2024 സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ, ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്ക് റെക്കോർഡ് 1.5 ദശലക്ഷം ഫ്രീഡം ഓഫ് ഇൻഫർമേഷൻ ആക്ട് (FOIA) അഭ്യർത്ഥനകൾ ലഭിച്ചു. ഓരോന്നിനും രേഖകളുടെ അവലോകനം, ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ, പേജ് നമ്പർ നൽകൽ, റിലീസ് എന്നിവ ആവശ്യമാണ് - പലപ്പോഴും സ്റ്റാറ്റ്യൂട്ടറി 20-ബിസിനസ്സ്-ദിവസത്തെ വിൻഡോക്കുള്ളിൽ. FOIA എന്നത് ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോ മാത്രമാണ്. എല്ലാ തലങ്ങളിലുമുള്ള സർക്കാർ ഏജൻസികൾ - ഫെഡറൽ, സ്റ്റേറ്റ്, കൗണ്ടി, മുനിസിപ്പൽ - സംഭരണ കരാറുകൾ, ഗ്രാന്റ് അപേക്ഷകൾ, നയരേഖകൾ, അനുമതികൾ, ലൈസൻസുകൾ, പാലിക്കൽ ഫോമുകൾ, മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്സ്, ഏജൻസികൾ തമ്മിലുള്ള കരാറുകൾ, പൊതു ആശയവിനിമയങ്ങൾ എന്നിവയും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

ഇതിന്റെ വ്യാപ്തി അതിശയകരമാണ്. ഫെഡറൽ സർക്കാർ മാത്രം പ്രതിവർഷം ഏകദേശം 9.78 ബില്യൺ പേപ്പർ വർക്ക് ഭാരം ചെലുത്തുന്നതായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു, കൂടാതെ ഓഫീസ് ഓഫ് മാനേജ്‌മെന്റ് ആൻഡ് ബഡ്ജറ്റിന്റെ M-23-07 നിർദ്ദേശം ഇപ്പോൾ എല്ലാ സ്ഥിരം ഫെഡറൽ രേഖകളും ഇലക്ട്രോണിക് ആയി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും കൈമാറാനും ആർക്കൈവ് ചെയ്യാനും ആവശ്യപ്പെടുന്നു. പേപ്പറിന് ഇനി സ്വീകാര്യതയില്ല. 2024 ജൂലൈ മുതൽ, നാഷണൽ ആർക്കൈവ്‌സ് ആൻഡ് റെക്കോർഡ്‌സ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (NARA) അനലോഗ് ഫോർമാറ്റുകളിൽ സ്ഥിരം രേഖകൾ സ്വീകരിക്കില്ല - എല്ലാം ഡിജിറ്റൽ ആയിരിക്കണം, തിരയാൻ കഴിയുന്നതായിരിക്കണം, ശരിയായി ഫോർമാറ്റ് ചെയ്തതായിരിക്കണം.

സർക്കാർ ജീവനക്കാർ ഈ യാഥാർത്ഥ്യത്തെ അഭിമുഖീകരിക്കുന്നത് പലപ്പോഴും സാധാരണ ഉപഭോക്താക്കൾക്കായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ചാണ്, യഥാർത്ഥ വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ (ദൃശ്യപരമായ മറയ്ക്കലല്ല), PDF/A ആർക്കൈവൽ കൺവെർഷൻ ("സേവ് ആസ് PDF" മാത്രമല്ല), ഡോക്യുമെന്റ് പ്രൊഡക്ഷനുകൾക്കുള്ള Bates- ശൈലിയിലുള്ള പേജ് നമ്പർ നൽകൽ, കൂടാതെ സെൻസിറ്റീവ് ആയ പൗരന്മാരുടെ ഡാറ്റ മൂന്നാം കക്ഷി സെർവറുകളിൽ നിന്ന് മാറ്റിനിർത്തുന്ന പ്രോസസ്സിംഗ് എന്നിവ ആവശ്യമുള്ള ഏജൻസികൾക്കല്ല.

ഈ ഗൈഡ് സർക്കാർ തലത്തിലെ അത്യാവശ്യ PDF വർക്ക്ഫ്ലോകളെ - FOIA പ്രോസസ്സിംഗ്, രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ്, സംഭരണം, ഗ്രാന്റുകൾ, നയ വികസനം, പൊതു ആശയവിനിമയങ്ങൾ - ഓരോ ജോലിയും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന പ്രത്യേക ടൂളുകളുമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്നു, പൊതുമേഖലാ രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ് നിർവചിക്കുന്ന സുരക്ഷ, ലഭ്യത, പാലിക്കൽ ആവശ്യകതകൾക്ക് ശ്രദ്ധ നൽകുന്നു.

PDF Tools for Government Agencies - FOIA processing, records management, archiving, and compliance workflows for the public sector

സർക്കാർ ഏജൻസികൾക്ക് പ്രത്യേക PDF ടൂളുകൾ ആവശ്യമായി വരുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

സർക്കാർ പേപ്പർ വർക്കിന്റെ വ്യാപ്തി

സ്വകാര്യ മേഖലയിലെ മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളെയും അപേക്ഷിച്ച് സർക്കാർ ഏജൻസികൾ വളരെ വലിയ തോതിലാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. കണക്കുകൾ പരിഗണിക്കൂ:

2024 സാമ്പത്തിക വർഷത്തിൽ മാത്രം ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്ക് ലഭിച്ചത് 1.5 ദശലക്ഷം FOIA അഭ്യർത്ഥനകൾ - മുൻ വർഷത്തേക്കാൾ 25% വർദ്ധനവ്.
അഞ്ച് ഏജൻസികൾ (DHS, DOJ, VA, DOD, HHS) മൊത്തം ഫെഡറൽ FOIA അഭ്യർത്ഥനകളുടെ 84% കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.
പ്രതിവർഷം ഏജൻസികൾ, ബിസിനസ്സുകൾ, വ്യക്തികൾ എന്നിവരിൽ ഫെഡറൽ നിയമപ്രകാരം അടിച്ചേൽപ്പിക്കപ്പെട്ട 9.78 ബില്യൺ മണിക്കൂർ പേപ്പർ വർക്ക്.
ഓരോന്നിനും അതിൻ്റേതായ രേഖാ നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂളുകൾ, പൊതു രേഖാ നിയമങ്ങൾ, ഡോക്യുമെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ആയിരക്കണക്കിന് സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ ഏജൻസികൾ.

ഈ ഓരോ ഇടപെടലും PDF-കൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു - അഭ്യർത്ഥനകൾ, പ്രതികരണങ്ങൾ, കരാറുകൾ, അപേക്ഷകൾ, അനുമതികൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ, മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റ്സ്, പാലിക്കൽ ഫയലിംഗുകൾ. ഓരോ PDF-നും വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ, നമ്പർ നൽകൽ, ലയിപ്പിക്കൽ, പരിവർത്തനം ചെയ്യൽ, ഒപ്പിടൽ, വിവർത്തനം ചെയ്യൽ, കംപ്രസ് ചെയ്യൽ, ആർക്കൈവ് ചെയ്യൽ അല്ലെങ്കിൽ ഇവയുടെ ഏതെങ്കിലും കോമ്പിനേഷൻ എന്നിവ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം.

ഓരോ വർക്ക്ഫ്ലോയെയും രൂപപ്പെടുത്തുന്ന പാലിക്കൽ ആവശ്യകതകൾ

സ്വകാര്യ ബിസിനസ്സുകളിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, സർക്കാർ ഏജൻസികൾ പരസ്പര ബന്ധിതമായ ചട്ടങ്ങളുടെ ഒരു വലയത്തിലാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നത്. ഇത് രേഖകൾ എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കണം, പ്രോസസ്സ് ചെയ്യണം, റിലീസ് ചെയ്യണം, സംഭരിക്കണം എന്നിവ കൃത്യമായി നിർദ്ദേശിക്കുന്നു:

ആവശ്യം	ഇത് നിർദ്ദേശിക്കുന്നത്	PDF വർക്ക്ഫ്ലോകളിലെ സ്വാധീനം
FOIA / സ്റ്റേറ്റ് പബ്ലിക് റെക്കോർഡ്സ് നിയമങ്ങൾ	സ്റ്റാറ്റ്യൂട്ടറി സമയപരിധിക്കുള്ളിൽ രേഖാ അഭ്യർത്ഥനകളോട് പ്രതികരിക്കുക; ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ മാത്രം വെട്ടിച്ചുരുക്കുക	വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ, പേജ് നമ്പർ നൽകൽ, ലയിപ്പിക്കൽ, മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യൽ
NARA / M-23-07	എല്ലാ സ്ഥിരം രേഖകളും ഇലക്ട്രോണിക് ആയിരിക്കണം; NARA-യിലേക്കുള്ള കൈമാറ്റങ്ങൾ മെറ്റാഡാറ്റയോടുകൂടിയ ഡിജിറ്റൽ ഫോർമാറ്റിൽ ആയിരിക്കണം	PDF/A പരിവർത്തനം, OCR, ബാച്ച് പരിവർത്തനം
സെക്ഷൻ 508	എല്ലാ ഇലക്ട്രോണിക് ഉള്ളടക്കവും വികലാംഗർക്ക് ലഭ്യമായിരിക്കണം	OCR (തിരയാൻ കഴിയുന്ന ടെക്സ്റ്റ് ലെയറുകൾ), ലഭ്യമായ PDF ഘടന
എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓർഡർ 13166 (LEP)	പരിമിതമായ ഇംഗ്ലീഷ് പരിജ്ഞാനമുള്ള ആളുകൾക്ക് സേവനങ്ങളിലേക്ക് അർത്ഥവത്തായ പ്രവേശനം ഏജൻസികൾ നൽകണം	രേഖാ വിവർത്തനം
രേഖാ നിലനിർത്തൽ ഷെഡ്യൂളുകൾ	നിർദ്ദിഷ്ട കാലയളവുകളിലേക്ക് രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കണം - ചിലത് സ്ഥിരമായി	PDF/A ആർക്കൈവിംഗ്, സംഭരണത്തിനായി കംപ്രഷൻ
സംഭരണ ചട്ടങ്ങൾ (FAR)	ഫെഡറൽ അക്വിസിഷൻ റെഗുലേഷൻ കരാർ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ നിയന്ത്രിക്കുന്നു	ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകൾ, രേഖാ താരതമ്യം, ലയിപ്പിക്കൽ
സ്വകാര്യത നിയമം / PII സംരക്ഷണം	വ്യക്തിഗതമായി തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയുന്ന വിവരങ്ങൾ അനധികൃത വെളിപ്പെടുത്തലിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കണം	വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ, മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യൽ, എൻക്രിപ്ഷൻ

സാധാരണ PDF വ്യൂവറുകളും എഡിറ്ററുകളും ഈ ആവശ്യകതകൾ മനസ്സിൽ കണ്ടല്ല രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്. ഒരു സർക്കാർ FOIA ഓഫീസർക്ക് ടെക്സ്റ്റിൽ കറുപ്പ് നിറത്തിൽ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്ത് "വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ" എന്ന് വിളിക്കുന്ന ഒരു ടൂൾ ആവശ്യമില്ല. അവർക്ക് ആവശ്യമുള്ളത്, ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട ഉള്ളടക്കം രേഖയുടെ ഡാറ്റാ ഘടനയിൽ നിന്ന് സ്ഥിരമായി, വീണ്ടെടുക്കാനാവാത്തവിധം നീക്കം ചെയ്യുന്ന ഒരു ടൂൾ ആണ് - കാരണം യഥാർത്ഥ വെട്ടിച്ചുരുക്കലും ദൃശ്യപരമായ മറയ്ക്കലും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം പാലിക്കലും ഡാറ്റാ ലംഘനവും തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസമാണ്, അത് ആദ്യ പേജിൽ വരും.

