എക്സൽ ഫയൽ PDF ആയി എങ്ങനെ മാറ്റാം
ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് PDF ആയി പങ്കിടേണ്ടതുണ്ടോ? ടേബിളുകളും ഫോർമാറ്റിംഗും പ്രിന്റ് ലേഔട്ടും സംരക്ഷിച്ചുകൊണ്ട് എക്സൽ ഫയൽ PDF ആയി എങ്ങനെ മാറ്റാമെന്ന് ഇവിടെ വിശദീകരിക്കുന്നു.
നിങ്ങൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കി. സംഖ്യകൾ ശരിയാണ്, ഫോർമാറ്റിംഗ് വൃത്തിയായി കാണപ്പെടുന്നു. എന്നിട്ട് നിങ്ങൾ .xlsx ഫയൽ അയയ്ക്കുമ്പോൾ സ്വീകരിക്കുന്നയാൾക്ക് ഒരു അവ്യവസ്ഥ കാണാൻ സാധിക്കുന്നു - നിരകൾ മുറിഞ്ഞുപോകുന്നു, ചാർട്ടുകൾ മാറിയിരിക്കുന്നു, കണ്ടീഷണൽ ഫോർമാറ്റിംഗ് കാണാനില്ല.
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ നേരിട്ട് പങ്കിടാൻ ഏറ്റവും അനുയോജ്യമല്ലാത്ത ഫയൽ തരമാണ്. ഓരോ സ്വീകരിക്കുന്നയാളുടെയും എക്സൽ പതിപ്പും സ്ക്രീൻ റെസല്യൂഷനും ഡോക്യുമെന്റ് എങ്ങനെ റെൻഡർ ചെയ്യുന്നു എന്നതിനെ മാറ്റാൻ സാധ്യതയുണ്ട്. PDF ലേക്ക് മാറ്റുന്നത് ലേഔട്ട് അതേപടി നിലനിർത്തുന്നു.
നിരകൾ മുറിഞ്ഞുപോകാതെയും ടേബിളുകൾ അതേപടി നിലനിർത്തിക്കൊണ്ടും എക്സൽ ഫയൽ PDF ആയി എങ്ങനെ മാറ്റാമെന്ന് നോക്കാം.
എക്സൽ ഫയൽ PDF ആയി മാറ്റുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?
സ്ഥിരമായ ലേഔട്ട്. നിങ്ങളുടെ 27-ഇഞ്ച് മോണിറ്ററിൽ മികച്ചതായി കാണുന്ന ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് ഒരു ലാപ്ടോപ്പിൽ വായിക്കാൻ കഴിയാതെ വന്നേക്കാം. PDF-കൾ കൃത്യമായ പേജ് അളവുകളും കോളം വീതിയും നിർവചിക്കുന്നു.
മാറ്റങ്ങൾ തടയുക. നിങ്ങൾ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് പങ്കുവെക്കുമ്പോൾ, സ്വീകരിക്കുന്നയാൾക്ക് ഫോർമുലകൾ മാറ്റാനോ വരികൾ ഇല്ലാതാക്കാനോ കഴിയും. PDF ഒരു ലോക്ക് ചെയ്ത സ്നാപ്പ്ഷോട്ട് ആണ്.
പ്രൊഫഷണൽ പങ്കുവെക്കൽ. സാമ്പത്തിക റിപ്പോർട്ടുകൾ, ഇൻവോയിസുകൾ, ബഡ്ജറ്റ് സംഗ്രഹങ്ങൾ എന്നിവ PDF ആയി കാണാൻ കൂടുതൽ മിഴിവേകും. ഔപചാരികമായ ഡെലിവറികൾക്ക് മിക്ക പങ്കാളികളും PDF ആണ് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത്.
പ്രിന്റ് ചെയ്യാൻ തയ്യാർ. ഒരു PDF ഡോക്യുമെന്റ് ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു - മുറിഞ്ഞുപോയ നിരകളോ ശൂന്യമായ പേജുകളോ ഇല്ല.
രീതി 1: PDFSub (ഓൺലൈൻ)
- PDFSub-ന്റെ എക്സൽ മുതൽ PDF വരെയുള്ള കൺവെർട്ടറിലേക്ക് പോകുക
- നിങ്ങളുടെ
.xlsഅല്ലെങ്കിൽ.xlsxഫയൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക - PDFSub എഞ്ചിൻ ഉപയോഗിച്ച് ഫയൽ സെർവർ സൈഡിൽ സുരക്ഷിതവും ഒറ്റപ്പെട്ടതുമായ പരിതസ്ഥിതിയിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നു
- നിങ്ങളുടെ മാറ്റിയ PDF ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യുക
PDFSub ഒന്നിലധികം ഷീറ്റുകളുള്ള വർക്ക്ബുക്കുകൾ, ചാർട്ടുകൾ, കണ്ടീഷണൽ ഫോർമാറ്റിംഗ്, മെർജ് ചെയ്ത സെല്ലുകൾ എന്നിവ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഏത് ഉപകരണത്തിൽ നിന്നും പ്രവർത്തിക്കുന്നു.
