнгээр нь жагсаана уу.
Танхимд байгаа хадгаламжууд: Арванхоёрдугаар сарын сүүлээр хийгдсэн боловч арванхоёрдугаар сарын хуулга дээр гараагүй хадгаламжууд. Эдгээр нь банк нэгдүгээр сард оруулсан ч гүйцэтгэсэн жилийн орлого юм.
Хүлээгдэж буй ACH гүйлгээнүүд: Арванхоёрдугаар сард эхлүүлсэн боловч хараахан шийдэгдээгүй автомат төлбөрүүд болон шилжүүлгүүд.
Банкны алдаанууд: Ховор тохиолддог ч гардаг. Хэрэв банк буруу гүйлгээ хийсэн бол үүнийг баримтжуулж, нэгдүгээр сард засвар гарсан эсэхийг шалгана уу.

Шийдэгдээгүй зүйл тус бүрийг тодорхой байдлаар шийдвэрлэх шаардлагатай: энэ нь нэгдүгээр сард өөрөө шийдэгдэх цаг хугацааны зөрүү мөн үү, эсвэл залруулга хийх шаардлагатай юу?

5. Нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлтэй харьцуулах

Банкны хуулгын мэдээллийг ерөнхий данс болон дэд данстай харьцуулна уу:

Банкны гүйлгээ бүр нь ерөнхий дансанд харгалзах бүртгэлтэй байх ёстой.
Банкны дансыг дурдаж буй ерөнхий дансны бүртгэл бүр хуулга дээр гарч байх ёстой.
Нэг газарт гарч нөгөө газарт гараагүй зүйлсийг шалгана уу.

Автоматжуулсан хөрвүүлэлт хамгийн их цагийг хэмнэдэг газар энэ юм. Банкны хуулгын мэдээллийг шууд нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамж руу экспортлох боломжтой бол тохиргооны процесс нь гараар мөр мөрөөр нь харьцуулахын оронд тохиргооны тайлан болдог.

6. Залруулгын журналын бичилтийг баримтжуулах

Банкны хуулгыг шалгасны үндсэн дээр хийгддэг жилийн эцсийн залруулга нь дараахь зүйлсийг агуулдаг:

Банкны шимтгэлийн дахин ангилал — жилийн турш буруу ангилалд зардлаар бүртгэгдсэн шимтгэлүүд.
Хүүгийн орлогын хуримтлал — олгогдоогүй боловч хуримтлагдсан хүү.
Үндсэн бус чекний буцаалт — эргэн төлөгдөөгүй чекүүд, үүнийг хасах эсвэл дахин нэхэмжлэх шаардлагатай.
Гадаад валютын залруулга — гадаад валютаар илэрхийлэгдсэн дансны хувьд жилийн эцсийн ханшийн залруулга.
Тохиргооны зүйлс — ном болон банкны үлдэгдэл хоорондын тогтмол үүссэн зөрчлүүд.

Аудиторууд энэ баримтжуулалтыг асуух тул залруулгын бичилт бүрийг тодорхой банкны хуулга болон гүйлгээгээр баримтжуулна уу.

7. Хүүгийн орлого ба зардлын нийт дүнг 1099-INT тайлантай баталгаажуулах

Банкууд өмнөх жилд олгосон хүүгийн хувьд нэгдүгээр сард 1099-INT маягт гаргадаг. Давхар шалгана уу:

Банкны хуулга дахь нийт хүүгийн орлого (сар бүрийн хүүгийн бүх орлогын нийлбэр) болон 1099-INT дүнтэй харьцуулах.
Зээл болон зээлийн шугамын нийт хүүгийн зардал болон зээлдүүлэгчээс өгсөн тайлантай харьцуулах.

Зөрчлүүд нь ихэвчлэн дараахь байдлаас үүдэлтэй:

Арванхоёрдугаар сарын хүүгийн бичилтийн цаг хугацааны зөрүү.
Сар бүрийн энгийн нэмэхээс ялгаатайгаар нэмэгдэл тооцоолол.
Тооцоолох суурьт нөлөөлдөг сурталчилгааны хүүгийн өөрчлөлт.

