ദൈർഘ്യമേറിയ ആർക്കൈവിംഗിനായി PDF എങ്ങനെ PDF/A ആയി മാറ്റാം
PDF/A എന്നത് ദീർഘകാല ഡോക്യുമെന്റ് സംരക്ഷണത്തിനായുള്ള ISO സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആണ്. നിങ്ങളുടെ PDF-കൾ PDF/A ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത് എങ്ങനെ എന്ന് ഇവിടെ വിശദീകരിക്കുന്നു - ഇത് സർക്കാർ, നിയമപരമായ, കൂടാതെ പാലിക്കൽ ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ള ആർക്കൈവിംഗിന് നിർബന്ധമാണ്.
നിങ്ങളുടെ രേഖകൾ PDF/A ഫോർമാറ്റിൽ സമർപ്പിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെട്ടിരിക്കാം. ഒരുപക്ഷേ അത് സർക്കാർ ഫയലിംഗ്, നിയമപരമായ കോടതി സമർപ്പണം, ആരോഗ്യ സംരക്ഷണ രേഖ, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കോർപ്പറേറ്റ് പാലിക്കൽ ആവശ്യകതയായിരിക്കാം. നിങ്ങളുടെ സാധാരണ PDF നോക്കി നിങ്ങൾ ചിന്തിച്ചേക്കാം: അതിൽ എന്താണ് പ്രശ്നം? എന്തുകൊണ്ടാണ് അതിന് "PDF/A" വേണ്ടത്? എങ്ങനെയാണ് അത് പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത്?
PDF/A എന്നത് ഒരു ISO സ്റ്റാൻഡേർഡ് (ISO 19005) ആണ്, ഇത് ഒരു ഉദ്ദേശ്യത്തിനായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്തതാണ്: ഒരു PDF ഡോക്യുമെന്റ് വർഷങ്ങൾക്ക് ശേഷം, ഏത് സിസ്റ്റത്തിലും, കൃത്യമായി അതേപടി പുനരുൽപ്പാദിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഒരു സാധാരണ PDF ബാഹ്യ ഫോണ്ടുകളെ റഫർ ചെയ്യാം, വെബ്സൈറ്റുകളിലേക്ക് ലിങ്ക് ചെയ്യാം, JavaScript പ്രവർത്തിപ്പിക്കാം, കൂടാതെ 20 വർഷത്തിനുള്ളിൽ നിലവിലില്ലാത്ത സിസ്റ്റം റിസോഴ്സുകളെ ആശ്രയിക്കാം. ഒരു PDF/A ഫയൽ പൂർണ്ണമായും സ്വയം അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു - ഡോക്യുമെന്റ് റെൻഡർ ചെയ്യാൻ ആവശ്യമായതെല്ലാം ഫയലിനുള്ളിൽ തന്നെ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.
ഇത് നിങ്ങൾ കരുതുന്നതിലും കൂടുതൽ പ്രധാനമാണ്. സർക്കാർ ആർക്കൈവുകൾക്ക് 50 വർഷങ്ങൾക്ക് ശേഷം രേഖകൾ തുറക്കാൻ കഴിയണം. കോടതികൾക്ക് തെളിവുകൾ മാറിയിട്ടില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കണം. ആരോഗ്യ സംരക്ഷണ സംവിധാനങ്ങൾക്ക് ഏത് പ്ലാറ്റ്ഫോമിലും ഒരേപോലെ റെൻഡർ ചെയ്യുന്ന രോഗിയുടെ രേഖകൾ ആവശ്യമാണ്. PDF/A ഇത് ഉറപ്പുനൽകുന്നു.
ഈ ഗൈഡ് PDF/A എന്താണ്, നിങ്ങൾക്ക് ഏത് വേരിയന്റ് ആവശ്യമാണ്, ആരാണ് ഇത് ആവശ്യപ്പെടുന്നത്, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ നിലവിലുള്ള PDF-കൾ എങ്ങനെ പരിവർത്തനം ചെയ്യാമെന്ന് വിശദീകരിക്കുന്നു.
സാധാരണ PDF-ൽ നിന്ന് PDF/A എങ്ങനെ വ്യത്യസ്തമാണ്
ഒരു സാധാരണ PDF വളരെ സൗകര്യപ്രദമാണ്. ഇത് ഫോണ്ടുകൾ ഉൾക്കൊള്ളാം അല്ലെങ്കിൽ സിസ്റ്റം ഫോണ്ടുകളെ റഫർ ചെയ്യാം. ഇത് സംവേദനാത്മക ഫോമുകൾക്കായി JavaScript ഉൾക്കൊള്ളാം. ഇത് ബാഹ്യ ഉള്ളടക്കത്തിലേക്ക് ലിങ്ക് ചെയ്യാം. ഇത് എൻക്രിപ്ഷൻ ഉപയോഗിക്കാം. ഈ സൗകര്യം PDF-നെ ദൈനംദിന ഉപയോഗത്തിന് മികച്ചതാക്കുന്നു - എന്നാൽ ദീർഘകാല സംരക്ഷണത്തിന് ഇത് പ്രശ്നങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നു.
നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റത്തിൽ നിലവിലില്ലാത്ത ഫോണ്ട് റഫർ ചെയ്യുന്ന 20 വർഷം പഴക്കമുള്ള PDF തുറക്കാൻ ശ്രമിക്കുമ്പോൾ എന്തു സംഭവിക്കുമെന്ന് പരിഗണിക്കുക. വ്യൂവർ മറ്റൊരു ഫോണ്ട് ഉപയോഗിക്കുന്നു, പെട്ടെന്ന് ഡോക്യുമെന്റ് വ്യത്യസ്തമായി കാണപ്പെടുന്നു - ടെക്സ്റ്റ് റീഫ്ലോസ് ചെയ്യുന്നു, കോളങ്ങൾ മാറുന്നു, ടേബിളുകൾ തകരുന്നു. ഒരു സാധാരണ ബിസിനസ് ഡോക്യുമെന്റിന് ഇത് അലോസരപ്പെടുത്തുന്നതാണ്. ഒരു നിയമപരമായ കരാറിനോ സർക്കാർ രേഖയ്ക്കോ ഇത് സ്വീകാര്യമല്ല.
PDF/A ഈ അപകടങ്ങളെ കർശനമായ നിയമങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലൂടെ ഇല്ലാതാക്കുന്നു:
എല്ലാം ഉൾക്കൊള്ളണം
ഫോണ്ടുകൾ: ഡോക്യുമെന്റിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന എല്ലാ ഫോണ്ടുകളും പൂർണ്ണമായും ഉൾക്കൊള്ളണം - റഫർ ചെയ്യുക മാത്രമല്ല. ഇതിനർത്ഥം മുഴുവൻ ഫോണ്ട് ഫയലും (അല്ലെങ്കിൽ ഉപയോഗിച്ച ഗ്ലിഫുകളുടെ ഉപവിഭാഗം) PDF-നുള്ളിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു എന്നാണ്. ഭൂമിയിലെ എല്ലാ ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളിൽ നിന്നും ഫോണ്ട് അപ്രത്യക്ഷമായാൽ പോലും, ഡോക്യുമെന്റ് ശരിയായി റെൻഡർ ചെയ്യും.
കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ: നിറങ്ങൾ എങ്ങനെ പ്രദർശിപ്പിക്കണം എന്ന് കൃത്യമായി നിർവചിക്കുന്ന ICC കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ ഡോക്യുമെന്റിൽ ഉൾക്കൊള്ളണം. ഒരു സാധാരണ PDF "ചുവപ്പ് ഉപയോഗിക്കുക" എന്ന് പറയുകയും വ്യാഖ്യാനം വ്യൂവർക്ക് വിടുകയും ചെയ്യാം. ഒരു PDF/A ഫയൽ ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് കളർ പ്രൊഫൈൽ ഉപയോഗിച്ച് കൃത്യമായ ചുവപ്പ് നിറം വ്യക്തമാക്കുന്നു.
ചിത്രങ്ങൾ: എല്ലാ ചിത്രങ്ങളും ഉൾക്കൊള്ളണം, ലിങ്ക് ചെയ്യരുത്. ബാഹ്യ URL-കളില്ല, നെറ്റ്വർക്ക് ഡ്രൈവുകളിലെ ഫയലുകളിലേക്കുള്ള റഫറൻസുകളില്ല.
ചില ഫീച്ചറുകൾ നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു
JavaScript: എക്സിക്യൂട്ടബിൾ കോഡ് അനുവദനീയമല്ല. JavaScript കണക്കുകൂട്ടലുകളെ ആശ്രയിക്കുന്ന സംവേദനാത്മക ഫോമുകൾ PDF/A-യിൽ പ്രവർത്തിക്കില്ല. ഫോം ഫീൽഡുകൾ നിലനിർത്താം, എന്നാൽ ഏതെങ്കിലും സ്ക്രിപ്റ്റിംഗ് നീക്കം ചെയ്യപ്പെടും.
എൻക്രിപ്ഷൻ: PDF/A ഫയലുകൾ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്യാനോ പാസ്വേഡ് സംരക്ഷിക്കാനോ കഴിയില്ല. കാരണം എൻക്രിപ്ഷൻ പ്രത്യേക അൽഗോരിതങ്ങളെയും കീ ദൈർഘ്യങ്ങളെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു, അവ കാലഹരണപ്പെട്ടേക്കാം - കൂടാതെ തുറക്കാൻ കഴിയാത്ത ഒരു ആർക്കൈവ് ഉപയോഗശൂന്യമാണ്.
