പുതിയ ഒരാൾ തിങ്കളാഴ്ച ജോലിക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നു. അവർക്ക് ഒപ്പിട്ട ഓഫർ ലെറ്റർ, പൂരിപ്പിച്ച W-4, പൂരിപ്പിച്ച I-9, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് അംഗീകാര ഫോം, ഒരു നോൺ-ഡിസ്‌ക്ലോഷർ ഉടമ്പടി, ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം, ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ് പാക്കറ്റ്, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം, കൂടാതെ കുറഞ്ഞത് രണ്ട് കമ്പനി നയങ്ങളെങ്കിലും ഒപ്പിടണം. ഇത് ചുരുങ്ങിയത് ഒമ്പത് രേഖകളെങ്കിലും വരും - അവരുടെ ആദ്യത്തെ കാപ്പിയുടെ ചൂടാറും മുമ്പ്.

ഇനി ഇത് വികസിപ്പിക്കുക. 200 ജീവനക്കാരുള്ള ഒരു കമ്പനിയിൽ സാധാരണ 15% വാർഷിക ടേണോവർ ഉണ്ടാകുമ്പോൾ, പ്രതിവർഷം 30 പേരെ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുന്നു. ഒരാൾക്ക് 9 മുതൽ 15 ഫോമുകൾ വരെ കണക്കാക്കിയാൽ, ഓൺബോർഡിംഗിന് മാത്രം 270 മുതൽ 450 വരെ വ്യക്തിഗത രേഖകൾ വരും. വാർഷിക നയ പുനഃഅംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യങ്ങൾ തുറന്ന എൻറോൾമെന്റ്, ശമ്പള വർദ്ധനവ്, പിരിച്ചുവിടൽ പേപ്പർ വർക്കുകൾ എന്നിവ ചേർക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത്രയും വലുപ്പമുള്ള ഒരു എച്ച്ആർ ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് പ്രതിവർഷം 2,000 മുതൽ 5,000 വരെ PDF രേഖകൾ എളുപ്പത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

ഈ രേഖകളിൽ ഭൂരിഭാഗവും ഇമെയിൽ ത്രെഡുകൾ, ഷെയർ ചെയ്ത ഡ്രൈവുകൾ, എച്ച്ആർഐഎസ് പ്ലാറ്റ്‌ഫോമുകൾ എന്നിവിടങ്ങളിൽ ചിതറിക്കിടക്കുന്ന PDF-കളായി വരുന്നു. പുതിയ ജീവനക്കാരൻ അവരുടെ ആദ്യ പ്രഭാതം, അപേക്ഷയിൽ ഇതിനകം നൽകിയ വിവരങ്ങൾ - അവരുടെ പേര്, വിലാസം, സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പർ, ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി - എന്നിവ ഡസൻ കണക്കിന് പ്രത്യേക ഫോമുകളിൽ വീണ്ടും നൽകി, പൊരുത്തമില്ലാത്ത ഫലങ്ങളോടെ കൈകൊണ്ട് പൂരിപ്പിക്കുന്നു.

ഇതിനൊരു മികച്ച മാർഗ്ഗമുണ്ട്. ഈ ഗൈഡ് ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് - മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച, ഒപ്പിട്ട, ലയിപ്പിച്ച, പരിരക്ഷിത, കംപ്രസ് ചെയ്ത - PDF ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ച് എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കാം എന്ന് വിശദീകരിക്കുന്നു. ഈ ടൂളുകൾ എല്ലാം ബ്രൗസറിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിനാൽ, സെൻസിറ്റീവ് ആയ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ഒരിക്കലും ഉപകരണം വിട്ട് പുറത്തുപോകുന്നില്ല.

Employee Onboarding Document Packages - from scattered forms to one organized PDF

സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഓൺബോർഡിംഗ് ഡോക്യുമെന്റ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ്

പാക്കേജ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അതിൽ എന്തെല്ലാം ഉൾപ്പെടുത്തണം എന്ന് നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കണം. പ്രത്യേക ഫോമുകൾ കമ്പനി, സംസ്ഥാനം, വ്യവസായം എന്നിവ അനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടാം, എന്നാൽ മിക്ക യുഎസ് തൊഴിലുടമകളും താഴെ പറയുന്ന വിഭാഗങ്ങൾ ആവശ്യപ്പെടുന്നു.

ഫെഡറൽ തലത്തിൽ ആവശ്യമായ രേഖകൾ

ഇവയിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ കഴിയില്ല. ഫെഡറൽ നിയമം ഓരോ പുതിയ നിയമനത്തിനും ഇവ നിർബന്ധമാക്കുന്നു.

ഫോം I-9 (തൊഴിൽ യോഗ്യതാ പരിശോധന) - യുഎസ് സിറ്റിസൺഷിപ്പ് ആൻഡ് ഇമ്മിഗ്രേഷൻ സർവീസസ് ഓരോ നിയമനത്തിനും ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ജോലിയുടെ ആദ്യ ദിവസം അല്ലെങ്കിൽ അതിനുമുമ്പ് ജീവനക്കാരൻ സെക്ഷൻ 1 പൂർത്തിയാക്കണം. തൊഴിലുടമ ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി കഴിഞ്ഞ് മൂന്ന് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ സെക്ഷൻ 2 പൂർത്തിയാക്കണം. തൊഴിലുടമകൾ I-9 ഫോമുകൾ നിയമന തീയതി മുതൽ മൂന്ന് വർഷത്തേക്ക് അല്ലെങ്കിൽ ജോലി അവസാനിപ്പിച്ചതിന് ശേഷം ഒരു വർഷത്തേക്ക് (ഏതാണോ കൂടുതൽ) സൂക്ഷിക്കണം.