Татварын тайлан гаргахаас өмнө аливаа зөрчлийг шийдвэрлэнэ үү. IRS нь 1099-INT маягтын хуулгыг авдаг бөгөөд тохироогүй зүйлсийг тэмдэглэнэ.

8. Банкны шимтгэл ба үйлчилгээний төлбөрийг хасагдах эсэхийг шалгах

Жилийн эцэс нь тухайн жилийн бүх банкны зардлыг нэгтгэн, зөв ангилалд оруулсан эсэхийг баталгаажуулах цаг юм:

Сар бүрийн байнгын үйлчилгээний шимтгэл
Гүйлгээний шимтгэл
Хэт үлдэгдэл төлбөр
Аюулгүй хайрцаг түрээслэх
Чек хэвлэх зардал
Худалдааны гүйлгээний шимтгэл
ATM шимтгэл

Эдгээр нь бүгд бизнесийн хасагдах боломжтой зардал боловч татварын тайлан дээр зөв зардлын ангилалд байх ёстой. Нийтлэг алдаа: бүх банкны төлбөрийг ерөнхий "Банкны шимтгэл" дансанд хийх, гэвч зарим нь тодорхой зардлын төв эсвэл төсөлд хуваарилагдах ёстой.

9. Жилийн эцсийн хуримтлалыг шалгах

Арванхоёрдугаар сарын хуулгыг шалгаж, хуримтлал үүсгэх гүйлгээг шалгана уу:

Цалингийн хуримтлал: Арванхоёрдугаар сард олсон боловч нэгдүгээр сард төлөгдөх цалин.
Зээлийн картын хуримтлал: Арванхоёрдугаар сард хийгдсэн, нэгдүгээр сард төлөх хугацаатай гүйлгээнүүд.
Зээлийн хүүгийн хуримтлал: Сүүлийн төлбөр хийсэн өдрөөс арванхоёрдугаар сарын 31 хүртэл хуримтлагдсан хүү.
Урьдчилж төлсөн зардал: Арванхоёрдугаар сард төлсөн жилийн захиалга эсвэл даатгалын хураамж, ирээдүйн хугацааг хамарна.

Хуримтлалын аргаар татвар төлдөг хүмүүсийн хувьд эдгээрийг зөв хийх нь татварт ногдох орлогод шууд нөлөөлдөг. Бэлэн мөнгөний аргаар татвар төлдөг хүмүүсийн хувьд хуримтлал нь санхүүгийн тайлангийн үнэн зөв байдалд чухал хэвээр байна.

10. Тохиргооны ажлын баримт бичгийг бэлтгэх

Данс тус бүрийн хувьд жилийн эцсийн тохиргооны ажлын баримт бичгийг бэлтгэнэ үү. Үүнд:

Арванхоёрдугаар сарын 31-ний байдлаарх банкны хуулгын үлдэгдэл
Хасах нь: шийдэгдээгүй чекүүд (жагсаалттай)
Нэмэх нь: танхимд байгаа хадгаламжууд (жагсаалттай)
Нэмэх/хасах нь: бусад тохиргооны зүйлс (жагсаалттай)
Тэнцүү: тохируулсан банкны үлдэгдэл
Арванхоёрдугаар сарын 31-ний байдлаарх номын үлдэгдэл
Нэмэх/хасах нь: залруулгын бичилтүүд
Тэнцүү: тохируулсан номын үлдэгдэл
Тохируулсан банкны үлдэгдэл нь тохируулсан номын үлдэгдэлтэй тэнцүү байх ёстой.

Эдгээр ажлын баримт бичиг нь таны гол аудитын хамгаалалт болно. Тэд та бүх дансыг шалгаж, бүх зөрчлийг тодорхойлж, тус бүрийг нь баримтжуулсан залруулгаар шийдвэрлэсэн гэдгийг нотолно.

11. Хадгалалтын зорилгоор хуулгыг архивлаж хадгалах

Тохиргоо дууссан болон жил хаагдсан бол бүх анхны PDF хуулгыг хөрвүүлсэн өгөгдлийн файл болон тохиргооны ажлын баримт бичигтэй хамт архивлана уу.

