എച്ച്‌ആർ (HR) ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ള PDF ടൂളുകൾ: ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖകളും ജീവനക്കാരുടെ ഫോമുകളും

ഇത് തിങ്കളാഴ്ച രാവിലെയാണ്. ഇന്ന് മൂന്ന് പുതിയ ജീവനക്കാർ ജോലിക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നു. ഓരോരുത്തരും W-4, I-9, നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപത്തിനുള്ള അംഗീകാരം, ആനുകൂല്യങ്ങൾക്കുള്ള എൻറോൾമെന്റ് ഫോം, രഹസ്യസ്വഭാവ ഉടമ്പടി, ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തകത്തെക്കുറിച്ചുള്ള രേഖപ്പെടുത്തൽ, അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോം, രണ്ട് കമ്പനി നയങ്ങളിലെ ഒപ്പുകൾ എന്നിവ പൂർത്തിയാക്കണം. ഉച്ചഭക്ഷണത്തിന് മുമ്പ് ഒരാൾക്ക് ഒമ്പത് രേഖകൾ - ആകെ 27 രേഖകൾ.

ഈ വർഷത്തെ ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനെയും ഇത് ഗുണിക്കുക. 200 ജീവനക്കാരുള്ള ഒരു കമ്പനിയിൽ 15% വാർഷിക വിറ്റുവരവ് ഉണ്ടായാൽ 30 പുതിയ ആളുകൾ വരും. ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും 10-15 ഫോമുകൾ എന്ന കണക്കിൽ, ഓൺബോർഡിംഗിന് മാത്രം 300 മുതൽ 450 വരെ വ്യക്തിഗത രേഖകൾ ഉണ്ടാകും. വാർഷിക നയങ്ങളുടെ വീണ്ടും രേഖപ്പെടുത്തൽ, ആനുകൂല്യങ്ങളുടെ ഓപ്പൺ എൻറോൾമെന്റ്, ശമ്പള വർദ്ധനവ്, പ്രകടന അവലോകനങ്ങൾ, പിരിച്ചുവിടൽ രേഖകൾ എന്നിവയെല്ലാം ചേർത്താൽ, ആ വലുപ്പത്തിലുള്ള ഒരു എച്ച്‌ആർ (HR) വകുപ്പ് പ്രതിവർഷം 2,000 മുതൽ 5,000 വരെ PDF രേഖകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടി വരും.

ഈ രേഖകളിൽ ഭൂരിഭാഗവും PDF ആയി ലഭിക്കുന്നു, PDF ആയി പൂർത്തിയാക്കേണ്ടതുണ്ട്, അല്ലെങ്കിൽ നിയമപരമായ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി PDF ആയി സൂക്ഷിക്കേണ്ടതുണ്ട്. എന്നിരുന്നதிலும், മിക്ക എച്ച്‌ആർ (HR) ടീമുകളും ഇവ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ടൂളുകൾ ഒരു ദശകമായി മാറിയിട്ടില്ല: ഇമെയിൽ അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ, ഡെസ്ക്ടോപ്പ് പ്രിന്ററുകൾ, ഫിസിക്കൽ ഒപ്പ് അയയ്ക്കൽ, ഫയലിംഗ് കാബിനറ്റുകൾ (അല്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റൽ രൂപം - പേരിടൽ രീതികളില്ലാത്ത പങ്കിട്ട ഡ്രൈവ്).

ഈ ഗൈഡ് ഓരോ എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖയുടെയും വർക്ക്‌ഫ്ലോ ശരിയായ PDF ടൂളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു, ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ ആദ്യ ദിവസത്തിന് മുമ്പ് ഫോമുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുന്നത് മുതൽ ഒരു ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റ് മാനേജരുമായി ഫയലുകൾ പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ സ്ഥിരമായി ഒഴിവാക്കുന്നത് വരെ.

ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖകളുടെ വെല്ലുവിളി

രേഖകളുടെ ഭാരം ഏറ്റവും കൂടുതൽ അനുഭവപ്പെടുന്നത് ഓൺബോർഡിംഗ് സമയത്താണ്. യുണൈറ്റഡ് സ്റ്റേറ്റ്സിലെ ഒരു സാധാരണ പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ ആദ്യ പ്രവൃത്തിദിനം മുതലോ അതിന് മുമ്പോ 5 നും 15 നും ഇടയിൽ ഫോമുകൾ പൂർത്തിയാക്കേണ്ടതുണ്ട്. ചില സ്ഥാപനങ്ങൾ ജോലി സംബന്ധമായ സർട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ, ഉപകരണ കരാറുകൾ, ഐടി പ്രവേശന ഫോമുകൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുമ്പോൾ ഈ എണ്ണം 20 ലധികം വരെ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.

പേപ്പർ വർക്ക് ഓപ്ഷണൽ അല്ല. ഫെഡറൽ നിയമം അനുശാസിക്കുന്നത് അനുസരിച്ച് ജീവനക്കാരൻ്റെ മൂന്നാമത്തെ പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ I-9 (തൊഴിൽ യോഗ്യതാ പരിശോധന) പൂർത്തിയാക്കണം. ആദ്യത്തെ ശമ്പള ചെക്കിന് മുമ്പ് W-4 (ജീവനക്കാരുടെ നികുതി സർട്ടിഫിക്കറ്റ്) ഫയൽ ചെയ്യണം. സംസ്ഥാന നികുതി പിൻവലിക്കൽ ഫോമുകൾക്ക് അതിൻ്റേതായ സമയപരിധികളുണ്ട്. ആനുകൂല്യങ്ങൾ എൻറോൾ ചെയ്യാനുള്ള സമയപരിധികൾ കൃത്യസമയത്ത് പൂർത്തിയാക്കണം. ഇവയിലേതെങ്കിലും നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ, നിയമലംഘനങ്ങൾ, ശമ്പള വിതരണത്തിലെ കാലതാമസം, അല്ലെങ്കിൽ കവറേജ് വിടവുകൾ എന്നിവ ഉണ്ടാകാം.

ഹാർവാർഡ് ബിസിനസ് റിവ്യൂ ഗവേഷണമനുസരിച്ച്, നന്നായി ഘടനാവതരിപ്പിച്ച ഒരു ഓൺബോർഡിംഗ് പ്രക്രിയയ്ക്ക് പുതിയ ജീവനക്കാരുടെ നിലനിർത്തൽ 50% വരെ വർദ്ധിപ്പിക്കാനും ഉത്പാദനക്ഷമത 62% ൽ കൂടുതൽ വർദ്ധിപ്പിക്കാനും കഴിയും. എന്നാൽ ആ പ്രക്രിയ തെറ്റായ PDF കളുടെ ഒരു കൂമ്പാരത്തിലും പ്രവർത്തനരഹിതമായ പ്രിൻ്ററിലും ആരംഭിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ കമ്പനി നൽകുന്ന ആദ്യ മതിപ്പ് ചിട്ടയില്ലാത്തതിൻ്റേതായിരിക്കും.