ബാഹ്യ റഫറൻസുകൾ: ബാഹ്യ ഉള്ളടക്കത്തിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകളില്ല, ഇന്റർനെറ്റിൽ നിന്ന് സ്ട്രീം ചെയ്യുന്ന മൾട്ടിമീഡിയ ഇല്ല, ഫയലിന് പുറത്തുള്ള ഒന്നിനെയും ആശ്രയിക്കുന്നില്ല.
ട്രാൻസ്പരൻസി (PDF/A-1-ൽ): ആദ്യകാല PDF/A സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഗ്രാഫിക്സിലെ ട്രാൻസ്പരൻസിയെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ല. പിന്നീടുള്ള പതിപ്പുകൾ (PDF/A-2, PDF/A-3) ട്രാൻസ്പരൻസി പിന്തുണ ചേർത്തു.
PDF/A കൺഫറൻസ് ലെവലുകൾ വിശദീകരിച്ചു
PDF/A ഒരു സ്റ്റാൻഡേർഡ് മാത്രമല്ല - ഇത് നിരവധി വേരിയന്റുകളിൽ വരുന്നു, ഓരോന്നും മുൻപുള്ളതിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. നിങ്ങൾ അറിയേണ്ട കാര്യങ്ങൾ ഇതാ.
PDF/A-1b (ISO 19005-1, ലെവൽ B)
2005-ലെ യഥാർത്ഥ PDF/A സ്റ്റാൻഡേർഡ്. ലെവൽ B ("ബേസിക്") ഡോക്യുമെന്റിന്റെ ദൃശ്യ രൂപം സംരക്ഷിക്കപ്പെടുന്നു എന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു - ഡോക്യുമെന്റ് ഏത് സിസ്റ്റത്തിലും ഒരേപോലെ കാണപ്പെടും. ടെക്സ്റ്റ് തിരയാനോ എക്സ്ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാനോ കഴിയുമെന്ന് ഇത് ഉറപ്പുനൽകുന്നില്ല (അതാണ് ലെവൽ A).
ഇതിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യം: ദൃശ്യ സംരക്ഷണം മാത്രമാണ് ആവശ്യം എന്ന ലളിതമായ ഡോക്യുമെന്റുകൾ. ഏറ്റവും വ്യാപകമായി പിന്തുണയ്ക്കുന്ന വേരിയന്റ് - നിങ്ങൾക്ക് ഏത് ഉപയോഗിക്കണമെന്ന് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, PDF/A-1b ആണ് ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ ഓപ്ഷൻ.
PDF/A-1a (ISO 19005-1, ലെവൽ A)
ലെവൽ A ("ആക്സസ്സിബിൾ") ഡോക്യുമെന്റ് ഘടനയ്ക്കുള്ള ആവശ്യകതകൾ ചേർക്കുന്നു: ടാഗ് ചെയ്ത ഉള്ളടക്കം, ശരിയായ വായനാ ക്രമം, യൂണികോഡ് ടെക്സ്റ്റ് മാപ്പിംഗ്, ചിത്രങ്ങൾക്ക് ബദൽ ടെക്സ്റ്റ്. ഇത് ഡോക്യുമെന്റ് സ്ക്രീൻ റീഡറുകൾക്ക് പൂർണ്ണമായി ലഭ്യമാക്കുകയും ടെക്സ്റ്റ് വിശ്വസനീയമായി തിരയാനും എക്സ്ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
ഇതിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യം: ADA, സെക്ഷൻ 508, അല്ലെങ്കിൽ WCAG പാലിക്കൽ ആവശ്യകതകൾക്ക് കീഴിൽ ലഭ്യമാകേണ്ട ഡോക്യുമെന്റുകൾ.
PDF/A-2b (ISO 19005-2, ലെവൽ B)
2011-ൽ പ്രസിദ്ധീകരിച്ച PDF/A-2, പുതിയ PDF 1.7 സ്പെസിഫിക്കേഷനെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്. ഇത് JPEG2000 ഇമേജ് കംപ്രഷൻ, ഗ്രാഫിക്സിലെ ട്രാൻസ്പരൻസി, PDF ലെയറുകൾ (ഓപ്ഷണൽ കണ്ടന്റ് ഗ്രൂപ്പുകൾ) എന്നിവയ്ക്കുള്ള പിന്തുണ ചേർക്കുന്നു. ഇത് മറ്റ് PDF/A ഫയലുകളെ അറ്റാച്ച്മെന്റുകളായി ഉൾക്കൊള്ളാനും അനുവദിക്കുന്നു.
ഇതിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യം: ട്രാൻസ്പരൻസി ഇഫക്റ്റുകൾ, ലേയേർഡ് ഉള്ളടക്കം, അല്ലെങ്കിൽ ഉൾക്കൊള്ളിച്ച PDF അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ എന്നിവയുള്ള ആധുനിക ഡോക്യുമെന്റുകൾ. മിക്ക പുതിയ പരിവർത്തനങ്ങൾക്കും ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ഓപ്ഷൻ.
