نحوه وارد کردن صورتحسابهای بانکی در Xero
هر روشی برای وارد کردن دادههای صورتحساب بانکی به Xero — فیدهای بانکی، وارد کردن OFX و CSV، تبدیل PDF و رفع اشکال خطاهای رایج وارد کردن.
گام به گام: وارد کردن فایل به زرو
گام ۱: تبدیل PDF (در صورت نیاز)
اگر صورتحساب بانکی PDF دارید، آن را با استفاده از مبدل صورتحساب بانکی PDFSub تبدیل کنید. فرمت خروجی را OFX انتخاب کنید — این فرمت مورد علاقه زرو است و مرحله نگاشت ستون را کاملاً حذف میکند.
اگر بانک شما از قبل دانلود OFX، QFX یا CSV را ارائه میدهد، این مرحله را رد کنید.
گام ۲: بارگذاری در زرو
۱. روی حسابداری در منوی بالا و سپس حسابهای بانکی کلیک کنید. ۲. حساب بانکی مورد نظر را پیدا کرده و روی مدیریت حساب کلیک کنید. ۳. وارد کردن صورتحساب را انتخاب کنید. ۴. روی مرور کلیک کرده و فایل خود را انتخاب کنید. ۵. روی وارد کردن کلیک کنید.
گام ۳: نگاشت ستونها (فقط CSV)
اگر در حال وارد کردن CSV هستید، زرو صفحه نگاشت ستون را نشان میدهد:
۱. هر ستون را به یک فیلد زرو اختصاص دهید: تاریخ، مبلغ، گیرنده وجه، شرح، مرجع ۲. اگر فایل شما دارای سربرگ ستون است، "خط اول را وارد نکن" را علامت بزنید. ۳. تراکنشها را در سمت راست پیشنمایش کنید — بررسی کنید که تاریخها و مبالغ صحیح به نظر میرسند. ۴. روی ذخیره کلیک کنید.
فایلهای OFX، QFX و QBO این مرحله را کاملاً رد میکنند — ستونها به طور خودکار نگاشت میشوند.
گام ۴: بررسی و تطبیق
تراکنشهای وارد شده به عنوان خطوط صورتحساب تطبیقنشده ظاهر میشوند. برای هر تراکنش، زرو سه اقدام ارائه میدهد:
- تطبیق — پیوند به یک فاکتور، صورتحساب یا تراکنش موجود در زرو
- ایجاد — ایجاد یک ورودی جدید برای هزینه یا دریافت پول، با تخصیص کدهای حساب و نرخهای مالیات
- انتقال — ثبت به عنوان انتقال بین دو حساب بانکی زرو
نکته حرفهای: قوانین بانکی را برای خودکارسازی تراکنشهای تکراری تنظیم کنید. قوانین الگوهای گیرنده وجه یا شرح را مطابقت داده و کد حساب و نرخ مالیات را از پیش پر میکنند. این میتواند زمان تطبیق را ۳۰ تا ۵۰ درصد کاهش دهد.
گام ۵: تأیید مانده حساب
پس از تطبیق، مانده حساب بانکی زرو را با مانده صورتحساب بانکی واقعی خود مقایسه کنید. اگر مطابقت ندارند، از گزارش خلاصه تطبیق بانکی برای شناسایی مغایرتها استفاده کنید.
OFX در مقابل CSV: کدام فرمت برای زرو؟
اگر حق انتخاب دارید، همیشه از OFX استفاده کنید. دلیل آن این است:
| ویژگی | OFX/QFX/QBO | CSV |
|---|---|---|
| نگاشت ستون | خودکار | دستی (اولین وارد کردن) |
| تشخیص موارد تکراری | بله (مبتنی بر FITID) | خیر |
| فرمت تاریخ | در فایل جاسازی شده | باید با منطقه زرو مطابقت داشته باشد |
| فرمت مبلغ | ساختاریافته | باید یک ستون باشد، بدون نماد |
| فراداده حساب | شامل میشود | در دسترس نیست |
| سرعت وارد کردن | بارگذاری و اتمام | بارگذاری، نگاشت، تأیید |
| خطر خطا | کم | زیاد (مشکلات قالببندی) |
از CSV استفاده کنید زمانی که: بانک شما فقط CSV ارائه میدهد، نیاز به ویرایش تراکنشها قبل از وارد کردن دارید (حذف موارد تکراری، افزودن دستهبندیها)، یا میخواهید از فرمت CSV از پیش کدگذاری شده زرو برای دستهبندی خودکار استفاده کنید.