സാധാരണ എച്ച്‌ആർ (HR) PDF രേഖകൾ

എച്ച്‌ആർ (HR) പ്രൊഫഷണലുകൾ രേഖകളുടെ തലത്തിൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് ഇതാ. ഓരോ വിഭാഗത്തിനും അതിൻ്റേതായ നിയമപരമായ ആവശ്യകതകൾ, സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവുകൾ, കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ട പരിഗണനകൾ എന്നിവയുണ്ട്.

• ഓഫർ ലെറ്ററുകളും തൊഴിൽ കരാറുകളും - നഷ്ടപരിഹാര വിശദാംശങ്ങൾ, ആരംഭിക്കുന്ന തീയതികൾ, ജോലി സ്ഥാനങ്ങൾ, ഉടമ്പടി ഭാഷ, മത്സരിക്കാതിരിക്കാനുള്ള വ്യവസ്ഥകൾ. ജീവനക്കാരനും കമ്പനി പ്രതിനിധിയും ഒപ്പിടേണ്ടതുണ്ട്.
• ഫോം W-4 - ആദ്യത്തെ ശമ്പള ചെക്കിന് മുമ്പ് ഓരോ ജീവനക്കാരനും W-4 സമർപ്പിക്കണമെന്ന് IRS ആവശ്യപ്പെടുന്നു. 2020 ൽ അവതരിപ്പിച്ച ലളിതമായ ഫോർമാറ്റ് 2026 പതിപ്പ് ഉപയോഗിക്കുന്നു.
• ഫോം I-9 - നിയമനം ലഭിച്ച ഓരോ വ്യക്തിയുടെയും തിരിച്ചറിയലും തൊഴിൽ അംഗീകാരവും പരിശോധിക്കാൻ USCIS തൊഴിലുടമകളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ജീവനക്കാരൻ്റെ ആദ്യ പ്രവൃത്തി ദിനം കഴിഞ്ഞ് മൂന്ന് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിനുള്ളിൽ പൂർത്തിയാക്കണം.
• സംസ്ഥാന നികുതി പിൻവലിക്കൽ ഫോമുകൾ - വരുമാന നികുതിയുള്ള മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങൾക്കും ഫെഡറൽ W-4 ൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായ സ്വന്തം പിൻവലിക്കൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റ് ഉണ്ട് (കാലിഫോർണിയയുടെ DE 4, ന്യൂയോർക്കിൻ്റെ IT-2104, ഇല്ലിനോയിസിൻ്റെ IL-W-4).
• ആനുകൂല്യങ്ങൾ എൻറോൾമെന്റ് ഫോമുകൾ - ആരോഗ്യം, ദന്ത സംരക്ഷണം, കാഴ്ച, ജീവൻ്റെ ഇൻഷുറൻസ്, വൈകല്യം, FSA/HSA തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, 401(k) എൻറോൾമെന്റ്. പുതിയ ജീവനക്കാർക്ക് സാധാരണയായി എൻറോൾമെന്റ് പൂർത്തിയാക്കാൻ 30 ദിവസത്തെ സമയം ലഭിക്കും.
• നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപത്തിനുള്ള അംഗീകാരം - ബാങ്ക് റൂട്ടിംഗ്, അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ ആവശ്യമാണ് - ശ്രദ്ധയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ട സെൻസിറ്റീവ് സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ.
• ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തക അംഗീകാരം - കമ്പനികൾ കൈപ്പുസ്തകങ്ങൾ PDF ആയി (20 മുതൽ 100+ പേജുകൾ വരെ) വിതരണം ചെയ്യുകയും രസീതും മനസ്സിലാക്കലും സ്ഥിരീകരിക്കുന്ന ഒപ്പിട്ട അംഗീകാരം ആവശ്യപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു.
• രഹസ്യസ്വഭാവ ഉടമ്പടികളും മത്സരിക്കാതിരിക്കാനുള്ള ഉടമ്പടികളും - തൊഴിൽ കാലയളവിലും അതിനുശേഷവും സൂക്ഷിക്കേണ്ടതാണ്.
• അടിയന്തര കോൺടാക്റ്റ് ഫോമുകൾ - പേരുകൾ, ബന്ധങ്ങൾ, ഫോൺ നമ്പറുകൾ, ചിലപ്പോൾ മെഡിക്കൽ വിവരങ്ങൾ എന്നിവ ശേഖരിക്കുന്നു.
• കമ്പനി നയ അംഗീകാരങ്ങൾ - പീഡനം തടയൽ, സ്വീകാര്യമായ ഉപയോഗം, സുരക്ഷ, വിദൂര ജോലി, സോഷ്യൽ മീഡിയ, വസ്ത്രധാരണ രീതി നയങ്ങൾ. ഓരോന്നിനും സാധാരണയായി അതിൻ്റേതായ ഒപ്പിട്ട അംഗീകാരം ആവശ്യമാണ്.

എച്ച്‌ആർ (HR) ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ള PDF വർക്ക്‌ഫ്ലോകൾ

ഇവിടെയാണ് പ്രത്യേക ടൂളുകൾ പ്രത്യേക എച്ച്‌ആർ (HR) ജോലികളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്നത്.

ഫോമുകൾ പൂരിപ്പിക്കുക: ജീവനക്കാരുടെ വിവരങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കൽ

പ്രശ്നം: നിങ്ങളുടെ കൈവശം ഇതിനകം പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ പേര്, വിലാസം, സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പർ, ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന തീയതി, ജോലി സ്ഥാനം, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റ് എന്നിവ അവരുടെ അപേക്ഷയിൽ നിന്നും ഓഫർ ലെറ്ററിൽ നിന്നും ഉണ്ട്. എന്നിട്ടും ആദ്യ ദിവസം, അവർ ഒരു ഡസൻ ഫോമുകളിൽ ഈ വിവരങ്ങൾ വീണ്ടും 45 മിനിറ്റ് നേരം കൈകൊണ്ട് നൽകുന്നു. ഇത് വിരസവും തെറ്റുകൾ സംഭവിക്കാൻ സാധ്യതയുള്ളതുമാണ് - SSN-ൽ ഒരു അക്കം തെറ്റായി വരിക, തെറ്റായ തെരുവിൻ്റെ പേര്, തെറ്റായ പിൻ കോഡ്.

വർക്ക്‌ഫ്ലോ: നിങ്ങൾ ഇതിനകം കൈവശമുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് പൂരിപ്പിക്കാവുന്ന PDF ഫോമുകൾ പുതിയ ജീവനക്കാരന് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക.