PDF/A-3b (ISO 19005-3, ലെവൽ B)
PDF/A-3-ലെ പ്രധാന പുതുമ: ഏത് ഫയൽ തരവും അറ്റാച്ച്മെന്റായി ഉൾക്കൊള്ളാൻ ഇത് അനുവദിക്കുന്നു - മറ്റ് PDF/A ഫയലുകൾ മാത്രമല്ല. ഇതിനർത്ഥം നിങ്ങൾക്ക് യഥാർത്ഥ വേഡ് ഡോക്യുമെന്റ്, ഒരു XML ഡാറ്റ ഫയൽ, ഒരു CSV സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ്, അല്ലെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും സോഴ്സ് ഫയൽ എന്നിവ ആർക്കൈവ് ചെയ്ത PDF-നോടൊപ്പം അറ്റാച്ച് ചെയ്യാൻ കഴിയും എന്നാണ്.
ഇതിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യം: ഇ-ഇൻവോയിസിംഗ് (ZUGFeRD, Factur-X സ്റ്റാൻഡേർഡുകൾക്ക് PDF/A-3 ആവശ്യമാണ്), ഹൈബ്രിഡ് ആർക്കൈവിംഗ്, അവിടെ സോഴ്സ് ഡാറ്റ ദൃശ്യ ഡോക്യുമെന്റിനൊപ്പം യാത്ര ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്, കൂടാതെ ഒരൊറ്റ ഫയലിൽ മനുഷ്യർക്ക് വായിക്കാനും മെഷീന് വായിക്കാനും കഴിയുന്ന ഫോർമാറ്റുകൾ ആവശ്യമുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ.
ഏത് വേരിയന്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കണം?
| ആവശ്യം | ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന വേരിയന്റ് | |-------------|-------------------|| | പൊതുവായ ആർക്കൈവിംഗ് | PDF/A-2b | | പരമാവധി അനുയോജ്യത | PDF/A-1b | | ലഭ്യത പാലിക്കൽ | PDF/A-2a | | ഇ-ഇൻവോയിസിംഗ് (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b | | സോഴ്സ് ഫയൽ അറ്റാച്ച്മെന്റുകളോടുകൂടിയ ആർക്കൈവിംഗ് | PDF/A-3b | | സർക്കാർ സമർപ്പണം (ആവശ്യകതകൾ പരിശോധിക്കുക) | സാധാരണയായി PDF/A-1b അല്ലെങ്കിൽ PDF/A-2b |
സംശയമുണ്ടെങ്കിൽ, ഏത് വേരിയന്റ് അവർ സ്വീകരിക്കുന്നുവെന്ന് സ്വീകരിക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തോട് ചോദിക്കുക. അവർ "PDF/A" എന്ന് മാത്രം പറയുകയാണെങ്കിൽ, PDF/A-2b ആണ് ഏറ്റവും സുരക്ഷിതമായ ആധുനിക ഓപ്ഷൻ.
ആരാണ് PDF/A ആവശ്യപ്പെടുന്നത്?
PDF/A ഒരു നല്ല കാര്യം മാത്രമല്ല - പല സ്ഥാപനങ്ങളും ചട്ടങ്ങളും ഇത് ആവശ്യപ്പെടുന്നു.
സർക്കാർ ആർക്കൈവുകൾ
യുഎസ് നാഷണൽ ആർക്കൈവ്സ് ആൻഡ് റെക്കോർഡ്സ് അഡ്മിനിസ്ട്രേഷൻ (NARA) സ്ഥിരമായ ഇലക്ട്രോണിക് രേഖകൾക്ക് PDF/A ആവശ്യപ്പെടുന്നു. യൂറോപ്യൻ കമ്മീഷൻ ഔദ്യോഗിക രേഖകൾക്ക് PDF/A നിർബന്ധമാക്കുന്നു. ലോകമെമ്പാടുമുള്ള പല ദേശീയ ആർക്കൈവുകൾക്കും സമാനമായ ആവശ്യകതകളുണ്ട്.
കോടതികളും നിയമ സംവിധാനങ്ങളും
ഇലക്ട്രോണിക് ഫയലിംഗിനായി നിരവധി കോടതി സംവിധാനങ്ങൾ PDF/A ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ഇതിന്റെ യുക്തി ലളിതമാണ്: നിയമപരമായ രേഖകൾ സമർപ്പിച്ച അതേപടി സംരക്ഷിക്കണം, ഒരുപക്ഷേ ദശാப்தങ്ങളോളം. PDF/A-യുടെ സ്വയം അടങ്ങിയ സ്വഭാവം ഇന്ന് ഫയൽ ചെയ്ത ഒരു കരാർ 2060-ൽ അവലോകനം ചെയ്യുമ്പോൾ അതേപടി കാണുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.