Хадгалах хугацаа:

Хамгийн багадаа 3 жил — IRS-ийн стандарт хязгаарлалтын хугацаа.
6 жил — хэрэв тайлагнагдаагүй орлого нь нийт орлогын 25% -иас хэтэрсэн бол.
7 жил — бизнесийн банкны хуулгын хувьд санал болгож буй стандарт хугацаа.
Тодорхойгүй хугацаагаар — хөрөнгийн суурийг дэмжих хуулга эсвэл тайлан хэзээ ч гаргаагүй тохиолдолд.

Дижитал хадгалалт үүнийг маш хялбар болгодог. Бүрэн нэг жилийн PDF банкны хуулга нь ихэвчлэн 50MB-аас бага зай эзэлдэг. Тэдгээрийг зохион байгуулалттай хавтасны бүтэцтэй хадгална уу: [Үйлчлүүлэгч]/[Жил]/Банкны хуулга/[Байгууллага]/[Сар].pdf.

Жилийн эцсийн түгээмэл асуудлууд

Зоригтой процесс байсан ч эдгээр асуудлууд давтагддаг.

Алдагдсан хуулга

Хамгийн түгээмэл асуудал. Арванхоёрдугаар сарын хуулга нь хамгийн их алдагддаг зүйл — тэд нэгдүгээр сард үүсдэг бөгөөд үйлчлүүлэгчид татаж авахаа мартдаг. Банкууд ихэвчлэн хуулгыг онлайн дээр 12-18 сар хүртэл хадгалдаг боловч хуучин хуулгыг банкнаас хүсэх шаардлагатай болдог (заримдаа шимтгэлтэй).

Урьдчилан сэргийлэх: Сар бүрийн ажлын урсгалд хуулга цуглуулах ажлыг оруул. Жилийн эцэс хүртэл хүлээж байгаад долдугаар сарын хуулга алдагдсаныг мэдэх хэрэггүй.

Жил дамнан хийгдэх гүйлгээнүүд

Арванхоёрдугаар сарын 30-ны гүйлгээ нэгдүгээр сарын 2-нд хийгдэх. Арванхоёрдугаар сарын 31-ний хадгаламж нэгдүгээр сарын 3-нд гарч ирэх. Арванхоёрдугаар сарын 29-нд эхлүүлсэн ACH шилжүүлгүүд нэгдүгээр сарын 4-нд шийдэгдэх. Эдгээр нь банкны хязгаарлалт болон таны нягтлан бодох бүртгэлийн хязгаарлалт өөр байж болох тул тохиргооны бэрхшээлийг үүсгэдэг.

Шийдэл: Жил дамнан хийгдэх гүйлгээ тус бүрийн хувьд үйлчлүүлэгчийн арга (бэлэн мөнгө эсвэл хуримтлал) -д үндэслэн зөв нягтлан бодох бүртгэлийн хугацааг тодорхойлж, цаг хугацааны зөрүүг баримтжуулж, хоёр жилийн тохиргоонд энэ зүйлийг тусгасан эсэхийг шалгана уу.

Жилийн дундуур банкны шимтгэлийн өөрчлөлт

Банкууд шимтгэлийн бүтцийг өөрчилдөг, ихэвчлэн бага мэдэгдэлтэйгээр. Хэрэв сар бүрийн шимтгэл наймдугаар сард $15-аас $25 болж нэмэгдсэн бол таны төсвийн зөрүүний шинжилгээ үүнийг тусгах ёстой. Илүү чухал нь, татварын тайлан дахь жилийн нийт банкны шимтгэл нь данснаас гарсан дүнтэй тэнцэх ёстой.

Данс хаах ба нээх

Хэрэв үйлчлүүлэгч гуравдугаар сард шинэ данс нээж, дөрөвдүгээр сард хуучин дансаа хаасан бол танд дараахь зүйлс хэрэгтэй болно:

Хуучин дансны хуулга: нэгдүгээр сараас хаагдсан өдөр хүртэл.
Дансны шилжүүлгийн үлдэгдлийг харуулсан эцсийн хаалтын хуулга.
Шинэ дансны хуулга: нээгдсэн өдрөөс арванхоёрдугаар сар хүртэл.
Хуучин дансны хаалтын үлдэгдэл нь шинэ дансны эхний хадгаламжтай тэнцүү болохыг баталгаажуулах.

