बैंक स्टेटमेंट से CSV: संपूर्ण गाइड (2026)

CSV वित्तीय डेटा की सार्वभौमिक भाषा है। हर लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म — QuickBooks, Xero, Sage, FreshBooks, Wave — इसे आयात कर सकता है। हर स्प्रेडशीट ऐप इसे खोल सकता है। यह सादा टेक्स्ट है, मानव-पठनीय है, और अंतहीन रूप से लचीला है।

लेकिन अपने बैंक स्टेटमेंट को एक अच्छी CSV फ़ाइल में प्राप्त करना? यहीं चीजें मुश्किल हो जाती हैं। बैंक आपको PDF देते हैं। लेखांकन सॉफ़्टवेयर विशिष्ट कॉलम लेआउट की अपेक्षा करता है। दिनांक प्रारूप क्षेत्र के अनुसार भिन्न होते हैं। और एक गलत सीमांकक (delimiter) एक पूरे आयात को दूषित कर सकता है।

यह गाइड सब कुछ कवर करती है: CSV वास्तव में क्या है, बैंक स्टेटमेंट को CSV में कैसे परिवर्तित करें, प्रत्येक लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म क्या अपेक्षा करता है, और वे स्वरूपण समस्याएँ जो चुपचाप आपके आयात को तोड़ देती हैं।

CSV फ़ाइल क्या है (और लेखाकार इसे क्यों पसंद करते हैं)

CSV का मतलब Comma-Separated Values है। यह एक सादा टेक्स्ट फ़ाइल है जहाँ प्रत्येक पंक्ति एक पंक्ति का प्रतिनिधित्व करती है और अल्पविराम कॉलम को अलग करते हैं। कोई स्वरूपण नहीं, कोई सूत्र नहीं, कोई मैक्रो नहीं — केवल कच्चा डेटा।

यहाँ एक बैंक स्टेटमेंट CSV कैसा दिखता है:

दिनांक,विवरण,राशि,शेष
2026-01-03,वेतन जमा,4200.00,5432.50
2026-01-05,AMAZON.COM,-47.99,5384.51
2026-01-08,बिजली कंपनी,-142.30,5242.21

लेखाकार बैंक डेटा के लिए CSV पसंद करते हैं क्योंकि:

• सार्वभौमिक संगतता — हर लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म CSV आयात करता है
• छोटी फ़ाइल आकार — एक वर्ष का लेन-देन 50KB हो सकता है
• कोई सॉफ़्टवेयर लॉक-इन नहीं — QBO (QuickBooks) या QFX (Quicken) के विपरीत, CSV एक विक्रेता से बंधा नहीं है
• निरीक्षण करने में आसान — आप इसे नोटपैड में खोल सकते हैं और देख सकते हैं कि वास्तव में क्या है
• स्क्रिप्ट करने योग्य — Python, Excel मैक्रो, या कोई भी स्वचालन उपकरण CSV फ़ाइलों को संसाधित कर सकता है

नुकसान? CSV में बैंक डेटा के लिए कोई अंतर्निहित मानक नहीं है। QBO या OFX के विपरीत — जो ठीक से परिभाषित करते हैं कि दिनांक, राशि और विवरण कहाँ जाते हैं — CSV मुक्त-रूप है। वह लचीलापन इसकी ताकत और इसका सबसे बड़ा सिरदर्द दोनों है।

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बैंक स्टेटमेंट PDF को CSV में कैसे परिवर्तित करें

अधिकांश बैंक स्टेटमेंट PDF के रूप में प्रदान करते हैं — CSV के रूप में नहीं। यहाँ विधियाँ हैं, सबसे अच्छी से सबसे खराब तक।

विधि 1: विशेष बैंक स्टेटमेंट कनवर्टर (अनुशंसित)

सबसे तेज़ और सबसे सटीक तरीका। विशेष रूप से बैंक स्टेटमेंट के लिए बनाए गए उपकरण वित्तीय दस्तावेज़ संरचना को समझते हैं: लेन-देन अनुभाग, चालू शेष, बहु-पंक्ति विवरण, और दिनांक प्रारूप।

PDFSub के साथ चरण-दर-चरण:

1. अपने बैंक के ऑनलाइन पोर्टल से अपना स्टेटमेंट PDF डाउनलोड करें
2. PDFSub के बैंक स्टेटमेंट कनवर्टर पर जाएं
3. PDF अपलोड करें — ड्रैग एंड ड्रॉप करें या ब्राउज़ करने के लिए क्लिक करें
4. डाउनलोड करने से पहले निकाले गए लेन-देन की समीक्षा करें
5. अपने आउटपुट प्रारूप के रूप में CSV चुनें
6. डाउनलोड करें — या सभी 8 प्रारूपों वाली ZIP के लिए "सभी डाउनलोड करें" का उपयोग करें

PDFSub के टियर 1 निष्कर्षण पूरी तरह से आपके ब्राउज़र में डिजिटल PDF को संसाधित करते हैं — फ़ाइल आपके डिवाइस को कभी नहीं छोड़ती है। यह दिनांक प्रारूपों का स्वतः पता लगाता है, जमा को निकासी से अलग करता है, और बहु-पंक्ति विवरणों को संभालता है।

PDFSub 8 प्रारूपों में निर्यात करता है: CSV, XLSX (Excel), TSV, JSON, QBO, OFX, QFX, और QIF। योजनाएँ $10/माह से शुरू होती हैं, बैंक स्टेटमेंट रूपांतरण $29/माह (बिजनेस + BSC ऐड-ऑन, 500 पृष्ठ) और 7-दिवसीय निःशुल्क परीक्षण के साथ।

विधि 2: आपके बैंक का मूल CSV निर्यात

कुछ बैंक अपने ऑनलाइन बैंकिंग पोर्टल के माध्यम से CSV डाउनलोड प्रदान करते हैं। यह हाल के लेन-देन के लिए ठीक है, लेकिन इन सीमाओं पर ध्यान दें:

बैंक	CSV इतिहास	लेन-देन कैप	नोट्स
चेस	~24 महीने	1,000 पंक्तियाँ	बिना चेतावनी के चुपचाप छोटा हो जाता है
बैंक ऑफ अमेरिका	प्रति डाउनलोड ~60 दिन	3,000 पंक्तियाँ	क्रेडिट कार्ड 12 महीने तक सीमित
वेल्स फारगो	~18 महीने	भिन्न होता है	QFX भी उपलब्ध है
सिटी	~24 महीने	भिन्न होता है	CSV और QFX विकल्प

मुख्य सीमा: ये लेन-देन फ़ीड हैं, आधिकारिक स्टेटमेंट नहीं। उनमें शुरुआती/अंतिम शेष, शुल्क सारांश और ब्याज विवरण गायब हैं। यदि आपको पूर्ण स्टेटमेंट की आवश्यकता है, तो आपको PDF की आवश्यकता है।

विधि 3: कॉपी-पेस्ट + मैन्युअल क्लीनअप

PDF से टेक्स्ट कॉपी करें, Excel में पेस्ट करें, Text to Columns के साथ साफ करें, फिर CSV के रूप में सहेजें। यह तकनीकी रूप से काम करता है, लेकिन प्रति स्टेटमेंट 30+ मिनट की सफाई की उम्मीद करें। एक या दो सरल स्टेटमेंट से अधिक के लिए अनुशंसित नहीं है।

विधि 4: एडोब एक्रोबेट निर्यात

एक्रोबेट प्रो PDF को स्प्रेडशीट में निर्यात कर सकता है, लेकिन बैंक स्टेटमेंट इसके सबसे खराब परिदृश्यों में से एक है। खंडित कॉलम, मर्ज किए गए हेडर और महत्वपूर्ण मैन्युअल मरम्मत की अपेक्षा करें।

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लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए CSV कॉलम लेआउट

यह वह जगह है जहाँ CSV रूपांतरण सूक्ष्म हो जाता है। विभिन्न लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म विभिन्न कॉलम संरचनाओं की अपेक्षा करते हैं।

तीन सामान्य लेआउट

एकल-राशि कॉलम (सबसे आम):