PDFSub-ൻ്റെ Fill PDF Form ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് ഏതെങ്കിലും പൂരിപ്പിക്കാവുന്ന PDF തുറക്കാനും ഫോം ഫീൽഡുകളിൽ ഡാറ്റ നൽകാനും പൂർത്തിയാക്കിയ പതിപ്പ് സംരക്ഷിക്കാനും കഴിയും:

• ആദ്യ ദിവസത്തിന് മുമ്പ് എല്ലാ ഫോമുകളിലും ജീവനക്കാരൻ്റെ പേര്, വിലാസം, SSN, ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന തീയതി എന്നിവ പൂരിപ്പിക്കുക
• ഫോം പൂരിപ്പിക്കാനുള്ള സമയം 45+ മിനിറ്റിൽ നിന്ന് 10 മിനിറ്റിൽ താഴെയായി കുറയ്ക്കുക
• കൈകൊണ്ട് എഴുതിയ എൻട്രികളിലെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ പിശകുകൾ ഒഴിവാക്കുക

ഈ ടൂൾ നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ നേരിട്ട് പ്രവർത്തിക്കുന്നു - സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ, ശമ്പള വിവരങ്ങൾ പോലുള്ള സെൻസിറ്റീവ് ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ഒരു ബാഹ്യ സെർവറിലേക്ക് ഒരിക്കലും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യില്ല.

ഇ-സൈൻ (E-Sign): തൊഴിൽ രേഖകളിൽ ഒപ്പ് ശേഖരിക്കുക

പ്രശ്നം: ഓഫർ ലെറ്ററുകൾ, NDA-കൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, തൊഴിൽ കരാറുകൾ എന്നിവയെല്ലാം ഒപ്പ് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. പരമ്പരാഗത പ്രിൻ്റ്-സൈൻ-സ്കാൻ-ഇമെയിൽ രീതി ഓൺബോർഡിംഗ് സമയപരിധിയിലേക്ക് ദിവസങ്ങൾ ചേർക്കുകയും സൂക്ഷിക്കേണ്ട പേപ്പറുകൾ സൃഷ്ടിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

വർക്ക്‌ഫ്ലോ: ഒരു പേജ് പോലും പ്രിൻ്റ് ചെയ്യാതെ നിയമപരമായി സാധുവായ ഇ-ഒപ്പുകൾ ശേഖരിക്കുക.

PDFSub-ൻ്റെ Sign PDF ടൂൾ ടൈപ്പ് ചെയ്ത, വരച്ച, ചിത്ര രൂപത്തിലുള്ള ഒപ്പുകളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, അവ ഫെഡറൽ ESIGN ആക്ട് (2000), UETA (47 സംസ്ഥാനങ്ങളും ഡിസിയും അംഗീകരിച്ച യൂണിഫോം ഇലക്ട്രോണിക് ട്രാൻസാക്ഷൻസ് ആക്ട്) എന്നിവ പ്രകാരം നിയമപരമായി സാധുവാണ്. ഈ നിയമങ്ങൾ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾക്ക് തൊഴിൽ രേഖകൾക്ക് - ഓഫർ ലെറ്ററുകൾ, NDA-കൾ, മത്സരിക്കാതിരിക്കാനുള്ള ഉടമ്പടികൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ, നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപത്തിനുള്ള അംഗീകാരങ്ങൾ എന്നിവയ്ക്ക് - വെറ്റ്-ഇങ്ക് ഒപ്പുകൾക്ക് തുല്യമായ നിയമപരമായ ഭാരമുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നു.

ഒരു ഇ-ഒപ്പ് നിയമപരമായി സാധുവാകണമെങ്കിൽ, നാല് നിബന്ധനകൾ പാലിക്കണം: ഒപ്പിടാനുള്ള ഉദ്ദേശ്യം, ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ ബിസിനസ്സ് നടത്താനുള്ള സമ്മതം, ഒപ്പ് രേഖയുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക, ഇരു കക്ഷികൾക്കും ഒരു പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കാനുള്ള കഴിവ്.

ടിപ്പ്: ഇരു കക്ഷികളും ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പിന് സമ്മതിക്കുന്നു എന്ന് രേഖയിൽ തന്നെ ഒരു വാചകം ചേർക്കുക. ഇത് നടപ്പാക്കൽ ശക്തിപ്പെടുത്തുകയും അവ്യക്തത ഇല്ലാതാക്കുകയും ചെയ്യും.

മെർജ് (Merge): ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റുകൾ ഒരുമിപ്പിക്കുക

പ്രശ്നം: ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റിൽ 8-15 വ്യത്യസ്ത PDF ഫയലുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ഇവയെ വ്യക്തിഗത അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകളായി അയയ്ക്കുന്നത് ആശയക്കുഴപ്പത്തിന് കാരണമാകുന്നു ("ഞാൻ ഏതാണ് ഒപ്പിട്ടത്?", "ആനുകൂല്യ ഫോം കാണുന്നില്ല"), പൂർത്തിയാകാത്ത സമർപ്പിക്കലുകൾ എന്നിവ ഉണ്ടാകാം.

വർക്ക്‌ഫ്ലോ: എല്ലാ ഓൺബോർഡിംഗ് ഫോമുകളും ഒരൊറ്റ, ക്രമീകരിച്ച PDF ഡോക്യുമെൻ്റിൽ സംയോജിപ്പിക്കുക. ജീവനക്കാരന് ഒരു ഫയൽ ലഭിക്കുന്നു, അത് ക്രമീകൃതമായി പൂർത്തിയാക്കുന്നു, പൂർത്തിയാക്കിയ ഒരു പാക്കറ്റ് തിരികെ നൽകുന്നു.

PDFSub-ൻ്റെ Merge PDFs ടൂൾ നിങ്ങളെ ഇത് ചെയ്യാൻ അനുവദിക്കുന്നു:

• 8-15+ വ്യത്യസ്ത PDF ഫോമുകൾ ഒരൊറ്റ, ചിട്ടയായ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റിൽ സംയോജിപ്പിക്കുക
• രേഖകൾ യുക്തിസഹമായി ക്രമീകരിക്കാൻ പേജുകൾ പുനഃക്രമീകരിക്കുക (ആദ്യം ഓഫർ ലെറ്റർ, തുടർന്ന് നികുതി ഫോമുകൾ, തുടർന്ന് ആനുകൂല്യങ്ങൾ, തുടർന്ന് നയങ്ങൾ)
• ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും സ്ഥിരമായ ഓൺബോർഡിംഗ് അനുഭവം സൃഷ്ടിക്കുക

ജീവനക്കാരൻ തിരിച്ചെത്തിയ 12 അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകളിൽ ഏത് പൂർത്തിയാക്കി ഏത് ചെയ്തില്ല എന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നതിന് പകരം, നിങ്ങൾ ഒരു രേഖ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നു.