Олон банкны нэгтгэл

Олон банкинд данстай үйлчлүүлэгчид нэг матриц үүсгэдэг: банк тус бүр нь данс тус бүр нь 12 сар. Нэг банкинд гүйлгээний данс, хадгаламжийн данс, зээлийн карттай, нөгөө банкинд бизнесийн зээлийн шугамтай үйлчлүүлэгч нь 48 тусдаа хуулгыг цуглуулах, тохируулах шаардлагатай болно.

Хянах хүснэгтээ үнэнчээр ашиглана уу. Хуулга тус бүрийг цуглуулсан, хөрвүүлсэн, тохируулсан гэж тэмдэглэнэ үү.

12 сарын хуулгыг хэрхэн үр дүнтэй боловсруулах вэ

Хуулгыг гараар боловсруулах — PDF татаж авах, тус бүрийг нь нээх, гүйлгээг хүснэгтэд оруулах — хуулга тутамд 20-60 минут зарцуулдаг. Гурван данстай нэг үйлчлүүлэгчийн хувьд энэ нь жилд 36 цаг орчим мэдээлэл оруулах ажил болно.

Багц хөрвүүлэлтийн арга

Нэг хуулгыг нэг удаа боловсруулахын оронд ажлыг багцаар нь хийнэ:

Дансны хувьд 12 сарын бүх PDF хуулгыг цуглуулах.
PDFSub-ийн Банкны хуулга хөрвүүлэгч руу байршуулах — хөрвүүлэлт нь таны хөтөч дээр явагддаг тул файл таны төхөөрөмжөөс хэзээ ч гарахгүй.
Таны нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамжид хэрэгтэй форматаар экспортлох: Excel (шинжилгээнд), CSV (бүх нийтийн импорт), QBO (QuickBooks), OFX (Xero).
Данс тус бүрийн хувьд давтана уу.

Гараар хийхэд 20-30 минут зарцуулдаг хуулга хэдхэн секундэд хөрвөнө. Нэг дансны арван хоёр сар нь хэдэн цагийн оронд хэдхэн минутад хийгдэнэ.

Нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамжийн формат руу хөрвүүлэх

Гаралтын формат нь чухал. Импортын дараах ажлыг багасгах форматыг сонгоно уу:

Нягтлан бодох бүртгэлийн програм	Санал болгож буй формат	Яагаад
QuickBooks Online	QBO	Гүйлгээний ID-тай үндсэн формат; давхар бүртгэлийг автоматаар илрүүлэх
QuickBooks Desktop	QBO эсвэл QFX	Шууд Web Connect импорт
Xero	OFX	Гараар баганы тохиргоо хийхгүйгээр автоматаар баганыг холбоно
Sage	OFX эсвэл CSV	Өргөн хүрээний формат дэмжлэг
FreshBooks	CSV	Уян хатан баганы тохиргоо

Импортын дэлгэрэнгүй зааврыг QuickBooks импортын гарын авлага болон Xero импортын гарын авлага -аас үзнэ үү.

Жилийн эцсийн тохиргооны хүснэгт үүсгэх

Бүх хуулгыг хөрвүүлсний дараа мастер тохиргооны хүснэгт үүсгэнэ үү:

Таб 1: Дансны хураангуй

Данс тус бүрт нэг мөр.
Баганууд: байгууллага, дансны дугаар, дансны төрөл, нэгдүгээр сарын эхний үлдэгдэл, арванхоёрдугаар сарын хаалтын үлдэгдэл, нийт хадгаламж, нийт татан авалт, тохиргооны статус.

Таб 2: Сар бүрийн үлдэгдэл

Данс тус бүрт нэг мөр.
Баганууд: эхний үлдэгдэл, дараа нь нэгдүгээр сараас арванхоёрдугаар сар хүртэлх сар бүрийн хаалтын үлдэгдэл.
Хаалтын үлдэгдэл нь дараа сарын эхний үлдэгдэлтэй тэнцэхгүй сарыг тэмдэглэх нөхцөлт формат.