സർക്കാർ വർക്ക്ഫ്ലോ അനുസരിച്ചുള്ള PDF ടൂളുകൾ

Government document lifecycle - from creation and processing through redaction, release, and archival, with cross-cutting requirements for Section 508 accessibility, LEP compliance, and security

1. FOIAയും പൊതു രേഖാ പ്രോസസ്സിംഗും

FOIA പ്രോസസ്സിംഗ് സർക്കാരിലെ ഏറ്റവും ഉയർന്ന അപകടസാധ്യതയുള്ള PDF വർക്ക്ഫ്ലോ ആണ്. എല്ലാ ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്കും ഒരു FOIA ഓഫീസ് ഉണ്ട്, മിക്ക സംസ്ഥാനങ്ങൾക്കും സമാനമായ പൊതു രേഖാ നിയമങ്ങൾ (കലിഫോർണിയ പബ്ലിക് റെക്കോർഡ്സ് ആക്ട്, ന്യൂയോർക്ക് FOIL, ടെക്സസ് പബ്ലിക് ഇൻഫർമേഷൻ ആക്ട് മുതലായവ) ഉണ്ട്, അവ സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ ഏജൻസികളിൽ സമാനമായ ബാധ്യതകൾ ചുമത്തുന്നു. വർക്ക്ഫ്ലോ ഒരു സ്ഥിരമായ പാറ്റേൺ പിന്തുടരുന്നു: അഭ്യർത്ഥന സ്വീകരിക്കുക, പ്രതികരണ രേഖകൾക്കായി തിരയുക, ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾക്കായി അവലോകനം ചെയ്യുക, വെട്ടിച്ചുരുക്കുക, നമ്പർ നൽകുക, കൂട്ടിച്ചേർക്കുക, റിലീസ് ചെയ്യുക.

ഓരോ ഘട്ടവും ഒരു പ്രത്യേക PDF ടൂളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ: ഏറ്റവും നിയമപരമായി പ്രത്യാഘാതമുള്ള ഘട്ടം

FOIA-ക്ക് ഒമ്പത് ഒഴിവാക്കലുകളുണ്ട്, അവ ഏജൻസികൾക്ക് വിവരങ്ങൾ തടഞ്ഞുവെക്കാൻ അനുമതി നൽകുന്നു - ദേശീയ സുരക്ഷ (ഒഴിവാക്കൽ 1), വ്യക്തിഗത സ്വകാര്യത (ഒഴിവാക്കലുകൾ 6, 7(C)), വ്യാപാര രഹസ്യങ്ങൾ (ഒഴിവാക്കൽ 4), നിയമ നിർവ്വഹണ രേഖകൾ (ഒഴിവാക്കൽ 7), മറ്റുള്ളവ. പ്രതികരണ രേഖകളിൽ റിലീസ് ചെയ്യാവുന്നതും ഒഴിവാക്കപ്പെട്ടതുമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുമ്പോൾ, ഏജൻസികൾ ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട ഭാഗങ്ങൾ വെട്ടിച്ചുരുക്കുകയും ബാക്കിയുള്ളവ റിലീസ് ചെയ്യുകയും വേണം. ഒഴിവാക്കപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ വേർതിരിച്ച് റിലീസ് ചെയ്യാൻ ഏജൻസികൾ "ന്യായമായ നടപടികൾ" സ്വീകരിക്കണമെന്ന് നിയമം അനുശാസിക്കുന്നു.

ഇത് വെട്ടിച്ചുരുക്കലിനെ സർക്കാരിലെ ഏറ്റവും നിയമപരമായി പ്രത്യാഘാതമുള്ള PDF പ്രവർത്തനമാക്കി മാറ്റുന്നു. വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ ടൂൾ ടെക്സ്റ്റിന് മുകളിൽ ഒരു കറുത്ത ദീർഘചതുരം വരച്ചാൽ മാത്രം, അടിയിലുള്ള ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ, "വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ" വിവരങ്ങൾ PDF ഫയലിൽ അവശേഷിക്കുകയും ടെക്സ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കാനും കോപ്പി-പേസ്റ്റ് ചെയ്യാനും ഡോക്യുമെന്റ് ഘടന പരിശോധിക്കാനും അറിയുന്ന ആർക്കും വീണ്ടെടുക്കാനാകും. ഇത് ഒരു സൈദ്ധാന്തിക അപകടമല്ല - വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ പരാജയങ്ങൾ ഉയർന്ന പ്രൊഫൈൽ കേസുകളിൽ വർഗ്ഗീകരിച്ച വിവരങ്ങൾ, നിയമ നിർവ്വഹണ രേഖകൾ, വ്യക്തിഗത ഡാറ്റ എന്നിവ വെളിപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

PDFSub-ന്റെ Redact ടൂൾ യഥാർത്ഥ വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ നടത്തുന്നു. നിങ്ങൾ ഉള്ളടക്കം വെട്ടിച്ചുരുക്കുമ്പോൾ, അടിയിലുള്ള ടെക്സ്റ്റ് ഡാറ്റ, മെറ്റാഡാറ്റ, വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ ഉള്ളടക്കത്തിലേക്കുള്ള ഏതെങ്കിലും പരാമർശങ്ങൾ എന്നിവ PDF-ൽ നിന്ന് സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഡാറ്റ മറഞ്ഞിരിക്കുകയോ മാസ്ക് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യുന്നില്ല - അത് നശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു. വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ പ്രദേശങ്ങൾ അടിയിൽ വീണ്ടെടുക്കാനാവാത്ത വിവരങ്ങളൊന്നും അടങ്ങാത്ത സോളിഡ് ഫിൽസ് ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കപ്പെടുന്നു.

FOIA വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ മാർക്കിംഗ് ആവശ്യകതകൾ: നീതിന്യായ വകുപ്പിന്റെ ഓഫീസ് ഓഫ് ഇൻഫർമേഷൻ പോളിസി ആവശ്യപ്പെടുന്നത്, വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ രേഖകൾ തടഞ്ഞുവെച്ച വിവരങ്ങളുടെ അളവ്, രേഖയിലെ അതിൻ്റെ സ്ഥാനം, ഓരോ വെട്ടിച്ചുരുക്കലിനും പറയുന്ന FOIA ഒഴിവാക്കൽ എന്നിവ വ്യക്തമായി സൂചിപ്പിക്കണം. സാധാരണയായി ഇത് "(b)(6)" അല്ലെങ്കിൽ "(b)(7)(C)" പോലുള്ള ഒരു അടയാളം വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ പ്രദേശത്ത് കാണിക്കുന്നതിലൂടെ പ്രസ്താവിക്കപ്പെട്ട ഒഴിവാക്കൽ തിരിച്ചറിയാൻ സഹായിക്കുന്നു. ഡാറ്റ സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യുകയും ദൃശ്യപരമായ ഒഴിവാക്കൽ അടയാളങ്ങൾ നിലനിർത്തുകയും ചെയ്യുന്ന യഥാർത്ഥ വെട്ടിച്ചുരുക്കൽ ടൂളുകൾ, വേർതിരിക്കൽ ആവശ്യകത (റിലീസ് ചെയ്യാത്ത വിവരങ്ങൾ റിലീസ് ചെയ്യുന്നു) കൂടാതെ മാർക്കിംഗ് ആവശ്യകതയും (എന്ത് തടഞ്ഞുവെച്ചു, എന്തുകൊണ്ട് എന്ന് കാണിക്കുന്നു) നിറവേറ്റുന്നു.

ഡോക്യുമെന്റ് പ്രൊഡക്ഷനുകൾക്കുള്ള Bates- ശൈലിയിലുള്ള പേജ് നമ്പർ നൽകൽ

FOIA പ്രതികരണങ്ങൾ പലപ്പോഴും നൂറുകണക്കിന് അല്ലെങ്കിൽ ആയിരക്കണക്കിന് പേജുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ഓരോ പേജിനും ഒരു പ്രത്യേക ഐഡൻ്റിഫയർ ആവശ്യമാണ്, അതുവഴി അഭ്യർത്ഥനക്കാർക്കും ഏജൻസികൾക്കും കോടതികൾക്കും ആശയവിനിമയങ്ങൾ, അപ്പീലുകൾ, വ്യവഹാരങ്ങൾ എന്നിവയിലെ പ്രത്യേക പേജുകൾ ഉദ്ധരിക്കാൻ കഴിയും. Bates- ശൈലിയിലുള്ള നമ്പർ നൽകൽ - "FOIA-001," "FOIA-002" പോലുള്ള തുടർച്ചയായ ഐഡൻ്റിഫയറുകൾ - ഈ ട്രാക്കിംഗ് നൽകുന്നു.

PDFSub-ന്റെ Add Page Numbers ടൂൾ ഒരു ഡോക്യുമെന്റിലെ അല്ലെങ്കിൽ ലയിപ്പിച്ച ഡോക്യുമെന്റ് സെറ്റിലെ എല്ലാ പേജുകളിലേക്കും തുടർച്ചയായ നമ്പർ നൽകുന്നു. FOIA പ്രൊഡക്ഷനുകൾക്ക്, ഇത് ഒരു അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക് "പേജ് FOIA-347" എന്ന് ഉദ്ധരിക്കാൻ കഴിയും, കൂടാതെ ഏജൻസിക്ക് ഏത് ഡോക്യുമെന്റും പേജും പ്രശ്നത്തിലാണെന്ന് കണ്ടെത്താൻ കഴിയും.

ഒന്നിലധികം ഭാഗങ്ങളുള്ള പ്രതികരണങ്ങൾ ലയിപ്പിക്കൽ

പല FOIA പ്രതികരണങ്ങളിലും ഒന്നിലധികം ഓഫീസുകൾ, ഡിവിഷനുകൾ അല്ലെങ്കിൽ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള രേഖകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഒരു സർക്കാർ പ്രോഗ്രാമിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു അഭ്യർത്ഥനക്ക് നിയമ ഓഫീസ്, പ്രോഗ്രാം ഓഫീസ്, ആശയവിനിമയ ഓഫീസ്, ഇൻസ്പെക്ടർ ജനറൽ എന്നിവരിൽ നിന്നുള്ള പ്രതികരണ രേഖകൾ ഉണ്ടാകാം. ഇവയെല്ലാം ഒരുമിച്ച് ഒരു സംഘടിത പ്രതികരണ പാക്കേജിലേക്ക് കൂട്ടിച്ചേർക്കണം.

PDFSub-ന്റെ Merge ടൂൾ ഡ്രാഗ്-ആൻഡ്-ഡ്രോപ്പ് ഓർഡറിംഗ് ഉപയോഗിച്ച് ഒന്നിലധികം PDF-കളെ ഒരൊറ്റ ഡോക്യുമെന്റിലേക്ക് സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. ലയിപ്പിച്ച ശേഷം, റിലീസിന് തയ്യാറായ ഒരു ഏകീകൃത, നമ്പർ നൽകിയ പ്രൊഡക്ഷൻ സെറ്റ് സൃഷ്ടിക്കാൻ പേജ് നമ്പറുകൾ പ്രയോഗിക്കുക.

