Како да конвертирате PDF во Excel: Најефикасни методи

Имате податоци „заглавени“ во PDF и ви требаат во Excel. Можеби станува збор за финансиски извештај, фактура или табела со податоци за производи. Проблемот? PDF датотеките не се дизајнирани за уредување — тие се направени да изгледаат исто насекаде.

Еве како навистина да ги префрлите тие податоци во табела со која можете да работите.

Зошто конверзијата од PDF во Excel е комплицирана

PDF датотеките и Excel табелите служат за сосема различни намени. PDF го зачувува визуелниот распоред — тоа е во суштина дигитален отпечаток. Excel ги организира податоците во редови и колони за пресметка и анализа.

Предизвикот? PDF датотеките не содржат структурни информации како HTML табелите. Нема тагови како <table>, <tr> или <td> кои му кажуваат на софтверот каде почнуваат и завршуваат редовите и колоните. Конверторот мора да погодува врз основа на визуелната позиција.

Ова суштинско несовпаѓање е причината зошто директната конверзија често дава неуредни резултати: колоните се спојуваат, броевите завршуваат како текст, а форматирањето се расипува.

Метод 1: Вграден увоз во Microsoft Excel

Ако имате Excel 2019 или понова верзија (вклучувајќи го и Microsoft 365), можете директно да увезете PDF податоци користејќи Power Query.

Како да го направите тоа

1. Отворете Excel и одете во Data → Get Data → From File → From PDF
2. Изберете ја вашата PDF датотека
3. Power Query ќе ги прикаже достапните табели — изберете ја онаа што ви треба
4. Кликнете на Transform Data за да го исчистите увозот или на Load за да го внесете директно во вашата табела

Предности и недостатоци

Работи добро за: Чисти, добро структурирани PDF датотеки со едноставни табели

Има потешкотии со: Сложени распореди, споени ќелии, табели на повеќе страници

Забелешка: Оваа функција не е достапна во верзиите на Excel за Mac.

Метод 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (платената верзија, не само Reader) може директно да извезува PDF датотеки во Excel формат.

Како да го направите тоа

1. Отворете го вашиот PDF во Acrobat
2. Одете во File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
3. Изберете ја локацијата за зачувување

Adobe исто така нуди бесплатен онлајн конвертор со ограничено користење.

Предности и недостатоци

Работи добро за: PDF датотеки креирани со алатките на Adobe, изворни (не скенирани) документи

Има потешкотии со: Скенирани документи, сложено форматирање

Метод 3: Онлајн конвертори

Неколку бесплатни онлајн алатки вршат конверзија од PDF во Excel без потреба од инсталација на софтвер.

Популарни опции

Алатка	Најдобра за	Ограничувања
Smallpdf	Брзи конверзии	Дневни ограничувања на бесплатната верзија
iLovePDF	Групна обработка	Ограничувања на големината на датотеката
PDF2Go	Едноставни табели	Може да има потешкотии со сложени распореди

Приватност и безбедност

Кога користите онлајн конвертори, вашата датотека се прикачува на нивните сервери. За чувствителни финансиски податоци, размислете за офлајн методи или алатки кои ги обработуваат датотеките локално во вашиот прелистувач.

Метод 4: Копирај и залепи (Рачно)

Понекогаш наједноставниот пристап функционира — особено за мали количини на податоци.

Како да го направите тоа

1. Отворете го PDF-от и изберете ја табелата со глувчето
2. Копирајте (Ctrl+C или Cmd+C)
3. Залепете во Excel (Ctrl+V или Cmd+V)
4. Користете Data → Text to Columns за да ги поправите проблемите со форматирањето

Кога функционира ова

Овој метод е најдобар за едноставни табели на една страница каде што ви треба само брз извлечок. Очекувајте да потрошите време на чистење на резултатите.

Вообичаени проблеми и како да ги решите

Броеви увезени како текст

Excel може да ги третира вашите броеви како текстуални низи, што ги оневозможува пресметките.

Решение: Изберете ја колоната, одете во Data → Text to Columns, кликнете на Finish. Или помножете ги ќелиите со 1 за да принудите конверзија.

Споени колони

Податоците од повеќе колони завршуваат во една ќелија.

Решение: Користете Text to Columns со граничник (празно место, запирка или фиксна ширина) за да ги разделите податоците.

Податоци што недостасуваат

Некои содржини не се појавуваат по конверзијата.

