PDF എങ്ങനെ Excel-ലേക്ക് മാറ്റാം: ഫലപ്രദമായ വഴികൾ

നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ ഒരു PDF-ൽ കുടുങ്ങിക്കിടക്കുകയാണോ? അത് Excel-ലേക്ക് മാറ്റേണ്ടതുണ്ടോ? ഒരുപക്ഷേ അതൊരു ഫിനാൻഷ്യൽ റിപ്പോർട്ടോ, ഇൻവോയ്‌സോ അല്ലെങ്കിൽ ഉൽപ്പന്ന വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയ പട്ടികയോ ആകാം. പ്രശ്നം എന്തെന്നാൽ, PDF-കൾ എഡിറ്റ് ചെയ്യാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിട്ടുള്ളതല്ല—അവ എവിടെയും ഒരേപോലെ കാണപ്പെടാനാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്.

ആ ഡാറ്റ എങ്ങനെ എളുപ്പത്തിൽ ഒരു സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലേക്ക് മാറ്റാമെന്ന് താഴെ നൽകുന്നു.

എന്തുകൊണ്ടാണ് PDF-ൽ നിന്ന് Excel-ലേക്കുള്ള മാറ്റം പ്രയാസകരമാകുന്നത്?

PDF-കളും Excel സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റുകളും തികച്ചും വ്യത്യസ്തമായ ആവശ്യങ്ങൾക്കുള്ളതാണ്. ഒരു PDF അതിന്റെ വിഷ്വൽ ലേഔട്ട് നിലനിർത്തുന്നു—ഇതൊരു ഡിജിറ്റൽ പ്രിന്റൗട്ട് പോലെയാണ്. എന്നാൽ Excel ഡാറ്റയെ വരികളായും (rows) നിരകളായും (columns) ക്രമീകരിക്കുന്നു.

പ്രധാന വെല്ലുവിളി എന്തെന്നാൽ, HTML ടേബിളുകളെപ്പോലെ PDF-കളിൽ ഘടനാപരമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിട്ടില്ല. വരികളും നിരകളും എവിടെ തുടങ്ങുന്നുവെന്നും അവസാനിക്കുന്നുവെന്നും സോഫ്റ്റ്‌വെയറിന് പറഞ്ഞു കൊടുക്കാൻ <table>, <tr>, അല്ലെങ്കിൽ <td> ടാഗുകൾ അവിടെയില്ല. വിഷ്വൽ പൊസിഷനിംഗ് അടിസ്ഥാനമാക്കി കൺവെർട്ടർ അത് ഊഹിച്ചെടുക്കുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്.

ഈ പൊരുത്തക്കേട് കാരണമാണ് നേരിട്ടുള്ള കൺവേർഷൻ പലപ്പോഴും പിഴവുകൾക്ക് കാരണമാകുന്നത്: നിരകൾ കൂടിച്ചേരുന്നു, നമ്പറുകൾ ടെക്സ്റ്റായി മാറുന്നു, ഫോർമാറ്റിംഗ് ആകെ താറുമാറാകുന്നു.

രീതി 1: Microsoft Excel-ലെ ഇൻ-ബിൽറ്റ് ഇംപോർട്ട് സൗകര്യം

നിങ്ങളുടെ കൈവശം Excel 2019-ഓ അതിനുശേഷമുള്ള പതിപ്പുകളോ (Microsoft 365 ഉൾപ്പെടെ) ഉണ്ടെങ്കിൽ, Power Query ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് നേരിട്ട് PDF ഡാറ്റ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യാം.

ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യാം

1. Excel തുറന്ന് Data → Get Data → From File → From PDF എന്നതിലേക്ക് പോകുക
2. നിങ്ങളുടെ PDF ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
3. Power Query ലഭ്യമായ ടേബിളുകൾ കാണിക്കും—നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ളത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക
4. ഇംപോർട്ട് ചെയ്ത ഡാറ്റ വൃത്തിയാക്കാൻ Transform Data ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ നേരിട്ട് സ്പ്രെഡ്ഷീറ്റിലേക്ക് കൊണ്ടുവരാൻ Load ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക

ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളും

ഇതിന് അനുയോജ്യം: ലളിതമായ ടേബിളുകളുള്ള വ്യക്തമായ PDF-കൾ

ഇതിന് പ്രയാസമാണ്: സങ്കീർണ്ണമായ ലേഔട്ടുകൾ, മെർജ് ചെയ്ത സെല്ലുകൾ, ഒന്നിലധികം പേജുകളുള്ള ടേബിളുകൾ

ശ്രദ്ധിക്കുക: ഈ ഫീച്ചർ Excel-ന്റെ Mac പതിപ്പുകളിൽ ലഭ്യമല്ല.

രീതി 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat-ന് (പണമടച്ചുള്ള പതിപ്പ്) PDF-കളെ നേരിട്ട് Excel ഫോർമാറ്റിലേക്ക് മാറ്റാൻ കഴിയും.

ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യാം

1. Acrobat-ൽ നിങ്ങളുടെ PDF തുറക്കുക
2. File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook എന്നതിലേക്ക് പോകുക
3. സേവ് ചെയ്യേണ്ട സ്ഥലം തിരഞ്ഞെടുക്കുക

പരിമിതമായ ഉപയോഗത്തിനായി Adobe ഒരു സൗജന്യ ഓൺലൈൻ കൺവെർട്ടറും നൽകുന്നുണ്ട്.

ഗുണങ്ങളും ദോഷങ്ങളും

ഇതിന് അനുയോജ്യം: Adobe ടൂളുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിർമ്മിച്ച PDF-കൾ, സ്കാൻ ചെയ്യാത്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾ

ഇതിന് പ്രയാസമാണ്: സ്കാൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾ, സങ്കീർണ്ണമായ ഫോർമാറ്റിംഗ്

രീതി 3: ഓൺലൈൻ കൺവെർട്ടറുകൾ

സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യാതെ തന്നെ PDF-നെ Excel-ലേക്ക് മാറ്റാൻ നിരവധി സൗജന്യ ഓൺലൈൻ ടൂളുകൾ ലഭ്യമാണ്.

പ്രമുഖ ഓപ്ഷനുകൾ

ഉപകരണം	എന്തിനുവേണ്ടി	പരിമിതികൾ
Smallpdf	വേഗത്തിലുള്ള കൺവേർഷൻ	സൗജന്യ പതിപ്പിൽ പ്രതിദിന പരിധി
iLovePDF	ബാച്ച് പ്രോസസ്സിംഗ്	ഫയൽ സൈസ് പരിധി
PDF2Go	ലളിതമായ ടേബിളുകൾ	സങ്കീർണ്ണമായ ലേഔട്ടുകളിൽ പ്രയാസപ്പെട്ടേക്കാം

സ്വകാര്യത ശ്രദ്ധിക്കുക

ഓൺലൈൻ കൺവെർട്ടറുകൾ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ഫയൽ അവരുടെ സെർവറുകളിലേക്ക് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടുന്നു. രഹസ്യസ്വഭാവമുള്ള സാമ്പത്തിക വിവരങ്ങൾക്കായി, ഓഫ്‌ലൈൻ രീതികളോ നിങ്ങളുടെ ബ്രൗസറിൽ തന്നെ ഫയലുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്ന ടൂളുകളോ ഉപയോഗിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക.

രീതി 4: കോപ്പി ആൻഡ് പേസ്റ്റ് (മാനുവൽ)

ചിലപ്പോൾ ഏറ്റവും ലളിതമായ രീതിയാകും ഫലപ്രദം—പ്രത്യേകിച്ച് കുറഞ്ഞ അളവിലുള്ള ഡാറ്റയ്ക്ക്.