വിപരീത വർക്ക്‌ഫ്ലോ: പൂർത്തിയാക്കിയ പാക്കറ്റ് തിരികെ വരുമ്പോൾ, അത് വേർതിരിക്കേണ്ടി വന്നേക്കാം. I-9 മറ്റ് തൊഴിൽ രേഖകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കണം. വേർതിരിക്കാനോ പേജുകൾ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാനോ ഉള്ള ടൂൾ ഉപയോഗിച്ച് I-9 പ്രത്യേക സംഭരണത്തിനായി അതിൻ്റെ ഫയലിലേക്ക് മാറ്റുക.

റിഡാക്ട് (Redact): നിയമപരമായ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്യുക

പ്രശ്നം: ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ ജോലി സ്ഥാനം, ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന തീയതി, റിപ്പോർട്ടിംഗ് ഘടന എന്നിവ ഒരു ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റ് മാനേജർക്ക് കാണേണ്ടതുണ്ട് - എന്നാൽ അവരുടെ സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പർ, ശമ്പളം, ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് വിശദാംശങ്ങൾ എന്നിവയല്ല. എച്ച്‌ആർ (HR) സ്ഥാപനത്തിനുള്ളിൽ രേഖകൾ പതിവായി പങ്കിടുന്നു, ഓരോ പങ്കിടൽ സാഹചര്യത്തിനും വ്യത്യസ്ത വിവരങ്ങൾ ദൃശ്യമാകുകയോ മറയ്ക്കപ്പെടുകയോ ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

വർക്ക്‌ഫ്ലോ: പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് PDF പകർപ്പുകളിൽ നിന്ന് സെൻസിറ്റീവ് വിവരങ്ങൾ സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യുക.

PDFSub-ൻ്റെ Redact PDF ടൂൾ രേഖയിൽ നിന്ന് ടെക്സ്റ്റും അടിസ്ഥാന ഡാറ്റയും സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യുന്നു. കറുത്ത ഹൈലൈറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ പൂരിപ്പിച്ച ദീർഘചതുരം (ഇതിനടിയിൽ യഥാർത്ഥ ടെക്സ്റ്റ് എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന രീതിയിൽ അവശേഷിപ്പിക്കുന്നു) എന്നിവയിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, യഥാർത്ഥ റിഡാക്ഷൻ ഉള്ളടക്കം ഇല്ലാതാക്കുന്നു. ഇത് വീണ്ടെടുക്കാൻ കഴിയില്ല.

സാധാരണ എച്ച്‌ആർ (HR) റിഡാക്ഷൻ സാഹചര്യങ്ങൾ:

• SSN-കളും ടാക്സ് ഐഡികളും - തൊഴിൽ സ്ഥിരീകരണ രേഖകൾ പങ്കിടുമ്പോൾ അവസാന നാല് അക്കങ്ങൾ ഒഴികെയുള്ളവ റിഡാക്ട് ചെയ്യുക
• ശമ്പളവും നഷ്ടപരിഹാരവും - എച്ച്‌ആർ (HR) അല്ലാത്ത മാനേജർമാരുമായി പങ്കിടുന്ന രേഖകളിൽ നിന്ന് ശമ്പള വിശദാംശങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്യുക
• ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ - നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപ ഫോമുകളിൽ നിന്ന് സാമ്പത്തിക ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യുക
• മെഡിക്കൽ വിവരങ്ങൾ - പൊതുവായ പേഴ്സണൽ ഫോൾഡറുകളിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ആരോഗ്യ സംബന്ധമായ വിശദാംശങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്യുക

റിഡാക്ഷൻ നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ നടക്കുന്നു. സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകളും ശമ്പള വിവരങ്ങളും അടങ്ങിയ രേഖകൾ പ്രാദേശികമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു.

കംപ്രസ്സ് (Compress): വലിയ എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖകൾ അയയ്ക്കുക

പ്രശ്നം: ജീവനക്കാരുടെ കൈപ്പുസ്തകങ്ങൾ സാധാരണയായി 50 പേജുകളും 5 MB-യും കവിയുന്നു. ആനുകൂല്യ ഗൈഡുകൾ 100 പേജുകളിൽ എത്താം. നിങ്ങൾ ഇവ 30 പുതിയ ജീവനക്കാർക്കും അവരുടെ മാനേജർമാർക്കും ഇമെയിൽ ചെയ്യുമ്പോൾ, അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ ബൗൺസ് ചെയ്യുകയും ഇൻബോക്സുകൾ നിറയുകയും ചെയ്യുന്നു.

PDFSub-ൻ്റെ Compress PDF ടൂൾ ടെക്സ്റ്റ് വ്യക്തത നിലനിർത്തിക്കൊണ്ട് ഫയൽ വലുപ്പങ്ങൾ 50-80% കുറയ്ക്കുന്നു. 8 MB വലുപ്പമുള്ള 78 പേജുള്ള കൈപ്പുസ്തകം 2 MB യിൽ താഴെയായി കംപ്രസ്സ് ചെയ്യുന്നു. ഇത് വിദൂര ഓൺബോർഡിംഗിന് വളരെ മൂല്യവത്താണ്, അവിടെ ഓരോ രേഖയും ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ നൽകുന്നു.

കൺവെർട്ട് (Convert): എച്ച്‌ആർഐഎസ് (HRIS) ഇറക്കുമതിക്കായി ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുക

പ്രശ്നം: ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ PDF ഫോർമാറ്റിൽ വരുന്നു - പൂർത്തിയാക്കിയ ഫോമുകൾ, മുൻ തൊഴിൽ രേഖകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ - എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ HRIS-ന് ഘടനാപരമായ ഡാറ്റ ആവശ്യമാണ്. PDF-കളിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ HRIS-ലേക്ക് വിവരങ്ങൾ സ്വമേധയാ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് വളരെ സമയമെടുക്കുന്നതും പിശകുകൾക്ക് സാധ്യതയുള്ളതുമാണ്.

PDFSub-ൻ്റെ ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്ഷൻ ടൂളുകൾ PDF രേഖകളിൽ നിന്ന് ഘടനാപരമായ വിവരങ്ങൾ - പേരുകൾ, വിലാസങ്ങൾ, തീയതികൾ, തിരിച്ചറിയൽ നമ്പറുകൾ, കൂടാതെ ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പരിശീലന രേഖകൾ പോലുള്ള പട്ടികാ ഡാറ്റ - എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുകയും ഇറക്കുമതിക്കായി സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഫോർമാറ്റിലേക്ക് മാറ്റുകയും ചെയ്യുന്നു. നൂറുകണക്കിന് ജീവനക്കാരുടെ രേഖകൾ PDF പേഴ്സണൽ ഫയലുകളിൽ നിന്ന് ഇറക്കുമതി ചെയ്യേണ്ടി വരുമ്പോൾ ഇത് പ്രത്യേകിച്ച് മൂല്യവത്താണ്.