പൊതു റിലീസിന് മുമ്പ് മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യൽ

PDF-കളിൽ മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന മെറ്റാഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കാം, അത് ഏജൻസിക്ക് വെളിപ്പെടുത്താൻ ഉദ്ദേശിക്കാത്ത വിവരങ്ങൾ ആകസ്മികമായി വെളിപ്പെടുത്തിയേക്കാം - രചയിതാക്കളുടെ പേരുകൾ, റിവിഷൻ ചരിത്രം, ആന്തരിക അഭിപ്രായങ്ങൾ, സൃഷ്ടിച്ച സമയമുദ്രകൾ, സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പതിപ്പ് വിവരങ്ങൾ. പൊതുജനങ്ങൾക്ക് രേഖകൾ റിലീസ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ്, ഏജൻസികൾ ആകസ്മികമായ വെളിപ്പെടുത്തലുകൾ തടയുന്നതിന് ഈ മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യണം.

PDFSub-ന്റെ Remove Metadata ടൂൾ റിലീസിന് മുമ്പ് PDF ഫയലുകളിൽ നിന്ന് മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യുന്നു. FOIA വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ ഒരു നിർണായകവും എന്നാൽ പലപ്പോഴും അവഗണിക്കപ്പെടുന്നതുമായ ഘട്ടമാണിത്.

ദൈർഘ്യമേറിയ രേഖകളിൽ നിന്ന് പേജുകൾ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യൽ

ഒരു FOIA അഭ്യർത്ഥന ഒരു വലിയ ഫയലിനുള്ളിലെ പ്രത്യേക വിവരങ്ങളെ ലക്ഷ്യമിടുമ്പോൾ - ഉദാഹരണത്തിന്, 500 പേജുള്ള ഒരു റിപ്പോർട്ടിന്റെ 45 മുതൽ 72 വരെയുള്ള പേജുകൾ - ഏജൻസികൾക്ക് മുഴുവൻ ഡോക്യുമെന്റും റിലീസ് ചെയ്യുന്നതിനും (വെട്ടിച്ചുരുക്കുന്നതിനും) പകരം പ്രതികരണ പേജുകൾ മാത്രം എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

PDFSub-ന്റെ Extract Pages ടൂൾ വലിയ ഡോക്യുമെന്റുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേക പേജ് ശ്രേണികൾ എടുക്കുന്നു. വ്യത്യസ്ത പേജുകൾ വ്യത്യസ്ത അഭ്യർത്ഥനകളോട് പ്രതികരിക്കുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ വ്യത്യസ്ത ഒഴിവാക്കലുകൾ വ്യത്യസ്ത ഭാഗങ്ങൾക്ക് ബാധകമാവുകയും പ്രത്യേകം പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ടെങ്കിൽ ഇത് ഉപയോഗപ്രദമാണ്.

2. രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റും ആർക്കൈവിംഗും

ഫെഡറൽ സർക്കാരിന്റെ ഇലക്ട്രോണിക് രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റിലേക്കുള്ള പരിവർത്തനം ഇനി ഓപ്ഷണൽ അല്ല. OMB മെമ്മോറാണ്ടം M-23-07, ഡിസംബർ 2022-ൽ പുറത്തിറങ്ങിയത്, യഥാർത്ഥ M-19-21 നിർദ്ദേശം പുതുക്കുകയും ഒരു നിശ്ചിത സമയപരിധി നിശ്ചയിക്കുകയും ചെയ്തു: 2024 ജൂൺ 30 മുതൽ, NARA സ്ഥിരം രേഖകൾ ഇലക്ട്രോണിക് ഫോർമാറ്റിൽ ഉചിതമായ മെറ്റാഡാറ്റയോടുകൂടി മാത്രമേ സ്വീകരിക്കൂ. ഇപ്പോഴും പേപ്പർ രേഖകളുള്ള ഏജൻസികൾ കൈമാറ്റത്തിന് മുമ്പ് അവ ഡിജിറ്റൈസ് ചെയ്യണം.

ഈ നിർദ്ദേശം എല്ലാ ഫെഡറൽ ഏജൻസികളെയും ബാധിക്കുന്നു, കൂടാതെ സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ തലങ്ങളിൽ ഇത് വലിയ സ്വാധീനം ചെലുത്തുന്നു, അവിടെ പല അധികാരപരിധികളും സമാനമായ ഇലക്ട്രോണിക് രേഖാ ആവശ്യകതകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു.

ദീർഘകാല ആർക്കൈവിംഗിനായി PDF/A പരിവർത്തനം

PDF/A എന്നത് ദീർഘകാല ഡോക്യുമെന്റ് സംരക്ഷണത്തിനായുള്ള ISO-സ്റ്റാൻഡേർഡൈസ്ഡ് ഫോർമാറ്റ് ആണ്. സാധാരണ PDF-കളിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, PDF/A ഫയലുകൾ സ്വയം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - എല്ലാ ഫോണ്ടുകളും ഉൾച്ചേർത്തിരിക്കുന്നു, ബാഹ്യ ആശ്രിതത്വങ്ങളില്ല, JavaScript ഉം എൻക്രിപ്ഷനും നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഒരു പ്രത്യേക സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പതിപ്പിനെ ആശ്രയിക്കാതെ ദശാബ്ദങ്ങൾക്ക് ശേഷം റെൻഡർ ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന രീതിയിലാണ് ഫയൽ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത്.

NARA സ്ഥിരം രേഖകളുടെ കൈമാറ്റത്തിനായി PDF/A ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു, കൂടാതെ പല സ്റ്റേറ്റ് ആർക്കൈവുകളും സമാനമായ ആവശ്യകതകൾ സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഈ ഫോർമാറ്റ് ഇന്ന് സൃഷ്ടിച്ച ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് 50 അല്ലെങ്കിൽ 100 വർഷത്തിനുള്ളിൽ പ്രത്യേക റെൻഡറിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിനെ ആശ്രയിക്കാതെ വായിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

PDFSub-ന്റെ PDF/A Conversion ടൂൾ സാധാരണ PDF-കളെ PDF/A ഫോർമാറ്റിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. NARA കൈമാറ്റത്തിനോ സ്റ്റേറ്റ് ആർക്കൈവുകൾക്കോ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുന്ന ഏജൻസികൾക്ക്, ഇത് രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോയിലെ ഒരു നിർണായക ഘട്ടമാണ്. സർക്കാർ ഏജൻസികൾ ഉത്പാദിപ്പിക്കുന്ന രേഖകളുടെ അളവ് കൈകാര്യം ചെയ്യുമ്പോൾ ബാച്ച് പ്രോസസ്സിംഗ് പ്രത്യേകിച്ച് പ്രധാനമാണ് - നൂറുകണക്കിന് ഡോക്യുമെന്റുകൾ വ്യക്തിഗതമായി പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത് പ്രായോഗികമല്ല.

OCR: സ്കാൻ ചെയ്ത രേഖകൾ തിരയാൻ കഴിയുന്നതും പാലിക്കാവുന്നതും ആക്കുന്നു

സർക്കാർ ഏജൻസികൾക്ക് സ്കാൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകളുടെ വലിയ ശേഖരങ്ങളുണ്ട് - ദശകങ്ങളായി ഡിജിറ്റൈസേഷൻ ശ്രമങ്ങളിലൂടെ പകർത്തിയെടുത്തതോ PDF ആയി സ്കാൻ ചെയ്തതോ ആയ പേപ്പർ രേഖകൾ. ഈ ചിത്ര-മാത്രം PDF-കളിൽ ടെക്സ്റ്റ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നതായി തോന്നുമെങ്കിലും, അവ യഥാർത്ഥത്തിൽ ടെക്സ്റ്റിന്റെ ചിത്രങ്ങൾ മാത്രമാണ്. അവ തിരയാൻ കഴിയില്ല, ടെക്സ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കാനോ പകർത്താനോ കഴിയില്ല, കൂടാതെ സ്ക്രീൻ റീഡറുകൾക്ക് അവ വ്യാഖ്യാനിക്കാൻ കഴിയാത്തതിനാൽ സെക്ഷൻ 508 ലഭ്യത ആവശ്യകതകൾ പാലിക്കുന്നില്ല.

M-23-07 ഡിജിറ്റൈസേഷൻ നിർദ്ദേശമനുസരിച്ച്, ഏജൻസികൾ പേപ്പർ രേഖകൾ സ്കാൻ ചെയ്യുക മാത്രമല്ല, അവ തിരയാൻ കഴിയുന്നതാക്കുകയും വേണം. തിരയാൻ കഴിയാത്ത സ്കാൻ, രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ് കാഴ്ചപ്പാടിൽ നിന്ന് പേപ്പർ ഒറിജിനലിനേക്കാൾ അല്പം മാത്രമേ മെച്ചമുള്ളൂ - ഓരോ പേജും നേരിട്ട് പരിശോധിക്കാതെ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് കണ്ടെത്താൻ കഴിയില്ല.

PDFSub-ന്റെ OCR ടൂൾ സ്കാൻ ചെയ്ത PDF-കളെ പൂർണ്ണമായി തിരയാൻ കഴിയുന്ന ഡോക്യുമെന്റുകളാക്കി മാറ്റുന്നു. ദൃശ്യപരമായ രൂപം സമാനമായി തുടരുന്നു, പക്ഷേ ഒരു അദൃശ്യ ടെക്സ്റ്റ് ലെയർ ചേർക്കുന്നു, ഇത് പൂർണ്ണ-ടെക്സ്റ്റ് തിരയൽ, ടെക്സ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കൽ, സ്ക്രീൻ റീഡർ പ്രവേശനം എന്നിവ സാധ്യമാക്കുന്നു. PDFSub 130-ൽ അധികം ഭാഷകളിൽ OCR പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, ഇത് വിദേശ ഭാഷകളിലുള്ള രേഖകളുള്ള ഏജൻസികൾക്ക് പ്രധാനമാണ് - കുടിയേറ്റ രേഖകൾ, അന്താരാഷ്ട്ര ആശയവിനിമയങ്ങൾ, ഉടമ്പടി രേഖകൾ, ബഹുഭാഷാ സമൂഹങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള രേഖകൾ.

ഡിജിറ്റൽ സംഭരണത്തിനായി കംപ്രഷൻ

സർക്കാർ രേഖാ ശേഖരണങ്ങൾ വളരെ വലുതായി വളരാം. ഒരു ഏജൻസിക്ക് ലക്ഷക്കണക്കിന് ഡോക്യുമെന്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടി വന്നേക്കാം, അവയിൽ പലതും ഉയർന്ന റെസല്യൂഷൻ സ്കാനുകളാണ്, ഓരോന്നും പത്ത് മെഗാബൈറ്റുകളോളം വരും. സംഭരണ ചെലവുകൾ വർദ്ധിക്കുന്നു, കൂടാതെ രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റങ്ങൾക്ക് പലപ്പോഴും ഫയൽ വലുപ്പ പരിധികളുണ്ട്, അവ വലിയ അപ്‌ലോഡുകൾ നിരസിക്കുന്നു.

PDFSub-ന്റെ Compress ടൂൾ വായനാക്ഷമത നഷ്ടപ്പെടുത്താതെ PDF ഫയൽ വലുപ്പങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നു. വലിയ അളവിലുള്ള രേഖകൾ ഡിജിറ്റൽ ശേഖരണങ്ങളിലേക്ക് കൈമാറുന്ന ഏജൻസികൾക്ക്, കംപ്രഷൻ സംഭരണ ആവശ്യകതകളും കൈമാറ്റ സമയവും ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കാൻ കഴിയും.