ഫോം W-4 (ജീവനക്കാരന്റെ വിത്ഹോൾഡിംഗ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ്) - ഐആർഎസ് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ആദ്യത്തെ ശമ്പളപ്പട്ടികയ്ക്ക് മുമ്പ് ജീവനക്കാരൻ ഒരു W-4 സമർപ്പിക്കണം, അതുവഴി തൊഴിലുടമയ്ക്ക് ശരിയായ ഫെഡറൽ ആദായ നികുതി വിത്ഹോൾഡിംഗ് കണക്കാക്കാൻ കഴിയും. 2020-ൽ അവതരിപ്പിച്ച ലളിതമായ ഫോർമാറ്റ് നിലവിലെ പതിപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.

സംസ്ഥാന തലത്തിൽ ആവശ്യമായ രേഖകൾ

വരുമാന നികുതിയുള്ള മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങൾക്കും ഫെഡറൽ W-4-ൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി അവരുടെ സ്വന്തം വിത്ഹോൾഡിംഗ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ് ആവശ്യമാണ്:

കാലിഫോർണിയ: DE 4
ന്യൂയോർക്ക്: IT-2104
ഇല്ലിനോയിസ്: IL-W-4
വരുമാന നികുതിയുള്ള മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങളിലും സമാനമായ ഫോമുകൾ

നിങ്ങളുടെ സംസ്ഥാനത്തിന്റെ ആവശ്യകതകൾ പരിശോധിക്കുക. ചില സംസ്ഥാനങ്ങൾക്ക് പ്രത്യേക തൊഴിൽ സ്ഥല സുരക്ഷാ അംഗീകാരങ്ങൾ, പീഡനം തടയൽ പരിശീലന സ്ഥിരീകരണങ്ങൾ, അല്ലെങ്കിൽ സംസ്ഥാനം വ്യക്തമാക്കിയ I-9 അനുബന്ധങ്ങൾ എന്നിവയും ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.

ഒപ്പ് ആവശ്യമുള്ള കമ്പനി രേഖകൾ

ഓഫർ ലെറ്റർ അല്ലെങ്കിൽ തൊഴിൽ കരാർ - നഷ്ടപരിഹാരം, ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി, ജോലിയുടെ പേര്, അറ്റ്-വിൽ തൊഴിൽ നില, ഏതെങ്കിലും നോൺ-കോമ്പീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ നോൺ-സൊളിസിറ്റേഷൻ ക്ലോസുകൾ എന്നിവ വിശദീകരിക്കുന്നു. ജീവനക്കാരനും കമ്പനി പ്രതിനിധിയും ഒപ്പിടേണ്ടതുണ്ട്.

നോൺ-ഡിസ്‌ക്ലോഷർ ഉടമ്പടി (NDA) - ഉടമസ്ഥാവകാശ വിവരങ്ങളും വ്യാപാര രഹസ്യങ്ങളും സംരക്ഷിക്കുന്നു. സാധാരണയായി ജീവനക്കാരൻ ഏതെങ്കിലും രഹസ്യ കമ്പനി വിവരങ്ങൾ ആക്സസ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്, അവരുടെ ആദ്യ ദിവസത്തിന് മുമ്പ് ഒപ്പിടേണ്ടതുണ്ട്.

ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം - കമ്പനിയുടെ ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തകം ലഭിച്ചുവെന്നും വായിച്ചുവെന്നും മനസ്സിലാക്കിയെന്നും സ്ഥിരീകരിക്കുന്ന ഒപ്പിട്ട പ്രസ്താവന. കൈപ്പുസ്തകം തന്നെ പലപ്പോഴും 20 മുതൽ 100+ പേജുകൾ വരെ വരും.

നയ അംഗീകാരങ്ങൾ - പ്രത്യേക നയങ്ങൾക്കുള്ള വ്യക്തിഗത ഒപ്പിട്ട അംഗീകാരങ്ങൾ: പീഡനം തടയൽ, സാങ്കേതികവിദ്യയുടെ സ്വീകാര്യമായ ഉപയോഗം, സോഷ്യൽ മീഡിയ നയം, റിമോട്ട് വർക്ക് നയം, സുരക്ഷാ നടപടിക്രമങ്ങൾ, ഡ്രസ് കോഡ്. ഓരോന്നിനും അതിൻ്റേതായ ഒപ്പ് ആവശ്യമായി വരും.

സാമ്പത്തിക, ആനുകൂല്യ രേഖകൾ

ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് അംഗീകാരം - പേറോൾ ഡിപ്പോസിറ്റുകൾക്കായി ബാങ്ക് റൂട്ടിംഗ്, അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ എന്നിവ ശേഖരിക്കുന്നു. ഇത് വളരെ സെൻസിറ്റീവ് ആയ സാമ്പത്തിക ഡാറ്റയാണ്.

ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ് ഫോമുകൾ - ആരോഗ്യം, ദന്തൽ, കാഴ്ച, ലൈഫ് ഇൻഷുറൻസ്, ഡിസെബിലിറ്റി, FSA/HSA തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, 401(k) അല്ലെങ്കിൽ റിട്ടയർമെന്റ് പ്ലാൻ എൻറോൾമെന്റ്. പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് സാധാരണയായി അവരുടെ ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി മുതൽ 30 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ആനുകൂല്യങ്ങൾ എൻറോൾ ചെയ്യണം.