നിയമപരമായ ആവശ്യകതകളും സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവുകളും

നിർദ്ദിഷ്ട രേഖകൾ എത്രത്തോളം കാലം സൂക്ഷിക്കണം, ആരാണ് അവ ആക്സസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുക, അവ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഫെഡറൽ, സംസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു.

ഫെഡറൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവുകൾ

എച്ച്‌ആർ (HR) ടീമുകൾ തെറ്റായി ചെയ്യുന്ന I-9 സംഭരണ നിയമം

ഫോം I-9 രേഖകൾ പൊതുവായ പേഴ്സണൽ ഫയലുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കണം. ICE (ഇമ്മിഗ്രേഷൻ ആൻഡ് കസ്റ്റംസ് എൻഫോഴ്സ്മെൻ്റ്) ഓഡിറ്റർമാർ I-9-കൾ ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ, ജീവനക്കാരൻ്റെ പേഴ്സണൽ ഫയലിൻ്റെ ബാക്കി ഭാഗങ്ങൾ നൽകാതെ അവ ഹാജരാക്കണം. I-9-കളെ പൊതുവായ ജീവനക്കാർ ഫയലുകളിൽ കൂട്ടിച്ചേർക്കുന്നത് ഒന്നുകിൽ ആവശ്യത്തിലധികം നൽകാനോ സമയ സമ്മർദ്ദത്തിൽ അവ വേർതിരിച്ചെടുക്കാൻ മണിക്കൂറുകൾ ചെലവഴിക്കാനോ ഇടയാക്കും.

ഏറ്റവും നല്ല രീതി: വ്യക്തിഗത ജീവനക്കാരുടെ പേഴ്സണൽ ഫയലുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം ഒരു സമർപ്പിത I-9 ഫോൾഡർ (ഫിസിക്കൽ അല്ലെങ്കിൽ ഡിജിറ്റൽ) സൂക്ഷിക്കുക.

ഒന്നിലധികം നിയമങ്ങൾ ബാധകമാകുമ്പോൾ

ഒരേ രേഖയ്ക്ക് ഒന്നിലധികം സൂക്ഷിക്കേണ്ട ആവശ്യകതകൾക്ക് വിധേയമാകാം. ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ പേറോൾ രേഖ FLSA (3 വർഷം), IRS ആവശ്യകതകൾ (4 വർഷം), സംസ്ഥാന നിയമം (കാലിഫോർണിയ പേറോൾ രേഖകൾക്ക് 4 വർഷം ആവശ്യപ്പെടുന്നു) എന്നിവയുടെ പരിധിയിൽ വന്നേക്കാം. നിയമങ്ങൾ ഓവർലാപ്പ് ചെയ്യുമ്പോൾ, എപ്പോഴും ഏറ്റവും ദൈർഘ്യമേറിയ ബാധകമായ കാലയളവ് പിന്തുടരുക.

പ്രായോഗിക ശുപാർശ: മിക്ക തൊഴിൽ നിയമജ്ഞരും പിരിച്ചുവിട്ടതിന് ശേഷം കുറഞ്ഞത് 7 വർഷത്തേക്ക് എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കാൻ ഉപദേശിക്കുന്നു. ഇത് പ്രായോഗികമായി എല്ലാ ഫെഡറൽ, സംസ്ഥാന ആവശ്യകതകളും ഉൾക്കൊള്ളുകയും വൈകിയുള്ള ക്ലെയിമുകൾക്ക് ഒരു സുരക്ഷാ മാർജിൻ നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

സ്വകാര്യത: എച്ച്‌ആർ (HR) ആവശ്യങ്ങൾക്ക് ബ്രൗസർ അധിഷ്ഠിത പ്രോസസ്സിംഗ് എന്തുകൊണ്ട് പ്രധാനം

എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖകളിൽ ഏതൊരു സ്ഥാപനത്തിലെയും ഏറ്റവും സെൻസിറ്റീവ് ആയ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - W-4-കളിലും I-9-കളിലും സോഷ്യൽ സെക്യൂരിറ്റി നമ്പറുകൾ, ഓഫർ ലെറ്ററുകളിലെ ശമ്പള ഡാറ്റ, നേരിട്ടുള്ള നിക്ഷേപ ഫോമുകളിലെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട് നമ്പറുകൾ, ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകളിലെ മെഡിക്കൽ വിവരങ്ങൾ, I-9 പിന്തുണ രേഖകളിലെ കുടിയേറ്റ നില.

ഈ രേഖകളിൽ ഒന്ന് ക്ലൗഡ് അധിഷ്ഠിത PDF ടൂളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുമ്പോഴെല്ലാം, ആ ഡാറ്റ ഒരു ബാഹ്യ സെർവറിലൂടെ കടന്നുപോകുന്നു. സേവനം പ്രോസസ്സ് ചെയ്തതിന് ശേഷം ഫയലുകൾ ഇല്ലാതാക്കിയാൽ പോലും, നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യൽ നയങ്ങൾക്ക് കീഴിൽ വരുന്ന ഒരു ട്രാൻസ്മിഷൻ ഇവന്റ് നിങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - കൂടാതെ CCPA, VCDPA, അല്ലെങ്കിൽ CPA പോലുള്ള സംസ്ഥാന സ്വകാര്യത നിയമങ്ങൾക്ക് കീഴിലും വരാം.

ബ്രൗസർ അധിഷ്ഠിത PDF ടൂളുകൾ ഈ അപകടസാധ്യത പൂർണ്ണമായും ഇല്ലാതാക്കുന്നു. ഒരു ടൂൾ നിങ്ങളുടെ ഫയൽ പ്രാദേശികമായി നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുമ്പോൾ, രേഖ നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ നിന്ന് ഒരിക്കലും പുറത്തുപോകുന്നില്ല.

PDFSub നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ ഡിഫോൾട്ടായി PDF പ്രവർത്തനങ്ങൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു. ഫോമുകൾ പൂരിപ്പിക്കുക, രേഖകളിൽ ഒപ്പിടുക, ഫയലുകൾ ലയിപ്പിക്കുക, കൈപ്പുസ്തകങ്ങൾ കംപ്രസ്സ് ചെയ്യുക, സെൻസിറ്റീവ് വിവരങ്ങൾ റിഡാക്ട് ചെയ്യുക - നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിഗത വിവരങ്ങൾ നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ നിന്ന് ഒരിക്കലും പുറത്തുപോകാതെ തന്നെ എല്ലാം ചെയ്യാം. നിങ്ങളുടെ CISO ജീവനക്കാരുടെ PII-ലേക്ക് ഏത് ബാഹ്യ സേവനങ്ങൾക്കാണ് പ്രവേശനമുള്ളതെന്ന് ചോദിക്കുമ്പോൾ, ബ്രൗസർ അധിഷ്ഠിത ടൂളുകൾ ആ ലിസ്റ്റിൽ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്നില്ല.

