Jak převést PDF do Excelu: Metody, které skutečně fungují

Máte data uzamčená v PDF a potřebujete je v Excelu. Může jít o finanční zprávu, fakturu nebo tabulku s produktovými daty. Problém? PDF nejsou navrženy pro úpravy – jsou navrženy tak, aby vypadaly stejně všude.

Zde je návod, jak tato data skutečně dostat do tabulky, se kterou můžete pracovat.

Proč je převod PDF do Excelu složitý

PDF a tabulky Excelu slouží zcela odlišným účelům. PDF zachovává vizuální rozložení – je to v podstatě digitální výtisk. Excel organizuje data do řádků a sloupců pro výpočty a analýzy.

Výzva? PDF neobsahují strukturální informace jako HTML tabulky. Neexistují žádné značky <table>, <tr> nebo <td>, které by softwaru říkaly, kde začínají a končí řádky a sloupce. Převaděč musí hádat na základě vizuálního umístění.

Tato zásadní neslučitelnost je důvodem, proč přímý převod často přináší nepořádné výsledky: sloupce se sloučí, čísla se stanou textem a formátování se pokazí.

Metoda 1: Vestavěný import v Microsoft Excelu

Pokud máte Excel 2019 nebo novější (včetně Microsoft 365), můžete importovat data z PDF přímo pomocí Power Query.

Jak na to

1. Otevřete Excel a přejděte na Data → Získat data → Z souboru → Z PDF
2. Vyberte svůj soubor PDF
3. Power Query zobrazí dostupné tabulky – vyberte tu, kterou potřebujete
4. Klikněte na Transformovat data pro úpravu importu, nebo Načíst pro přímé načtení do vaší tabulky

Výhody a nevýhody

Funguje dobře pro: Čistá, dobře strukturovaná PDF s jednoduchými tabulkami

Má problémy s: Složitými rozloženími, sloučenými buňkami, vícestránkovými tabulkami

Poznámka: Tato funkce není dostupná ve verzích Excelu pro Mac.

Metoda 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (placená verze, nejen Reader) dokáže exportovat PDF přímo do formátu Excel.

Jak na to

1. Otevřete svůj PDF v Acrobatu
2. Přejděte na Soubor → Exportovat do → Tabulka → Sešit Microsoft Excel
3. Vyberte umístění pro uložení

Adobe také nabízí bezplatný online převaděč s omezeným využitím.

Výhody a nevýhody

Funguje dobře pro: PDF vytvořená pomocí nástrojů Adobe, nativní (ne naskenované) dokumenty

Má problémy s: Naskenovanými dokumenty, složitým formátováním

Metoda 3: Online převaděče

Několik bezplatných online nástrojů převede PDF do Excelu bez nutnosti instalace softwaru.

Populární možnosti

Nástroj	Nejlepší pro	Omezení
Smallpdf	Rychlé převody	Denní limity na bezplatné úrovni
iLovePDF	Dávkové zpracování	Limity velikosti souboru
PDF2Go	Jednoduché tabulky	Může mít problémy se složitými rozloženími

Zvážení soukromí

Při používání online převaděčů se váš soubor nahraje na jejich servery. Pro citlivá finanční data zvažte offline metody nebo nástroje, které zpracovávají soubory lokálně ve vašem prohlížeči.

Metoda 4: Kopírovat a vložit (manuálně)

Někdy funguje nejjednodušší přístup – zejména pro malé množství dat.

Jak na to

1. Otevřete PDF a vyberte tabulku myší
2. Zkopírujte (Ctrl+C nebo Cmd+C)
3. Vložte do Excelu (Ctrl+V nebo Cmd+V)
4. Použijte Data → Text do sloupců k opravě problémů s formátováním

Kdy to funguje

Tato metoda je nejlepší pro jednoduché, jednostránkové tabulky, kde potřebujete pouze rychlý výpis. Očekávejte, že strávíte čas úpravou výsledků.

Běžné problémy a jejich řešení

Čísla importovaná jako text

Excel může považovat vaše čísla za textové řetězce, což narušuje výpočty.

Oprava: Vyberte sloupec, přejděte na Data → Text do sloupců, klikněte na Dokončit. Nebo vynásobte buňky číslem 1, abyste vynutili převod.

Sloupce sloučené dohromady

Data z více sloupců se objeví v jedné buňce.

Oprava: Použijte Text do sloupců s oddělovačem (mezera, čárka nebo pevná šířka) k rozdělení dat.

