कर्मचारी ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ पैकेज कैसे बनाएं
सोमवार को नया कर्मचारी शुरू हो रहा है? यहाँ एक पूर्ण ऑनबोर्डिंग पैकेज को इकट्ठा करना है - प्रस्ताव पत्र, कर फॉर्म, नीतियां, लाभ दस्तावेज़ - मिनटों में एक संगठित पीडीएफ में।
सोमवार को एक नया कर्मचारी शुरू हो रहा है। उन्हें हस्ताक्षरित प्रस्ताव पत्र, एक पूर्ण W-4, एक भरा हुआ I-9, एक प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण फॉर्म, एक गैर-प्रकटीकरण समझौता, एक कर्मचारी पुस्तिका पावती, एक लाभ नामांकन पैकेट, एक आपातकालीन संपर्क फॉर्म, और कम से कम दो कंपनी नीति साइन-ऑफ की आवश्यकता है। यह नौ दस्तावेज़ न्यूनतम हैं - उनकी पहली कप कॉफी से पहले।
अब इसे स्केल करें। 200 कर्मचारियों वाली एक कंपनी, जिसमें सामान्य 15% वार्षिक टर्नओवर होता है, प्रति वर्ष 30 लोगों को ऑनबोर्ड करती है। प्रति व्यक्ति 9 से 15 फॉर्म के साथ, यह केवल ऑनबोर्डिंग के लिए 270 से 450 व्यक्तिगत दस्तावेज़ हैं। वार्षिक नीति पुनः पावती, लाभ खुला नामांकन, वेतन समायोजन, और समाप्ति कागजी कार्रवाई जोड़ें, और उस आकार का एक मानव संसाधन विभाग आसानी से सालाना 2,000 से 5,000 पीडीएफ दस्तावेज़ों को संसाधित करता है।
इनमें से अधिकांश दस्तावेज़ ईमेल थ्रेड्स, साझा ड्राइव और एचआरआईएस प्लेटफार्मों पर बिखरे हुए पीडीएफ के रूप में आते हैं। नया कर्मचारी आवेदन में पहले से प्रदान की गई जानकारी को फिर से दर्ज करने में अपना पहला सुबह बिताता है - उनका नाम, पता, एसएसएन, शुरू करने की तारीख - एक दर्जन अलग-अलग फॉर्मों पर, असंगत परिणामों के साथ हाथ से उन्हें भरकर।
एक बेहतर तरीका है। यह गाइड एक पूर्ण ऑनबोर्डिंग पैकेज को इकट्ठा करने के माध्यम से चलता है - पूर्व-भरे हुए, हस्ताक्षरित, मर्ज किए गए, संरक्षित, और संपीड़ित - पीडीएफ टूल का उपयोग करके जो ब्राउज़र में सब कुछ संसाधित करते हैं ताकि संवेदनशील कर्मचारी डेटा डिवाइस को कभी न छोड़े।
मानक ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ चेकलिस्ट
पैकेज बनाने से पहले, आपको यह जानना होगा कि इसमें क्या जाता है। विशिष्ट फॉर्म कंपनी, राज्य और उद्योग के अनुसार भिन्न होते हैं, लेकिन अधिकांश यू.एस. नियोक्ता निम्नलिखित श्रेणियों की आवश्यकता करते हैं।
संघीय रूप से आवश्यक दस्तावेज़
ये गैर-परक्राम्य हैं। संघीय कानून हर काम पर रखने वाले के लिए इन्हें अनिवार्य करता है।
फॉर्म I-9 (रोजगार पात्रता सत्यापन) - यू.एस. नागरिकता और आप्रवासन सेवाओं द्वारा काम पर रखे गए प्रत्येक व्यक्ति के लिए आवश्यक है। धारा 1 को कर्मचारी द्वारा काम शुरू करने के दिन या उससे पहले पूरा किया जाना चाहिए। धारा 2 को नियोक्ता द्वारा शुरू करने की तारीख के तीन व्यावसायिक दिनों के भीतर पूरा किया जाना चाहिए। नियोक्ता को आई-9 फॉर्म को काम पर रखने की तारीख से तीन साल या समाप्ति के एक साल बाद तक बनाए रखना चाहिए, जो भी बाद में हो।