Решение: Обидете се со друга алатка за конверзија — секоја од нив различно ги обработува распоредите. За скенирани PDF датотеки, потребна ви е OCR (оптичко препознавање знаци) функција.

Изгубено форматирање

Боите, фонтовите и границите на ќелиите исчезнуваат.

Решение: Повеќето конвертори се фокусираат на податоците, а не на визуелното форматирање. Ќе треба рачно повторно да го примените форматирањето во Excel.

Совети за подобри резултати при конверзија

Користете изворни PDF датотеки кога е можно

PDF датотеките креирани дигитално (од Word, Excel или сметководствен софтвер) се конвертираат многу подобро од скенираните хартиени документи. Ако имате можност, побарајте дигитални верзии.

Проверете дали има OCR функција

Ако вашиот PDF е скенирана слика, ви треба конвертор со OCR. Побарајте ја конкретно оваа функција — Smallpdf и Adobe Acrobat ја нудат.

Секогаш проверувајте го резултатот

Ниту еден конвертор не е совршен. По конверзијата:

• Проверете дали бројот на редови и колони се совпаѓа со оригиналот
• Проверете неколку броеви во споредба со изворот
• Побарајте споени податоци или податоци што недостасуваат

Ова одзема само една минута, а заштедува часови работа подоцна.

Земете го предвид типот на документот

Различни типови на PDF датотеки бараат различни пристапи:

Тип на документ	Најдобар метод
Банкарски изводи	Специјализирани финансиски конвертори
Фактури	Adobe Acrobat или онлајн алатки
Извештаи со податоци	Power Query (вграден во Excel)
Скенирани документи	Алатки со OCR функција

Кога конверзијата не е доволна

Понекогаш ниту еден конвертор не може чисто да ги извлече вашите податоци. Ова обично се случува со:

• Високо дизајнирани документи со сложени распореди
• PDF датотеки со податоци кои неконзистентно се протегаат низ повеќе колони
• Скенирани документи со лош квалитет на сликата
• Датотеки заштитени со лозинка (прво отстранете ја заштитата)

Во овие случаи, рачното внесување или специјализиран софтвер дизајниран за вашиот конкретен тип на документ може да биде единствената сигурна опција.

Често поставувани прашања

Можам ли да конвертирам PDF заштитен со лозинка во Excel?

Прво ќе треба да ја отстраните заштитата со лозинка. Ако ја знаете лозинката, отворете го PDF-от во прегледувач како Adobe Reader, испечатете го во PDF без заштита, па потоа конвертирајте го. Ако ја немате лозинката, контактирајте го оној кој го креирал документот.

Зошто моите броеви се прикажуваат како текст во Excel?

PDF датотеките не прават разлика помеѓу броеви и текст — за нив тоа се само знаци на страницата. Кога Excel ги увезува овие податоци, може автоматски да ги постави како текст. Користете Data → Text to Columns или помножете со 1 за да ги конвертирате.

Кој метод дава најточни резултати?

Тоа зависи од вашиот документ. За изворни PDF датотеки со едноставни табели, Power Query во Excel често работи одлично. За сложени документи, Adobe Acrobat или специјализираните конвертори обично се подобри. Единствениот начин да дознаете е да се обидете со вашата конкретна датотека.

Можам ли да конвертирам повеќе PDF датотеки одеднаш?

Да, но методите варираат. Некои онлајн алатки како iLovePDF поддржуваат групна конверзија. Power Query исто така може да увезе повеќе датотеки со одредено подесување. За редовна групна обработка, најмногу се исплати десктоп софтвер како Adobe Acrobat Pro.

Постои ли начин да се автоматизира конверзијата од PDF во Excel?

Врските во Power Query можат автоматски да се освежуваат кога изворниот PDF ќе се ажурира. За понапредна автоматизација, алатките за програмирање како Python со библиотеки како Tabula или Camelot можат програмски да ги обработуваат PDF датотеките.

Резиме

Конвертирањето на PDF во Excel не е секогаш едноставно, но имате опции:

• Excel Power Query за едноставни, добро структурирани табели
• Adobe Acrobat за сигурни резултати кај изворни PDF датотеки
• Онлајн конвертори за брзи, повремени потреби
• Рачно копирање и лепење за мали, едноставни извлечоци

Клучот е во усогласување на методот со типот на документот — и секогаш проверувајте ги резултатите пред да се потпрете на конвертираните податоци.