ഇത് എങ്ങനെ ചെയ്യാം

1. PDF തുറന്ന് മൗസ് ഉപയോഗിച്ച് ടേബിൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക
2. കോപ്പി ചെയ്യുക (Ctrl+C അല്ലെങ്കിൽ Cmd+C)
3. Excel-ൽ പേസ്റ്റ് ചെയ്യുക (Ctrl+V അല്ലെങ്കിൽ Cmd+V)
4. ഫോർമാറ്റിംഗ് പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ Data → Text to Columns ഉപയോഗിക്കുക

ഇത് എപ്പോൾ ഉപയോഗിക്കാം

പെട്ടെന്ന് ഡാറ്റ എടുക്കേണ്ടി വരുന്ന ലളിതമായ, ഒറ്റ പേജുള്ള ടേബിളുകൾക്ക് ഈ രീതി മികച്ചതാണ്. എന്നാൽ ഫലം വൃത്തിയാക്കാൻ കുറച്ച് സമയം ചിലവഴിക്കേണ്ടി വരുമെന്ന് ഓർക്കുക.

സാധാരണയായി ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്നങ്ങളും അവയ്ക്കുള്ള പരിഹാരങ്ങളും

നമ്പറുകൾ ടെക്സ്റ്റായി മാറുന്നു

Excel നിങ്ങളുടെ നമ്പറുകളെ ടെക്സ്റ്റ് സ്ട്രിംഗുകളായി കണക്കാക്കിയേക്കാം, ഇത് കണക്കുകൂട്ടലുകളെ ബാധിക്കും.

പരിഹാരം: കോളം തിരഞ്ഞെടുക്കുക, Data → Text to Columns എന്നതിൽ പോയി Finish ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അല്ലെങ്കിൽ സെല്ലുകളെ 1 കൊണ്ട് ഗുണിക്കുക.

നിരകൾ കൂടിച്ചേരുന്നു (Merged Columns)

ഒന്നിലധികം നിരകളിലെ ഡാറ്റ ഒരൊറ്റ സെല്ലിൽ വരുന്നു.

പരിഹാരം: ഡാറ്റ വേർതിരിക്കാൻ ഒരു ഡിലിമിറ്റർ (സ്പേസ്, കോമ അല്ലെങ്കിൽ ഫിക്സഡ് വിഡ്ത്ത്) ഉപയോഗിച്ച് Text to Columns ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുക.

ഡാറ്റ കാണാതാകുന്നു

ചില വിവരങ്ങൾ കൺവേർഷനിൽ കാണുന്നില്ല.

പരിഹാരം: മറ്റൊരു കൺവെർട്ടർ ടൂൾ പരീക്ഷിക്കുക—ഓരോ ടൂളും ലേഔട്ടുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് വ്യത്യസ്തമായാണ്. സ്കാൻ ചെയ്ത PDF-കൾക്കായി, നിങ്ങൾക്ക് OCR (Optical Character Recognition) ശേഷിയുള്ള ടൂൾ ആവശ്യമാണ്.

ഫോർമാറ്റിംഗ് നഷ്ടപ്പെടുന്നു

നിറങ്ങൾ, ഫോണ്ടുകൾ, സെൽ ബോർഡറുകൾ എന്നിവ അപ്രത്യക്ഷമാകുന്നു.

പരിഹാരം: മിക്ക കൺവെർട്ടറുകളും വിഷ്വൽ ഫോർമാറ്റിംഗിനേക്കാൾ ഡാറ്റയ്ക്കാണ് മുൻഗണന നൽകുന്നത്. Excel-ൽ നിങ്ങൾക്ക് മാനുവലായി ഫോർമാറ്റിംഗ് വീണ്ടും നൽകേണ്ടി വരും.