Таб 3: Шийдэгдээгүй зүйлс

Арванхоёрдугаар сарын 31-ний байдлаарх бүх шийдэгдээгүй чекүүд, танхимд байгаа хадгаламжууд болон бусад тохиргооны зүйлс.

Таб 4: Залруулгын бичилтүүд

Огноо, тайлбар, дебет данс, кредит данс, дүнгээр нь жилийн эцсийн залруулга тус бүр.

Энэ хүснэгт нь таны жилийн эцсийн тохиргооны багц болно — аудитор эсвэл хянагчид нэг газарт хэрэгтэй бүх зүйл.

Жилийн эцсийн хугацаа ба хуульд нийцэх байдал

Холбооны татварын тайлангийн хугацаа

Байгууллагын төрөл	Татварын маягт	Тайлангийн хугацаа	Сунгалтын хугацаа
S-Компани	1120-S	Гуравдугаар сарын 15	Есдүгээр сарын 15
Түншлэл	1065	Гуравдугаар сарын 15	Есдүгээр сарын 15
C-Компани (календарийн жил)	1120	Дөрөвдүгээр сарын 15	Аравдугаар сарын 15
Хувиараа эрхлэгч	Schedule C (1040)	Дөрөвдүгээр сарын 15	Аравдугаар сарын 15
Траст/Өв залгамжлал	1041	Дөрөвдүгээр сарын 15	Есдүгээр сарын 30

Банкны хуулгыг боловсруулах ажлыг эдгээр хугацаанаас хамаагүй эрт дуусгах шаардлагатай. Гуравдугаар сарын 15-нд тайлан гаргадаг S-Компани болон түншлэлүүдийн хувьд жилийн эцсийн тохиргоо нь хамгийн ихдээ хоёрдугаар сарын дунд гэхэд дууссан байх ёстой — түншүүд өөрсдийн тайлангаа бэлтгэхэд K-1 маягт хэрэгтэй болвол бүр эрт хийх хэрэгтэй.

Муж улсын түвшний асуудлууд

Муж улсын хугацаа нь холбооны хугацаатай ихэвчлэн давхцдаг, гэхдээ үргэлж биш:

Зарим муж улсад тайлангийн хугацаа нь илүү эрт байдаг.
Муж улсын тусгай хасалт нь банкны гүйлгээг тусад нь ангилах шаардлагатай болгож болно.
Банкны хадгаламжтай харьцуулан борлуулалтын татварын тохиргоо хийх шаардлагатай байж болно.
Цалингийн татварын тайлан нь банкнаас данс руу тохируулах шаардлагатай.

Танай үйлчлүүлэгч үйл ажиллагаа явуулдаг муж улс бүрийн хуулийг шалгана уу. Муж улсын хугацаа холбооны хугацаатай адил гэж бүү бодоорой.

Баримт бичиг хадгалах шаардлага

IRS-ийн хамгийн бага хэмжээнээс гадна дараахь зүйлсийг авч үзнэ үү:

Муж улсын хадгалах шаардлага өөр өөр байдаг — зарим муж улсад 8 жил хүртэл (Калифорни, Монтана) шаарддаг.
Салбарын зохицуулалт нь илүү урт хугацаагаар хадгалахыг шаардаж болно (санхүүгийн үйлчилгээ, эрүүл мэндийн салбар).
Шүүх хэргийн тогтоол нь ердийн хадгалах хуваарийг хүчингүй болгож болно.
Зээлийн гэрээ нь зээлийн хугацааны туршид санхүүгийн бүртгэлийг хадгалахыг шаардаж болно.

Хамгийн найдвартай арга: бүх банкны хуулга болон тохиргооны ажлын баримт бичгийг 7 жилийн турш хадгалж, хөрөнгөтэй холбоотой гүйлгээг тодорхойгүй хугацаагаар хадгална уу.

Олон үйлчлүүлэгчтэй жилийн эцсийн удирдлага

Арав гаруй үйлчлүүлэгчтэй нярав, нягтлан бодох бүртгэлийн фирмүүд хэмжээний асуудалтай тулгардаг. 20 үйлчлүүлэгч тус бүр нь гурван данстай бол 720 тусдаа банкны хуулгыг цуглуулах, хөрвүүлэх, тохируулах, архивлахад шаардлагатай — мөн тэдгээрийг бүгдийг нь ойролцоогоор ижил дөрвөөс зургаан долоо хоногийн хугацаанд хийх ёстой.