फॉर्म W-4 (कर्मचारी का विदहोल्डिंग प्रमाणपत्र) - आईआरएस द्वारा आवश्यक। नियोक्ता को सही संघीय आयकर विदहोल्डिंग की गणना करने के लिए नियोक्ता को पहले पेचेक से पहले एक W-4 जमा करना होगा। 2020 में पेश किए गए सरलीकृत प्रारूप का उपयोग करके वर्तमान संस्करण।
राज्य-आवश्यक दस्तावेज़
आयकर वाले अधिकांश राज्यों को संघीय W-4 से अलग अपने स्वयं के विदहोल्डिंग प्रमाणपत्र की आवश्यकता होती है:
- कैलिफ़ोर्निया: DE 4
- न्यूयॉर्क: IT-2104
- इलिनोइस: IL-W-4
- और आयकर वाले अधिकांश अन्य राज्यों में समान फॉर्म
अपने राज्य की आवश्यकताओं की जाँच करें। कुछ राज्यों को विशिष्ट कार्यस्थल सुरक्षा पावती, उत्पीड़न रोकथाम प्रशिक्षण पुष्टिकरण, या राज्य-विशिष्ट I-9 पूरक की भी आवश्यकता होती है।
हस्ताक्षर की आवश्यकता वाले कंपनी दस्तावेज़
प्रस्ताव पत्र या रोजगार समझौता - मुआवजा, शुरू करने की तारीख, नौकरी का शीर्षक, एट-विल रोजगार की स्थिति, और किसी भी गैर-प्रतिस्पर्धा या गैर-याचना खंडों की रूपरेखा तैयार करता है। कर्मचारी और कंपनी प्रतिनिधि दोनों के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
गैर-प्रकटीकरण समझौता (NDA) - मालिकाना जानकारी और व्यापार रहस्यों की रक्षा करता है। आमतौर पर कर्मचारी को किसी भी गोपनीय कंपनी की जानकारी तक पहुंचने से पहले, आदर्श रूप से उनके पहले दिन से पहले, कर्मचारी के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
कर्मचारी पुस्तिका पावती - एक हस्ताक्षरित बयान की पुष्टि करता है कि कर्मचारी ने कंपनी की कर्मचारी पुस्तिका प्राप्त की है, पढ़ी है, और समझी है। पुस्तिका स्वयं अक्सर 20 से 100+ पृष्ठों की होती है।
नीति पावती - विशिष्ट नीतियों के लिए व्यक्तिगत हस्ताक्षरित पावती: उत्पीड़न रोकथाम, प्रौद्योगिकी का स्वीकार्य उपयोग, सोशल मीडिया नीति, दूरस्थ कार्य नीति, सुरक्षा प्रक्रियाएं, और ड्रेस कोड। प्रत्येक को आमतौर पर अपने स्वयं के हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है।
वित्तीय और लाभ दस्तावेज़
प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण - पेरोल जमा के लिए बैंक रूटिंग और खाता संख्या एकत्र करता है। यह अत्यधिक संवेदनशील वित्तीय डेटा है।
लाभ नामांकन फॉर्म - स्वास्थ्य, दंत, दृष्टि, जीवन बीमा, विकलांगता, एफएसए/एचएसए चुनाव, और 401 (के) या सेवानिवृत्ति योजना नामांकन। नए कर्मचारियों के पास आमतौर पर अपनी शुरू करने की तारीख से 30 दिनों के भीतर लाभ नामांकन पूरा करने का समय होता है।
व्यक्तिगत सूचना फॉर्म
आपातकालीन संपर्क फॉर्म - नाम, रिश्ते, फोन नंबर, और कभी-कभी चिकित्सा जानकारी।