വിദൂര ഓൺബോർഡിംഗ് വർക്ക്‌ഫ്ലോ

നിങ്ങളുടെ പുതിയ ജീവനക്കാരൻ മറ്റൊരു നഗരത്തിലോ - അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു രാജ്യത്തോ - ആണെങ്കിൽ, ഓരോ രേഖയും ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ നൽകണം, പൂർത്തിയാക്കണം, ഒപ്പിടണം, തിരികെ നൽകണം. ഇതാ ഒരു പൂർണ്ണമായ വിദൂര ഓൺബോർഡിംഗ് രേഖ വർക്ക്‌ഫ്ലോ:

ഘട്ടം 1: പാക്കറ്റ് തയ്യാറാക്കുക (ജോലി തുടങ്ങുന്നതിന് മുമ്പ്) - ആവശ്യമായ എല്ലാ ഫോമുകളും ശേഖരിക്കുക. മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച ജീവനക്കാരുടെ ഡാറ്റ ഉപയോഗിച്ച് PDF ഫോമുകൾ പൂരിപ്പിക്കുക. എല്ലാ ഫോമുകളും ഒരൊറ്റ, ക്രമീകരിച്ച ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റായി ലയിപ്പിക്കുക. ഇമെയിൽ വഴി നൽകുന്നതിനായി പാക്കറ്റ് കംപ്രസ്സ് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 2: നൽകുക, ഒപ്പിടുക (ജോലി തുടങ്ങുന്ന ദിവസം) - പാക്കറ്റ് പുതിയ ജീവനക്കാരന് ഇമെയിൽ ചെയ്യുക. ജീവനക്കാരൻ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിച്ച വിവരങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും ബാക്കിയുള്ള ഫീൽഡുകൾ പൂർത്തിയാക്കുകയും ഓരോ രേഖയിലും ഇലക്ട്രോണിക് ആയി ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുന്നു. പൂർത്തിയാക്കിയ പാക്കറ്റ് ഒരു PDF ആയി തിരികെ നൽകുന്നു.

ഘട്ടം 3: പരിശോധിക്കുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക (ദിവസങ്ങൾ 1-3) - എച്ച്‌ആർ (HR) പൂർത്തിയാക്കിയ പാക്കറ്റ് കൃത്യതയ്ക്കായി അവലോകനം ചെയ്യുന്നു. I-9 രേഖകൾ പരിശോധിക്കുക. HRIS എൻട്രിക്ക് വേണ്ടി പൂർത്തിയാക്കിയ ഫോമുകളിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുക. എൻറോൾമെൻ്റ് സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 4: വേർതിരിച്ച് ഫയൽ ചെയ്യുക - പൂർത്തിയാക്കിയ പാക്കറ്റ് വ്യക്തിഗത രേഖകളായി വിഭജിക്കുക. I-9 സമർപ്പിത I-9 സംഭരണത്തിൽ ഫയൽ ചെയ്യുക (പേഴ്സണൽ ഫയലിൽ നിന്ന് വേറിട്ട്). ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റ് മാനേജർമാരുമായി പങ്കിടുന്ന പകർപ്പുകളിൽ നിന്ന് സെൻസിറ്റീവ് വിവരങ്ങൾ റിഡാക്ട് ചെയ്യുക. ജീവനക്കാരൻ്റെ ഡിജിറ്റൽ പേഴ്സണൽ ഫോൾഡറിൽ ബാക്കിയുള്ള രേഖകൾ ഫയൽ ചെയ്യുക.

ഘട്ടം 5: സ്ഥിരീകരിക്കുകയും ആർക്കൈവ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക - ഒപ്പിട്ട എല്ലാ രേഖകളുടെയും പകർപ്പുകൾ ജീവനക്കാരന് അയയ്ക്കുക. നിങ്ങളുടെ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവിന് അനുസൃതമായി ഫയലിംഗ് നടന്നിട്ടുണ്ടെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുക. I-9 വീണ്ടും പരിശോധിക്കേണ്ട തീയതികൾക്കും ആനുകൂല്യ എൻറോൾമെൻ്റ് സ്ഥിരീകരണത്തിനും കലണ്ടർ ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ സജ്ജമാക്കുക.

ഈ മുഴുവൻ വർക്ക്‌ഫ്ലോയും ഒരു നേരിട്ടുള്ള കൂടിക്കാഴ്ച, ഒരു പ്രിൻ്റർ, ഒരു സ്കാനർ, ഒരു ഫയലിംഗ് കാബിനറ്റ് എന്നിവ ആവശ്യമായിരുന്നതിനെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുന്നു.

ജീവനക്കാരുടെ ഫയൽ മാനേജ്മെൻ്റ്

ഒരു ഓഡിറ്റ്, പിരിച്ചുവിടൽ, അല്ലെങ്കിൽ സാധാരണ പരിശോധന അഭ്യർത്ഥന സമയത്ത് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് കണ്ടെത്താൻ കഴിയുമെങ്കിൽ മാത്രമേ ഡിജിറ്റൽ ജീവനക്കാരുടെ ഫയലുകൾ ഉപയോഗപ്രദമാകൂ.

ഫോൾഡർ ഘടനയും പേരിടൽ രീതികളും

ഓരോ ജീവനക്കാരനും സ്ഥിരമായ ഒരു ഘടന സൃഷ്ടിക്കുക:

/Employees /LastName_FirstName_EmployeeID /Onboarding /Compensation /Performance /Benefits /Training /Discipline /Termination

DocumentType_LastName_FirstName_YYYYMMDD.pdf എന്ന ഫോർമാറ്റിൽ ഫയൽ പേരുകൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യുക - ഉദാഹരണത്തിന്, W4_Garcia_Maria_20260302.pdf അല്ലെങ്കിൽ NDA_Patel_Priya_20260302.pdf. ഫയലുകൾ കാലക്രമത്തിൽ അടുക്കാൻ ISO 8601 തീയതി ഫോർമാറ്റ് (YYYYMMDD) ഉപയോഗിക്കുക. സ്പേസുകൾ ഒഴിവാക്കുക - പകരം അണ്ടർസ്കോറുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. തീയതി നിങ്ങളുടെ പതിപ്പ് നിയന്ത്രണമാണ്; "final" അല്ലെങ്കിൽ "v2" സഫിക്സുകൾ ഒരിക്കലും ഉപയോഗിക്കരുത്.

സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവ് മാനേജ്മെൻ്റ്

ഓർമ്മയെ ആശ്രയിക്കരുത്. ഫയൽ ചെയ്യുന്ന സമയത്ത് ഓരോ ഡോക്യുമെൻ്റ് വിഭാഗത്തിനും അതിൻ്റെ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവ് ടാഗ് ചെയ്യുക, നശിപ്പിക്കാൻ യോഗ്യമായ രേഖകൾ തിരിച്ചറിയാൻ വാർഷിക അവലോകന തീയതികൾ സജ്ജമാക്കുക, കൂടാതെ ഓരോ നശിപ്പിക്കൽ തീരുമാനവും രേഖപ്പെടുത്തുക. ലിറ്റിഗേഷൻ ഹോൾഡിന് വിധേയമായ രേഖകൾ ഒരിക്കലും നശിപ്പിക്കരുത്. സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവ് കഴിയുമ്പോൾ, ഡിജിറ്റൽ ഫയലുകൾ സ്ഥിരമായി ഇല്ലാതാക്കുക - അവ റീസൈക്കിൾ ബിന്നിലേക്ക് മാറ്റരുത്.

എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖകളുടെ വർക്ക്‌ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ

1. ഒരു മാസ്റ്റർ ഓൺബോർഡിംഗ് ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് സൃഷ്ടിക്കുക - ഓരോ ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റിൻ്റെയും ആദ്യ പേജായി ഒരു PDF ചെക്ക്‌ലിസ്റ്റ് നിർമ്മിക്കുക. ജീവനക്കാരൻ ഓരോ ഇനവും ചെക്ക് ഓഫ് ചെയ്യുന്നു, എച്ച്‌ആർ (HR) നഷ്‌ടപ്പെട്ടവ ഉടനടി കാണാൻ കഴിയും.

2. പൂരിപ്പിക്കാവുന്ന PDF-കളിൽ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യുക - നിർവചിക്കപ്പെട്ട ഫീൽഡുകളുള്ള പൂരിപ്പിക്കാവുന്ന ഫോമുകൾ കൈകൊണ്ട് പൂർത്തിയാക്കിയ ഫോമുകളേക്കാൾ വേഗത്തിൽ പൂർത്തിയാക്കാനും, മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കാനും, ശുദ്ധമായ ഡാറ്റ ഉത്പാദിപ്പിക്കാനും എളുപ്പമാണ്. ശരിയായ പൂരിപ്പിക്കാവുന്ന ഫോമുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾ നിക്ഷേപിക്കുന്ന ഓരോ മിനിറ്റും ഡസൻ കണക്കിന് പുതിയ ജീവനക്കാർക്കിടയിൽ മണിക്കൂറുകൾ ലാഭിക്കുന്നു.

3. റോൾ അനുസരിച്ച് ടെംപ്ലേറ്റ് പാക്കറ്റുകൾ നിർമ്മിക്കുക - ഒരു എഞ്ചിനീയറിംഗ് ഹയറിനും സെയിൽസ് ഹയറിനും വ്യത്യസ്ത രേഖകൾ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം. ഓരോ റോൾ തരത്തിനും ലയിപ്പിച്ച പാക്കറ്റുകൾ മുൻകൂട്ടി നിർമ്മിക്കുക, അതിനാൽ ഓരോ ഹയറിനും വേണ്ടി തുടക്കത്തിൽ നിന്ന് രേഖകൾ കൂട്ടിച്ചേർക്കേണ്ടതില്ല.

4. നിങ്ങൾക്ക് കഴിയുന്നതെല്ലാം മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുക - ഓഫർ ലെറ്റർ ഘട്ടത്തിൽ നിന്ന് ജീവനക്കാരൻ്റെ പേര്, വിലാസം, SSN, ജോലി സ്ഥാനം, ജോലി ആരംഭിക്കുന്ന തീയതി എന്നിവ നിങ്ങളുടെ കൈവശമുണ്ടെങ്കിൽ, അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അത് പൂരിപ്പിക്കുക. ജീവനക്കാർക്ക് നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഇല്ലാത്ത വിവരങ്ങൾ മാത്രമേ ചേർക്കാൻ കഴിയൂ.

5. എല്ലാ കമ്പനി വിതരണങ്ങൾക്കും മുമ്പ് കംപ്രസ്സ് ചെയ്യുക - 200 ജീവനക്കാർക്ക് അയച്ച 5 MB കൈപ്പുസ്തകം 1 GB ഇമെയിൽ സെർവർ ലോഡ് ആണ്. 1 MB ആയി കംപ്രസ്സ് ചെയ്താൽ, അത് 200 MB ആണ് - കൂടാതെ മൊബൈൽ ഉപകരണങ്ങളിലെ ജീവനക്കാർക്ക് അത് ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

6. വകുപ്പുകൾക്കിടയിൽ പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് റിഡാക്ട് ചെയ്യുക - എച്ച്‌ആർ (HR) ടീമിന് പുറത്ത് ഏതെങ്കിലും എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖ പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ്, ചോദിക്കുക: "ഈ രേഖയിലെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും ഈ സ്വീകർത്താവിന് ആവശ്യമുണ്ടോ?" ഇല്ലെങ്കിൽ, അവർക്ക് ആവശ്യമില്ലാത്തത് റിഡാക്ട് ചെയ്യുക.

7. I-9-കൾ ഉടനടി വേർതിരിക്കുക - I-9 പൂർത്തിയാക്കി പരിശോധിച്ച നിമിഷം, ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റിൽ നിന്ന് അത് എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്ത് സമർപ്പിത I-9 സംഭരണത്തിൽ ഫയൽ ചെയ്യുക. ഇത് ഒരു ദിവസത്തെ ശീലം ആക്കുന്നത് ഓഡിറ്റുകൾക്കിടയിൽ പരിഭ്രാന്തി ഒഴിവാക്കുന്നു.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

തൊഴിൽ രേഖകൾക്ക് ഇ-ഒപ്പുകൾ നിയമപരമായി സാധുവായിരിക്കുമോ?

അതെ. ഫെഡറൽ ESIGN ആക്ട് (2000), യൂണിഫോം ഇലക്ട്രോണിക് ട്രാൻസാക്ഷൻസ് ആക്ട് (47 സംസ്ഥാനങ്ങളും ഡിസിയും അംഗീകരിച്ചത്) എന്നിവ പ്രകാരം ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾക്ക് തൊഴിൽ രേഖകൾക്ക് - ഓഫർ ലെറ്ററുകൾ, NDA-കൾ, മത്സരിക്കാതിരിക്കാനുള്ള ഉടമ്പടികൾ, നയ അംഗീകാരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ തിരഞ്ഞെടുപ്പുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ - കൈകൊണ്ട് എഴുതിയ ഒപ്പുകൾക്ക് തുല്യമായ നിയമപരമായ നിലയുണ്ട്.