ലെഗസി ഡോക്യുമെന്റുകൾക്കുള്ള ബാച്ച് പരിവർത്തനം

പല സർക്കാർ ഓഫീസുകളിലും ഇപ്പോഴും Word, Excel, PowerPoint, മറ്റ് ഫോർമാറ്റുകളിൽ രേഖകൾ ഉണ്ട്, അവ രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റിനായി PDF ലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. ചില ലെഗസി സിസ്റ്റങ്ങൾ ആധുനിക രേഖാ മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റങ്ങൾക്ക് സ്വീകരിക്കാൻ കഴിയാത്ത ഫോർമാറ്റുകളിൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഔട്ട്പുട്ട് ചെയ്യുന്നു.

PDFSub-ന്റെ Batch Convert ടൂളുകൾ ഒന്നിലധികം ഫോർമാറ്റുകളിൽ നിന്ന് PDF ലേക്ക് ഡോക്യുമെന്റുകൾ പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു, ഇത് ഏജൻസികൾക്ക് അവരുടെ രേഖകൾ ഒരൊറ്റ ആർക്കൈവൽ ഫോർമാറ്റിൽ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു. PDF/A പരിവർത്തനത്തോടൊപ്പം, ഇത് ലെഗസി ഫോർമാറ്റുകളിൽ നിന്ന് ആർക്കൈവ്-റെഡി രേഖകളിലേക്കുള്ള ഒരു പൂർണ്ണ പൈപ്പ്ലൈൻ സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

3. സംഭരണവും കരാർ മാനേജ്‌മെന്റും

സർക്കാർ സംഭരണം പൊതുമേഖലയിലെ ഏറ്റവും കൂടുതൽ രേഖകൾ ആവശ്യമുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകളിൽ ഒന്നാണ്. ഫെഡറൽ അക്വിസിഷൻ റെഗുലേഷൻ (FAR) മാത്രം ആയിരക്കണക്കിന് പേജുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, കൂടാതെ ഓരോ സംഭരണ പ്രവർത്തനവും - നിർദ്ദേശങ്ങൾക്കുള്ള അഭ്യർത്ഥനകൾ (RFPs) മുതൽ കരാർ അവാർഡുകൾ വരെ മാറ്റങ്ങൾ വരെ - അതിൻ്റേതായ ഡോക്യുമെന്റ് ട്രാക്ക് സൃഷ്ടിക്കുന്നു. സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ സംഭരണവും സമാനമായ പാറ്റേണുകൾ പിന്തുടരുന്നു, ഏജൻസികൾ സോളിസിറ്റേഷനുകൾ, ബിഡ് വിലയിരുത്തലുകൾ, അവാർഡ് അറിയിപ്പുകൾ, കരാർ ഫയലുകൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.

സംഭരണ രേഖകൾക്കുള്ള ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകൾ

സർക്കാർ കരാറുകളിൽ എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളിലും ഒപ്പുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു: ധാരണാപത്രങ്ങൾ, ഏജൻസികൾ തമ്മിലുള്ള കരാറുകൾ, കരാർ അവാർഡുകൾ, മാറ്റങ്ങൾ, ഡെലിവറി ഓർഡറുകൾ, കരാറുകാരൻ്റെ പ്രകടന വിലയിരുത്തലുകൾ. പരമ്പരാഗതമായി, ഇവയ്ക്ക് വെറ്റ്-ഇങ്ക് ഒപ്പുകൾ ആവശ്യമായിരുന്നു, ഇത് ഇതിനകം ദൈർഘ്യമേറിയ സംഭരണ സമയപരിധികളിൽ ദിവസങ്ങളോ ആഴ്ചകളോ കൂട്ടിച്ചേർത്തു.

ESIGN ആക്ടും ഗവൺമെന്റ് പേപ്പർ വർക്ക് എലിമിനേഷൻ ആക്ടും (GPEA) സർക്കാരിലെ ഇലക്ട്രോണിക് ഒപ്പുകൾക്ക് നിയമപരമായ ചട്ടക്കൂട് നൽകുന്നു. പല ഏജൻസികളും ഡിജിറ്റൽ ഒപ്പിടൽ അനുവദിക്കുന്ന ഇ-സിഗ്നേച്ചർ നയങ്ങൾ സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്, വർഗ്ഗീകരിച്ചതോ അല്ലെങ്കിൽ ചില ഉയർന്ന മൂല്യമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കോ ഒഴികെ.

PDFSub-ന്റെ E-Sign ടൂൾ സർക്കാർ ജീവനക്കാരെ സംഭരണ PDF-കളിൽ നേരിട്ട് ഒപ്പുകൾ ചേർക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു - ഏജൻസികൾ തമ്മിലുള്ള കരാറുകളിൽ ഒപ്പിടുക, വാങ്ങൽ ഓർഡറുകൾ അംഗീകരിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, വെറ്റ്-സൈൻ ചെയ്യുക, സ്കാൻ ചെയ്യുക, വീണ്ടും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക എന്നിവ കൂടാതെ കരാർ മാറ്റങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുക. ഒപ്പിട്ട ഡോക്യുമെന്റ് നിലവിലുള്ള ഡോക്യുമെന്റ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്ന ഒരു സാധാരണ PDF ആണ്.

പ്രത്യേകിച്ച് സംഭരണത്തിന്, പ്രധാന നേട്ടം വേഗതയാണ്. ഒരു കരാർ മാറ്റം ഒരു കരാർ ഓഫീസറുടെ മേശപ്പുറത്ത് വെറ്റ് ഒപ്പിനായി കാത്തുകിടക്കുന്നത് മുഴുവൻ സംഭരണ പ്രവർത്തനത്തെയും വൈകിപ്പിക്കുന്നു. ഇ-സിഗ്നേച്ചറുകൾ ഈ തടസ്സം ഇല്ലാതാക്കുന്നു.

കരാർ ഭേദഗതികളും മാറ്റങ്ങളും താരതമ്യം ചെയ്യൽ

സർക്കാർ കരാറുകൾ പലപ്പോഴും മാറ്റങ്ങൾക്ക് വിധേയമാകാറുണ്ട് - സ്കോപ്പ് മാറ്റങ്ങൾ, കാലയളവ് വിപുലീകരണങ്ങൾ, ഫണ്ടിംഗ് ക്രമീകരണങ്ങൾ, ക്ലോസ് അപ്ഡേറ്റുകൾ. ഒരു മാറ്റം കരാർ നിബന്ധനകൾ മാറ്റുമ്പോൾ, യഥാർത്ഥതും മാറ്റം വരുത്തിയതുമായ പതിപ്പുകൾക്കിടയിൽ എന്താണ് മാറിയതെന്ന് കരാർ ഓഫീസർക്ക് പരിശോധിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഒരു മൾട്ടി-മില്യൺ ഡോളർ കരാറിൽ ഒരു മാറ്റം വരുത്തിയ ക്ലോസ് നഷ്‌ടപ്പെടുന്നത് അനധികൃത ബാധ്യതകൾ, ഓഡിറ്റ് കണ്ടെത്തലുകൾ അല്ലെങ്കിൽ പ്രതിഷേധ നടപടികൾക്ക് കാരണമാകും.

PDFSub-ന്റെ Compare ടൂൾ രണ്ട് PDF ഡോക്യുമെന്റുകൾക്കിടയിലുള്ള എല്ലാ വ്യത്യാസങ്ങളും ദൃശ്യപരമായി ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുന്ന താരതമ്യം നൽകുന്നു. കരാർ മാറ്റങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്യുമ്പോൾ ഉദ്ദേശിച്ച മാറ്റങ്ങൾ മാത്രം വരുത്തിയെന്ന് പരിശോധിക്കാൻ ഇത് വളരെ മൂല്യവത്താണ്, അല്ലെങ്കിൽ സോളിസിറ്റേഷൻ ആവശ്യകതകൾ എങ്ങനെ വികസിച്ചുവെന്ന് ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ തുടർച്ചയായ RFP ഭേദഗതികൾ താരതമ്യം ചെയ്യുമ്പോൾ.

ബിഡ് പാക്കേജുകളും കരാർ ഫയലുകളും ലയിപ്പിക്കൽ

സംഭരണ ഫയലുകളിൽ സാധാരണയായി ഒന്നിലധികം ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു: സോളിസിറ്റേഷൻ, എല്ലാ ഭേദഗതികളും, വിജയിച്ച പ്രൊപ്പോസൽ, വിലയിരുത്തൽ റിപ്പോർട്ട്, വിലനിർണ്ണയ ചർച്ചാ മെമ്മോറാണ്ടം, കരാർ അവാർഡ്, സഹായ രേഖകൾ. ഓഡിറ്റ്, നിലനിർത്തൽ ആവശ്യങ്ങൾക്കായി ഇവയെല്ലാം ഒരു പൂർണ്ണ കരാർ ഫയലിലേക്ക് കൂട്ടിച്ചേർക്കണം.

PDFSub-ന്റെ Merge ടൂൾ ഈ ഡോക്യുമെന്റുകളെ ഒരുമിച്ച് ഒരു സംഘടിത കരാർ ഫയലിലേക്ക് സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. ലയിപ്പിച്ച ശേഷം, ഓഡിറ്റുകൾക്കും അവലോകനങ്ങൾക്കും എളുപ്പത്തിൽ റഫറൻസിനായി പേജ് നമ്പറുകൾ ചേർക്കുക.

പ്രീ-ഡിസിഷനൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾക്കായി പാസ്‌വേഡ് സംരക്ഷണം

കരാർ അവാർഡിന് മുമ്പ്, സംഭരണ രേഖകൾ സോഴ്സ്-സെലക്ഷൻ സെൻസിറ്റീവ് ആണ്. വിലയിരുത്തൽ റിപ്പോർട്ടുകൾ, കോമ്പറ്ററ്റീവ് റേഞ്ച് നിർണ്ണയങ്ങൾ, വിലനിർണ്ണയ വിശകലനങ്ങൾ എന്നിവ അനധികൃത പ്രവേശനത്തിൽ നിന്ന് സംരക്ഷിക്കണം. സോഴ്സ്-സെലക്ഷൻ വിവരങ്ങളുടെ അനധികൃത വെളിപ്പെടുത്തൽ പ്രതിഷേധങ്ങൾ, പുനർ-മത്സരങ്ങൾ, കൂടാതെ പ്രൊക്യൂർമെന്റ് ഇൻ്റഗ്രിറ്റി ആക്ട് പ്രകാരം ക്രിമിനൽ ബാധ്യത എന്നിവയ്ക്ക് കാരണമാകും.

PDFSub-ന്റെ Password Protect ടൂൾ കൈമാറ്റത്തിനോ സംഭരണത്തിനോ മുമ്പ് പാസ്‌വേഡ് സംരക്ഷണത്തോടെ PDF-കളെ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഇത് വിലയിരുത്തൽ ടീം അംഗങ്ങൾക്കിടയിൽ പങ്കിടുന്ന അല്ലെങ്കിൽ അംഗീകാര അധികാരികളിലേക്ക് ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്ന സെൻസിറ്റീവ് സംഭരണ രേഖകൾക്ക് ഒരു സുരക്ഷാ പാളി നൽകുന്നു.