വ്യക്തിഗത വിവര ഫോമുകൾ

അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം - പേരുകൾ, ബന്ധങ്ങൾ, ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ചിലപ്പോൾ മെഡിക്കൽ വിവരങ്ങൾ.

ഉപകരണങ്ങളും ഐടി ആക്സസ് ഉടമ്പടികളും - നൽകിയ ഉപകരണങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള (ലാപ്ടോപ്പ്, ഫോൺ, ബാഡ്ജ്) അംഗീകാരവും കമ്പനി സാങ്കേതികവിദ്യ സംവിധാനങ്ങളുടെ സ്വീകാര്യമായ ഉപയോഗത്തിനുള്ള ഉടമ്പടിയും.

ഘട്ടം ഘട്ടമായി: ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് നിർമ്മിക്കുന്നു

ഘട്ടം 1: അറിയാവുന്ന വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ഫോമുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക

ഇവിടെയാണ് സമയ ലാഭത്തിന്റെ ഭൂരിഭാഗവും സംഭവിക്കുന്നത്. അപേക്ഷയിൽ നിന്നും ഓഫർ പ്രക്രിയയിൽ നിന്നും നിങ്ങൾക്ക് പുതിയ ജീവനക്കാരന്റെ വിവരങ്ങൾ ലഭിച്ചിട്ടുണ്ട് - പേര്, വിലാസം, സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പർ, ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി, ജോലിയുടെ പേര്, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ്, ശമ്പളം. ഈ വിവരങ്ങൾ ഒരു ഡസൻ ഫോമുകളിൽ വീണ്ടും കൈകൊണ്ട് എഴുതാൻ ആവശ്യപ്പെടുന്നതിന് പകരം, ആദ്യ ദിവസത്തിന് മുമ്പ് ഫിൽ ചെയ്യാവുന്ന ഫീൽഡുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക.

PDFSub-ന്റെ PDF ഫോം ഫില്ലർ ഉപയോഗിച്ച്:

ഫിൽ ചെയ്യാവുന്ന PDF (W-4, I-9, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് ഫോം, ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ്, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം) തുറക്കുക
ഫോം ഫീൽഡുകളിൽ ജീവനക്കാരന്റെ പേര്, വിലാസം, SSN, ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി, മറ്റ് മുൻകൂട്ടി അറിയാവുന്ന വിവരങ്ങൾ എന്നിവ നൽകുക
ഓരോ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച ഫോമും സേവ് ചെയ്യുക

ഇത് പുതിയ ജീവനക്കാരന്റെ ഫോം പൂരിപ്പിക്കാനുള്ള സമയം 45+ മിനിറ്റ് ആവർത്തന കൈയ്യെഴുത്തിൽ നിന്ന് 10 മിനിറ്റിനുള്ളിൽ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച വിവരങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യാനും അവർക്ക് മാത്രം പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയുന്ന കുറച്ച് ഫീൽഡുകൾ (W-4-ലെ വിത്ഹോൾഡിംഗ് തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, ആനുകൂല്യ ഫോമുകളിലെ ഗുണഭോക്താക്കളുടെ വിശദാംശങ്ങൾ, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് വിശദാംശങ്ങൾ) ചേർക്കാനും കുറയ്ക്കുന്നു.

ഈ ടൂൾ എല്ലാം ബ്രൗസറിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു. സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ, ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് വിശദാംശങ്ങൾ, ശമ്പള വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ഒരു ബാഹ്യ സെർവറിലേക്ക് ഒരിക്കലും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നില്ല.

എന്താണ് മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത് vs. ജീവനക്കാരൻ എന്താണ് പൂരിപ്പിക്കേണ്ടത്:

മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക (HR പൂരിപ്പിക്കുന്നു)	ജീവനക്കാരൻ പൂർത്തിയാക്കുന്നു
പൂർണ്ണ നിയമപരമായ പേര്	W-4 വിത്ഹോൾഡിംഗ് തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ
വിലാസം	I-9 പൗരത്വ സാക്ഷ്യപത്രം
SSN / TIN	ആനുകൂല്യ പദ്ധതി തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ
ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി	അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് വിശദാംശങ്ങൾ
ജോലിയുടെ പേര്, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ്	ഗുണഭോക്താക്കളുടെ വിശദാംശങ്ങൾ
മാനേജരുടെ പേര്	ബാങ്ക് റൂട്ടിംഗ്, അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ
ശമ്പളം / മണിക്കൂർ നിരക്ക്	ഒപ്പുകൾ (എല്ലാ ഫോമുകളും)

ഘട്ടം 2: തൊഴിൽ രേഖകളിൽ ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകൾ ശേഖരിക്കുക

ഒപ്പ് ആവശ്യമുള്ള എല്ലാ രേഖകളും - ഓഫർ ലെറ്റർ, NDA, കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ് - ഇലക്ട്രോണിക് ആയി ഒപ്പിടാം.

PDFSub-ന്റെ E-Sign PDF ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച്:

മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച രേഖ തുറക്കുക
ഒരു ഒപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക (ടൈപ്പ് ചെയ്തത്, വരച്ചത്, അല്ലെങ്കിൽ ചിത്രത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളത്)
ഒപ്പ് ഫീൽഡിൽ ഒപ്പ് സ്ഥാപിക്കുക
ഒപ്പിട്ട രേഖ സേവ് ചെയ്യുക

ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾ ഫെഡറൽ ESIGN ആക്ട് (2000) പ്രകാരവും UETA (49 സംസ്ഥാനങ്ങളും ഡിസിയും അംഗീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്) പ്രകാരവും നിയമപരമായി ബന്ധിതമാണ്. ഈ നിയമങ്ങൾ തൊഴിൽ രേഖകൾക്ക്: ഓഫർ ലെറ്ററുകൾ, NDA-കൾ, നോൺ-കോമ്പീറ്റുകൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് അംഗീകാരങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്ക് വെറ്റ്-ഇങ്ക് ഒപ്പുകൾക്ക് തുല്യമായ നിയമപരമായ ഭാരം ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകൾക്ക് ഉണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.