Давуу тал олгох стратеги

Бүх үйлчлүүлэгч ижил түвшний яаралтай байдалтай байдаггүй:

1-р ээлж — Гуравдугаар сарын 15-нд тайлан гаргах:

S-Компани болон түншлэлүүд.
Эрт тайлан гаргах шаардлагатай K-1 хүлээн авагчтай үйлчлүүлэгчид.
Урьдчилсан татвар төлөх үүрэгтэй үйлчлүүлэгчид.

2-р ээлж — Дөрөвдүгээр сарын 15-нд тайлан гаргах:

C-Компаниуд.
Хувиараа эрхлэгчид.
Бизнесийн орлоготой хувь хүмүүсийн тайлан.

3-р ээлж — Сунгалтын тайлан гаргагчид:

Байнгын сунгалт хийдэг үйлчлүүлэгчид.
Нэмэлт баримт шаардсан төвөгтэй тайлан.
Их хэмжээний цэвэрлэгээ шаардсан шинэ үйлчлүүлэгчид.

Нэгдүгээр сард 1-р ээлжийн үйлчлүүлэгчдээс эхэлнэ. Хэрэв тэдний банкны хуулга хоёрдугаар сарын эхээр боловсруулагдаагүй бол та аль хэдийнэ хоцорсон байна.

Үйлчлүүлэгчтэй харилцах загварууд

Нэгдүгээр сарын эхээр бүх үйлчлүүлэгчдэд стандарт хүсэлт илгээнэ үү:

Юу хүсэх вэ:

Данс тус бүрийн 12 сарын бүх банкны хуулга (PDF формат илүүд үздэг).
Жилийн эцсийн зээлийн хуулга нь үндсэн болон хүүгийн хуваалтыг харуулсан.
Арванхоёрдугаар сарын зээлийн картын хуулга.
Жилийн турш шинээр нээгдсэн эсвэл хаагдсан аливаа данс.
Ирсэн маягтууд (1099-INT, 1099-NEC, 1099-K, гэх мэт).

Гол мессеж: Тодорхой хугацаа тогтооно уу. Баримт бичгийг хожуу ирүүлсэн үйлчлүүлэгчид таны бүх хуваарийг хойшлуулдаг. Баримт бичгийг хожуу ирүүлсэн тохиолдолд тайлан гаргах хугацааг сунгах болно гэдгийг тодорхой болгоно уу.

Төлөв хянах

Бүх үйлчлүүлэгчдийн дунд нэгдсэн хянах хуудас хадгална уу:

Үйлчлүүлэгч	Хуулга хүлээн авсан	Хөрвүүлсэн	Тохируулсан	Залруулга	Ажлын баримт	Тайлан гаргасан
Үйлчлүүлэгч А	12/12	Дууссан	Дууссан	Дууссан	Дууссан	Гуравдугаар сарын 12
Үйлчлүүлэгч Б	10/12	Хийгдэж байна	—	—	—	—
Үйлчлүүлэгч В	6/12	—	—	—	—	—

Энэ хуудсыг нэгдүгээр болон хоёрдугаар сард өдөр бүр шинэчилнэ үү. Энэ нь бэрхшээл болохоос нь өмнө саатлыг тодорхойлох хамгийн сайн хэрэгсэл юм.

Дансны төрлөөр жилийн эцсийн хуулга боловсруулах нь

Жилийн эцсийн боловсруулалтын үеэр өөр өөр дансны төрлүүд өөр өөр анхаарал шаарддаг.

Гүйлгээний данс

Хамгийн их гүйлгээтэй данс бөгөөд ихэвчлэн тохируулахад хамгийн их цаг зарцуулдаг. Анхаарах зүйлс:

Шийдэгдээгүй чекүүд (хамгийн түгээмэл тохиргооны зүйл).
Бичигдээгүй автомат төлбөрүүд.
Хүчингүй болгож дахин олгосон чекүүд.
NSF зүйлс ба буцаагдсан хадгаламжууд.