दिनांक,विवरण,राशि
2026-01-03,वेतन जमा,4200.00
2026-01-05,AMAZON.COM,-47.99

जमा सकारात्मक हैं, निकासी नकारात्मक हैं। QuickBooks Online, Xero, Wave, और FreshBooks द्वारा उपयोग किया जाता है।

अलग डेबिट/क्रेडिट कॉलम:

दिनांक,विवरण,पैसा अंदर,पैसा बाहर
2026-01-03,वेतन जमा,4200.00,
2026-01-05,AMAZON.COM,,47.99

दोनों मान सकारात्मक हैं — कॉलम दिशा निर्धारित करता है। Sage, कुछ Dynamics 365 कॉन्फ़िगरेशन, और कुछ क्षेत्रीय लेखांकन सॉफ़्टवेयर द्वारा उपयोग किया जाता है।

शेष कॉलम के साथ:

दिनांक,विवरण,राशि,शेष
2026-01-03,वेतन जमा,4200.00,5432.50
2026-01-05,AMAZON.COM,-47.99,5384.51

कुछ प्लेटफ़ॉर्म सुलह सत्यापन के लिए शेष कॉलम का उपयोग करते हैं। अधिकांश आयात के लिए वैकल्पिक।

प्रत्येक प्लेटफ़ॉर्म क्या अपेक्षा करता है

प्लेटफ़ॉर्म	दिनांक प्रारूप	राशि शैली	आवश्यक कॉलम	नोट्स
QuickBooks Online	MM/DD/YYYY	एकल कॉलम, हस्ताक्षरित	दिनांक, विवरण, राशि	कोई मुद्रा प्रतीक नहीं
QuickBooks Desktop	MM/DD/YYYY	एकल कॉलम, हस्ताक्षरित	दिनांक, विवरण, राशि	QBO/IIF प्रारूप को प्राथमिकता देता है
Xero	DD/MM/YYYY या MM/DD/YYYY	एकल कॉलम, हस्ताक्षरित	दिनांक, विवरण, राशि	संगठन क्षेत्र सेटिंग्स से मेल खाता है
Sage	DD/MM/YYYY	अलग अंदर/बाहर कॉलम	दिनांक, विवरण, पैसा अंदर, पैसा बाहर	दोनों सकारात्मक मान
FreshBooks	MM/DD/YYYY	केवल नकारात्मक राशि	दिनांक, विक्रेता, राशि, श्रेणी	केवल नकारात्मक राशि (खर्च) आयात करता है
Wave	MM/DD/YYYY	एकल कॉलम, हस्ताक्षरित	दिनांक, विवरण, राशि	लचीला दिनांक पार्सिंग

मुख्य बात: परिवर्तित करने से पहले हमेशा अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर के आयात दस्तावेज़ की जाँच करें। QuickBooks में पूरी तरह से आयात होने वाला CSV Sage में विफल हो सकता है क्योंकि Sage हस्ताक्षरित राशियों के बजाय अलग कॉलम की अपेक्षा करता है।

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पांच सबसे आम CSV समस्याएँ

ये समस्याएँ चुपचाप आपके डेटा को दूषित करती हैं। आपको तब तक पता नहीं चल सकता जब तक कि आपका सुलह हजारों डॉलर से बंद न हो जाए।

1. दिनांक प्रारूप बेमेल

सबसे लगातार आयात त्रुटि। आपका CSV कहता है 01/03/2026 — क्या यह 3 जनवरी है या 1 मार्च?

• यूएस प्रारूप: MM/DD/YYYY (3 जनवरी = 01/03/2026)
• यूके/ईयू/एयू प्रारूप: DD/MM/YYYY (3 जनवरी = 03/01/2026)
• आईएसओ प्रारूप: YYYY-MM-DD (3 जनवरी = 2026-01-03)

यदि आपका लेखांकन सॉफ़्टवेयर यूके दिनांक प्रारूप पर सेट है और आपका CSV यूएस प्रारूप का उपयोग करता है, तो दिन ≤ 12 वाले प्रत्येक दिनांक को चुपचाप दिन और महीने को स्वैप करके आयात किया जाएगा। 3 जनवरी 1 मार्च बन जाएगा। आपको कोई त्रुटि नहीं मिलेगी — बस गलत डेटा।