ടിപ്പ്: രേഖയിൽ തന്നെ ഒരു ലളിതമായ സമ്മത പ്രസ്താവന ഉൾപ്പെടുത്തുക, ഉദാഹരണത്തിന്, "കീഴിൽ ഒപ്പിടുന്നതിലൂടെ, കക്ഷികൾ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പിന് സമ്മതിക്കുന്നു." ഇത് നടപ്പാക്കൽ ശക്തിപ്പെടുത്തുന്നു.

ഒപ്പ് ആവശ്യമുള്ള 5 മുതൽ 8 രേഖകളുള്ള ഒരു ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജിന്, പ്രിന്റ്-സൈൻ-സ്കാൻ സൈക്കിളിന് 30+ മിനിറ്റ് എടുക്കുന്നതിന് പകരം ഏകദേശം 5 മിനിറ്റ് എടുക്കും - കൂടാതെ വൃത്തിയുള്ളതും കൂടുതൽ വ്യക്തവുമായ ഫലം നൽകുന്നു.

ഘട്ടം 3: എല്ലാം ഒരു സിംഗിൾ പാക്കേജിലേക്ക് ലയിപ്പിക്കുക

എല്ലാ ഫോമുകളും പൂരിപ്പിച്ച് ഒപ്പിട്ടുകഴിഞ്ഞാൽ, ചിതറിക്കിടക്കുന്ന രേഖകൾ ഒരു ഓർഗനൈസ്ഡ് പാക്കേജായി മാറണം. ഒരു സിംഗിൾ PDF ഇമെയിൽ ചെയ്യാൻ എളുപ്പമാണ്, സൂക്ഷിക്കാൻ എളുപ്പമാണ്, ഓഡിറ്റ് സമയത്ത് വീണ്ടെടുക്കാൻ എളുപ്പമാണ്.

PDFSub-ന്റെ Merge PDFs ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച്:

നിങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ക്രമത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കിയ എല്ലാ രേഖകളും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക
പേജ് ക്രമം ക്രമീകരിക്കുക - സാധാരണയായി: ഓഫർ ലെറ്റർ, W-4, I-9, സ്റ്റേറ്റ് ടാക്സ് ഫോം, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ്, ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ്, NDA, കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം, നയ ഒപ്പ്, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം
ഒരു സിംഗിൾ PDF ആയി ലയിപ്പിക്കുക

ഫലം ഒരു ഫയലാണ്: Smith_Jane_Onboarding_2026-03-17.pdf - ആ ജീവനക്കാരന് വേണ്ടിയുള്ള ഒപ്പിട്ടതും പൂരിപ്പിച്ചതുമായ എല്ലാ രേഖകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, ഒരു യുക്തിപരമായ ക്രമത്തിൽ.

ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന രേഖകളുടെ ക്രമം:

ഓഫർ ലെറ്റർ (രണ്ട് കക്ഷികളും ഒപ്പിട്ടത്)
ഫോം W-4 (പൂർത്തിയാക്കിയത്)
ഫോം I-9 (സെക്ഷൻ 1 പൂർത്തിയാക്കിയത്; ഡോക്യുമെന്റ് പരിശോധനയ്ക്ക് ശേഷം സെക്ഷൻ 2 പൂർത്തിയാക്കിയത്)
സ്റ്റേറ്റ് ടാക്സ് വിത്ഹോൾഡിംഗ് ഫോം
ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് അംഗീകാരം
ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ്
നോൺ-ഡിസ്‌ക്ലോഷർ ഉടമ്പടി (ഒപ്പിട്ടത്)
ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം (ഒപ്പിട്ടത്)
നയ അംഗീകാരങ്ങൾ (ഒപ്പിട്ടത്)
അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം
ഉപകരണങ്ങൾ / ഐടി ആക്സസ് ഉടമ്പടി

ഘട്ടം 4: സെൻസിറ്റീവ് ആയ രേഖകൾ പാസ്‌വേഡ് ഉപയോഗിച്ച് സംരക്ഷിക്കുക

ഒരു ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജിൽ നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഏറ്റവും സെൻസിറ്റീവ് ആയ ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ, ബാങ്ക് റൂട്ടിംഗ്, അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ, ശമ്പള വിവരങ്ങൾ, വീട്ടിലെ വിലാസങ്ങൾ, ജനനത്തീയതികൾ. ഈ രേഖകൾ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്യാതെ ഒരു ഇമെയിൽ ഇൻബോക്സിലോ ഷെയർ ചെയ്ത ഡ്രൈവിലോ സൂക്ഷിക്കരുത്.

PDFSub-ന്റെ Password Protect ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച്:

ലയിപ്പിച്ച ഓൺബോർഡിംഗ് PDF അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക
ഒരു ശക്തമായ പാസ്‌വേഡ് സജ്ജമാക്കുക
എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്ത രേഖ സേവ് ചെയ്യുക

പാസ്‌വേഡ് രേഖയിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായ ഒരു ചാനലിലൂടെ പങ്കിടുക - നിങ്ങൾ PDF ഇമെയിൽ ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, ടെക്സ്റ്റ് മെസ്സേജ് വഴിയോ സുരക്ഷിതമായ മെസ്സേജിംഗ് ടൂൾ വഴിയോ പാസ്‌വേഡ് അയയ്ക്കുക.

