Как да конвертирате Excel в PDF онлайн
Трябва да споделите електронна таблица като PDF? Ето как да конвертирате Excel в PDF - запазвайки таблици, форматиране и оформление за печат.
Създали сте електронна таблица. Числата са правилни, форматирането изглежда изрядно. След това изпращате файла .xlsx и получателят вижда бъркотия - колони, които липсват, диаграми, които са разместени, липсващо условно форматиране.
Електронните таблици са най-лошият тип файл за директно споделяне. Всяка версия на Excel и резолюция на екрана на получателя може да промени начина, по който документът се показва. Конвертирането в PDF заключва оформлението на място.
Ето как да конвертирате Excel в PDF, като запазите таблиците непокътнати и без колони, които излизат извън страницата.
Защо да конвертирате Excel в PDF?
Последователно оформление. Електронна таблица, която изглежда перфектно на вашия 27-инчов монитор, може да бъде нечетлива на лаптоп. PDF файловете определят точни размери на страницата и ширини на колоните.
Предотвратяване на редакции. Когато споделяте електронна таблица, получателят може да променя формули или да изтрива редове. PDF файлът е заключен моментен кадър.
Професионално споделяне. Финансови отчети, фактури и обобщения на бюджета изглеждат по-полирани като PDF файлове. Повечето заинтересовани страни очакват PDF за официални документи.
Готов за печат. PDF файлът гарантира, че документът се отпечатва както е предвидено - без отрязани колони или празни страници.
Метод 1: PDFSub (Онлайн)
- Отидете на конвертора на PDFSub от Excel в PDF
- Качете вашия
.xlsили.xlsxфайл - Файлът се обработва на сървъра от PDFSub Engine в сигурна, изолирана среда
- Изтеглете вашия конвертиран PDF
PDFSub обработва работни книги с множество листове, диаграми, условно форматиране и обединени клетки. Работи от всяко устройство.
Метод 2: Microsoft Excel (Десктоп)
На Windows: Кликнете Файл > Запиши като, изберете PDF, кликнете Опции, за да изберете кои листове да бъдат включени (Активен лист, Цяла работна книга или Избор), след което Запиши.
На Mac: Кликнете Файл > Запиши като, изберете PDF от падащото меню за формат, след което Запиши.
Важно: Excel конвертира само областта за печат. Широките електронни таблици се разделят на страници или се отрязват. Настройте оформлението за печат първо.
Метод 3: Google Sheets
- Кликнете Файл > Изтегляне > PDF документ (.pdf)
- Регулирайте размера на хартията, ориентацията, полетата и мащаба в диалоговия прозорец
- Кликнете Експортиране
Google Sheets предоставя добро управление на оформлението, но не поддържа всички функции за форматиране на Excel.
Решаване на проблема с оформлението за печат
Най-голямото предизвикателство не е конвертирането - а това как да накарате широките електронни таблици да се поберат на страница.
Задайте областта за печат. Изберете клетките, които искате, отидете на Оформление на страницата > Област за печат > Задай област за печат. Без това Excel включва всяка клетка с данни.
Изберете правилната ориентация. Портретна за тесни електронни таблици (6-8 колони). Пейзажна за по-широки.
Мащабиране до побиране. Отидете на Оформление на страницата > Мащабиране до побиране, задайте Ширина на 1 страница, Височина на Автоматично. Бъдете внимателни - много широките таблици могат да станат нечетливи при намаляване на мащаба.
Повтаряне на заглавни редове. За дълги електронни таблици използвайте Оформление на страницата > Заглавия за печат и задайте редове, които да се повтарят в горната част. Без това втората страница няма етикети на колоните.
Контролиране на прекъсванията на страниците. Използвайте Изглед > Преглед на прекъсванията на страниците и плъзнете сините линии, за да контролирате къде се разделят страниците.
Диаграми, формули и работни книги с множество листове
Диаграмите се конвертират добре - те се изобразяват като векторни графики и остават остри. Интерактивните елементи (филтри, селектори) се изравняват до текущото им състояние.
Формулите не се запазват. PDF файлът съдържа изчислените стойности, а не формулите. Това обикновено е желаното.
Работни книги с множество листове могат да бъдат експортирани като един PDF файл, като всеки лист е секция. В Excel използвайте Опции > Цяла работна книга при записване. Проверете оформлението за печат на всеки лист поотделно - те могат да имат различни ориентации.
Често задавани въпроси
Мога ли да конвертирам Excel в PDF без инсталиран Excel?
Да. Конверторът на PDFSub от Excel в PDF обработва конвертирането на сървъра. Качете файла си от всяко устройство с браузър. Google Sheets също може да експортира в PDF, ако първо качите файла в Google Drive.
Защо колоните ми се отрязват?
Електронната ви таблица е по-широка от страницата. Превключете на пейзажна ориентация, задайте област за печат само за необходимите колони или мащабирайте до побиране (Оформление на страницата > Мащабиране до побиране > Ширина: 1 страница).
PDF запазва ли формулите?
Не. PDF файловете съдържат изчислените стойности, а не формулите. Клетка, показваща $1,250.00 от формула SUM, се появява като статичен текст $1,250.00.
Как да конвертирам само един лист от работна книга с множество листове?
Уверете се, че само желаният таб на листа е избран преди експортиране. В диалоговия прозорец Запиши като проверете дали е избрано "Активен лист", вместо "Цяла работна книга."
Мога ли да конвертирам големи Excel файлове (50MB+)?
Да, въпреки че големите файлове отнемат повече време. Основният проблем е оформлението - електронна таблица с 10 000 реда създава много дълъг PDF. Помислете за филтриране или задаване на област за печат, която включва само това, което ви е необходимо.
Електронните таблици са за работа с данни. PDF файловете са за споделянето им. Правилното настройване на оформлението за печат означава, че вашите таблици и диаграми пристигат точно както са предвидени.