Chybějící data

Některý obsah se v převodu neobjeví.

Oprava: Zkuste jiný převaděč – každý zpracovává rozložení jinak. Pro naskenovaná PDF potřebujete schopnost OCR (optické rozpoznávání znaků).

Ztracené formátování

Barvy, písma a ohraničení buněk zmizí.

Oprava: Většina převaděčů se zaměřuje na data, nikoli na vizuální formátování. Formátování budete muset znovu aplikovat ručně v Excelu.

Tipy pro lepší výsledky převodu

Používejte nativní PDF, pokud je to možné

PDF vytvořená digitálně (z Wordu, Excelu nebo účetního softwaru) se převádí mnohem lépe než naskenované papírové dokumenty. Pokud máte možnost, vyžádejte si digitální verze.

Zkontrolujte schopnost OCR

Pokud je vaše PDF naskenovaný obrázek, potřebujete převaděč s OCR. Hledejte tuto funkci konkrétně – Smallpdf a Adobe Acrobat ji obě nabízejí.

Vždy ověřte výstup

Žádný převaděč není dokonalý. Po převodu:

• Zkontrolujte, zda počet řádků a sloupců odpovídá originálu
• Ověřte několik čísel oproti zdroji
• Hledejte sloučená nebo chybějící data

To zabere minutu a ušetří hodiny řešení problémů později.

Zvažte typ dokumentu

Různé typy PDF vyžadují různé přístupy:

Typ dokumentu	Nejlepší metoda
Bankovní výpisy	Specializované finanční převaděče
Faktury	Adobe Acrobat nebo online nástroje
Datové zprávy	Power Query (vestavěný v Excelu)
Naskenované dokumenty	Nástroje s podporou OCR

Kdy převod nestačí

Někdy žádný převaděč nedokáže vaše data čistě extrahovat. To se obvykle stává u:

• Vysoce navržených dokumentů se složitým rozložením
• PDF s daty, která se nekonzistentně táhnou přes více sloupců
• Naskenovaných dokumentů se špatnou kvalitou obrazu
• Souborů chráněných heslem (nejprve odstraňte ochranu)

V těchto případech může být manuální zadávání nebo specializovaný software navržený pro váš konkrétní typ dokumentu jedinou spolehlivou možností.

Často kladené otázky

Mohu převést PDF chráněné heslem do Excelu?

Nejprve musíte odstranit ochranu heslem. Pokud znáte heslo, otevřete PDF ve prohlížeči jako Adobe Reader, vytiskněte do PDF bez ochrany a poté proveďte převod. Pokud heslo nemáte, kontaktujte toho, kdo dokument vytvořil.

Proč se moje čísla v Excelu zobrazují jako text?

PDF nerozlišují mezi čísly a textem – vše jsou to jen znaky na stránce. Když Excel tato data importuje, může ve výchozím nastavení použít formátování textu. Použijte Data → Text do sloupců nebo vynásobte buňky číslem 1 pro převod.

Která metoda poskytuje nejpřesnější výsledky?

Záleží na vašem dokumentu. Pro nativní PDF s jednoduchými tabulkami často dobře funguje Power Query v Excelu. Pro složité dokumenty mají Adobe Acrobat nebo specializované převaděče tendenci fungovat lépe. Jediný způsob, jak to zjistit, je vyzkoušet váš konkrétní soubor.

Mohu převést více PDF najednou?

Ano, ale metody se liší. Některé online nástroje jako iLovePDF podporují dávkové převody. Power Query může také importovat více souborů s určitým nastavením. Pro pravidelné dávkové zpracování je nejefektivnější desktopový software jako Adobe Acrobat Pro.

Existuje způsob, jak automatizovat převod PDF do Excelu?

Připojení Power Query lze automaticky obnovit, když se zdrojové PDF aktualizuje. Pro pokročilejší automatizaci mohou nástroje pro programování, jako je Python s knihovnami jako Tabula nebo Camelot, zpracovávat PDF programově.

Shrnutí

Převod PDF do Excelu není vždy jednoduchý, ale máte možnosti:

• Excel Power Query pro jednoduché, dobře strukturované tabulky
• Adobe Acrobat pro spolehlivé výsledky na nativních PDF
• Online převaděče pro rychlé, příležitostné potřeby
• Manuální kopírování a vkládání pro malé, jednoduché výpisy

Klíčem je sladit metodu s typem vašeho dokumentu – a vždy ověřit výsledky předtím, než se na převedená data spolehnete.