കൂടുതൽ സെൻസിറ്റിവിറ്റിക്ക്, പാക്കേജ് രണ്ട് ഫയലുകളായി വിഭജിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക: ഒന്ന് പൊതുവായ തൊഴിൽ രേഖകൾ (ഓഫർ ലെറ്റർ, NDA, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ) മറ്റൊന്ന് സാമ്പത്തിക/PII രേഖകൾ (W-4, I-9, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ്, ആനുകൂല്യങ്ങൾ) കൂടുതൽ ശക്തമായ സംരക്ഷണം ലഭിക്കുന്നതിന്.

ഘട്ടം 5: ഇമെയിലിനായി കംപ്രസ് ചെയ്യുക

9 മുതൽ 15 ഫോമുകളുള്ള ഒരു സമ്പൂർണ്ണ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജിന് എളുപ്പത്തിൽ 15 മുതൽ 30 MB വരെ വലിപ്പമെത്താം - പ്രത്യേകിച്ച് ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തകം വലുതാണെങ്കിലോ ഫോമുകളിൽ സ്കാൻ ചെയ്ത ഘടകങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നുണ്ടെങ്കിലോ. ഇത് ഇമെയിൽ അറ്റാച്ച്‌മെന്റ് പരിധിക്കടുത്തോ അതിനു മുകളിലോ ആണ് (Gmail, Outlook എന്നിവയ്ക്ക് 25 MB).

PDFSub-ന്റെ Compress PDF ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച്:

ലയിപ്പിച്ച, സംരക്ഷിത PDF അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക
കംപ്രഷൻ ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക - മീഡിയം സാധാരണയായി ഫയൽ വലുപ്പം 50-60% കുറയ്ക്കുന്നു, അതേസമയം പൂർണ്ണമായ വായനാക്ഷമത നിലനിർത്തുന്നു.
കംപ്രസ് ചെയ്ത ഫയൽ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക

20 MB ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് സാധാരണയായി 5-8 MB ആയി കംപ്രസ് ചെയ്യാം - ഇത് ഇമെയിൽ പരിധിക്കുള്ളിൽ സുരക്ഷിതമായി ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ HRIS-ലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ വേഗതയും നൽകുന്നു.

ബാച്ച് പ്രോസസ്സിംഗ്: ഒന്നിലധികം നിയമനങ്ങൾ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുന്നു

ഒരേ ജോയിനിംഗ് തീയതിയിൽ 5, 10, അല്ലെങ്കിൽ അതിലധികം ആളുകളെ നിങ്ങൾ ഓൺബോർഡ് ചെയ്യുമ്പോൾ - ഇത് സീസണൽ നിയമനങ്ങൾ, കൂട്ടായ പരിശീലന പരിപാടികൾ, അല്ലെങ്കിൽ വളരുന്ന കമ്പനികൾക്ക് സാധാരണമാണ് - മുകളിൽ പറഞ്ഞ വ്യക്തിഗത വർക്ക്ഫ്ലോ ഒരു ബാച്ച് വർക്ക്ഫ്ലോ ആയി മാറുന്നു.

ബാച്ച് സമീപനം

ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് സെറ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക - നിങ്ങളുടെ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജിലെ എല്ലാ ഫോമുകളുടെയും പൂരിപ്പിക്കാത്ത പതിപ്പുകൾ ഉപയോഗിച്ച് ആരംഭിക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ടെംപ്ലേറ്റ് ആയി സേവ് ചെയ്യുക.
ഓരോ ജീവനക്കാരനും അനുസരിച്ച് മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക - ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും വേണ്ടി, ടെംപ്ലേറ്റ് ഫോമുകൾ തുറന്ന് അവരുടെ പ്രത്യേക വിവരങ്ങൾ പൂരിപ്പിക്കുക. ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും സെറ്റ് പ്രത്യേകം സേവ് ചെയ്യുക.
ഒപ്പുകൾ സമാന്തരമായി ശേഖരിക്കുക - മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച ഫോമുകൾ എല്ലാ പുതിയ ജീവനക്കാർക്കും ഒരേ സമയം ഇ-സിഗ്നേച്ചറിനായി അയയ്ക്കുക. ഓരോ വ്യക്തിയും അവരുടെ സ്വന്തം രേഖകളിൽ ഒപ്പിടുന്നു.
ഓരോ പാക്കേജും ലയിപ്പിക്കുക, സംരക്ഷിക്കുക, കംപ്രസ് ചെയ്യുക - എല്ലാ ഒപ്പുകളും ശേഖരിച്ചുകഴിഞ്ഞാൽ, ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും രേഖകൾ അവരുടെ വ്യക്തിഗത പാക്കേജിലേക്ക് ലയിപ്പിക്കുക, പാസ്‌വേഡ് സംരക്ഷണം പ്രയോഗിക്കുക, കംപ്രസ് ചെയ്യുക.
സ്ഥിരമായി പേര് നൽകുക - ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് പേരിടൽ സമ്പ്രദായം ഉപയോഗിക്കുക: LastName_FirstName_Onboarding_YYYY-MM-DD.pdf. ഇത് ഓഡിറ്റുകൾക്കിടയിൽ വീണ്ടെടുക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.