از OFX استفاده کنید زمانی که: گزینه آن را دارید. سادهتر، امنتر و سریعتر است.
قوانین قالببندی CSV برای زرو
اگر مجبور به استفاده از CSV هستید، در اینجا الزامات دقیق آورده شده است. یک فیلد اشتباه میتواند باعث شکست کل وارد کردن شود.
ستونهای الزامی
| ستون | الزامی | حداکثر طول | یادداشتها |
|---|---|---|---|
| تاریخ | بله | — | باید با منطقه سازمان زرو شما مطابقت داشته باشد |
| مبلغ | بله | — | یک ستون: مثبت = ورودی، منفی = خروجی |
| گیرنده وجه | خیر | ۲۵۵ کاراکتر | برای تطبیق مخاطب استفاده میشود |
| شرح | خیر | ۵۰۰ کاراکتر | جزئیات تراکنش |
| مرجع | خیر | ۲۵۵ کاراکتر | شماره چک، شناسهها |
فرمت تاریخ (وابسته به منطقه)
تاریخهای CSV شما باید با تنظیمات منطقهای سازمان زرو شما مطابقت داشته باشد:
- سازمانهای ایالات متحده:
MM/DD/YYYY - سازمانهای بریتانیا/استرالیا/نیوزیلند:
DD/MM/YYYY - جهانی (همیشه کار میکند):
YYYY-MM-DD
تنظیمات خود را بررسی کنید: تنظیمات > تنظیمات عمومی > منطقه.
سالهای دو رقمی (01/12/20) و نام ماههای متنی (01 Nov 2022) پذیرفته نمیشوند. تاریخهای آینده رد میشوند.
قوانین قالببندی مبلغ
- از یک ستون مبلغ استفاده کنید — مثبت برای ورود پول، منفی برای خروج پول
- بدون نماد ارز (
$,€,£) - بدون جداکننده هزارگان با کاما — از
1234.56استفاده کنید نه1,234.56 - جداکننده اعشار نقطه — از
47.99استفاده کنید نه47,99 - بدون مقادیر منفی در پرانتز — از
-47.99استفاده کنید نه(47.99) - بدون تراکنش با مبلغ صفر — زرو خطوط
$0.00را رد میکند
قوانین ساختاری
- هیچ ردیف خالی در هیچ جای فایل وجود نداشته باشد
- هیچ کامای انتهایی در انتهای خطوط وجود نداشته باشد
- هیچ ردیف پاورقی با مجموع یا مانده وجود نداشته باشد
- تعداد ستون ثابت در تمام ردیفها
- کدگذاری UTF-8 (برای کاراکترهای با لهجه مهم است)
- حداکثر ۱۰۰۰ تراکنش در هر فایل
اشتباه رایج: بسیاری از بانکها ستونهای جداگانه بدهکار و بستانکار صادر میکنند. زرو به یک ستون مبلغ نیاز دارد. شما باید قبل از وارد کردن آنها را ادغام کنید — واریزها مثبت، برداشتها منفی. PDFSub این کار را به طور خودکار انجام میدهد.
خطاهای رایج وارد کردن (و نحوه رفع آنها)
"فایل حاوی داده صورتحساب معتبر نیست"
علت: ردیفهای خالی، فضاهای انتهایی، یا کاراکترهای نامرئی در CSV. همچنین توسط فایلهای جدا شده با نقطه ویرگول (که هنگام ذخیره CSV توسط اکسل با منطقه اروپایی رایج است) فعال میشود.
رفع: فایل را در یک ویرایشگر متن (نه اکسل) باز کنید. خطوط خالی را حذف کنید. بررسی کنید که کاما — نه نقطه ویرگول — فیلدها را جدا میکند. به عنوان UTF-8 ذخیره کنید.
"فرمت تاریخ شناخته نشد"
علت: تاریخهای CSV شما با تنظیمات منطقهای سازمان زرو شما مطابقت ندارد. 01/03/2026 در فرمت ایالات متحده اول مارس و در فرمت بریتانیا سوم ژانویه است.