Хадгаламжийн данс

Бага гүйлгээтэй боловч хүүгийн орлого нь гол асуудал юм:

Нийт олсон хүү нь 1099-INT-тэй тэнцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах.
Хүү нь зөв хугацаанд бүртгэгдсэн эсэхийг шалгах.
Эрт татан авалтын аливаа торгуулийн шимтгэлийг шалгах (хасагдах боломжтой).

Зээлийн картын данс

Зээлийн карт нь хуримтлалын аргаар төвөгтэй байдлыг бий болгодог, учир нь гүйлгээ хийсэн өдөр, хуулгын огноо, төлбөрийн огноо нь өөр өөр сар эсвэл жилүүдэд ч байж болно:

Арванхоёрдугаар сард хийгдсэн гүйлгээнүүд нэгдүгээр сарын хуулга дээр гарсан ч одоогийн жилд хамаарна (хуримтлалын арга).
Арванхоёрдугаар сард хийгдсэн жилийн хураамжийг хуваарилах шаардлагатай байж болно.
Бэлэн мөнгөний буцаалт нь татварт ногдох орлого байж болно — эмчилгээг баталгаажуулах.
Арванхоёрдугаар сарын хуулгын үлдэгдлийг ерөнхий дансны төлбөртэй харьцуулах.

Зээлийн данс

Жилийн эцсийн зээлийн тохиргоо нь дараахь зүйлсийг шаарддаг:

Төлбөр тус бүрийн үндсэн болон хүүгийн хуваалт (банкууд жилийн хураангуйг өгдөг).
Таны бүртгэл дэх хүүгийн зардал нь 1098 маягттай тэнцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах.
Жилийн эцсийн үндсэн үлдэгдэл нь ерөнхий данстай тэнцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулах.
Зээл олгох шимтгэл болон эхлэлийн зардлыг зөв хуваарилах.

Хөрөнгө оруулалт ба брокерийн данс

Жилийн эцсийн хамгийн төвөгтэй дансны төрөл:

Хэрэгжүүлээгүй болон хэрэгжүүлсэн ашиг ба алдагдал.
Дивиденд болон хүүгийн орлого нь 1099-DIV болон 1099-INT-тэй тохирч байгаа эсэх.
Борлуулалтын өртөг суурийг хянах.
Санхүүгийн тайлангийн тайлангийн зорилгоор жилийн эцсийн бодит зах зээлийн үнэ.

Түгээмэл асуултууд

Жилийн эцсийн банкны хуулга боловсруулах ажлыг хэзээ эхлэх ёстой вэ?

Боломжтой бол нэгдүгээр сарын эхээр арванхоёрдугаар сарын хуулга гарсны дараа шууд эхлэх хэрэгтэй. Олон үйлчлүүлэгчтэй фирмүүдийн хувьд зарим бэлтгэл ажлыг — нэгдүгээр сараас арван нэгдүгээр сар хүртэлх хуулгыг цуглуулах, арван нэгдүгээр сар хүртэл тохируулах — арванхоёрдугаар сард эхлүүлж болно. Зорилго нь арванхоёрдугаар сарын хуулга ирэхээс өмнө арванхоёрдугаар сарын тохиргооноос бусад бүх зүйлийг дуусгах явдал юм. Ингэснээр арванхоёрдугаар сарын хуулга ирэнгүүт хурдан дуусгах боломжтой болно.

Хэрэв үйлчлүүлэгч тодорхой сарын банкны хуулгыг өгч чадахгүй бол яах вэ?

Банктай шууд холбоо барина уу. Ихэнх банкууд шимтгэлтэйгээр хуулгыг дахин гаргаж өгч чадна ($5–$25 хуулга тутамд). Хэрэв банк нь хуулгыг өгч чадахгүй бол (сүүлийн жилүүдэд ховор), та чекний бүртгэл, хадгаламжийн хуудас, ерөнхий данснаас сарын үйл ажиллагааг дахин сэргээх шаардлагатай болно — мөн ажлын баримт бичигтээ дахин сэргээх аргыг баримтжуулна уу.

Жилийн эцсийн тохиргоо нэг үйлчлүүлэгчийн хувьд хэр удаан үргэлжлэх ёстой вэ?

