Kaip konvertuoti PDF į Excel: veiksmingi būdai

Jūsų duomenys „įstrigo“ PDF faile ir jums jų reikia Excel formatu. Galbūt tai finansinė ataskaita, sąskaita faktūra ar produktų duomenų lentelė. Problema? PDF failai nėra skirti redagavimui – jie sukurti taip, kad visur atrodytų vienodai.

Štai kaip iš tikrųjų perkelti tuos duomenis į skaičiuoklę, su kuria galėtumėte dirbti.

Kodėl PDF konvertavimas į Excel yra sudėtingas

PDF ir Excel skaičiuoklės tarnauja visiškai skirtingiems tikslams. PDF išsaugo vizualų išdėstymą – tai iš esmės skaitmeninis spaudinys. Excel organizuoja duomenis į eilutes ir stulpelius skaičiavimams bei analizei.

Iššūkis? PDF failuose nėra struktūrinės informacijos, kokią turi HTML lentelės. Čia nėra <table>, <tr> ar <td> žymų, nurodančių programinei įrangai, kur prasideda ir baigiasi eilutės bei stulpeliai. Konverteris turi spėlioti remdamasis vizualine pozicija.

Šis esminis neatitikimas yra priežastis, kodėl tiesioginis konvertavimas dažnai pateikia netvarkingus rezultatus: stulpeliai susilieja, skaičiai tampa tekstu, o formatavimas sugenda.

1 būdas: „Microsoft Excel“ integruotas importavimas

Jei naudojate „Excel 2019“ ar naujesnę versiją (įskaitant „Microsoft 365“), galite importuoti PDF duomenis tiesiogiai naudodami „Power Query“.

Kaip tai padaryti

1. Atidarykite Excel ir eikite į Duomenys (Data) → Gauti duomenis (Get Data) → Iš failo (From File) → Iš PDF (From PDF)
2. Pasirinkite savo PDF failą
3. „Power Query“ parodys galimas lenteles – pasirinkite tą, kurios jums reikia
4. Spustelėkite Transformuoti duomenis (Transform Data), kad sutvarkytumėte importą, arba Įkelti (Load), kad perkeltumėte juos tiesiai į skaičiuoklę

Privalumai ir trūkumai

Gerai veikia: švariems, gerai struktūrizuotiems PDF failams su paprastomis lentelėmis

Sunkumai kyla dėl: sudėtingų maketų, sujungtų langelių, per kelis puslapius einančių lentelių

Pastaba: ši funkcija nepasiekiama „Excel“ versijose, skirtose „Mac“.

2 būdas: „Adobe Acrobat“

„Adobe Acrobat“ (mokama versija, ne tik „Reader“) gali tiesiogiai eksportuoti PDF failus į Excel formatą.

Kaip tai padaryti

1. Atidarykite PDF failą „Acrobat“ programoje
2. Eikite į Failas (File) → Eksportuoti į (Export To) → Skaičiuoklė (Spreadsheet) → „Microsoft Excel“ darbo knyga (Microsoft Excel Workbook)
3. Pasirinkite išsaugojimo vietą

„Adobe“ taip pat siūlo nemokamą internetinį konverterį su ribotu naudojimu.

Privalumai ir trūkumai

Gerai veikia: PDF failams, sukurtiems su „Adobe“ įrankiais, originaliems (ne skenuotiems) dokumentams

Sunkumai kyla dėl: skenuotų dokumentų, sudėtingo formatavimo

3 būdas: internetiniai konverteriai

Keli nemokami internetiniai įrankiai konvertuoja PDF į Excel nereikalaudami diegti programinės įrangos.

Populiarios parinktys

Įrankis	Geriausiai tinka	Apribojimai
Smallpdf	Greitam konvertavimui	Dienos limitai nemokamam planui
iLovePDF	Masiniam apdorojimui	Failo dydžio apribojimai
PDF2Go	Paprastoms lentelėms	Gali kilti problemų su sudėtingais maketais

Privatumo aspektai

Naudojant internetinius konverterius, jūsų failas įkeliamas į jų serverius. Jautriems finansiniams duomenims naudokite neprisijungus veikiančius metodus arba įrankius, kurie apdoroja failus lokaliai jūsų naršyklėje.

4 būdas: kopijavimas ir įklijavimas (rankiniu būdu)

Kartais paprasčiausias požiūris pasiteisina – ypač esant nedideliam duomenų kiekiui.

Kaip tai padaryti

1. Atidarykite PDF ir pele pažymėkite lentelę
2. Nukopijuokite (Ctrl+C arba Cmd+C)
3. Įklijuokite į Excel (Ctrl+V arba Cmd+V)
4. Naudokite Duomenys (Data) → Tekstas į stulpelius (Text to Columns), kad ištaisytumėte formatavimo klaidas

Kada tai veikia

Šis metodas geriausiai tinka paprastoms, vieno puslapio lentelėms, kai reikia tik greito išrašo. Tikėkitės, kad teks sugaišti laiko tvarkant rezultatus.

Dažniausios problemos ir kaip jas išspręsti

Skaičiai importuoti kaip tekstas

Excel gali traktuoti jūsų skaičius kaip teksto eilutes, o tai neleidžia atlikti skaičiavimų.