മികച്ച ഫലങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നതിനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ

ഡിജിറ്റൽ PDF-കൾ ഉപയോഗിക്കുക

ഡിജിറ്റലായി നിർമ്മിച്ച PDF-കൾ (Word, Excel അല്ലെങ്കിൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൽ നിന്ന്) സ്കാൻ ചെയ്ത പേപ്പർ ഡോക്യുമെന്റുകളേക്കാൾ മികച്ച രീതിയിൽ കൺവേർട്ട് ചെയ്യപ്പെടും.

OCR ശേഷി പരിശോധിക്കുക

നിങ്ങളുടെ PDF ഒരു സ്കാൻ ചെയ്ത ചിത്രമാണെങ്കിൽ, OCR ഉള്ള ഒരു കൺവെർട്ടർ ആവശ്യമാണ്. Smallpdf, Adobe Acrobat എന്നിവയിൽ ഈ സൗകര്യമുണ്ട്.

ഫലം എപ്പോഴും പരിശോധിക്കുക

ഒരു കൺവെർട്ടറും പൂർണ്ണമല്ല. മാറ്റം വരുത്തിയ ശേഷം:

• വരികളുടെയും നിരകളുടെയും എണ്ണം ഒറിജിനലുമായി പൊരുത്തപ്പെടുന്നുണ്ടോ എന്ന് നോക്കുക
• ഉറവിടവുമായി ചില നമ്പറുകൾ ഒത്തുനോക്കുക
• വിട്ടുപോയതോ കൂടിച്ചേർന്നതോ ആയ ഡാറ്റ ഉണ്ടോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക

ഇതിന് ഒരു മിനിറ്റ് മാത്രമേ എടുക്കൂ, എന്നാൽ പിന്നീട് ഉണ്ടാകാവുന്ന വലിയ പിഴവുകൾ ഒഴിവാക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കും.

ഡോക്യുമെന്റ് തരം പരിഗണിക്കുക

വ്യത്യസ്ത തരം PDF-കൾക്ക് വ്യത്യസ്ത സമീപനങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്:

ഡോക്യുമെന്റ് തരം	മികച്ച രീതി
ബാങ്ക് സ്റ്റേറ്റ്‌മെന്റുകൾ	പ്രത്യേക ഫിനാൻഷ്യൽ കൺവെർട്ടറുകൾ
ഇൻവോയ്‌സുകൾ	Adobe Acrobat അല്ലെങ്കിൽ ഓൺലൈൻ ടൂളുകൾ
ഡാറ്റ റിപ്പോർട്ടുകൾ	Power Query (Excel ഇൻ-ബിൽറ്റ്)
സ്കാൻ ചെയ്ത രേഖകൾ	OCR ശേഷിയുള്ള ടൂളുകൾ

കൺവേർഷൻ മാത്രം മതിയാകാതെ വരുമ്പോൾ

ചിലപ്പോൾ ഒരു കൺവെർട്ടറിനും നിങ്ങളുടെ ഡാറ്റ കൃത്യമായി എടുക്കാൻ കഴിയില്ല. സാധാരണയായി ഇത് സംഭവിക്കുന്നത്:

• സങ്കീർണ്ണമായ ലേഔട്ടുകളുള്ള ഡിസൈൻ ചെയ്ത ഡോക്യുമെന്റുകൾ
• ഡാറ്റാ നിരകൾ ക്രമരഹിതമായ രീതിയിലുള്ള PDF-കൾ
• ചിത്രത്തിന്റെ ഗുണനിലവാരം കുറഞ്ഞ സ്കാൻ ചെയ്ത രേഖകൾ
• പാസ്‌വേഡ് ഉപയോഗിച്ച് സംരക്ഷിച്ച ഫയലുകൾ

ഇത്തരം സന്ദർഭങ്ങളിൽ, മാനുവൽ എൻട്രിയോ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റ് തരത്തിനായി പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത സോഫ്റ്റ്‌വെയറോ മാത്രമേ ആശ്രയിക്കാൻ കഴിയൂ.

പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ

പാസ്‌വേഡ് ഉള്ള ഒരു PDF എനിക്ക് Excel-ലേക്ക് മാറ്റാൻ കഴിയുമോ?