उपकरण और आईटी पहुंच समझौते - जारी किए गए उपकरण (लैपटॉप, फोन, बैज) की पावती और कंपनी प्रौद्योगिकी प्रणालियों के स्वीकार्य उपयोग के लिए समझौता।
चरण-दर-चरण: ऑनबोर्डिंग पैकेज बनाना
चरण 1: ज्ञात जानकारी के साथ फॉर्म पूर्व-भरें
यहीं पर अधिकांश समय की बचत होती है। आपके पास पहले से ही आवेदन और प्रस्ताव प्रक्रिया से नए कर्मचारी की जानकारी है - नाम, पता, सामाजिक सुरक्षा नंबर, शुरू करने की तारीख, नौकरी का शीर्षक, विभाग, वेतन। इस समान जानकारी को एक दर्जन फॉर्मों पर हाथ से लिखने के लिए कहने के बजाय, दिन एक से पहले भरने योग्य फ़ील्ड को पूर्व-भरें।
PDFSub के पीडीएफ फॉर्म फिलर का उपयोग करके:
- भरने योग्य पीडीएफ (W-4, I-9, प्रत्यक्ष जमा फॉर्म, लाभ नामांकन, आपातकालीन संपर्क फॉर्म) खोलें
- फॉर्म फ़ील्ड में कर्मचारी का नाम, पता, एसएसएन, शुरू करने की तारीख और अन्य पूर्व-ज्ञात जानकारी दर्ज करें
- प्रत्येक पूर्व-भरे हुए फॉर्म को सहेजें
यह नए कर्मचारी के फॉर्म पूरा करने के समय को 45+ मिनट की दोहराव वाली लिखावट से घटाकर पूर्व-भरी जानकारी की समीक्षा करने और केवल कुछ फ़ील्ड जोड़ने के लिए 10 मिनट से कम कर देता है जिन्हें केवल वे ही पूरा कर सकते हैं (W-4 पर विदहोल्डिंग चुनाव, लाभ फॉर्म पर लाभार्थी पदनाम, आपातकालीन संपर्क विवरण)।
उपकरण सब कुछ ब्राउज़र में संसाधित करता है। सामाजिक सुरक्षा नंबर, बैंक खाता विवरण, और वेतन की जानकारी कभी भी बाहरी सर्वर पर अपलोड नहीं की जाती है।
क्या पूर्व-भरना है बनाम क्या कर्मचारी भरता है:
| पूर्व-भरें (मानव संसाधन भरता है) | कर्मचारी पूरा करता है |
|---|---|
| पूरा कानूनी नाम | W-4 विदहोल्डिंग चुनाव |
| पता | I-9 नागरिकता प्रमाणन |
| एसएसएन / टीआईएन | लाभ योजना चयन |
| शुरू करने की तारीख | आपातकालीन संपर्क विवरण |
| नौकरी का शीर्षक और विभाग | लाभार्थी पदनाम |
| प्रबंधक का नाम | बैंक रूटिंग और खाता संख्या |
| वेतन / प्रति घंटा दर | हस्ताक्षर (सभी फॉर्म) |
चरण 2: रोजगार दस्तावेजों पर ई-हस्ताक्षर एकत्र करें
हस्ताक्षर की आवश्यकता वाले हर दस्तावेज़ - प्रस्ताव पत्र, एनडीए, हैंडबुक पावती, नीति पावती, लाभ नामांकन - को इलेक्ट्रॉनिक रूप से हस्ताक्षरित किया जा सकता है।
PDFSub के ई-साइन पीडीएफ टूल का उपयोग करके:
- पूर्व-भरे हुए दस्तावेज़ खोलें
- हस्ताक्षर बनाएं या अपलोड करें (टाइप किया हुआ, खींचा हुआ, या छवि-आधारित)
- हस्ताक्षर फ़ील्ड में हस्ताक्षर रखें
- हस्ताक्षरित दस्तावेज़ सहेजें
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर संघीय ईएसआईजीएन अधिनियम (2000) और यूईटीए (49 राज्यों प्लस डीसी द्वारा अपनाया गया) दोनों के तहत कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। ये कानून पुष्टि करते हैं कि रोजगार दस्तावेजों के लिए ई-हस्ताक्षर गीले-स्याही हस्ताक्षर के समान कानूनी वजन रखते हैं: प्रस्ताव पत्र, एनडीए, गैर-प्रतिस्पर्धा, नीति पावती, लाभ चुनाव, और प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण।