രീതി 2: മൈക്രോസോഫ്റ്റ് എക്സൽ (ഡെസ്ക്ടോപ്പ്)
വിൻഡോസിൽ: File > Save As ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, PDF തിരഞ്ഞെടുക്കുക, ഏത് ഷീറ്റുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ Options ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (Active Sheet, Entire Workbook, അല്ലെങ്കിൽ Selection), തുടർന്ന് Save ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Mac-ൽ: File > Save As ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, ഫോർമാറ്റ് ഡ്രോപ്പ്ഡൗണിൽ നിന്ന് PDF തിരഞ്ഞെടുക്കുക, തുടർന്ന് Save ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
പ്രധാനം: എക്സൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ഭാഗം മാത്രമേ മാറ്റൂ. വീതിയേറിയ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ പേജുകളായി വിഭജിക്കപ്പെടുകയോ മുറിഞ്ഞുപോവുകയോ ചെയ്യും. ആദ്യം നിങ്ങളുടെ പ്രിന്റ് ലേഔട്ട് സജ്ജമാക്കുക.
രീതി 3: ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്സ്
- File > Download > PDF document (.pdf) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
- ഡയലോഗിൽ പേപ്പർ വലുപ്പം, ഓറിയന്റേഷൻ, മാർജിനുകൾ, സ്കെയിൽ എന്നിവ ക്രമീകരിക്കുക
- Export ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക
ഗൂഗിൾ ഷീറ്റ്സ് ലേഔട്ടിൽ നല്ല നിയന്ത്രണം നൽകുന്നു, എന്നാൽ എല്ലാ എക്സൽ ഫോർമാറ്റിംഗ് സവിശേഷതകളെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്നില്ല.
പ്രിന്റ് ലേഔട്ട് പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുക
ഏറ്റവും വലിയ വെല്ലുവിളി മാറ്റിയെടുക്കലല്ല - വീതിയേറിയ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ ഒരു പേജിൽ എങ്ങനെ ഉൾക്കൊള്ളിക്കാം എന്നതാണ്.
നിങ്ങളുടെ പ്രിന്റ് ഏരിയ സജ്ജമാക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള സെല്ലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, Page Layout > Print Area > Set Print Area എന്നതിലേക്ക് പോകുക. ഇത് ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ, എക്സൽ ഡാറ്റയുള്ള എല്ലാ സെല്ലുകളും ഉൾപ്പെടുത്തും.
ശരിയായ ഓറിയന്റേഷൻ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വീതി കുറഞ്ഞ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾക്ക് (6-8 നിരകൾ) പോർട്രെയിറ്റ്. വീതിയേറിയവയ്ക്ക് ലാൻഡ്സ്കേപ്പ്.
ഫിറ്റ് ചെയ്യാൻ സ്കെയിൽ ചെയ്യുക. Page Layout > Scale to Fit എന്നതിലേക്ക് പോകുക, വീതി 1 page ആയി സജ്ജമാക്കുക, ഉയരം Automatic ആയി സജ്ജമാക്കുക. ശ്രദ്ധിക്കുക - വളരെ വീതിയേറിയ ഷീറ്റുകൾ സ്കെയിൽ ചെയ്യുമ്പോൾ വായിക്കാൻ കഴിയാതെ വന്നേക്കാം.
ഹെഡർ വരികൾ ആവർത്തിക്കുക. നീളമുള്ള സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾക്ക്, Page Layout > Print Titles ഉപയോഗിക്കുക, മുകളിൽ ആവർത്തിക്കേണ്ട വരികൾ സജ്ജമാക്കുക. ഇത് ചെയ്തില്ലെങ്കിൽ, രണ്ടാം പേജിൽ കോളം ലേബലുകൾ ഉണ്ടാകില്ല.
പേജ് ബ്രേക്കുകൾ നിയന്ത്രിക്കുക. View > Page Break Preview ഉപയോഗിച്ച് പേജുകൾ എവിടെ വിഭജിക്കണമെന്ന് നിയന്ത്രിക്കാൻ നീല വരകൾ വലിക്കുക.
ചാർട്ടുകൾ, ഫോർമുലകൾ, ഒന്നിലധികം ഷീറ്റ് വർക്ക്ബുക്കുകൾ
ചാർട്ടുകൾ നന്നായി മാറ്റിയെടുക്കുന്നു - അവ വെക്റ്റർ ഗ്രാഫിക്സായി റെൻഡർ ചെയ്യപ്പെടുന്നു, അവ വ്യക്തമായി നിലനിൽക്കുന്നു. സംവേദനാത്മക ഘടകങ്ങൾ (ഫിൽട്ടറുകൾ, സ്ലൈഡറുകൾ) അവയുടെ നിലവിലെ അവസ്ഥയിലേക്ക് ഫ്ലാറ്റ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു.