4. ഗ്രാന്റ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ

ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾ പ്രതിവർഷം നൂറുകണക്കിന് ബില്യൺ ഡോളർ ഗ്രാന്റുകൾ നൽകുന്നു, കൂടാതെ ഓരോ ഗ്രാന്റും - അപേക്ഷ മുതൽ ക്ലോസ്-ഔട്ട് വരെ - ഒരു വലിയ ഡോക്യുമെന്റ് ട്രാക്ക് സൃഷ്ടിക്കുന്നു. സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ തലങ്ങളിലും ഇത് സത്യമാണ്, അവിടെ ഏജൻസികൾ ഗ്രാന്റുകൾ നൽകുകയും സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. പേപ്പർ വർക്കുകളിൽ അപേക്ഷകൾ (SF-424, അനുബന്ധ ഫോമുകൾ), ബഡ്ജറ്റ് ന്യായീകരണങ്ങൾ, പുരോഗതി റിപ്പോർട്ടുകൾ, സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ (SF-425), ഓഡിറ്റ് റിപ്പോർട്ടുകൾ, ക്ലോസ്-ഔട്ട് ഡോക്യുമെന്റേഷൻ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

സർക്കാർ ഫോമുകൾ ഡിജിറ്റലായി പൂരിപ്പിക്കൽ

സർക്കാർ ഗ്രാന്റ് ഫോമുകൾ - SF-424 (ഫെഡറൽ അസിസ്റ്റൻസിനുള്ള അപേക്ഷ), SF-424A (ബഡ്ജറ്റ് വിവരങ്ങൾ), SF-425 (ഫെഡറൽ ഫിനാൻഷ്യൽ റിപ്പോർട്ട്) - PDF ഫോമുകളായി വിതരണം ചെയ്യുന്നു. ഗ്രാന്റ് അപേക്ഷകർക്കും സ്വീകർത്താക്കൾക്കും ഈ ഫോമുകൾ പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, കൈകൊണ്ട് എഴുതുക, സ്കാൻ ചെയ്യുക എന്നിവ കൂടാതെ ഡിജിറ്റലായി പൂരിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

PDFSub-ന്റെ PDF Form Filler ഉപയോക്താക്കൾക്ക് സർക്കാർ PDF ഫോമുകൾ നേരിട്ട് ബ്രൗസറിൽ പൂരിപ്പിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു. ഫോം ഫീൽഡുകളിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക, ചെക്ക്ബോക്സുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, പൂർത്തിയാക്കിയ ഫോം സമർപ്പിക്കാൻ തയ്യാറായ ഒരു സാധാരണ PDF ആയി സംരക്ഷിക്കുക. ഇത് പ്രത്യേകിച്ച് ചെറിയ ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് - ലാഭേച്ഛയില്ലാത്തവർ, കമ്മ്യൂണിറ്റി ഗ്രൂപ്പുകൾ, ലോക്കൽ ഗവൺമെന്റുകൾ - ഫെഡറൽ ഗ്രാന്റുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നവർക്ക് എന്നാൽ പ്രത്യേക ഗ്രാന്റ് മാനേജ്‌മെന്റ് സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഇല്ലാത്തവർക്ക് ഉപയോഗപ്രദമാണ്.

AI ഉപയോഗിച്ച് അപേക്ഷകളിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യൽ

ഗ്രാന്റ് പ്രോഗ്രാം ഓഫീസർമാർ ഓരോ ഫണ്ടിംഗ് സൈക്കിളിലും നൂറുകണക്കിന് അല്ലെങ്കിൽ ആയിരക്കണക്കിന് അപേക്ഷകൾ അവലോകനം ചെയ്യുന്നു. ഓരോ അപേക്ഷയിലും പ്രധാന ഡാറ്റാ പോയിന്റുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേര്, അഭ്യർത്ഥിച്ച തുക, പ്രോജക്റ്റ് വിവരണം, ബഡ്ജറ്റ് വിഭജനം, പ്രകടന അളവുകൾ - ഇവയെല്ലാം ഗ്രാന്റ് മാനേജ്‌മെന്റ് സിസ്റ്റങ്ങളിൽ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുകയും നൽകുകയും വേണം.

PDFSub-ന്റെ Extract Data ടൂൾ AI ഉപയോഗിച്ച് PDF അപേക്ഷകളിൽ നിന്നും പാലിക്കൽ ഫോമുകളിൽ നിന്നും ഘടനാപരമായ ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഓരോ അപേക്ഷയിൽ നിന്നും വിവരങ്ങൾ നേരിട്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനു പകരം, പ്രോഗ്രാം ഓഫീസർമാർക്ക് പ്രധാന ഫീൽഡുകൾ വിശകലനത്തിനും സിസ്റ്റം എൻട്രിക്ക് വേണ്ടിയും ഘടനാപരമായ ഫോർമാറ്റുകളിലേക്ക് എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

എഡിറ്റിംഗിനായി റിപ്പോർട്ടുകൾ പരിവർത്തനം ചെയ്യൽ

ഗ്രാന്റ് സ്വീകർത്താക്കൾ പുരോഗതിയും സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകളും PDF ആയി സമർപ്പിക്കുന്നു. പ്രോഗ്രാം ഓഫീസർമാർക്ക് പലപ്പോഴും ഈ റിപ്പോർട്ടുകളുടെ ഭാഗങ്ങൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യാനോ, വ്യാഖ്യാനിക്കാനോ, അല്ലെങ്കിൽ അവരുടെ സ്വന്തം സംഗ്രഹ രേഖകളിൽ ഉൾപ്പെടുത്താനോ ആവശ്യമായി വരും. PDF-നെ എഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്ന ഫോർമാറ്റിലേക്ക് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത് വീണ്ടും ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനേക്കാൾ വേഗതയുള്ളതാണ്.

PDFSub-ന്റെ PDF to Word ടൂൾ PDF റിപ്പോർട്ടുകളെ എഡിറ്റ് ചെയ്യാവുന്ന Word ഡോക്യുമെന്റുകളാക്കി മാറ്റുന്നു, ഫോർമാറ്റിംഗും ലേഔട്ടും സംരക്ഷിക്കുന്നു. ഇത് പ്രോഗ്രാം ഓഫീസർമാർക്ക് ഗ്രാന്റീ റിപ്പോർട്ടുകളിൽ നിന്ന് അവലോകന സംഗ്രഹങ്ങൾ, ബ്രീഫിംഗ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ, കോൺഗ്രഷണൽ റിപ്പോർട്ടുകൾ എന്നിവയിലേക്ക് പ്രസക്തമായ ഭാഗങ്ങൾ എടുക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു.

5. നയ വികസനവും പാലിക്കലും

സർക്കാർ ഏജൻസികൾ നിരന്തരം നയങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുകയും പരിഷ്കരിക്കുകയും പ്രസിദ്ധീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു - ചട്ടങ്ങൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ, സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഓപ്പറേറ്റിംഗ് നടപടിക്രമങ്ങൾ, മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശ രേഖകൾ, പാലിക്കൽ മാനുവലുകൾ. നയ ജീവിതചക്രത്തിൽ ഒന്നിലധികം ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ, ഏജൻസികൾ തമ്മിലുള്ള അവലോകനം, നിയമപരമായ അവലോകനം, പൊതു അഭിപ്രായ കാലയളവുകൾ, അവസാന പ്രസിദ്ധീകരണം എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഓരോ ഘട്ടവും ട്രാക്ക് ചെയ്യേണ്ടതും താരതമ്യം ചെയ്യേണ്ടതും കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതുമായ ഡോക്യുമെന്റ് പതിപ്പുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

നയ ഡ്രാഫ്റ്റുകൾ താരതമ്യം ചെയ്യൽ

നയരേഖകൾ വികസന പ്രക്രിയയിലൂടെ കടന്നുപോകുമ്പോൾ നിരവധി പരിഷ്കാരങ്ങൾക്ക് വിധേയമാകുന്നു. ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ചട്ടം പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രോഗ്രാം ഓഫീസ്, നിയമ ഓഫീസ്, ബഡ്ജറ്റ് ഓഫീസ്, ഓഫീസ് ഓഫ് മാനേജ്‌മെന്റ് ആൻഡ് ബഡ്ജറ്റ് എന്നിവ അവലോകനം ചെയ്തേക്കാം. ഓരോ അവലോകകനും മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം, കൂടാതെ നയ ഉടമയ്ക്ക് പതിപ്പുകൾക്കിടയിലുള്ള എല്ലാ മാറ്റങ്ങളും ട്രാക്ക് ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

PDFSub-ന്റെ Compare ടൂൾ നയ ഡ്രാഫ്റ്റ് പതിപ്പുകൾക്കിടയിലുള്ള വ്യത്യാസങ്ങൾ ദൃശ്യ തലത്തിൽ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുന്നു - ടെക്സ്റ്റ് മാറ്റങ്ങൾ മാത്രമല്ല, ഫോർമാറ്റിംഗ്, ലേഔട്ട്, ഘടനാപരമായ മാറ്റങ്ങൾ എന്നിവയും. ഒരു നിയമ അവലോകകൻ ഒരു ഭാഗം മറ്റൊരു വിഭാഗത്തിലേക്ക് മാറ്റുമ്പോൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ബഡ്ജറ്റ് അവലോകകൻ ഒരു ടേബിളിൽ മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന ഒരു ഡോളർ തുക മാറ്റുമ്പോൾ ഇത് നിർണായകമാണ്.

പാലിക്കൽ ഫോമുകളിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യൽ

റെഗുലേറ്ററി ഏജൻസികൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോമുകളിലൂടെ പാലിക്കൽ ഡാറ്റ ശേഖരിക്കുന്നു - പരിസ്ഥിതി നിരീക്ഷണ റിപ്പോർട്ടുകൾ, സാമ്പത്തിക വെളിപ്പെടുത്തലുകൾ, സുരക്ഷാ പരിശോധന റിപ്പോർട്ടുകൾ, ലൈസൻസിംഗ് അപേക്ഷകൾ. ഈ ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുകയും വിശകലനം ചെയ്യുകയും വേണം, പാലിക്കൽ ട്രെൻഡുകൾ തിരിച്ചറിയാനും ലംഘനങ്ങൾ ഫ്ലാഗ് ചെയ്യാനും എൻഫോഴ്സ്മെന്റ് കണക്കുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനും.

PDFSub-ന്റെ Extract Data ടൂൾ പാലിക്കൽ PDF-കളിൽ നിന്ന് ഘടനാപരമായ വിവരങ്ങൾ എടുക്കുന്നു, ഇത് ജീവനക്കാരുടെ സമയം എടുക്കുന്ന മാനുവൽ ഡാറ്റാ എൻട്രി കുറയ്ക്കുന്നു. പ്രതിവർഷം ആയിരക്കണക്കിന് പാലിക്കൽ ഫയലിംഗുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഏജൻസികൾക്ക്, ഈ ഓട്ടോമേഷൻ ഗണ്യമായതാണ്.

ലെഗസി നയ രേഖകൾ ബാച്ച് പരിവർത്തനം ചെയ്യൽ

പല ഏജൻസികളും ദശകങ്ങളായി നീണ്ടുനിൽക്കുന്ന നയ ലൈബ്രറികൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു. പഴയ നയങ്ങൾ സ്കാൻ ചെയ്ത ചിത്രങ്ങൾ, വേഡ് ഡോക്യുമെന്റുകൾ, വേഡ്പെർഫെക്റ്റ് ഫയലുകൾ, അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് ലെഗസി ഫോർമാറ്റുകൾ എന്നിവയായി നിലവിലുണ്ടാകാം. ഇവയെ തിരയാൻ കഴിയുന്നതും ആർക്കൈവ്-റെഡി ആയതുമായ PDF-കളാക്കി സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യുന്നത് നയ ലൈബ്രറിയെ ലഭ്യമാക്കുകയും ഇലക്ട്രോണിക് രേഖാ ആവശ്യകതകൾക്ക് അനുസൃതമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

സ്കാൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾക്കായി OCR, മറ്റ് ഫോർമാറ്റുകളിലുള്ള ഡോക്യുമെന്റുകൾക്കായി Batch Convert, കൂടാതെ ആർക്കൈവ്-റെഡി ഔട്ട്പുട്ടിനായി PDF/A Conversion എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.