टिप: दस्तावेज़ में ही एक संक्षिप्त सहमति कथन शामिल करें, जैसे "नीचे हस्ताक्षर करके, पक्ष इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए सहमति देते हैं।" यह प्रवर्तनीयता को मजबूत करता है।
5 से 8 दस्तावेजों वाले ऑनबोर्डिंग पैकेज के लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है, ई-हस्ताक्षर में प्रिंट-साइन-स्कैन चक्र के लिए 30+ मिनट की तुलना में लगभग 5 मिनट लगते हैं - और एक स्वच्छ, अधिक सुपाठ्य परिणाम उत्पन्न करता है।
चरण 3: सब कुछ एक एकल पैकेज में मर्ज करें
एक बार जब सभी फॉर्म भर दिए जाते हैं और हस्ताक्षरित हो जाते हैं, तो बिखरे हुए दस्तावेजों को एक संगठित पैकेज बनने की आवश्यकता होती है। एक एकल पीडीएफ ईमेल करना आसान है, स्टोर करना आसान है, और ऑडिट के दौरान पुनः प्राप्त करना आसान है।
PDFSub के पीडीएफ मर्ज करें टूल का उपयोग करके:
- सभी पूर्ण किए गए दस्तावेज़ों को उस क्रम में अपलोड करें जिस क्रम में आप उन्हें व्यवस्थित करना चाहते हैं
- पृष्ठ क्रम की व्यवस्था करें - आमतौर पर: प्रस्ताव पत्र, W-4, I-9, राज्य कर फॉर्म, प्रत्यक्ष जमा, लाभ नामांकन, एनडीए, हैंडबुक पावती, नीति साइन-ऑफ, आपातकालीन संपर्क
- एक एकल पीडीएफ में मर्ज करें
परिणाम एक फ़ाइल है: Smith_Jane_Onboarding_2026-03-17.pdf - उस कर्मचारी के लिए प्रत्येक हस्ताक्षरित, भरे हुए दस्तावेज़ युक्त, एक तार्किक क्रम में।
अनुशंसित दस्तावेज़ क्रम:
- प्रस्ताव पत्र (दोनों पक्षों द्वारा हस्ताक्षरित)
- फॉर्म W-4 (पूर्ण)
- फॉर्म I-9 (धारा 1 पूर्ण; धारा 2 दस्तावेज़ सत्यापन के बाद पूर्ण)
- राज्य कर विदहोल्डिंग फॉर्म
- प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण
- लाभ नामांकन
- गैर-प्रकटीकरण समझौता (हस्ताक्षरित)
- कर्मचारी पुस्तिका पावती (हस्ताक्षरित)
- नीति पावती (हस्ताक्षरित)
- आपातकालीन संपर्क फॉर्म
- उपकरण / आईटी पहुंच समझौता
चरण 4: संवेदनशील दस्तावेजों को पासवर्ड से सुरक्षित करें
एक ऑनबोर्डिंग पैकेज में आपके संगठन द्वारा संभाले जाने वाले सबसे संवेदनशील डेटा में से कुछ शामिल हैं: सामाजिक सुरक्षा नंबर, बैंक रूटिंग और खाता संख्या, वेतन की जानकारी, घर के पते, और जन्म तिथियां। यह दस्तावेज़ एन्क्रिप्टेड के बिना ईमेल इनबॉक्स या साझा ड्राइव में नहीं बैठना चाहिए।
PDFSub के पासवर्ड सुरक्षित करें टूल का उपयोग करके:
- मर्ज किए गए ऑनबोर्डिंग पीडीएफ अपलोड करें
- एक मजबूत पासवर्ड सेट करें
- एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ सहेजें
पासवर्ड को दस्तावेज़ से एक अलग चैनल के माध्यम से साझा करें - यदि आप पीडीएफ ईमेल करते हैं, तो टेक्स्ट संदेश या सुरक्षित मैसेजिंग टूल के माध्यम से पासवर्ड भेजें।