رفع: منطقه زرو خود را بررسی کنید (تنظیمات > تنظیمات عمومی) و تاریخها را برای مطابقت قالببندی کنید. یا از فرمت ISO (YYYY-MM-DD) استفاده کنید که در همه جا کار میکند.
تراکنشها با علائم اشتباه وارد میشوند (بدهکار به عنوان بستانکار)
علت: قرارداد علامت در CSV شما معکوس شده است. این اغلب در صورتحسابهای کارت اعتباری اتفاق میافتد، جایی که خریدها مثبت هستند (شما بیشتر بدهکار هستید) اما زرو آنها را به عنوان منفی (خروج پول) انتظار دارد.
رفع: ستون مبلغ را قبل از وارد کردن در اکسل در -۱ ضرب کنید. یا با PDFSub تبدیل کنید، که نوع صورتحساب را به طور خودکار تشخیص داده و قرارداد علامت صحیح را اعمال میکند.
تراکنشهای تکراری پس از وارد کردن
علت: شما فایلی را با تاریخهایی که از قبل در زرو از طریق فید بانکی یا وارد کردن قبلی وجود داشته، وارد کردهاید. زرو موارد تکراری را از وارد کردن CSV به طور خودکار حذف نمیکند.
رفع: از گزارش خطوط صورتحساب تکراری (گزارشها > همه گزارشها > خطوط صورتحساب تکراری) برای شناسایی و حذف موارد تکراری استفاده کنید. برای جلوگیری از این امر، قبل از وارد کردن، محدوده تاریخ تراکنشهای موجود را بررسی کنید.
"مبلغ باید عددی باشد"
علت: نمادهای ارز ($)، جداکنندههای هزارگان با کاما، یا منفیهای فرمت حسابداری در پرانتز در ستون مبلغ.
رفع: تمام قالببندیها را از ستون مبلغ حذف کنید. مقادیر باید اعداد ساده باشند: 47.99 یا -47.99.
چه زمانی به وارد کردن دستی نیاز دارید (فیدهای بانکی کافی نیستند)
فیدهای بانکی برای حسابداری روزمره عالی هستند، اما سناریوهای رایجی وجود دارد که وارد کردن دستی تنها گزینه است:
راهاندازی مشتری جدید. دفاتر مشتری برای ماهها (یا سالها) انجام نشده است. فیدهای بانکی معمولاً تا ۳۰ تا ۹۰ روز عقب میروند. شما به تاریخچه کامل از صورتحسابهای PDF نیاز دارید.
حسابهای بسته شده. یک حساب تجاری قدیمی که بسته شده است. هیچ فید بانکی امکانپذیر نیست — اتصال نیاز به یک حساب فعال دارد. اما صورتحسابهای PDF در بایگانی موجود هستند.
بانکهای بینالمللی. بانکهای خارج از ایالات متحده، بریتانیا و استرالیا/نیوزیلند که از شبکه فید بانکی زرو پشتیبانی نمیکنند. مشتری ماهانه صورتحسابهای PDF را برای شما ایمیل میکند.
شکافهای فید بانکی. فید مبتنی بر Yodlee به دلیل انقضای توکن MFA مشتری به مدت دو هفته قطع شد. اکنون باید تراکنشهای گمشده را از دانلود PDF بازیابی کنید.
نوشتن پایان سال. فصل مالیات. پشتهای از صورتحسابهای بانکی PDF روی میز شما. مشتری هرگز فید بانکی را راهاندازی نکرده است و شما باید تا آوریل ۱۲ ماه را در زرو داشته باشید.
مهاجرت از پلتفرم دیگر. انتقال از QuickBooks، Sage یا سیستم دیگر. دادههای بانکی تاریخی باید وارد زرو شوند و صادرات پلتفرم قدیمی ممکن است فقط به صورت CSV یا PDF در دسترس باشد.
برای همه این موارد، مبدل صورتحساب بانکی PDFSub صورتحسابهای PDF را به OFX یا CSV تبدیل میکند که زرو میتواند مستقیماً وارد کند. این نرمافزار با بیش از ۲۰,۰۰۰ فرمت بانکی در ۱۳۳ زبان کار میکند و فرآیندهای استخراج سطح ۱، PDFهای دیجیتال را در مرورگر شما بدون آپلود فایل پردازش میکنند.
