PDFa Excelera nola bihurtu: Benetan funtzionatzen duten metodoak

Datuak PDF batean harrapatuta dituzu eta Excelen behar dituzu. Agian finantza-txosten bat da, faktura bat edo produktu-datuen taula bat. Arazoa? PDFak ez daude editatzeko diseinatuta; nonahi berdin ikusteko diseinatuta daude.

Hona hemen datu horiek nola eraman ditzakezun lan egin dezakezun kalkulu-orri batera.

Zergatik den zaila PDFa Excelera bihurtzea

PDFek eta Excel kalkulu-orriek helburu guztiz desberdinak dituzte. PDF batek ikusizko diseinua gordetzen du; funtsean, inprimatze digital bat da. Excel-ek datuak errenkada eta zutabeetan antolatzen ditu, kalkuluak eta analisiak egiteko.

Erronka? PDFek ez dute egitura-informaziorik, HTML taulek duten bezala. Ez dago <table>, <tr> edo <td> etiketarik softwareari errenkadak eta zutabeak non hasten eta amaitzen diren esateko. Bihurtzaileak ikusizko kokapenean oinarrituta asmatu behar du.

Funtsezko desoreka horregatik sortzen dira emaitza nahasiak zuzeneko bihurketetan: zutabeak batu egiten dira, zenbakiak testu gisa agertzen dira eta formatua erotu egiten da.

1. metodoa: Microsoft Excelen barne-tresna

Excel 2019 edo berriagoa baduzu (Microsoft 365 barne), PDF datuak zuzenean inporta ditzakezu Power Query erabiliz.

Nola egin

1. Ireki Excel eta joan hona: Datuak → Lortu datuak → Fitxategitik → PDFtik
2. Hautatu zure PDF fitxategia
3. Power Query-k erabilgarri dauden taulak erakutsiko ditu; aukeratu behar duzuna
4. Egin klik Transformatu datuak aukeran inportazioa garbitzeko, edo Kargatu zuzenean kalkulu-orrira eramateko

Abantailak eta desabantailak

Ondo funtzionatzen du honetarako: Taula sinpleak dituzten PDF garbi eta ondo egituratuak

Zailtasunak ditu honekin: Diseinu konplexuak, batutako gelaxkak, orrialde anitzeko taulak

Oharra: Ezaugarri hau ez dago erabilgarri Excelen Mac bertsioetan.

2. metodoa: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat-ek (ordainpeko bertsioa, ez Reader soilik) PDFak zuzenean Excel formatura esporta ditzake.

Nola egin

1. Ireki zure PDFa Acrobat-en
2. Joan hona: Fitxategia → Esportatu hona → Kalkulu-orria → Microsoft Excel lan-koadernoa
3. Aukeratu non gorde

Adobek doako lineako bihurtzaile bat ere eskaintzen du, erabilera mugatuarekin.

Abantailak eta desabantailak

Ondo funtzionatzen du honetarako: Adobe tresnekin sortutako PDFak, dokumentu natiboak (ez eskaneatuak)

Zailtasunak ditu honekin: Eskaneatutako dokumentuak, formatu konplexuak

3. metodoa: Lineako bihurtzaileak

Doako lineako hainbat tresnak PDFa Excelera bihurtzen dute softwarea instalatu beharrik gabe.

Aukera ezagunak

Tresna	Onena honetarako	Mugak
Smallpdf	Bihurketa azkarrak	Eguneroko mugak doako bertsioan
iLovePDF	Multzoka prozesatzea	Fitxategi-tamainaren mugak
PDF2Go	Taula sinpleak	Diseinu konplexuekin arazoak izan ditzake

Pribatutasunari buruzko oharra

Lineako bihurtzaileak erabiltzean, zure fitxategia haien zerbitzarietara igotzen da. Finantza-datu sentikorretarako, erabili lineaz kanpoko metodoak edo fitxategiak zure nabigatzailean lokalean prozesatzen dituzten tresnak.

4. metodoa: Kopiatu eta itsatsi (Eskuz)

Batzuetan, ikuspegirik errazena da onena, batez ere datu kopuru txikietarako.

Nola egin

1. Ireki PDFa eta hautatu taula saguarekin
2. Kopiatu (Ctrl+C edo Cmd+C)
3. Itsatsi Excelen (Ctrl+V edo Cmd+V)
4. Erabili Datuak → Testua zutabeetan formatu-arazoak konpontzeko

Noiz den erabilgarria

Metodo hau onena da orrialde bakarreko taula sinpleetarako, non erauzketa azkar bat besterik ez duzun behar. Prest egon emaitzak garbitzen denbora pixka bat pasatzeko.

Arazo arruntak eta nola konpondu

Zenbakiak testu gisa inportatuta

Excelek zure zenbakiak testu-kate gisa trata ditzake, eta horrek kalkuluak apurtzen ditu.

Konponbidea: Hautatu zutabea, joan hona: Datuak → Testua zutabeetan, egin klik Amaitu botoian. Edo biderkatu gelaxkak 1ez bihurketa behartzeko.

Zutabeak batuta

Zutabe bat baino gehiagotako datuak gelaxka bakar batean amaitzen dira.

Konponbidea: Erabili Testua zutabeetan mugatzaile batekin (espazioa, koma edo zabalera finkoa) datuak bereizteko.