ആരോഗ്യ സംരക്ഷണം
മെഡിക്കൽ രേഖകളും ക്ലിനിക്കൽ ഡോക്യുമെന്റേഷനും സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോർമാറ്റുകളിൽ സംരക്ഷിക്കണം. ഈ ആവശ്യത്തിനായി PDF/A ആരോഗ്യ സംരക്ഷണ വിവര സംവിധാനങ്ങളിലും (HIS) ഇലക്ട്രോണിക് ഹെൽത്ത് റെക്കോർഡ് (EHR) പ്ലാറ്റ്ഫോമുകളിലും വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്നു.
സാമ്പത്തിക സേവനങ്ങൾ
ബാങ്കിംഗ് റെഗുലേറ്റർമാർ, ഓഡിറ്റ് ട്രയലുകൾ, സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടിംഗ് എന്നിവ ദീർഘകാല രേഖാ സൂക്ഷിക്കലിനായി PDF/A ആവശ്യപ്പെടുന്നു. ബാസൽ കരാറുകളും വിവിധ ദേശീയ ബാങ്കിംഗ് ചട്ടങ്ങളും ചില രേഖകൾക്ക് 5-10+ വർഷത്തെ സൂക്ഷിക്കൽ കാലയളവുകൾ വ്യക്തമാക്കുന്നു.
ഇ-ഇൻവോയിസിംഗ്
യൂറോപ്യൻ ഇ-ഇൻവോയിസിംഗ് സ്റ്റാൻഡേർഡുകളായ ZUGFeRD (ജർമ്മനി/ഓസ്ട്രിയ), Factur-X (ഫ്രാൻസ്) എന്നിവ പ്രത്യേകിച്ച് PDF/A-3b ഫോർമാറ്റ് ആവശ്യപ്പെടുന്നു. PDF/A ഡോക്യുമെന്റിൽ മനുഷ്യർക്ക് വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഇൻവോയിസ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതേസമയം ഉൾക്കൊള്ളിച്ച XML അറ്റാച്ച്മെന്റ് മെഷീന് വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന ഘടനാപരമായ ഡാറ്റ വഹിക്കുന്നു.
കോർപ്പറേറ്റ് പാലിക്കൽ
നിരവധി വലിയ സ്ഥാപനങ്ങൾ PDF/A അവരുടെ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആർക്കൈവൽ ഫോർമാറ്റായി സ്വീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. നിങ്ങൾ എന്റർപ്രൈസ് ക്ലയിന്റുകൾ, സർക്കാർ കരാറുകാർ, അല്ലെങ്കിൽ നിയന്ത്രിത വ്യവസായങ്ങൾ എന്നിവരുമായി പ്രവർത്തിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ എപ്പോഴെങ്കിലും PDF/A ആവശ്യകതകൾ നേരിടേണ്ടി വരും.
PDFSub ഉപയോഗിച്ച് PDF എങ്ങനെ PDF/A ആയി മാറ്റാം
PDFSub-ന്റെ PDF മുതൽ PDF/A ടൂൾ PDFSub എഞ്ചിൻ ഉപയോഗിച്ച് സെർവർ സൈഡിൽ പരിവർത്തനം നടത്തുന്നു, ഇത് ഫോണ്ടുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുക, കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ പരിവർത്തനം ചെയ്യുക, നിരോധിച്ച ഫീച്ചറുകൾ നീക്കം ചെയ്യുക, ഔട്ട്പുട്ട് സാധൂകരിക്കുക തുടങ്ങിയ സങ്കീർണ്ണമായ ജോലികൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു.
ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ
ഘട്ടം 1: ടൂൾ തുറക്കുക. pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa ലേക്ക് നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യുക.
ഘട്ടം 2: നിങ്ങളുടെ PDF അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക. ഫയൽ വലിച്ചിടുക അല്ലെങ്കിൽ ബ്രൗസ് ചെയ്യാൻ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഫയൽ PDFSub-ന്റെ സുരക്ഷിതമായ പ്രോസസ്സിംഗ് സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്ലോഡ് ചെയ്യുന്നു.
ഘട്ടം 3: കൺഫറൻസ് ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. നിങ്ങളുടെ PDF/A വേരിയന്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക - PDF/A-1b, PDF/A-2b, അല്ലെങ്കിൽ PDF/A-3b. നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, PDF/A-2b ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ഡിഫോൾട്ട് ആണ്.
ഘട്ടം 4: പരിവർത്തനം ചെയ്യുക. പരിവർത്തന ബട്ടൺ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. PDFSub എഞ്ചിൻ ഡോക്യുമെന്റ് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു: ഫോണ്ടുകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ ചേർക്കുന്നു, JavaScript, എൻക്രിപ്ഷൻ എന്നിവ നീക്കം ചെയ്യുന്നു, കൂടാതെ മറ്റ് ആവശ്യമായ പരിവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നു.
ഘട്ടം 5: ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക. പരിവർത്തനം ചെയ്ത PDF/A ഫയൽ കൺഫറൻസ് ലെവൽ മെറ്റാഡാറ്റയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങൾക്ക് ഏതെങ്കിലും PDF/A വാലിഡേറ്റർ ഉപയോഗിച്ച് പരിവർത്തനം സാധൂകരിക്കാം.
പരിവർത്തന പ്രക്രിയ എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്
പരിവർത്തന എഞ്ചിൻ സ്വയം നിരവധി പരിവർത്തനങ്ങൾ നടത്തുന്നു:
- എല്ലാ ഫോണ്ടുകളും ഉൾക്കൊള്ളുന്നു - റഫർ ചെയ്തതും എന്നാൽ ഉൾക്കൊള്ളാത്തതുമായ ഫോണ്ടുകൾ കണ്ടെത്തി ഉൾക്കൊള്ളുന്നു
- ICC കളർ പ്രൊഫൈൽ ചേർക്കുന്നു - സാധാരണയായി സ്ക്രീൻ ഡിസ്പ്ലേയ്ക്കായി sRGB, സ്ഥിരമായ കളർ റെൻഡറിംഗ് ഉറപ്പാക്കുന്നു
- JavaScript നീക്കം ചെയ്യുന്നു - ഏതെങ്കിലും സ്ക്രിപ്റ്റിംഗ് നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുന്നു (ഫോം ഫീൽഡുകൾ നിലനിൽക്കും എന്നാൽ സംവേദനാത്മകത നഷ്ടപ്പെടും)
- എൻക്രിപ്ഷൻ നീക്കം ചെയ്യുന്നു - പാസ്വേഡ് സംരക്ഷണം നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുന്നു (ഡോക്യുമെന്റ് ലഭ്യമാകണം)
- ട്രാൻസ്പരൻസി പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു - PDF/A-1-ന്, ട്രാൻസ്പരന്റ് ഘടകങ്ങൾ ഒപേക് തുല്യങ്ങളിലേക്ക് ഫ്ലാറ്റൻ ചെയ്യപ്പെടുന്നു
- PDF/A മെറ്റാഡാറ്റ ചേർക്കുന്നു - കൺഫറൻസ് പ്രഖ്യാപിക്കാൻ XMP മെറ്റാഡാറ്റ ബ്ലോക്ക് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുന്നു
പരിവർത്തന പ്രശ്നങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗ്
"ഫോണ്ട് ഉൾക്കൊള്ളാൻ കഴിയില്ല"
ചില ഫോണ്ടുകൾക്ക് ഉൾക്കൊള്ളുന്നത് തടയുന്ന ലൈസൻസിംഗ് നിയന്ത്രണങ്ങളുണ്ട്. ലൈസൻസ് നിയന്ത്രിത ഫോണ്ട് കാരണം പരിവർത്തനം പരാജയപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് രണ്ട് ഓപ്ഷനുകൾ ഉണ്ട്: ഫോണ്ടിനെ ഉൾക്കൊള്ളാൻ കഴിയുന്ന ഒരു ബദൽ ഉപയോഗിച്ച് മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുക (പരിവർത്തന ടൂളിന് കാഴ്ചയിൽ സമാനമായ ഫോണ്ട് ഉപയോഗിച്ച് ഇത് സ്വയം ചെയ്യാൻ കഴിയും), അല്ലെങ്കിൽ സോഴ്സ് ഡോക്യുമെന്റിലേക്ക് തിരികെ പോയി PDF ആയി വീണ്ടും എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ഫോണ്ട് മാറ്റുക.
പരിവർത്തനത്തിന് ശേഷം ഡോക്യുമെന്റ് അല്പം വ്യത്യസ്തമായി കാണപ്പെടുന്നു
ഇത് സാധാരണയായി ട്രാൻസ്പരൻസി ഫ്ലാറ്റൻ ചെയ്യുമ്പോൾ (PDF/A-1 പരിവർത്തനത്തിന്) അല്ലെങ്കിൽ ഫോണ്ടുകൾ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കുമ്പോൾ സംഭവിക്കുന്നു. ദൃശ്യ ഫിഡലിറ്റി നിർണായകമാണെങ്കിൽ, PDF/A-1b-ക്ക് പകരം PDF/A-2b ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുക - പുതിയ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ട്രാൻസ്പരൻസിയെ സ്വാഭാവികമായി പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, ഇത് മിക്ക ദൃശ്യ വ്യത്യാസങ്ങളെയും ഇല്ലാതാക്കുന്നു.
