ไฟล์ QBO คืออะไร? คู่มือสำหรับนักบัญชีที่คุณควรรู้ไว้ใช้งานจริงใน QuickBooks
ปัญหาทั่วไปของ QBO และวิธีแก้ไข
ไฟล์ QBO มีความน่าเชื่อถือ แต่ก็มีปัญหาที่เกิดขึ้นเป็นประจำ นี่คือสิ่งที่คุณควรระวัง
"ไม่สามารถยืนยันสถาบันการเงินได้" แท็ก INTU.BID ในไฟล์ไม่ตรงกับธนาคารที่รู้จักในไดเรกทอรีของ Intuit นี่เป็นเพียงรูปลักษณ์ภายนอก --- มันส่งผลต่อโลโก้ธนาคารที่แสดงระหว่างการนำเข้า แต่ไม่ขัดขวางการนำเข้าธุรกรรม ยอมรับข้อความแจ้งและดำเนินการต่อ
FITID ซ้ำกันทำให้ธุรกรรมถูกข้าม หากธุรกรรมสองรายการในไฟล์เดียวกันมี FITID เดียวกัน QuickBooks จะนำเข้าเฉพาะรายการแรกและข้ามรายการที่สองไปโดยไม่มีการแจ้งเตือน สิ่งนี้จะเกิดขึ้นหากคุณนำเข้าไฟล์ที่มี FITID ที่ QuickBooks เคยเห็นจากการนำเข้าก่อนหน้านี้แล้ว FITID ทุกรายการต้องไม่ซ้ำกันภายในบัญชีที่กำหนด และเมื่อเห็นแล้ว จะถูกบันทึกถาวร
ข้อผิดพลาดในการเข้ารหัสและอักขระที่อ่านไม่ออก อักขระที่ไม่ใช่ ASCII ในชื่อผู้รับเงินหรือบันทึก --- ตัวอักษรที่มีเครื่องหมายเสริม, เครื่องหมายและ (&), วงเล็บมุม (< >) --- สามารถทำให้ตัวแยกวิเคราะห์ SGML เสียหายได้ เครื่องหมายและ (&) ต้องเข้ารหัสเป็น & และวงเล็บมุมต้องหลีกเลี่ยง ตัวแปลงที่สร้างขึ้นอย่างดีจะจัดการสิ่งนี้โดยอัตโนมัติ
ข้อผิดพลาด "ไม่สามารถอ่านไฟล์ได้" โดยทั่วไปเกิดจาก SGML ที่มีรูปแบบไม่ถูกต้อง --- แท็กปิดที่ขาดหายไป, บรรทัดใหม่พิเศษภายในค่าแท็ก, หรือส่วนหัวที่ไม่ตรงกับรูปแบบของเนื้อหา เปิดไฟล์ในโปรแกรมแก้ไขข้อความและตรวจสอบปัญหาโครงสร้าง เวอร์ชันส่วนหัว (VERSION:102) ต้องตรงกับเวอร์ชัน OFX ของเนื้อหา
ความเข้ากันได้ของเวอร์ชัน QuickBooks เวอร์ชัน QuickBooks Desktop ที่เก่ากว่าสามปีจะสูญเสียฟังก์ชัน Web Connect หากลูกค้าของคุณใช้ QuickBooks Desktop 2022 พวกเขาอาจไม่สามารถนำเข้าไฟล์ QBO ได้เลย วิธีแก้ไขคือการอัปเกรด QuickBooks หรือเปลี่ยนไปใช้ QuickBooks Online
บัตรเครดิตนำเข้าเป็นบัญชีธนาคาร หากรายการใบแจ้งยอดบัตรเครดิตถูกห่อหุ้มด้วยแท็ก BANKMSGSRSV1 แทนที่จะเป็น CREDITCARDMSGSRSV1 QuickBooks จะสร้างบัญชีเป็นบัญชีธนาคารแทนที่จะเป็นบัตรเครดิต ไฟล์ QBO ต้องการตัวห่อหุ้มข้อความที่ถูกต้องสำหรับประเภทบัญชี
QBO vs. QFX vs. OFX: ความแตกต่างคืออะไร?
สามรูปแบบนี้ทำให้เกิดความสับสนอย่างต่อเนื่องเพราะแทบจะเหมือนกันภายใต้โครงสร้างพื้นฐาน
| รูปแบบ | นามสกุล | พื้นฐาน | ซอฟต์แวร์เป้าหมาย | ความแตกต่างที่สำคัญ |
|---|---|---|---|---|
| OFX | .ofx |
มาตรฐาน Open Financial Exchange | สากล --- Xero, Wave, GnuCash, ฯลฯ | มาตรฐานเปิด ไม่มีแท็กเฉพาะของผู้จำหน่าย |
| QBO | .qbo |
OFX + ข้อมูลเมตาของ Intuit | QuickBooks | เพิ่ม INTU.BID สำหรับการระบุธนาคารใน QuickBooks |
| QFX | .qfx |
OFX + ข้อมูลเมตาของ Intuit | Quicken | เหมือนกับ QBO แต่มีไว้สำหรับ Quicken แทน QuickBooks |
โครงสร้างธุรกรรมพื้นฐานเหมือนกันทุกประการ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ .ofx เป็น .qbo และ QuickBooks ส่วนใหญ่จะอ่านได้ แท็ก INTU.BID เป็นส่วนเสริมที่มีความหมายเพียงอย่างเดียวของ Intuit --- มันควบคุมโลโก้ธนาคารที่แสดงระหว่างการนำเข้า
ในทางปฏิบัติ: ใช้ .qbo สำหรับ QuickBooks, .qfx สำหรับ Quicken และ .ofx สำหรับแพลตฟอร์มบัญชีอื่นๆ เช่น Xero หรือ Wave ข้อมูลธุรกรรมภายในเหมือนกัน