समाधान: जब भी संभव हो आईएसओ प्रारूप (YYYY-MM-DD) का उपयोग करें। यह स्पष्ट है और अधिकांश प्लेटफार्मों द्वारा समर्थित है। अन्यथा, अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर की क्षेत्रीय सेटिंग्स से दिनांक प्रारूप का मिलान करें।

2. टेक्स्ट के रूप में संग्रहीत संख्याएँ

एक्सेल कभी-कभी राशियों को संख्याओं के बजाय टेक्स्ट के रूप में सहेजता है। आपका CSV देखने में ठीक लगता है, लेकिन "47.99" वास्तव में एक टेक्स्ट स्ट्रिंग है, न कि एक संख्या। सुराग: जब आप Excel में कई सेल का चयन करते हैं, तो स्टेटस बार "Sum" के बजाय "Count" दिखाता है।

समाधान: CSV के रूप में सहेजने से पहले, राशि कॉलम → डेटा → टेक्स्ट टू कॉलम → समाप्त करें का चयन करें। यह Excel को मानों को संख्याओं के रूप में फिर से व्याख्या करने के लिए मजबूर करता है।

3. विवरण में अल्पविराम की समस्या

CSV सीमांकक के रूप में अल्पविराम का उपयोग करता है। लेकिन क्या होता है जब विवरण में अल्पविराम होता है?

2026-01-15,SMITH, JOHN - PAYMENT,250.00

उचित कोटिंग के बिना, आपका सॉफ़्टवेयर तीन के बजाय चार कॉलम पढ़ता है: 2026-01-15, SMITH, JOHN - PAYMENT, 250.00। आयात या तो विफल हो जाता है या गलत कॉलम में डेटा मैप करता है।

समाधान: अल्पविराम वाले विवरण को दोहरे उद्धरण चिह्नों में लपेटा जाना चाहिए:

2026-01-15,"SMITH, JOHN - PAYMENT",250.00

अच्छे कनवर्टर इसे स्वचालित रूप से संभालते हैं। यदि आप अपना स्वयं का CSV बना रहे हैं, तो हमेशा विवरण फ़ील्ड को कोट करें।

4. एन्कोडिंग समस्याएँ (विशेष वर्ण)

बैंक विवरणों में कभी-कभी विशेष वर्ण होते हैं — एक्सेंट वाले नाम (José), एम्परसेंड (&), या इम-डैश (—)। यदि फ़ाइल को UTF-8 एन्कोडिंग के साथ सहेजा नहीं गया है, तो ये वर्ण आयात के बाद विकृत प्रतीकों के रूप में दिखाई देते हैं।

समाधान: अपनी CSV को UTF-8 के रूप में सहेजें। Excel में: फ़ाइल → इस रूप में सहेजें → "CSV UTF-8 (अल्पविराम द्वारा सीमांकित)।" चुनें। "CSV (अल्पविराम द्वारा सीमांकित)" से बचें जो आपकी सिस्टम की स्थानीय एन्कोडिंग का उपयोग करता है।

5. नकारात्मक राशि स्वरूपण

विभिन्न क्षेत्र नकारात्मक संख्याओं को अलग-अलग प्रारूपित करते हैं:

• -47.99 (मानक, यूएस)
• (47.99) (लेखांकन प्रारूप)
• -47,99 (यूरोपीय, अल्पविराम दशमलव)

अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर डैश प्रारूप (-47.99) की अपेक्षा करते हैं। कोष्ठक वाले नकारात्मक और अल्पविराम दशमलव आयात करने में विफल होंगे या टेक्स्ट के रूप में आयात होंगे।

समाधान: आयात करने से पहले -47.99 प्रारूप में अल्पविराम दशमलव के साथ मानकीकृत करें। यदि आपका बैंक यूरोपीय संख्या स्वरूपण का उपयोग करता है, तो आपको अल्पविराम और अवधियों को स्वैप करने की आवश्यकता हो सकती है।

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CSV बनाम अन्य बैंक स्टेटमेंट प्रारूप

CSV हमेशा सबसे अच्छा विकल्प नहीं होता है। यहाँ बताया गया है कि कब क्या उपयोग करना है:

