PDF를 Excel로 변환하는 방법: 실제로 효과적인 해결책
데이터와 서식을 유지하면서 PDF 파일을 Excel 스프레드시트로 변환하는 가장 좋은 방법을 알아보세요.
PDF에 갇힌 데이터를 Excel로 옮겨야 하는 상황인가요? 재무 보고서, 인보이스 또는 제품 데이터 표일 수도 있습니다. 문제는 PDF가 편집용이 아니라 어디서나 동일하게 보이도록 설계되었다는 점입니다.
여기 실제로 해당 데이터를 작업 가능한 스프레드시트로 가져오는 방법을 소개합니다.
PDF에서 Excel로의 변환이 까다로운 이유
PDF와 Excel 스프레드시트는 목적이 완전히 다릅니다. PDF는 시각적 레이아웃을 보존하는 디지털 인쇄물과 같고, Excel은 계산과 분석을 위해 데이터를 행과 열로 구성합니다.
문제는 PDF에 HTML 표와 같은 구조적 정보가 포함되어 있지 않다는 점입니다. 소프트웨어에 행과 열의 시작과 끝을 알려주는 <table>, <tr>, <td> 태그가 없습니다. 따라서 변환기는 시각적 위치를 기반으로 구조를 추측해야 합니다.
이러한 근본적인 차이 때문에 직접 변환 시 열이 병합되거나 숫자가 텍스트로 인식되고 서식이 엉망이 되는 등 결과가 깔끔하지 않은 경우가 많습니다.
방법 1: Microsoft Excel의 기본 가져오기 기능
Excel 2019 이상 버전(Microsoft 365 포함)을 사용하는 경우, 파워 쿼리(Power Query)를 사용하여 PDF 데이터를 직접 가져올 수 있습니다.
수행 방법
- Excel을 열고 데이터 → 데이터 가져오기 → 파일에서 → PDF에서를 선택합니다.
- PDF 파일을 선택합니다.
- 파워 쿼리에 사용 가능한 표가 표시됩니다. 필요한 표를 선택하세요.
- 가져온 데이터를 정리하려면 데이터 변환을 클릭하고, 바로 스프레드시트로 가져오려면 로드를 클릭합니다.
장점 및 단점
적합한 경우: 단순한 표가 있는 깔끔하고 구조가 잘 잡힌 PDF
어려운 경우: 복잡한 레이아웃, 병합된 셀, 여러 페이지에 걸친 표
참고: 이 기능은 Mac용 Excel 버전에서는 사용할 수 없습니다.
방법 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat(Reader가 아닌 유료 버전)을 사용하면 PDF를 Excel 형식으로 직접 내보낼 수 있습니다.
수행 방법
- Acrobat에서 PDF를 엽니다.
- 파일 → 다음으로 내보내기 → 스프레드시트 → Microsoft Excel 통합 문서를 선택합니다.
- 저장 위치를 선택합니다.
Adobe는 제한된 횟수로 사용할 수 있는 무료 온라인 변환기도 제공합니다.
장점 및 단점
적합한 경우: Adobe 도구로 생성된 PDF, 기본(Native) 문서(스캔본 아님)
어려운 경우: 스캔된 문서, 복잡한 서식
방법 3: 온라인 변환 도구
여러 무료 온라인 도구를 사용하면 소프트웨어 설치 없이 PDF를 Excel로 변환할 수 있습니다.
주요 옵션
| 도구 | 주요 용도 | 제한 사항 |
|---|---|---|
| Smallpdf | 빠른 변환 | 무료 버전의 일일 사용 제한 |
| iLovePDF | 일괄 처리 | 파일 크기 제한 |
| PDF2Go | 단순한 표 | 복잡한 레이아웃에서 오류 발생 가능 |
개인정보 보호 고려 사항
온라인 변환기를 사용하면 파일이 해당 서버에 업로드됩니다. 민감한 재무 데이터의 경우 오프라인 방식이나 브라우저에서 로컬로 파일을 처리하는 도구를 사용하는 것이 안전합니다.
방법 4: 복사 및 붙여넣기 (수동)
데이터 양이 적을 때는 때때로 가장 간단한 방법이 효과적일 수 있습니다.
수행 방법
- PDF를 열고 마우스로 표를 선택합니다.
- 복사(Ctrl+C 또는 Cmd+C)합니다.
- Excel에 붙여넣기(Ctrl+V 또는 Cmd+V)합니다.
- 데이터 → 텍스트 나누기를 사용하여 서식 문제를 해결합니다.
적합한 경우
이 방법은 빠른 추출만 필요한 간단한 단일 페이지 표에 가장 적합합니다. 다만 결과를 정리하는 데 시간이 소요될 수 있습니다.
일반적인 문제 및 해결 방법
텍스트로 인식된 숫자
Excel이 숫자를 텍스트 문자열로 처리하여 계산이 되지 않을 수 있습니다.
해결법: 열을 선택하고 데이터 → 텍스트 나누기를 클릭한 후 마침을 누르세요. 또는 셀에 1을 곱하여 숫자로 강제 변환합니다.
열 병합 문제
여러 열의 데이터가 단일 셀에 들어가는 경우입니다.
해결법: 구분 기호(공백, 쉼표 또는 너비 지정)와 함께 텍스트 나누기를 사용하여 데이터를 분리합니다.