5 പുതിയ ജീവനക്കാരുടെ ഒരു ബാച്ചിന്, ഈ വർക്ക്ഫ്ലോ ഏകദേശം 30 മുതൽ 45 മിനിറ്റ് വരെ എടുക്കും - പ്രിന്റ്-സൈൻ-സ്കാൻ രീതി ഉപയോഗിക്കുന്നതിനേക്കാൾ മണിക്കൂറുകൾ ലാഭിക്കാം.

നിലനിർത്തൽ ആവശ്യകതകളും അനുസരണവും

ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖകൾക്ക് ഫെഡറൽ നിയമം നിർദ്ദേശിക്കുന്ന പ്രത്യേക നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂളുകൾ ഉണ്ട്. ഒരു നിലനിർത്തൽ സമയപരിധി തെറ്റിക്കുന്നത് പിഴകളും അനുസരണ ലംഘനങ്ങളും ഉണ്ടാക്കാൻ സാധ്യതയുണ്ട്.

ഫെഡറൽ നിലനിർത്തൽ ആവശ്യകതകൾ

രേഖ	നിലനിർത്തൽ കാലയളവ്
ഫോം I-9	നിയമന തീയതി മുതൽ 3 വർഷം അല്ലെങ്കിൽ ജോലി അവസാനിപ്പിച്ചതിന് ശേഷം 1 വർഷം - ഏതാണോ കൂടുതൽ
ഫോം W-4	നികുതി അടച്ചതിന് ശേഷം 4 വർഷം അല്ലെങ്കിൽ നികുതി അടയ്‌ക്കേണ്ട തീയതിക്ക് ശേഷം 4 വർഷം (ഏതാണോ കൂടുതൽ)
പേറോൾ രേഖകൾ (ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് ഉൾപ്പെടെ)	3 വർഷം (FLSA)
തൊഴിൽ നികുതി രേഖകൾ	നികുതി അടയ്‌ക്കേണ്ട തീയതിക്ക് ശേഷം 4 വർഷം
ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ്	6 വർഷം (ERISA)
OSHA രേഖകൾ (ബാധകമെങ്കിൽ)	അവ ബന്ധപ്പെട്ട വർഷം അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം 5 വർഷം

രേഖാ സംഭരണത്തിനുള്ള മികച്ച രീതികൾ

ജീവനക്കാരൻ അനുസരിച്ച്, തുടർന്ന് രേഖയുടെ തരം അനുസരിച്ച് ഓർഗനൈസ് ചെയ്യുക. /employees/smith-jane/onboarding/ പോലുള്ള ഒരു ഫോൾഡർ ഘടന, ലയിപ്പിച്ച പാക്കേജും വ്യക്തിഗത സോഴ്സ് രേഖകളും എളുപ്പത്തിൽ വീണ്ടെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.

ലയിപ്പിച്ച പാക്കേജും വ്യക്തിഗത സോഴ്സ് ഫയലുകളും സൂക്ഷിക്കുക. ഒരു പ്രത്യേക ഫോം അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യേണ്ടി വന്നാൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, പരിഷ്കരിച്ച W-4), വ്യക്തിഗത ഫയൽ ഉണ്ടെങ്കിൽ മുഴുവൻ പാക്കേജും വീണ്ടും ലയിപ്പിക്കേണ്ടതില്ല.

തിരയാൻ കഴിയുന്ന ഫോർമാറ്റിൽ സൂക്ഷിക്കുക. ടെക്സ്റ്റ് ലെയറുകളുള്ള PDF-കൾ (വെറും സ്കാൻ ചെയ്ത ചിത്രങ്ങളല്ല) തിരയാൻ കഴിയും, ഇത് സർക്കാർ ഓഡിറ്റിനിടെ ഒരു പ്രത്യേക ജീവനക്കാരന്റെ I-9 കണ്ടെത്തേണ്ടി വരുമ്പോൾ പ്രധാനമാണ്.

നിലനിർത്തൽ തീയതികൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക. നിലനിർത്തൽ കാലയളവ് അവസാനിക്കുന്നതിനുള്ള ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ സജ്ജമാക്കുക, അതുവഴി ആവശ്യമായ കാലയളവ് കഴിഞ്ഞ രേഖകൾ ശരിയായി നീക്കം ചെയ്യാൻ കഴിയും.

സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യൽ: സ്വകാര്യത പരിഗണനകൾ

ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖകളിൽ ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റയുടെ ഏറ്റവും സെൻസിറ്റീവ് വിഭാഗങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. അവ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് നല്ല ശീലം മാത്രമല്ല - ഇത് ഫെഡറൽ, സംസ്ഥാന സ്വകാര്യതാ ചട്ടങ്ങൾക്ക് കീഴിലുള്ള നിയമപരമായ ബാധ്യതയാണ്.

സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ

SSN-കൾ W-4, I-9, ചിലപ്പോൾ ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ് ഫോമുകളിൽ കാണാം. പൂർണ്ണമായ SSN-കൾ അടങ്ങിയ പകർപ്പുകളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുക. സാധ്യമാകുമ്പോൾ, ആന്തരിക റഫറൻസ് പകർപ്പുകൾക്കായി അവസാനത്തെ 4 അക്കങ്ങൾ മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക, നിയമപരമായി ആവശ്യമായിടത്ത് മാത്രം പൂർണ്ണമായ SSN സൂക്ഷിക്കുക.

ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് പൂർത്തിയായി ഫയൽ ചെയ്തതിന് ശേഷം, ദൈനംദിന റഫറൻസിനായി SSN-കൾ മറയ്ക്കുന്ന ഒരു പതിപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക. PDFSub-ന്റെ Redact PDF ടൂൾ, പൂർണ്ണമായ പതിപ്പ് സുരക്ഷിതമായ സംഭരണത്തിൽ നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് ഒരു പകർപ്പിൽ നിന്ന് SSN-കൾ സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യാൻ കഴിയും.

ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് വിവരങ്ങൾ

ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് ഫോമുകളിൽ റൂട്ടിംഗ്, അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഈ രേഖകൾ എപ്പോഴും പാസ്‌വേഡ് ഉപയോഗിച്ച് സംരക്ഷിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ആക്സസ് കൺട്രോൾ സിസ്റ്റം അനുവദിക്കുകയാണെങ്കിൽ പൊതുവായ പേഴ്സണൽ ഫയലുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുകയും വേണം. എല്ലാ മാനേജർമാർക്കും ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ ലഭിക്കേണ്ടതില്ല.

ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രോസസ്സിംഗ്

ഈ വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ എല്ലാ ടൂളുകളും - ഫോം ഫില്ലിംഗ്, ഇ-സൈനിംഗ്, മെർജിംഗ്, പാസ്‌വേഡ് പ്രൊട്ടക്ഷൻ, കംപ്രഷൻ, റിഡക്ഷൻ - പൂർണ്ണമായും ബ്രൗസറിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു. ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ഒരു ബാഹ്യ സെർവറിലേക്ക് ഒരിക്കലും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നില്ല. SSN-കൾ, ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകൾ, ശമ്പള വിവരങ്ങൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന എച്ച്ആർ ടീമുകൾക്ക്, ജീവനക്കാരുടെ PII ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി ക്ലൗഡ് സേവനത്തിലൂടെ അയയ്ക്കുന്നതിന്റെ സുരക്ഷാ അപകടസാധ്യത ഇത് ഇല്ലാതാക്കുന്നു.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

ഒരു ജീവനക്കാരന്റെ ആദ്യ ദിവസം നിയമപരമായി ആവശ്യമായ രേഖകൾ എന്തൊക്കെയാണ്?

ഫെഡറൽ നിയമപ്രകാരം I-9 (സെക്ഷൻ 1 ജോലിയുടെ ആദ്യ ദിവസം അല്ലെങ്കിൽ അതിനുമുമ്പ് പൂർത്തിയാക്കണം, സെക്ഷൻ 2 മൂന്ന് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കണം) കൂടാതെ W-4 (ആദ്യത്തെ ശമ്പളപ്പട്ടികയ്ക്ക് മുമ്പ് കൈവശം വെക്കണം) എന്നിവ ആവശ്യമാണ്. സംസ്ഥാന നികുതി വിത്ഹോൾഡിംഗ് ഫോമുകൾക്കും അവരുടേതായ സമയപരിധികളുണ്ട്. മറ്റ് രേഖകൾ - NDA-കൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെന്റ് - എന്നിവയ്ക്ക് കമ്പനി നിർവചിച്ച സമയപരിധികളുണ്ട്, എന്നാൽ ആദ്യ ആഴ്ചക്കുള്ളിൽ എല്ലാം പൂർത്തിയാക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും നല്ല രീതി.

തൊഴിൽ രേഖകളിലെ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾ നിയമപരമായി ബന്ധിതമാണോ?

അതെ. ഫെഡറൽ ESIGN ആക്ട് (2000) കൂടാതെ UETA (49 സംസ്ഥാനങ്ങളും ഡിസിയും അംഗീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്) എന്നിവ തൊഴിൽ രേഖകൾക്ക് കൈകൊണ്ട് എഴുതിയ ഒപ്പുകൾക്ക് തുല്യമായ നിയമപരമായ ഭാരം ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾക്ക് ഉണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു. ഇതിൽ ഓഫർ ലെറ്ററുകൾ, NDA-കൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, W-4-കൾ, ഡയറക്ട് ഡിപ്പോസിറ്റ് അംഗീകാരങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഒപ്പിടാനുള്ള ഉദ്ദേശ്യവും ഇലക്ട്രോണിക് ഇടപാടുകൾക്ക് സമ്മതവും തെളിയിക്കുന്നതാണ് പ്രധാന നിയമപരമായ ആവശ്യം.

ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖകൾ എത്രത്തോളം കാലം സൂക്ഷിക്കണം?

ഇത് രേഖയുടെ തരം അനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടുന്നു. I-9-കൾ നിയമന തീയതി മുതൽ 3 വർഷം അല്ലെങ്കിൽ ജോലി അവസാനിപ്പിച്ചതിന് ശേഷം 1 വർഷം (ഏതാണോ കൂടുതൽ) സൂക്ഷിക്കണം. W-4-കളും നികുതി രേഖകളും 4 വർഷം സൂക്ഷിക്കണം. ആനുകൂല്യ രേഖകൾ ERISA-യുടെ 6 വർഷത്തെ ആവശ്യകതയിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ സമീപനം, എല്ലാ ഫെഡറൽ ആവശ്യകതകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്ന, ജോലി അവസാനിപ്പിച്ച് 7 വർഷത്തേക്ക് പൂർണ്ണമായ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് സൂക്ഷിക്കുക എന്നതാണ്.

ജീവനക്കാരന് വേണ്ടി W-4, I-9 എന്നിവ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമോ?