6. പൊതു ആശയവിനിമയങ്ങളും ലഭ്യതയും

സർക്കാർ ഏജൻസികൾക്ക് സ്വകാര്യ ബിസിനസ്സുകൾക്കില്ലാത്ത ഒരു പ്രത്യേക ബാധ്യതയുണ്ട്: അവർ എല്ലാ പൗരന്മാർക്കും അവരുടെ രേഖകൾ ലഭ്യമാക്കണം, വൈകല്യങ്ങളോ ഭാഷാ പരിജ്ഞാനമോ പരിഗണിക്കാതെ. രണ്ട് ഫെഡറൽ നിർദ്ദേശങ്ങൾ ഈ ആവശ്യകതയെ രൂപപ്പെടുത്തുന്നു - പുനരധിവാസ നിയമത്തിന്റെ സെക്ഷൻ 508 ഉം പരിമിതമായ ഇംഗ്ലീഷ് പരിജ്ഞാനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓർഡർ 13166 ഉം.

സെക്ഷൻ 508: വികലാംഗർക്കുള്ള ലഭ്യത

സെക്ഷൻ 508 അനുസരിച്ച് എല്ലാ ഫെഡറൽ ഇലക്ട്രോണിക് ഉള്ളടക്കങ്ങളും - PDF-കൾ ഉൾപ്പെടെ - വികലാംഗർക്ക് ലഭ്യമായിരിക്കണം. ഇതിനർത്ഥം PDF-കൾ WCAG 2.0 ലെവൽ AA വിജയ മാനദണ്ഡങ്ങൾ പാലിക്കണം എന്നാണ്. പ്രായോഗികമായി, ഇതിന് ആവശ്യമായവ:

തിരയാൻ കഴിയുന്ന ടെക്സ്റ്റ് - ടെക്സ്റ്റിന്റെ സ്കാൻ ചെയ്ത ചിത്രങ്ങളല്ല. സ്ക്രീൻ റീഡറുകൾക്ക് ചിത്ര-മാത്രം PDF-കൾ വ്യാഖ്യാനിക്കാൻ കഴിയില്ല.
ശരിയായ ഡോക്യുമെന്റ് ഘടന - ഹെഡിംഗുകൾ, ലിസ്റ്റുകൾ, ടേബിളുകൾ എന്നിവ അസിസ്റ്റീവ് ടെക്നോളജിക്ക് നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന രീതിയിൽ ടാഗ് ചെയ്യണം.
ചിത്രങ്ങൾക്ക് ബദൽ ടെക്സ്റ്റ് - ദൃശ്യപരമായ ഉള്ളടക്കത്തിന് ടെക്സ്റ്റ് വിവരണങ്ങൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.
വായനാ ക്രമം - സ്ക്രീൻ റീഡറുകൾക്ക് ശരിയായ വായനാ ക്രമം ഉണ്ടായിരിക്കണം.

PDF-കൾക്കുള്ള ഏറ്റവും സാധാരണമായ സെക്ഷൻ 508 പരാജയം പരിഹരിക്കാൻ ഏറ്റവും ലളിതവുമാണ്: ടെക്സ്റ്റ് ലെയർ ഇല്ലാത്ത സ്കാൻ ചെയ്ത രേഖകൾ. ഒരു സർക്കാർ ഓഫീസ് ഒരു പേപ്പർ ഡോക്യുമെന്റ് സ്കാൻ ചെയ്യുകയും ഫലമായുണ്ടാകുന്ന ചിത്ര-മാത്രം PDF അതിൻ്റെ വെബ്സൈറ്റിൽ പോസ്റ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ, ആ ഡോക്യുമെന്റ് സ്ക്രീൻ റീഡർ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആർക്കും ലഭ്യമായിരിക്കില്ല - കൂടാതെ ഏജൻസി പാലിക്കൽ നടത്താതെയിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

PDFSub-ന്റെ OCR ടൂൾ സ്കാൻ ചെയ്ത PDF-കളിലേക്ക് ഒരു തിരയാൻ കഴിയുന്ന ടെക്സ്റ്റ് ലെയർ ചേർക്കുന്നു, ഇത് ഏറ്റവും അടിസ്ഥാനപരമായ ലഭ്യത ആവശ്യകത നിറവേറ്റുന്നു. പൂർണ്ണമായ സെക്ഷൻ 508 പാലിക്കലിൽ കൂടുതൽ ടാഗിംഗും ഘടനാപരമായ ജോലികളും ഉൾപ്പെടുന്നുണ്ടെങ്കിലും, OCR എന്നത് ഒരു ചിത്രത്തെ അപ്രാപ്യമായ രേഖയിൽ നിന്ന് അസിസ്റ്റീവ് ടെക്നോളജിക്ക് വ്യാഖ്യാനിക്കാൻ തുടങ്ങാൻ കഴിയുന്ന ഒന്നാക്കി മാറ്റുന്ന അത്യാവശ്യമായ ആദ്യ പടിയാണ്.

എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓർഡർ 13166: പരിമിതമായ ഇംഗ്ലീഷ് പരിജ്ഞാനം

2000-ൽ ഒപ്പുവെച്ച എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓർഡർ 13166, പരിമിതമായ ഇംഗ്ലീഷ് പരിജ്ഞാനമുള്ള (LEP) ആളുകൾക്ക് സേവനങ്ങളിലേക്ക് അർത്ഥവത്തായ പ്രവേശനം നൽകാൻ ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്ക് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ഇത് ഫെഡറൽ സാമ്പത്തിക സഹായം സ്വീകരിക്കുന്നവർക്കും ബാധകമാണ് - അതായത് സ്റ്റേറ്റ് ഏജൻസികൾ, ലോക്കൽ ഗവൺമെന്റുകൾ, ലാഭേച്ഛയില്ലാത്ത സ്ഥാപനങ്ങൾ, മറ്റ് ഓർഗനൈസേഷനുകൾ എന്നിവയും പാലിക്കണം.

പ്രായോഗികമായി, ഇതിനർത്ഥം ഓരോ ഏജൻസിയും സേവനം നൽകുന്ന LEP ജനവിഭാഗങ്ങൾ സംസാരിക്കുന്ന ഭാഷകളിലേക്ക് പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകൾ വിവർത്തനം ചെയ്യണം എന്നാണ്. ഒരു വലിയ സ്പാനിഷ് സംസാരിക്കുന്ന ജനവിഭാഗമുള്ള ഒരു കൗണ്ടി ഹെൽത്ത് ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് പ്രധാനപ്പെട്ട ആരോഗ്യ അറിയിപ്പുകൾ സ്പാനിഷിൽ നൽകണം. ഗണ്യമായ കൊറിയൻ സംസാരിക്കുന്ന സമൂഹങ്ങളുള്ള ഒരു സ്റ്റേറ്റ് ട്രാൻസ്പോർട്ടേഷൻ ഏജൻസി പ്രധാനപ്പെട്ട പൊതു സുരക്ഷാ രേഖകൾ കൊറിയൻ ഭാഷയിലേക്ക് വിവർത്തനം ചെയ്യണം.

വിവർത്തന ബാധ്യതകൾ നിർണ്ണയിക്കുന്നതിന് നീതിന്യായ വകുപ്പ് ഒരു നാല് ഘടക വിശകലനം നൽകുന്നു: സേവന മേഖലയിലെ LEP വ്യക്തികളുടെ എണ്ണം, ബന്ധപ്പെടാനുള്ള ആവൃത്തി, സേവനത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം, ലഭ്യമായ വിഭവങ്ങൾ. എന്നാൽ ബാധ്യത വ്യക്തമാണ് - ഏജൻസികൾക്ക് എല്ലാം ഇംഗ്ലീഷിൽ പ്രസിദ്ധീകരിച്ച് അവസാനിപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല.

PDFSub-ന്റെ Translate PDF ടൂൾ രേഖാ ഫോർമാറ്റിംഗും ലേഔട്ടും സംരക്ഷിച്ചുകൊണ്ട് PDF ഡോക്യുമെന്റുകൾ വിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു. 130-ൽ അധികം ഭാഷകളുള്ള പിന്തുണയോടെ, ഇത് സർക്കാർ ഏജൻസികൾ സേവനം നൽകുന്ന ഭൂരിഭാഗം LEP ജനവിഭാഗങ്ങളെയും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. പൊതു അറിയിപ്പുകൾ, അപേക്ഷ നിർദ്ദേശങ്ങൾ, സുരക്ഷാ വിവരങ്ങൾ, ആനുകൂല്യ യോഗ്യതാ രേഖകൾ എന്നിവ വിവർത്തനം ചെയ്യേണ്ട ഏജൻസികൾക്ക്, ഈ ടൂൾ EO 13166 ബാധ്യത നേരിട്ട് നിറവേറ്റുന്നു.

വിവർത്തന ഗുണനിലവാരത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു പ്രായോഗിക കുറിപ്പ്: AI-അധിഷ്ഠിത വിവർത്തനം ഗണ്യമായി പുരോഗമിച്ചിട്ടുണ്ട്, എന്നാൽ നിയമപരമായി ബന്ധിപ്പിക്കുന്ന രേഖകളുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ മനുഷ്യ വിവർത്തനത്തിന് ഇത് ഇതുവരെ ഒരു പകരമായിട്ടില്ല. PDFSub-ന്റെ വിവർത്തന ടൂൾ ആന്തരിക ഡ്രാഫ്റ്റുകൾക്ക്, ദ്വിഭാഷാ സ്റ്റാഫ് അവലോകനം ചെയ്യുന്ന പ്രാഥമിക വിവർത്തനങ്ങൾക്ക്, കൂടാതെ പ്രധാന അർത്ഥം കൈമാറുന്നതിന് മുൻഗണന നൽകുന്ന വിവരദായക രേഖകൾക്ക് അനുയോജ്യമാണ്. നിയമപരമായ ശക്തിയുള്ള രേഖകൾക്ക് - സമ്മത ഉത്തരവുകൾ, പാലിക്കൽ സമയപരിധികളുള്ള നിയന്ത്രണ അറിയിപ്പുകൾ, അവകാശ അറിയിപ്പുകൾ - ഏജൻസികൾ വിവർത്തനം ചെയ്ത ഡ്രാഫ്റ്റ് ഒരു ആരംഭ ബിന്ദുവായി ഉപയോഗിക്കുകയും യോഗ്യതയുള്ള വിവർത്തകರಿಂದ അവലോകനം ചെയ്യിക്കുകയും വേണം.