데이터 누락
일부 콘텐츠가 변환 결과에 나타나지 않는 경우입니다.
해결법: 도구마다 레이아웃 처리 방식이 다르므로 다른 변환 도구를 사용해 보세요. 스캔된 PDF의 경우 OCR(광학 문자 인식) 기능이 필요합니다.
서식 손실
색상, 글꼴, 셀 테두리가 사라집니다.
해결법: 대부분의 변환기는 시각적 서식이 아닌 데이터 추출에 집중합니다. Excel에서 수동으로 서식을 다시 적용해야 합니다.
더 나은 변환 결과를 위한 팁
가능한 경우 기본(Native) PDF 사용
디지털 방식으로 생성된 PDF(Word, Excel 또는 회계 소프트웨어에서 저장된 파일)는 스캔된 종이 문서보다 훨씬 더 잘 변환됩니다. 가능하다면 디지털 버전을 요청하세요.
OCR 기능 확인
PDF가 스캔된 이미지인 경우 OCR 기능이 있는 변환기가 필요합니다. Smallpdf와 Adobe Acrobat 모두 이 기능을 제공합니다.
항상 결과 확인
완벽한 변환기는 없습니다. 변환 후에는 다음 사항을 확인하세요.
- 행과 열의 개수가 원본과 일치하는지 확인
- 원본과 대조하여 몇 가지 숫자를 검증
- 병합되거나 누락된 데이터가 있는지 확인
이 과정은 1분이면 충분하지만, 나중에 발생할 수 있는 수 시간의 오류 수정 작업을 줄여줍니다.
문서 유형 고려
PDF 유형에 따라 다른 접근 방식이 필요합니다.
| 문서 유형 | 권장 방법 |
|---|---|
| 은행 거래 내역서 | 전문 금융 변환 도구 |
| 인보이스(송장) | Adobe Acrobat 또는 온라인 도구 |
| 데이터 보고서 | 파워 쿼리 (Excel 내장) |
| 스캔된 문서 | OCR 지원 도구 |
변환만으로 부족할 때
때로는 어떤 변환기로도 데이터를 깔끔하게 추출할 수 없는 경우가 있습니다. 주로 다음과 같은 경우입니다.
- 레이아웃이 매우 복잡하고 디자인 요소가 많은 문서
- 데이터가 여러 열에 걸쳐 불규칙하게 배치된 PDF
- 이미지 품질이 낮은 스캔 문서
- 비밀번호로 보호된 파일 (먼저 보호를 해제해야 함)
이런 경우에는 수동 입력이나 해당 문서 유형에 맞게 설계된 특수 소프트웨어를 사용하는 것이 유일한 해결책일 수 있습니다.
자주 묻는 질문 (FAQ)
비밀번호로 보호된 PDF를 Excel로 변환할 수 있나요?
먼저 비밀번호 보호를 해제해야 합니다. 비밀번호를 알고 있다면 Adobe Reader와 같은 뷰어에서 PDF를 열고 보호 없이 PDF로 인쇄한 다음 변환하세요. 비밀번호를 모른다면 문서 작성자에게 문의해야 합니다.
왜 Excel에서 숫자가 텍스트로 표시되나요?
PDF는 숫자와 텍스트를 구분하지 않고 페이지 위의 문자로만 인식합니다. Excel이 이 데이터를 가져올 때 기본적으로 텍스트 서식으로 설정될 수 있습니다. 데이터 → 텍스트 나누기를 사용하거나 1을 곱하여 변환하세요.
어떤 방법이 가장 정확한가요?
문서에 따라 다릅니다. 단순한 표가 있는 기본 PDF의 경우 Excel의 파워 쿼리가 잘 작동합니다. 복잡한 문서의 경우 Adobe Acrobat이나 전문 변환기가 더 나은 성능을 보이는 경향이 있습니다. 가장 좋은 방법은 직접 테스트해 보는 것입니다.
여러 개의 PDF를 한 번에 변환할 수 있나요?
네, 하지만 방법이 다릅니다. iLovePDF와 같은 일부 온라인 도구는 일괄 변환을 지원합니다. 파워 쿼리도 설정을 통해 여러 파일을 가져올 수 있습니다. 정기적인 일괄 처리가 필요하다면 Adobe Acrobat Pro와 같은 데스크톱 소프트웨어가 가장 효율적입니다.
PDF에서 Excel로의 변환을 자동화할 수 있나요?
파워 쿼리 연결을 사용하면 소스 PDF가 업데이트될 때 자동으로 새로 고침되도록 설정할 수 있습니다. 더 고급 자동화를 원한다면 Tabula 또는 Camelot과 같은 라이브러리를 사용하는 Python 프로그래밍을 통해 PDF를 처리할 수 있습니다.
요약
PDF를 Excel로 변환하는 것이 항상 간단하지는 않지만, 다음과 같은 다양한 옵션이 있습니다.
- Excel 파워 쿼리: 단순하고 구조화된 표에 적합
- Adobe Acrobat: 기본 PDF에서 신뢰할 수 있는 결과 제공
- 온라인 변환기: 빠르고 가끔 필요한 작업에 적합
- 수동 복사 및 붙여넣기: 작고 간단한 데이터 추출에 적합
핵심은 문서 유형에 맞는 방법을 선택하고, 변환된 데이터를 사용하기 전에 항상 결과를 확인하는 것입니다.