प्रारूप	इसके लिए सर्वश्रेष्ठ	डुप्लिकेट पहचान का समर्थन करता है	मानकीकृत लेआउट
CSV	सार्वभौमिक संगतता, कस्टम वर्कफ़्लो, विश्लेषण	नहीं	नहीं
QBO	QuickBooks Desktop/Online आयात	हाँ (FITID)	हाँ
OFX	Xero, Sage, बहु-प्लेटफ़ॉर्म आयात	हाँ (FITID)	हाँ
QFX	Quicken आयात	हाँ (FITID)	हाँ
XLSX	विश्लेषण, रिपोर्टिंग, पिवट टेबल	नहीं	नहीं
QIF	लीगेसी Quicken, Money	नहीं	आंशिक रूप से

CSV का उपयोग कब करें: आपको अधिकतम लचीलापन चाहिए, आयात से पहले डेटा का निरीक्षण या संपादन करना चाहते हैं, या आपका सॉफ़्टवेयर केवल CSV स्वीकार करता है।

इसके बजाय QBO/OFX का उपयोग कब करें: आप QuickBooks या Xero में आयात कर रहे हैं और डुप्लिकेट पहचान चाहते हैं। QBO और OFX फ़ाइलों में लेन-देन आईडी (FITIDs) शामिल हैं जो एक ही लेन-देन को दो बार आयात होने से रोकते हैं। CSV में यह सुरक्षा नहीं है — एक ही फ़ाइल को दो बार आयात करें और आपको डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ मिलेंगी।

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बैंक स्टेटमेंट CSV के साथ काम करने के लिए सुझाव

पहले एक छोटी फ़ाइल से परीक्षण करें। 12 महीने के लेन-देन आयात करने से पहले, एक महीने का आयात करें। सत्यापित करें कि दिनांक, राशि और विवरण सही दिखते हैं। स्वरूपण समस्याओं को जल्दी पकड़ें।

प्रति खाता, प्रति माह एक CSV रखें। कई बैंक खातों को एक ही CSV में संयोजित न करें। अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर एक समय में एक खाता आयात करता है।

आयात करने से पहले CSV को Excel में न खोलें। Excel स्वचालित रूप से दिनांक और संख्याओं को फिर से स्वरूपित करता है जब आप एक CSV खोलते हैं। 01-03 जैसी दिनांक 1-Mar बन जाती है। यदि आपको फ़ाइल का निरीक्षण करने की आवश्यकता है, तो इसके बजाय एक टेक्स्ट एडिटर (नोटपैड, VS कोड) का उपयोग करें।

अपने कुल की पुष्टि करें। आयात के बाद, अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर में लेन-देन के योग की तुलना अपने बैंक स्टेटमेंट पर शुरुआती/अंतिम शेष से करें। यदि वे मेल नहीं खाते हैं, तो आपके पास गायब या डुप्लिकेट लेन-देन हैं।

यदि आवश्यक हो तो हेडर पंक्तियों को हटा दें। कुछ लेखांकन प्लेटफ़ॉर्म हेडर का स्वतः पता लगाते हैं, कुछ नहीं। यदि आपका आयात विफल हो जाता है, तो CSV से हेडर पंक्ति को हटाने का प्रयास करें।

बहु-मुद्रा मुद्दों पर ध्यान दें। यदि आपके पास एक ही स्टेटमेंट पर कई मुद्राओं में लेन-देन हैं, तो उन्हें आमतौर पर अलग-अलग CSV की आवश्यकता होती है — प्रति मुद्रा एक। अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर एक ही आयात में मिश्रित मुद्राओं को संभाल नहीं सकते हैं।

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अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

एक बैंक स्टेटमेंट CSV में किन कॉलम की आवश्यकता होती है?

न्यूनतम: दिनांक, विवरण, और राशि। कुछ प्लेटफ़ॉर्म शेष, श्रेणी, या अलग डेबिट/क्रेडिट कॉलम भी स्वीकार करते हैं। सटीक आवश्यकताओं के लिए अपने लेखांकन सॉफ़्टवेयर के आयात दस्तावेज़ की जाँच करें।

क्या मैं स्कैन किए गए बैंक स्टेटमेंट को CSV में बदल सकता हूँ?