سوالات متداول
آیا میتوانم صورتحسابهای بانکی قدیمیتر از ۹۰ روز را در زرو (Xero) وارد کنم؟
بله، از طریق وارد کردن دستی. فیدهای بانکی معمولاً ۳۰ تا ۹۰ روز گذشته را پوشش میدهند، اما شما میتوانید فایلهای CSV یا OFX را برای هر بازه زمانی آپلود کنید. صورتحسابهای PDF قدیمیتر را با استفاده از PDFSub تبدیل کرده و سپس فایل را وارد کنید.
بهترین فرمت فایل برای وارد کردن صورتحساب بانکی در زرو (Xero) کدام است؟
OFX بهترین فرمت برای زرو (Xero) است. این فرمت بدون نیاز به نگاشت ستونها به صورت خودکار وارد میشود، شامل شناسههای تراکنش برای تشخیص موارد تکراری است و خطاهای قالببندی را حذف میکند. CSV نیز کار میکند اما نیاز به نگاشت دستی ستونها و قالببندی دقیق دارد.
چرا زرو (Xero) فایل CSV من را رد میکند؟
رایجترین دلایل: تاریخها با تنظیمات منطقهای سازمان شما مطابقت ندارند، مقادیر شامل نمادهای ارز یا جداکنندههای کاما هستند، ردیفهای خالی در فایل وجود دارد، یا فایل به جای کاما از نقطه ویرگول استفاده میکند (اکسل اروپایی). برای بررسی و رفع این مشکلات، فایل را در یک ویرایشگر متن باز کنید.
آیا میتوانم صورتحسابهای بانکی بانکهای بینالمللی را در زرو (Xero) وارد کنم؟
بله. صورتحساب PDF را با استفاده از ابزاری مانند PDFSub (که از ۱۳۳ زبان و بیش از ۲۰,۰۰۰ بانک پشتیبانی میکند) به OFX یا CSV تبدیل کرده و سپس فایل را وارد کنید. اطمینان حاصل کنید که ارز تراکنشهای وارد شده با تنظیمات ارز حساب بانکی در زرو (Xero) مطابقت دارد.
چگونه از تراکنشهای تکراری هنگام وارد کردن جلوگیری کنم؟
به جای CSV، از فرمت OFX استفاده کنید. فایلهای OFX شامل شناسههای تراکنش منحصربهفرد (FITID) هستند که زرو (Xero) از آنها برای تشخیص موارد تکراری استفاده میکند. برای وارد کردن CSV، ابتدا محدوده تاریخ تراکنشهای موجود را بررسی کرده و از دورههای همپوشان خودداری کنید. پس از وارد کردن، گزارش خطوط صورتحساب تکراری را اجرا کنید تا موارد تکراری احتمالی را شناسایی کنید.
آیا زرو (Xero) از ستونهای جداگانه بدهکار و بستانکار در CSV پشتیبانی میکند؟
خیر. زرو (Xero) به یک ستون مقدار واحد نیاز دارد که در آن مقادیر مثبت نشاندهنده ورود پول و مقادیر منفی نشاندهنده خروج پول است. اگر بانک شما ستونهای جداگانه ارائه میدهد، باید قبل از وارد کردن آنها را ادغام کنید. PDFSub این کار را به طور خودکار انجام میدهد — طرحبندی صورتحساب را تشخیص داده و یک ستون مقدار امضا شده واحد را خروجی میدهد.
آیا میتوانم وارد کردن صورتحساب بانکی را در زرو (Xero) لغو کنم؟
بله. به بخش حسابداری > حسابهای بانکی بروید، روی حساب کلیک کرده و سپس به تب صورتحسابهای بانکی بروید. صورتحساب وارد شده را انتخاب کرده و روی حذف کلیک کنید. این کار تمام خطوط صورتحساب وارد شده را حذف میکند (اما تراکنشهای تسویه شده را حذف نمیکند — آن ها باید ابتدا تسویه زدایی شوند).
PDFSub را به مدت ۷ روز رایگان امتحان کنید — دسترسی کامل به مبدل صورتحساب بانکی و بیش از ۷۷ ابزار PDF دیگر. هر زمان که خواستید لغو کنید.