Sprendimas: pažymėkite stulpelį, eikite į Duomenys → Tekstas į stulpelius, spustelėkite Baigti. Arba padauginkite langelius iš 1, kad priverstumėte konvertuoti į skaičių.

Sujungti stulpeliai

Duomenys iš kelių stulpelių atsiduria viename langelyje.

Sprendimas: naudokite funkciją Tekstas į stulpelius su skyrikliu (tarpas, kablelis arba fiksuotas plotis), kad atskirtumėte duomenis.

Trūkstami duomenys

Dalis turinio neatsiranda po konvertavimo.

Sprendimas: išbandykite kitą konvertavimo įrankį – kiekvienas jų maketus apdoroja skirtingai. Skenuotiems PDF failams reikalinga OCR (optinio simbolių atpažinimo) funkcija.

Prarastas formatavimas

Spalvos, šriftai ir langelių rėmeliai išnyksta.

Sprendimas: dauguma konverterių orientuojasi į duomenis, o ne į vizualinį formatavimą. Formatavimą teks pritaikyti rankiniu būdu Excel programoje.

Patarimai geresniems konvertavimo rezultatams

Naudokite originalius PDF failus, kai įmanoma

Skaitmeniniu būdu sukurti PDF (iš Word, Excel ar buhalterinės programinės įrangos) konvertuojami kur kas geriau nei skenuoti popieriniai dokumentai. Jei turite galimybę, prašykite skaitmeninių versijų.

Patikrinkite OCR funkciją

Jei jūsų PDF yra skenuotas vaizdas, jums reikia konverterio su OCR. Ieškokite būtent šios funkcijos – ją siūlo tiek Smallpdf, tiek Adobe Acrobat.

Visada patikrinkite rezultatą

Nė vienas konverteris nėra tobulas. Po konvertavimo:

• Patikrinkite, ar eilučių ir stulpelių skaičius sutampa su originalu
• Patikrinkite kelis skaičius palygindami su šaltiniu
• Ieškokite sujungtų ar trūkstamų duomenų

Tai užtruks minutę, bet sutaupys valandas klaidų taisymo vėliau.

Atsižvelkite į dokumento tipą

Skirtingiems PDF tipams reikia skirtingų metodų:

Dokumento tipas	Geriausias metodas
Banko išrašai	Specializuoti finansiniai konverteriai
Sąskaitos faktūros	„Adobe Acrobat“ arba internetiniai įrankiai
Duomenų ataskaitos	„Power Query“ (Excel integruotas)
Skenuoti dokumentai	Įrankiai su OCR funkcija

Kai konvertavimo nepakanka

Kartais joks konverteris negali švariai išgauti jūsų duomenų. Tai paprastai nutinka su:

• Labai sudėtingo dizaino dokumentais
• PDF failais, kuriuose duomenys nenuosekliai išdėstyti per kelis stulpelius
• Prastos vaizdo kokybės skenuotais dokumentais
• Slaptažodžiu apsaugotais failais (pirmiausia pašalinkite apsaugą)

Tokiais atvejais vienintelė patikima išeitis gali būti rankinis įvedimas arba specializuota programinė įranga, skirta konkrečiam dokumentų tipui.

Dažniausiai užduodami klausimai

Ar galiu konvertuoti slaptažodžiu apsaugotą PDF į Excel?

Pirmiausia turėsite pašalinti slaptažodžio apsaugą. Jei žinote slaptažodį, atidarykite PDF peržiūros programoje (pvz., „Adobe Reader“), „atspausdinkite“ į PDF be apsaugos, tada konvertuokite. Jei slaptažodžio neturite, susisiekite su dokumento kūrėju.

Kodėl mano skaičiai Excel rodomi kaip tekstas?

PDF failai neskiria skaičių nuo teksto – tai tiesiog simboliai puslapyje. Kai Excel importuoja šiuos duomenis, pagal numatytuosius nustatymus jie gali būti suformatuoti kaip tekstas. Naudokite „Tekstas į stulpelius“ arba padauginkite iš 1, kad konvertuotumėte.

Kuris metodas pateikia tiksliausius rezultatus?

Tai priklauso nuo jūsų dokumento. Originaliems PDF su paprastomis lentelėmis dažnai puikiai tinka Excel „Power Query“. Sudėtingiems dokumentams geriau veikia „Adobe Acrobat“ arba specializuoti konverteriai. Vienintelis būdas sužinoti – išbandyti su konkrečiu failu.

Ar galiu konvertuoti kelis PDF failus vienu metu?

Taip, bet metodai skiriasi. Kai kurie internetiniai įrankiai, pavyzdžiui, „iLovePDF“, palaiko masinį konvertavimą. „Power Query“ taip pat gali importuoti kelis failus po tam tikro nustatymo. Reguliariam masiniam apdorojimui efektyviausia yra darbalaukio programinė įranga, pavyzdžiui, „Adobe Acrobat Pro“.

Ar yra būdas automatizuoti PDF konvertavimą į Excel?

„Power Query“ ryšiai gali būti atnaujinami automatiškai, kai atnaujinamas šaltinio PDF failas. Pažangesniam automatizavimui galima naudoti programavimo įrankius, pavyzdžiui, „Python“ su bibliotekomis „Tabula“ arba „Camelot“.