हाँ, लेकिन सटीकता काफी कम हो जाती है। स्कैन किए गए स्टेटमेंट को छवियों से टेक्स्ट निकालने के लिए OCR (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) की आवश्यकता होती है, जो त्रुटियाँ पेश करता है — विशेष रूप से छोटे फ़ॉन्ट, खराब स्कैन गुणवत्ता, या हस्तलिखित प्रविष्टियों के साथ। डिजिटल PDF (आपके बैंक की वेबसाइट से डाउनलोड किए गए) 95-99% सटीकता के साथ परिवर्तित होते हैं। स्कैन किए गए PDF का औसत 80-90% होता है।

Excel मेरे CSV में दिनांक क्यों बदल देता है?

Excel स्वचालित रूप से डेटा प्रकारों की व्याख्या करता है। जब आप एक CSV खोलते हैं, तो Excel अनुमान लगाता है कि मान दिनांक, संख्याएँ या टेक्स्ट हैं — और यह अक्सर गलत अनुमान लगाता है। इसे रोकने के लिए, फ़ाइल पर डबल-क्लिक करने के बजाय Data → Get Data → From Text/CSV का उपयोग करके CSV आयात करें। यह आपको नियंत्रित करने देता है कि प्रत्येक कॉलम की व्याख्या कैसे की जाती है।

मुझे QuickBooks के लिए CSV या QBO का उपयोग करना चाहिए?

जब संभव हो QBO का उपयोग करें। QBO में लेन-देन आईडी (FITIDs) शामिल हैं जो डुप्लिकेट आयात को रोकते हैं — एक ही फ़ाइल को दो बार आयात करें और QuickBooks पहले से आयात किए गए लेन-देन को छोड़ देगा। CSV में यह सुरक्षा नहीं है। हालाँकि, CSV आपको आयात से पहले डेटा को संपादित करने के लिए अधिक लचीलापन देता है। विस्तृत चरणों के लिए QuickBooks में बैंक स्टेटमेंट आयात करने के बारे में हमारा गाइड देखें।

मैं अलग जमा और निकासी कॉलम वाले बैंक स्टेटमेंट को कैसे संभालूँ?

कुछ बैंक जमा और निकासी को एक ही हस्ताक्षरित राशि के बजाय अलग कॉलम में सूचीबद्ध करते हैं। अधिकांश लेखांकन सॉफ़्टवेयर के लिए, आपको उन्हें एक ही राशि कॉलम में मर्ज करने की आवश्यकता होती है जहाँ जमा सकारात्मक होते हैं और निकासी नकारात्मक होती है। Excel में: =IF(D2>0, D2, -E2) के साथ एक नया कॉलम बनाएँ जहाँ D जमा है और E निकासी है।

क्या मैं एक CSV में कई महीनों को जोड़ सकता हूँ?

हाँ, लेकिन डुप्लिकेट के बारे में सावधान रहें। महीने की सीमाओं पर लेन-देन कभी-कभी दो लगातार स्टेटमेंट पर दिखाई देते हैं। आयात करने से पहले डुप्लिकेट हटा दें। यह भी सत्यापित करें कि आपका लेखांकन सॉफ़्टवेयर बड़ी फ़ाइलों को संभाल सकता है — कुछ प्लेटफ़ॉर्म में CSV आयात के लिए पंक्ति सीमाएँ होती हैं।

CSV बैंक स्टेटमेंट के लिए सबसे अच्छा दिनांक प्रारूप क्या है?

ISO 8601 (YYYY-MM-DD) सबसे सुरक्षित है क्योंकि यह विश्व स्तर पर स्पष्ट है। यदि आपका लेखांकन सॉफ़्टवेयर इसे स्वीकार नहीं करता है, तो वह प्रारूप उपयोग करें जो आपके सॉफ़्टवेयर की क्षेत्रीय सेटिंग्स से मेल खाता हो — आमतौर पर यूएस-आधारित प्लेटफ़ॉर्म के लिए MM/DD/YYYY या यूके/ईयू/एयू प्लेटफ़ॉर्म के लिए DD/MM/YYYY।