अतिरिक्त संवेदनशीलता के लिए, पैकेज को दो फ़ाइलों में विभाजित करने पर विचार करें: एक सामान्य रोजगार दस्तावेजों के साथ (प्रस्ताव पत्र, एनडीए, नीति पावती) और एक वित्तीय/पीआईआई दस्तावेजों के साथ (डब्ल्यू-4, आई-9, प्रत्यक्ष जमा, लाभ) जो मजबूत सुरक्षा प्राप्त करता है।
चरण 5: ईमेल के लिए संपीड़ित करें
9 से 15 फॉर्म के साथ एक पूर्ण ऑनबोर्डिंग पैकेज आसानी से 15 से 30 एमबी तक पहुंच सकता है - खासकर यदि कर्मचारी पुस्तिका लंबी चलती है या फॉर्म में स्कैन किए गए तत्व शामिल हैं। यह ईमेल अटैचमेंट सीमाओं (जीमेल और आउटलुक के लिए 25 एमबी) के करीब या उससे अधिक है।
PDFSub के पीडीएफ संपीड़ित करें टूल का उपयोग करके:
- मर्ज किए गए, संरक्षित पीडीएफ अपलोड करें
- संपीड़न स्तर चुनें - मध्यम आमतौर पर पूर्ण पठनीयता बनाए रखते हुए फ़ाइल आकार को 50-60% तक कम कर देता है
- संपीड़ित फ़ाइल डाउनलोड करें
एक 20 एमबी ऑनबोर्डिंग पैकेज आमतौर पर 5-8 एमबी तक संपीड़ित होता है - ईमेल सीमाओं के भीतर अच्छी तरह से और आपके एचआरआईएस में अपलोड करने के लिए तेज।
बैच प्रोसेसिंग: कई हायर को ऑनबोर्ड करना
जब आप एक ही शुरू करने की तारीख पर 5, 10, या 15 लोगों को ऑनबोर्ड कर रहे होते हैं - मौसमी भर्ती, समूह-आधारित प्रशिक्षण कार्यक्रमों, या विकास-चरण कंपनियों के लिए आम - व्यक्तिगत वर्कफ़्लो एक बैच वर्कफ़्लो बन जाता है।
बैच दृष्टिकोण
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एक टेम्पलेट सेट बनाएं - अपने मानक ऑनबोर्डिंग पैकेज में हर फॉर्म के खाली, बिना भरे संस्करणों से शुरू करें। इसे अपने टेम्पलेट के रूप में सहेजें।
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प्रति कर्मचारी पूर्व-भरें - प्रत्येक नए कर्मचारी के लिए, टेम्पलेट फॉर्म खोलें और उनकी विशिष्ट जानकारी भरें। प्रत्येक कर्मचारी के सेट को अलग से सहेजें।
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समानांतर में हस्ताक्षर एकत्र करें - सभी नए कर्मचारियों को एक साथ ई-हस्ताक्षर के लिए पूर्व-भरे हुए फॉर्म भेजें। प्रत्येक व्यक्ति अपने स्वयं के दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है।
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प्रत्येक पैकेज को मर्ज, सुरक्षित और संपीड़ित करें - एक बार जब सभी हस्ताक्षर एकत्र हो जाते हैं, तो प्रत्येक कर्मचारी के दस्तावेजों को उनके व्यक्तिगत पैकेज में मर्ज करें, पासवर्ड सुरक्षा लागू करें, और संपीड़ित करें।
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लगातार नाम दें - एक मानक नामकरण परंपरा का उपयोग करें:
LastName_FirstName_Onboarding_YYYY-MM-DD.pdf। यह ऑडिट के दौरान पुनर्प्राप्ति को तुच्छ बनाता है।