Автоматжуулсан хуулга хөрвүүлэлттэй бол энгийн үйлчлүүлэгч (2-3 данс, дунд зэргийн гүйлгээ) нь 12 сарын турш 2-4 цаг зарцуулдаг. Ижил үйлчлүүлэгчийн гараар боловсруулалт нь 15-20 цаг зарцуулж болно. Олон банктай, гадаад гүйлгээтэй, эсвэл их хэмжээний гүйлгээтэй төвөгтэй үйлчлүүлэгчид аль ч тохиолдолд их цаг зарцуулж болно.

Би хэдэн сарын хуулгыг нэг дор боловсруулж болох уу?

Тийм ээ. Багц боловсруулалт нь хамгийн үр дүнтэй арга юм. Нэг дансны 12 сарын бүх хуулгыг хөрвүүлээд, дараа нь жилийн бүх хуулгыг нягтлан бодох бүртгэлийн програм хангамжид импортлож, тохируулна уу. PDFSub-ийн Банкны хуулга хөрвүүлэгч нь нарийвчлалын хувьд хуулга тус бүрийг бие даан боловсруулдаг боловч та хэдэн цагийн оронд хэдхэн минутад жилийн турш хийх боломжтой.

Жилийн эцсийн боловсруулалтад ямар гаралтын форматыг ашиглах ёстой вэ?

QuickBooks-д зориулж QBO, Xero-д зориулж OFX, мөн ерөнхий зориулалтаар CSV-г ашиглана уу. Ялангуяа жилийн эцсийн тохиргооны ажлын хувьд Excel нь та тохиргооны хүснэгтийг хөрвүүлсэн өгөгдлөөс шууд үүсгэх боломжтой тул үр дүнтэй байдаг. Олон нягтлан бодогч хоёр форматыг хөрвүүлдэг — нэгийг нь нягтлан бодох бүртгэлийн програмд импортлох, нэгийг нь ажлын баримт бичиг болгон ашигладаг.

Хөрвүүлсэн тохиолдолд анхны PDF хуулгыг хадгалах шаардлагатай юу?

Тийм ээ. Анхны PDF банкны хуулгыг хөрвүүлсэн файлуудтай хамт үргэлж хадгална уу. Анхны хуулга нь эх сурвалж бөгөөд аудитор үүнийг үзэхийг хүсэх болно. Хөрвүүлсэн файлууд (Excel, QBO) нь ажлын хуулбарууд юм. Хоёуланг нь архивт хадгална уу.

Жилийн дундуур банк сольсон үйлчлүүлэгчийг хэрхэн зохицуулах вэ?

Хуучин болон шинэ дансыг тусад нь тохиргооны зам гэж үзнэ. Хуучин дансны хаалтын үлдэгдэл нь шинэ дансны эхний хадгаламжтай тэнцэж байгаа эсэхийг баталгаажуулна уу. Та жилийн турш хоёр багц хуулгатай болно — тэдгээрийг бүгдийг нь цуглуулж, тус бүрийг нь бие даан тохируулж, дараа нь шилжилтийн цэгийг баталгаажуулна уу.

Жилийн эцсийн боловсруулалтаа эхлүүлэх

Дээрх шалгах хуудас нь дарааллаар болон бүрэн гүйцэд хийгдсэн болно. Данс тус бүр, үйлчлүүлэгч тус бүрээр нь ажилласнаар жилийн эцсийн хаалт нь жил бүрийн хямралаас илүү таамаглах боломжтой процесс болно.

Хамгийн их цагийг хэмнэх зүйл: PDF файлаас гүйлгээний мэдээллийг гараар оруулахаа болих. Арван хоёр сарын банкны хуулгыг гараар хөрвүүлэх нь данс тус бүрт хэдэн цаг зарцуулдаг. Автоматжуулсан хөрвүүлэлт нь хэдхэн минут зарцуулдаг.

PDFSub-ийг 7 хоног үнэгүй туршиж үзээрэй — банкны хуулгыг Excel, CSV, QBO, эсвэл OFX руу бүрэн хөтөч дээрээ хөрвүүлнэ. Таны файлууд таны төхөөрөмжөөс хэзээ ч гарахгүй.