സർക്കാരിനായുള്ള സുരക്ഷാ പരിഗണനകൾ

സർക്കാർ ഏജൻസികൾ ലോകത്തിലെ ഏറ്റവും സെൻസിറ്റീവ് ആയ വിവരങ്ങളിൽ ചിലത് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു - നിയമ നിർവ്വഹണ രേഖകൾ, വ്യക്തിഗതമായി തിരിച്ചറിയാൻ കഴിയുന്ന വിവരങ്ങൾ, HIPAA സംരക്ഷിക്കുന്ന ആരോഗ്യ രേഖകൾ, വർഗ്ഗീകരിച്ച വസ്തുക്കൾ, പ്രീ-ഡിസിഷനൽ നയ രേഖകൾ, സോഴ്സ്-സെലക്ഷൻ സെൻസിറ്റീവ് സംഭരണ ഡാറ്റ, കൂടാതെ രഹസ്യമായ പൗര സംഭാഷണങ്ങൾ. ഈ രേഖകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ ഉപയോഗിക്കുന്ന ടൂളുകൾക്ക് ഉപഭോക്തൃ-ഗ്രേഡ് PDF ടൂളുകൾ നൽകുന്നതിനേക്കാൾ ഉയർന്ന സുരക്ഷാ പ്രതീക്ഷകൾ നിറവേറ്റേണ്ടതുണ്ട്.

ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രോസസ്സിംഗ്: സുരക്ഷാ നേട്ടം

സെൻസിറ്റീവ് ആയ സർക്കാർ ഡാറ്റ സംരക്ഷിക്കാനുള്ള ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ മാർഗ്ഗം അത് കൈമാറുന്നത് ഒഴിവാക്കുക എന്നതാണ്. PDF-കളെ പൂർണ്ണമായും ബ്രൗസറിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ടൂളുകൾ - ഫയലുകൾ ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാതെ - ഒരു വിഭാഗം അപകടസാധ്യത ഇല്ലാതാക്കുന്നു.

ഒരു FOIA അനലിസ്റ്റ് ഒരു ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള റിഡക്ഷൻ ടൂൾ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, ഡോക്യുമെന്റ് ഏജൻസിയുടെ നെറ്റ്‌വർക്ക് വിട്ട് ഒരിക്കലും പോകുന്നില്ല. തടസ്സപ്പെടുത്താൻ ഡാറ്റ ട്രാൻസിറ്റിൽ ഇല്ല, ലംഘിക്കപ്പെടാൻ ഒരു മൂന്നാം കക്ഷി സെർവറിൽ സംഭരിച്ച ഫയലില്ല, കൂടാതെ വിദേശ രാജ്യങ്ങളുമായോ വാണിജ്യ എതിരാളികളുമായോ പങ്കിടാൻ സാധ്യതയുള്ള ക്ലൗഡ് ഇൻഫ്രാസ്ട്രക്ചർ ഇല്ല.

PDFSub അതിൻ്റെ പല ടൂളുകളും - റിഡക്ഷൻ, മെർജ്, എക്സ്ട്രാക്റ്റ് പേജസ്, പേജ് നമ്പറുകൾ, കംപ്രസ്, കംപയർ, ഫോം ഫിൽ, ഇ-സൈൻ, പാസ്‌വേഡ് പ്രൊട്ടക്റ്റ്, മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്യൽ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ - പൂർണ്ണമായും ബ്രൗസറിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു. ഡോക്യുമെന്റ് ഉപയോക്താവിന്റെ ഉപകരണത്തിൽ തുടക്കം മുതൽ അവസാനം വരെ നിലനിൽക്കുന്നു. ഈ ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്, സുരക്ഷാ മോഡൽ ലളിതമാണ്: ഡോക്യുമെന്റ് നിങ്ങളുടെ മെഷീനിൽ നിന്ന് ഒരിക്കലും പുറത്തുപോകുന്നില്ലെങ്കിൽ, പ്രസക്തമായ ഒരേയൊരു സുരക്ഷാ അതിർത്തി നിങ്ങളുടെ ഏജൻസി ഇതിനകം നിയന്ത്രിക്കുന്നതാണ്.

OCR, AI-അധിഷ്ഠിത ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്ഷൻ, PDF/A പരിവർത്തനം, വിവർത്തനം, ഫോർമാറ്റ് പരിവർത്തനങ്ങൾ എന്നിവ പോലുള്ള സെർവർ-സൈഡ് പ്രോസസ്സിംഗ് ആവശ്യമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്, PDFSub PDFSub എഞ്ചിൻ വഴി ഒറ്റപ്പെട്ട, സുരക്ഷിതമായ സെർവർ-സൈഡ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഫയലുകൾ ഇന്റർനെറ്റ് ലഭ്യതയില്ലാതെ ഒറ്റപ്പെട്ട് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത ശേഷം ഇല്ലാതാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. എന്നാൽ ബ്രൗസർ-ഫസ്റ്റ് സമീപനം കാരണം ദൈനംദിന സർക്കാർ ഡോക്യുമെന്റ് ജോലികളിൽ ഭൂരിഭാഗവും സെർവർ ഇടപെടൽ ആവശ്യമില്ല.

FedRAMP: ഒരു സത്യസന്ധമായ വിലയിരുത്തൽ

ഫെഡറൽ റിസ്ക് ആൻഡ് ഓതറൈസേഷൻ മാനേജ്‌മെന്റ് പ്രോഗ്രാം (FedRAMP) ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന ക്ലൗഡ് സേവനങ്ങൾക്കായി ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് സുരക്ഷാ വിലയിരുത്തൽ ചട്ടക്കൂട് നൽകുന്നു. FedRAMP അംഗീകാരത്തിന് വിപുലമായ ഡോക്യുമെന്റേഷൻ, മൂന്നാം കക്ഷി സുരക്ഷാ വിലയിരുത്തൽ, തുടർച്ചയായ നിരീക്ഷണം എന്നിവ ആവശ്യമാണ് - സാധാരണയായി $500,000 മുതൽ $2 മില്യൺ വരെ ചെലവ് വരുന്നതും 12 മുതൽ 18 മാസം വരെ എടുക്കുന്നതുമായ ഒരു പ്രക്രിയ.

PDFSub FedRAMP അംഗീകൃതമല്ല. ഫെഡറൽ ഡാറ്റ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന, സംഭരിക്കുന്ന, അല്ലെങ്കിൽ കൈമാറുന്ന ക്ലൗഡ് സേവനങ്ങൾക്കായി FedRAMP അംഗീകൃത ടൂളുകൾ ആവശ്യമുള്ള ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്ക് ഇത് ഒരു പ്രധാന പരിമിതിയാണ്.

എന്നിരുന്നാലും, സന്ദർഭം പ്രധാനമാണ്. FedRAMP ക്ലൗഡ് സേവനങ്ങൾക്കാണ് ബാധകമാകുന്നത് - ഫെഡറൽ ഡാറ്റ ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുകയും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന ടൂളുകൾ. PDFSub-ന്റെ ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾക്ക്, ഫെഡറൽ ഡാറ്റ PDFSub-ന്റെ സെർവറുകളിലേക്ക് കൈമാറുന്നില്ല. പ്രോസസ്സിംഗ് ഉപയോക്താവിന്റെ സ്വന്തം ഉപകരണത്തിലെ ബ്രൗസറിനുള്ളിൽ പൂർണ്ണമായും നടക്കുന്നു. ഈ വ്യത്യാസം FedRAMP വിശകലനത്തിൽ പ്രസക്തമാണ് (എന്നാൽ നിർബന്ധമായും നിർണ്ണായകമല്ല):

പ്രോസസ്സിംഗ് തരം	ഡാറ്റ ഏജൻസി നെറ്റ്‌വർക്ക് വിട്ട് പോകുന്നുണ്ടോ?	FedRAMP പ്രസക്തി
ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾ (redact, merge, compare, മുതലായവ)	ഇല്ല	കുറവ് - ക്ലൗഡ് ഡാറ്റ പ്രോസസ്സിംഗ് ഇല്ല
സെർവർ-സൈഡ് ടൂളുകൾ (OCR, translate, PDF/A, മുതലായവ)	അതെ - ഒറ്റപ്പെട്ട് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു, പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത ശേഷം ഇല്ലാതാക്കുന്നു	കൂടുതൽ - ക്ലൗഡ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഉൾപ്പെടുന്നു

എല്ലാ ടൂളുകൾക്കും FedRAMP അംഗീകാരം ആവശ്യമുള്ള ഏജൻസികൾക്ക്, PDFSub-ന്റെ സെർവർ-സൈഡ് ഫീച്ചറുകൾ അവയുടെ നിലവിലെ രൂപത്തിൽ ആ ആവശ്യം നിറവേറ്റില്ല. ഡാറ്റ പ്രാദേശികമായി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ടൂളുകളും ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് ഡാറ്റ കൈമാറുന്ന ടൂളുകളും തമ്മിൽ വ്യത്യാസം കാണുന്ന ഏജൻസികൾക്ക്, PDFSub-ന്റെ ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾ അനുയോജ്യമായേക്കാം - എന്നാൽ ഏജൻസികൾ അവരുടെ സ്വന്തം IT സുരക്ഷയും സംഭരണ ഓഫീസുകളും ഈ തീരുമാനം എടുക്കാൻ ബന്ധപ്പെടണം.

സ്റ്റേറ്റ്, ലോക്കൽ ഏജൻസികൾക്ക് സാധാരണയായി FedRAMP ആവശ്യകതകളില്ല, എന്നിരുന്നാലും പലതിനും അവരുടേതായ സുരക്ഷാ വിലയിരുത്തൽ ചട്ടക്കൂടുകൾ ഉണ്ട് (StateRAMP, TX-RAMP, മുതലായവ). PDFSub-ന്റെ ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രോസസ്സിംഗ് മോഡൽ പലപ്പോഴും ഈ പരിതസ്ഥിതികൾക്ക് നന്നായി യോജിക്കുന്നു.

ഡാറ്റ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന രീതികൾ

സെർവർ-സൈഡ് പ്രോസസ്സിംഗ് ഉൾപ്പെടുന്ന പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്, PDFSub ഈ രീതികൾ പിന്തുടരുന്നു:

ട്രാൻസിറ്റിൽ എൻക്രിപ്ഷൻ - എല്ലാ ഫയൽ അപ്‌ലോഡുകളും TLS എൻക്രിപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു
സ്ഥിരമായ സംഭരണം ഇല്ല - പ്രോസസ്സ് ചെയ്ത ശേഷം ഫയലുകൾ ഇല്ലാതാക്കുന്നു
ഒറ്റപ്പെട്ട പ്രോസസ്സിംഗ് - ഡോക്യുമെന്റുകൾ PDFSub എഞ്ചിൻ വഴി ഒറ്റപ്പെട്ട് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു, പങ്കിട്ട പരിതസ്ഥിതികളിൽ അല്ല
ഉപയോക്തൃ ഡാറ്റയിൽ പരിശീലനം ഇല്ല - അപ്‌ലോഡ് ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾ AI മോഡലുകൾക്ക് പരിശീലനം നൽകാൻ ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

PDFSub FedRAMP അംഗീകൃതമാണോ?

ഇല്ല. PDFSub നിലവിൽ FedRAMP അംഗീകാരം നേടിയിട്ടില്ല. FedRAMP അംഗീകൃത ടൂളുകൾ ആവശ്യമുള്ള ഫെഡറൽ ഏജൻസികൾക്ക്, PDFSub-ന്റെ സെർവർ-സൈഡ് ഫീച്ചറുകൾ (OCR, വിവർത്തനം, PDF/A പരിവർത്തനം, AI ഡാറ്റ എക്‌സ്‌ട്രാക്ഷൻ) ആ ആവശ്യം നിറവേറ്റില്ല. എന്നിരുന്നാലും, PDFSub-ന്റെ ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾ ഡാറ്റ ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് കൈമാറാതെ പൂർണ്ണമായും നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു, ഇത് സുരക്ഷാ കണക്കുകൂട്ടലുകളെ മാറ്റുന്നു. ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾ നിങ്ങളുടെ അംഗീകാര ആവശ്യകതകൾക്കുള്ളിൽ വരുമോ എന്ന് നിർണ്ണയിക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ഏജൻസിയുടെ IT സുരക്ഷാ ഓഫീസുമായി ബന്ധപ്പെടുക.