5 नए कर्मचारियों के बैच के लिए, यह वर्कफ़्लो कुल मिलाकर लगभग 30 से 45 मिनट लेता है - प्रिंट-साइन-स्कैन दृष्टिकोण का उपयोग करके कई घंटों की तुलना में।
प्रतिधारण आवश्यकताएं और अनुपालन
ऑनबोर्डिंग दस्तावेजों में संघीय कानून द्वारा अनिवार्य विशिष्ट प्रतिधारण कार्यक्रम होते हैं। प्रतिधारण समय सीमा चूकने से जुर्माना और अनुपालन उल्लंघन हो सकता है।
संघीय प्रतिधारण आवश्यकताएं
| दस्तावेज़ | प्रतिधारण अवधि |
|---|---|
| फॉर्म I-9 | काम पर रखने की तारीख से 3 साल या समाप्ति के 1 साल बाद - जो भी बाद में हो |
| फॉर्म W-4 | कर देय या भुगतान के 4 साल बाद (जो भी बाद में हो) |
| पेरोल रिकॉर्ड (प्रत्यक्ष जमा सहित) | 3 साल (FLSA) |
| रोजगार कर रिकॉर्ड | कर देय या भुगतान के 4 साल बाद |
| लाभ नामांकन | 6 साल (ERISA) |
| OSHA रिकॉर्ड (यदि लागू हो) | उस वर्ष के अंत के 5 साल बाद जिससे वे संबंधित हैं |
दस्तावेज़ भंडारण के लिए सर्वोत्तम अभ्यास
कर्मचारी द्वारा, फिर दस्तावेज़ प्रकार द्वारा व्यवस्थित करें। /employees/smith-jane/onboarding/ जैसी फ़ोल्डर संरचना, मर्ज किए गए पैकेज और व्यक्तिगत स्रोत दस्तावेज़ों के साथ, पुनर्प्राप्ति को सीधा बनाती है।
मर्ज किए गए पैकेज और व्यक्तिगत स्रोत फ़ाइलें दोनों रखें। यदि किसी विशिष्ट फॉर्म को अपडेट करने की आवश्यकता है (उदाहरण के लिए, एक संशोधित W-4), तो व्यक्तिगत फ़ाइल होने से पूरे पैकेज को फिर से मर्ज करने से बचा जाता है।
खोज योग्य प्रारूप में संग्रहीत करें। टेक्स्ट लेयर वाले पीडीएफ (सिर्फ स्कैन की गई छवियां नहीं) खोजे जा सकते हैं, जो तब मायने रखता है जब आपको सरकारी ऑडिट के दौरान किसी विशिष्ट कर्मचारी के आई-9 को खोजने की आवश्यकता होती है।
प्रतिधारण तिथियों को ट्रैक करें। प्रतिधारण अवधि की समाप्ति के लिए कैलेंडर अनुस्मारक सेट करें ताकि आप उन दस्तावेजों का ठीक से निपटान कर सकें जो अपनी आवश्यक प्रतिधारण विंडो से आगे निकल गए हैं।
संवेदनशील डेटा को संभालना: गोपनीयता संबंधी विचार
ऑनबोर्डिंग दस्तावेजों में कर्मचारी डेटा की सबसे संवेदनशील श्रेणियां होती हैं। उन्हें सावधानी से संभालना केवल अच्छी प्रथा नहीं है - यह संघीय और राज्य गोपनीयता नियमों के तहत एक कानूनी दायित्व है।
सामाजिक सुरक्षा नंबर
एसएसएन डब्ल्यू-4, आई-9, और कभी-कभी लाभ नामांकन फॉर्म पर दिखाई देते हैं। पूर्ण एसएसएन वाले प्रतियों की संख्या को कम करें। जहां संभव हो, आंतरिक संदर्भ प्रतियों के लिए अंतिम-4-अंकों के मास्किंग का उपयोग करें और केवल कानूनी रूप से आवश्यक होने पर पूर्ण एसएसएन बनाए रखें।
ऑनबोर्डिंग पैकेज पूरा होने और फाइल होने के बाद, दिन-प्रतिदिन के संदर्भ के लिए एक संपादित संस्करण बनाने पर विचार करें जो एसएसएन को मास्क करता है। PDFSub का पीडीएफ संपादित करें टूल स्थायी रूप से एक प्रति से एसएसएन हटा सकता है जबकि आप सुरक्षित भंडारण में पूर्ण संस्करण बनाए रखते हैं।