പരിവർത്തനത്തിന് ശേഷം ഫയൽ വലുപ്പം വർദ്ധിച്ചു
ഇത് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതാണ്. PDF/A ഫയലുകൾ എല്ലാം ഉൾക്കൊള്ളുന്നു - ഫോണ്ടുകൾ, കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ, പൂർണ്ണ മെറ്റാഡാറ്റ. സിസ്റ്റം ഫോണ്ടുകളെ റഫർ ചെയ്യുന്ന ഒരു സാധാരണ PDF 200 KB ആയിരിക്കാം, എന്നാൽ ആ ഫോണ്ടുകൾ പൂർണ്ണമായി ഉൾക്കൊള്ളുന്ന PDF/A പതിപ്പ് 2 MB ആയിരിക്കാം. ഈ വർദ്ധനവ് സ്വയം അടങ്ങിയതിന്റെ വിലയാണ്.
ഫോം ഫീൽഡുകളുടെ സംവേദനാത്മകത നഷ്ടപ്പെട്ടു
PDF/A JavaScript നിരോധിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഫോം കണക്കുകൂട്ടലുകൾ, വാലിഡേഷൻ സ്ക്രിപ്റ്റുകൾ, ഡൈനാമിക് പെരുമാറ്റങ്ങൾ എന്നിവ നീക്കം ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഫോം ഫീൽഡുകൾ നിലനിൽക്കുന്നു - അവ ഇപ്പോഴും പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും - എന്നാൽ ഏതെങ്കിലും ഓട്ടോമേറ്റഡ് പെരുമാറ്റം ഇല്ലാതായി. നിങ്ങൾക്ക് സംവേദനാത്മക ഫോമുകൾ ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, പ്രവർത്തിക്കുന്ന കോപ്പിയ്ക്ക് PDF/A ശരിയായ ഫോർമാറ്റല്ല. അവസാനത്തെ, ആർക്കൈവ് ചെയ്ത പതിപ്പിന് മാത്രം PDF/A ഉപയോഗിക്കുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
എനിക്ക് ഇപ്പോഴും PDF/A ഡോക്യുമെന്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ?
PDF/A ഒരു ആർക്കൈവൽ ഫോർമാറ്റാണ്, ലോക്ക് ഡൗൺ ചെയ്ത ഫോർമാറ്റല്ല. നിങ്ങൾക്ക് ഏത് PDF എഡിറ്ററിലും ഒരു PDF/A ഫയൽ തുറക്കാനും എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയും. എന്നിരുന്നാലും, എഡിറ്റിംഗ് PDF/A കൺഫറൻസ് തെറ്റിച്ചേക്കാം - എഡിറ്റർ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ലംഘിക്കുന്ന ഫീച്ചറുകൾ ചേർത്തേക്കാം അല്ലെങ്കിൽ മെറ്റാഡാറ്റ നീക്കം ചെയ്തേക്കാം. എഡിറ്റ് ചെയ്ത ശേഷം, കൺഫറൻസ് പുനഃസ്ഥാപിക്കാൻ നിങ്ങൾ വീണ്ടും PDF/A ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യേണ്ടി വരും. ഈ കാരണത്താൽ, നിങ്ങളുടെ എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന സോഴ്സ് ഫയൽ പ്രത്യേകം സൂക്ഷിക്കുകയും ഡോക്യുമെന്റ് പൂർത്തിയായ ശേഷം മാത്രം PDF/A ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്.
PDF/A ഒരു "റീഡ്-ഒൺലി" PDF പോലെയാണോ?
ഇല്ല. റീഡ്-ഒൺലി PDF എന്നത് എഡിറ്റിംഗ് തടയുന്ന ഉടമ തലത്തിലുള്ള പാസ്വേഡ് സംരക്ഷണം ഉള്ളതാണ്. PDF/A യഥാർത്ഥത്തിൽ എൻക്രിപ്ഷൻ നിരോധിക്കുന്നു - ഇത് പാസ്വേഡ് സംരക്ഷിക്കാൻ കഴിയില്ല. PDF/A സംരക്ഷണത്തെക്കുറിച്ചാണ്, ആക്സസ് നിയന്ത്രണത്തെക്കുറിച്ചല്ല. ആർക്കും ഒരു PDF/A ഫയൽ തുറക്കാനും കോപ്പി ചെയ്യാനും (സാങ്കേതികമായി) എഡിറ്റ് ചെയ്യാനും കഴിയും.
എന്റെ PDF സാധുവായ PDF/A ആണെന്ന് ഞാൻ എങ്ങനെ പരിശോധിക്കാം?
PDF/A കൺഫറൻസ് സാധൂകരിക്കാൻ നിരവധി ടൂളുകൾക്ക് കഴിയും. Adobe Acrobat Pro-യിൽ ബിൽറ്റ്-ഇൻ PDF/A വാലിഡേഷൻ ഉണ്ട്. സൗജന്യ veraPDF ടൂൾ പല ആർക്കൈവുകളും ലൈബ്രറികളും ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ഓപ്പൺ-സോഴ്സ് വാലിഡേറ്റർ ആണ്. PDFSub-ന്റെ പരിവർത്തന പ്രക്രിയയിൽ വാലിഡേഷൻ ഉൾപ്പെടുന്നു - ഔട്ട്പുട്ട് പാസ് ആണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു കൺഫറൻസ് ഇൻഡിക്കേറ്റർ കാണാം.