Falta diren datuak

Edukiren bat ez da agertzen bihurketan.

Konponbidea: Probatu beste bihurtzaile bat; bakoitzak modu desberdinean kudeatzen ditu diseinuak. Eskaneatutako PDFetarako, OCR (karaktereen ezagutza optikoa) gaitasuna behar duzu.

Formatua galdu da

Koloreak, letra-tipoak eta gelaxken ertzak desagertu egiten dira.

Konponbidea: Bihurtzaile gehienak datuetan zentratzen dira, ez ikusizko formatuan. Formatua eskuz aplikatu beharko duzu berriro Excelen.

Emaitza hobeak lortzeko aholkuak

Erabili PDF natiboak ahal denean

Digitalki sortutako PDFak (Word, Excel edo kontabilitate-software batetik) askoz hobeto bihurtzen dira eskaneatutako paperezko dokumentuak baino. Aukera baduzu, eskatu bertsio digitalak.

Egiaztatu OCR gaitasuna

Zure PDFa eskaneatutako irudi bat bada, OCR duen bihurtzaile bat behar duzu. Bilatu ezaugarri hori berariaz; Smallpdf eta Adobe Acrobat tresnek eskaintzen dute.

Egiaztatu beti emaitza

Bihurtzaile bat bera ere ez da perfektua. Bihurtu ondoren:

• Egiaztatu errenkada eta zutabe kopurua jatorrizkoarekin bat datorrela
• Egiaztatu zenbaki batzuk iturriarekin alderatuta
• Bilatu batutako edo falta diren datuak

Honek minutu bat hartzen du eta orduak aurrezten ditu gero arazoak konpontzen.

Kontuan hartu dokumentu mota

PDF mota bakoitzak ikuspegi desberdin bat behar du:

Dokumentu mota	Metodorik onena
Banku-laburpenak	Finantza-bihurtzaile espezializatuak
Fakturak	Adobe Acrobat edo lineako tresnak
Datu-txostenak	Power Query (Excelen barnekoa)
Eskaneatutako dokumentuak	OCR gaitasuna duten tresnak

Bihurketa nahikoa ez denean

Batzuetan, bihurtzaile batek ere ezin ditu zure datuak garbi erauzi. Hau normalean kasu hauetan gertatzen da:

• Diseinu handiko dokumentuak, diseinu konplexuekin
• Zutabe anitzetan datu inkonsistenteak dituzten PDFak
• Irudi-kalitate txarreko eskaneatutako dokumentuak
• Pasahitz bidez babestutako fitxategiak (kendu babesa lehenik)

Kasu horietan, datuak eskuz sartzea edo zure dokumentu mota zehatzerako diseinatutako software espezializatua izan daiteke aukera fidagarri bakarra.

Maiz egiten diren galderak

Bihur dezaket pasahitz bidez babestutako PDF bat Excelera?

Pasahitz bidezko babesa kendu beharko duzu lehenik. Pasahitza baldin badakizu, ireki PDFa Adobe Reader bezalako ikusgailu batean, inprimatu PDF gisa babesik gabe, eta ondoren bihurtu. Pasahitza ez baduzu, jarri harremanetan dokumentua sortu duenarekin.

Zergatik agertzen dira nire zenbakiak testu gisa Excelen?

PDFek ez dituzte zenbakiak eta testuak bereizten; orrialde bateko karaktereak besterik ez dira. Excelek datu horiek inportatzean, baliteke testu-formatua lehenestea. Erabili Datuak → Testua zutabeetan edo biderkatu 1ez bihurtzeko.

Zein metodok ematen ditu emaitzarik zehatzenak?

Zure dokumentuaren araberakoa da. Taula sinpleak dituzten PDF natiboetarako, Excelen Power Query-k ondo funtzionatzen du. Dokumentu konplexuetarako, Adobe Acrobat edo bihurtzaile espezializatuek hobeto funtzionatu ohi dute. Jakiteko modu bakarra zure fitxategi zehatzarekin probatzea da.

Bihur ditzaket hainbat PDF aldi berean?

Bai, baina metodoak aldatu egiten dira. iLovePDF bezalako lineako tresna batzuek multzoka bihurtzea onartzen dute. Power Query-k ere fitxategi anitz inporta ditzake konfigurazio batzuekin. Multzoka prozesatzeko ohiko lanetarako, Adobe Acrobat Pro bezalako mahaigaineko softwarea da eraginkorrena.

Ba al dago PDFa Excelera bihurtzea automatizatzeko modurik?

Power Query konexioak automatikoki egunera daitezke iturburuko PDFa eguneratzen denean. Automatizazio aurreratuago baterako, Python bezalako programazio-tresnek, Tabula edo Camelot bezalako liburutegiekin, PDFak programatikoki prozesatu ditzakete.

Laburpena

PDFa Excelera bihurtzea ez da beti erraza, baina aukerak dituzu:

• Excel Power Query taula sinple eta ondo egituratuetarako
• Adobe Acrobat PDF natiboetan emaitza fidagarriak lortzeko
• Lineako bihurtzaileak noizbehinkako behar azkarretarako
• Eskuz kopiatu eta itsatsi erauzketa txiki eta sinpleetarako

Gakoa zure metodoa dokumentu motarekin bat etortzea da, eta bihurtutako datuetan konfiantza izan aurretik emaitzak beti egiaztatzea.