രണ്ട് ഫോമുകളിലും തിരിച്ചറിയൽ വിവരങ്ങൾ (പേര്, വിലാസം, SSN, തൊഴിലുടമയുടെ വിശദാംശങ്ങൾ) മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും. എന്നിരുന്നാലും, ജീവനക്കാരൻ വ്യക്തിപരമായി പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കണം: W-4-ലെ വിത്ഹോൾഡിംഗ് തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, I-9-ലെ പൗരത്വം/അംഗീകാര സാക്ഷ്യപത്രം. തിരിച്ചറിയൽ വിവരങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുന്നത് സമയവും പിശകുകളും കുറയ്ക്കുന്നു, അതേസമയം നിയമപരമായി പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗങ്ങളിൽ ജീവനക്കാരന് നിയന്ത്രണം നൽകുന്നു.

ലയിപ്പിച്ച ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജ് ഇമെയിൽ ചെയ്യാൻ വളരെ വലുതാണെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യണം?

9 മുതൽ 15 രേഖകളുള്ള ഒരു സമ്പൂർണ്ണ പാക്കേജിന് എളുപ്പത്തിൽ 15 MB-ൽ കൂടുതൽ വലിപ്പമെത്താം. ഫയൽ വലുപ്പം കുറയ്ക്കാൻ PDFSub-ന്റെ Compress PDF ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുക - മീഡിയം കംപ്രഷൻ സാധാരണയായി 50-60% കുറയ്ക്കുന്നു, അതേസമയം വായനാക്ഷമത നിലനിർത്തുന്നു. കംപ്രഷന് ശേഷവും ഫയൽ വലുതാണെങ്കിൽ, PDFSub-ന്റെ Split PDF ഉപയോഗിച്ച് അതിനെ ഭാഗങ്ങളായി (തൊഴിൽ രേഖകൾ, സാമ്പത്തിക രേഖകൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ) വിഭജിച്ച് ഒന്നിലധികം ചെറിയ ഫയലുകൾ അയയ്ക്കുക.

റിമോട്ട് ജീവനക്കാർക്കുള്ള ഓൺബോർഡിംഗ് എങ്ങനെ കൈകാര്യം ചെയ്യണം?

വർക്ക്ഫ്ലോ സമാനമാണ്. ഫോമുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച് റിമോട്ട് ജീവനക്കാരന് ഇ-സിഗ്നേച്ചറിനായി അയയ്ക്കുക. ഏക വ്യത്യാസം I-9 ആണ്: ജീവനക്കാരന്റെ തിരിച്ചറിയൽ, തൊഴിൽ യോഗ്യതാ രേഖകൾ ശാരീരികമായി പരിശോധിക്കാൻ തൊഴിലുടമയ്ക്ക് ഫെഡറൽ നിയമം ആവശ്യപ്പെടുന്നു. റിമോട്ട് നിയമനങ്ങൾക്ക്, ഇത് അംഗീകൃത പ്രതിനിധി വഴിയോ (അവരുടെ പേരിൽ രേഖകൾ പരിശോധിക്കാൻ തൊഴിലുടമ ചുമതലപ്പെടുത്തിയ ഒരാൾ) അല്ലെങ്കിൽ ഒരു E-Verify തൊഴിലുടമ ഏജന്റ് വഴിയോ ചെയ്യാം. രേഖാ പരിശോധന ജോയിൻ ചെയ്യുന്ന തീയതി കഴിഞ്ഞ് മൂന്ന് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നടക്കണം.

ഉപസംഹാരം

ഒരു താളപ്പിഴവുള്ള ആദ്യ ദിവസവും ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ദിവസവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പലപ്പോഴും രേഖകളുടെ തയ്യാറെടുപ്പിലാണ് വരുന്നത്. ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ അകത്തേക്ക് (അല്ലെങ്കിൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുമ്പോൾ) വരുമ്പോൾ അവരുടെ ഫോമുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ചതും, ഒപ്പുകൾ ഡിജിറ്റൽ ആയതും, അവരുടെ മുഴുവൻ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കേജും ഒരു സംരക്ഷിത PDF-ൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നതും കാണുമ്പോൾ, ഈ കമ്പനിക്ക് കാര്യങ്ങൾ കൃത്യമായി ചെയ്യാൻ അറിയാം എന്ന സന്ദേശം വ്യക്തമാകും.

വർക്ക്ഫ്ലോ ലളിതമാണ്: PDF Form Filler ഉപയോഗിച്ച് മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക, E-Sign PDF ഉപയോഗിച്ച് ഒപ്പിടുക, Merge PDFs ഉപയോഗിച്ച് സംയോജിപ്പിക്കുക, Password Protect ഉപയോഗിച്ച് ലോക്ക് ചെയ്യുക, Compress PDF ഉപയോഗിച്ച് ചുരുക്കുക. ഓരോ ഘട്ടവും ബ്രൗസറിൽ നടക്കുന്നു, ജീവനക്കാരുടെ SSN, ബാങ്ക് വിശദാംശങ്ങൾ, ശമ്പള ഡാറ്റ എന്നിവ ബാഹ്യ സെർവറുകളിൽ നിന്ന് അകറ്റി നിർത്തുന്നു.

എച്ച്ആർ രേഖകൾക്കുള്ള സമ്പൂർണ്ണ ടൂൾകിറ്റിനായി - വാർഷിക പുനഃഅംഗീകാരങ്ങൾ, പ്രകടന അവലോകനങ്ങൾ, പിരിച്ചുവിടൽ പേപ്പർ വർക്കുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ - PDF Tools for HR ഗൈഡ് കാണുക.