PDFSub-ന്റെ റിഡക്ഷൻ ടൂൾ യഥാർത്ഥ റിഡക്ഷൻ നടത്തുന്നുണ്ടോ അതോ വെറും ദൃശ്യപരമായ മറയ്ക്കൽ മാത്രമാണോ?

യഥാർത്ഥ റിഡക്ഷൻ. PDFSub അടിയിലുള്ള ടെക്സ്റ്റ്, മെറ്റാഡാറ്റ, കൂടാതെ PDF ഫയൽ ഘടനയിൽ നിന്ന് വെട്ടിച്ചുരുക്കിയ ഉള്ളടക്കത്തിലേക്കുള്ള എല്ലാ പരാമർശങ്ങളും സ്ഥിരമായി നീക്കം ചെയ്യുന്നു. ഡാറ്റ വീണ്ടെടുക്കാനാവാത്തവിധം നശിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു - ടെക്സ്റ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതിലൂടെയോ, ഡോക്യുമെന്റ് പരിശോധിക്കുന്നതിലൂടെയോ, ഫോറൻസിക് ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെയോ ഇത് വീണ്ടെടുക്കാൻ കഴിയില്ല. FOIA പ്രൊഡക്ഷനുകൾ, നിയമ നിർവ്വഹണ രേഖകൾ, അല്ലെങ്കിൽ ഒഴിവാക്കപ്പെട്ടതോ സെൻസിറ്റീവ് ആയതോ ആയ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ ഏതെങ്കിലും ഡോക്യുമെന്റ് എന്നിവയ്ക്ക് ഇത് ആവശ്യമായ നിലവാരമാണ്.

NARA പാലിക്കലിനായി PDF/A ലേക്ക് ഡോക്യുമെന്റുകൾ പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ PDFSub-ന് കഴിയുമോ?

അതെ. PDFSub-ന്റെ PDF/A Conversion ടൂൾ സാധാരണ PDF-കളെ PDF/A ഫോർമാറ്റിലേക്ക് മാറ്റുന്നു, ഇത് ദീർഘകാല ഡോക്യുമെന്റ് സംരക്ഷണത്തിനായുള്ള ISO സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആണ് കൂടാതെ സ്ഥിരം രേഖകളുടെ കൈമാറ്റത്തിനായി NARA ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. PDF/A ഫയലുകൾ സ്വയം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - എല്ലാ ഫോണ്ടുകളും ഉൾച്ചേർത്തിരിക്കുന്നു, ബാഹ്യ ആശ്രിതത്വങ്ങളില്ല, JavaScript ഇല്ല, എൻക്രിപ്ഷൻ ഇല്ല - ഇത് ഡോക്യുമെന്റ് ദശാബ്ദങ്ങളോളം വായിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.

ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള പ്രോസസ്സിംഗ് എങ്ങനെ പ്രവർത്തിക്കുന്നു?

ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾക്ക്, PDF ഫയൽ പ്രാദേശിക കമ്പ്യൂട്ടിംഗ് വിഭവങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ വെബ് ബ്രൗസറിനുള്ളിൽ പൂർണ്ണമായും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഫയൽ PDFSub-ന്റെ സെർവറുകളിലേക്കോ ഏതെങ്കിലും ബാഹ്യ സെർവറിലേക്കോ ഒരിക്കലും അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുന്നില്ല. പ്രോസസ്സിംഗ് നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ നടക്കുന്നു, ഔട്ട്പുട്ട് ഫയൽ പ്രാദേശികമായി ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഇതിനർത്ഥം സെൻസിറ്റീവ് ആയ സർക്കാർ രേഖകൾ - FOIA പ്രതികരണങ്ങൾ, സംഭരണ ഫയലുകൾ, പൗര ഡാറ്റ - നിങ്ങളുടെ നെറ്റ്‌വർക്ക് വിട്ട് ഒരിക്കലും പോകുന്നില്ല എന്നാണ്.

സർക്കാർ ഏജൻസികൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഡോക്യുമെന്റുകളുടെ അളവ് PDFSub-ന് കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ?

PDFSub-ന്റെ ടൂളുകൾ വ്യക്തിഗതവും ബാച്ച് ഡോക്യുമെന്റ് പ്രോസസ്സിംഗിനും വേണ്ടി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതാണ്. FOIA പ്രതികരണ പാക്കേജുകൾ ലയിപ്പിക്കുക, ലെഗസി ഡോക്യുമെന്റുകൾ ബാച്ച് പരിവർത്തനം ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ വലിയ റെക്കോർഡ് സെറ്റുകൾ കംപ്രസ് ചെയ്യുക തുടങ്ങിയ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്, ടൂളുകൾ മൾട്ടി-ഡോക്യുമെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. API സംയോജനത്തോടെ പ്രതിദിനം ആയിരക്കണക്കിന് ഡോക്യുമെന്റുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന എന്റർപ്രൈസ്-സ്‌കെയിൽ ഓട്ടോമേഷന്, PDFSub-ന്റെ നിലവിലെ ഫീച്ചർ സെറ്റ് നിങ്ങളുടെ വോളിയം ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നുണ്ടോ എന്ന് ഏജൻസികൾ വിലയിരുത്തണം.

PDFSub Bates നമ്പറിംഗ് പിന്തുണയ്ക്കുന്നുണ്ടോ?

PDFSub-ന്റെ Add Page Numbers ടൂൾ ഡോക്യുമെന്റുകളിലേക്ക് തുടർച്ചയായ നമ്പർ നൽകുന്നു, ഇത് FOIA പ്രൊഡക്ഷനുകൾക്കും നിയമപരമായ ഡോക്യുമെന്റ് മാനേജ്‌മെന്റിനും ആവശ്യമായ Bates നമ്പറിംഗ് ഫംഗ്ഷൻ നിറവേറ്റുന്നു. ഒരു ഏകീകൃത, തുടർച്ചയായി നമ്പർ നൽകിയ പ്രൊഡക്ഷൻ സെറ്റ് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഡോക്യുമെന്റുകൾ ലയിപ്പിച്ച ശേഷം നിങ്ങൾക്ക് നമ്പർ നൽകാം.

LEP പാലിക്കലിനായി സർക്കാർ ഡോക്യുമെന്റുകൾ വിവർത്തനം ചെയ്യാൻ PDFSub-ന് കഴിയുമോ?

അതെ. PDFSub-ന്റെ Translate PDF ടൂൾ 130-ൽ അധികം ഭാഷകളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു കൂടാതെ വിവർത്തന സമയത്ത് ഡോക്യുമെന്റ് ഫോർമാറ്റിംഗ് സംരക്ഷിക്കുന്നു. ഇത് എക്സിക്യൂട്ടീവ് ഓർഡർ 13166 ബാധ്യതകളെ നേരിട്ട് പിന്തുണയ്ക്കുന്നു. നിയമപരമായ ശക്തിയുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകൾക്ക്, AI വിവർത്തനം ഒരു ആരംഭ ഡ്രാഫ്റ്റായി ഉപയോഗിക്കാനും പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് യോഗ്യതയുള്ള മനുഷ്യ വിവർത്തകരെക്കൊണ്ട് അവലോകനം ചെയ്യിക്കാനും ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

ലഭ്യതയെക്കുറിച്ച് എന്താണ് - സെക്ഷൻ 508 പാലിക്കലിന് PDFSub സഹായിക്കുമോ?

PDFSub-ന്റെ OCR ടൂൾ PDF-കൾക്കുള്ള ഏറ്റവും അടിസ്ഥാനപരമായ സെക്ഷൻ 508 ആവശ്യകത നിറവേറ്റുന്നു: സ്കാൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾ തിരയാൻ കഴിയുന്നതാക്കി മാറ്റുന്നു, സ്ക്രീൻ റീഡറുകൾക്ക് വ്യാഖ്യാനിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ടെക്സ്റ്റ് ലെയർ ചേർക്കുന്നു. പൂർണ്ണമായ സെക്ഷൻ 508 പാലിക്കലിൽ കൂടുതൽ ഡോക്യുമെന്റ് ഘടനയും ടാഗിംഗ് ജോലികളും ഉൾപ്പെടുന്നു, എന്നാൽ OCR എന്നത് ഏതെങ്കിലും സ്കാൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റിന് അത്യാവശ്യമായ ആദ്യ പടിയാണ്.

ആരംഭിക്കുന്നു

സർക്കാർ ഡോക്യുമെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ സങ്കീർണ്ണമാണ്, എന്നാൽ ടൂളുകൾ അങ്ങനെയായിരിക്കേണ്ടതില്ല. നിങ്ങൾ പൊതു രേഖാ അഭ്യർത്ഥനകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ഒരു FOIA അനലിസ്റ്റ് ആണെങ്കിലും, സംഭരണ ഫയലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഒരു കരാർ ഓഫീസർ ആണെങ്കിലും, NARA കൈമാറ്റത്തിനായി ആർക്കൈവുകൾ തയ്യാറാക്കുന്ന ഒരു റെക്കോർഡ്സ് മാനേജർ ആണെങ്കിലും, അല്ലെങ്കിൽ LEP കമ്മ്യൂണിറ്റികൾക്കായി പൊതു അറിയിപ്പുകൾ വിവർത്തനം ചെയ്യുന്ന ഒരു കമ്മ്യൂണിക്കേഷൻസ് ഓഫീസർ ആണെങ്കിലും, ജോലികൾ ലളിതമായ PDF പ്രവർത്തനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു: വെട്ടിച്ചുരുക്കുക, ലയിപ്പിക്കുക, നമ്പർ നൽകുക, പരിവർത്തനം ചെയ്യുക, ഒപ്പിടുക, കംപ്രസ് ചെയ്യുക, വിവർത്തനം ചെയ്യുക, താരതമ്യം ചെയ്യുക, എക്‌സ്‌ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുക.

ബ്രൗസർ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ള ടൂളുകൾ നിങ്ങളുടെ ഉപകരണത്തിൽ ഡോക്യുമെന്റുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു, അവ ബാഹ്യ സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാതെ - ഇത് സെൻസിറ്റീവ് ആയ സർക്കാർ രേഖകൾക്ക് സർക്കാർ ഏജൻസികൾ ആവശ്യപ്പെടുന്ന സുരക്ഷാ നിലവാരവുമായി യോജിക്കുന്നു. സെർവർ-സൈഡ് ടൂളുകൾ കൂടുതൽ പ്രോസസ്സിംഗ് പവർ ആവശ്യമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു - OCR, വിവർത്തനം, ഫോർമാറ്റ് പരിവർത്തനം - ഒറ്റപ്പെട്ട പ്രോസസ്സിംഗ്, സ്ഥിരമായ സംഭരണം എന്നിവ കൂടാതെ.

PDFSub-ൽ PDF ടൂളുകളുടെ പൂർണ്ണ ശേഖരം കണ്ടെത്തുക കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ ഏജൻസിയുടെ ഡോക്യുമെന്റ് വർക്ക്ഫ്ലോകളുമായി യോജിക്കുന്നവ ഏതെന്ന് കാണുക.