ആദ്യം നിങ്ങൾ പാസ്‌വേഡ് നീക്കം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. നിങ്ങൾക്ക് പാസ്‌വേഡ് അറിയാമെങ്കിൽ, Adobe Reader പോലുള്ള ഒരു വ്യൂവറിൽ PDF തുറന്ന്, പാസ്‌വേഡ് ഇല്ലാതെ വീണ്ടും PDF ആയി പ്രിന്റ് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് കൺവേർട്ട് ചെയ്യുക.

എന്തുകൊണ്ടാണ് Excel-ൽ നമ്പറുകൾ ടെക്സ്റ്റായി കാണിക്കുന്നത്?

PDF-കൾ നമ്പറുകളും ടെക്സ്റ്റും തമ്മിൽ വേർതിരിച്ചറിയുന്നില്ല. Excel ഈ ഡാറ്റ ഇംപോർട്ട് ചെയ്യുമ്പോൾ അത് ടെക്സ്റ്റ് ഫോർമാറ്റിലേക്ക് മാറിയേക്കാം. ഇത് പരിഹരിക്കാൻ Data → Text to Columns ഉപയോഗിക്കുക.

ഏത് രീതിയാണ് ഏറ്റവും കൃത്യമായ ഫലം നൽകുന്നത്?

അത് നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും. ലളിതമായ ടേബിളുകളുള്ള PDF-കൾക്ക് Excel-ന്റെ Power Query നന്നായി പ്രവർത്തിക്കും. സങ്കീർണ്ണമായവയ്ക്ക് Adobe Acrobat അല്ലെങ്കിൽ പ്രത്യേക കൺവെർട്ടറുകൾ മികച്ചതാണ്.

എനിക്ക് ഒരേസമയം ഒന്നിലധികം PDF-കൾ മാറ്റാൻ കഴിയുമോ?

അതെ, iLovePDF പോലുള്ള ചില ഓൺലൈൻ ടൂളുകൾ ബാച്ച് കൺവേർഷൻ പിന്തുണയ്ക്കുന്നു. സ്ഥിരമായി ഇത്തരത്തിൽ ചെയ്യേണ്ടവർക്ക് Adobe Acrobat Pro പോലുള്ള ഡെസ്ക്ടോപ്പ് സോഫ്റ്റ്‌വെയറുകളാണ് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമം.

PDF-ൽ നിന്ന് Excel-ലേക്കുള്ള മാറ്റം ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുമോ?

ഉറവിട PDF അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ Power Query കണക്ഷനുകൾ സ്വയമേവ പുതുക്കാൻ കഴിയും. കൂടുതൽ വിപുലമായ ഓട്ടോമേഷനായി, Python പോലുള്ള പ്രോഗ്രാമിംഗ് ഭാഷകൾ ഉപയോഗിക്കാം.

സംഗ്രഹം

PDF-നെ Excel-ലേക്ക് മാറ്റുന്നത് എല്ലായ്പ്പോഴും എളുപ്പമല്ലെങ്കിലും, നിങ്ങൾക്ക് മുന്നിൽ നിരവധി ഓപ്ഷനുകളുണ്ട്:

• ലളിതമായ ടേബിളുകൾക്കായി Excel Power Query
• വിശ്വസനീയമായ ഫലങ്ങൾക്കായി Adobe Acrobat
• പെട്ടെന്നുള്ള ആവശ്യങ്ങൾക്കായി ഓൺലൈൻ കൺവെർട്ടറുകൾ
• ചെറിയ ഡാറ്റയ്ക്കായി മാനുവൽ കോപ്പി-പേസ്റ്റ്

നിങ്ങളുടെ ഡോക്യുമെന്റിന് അനുയോജ്യമായ രീതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക—കൂടാതെ ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അത് കൃത്യമാണെന്ന് ഉറപ്പുവരുത്തുക.