बैंक खाता जानकारी
प्रत्यक्ष जमा फॉर्म में रूटिंग और खाता संख्या होती है। इन दस्तावेजों को हमेशा पासवर्ड से सुरक्षित रखा जाना चाहिए और सामान्य कार्मिक फाइलों से अलग से संग्रहीत किया जाना चाहिए यदि आपका एक्सेस कंट्रोल सिस्टम इसकी अनुमति देता है। हर प्रबंधक को कर्मचारी के बैंक विवरण तक पहुंच की आवश्यकता नहीं होती है।
ब्राउज़र-आधारित प्रसंस्करण
इस वर्कफ़्लो के हर टूल - फॉर्म फिलिंग, ई-साइनिंग, मर्जिंग, पासवर्ड प्रोटेक्शन, कंप्रेशन, और रिडक्शन - पूरी तरह से ब्राउज़र में चलता है। कर्मचारी डेटा कभी भी बाहरी सर्वर पर अपलोड नहीं किया जाता है। मानव संसाधन टीमों के लिए जो एसएसएन, बैंक खातों और वेतन की जानकारी संभालते हैं, यह तीसरे पक्ष के क्लाउड सेवा के माध्यम से कर्मचारी पीआईआई भेजने के सुरक्षा जोखिम को समाप्त करता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
कर्मचारी के पहले दिन कानूनी रूप से कौन से दस्तावेज़ आवश्यक हैं?
संघीय कानून के अनुसार आई-9 (धारा 1 काम शुरू करने के दिन या उससे पहले पूरी की जानी चाहिए, और धारा 2 तीन व्यावसायिक दिनों के भीतर) और डब्ल्यू-4 (पहले पेचेक से पहले फाइल किया जाना चाहिए) की आवश्यकता होती है। राज्य कर विदहोल्डिंग फॉर्म की भी अपनी समय सीमा होती है। अन्य दस्तावेजों - एनडीए, नीति पावती, लाभ नामांकन - में कंपनी-परिभाषित समय-सीमा होती है, लेकिन सर्वोत्तम अभ्यास पहले सप्ताह के दौरान सब कुछ पूरा करना है।
क्या रोजगार दस्तावेजों पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं?
हाँ। संघीय ईएसआईजीएन अधिनियम (2000) और यूईटीए (49 राज्यों प्लस डीसी द्वारा अपनाया गया) पुष्टि करते हैं कि रोजगार दस्तावेजों के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हस्तलिखित हस्ताक्षरों के समान कानूनी वजन रखते हैं। इसमें प्रस्ताव पत्र, एनडीए, नीति पावती, लाभ चुनाव, डब्ल्यू-4, और प्रत्यक्ष जमा प्राधिकरण शामिल हैं। मुख्य कानूनी आवश्यकता हस्ताक्षर करने का प्रदर्शन योग्य इरादा और इलेक्ट्रॉनिक लेनदेन के लिए सहमति है।
मुझे ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ कब तक रखने की आवश्यकता है?
यह दस्तावेज़ प्रकार के अनुसार भिन्न होता है। आई-9 को काम पर रखने की तारीख से 3 साल या समाप्ति के 1 साल बाद तक बनाए रखा जाना चाहिए, जो भी बाद में हो। डब्ल्यू-4 और कर रिकॉर्ड को 4 साल तक रखा जाना चाहिए। लाभ रिकॉर्ड ईआरआई एसए की 6-वर्षीय आवश्यकता के अंतर्गत आते हैं। सबसे सुरक्षित तरीका समाप्ति के 7 साल बाद पूर्ण ऑनबोर्डिंग पैकेज को बनाए रखना है, जो सभी संघीय आवश्यकताओं को कवर करता है।
क्या मैं कर्मचारी के लिए W-4 और I-9 को पूर्व-भर सकता हूँ?