നാല് ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കണം: (1) ഒപ്പിടാനുള്ള ഉദ്ദേശ്യം, (2) ഇലക്ട്രോണിക് രൂപത്തിൽ ബിസിനസ്സ് നടത്താനുള്ള സമ്മതം, (3) ഒപ്പ് രേഖയുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുക, (4) എല്ലാ കക്ഷികൾക്കും ഒപ്പിട്ട പകർപ്പ് സൂക്ഷിക്കാനുള്ള കഴിവ്. സാധാരണ തൊഴിൽ രേഖകൾ ഒരു അപവാദ വിഭാഗത്തിലും ഉൾപ്പെടുന്നില്ല.

നിയമപരമായ ആവശ്യകതകൾക്കായി ഡിജിറ്റൽ ജീവനക്കാരുടെ രേഖകൾ ഞങ്ങൾ എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കണം?

ഡിജിറ്റൽ രേഖകൾ പേപ്പർ രേഖകൾക്ക് നിയമപരമായി തുല്യമാണ്, നിങ്ങൾ ഈ ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുകയാണെങ്കിൽ: രേഖകൾ ന്യായമായ സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ വീണ്ടെടുക്കാൻ കഴിയണം, ഒപ്പിട്ടതിന് ശേഷം മാറ്റം വരുത്തരുത് (ഇ-ഒപ്പുകളുള്ള PDF ഫോർമാറ്റിൽ ടാംപർ-എവിഡൻ്റ് സീലുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു), അംഗീകൃത ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് മാത്രം ദൃശ്യപരത പരിമിതപ്പെടുത്തുന്ന ആക്സസ് നിയന്ത്രണങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം, കൂടാതെ ആവർത്തിച്ച് ബാക്കപ്പ് ചെയ്യണം. I-9-കളും മെഡിക്കൽ രേഖകളും (ADA അക്കോമഡേഷൻസ്, FMLA ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ) പൊതുവായ പേഴ്സണൽ ഫയലുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുക - ഇത് ADA, GINA എന്നിവ ആവശ്യപ്പെടുന്നു.

ഒന്നിലധികം പുതിയ ജീവനക്കാർക്കായി ഫോമുകൾ ബാച്ച് ആയി പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമോ?

അതെ. ഒരു സമയം 2-5 ആളുകളെ ഓൺബോർഡിംഗ് ചെയ്യുന്ന മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും: ഫോം ടെംപ്ലേറ്റ് ഒരു PDF ഫോം ഫില്ലറിൽ തുറക്കുക, ജീവനക്കാരൻ്റെ പ്രത്യേക ഡാറ്റ നൽകുക, പൂർത്തിയാക്കിയ ഫോം സംരക്ഷിക്കുക, ഓരോ പുതിയ ജീവനക്കാരനും ആവർത്തിക്കുക, തുടർന്ന് ഓരോ ജീവനക്കാരൻ്റെയും ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റിലേക്ക് വ്യക്തിഗത ഫോമുകൾ ലയിപ്പിക്കുക. ചെറിയതും ഇടത്തരം വലുപ്പമുള്ളതുമായ ടീമുകൾക്ക്, മുൻകൂട്ടി നിർമ്മിച്ച ടെംപ്ലേറ്റുകളും സ്ഥിരമായ പേരിടൽ രീതികളുമുള്ള ഈ ചിട്ടയായ സമീപനം പൂർണ്ണമായും ഓട്ടോമേറ്റഡ് ആയ ഒരു സിസ്റ്റത്തേക്കാൾ വേഗതയേറിയതും പിശകുകൾ കുറഞ്ഞതുമാണ്.

ഒരു മുൻ ജീവനക്കാരൻ്റെ രേഖകൾ എത്രത്തോളം കാലം ഞങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കണം?

ഏറ്റവും ദൈർഘ്യമേറിയ ബാധകമായ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവ് പിന്തുടരുക. ഫെഡറൽ ആവശ്യകതകൾ 1 വർഷം (EEOC) മുതൽ 6 വർഷം (ERISA) വരെയാണ്. ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ സമീപനം: പിരിച്ചുവിട്ടതിന് ശേഷം 7 വർഷത്തേക്ക് എല്ലാ മുൻ ജീവനക്കാരുടെ രേഖകളും സൂക്ഷിക്കുക. ഇത് പ്രായോഗികമായി എല്ലാ ഫെഡറൽ ആവശ്യകതകളും മിക്കവാറും എല്ലാ സംസ്ഥാന ആവശ്യകതകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. 7 വർഷത്തിന് ശേഷം, എന്തെങ്കിലും നശിപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിലവിലെ സൂക്ഷിക്കേണ്ട നിയമങ്ങൾക്കെതിരെ ഓരോ ഡോക്യുമെൻ്റ് വിഭാഗവും അവലോകനം ചെയ്യുക.

ഇന്ന് തന്നെ എച്ച്‌ആർ (HR) രേഖകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ തുടങ്ങുക

ഒരു പുതിയ ജീവനക്കാരൻ്റെ ആദ്യ ദിവസം പൂരിപ്പിക്കുന്ന ഓരോ ഫോമും നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള അവരുടെ ആദ്യ മതിപ്പ് രൂപപ്പെടുത്തുന്നു. സുഗമവും, ചിട്ടയായതും, ഡിജിറ്റൽ ഓൺബോർഡിംഗ് അനുഭവവും കാര്യക്ഷമതയെയും ജീവനക്കാരുടെ സമയത്തോടുള്ള ബഹുമാനത്തെയും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. തെറ്റായ PDF-കളുടെ കൂമ്പാരം, പ്രവർത്തനരഹിതമായ പ്രിൻ്റർ, പ്രവർത്തിക്കുന്ന പേനയ്ക്കായുള്ള തിരയൽ എന്നിവ വിപരീതമായി സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

PDFSub, എച്ച്‌ആർ (HR) ടീമുകൾക്ക് ഓരോ PDF വർക്ക്‌ഫ്ലോയും കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള ടൂളുകൾ നൽകുന്നു - ഫോമുകൾ മുൻകൂട്ടി പൂരിപ്പിക്കുന്നത് മുതൽ ഇ-ഒപ്പുകൾ ശേഖരിക്കുന്നത് വരെ, ഓൺബോർഡിംഗ് പാക്കറ്റുകൾ ലയിപ്പിക്കുന്നത് മുതൽ സെൻസിറ്റീവ് ഡാറ്റ റിഡാക്ട് ചെയ്യുന്നത് വരെ - ജീവനക്കാരുടെ PII ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാതെ തന്നെ.

നിങ്ങളുടെ 7 ദിവസത്തെ സൗജന്യ ട്രയൽ ആരംഭിക്കുക

അടുത്ത ഓൺബോർഡിംഗ് സൈക്കിളിൽ നിങ്ങളുടെ എച്ച്‌ആർ (HR) ടീം എത്ര സമയം ലാഭിക്കുന്നു എന്ന് കാണുക.