PDF/A ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത് എന്റെ ഡോക്യുമെന്റിന്റെ രൂപം മാറ്റുമോ?
മിക്ക കേസുകളിലും, ഇല്ല. PDF/A-യുടെ ലക്ഷ്യം ദൃശ്യ സംരക്ഷണമാണ്. എന്നിരുന്നാലും, ചില പ്രത്യേക സാഹചര്യങ്ങൾ ചെറിയ മാറ്റങ്ങൾക്ക് കാരണമായേക്കാം: PDF/A-1-ൽ ട്രാൻസ്പരൻസി ഫ്ലാറ്റനിംഗ്, ഉൾക്കൊള്ളാൻ കഴിയാത്ത ഫോണ്ടുകൾക്കുള്ള ഫോണ്ട് സബ്സ്റ്റിറ്റ്യൂഷൻ, മൾട്ടിമീഡിയ ഘടകങ്ങൾ നീക്കം ചെയ്യൽ. PDF/A-2b അല്ലെങ്കിൽ PDF/A-3b ആയി പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നത് ഈ പ്രശ്നങ്ങൾ കുറയ്ക്കുന്നു, കാരണം പുതിയ സ്റ്റാൻഡേർഡുകൾ കൂടുതൽ ഫീച്ചറുകൾ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു.
PDF/A-യും PDF/X-ഉം തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?
PDF/A ആർക്കൈവിംഗിന് വേണ്ടിയാണ് - ദീർഘകാല സംരക്ഷണം, ഉറപ്പുനൽകിയ പുനരുൽപ്പാദനക്ഷമതയോടെ. PDF/X പ്രിന്റ് ഉത്പാദനത്തിന് വേണ്ടിയാണ് - വ്യത്യസ്ത പ്രിന്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങളിൽ ഡോക്യുമെന്റ് ശരിയായി പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു എന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. അവ വ്യത്യസ്ത ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ള വ്യത്യസ്ത സ്റ്റാൻഡേർഡുകളാണ്, ഒരു ഡോക്യുമെന്റ് സാങ്കേതികമായി രണ്ടും അനുസരിച്ചേക്കാം.
സംഗ്രഹം
PDF/A എന്നത് ദീർഘകാല ഡോക്യുമെന്റ് സംരക്ഷണത്തിനായുള്ള ISO സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആണ്. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റുകൾക്ക് ഭാവിയിൽ ഏത് സമയത്തും, ഏത് സിസ്റ്റത്തിലും, റെൻഡറിംഗിന് ആവശ്യമായതെല്ലാം ഫയലിനുള്ളിൽ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിലൂടെ, അതേപടി തുറക്കാനും പ്രദർശിപ്പിക്കാനും കഴിയുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.
മിക്ക പരിവർത്തനങ്ങൾക്കും, PDF/A-2b ശുപാർശ ചെയ്യുന്ന ഓപ്ഷനാണ് - ഇത് ആധുനികമാണ്, വ്യാപകമായി പിന്തുണയ്ക്കുന്നു, കൂടാതെ യഥാർത്ഥ PDF/A-1b സ്റ്റാൻഡേർഡ് ചെയ്യാത്ത ട്രാൻസ്പരൻസി, JPEG2000 പോലുള്ള ഫീച്ചറുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. പരമാവധി ബാക്ക്വേഡ് കംപാറ്റിബിലിറ്റി ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ PDF/A-1b ഉപയോഗിക്കുക, കൂടാതെ നോൺ-PDF അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ ഉൾക്കൊള്ളേണ്ടപ്പോൾ (പ്രത്യേകിച്ച് ഇ-ഇൻവോയിസിംഗിന്) PDF/A-3b ഉപയോഗിക്കുക.
പരിവർത്തന പ്രക്രിയ ഓട്ടോമേറ്റഡ് ആണ് - ടൂൾ ഫോണ്ട് ഉൾക്കൊള്ളൽ, കളർ പ്രൊഫൈലുകൾ, JavaScript നീക്കം ചെയ്യൽ, വാലിഡേഷൻ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. നിങ്ങളുടെ ജോലി ഫയൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുകയും കൺഫറൻസ് ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്.
പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ തയ്യാറാണോ? PDFSub-ന്റെ PDF മുതൽ PDF/A ടൂൾ പരീക്ഷിക്കുക - നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റ് അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക, ഒരു കൺഫറൻസ് ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, സെക്കൻഡുകൾക്കുള്ളിൽ ആർക്കൈവ്-റെഡി ഫയൽ നേടുക.