आप दोनों फॉर्मों पर पहचान जानकारी (नाम, पता, एसएसएन, नियोक्ता विवरण) पूर्व-भर सकते हैं। हालांकि, कर्मचारी को व्यक्तिगत रूप से मुख्य अनुभाग पूरे करने होंगे: डब्ल्यू-4 पर विदहोल्डिंग चुनाव और आई-9 पर नागरिकता/प्राधिकरण प्रमाणन। पहचान जानकारी को पूर्व-भरने से समय की बचत होती है और त्रुटियां कम होती हैं जबकि कर्मचारी को कानूनी रूप से महत्वपूर्ण भागों के नियंत्रण में रखा जाता है।
यदि मर्ज किया गया ऑनबोर्डिंग पैकेज ईमेल करने के लिए बहुत बड़ा है तो क्या होगा?
9 से 15 दस्तावेजों के साथ एक पूर्ण पैकेज आसानी से 15 एमबी से अधिक हो सकता है। फ़ाइल आकार को कम करने के लिए PDFSub के पीडीएफ संपीड़ित करें टूल का उपयोग करें - मध्यम संपीड़न आमतौर पर पठनीयता बनाए रखते हुए 50-60% कमी प्राप्त करता है। यदि संपीड़न के बाद फ़ाइल अभी भी बहुत बड़ी है, तो इसे अनुभागों (रोजगार दस्तावेज, वित्तीय दस्तावेज, नीति पावती) में विभाजित करने के लिए PDFSub के पीडीएफ विभाजित करें का उपयोग करें और कई छोटी फ़ाइलें भेजें।
मुझे दूरस्थ कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग को कैसे संभालना चाहिए?
वर्कफ़्लो समान है। फॉर्म को पूर्व-भरें और उन्हें ई-हस्ताक्षर के लिए दूरस्थ कर्मचारी को भेजें। एकमात्र अंतर आई-9 है: संघीय कानून के अनुसार नियोक्ता को कर्मचारी के पहचान और कार्य प्राधिकरण दस्तावेजों का शारीरिक रूप से निरीक्षण करना आवश्यक है। दूरस्थ हायर के लिए, यह एक अधिकृत प्रतिनिधि (एक व्यक्ति जिसे नियोक्ता उनकी ओर से दस्तावेजों का निरीक्षण करने के लिए नामित करता है) के माध्यम से या ई-वेरिफाई नियोक्ता एजेंट के माध्यम से किया जा सकता है। दस्तावेज़ निरीक्षण अभी भी शुरू होने की तारीख के तीन व्यावसायिक दिनों के भीतर होना चाहिए।
निष्कर्ष
अराजक पहले दिन और एक पेशेवर दिन के बीच का अंतर अक्सर दस्तावेज़ की तैयारी पर निर्भर करता है। जब एक नया कर्मचारी आता है (या लॉग ऑन करता है) और पाता है कि उनके फॉर्म पूर्व-भरे हुए हैं, उनके हस्ताक्षर डिजिटल हैं, और उनका पूरा ऑनबोर्डिंग पैकेज एक संरक्षित पीडीएफ में व्यवस्थित है, तो संदेश स्पष्ट है: इस कंपनी ने अपनी प्रक्रियाओं को पूरा कर लिया है।
वर्कफ़्लो सीधा है: पीडीएफ फॉर्म फिलर के साथ पूर्व-भरें, ई-साइन पीडीएफ के साथ साइन करें, पीडीएफ मर्ज करें के साथ संयोजित करें, पासवर्ड सुरक्षित करें के साथ लॉक करें, और पीडीएफ संपीड़ित करें के साथ छोटा करें। हर कदम ब्राउज़र में होता है, कर्मचारी के एसएसएन, बैंक विवरण और वेतन डेटा को बाहरी सर्वर से दूर रखता है।
पूर्ण मानव संसाधन दस्तावेज़ टूलकिट के लिए - जिसमें वार्षिक पुनः पावती, प्रदर्शन समीक्षा, और समाप्ति कागजी कार्रवाई शामिल है - मानव संसाधन के लिए पीडीएफ टूल्स गाइड देखें।