ഫോർമുലകൾ സംരക്ഷിക്കപ്പെടുന്നില്ല. PDF-ൽ കണക്കാക്കിയ മൂല്യങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, ഫോർമുലകളല്ല. സാധാരണയായി നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് ഇതാണ്.
ഒന്നിലധികം ഷീറ്റുകളുള്ള വർക്ക്ബുക്കുകൾ ഓരോ ഷീറ്റും ഒരു വിഭാഗമായി ഒരു PDF ആയി കയറ്റുമതി ചെയ്യാൻ കഴിയും. എക്സലിൽ, സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ Options > Entire Workbook ഉപയോഗിക്കുക. ഓരോ ഷീറ്റിന്റെയും പ്രിന്റ് ലേഔട്ട് വ്യക്തിഗതമായി പരിശോധിക്കുക - അവയ്ക്ക് വ്യത്യസ്ത ഓറിയന്റേഷനുകൾ ഉണ്ടാകാം.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
എക്സൽ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യാതെ എനിക്ക് എക്സൽ PDF ആയി മാറ്റാൻ കഴിയുമോ?
അതെ. PDFSub-ന്റെ എക്സൽ മുതൽ PDF വരെയുള്ള കൺവെർട്ടർ സെർവർ സൈഡിൽ മാറ്റിയെടുക്കൽ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. ഒരു ബ്രൗസർ ഉള്ള ഏത് ഉപകരണത്തിൽ നിന്നും നിങ്ങളുടെ ഫയൽ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക. ആദ്യം Google Drive-ലേക്ക് അപ്ലോഡ് ചെയ്താൽ Google Sheets-നും PDF ആയി കയറ്റുമതി ചെയ്യാൻ കഴിയും.
എന്റെ നിരകൾ എന്തുകൊണ്ടാണ് മുറിഞ്ഞുപോകുന്നത്?
നിങ്ങളുടെ സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് പേജിനേക്കാൾ വീതിയേറിയതാണ്. ലാൻഡ്സ്കേപ്പ് ഓറിയന്റേഷനിലേക്ക് മാറുക, ആവശ്യമായ നിരകൾ മാത്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിന് ഒരു പ്രിന്റ് ഏരിയ സജ്ജമാക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ ഫിറ്റ് ചെയ്യാൻ സ്കെയിൽ ചെയ്യുക (Page Layout > Scale to Fit > Width: 1 page).
PDF ഫോർമുലകൾ സംരക്ഷിക്കുമോ?
ഇല്ല. PDF-ൽ കണക്കാക്കിയ മൂല്യങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, ഫോർമുലകളല്ല. SUM ഫോർമുലയിൽ നിന്ന് $1,250.00 കാണിക്കുന്ന ഒരു സെൽ സ്ഥിരമായ ടെക്സ്റ്റ് $1,250.00 ആയി ദൃശ്യമാകും.
ഒരു മൾട്ടി-ഷീറ്റ് വർക്ക്ബുക്കിൽ നിന്ന് ഒരു ഷീറ്റ് മാത്രം എങ്ങനെ മാറ്റിയെടുക്കാം?
കയറ്റുമതി ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ആവശ്യമുള്ള ഷീറ്റ് ടാബ് മാത്രം തിരഞ്ഞെടുത്തതായി ഉറപ്പാക്കുക. Save As ഡയലോഗിൽ, "Entire Workbook" എന്നതിന് പകരം "Active Sheet" തിരഞ്ഞെടുത്തതായി പരിശോധിക്കുക.
എനിക്ക് വലിയ എക്സൽ ഫയലുകൾ (50MB+) മാറ്റിയെടുക്കാൻ കഴിയുമോ?
അതെ, വലിയ ഫയലുകൾക്ക് കൂടുതൽ സമയമെടുക്കുമെങ്കിലും. പ്രധാന ആശങ്ക ലേഔട്ട് ആണ് - 10,000 വരികളുള്ള ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റ് വളരെ നീളമുള്ള PDF സൃഷ്ടിക്കും. നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് മാത്രം ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിന് ഫിൽട്ടർ ചെയ്യുന്നതിനെക്കുറിച്ചോ പ്രിന്റ് ഏരിയ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചോ പരിഗണിക്കുക.
സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകൾ ഡാറ്റയുമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ വേണ്ടിയുള്ളതാണ്. PDF-കൾ അത് പങ്കുവെക്കാൻ വേണ്ടിയുള്ളതാണ്. പ്രിന്റ് ലേഔട്ട് ശരിയായി ലഭിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ടേബിളുകളും ചാർട്ടുകളും ഉദ്ദേശിച്ച രീതിയിൽ എത്തുമെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു.