एक्सेल को पीडीएफ में कैसे बदलें
स्प्रेडशीट को पीडीएफ के रूप में साझा करने की आवश्यकता है? यहाँ एक्सेल को पीडीएफ में बदलने का तरीका बताया गया है - टेबल, फ़ॉर्मेटिंग और प्रिंट लेआउट को बनाए रखते हुए।
आपने एक स्प्रेडशीट बनाई है। संख्याएँ सही हैं, फ़ॉर्मेटिंग साफ दिख रही है। फिर आप .xlsx फ़ाइल भेजते हैं और प्राप्तकर्ता को एक गड़बड़ी दिखाई देती है - कॉलम कटे हुए, चार्ट शिफ्ट हो गए, कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग गायब।
स्प्रेडशीट साझा करने के लिए सबसे खराब फ़ाइल प्रकार हैं। हर प्राप्तकर्ता का एक्सेल का संस्करण और स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन दस्तावेज़ को प्रस्तुत करने के तरीके को बदल सकता है। पीडीएफ में बदलने से लेआउट अपनी जगह पर लॉक हो जाता है।
यहाँ बताया गया है कि टेबल को बरकरार रखते हुए और किसी भी कॉलम को किनारे से गायब हुए बिना एक्सेल को पीडीएफ में कैसे बदला जाए।
एक्सेल को पीडीएफ में क्यों बदलें?
सुसंगत लेआउट। एक स्प्रेडशीट जो आपके 27-इंच मॉनिटर पर एकदम सही दिखती है, वह लैपटॉप पर अपठनीय हो सकती है। पीडीएफ सटीक पृष्ठ आयाम और कॉलम चौड़ाई परिभाषित करते हैं।
संपादन रोकें। जब आप एक स्प्रेडशीट साझा करते हैं, तो प्राप्तकर्ता फ़ार्मूला बदल सकता है या पंक्तियों को हटा सकता है। पीडीएफ एक लॉक किया हुआ स्नैपशॉट है।
पेशेवर साझाकरण। वित्तीय रिपोर्ट, चालान और बजट सारांश पीडीएफ के रूप में अधिक पॉलिश दिखते हैं। अधिकांश हितधारक औपचारिक डिलिवरेबल्स के लिए पीडीएफ की उम्मीद करते हैं।
प्रिंट-तैयार। एक पीडीएफ सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ इच्छानुसार प्रिंट हो - कोई कटा हुआ कॉलम या खाली पृष्ठ नहीं।
विधि 1: PDFSub (ऑनलाइन)
- PDFSub के एक्सेल से पीडीएफ कनवर्टर पर जाएं
- अपनी
.xlsया.xlsxफ़ाइल अपलोड करें - फ़ाइल को PDFSub Engine द्वारा एक सुरक्षित, अलग वातावरण में सर्वर-साइड संसाधित किया जाता है
- अपना परिवर्तित पीडीएफ डाउनलोड करें
PDFSub मल्टी-शीट वर्कबुक, चार्ट, कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग और मर्ज किए गए सेल को संभालता है। किसी भी डिवाइस से काम करता है।
विधि 2: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल (डेस्कटॉप)
विंडोज पर: फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें, पीडीएफ चुनें, शामिल करने के लिए कौन सी शीट चुननी है (सक्रिय शीट, संपूर्ण वर्कबुक, या चयन) के लिए विकल्प पर क्लिक करें, फिर सहेजें।
मैक पर: फ़ाइल > इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें, फ़ॉर्मेट ड्रॉपडाउन से पीडीएफ चुनें, फिर सहेजें।
महत्वपूर्ण: एक्सेल केवल प्रिंट करने योग्य क्षेत्र को परिवर्तित करता है। चौड़ी स्प्रेडशीट पृष्ठों में विभाजित हो जाती हैं या कट जाती हैं। पहले अपना प्रिंट लेआउट सेट करें।
विधि 3: गूगल शीट्स
- फ़ाइल > डाउनलोड > पीडीएफ दस्तावेज़ (.pdf) पर क्लिक करें
- डायलॉग में पेपर का आकार, ओरिएंटेशन, मार्जिन और स्केल समायोजित करें
- निर्यात करें पर क्लिक करें
गूगल शीट्स लेआउट पर अच्छा नियंत्रण प्रदान करता है लेकिन सभी एक्सेल फ़ॉर्मेटिंग सुविधाओं का समर्थन नहीं करता है।
प्रिंट लेआउट समस्या का समाधान
सबसे बड़ी चुनौती रूपांतरण नहीं है - यह चौड़ी स्प्रेडशीट को एक पृष्ठ पर फिट करना है।
अपना प्रिंट क्षेत्र सेट करें। उन सेलों का चयन करें जिन्हें आप चाहते हैं, पेज लेआउट > प्रिंट क्षेत्र > प्रिंट क्षेत्र सेट करें पर जाएं। इसके बिना, एक्सेल डेटा वाले हर सेल को शामिल करता है।
सही ओरिएंटेशन चुनें। संकीर्ण स्प्रेडशीट (6-8 कॉलम) के लिए पोर्ट्रेट। चौड़ी स्प्रेडशीट के लिए लैंडस्केप।
फिट करने के लिए स्केल करें। पेज लेआउट > फिट करने के लिए स्केल करें पर जाएं, चौड़ाई को 1 पृष्ठ पर, ऊंचाई को स्वचालित पर सेट करें। सावधान रहें - बहुत चौड़ी शीट स्केल किए जाने पर अपठनीय हो सकती हैं।
हेडर पंक्तियों को दोहराएं। लंबी स्प्रेडशीट के लिए, पेज लेआउट > प्रिंट शीर्षक का उपयोग करें और ऊपर दोहराई जाने वाली पंक्तियों को सेट करें। इसके बिना, दूसरे पृष्ठ पर कॉलम लेबल नहीं होते हैं।
पेज ब्रेक नियंत्रित करें। दृश्य > पेज ब्रेक पूर्वावलोकन का उपयोग करें और पृष्ठों के विभाजित होने के स्थान को नियंत्रित करने के लिए नीली रेखाओं को खींचें।
चार्ट, फ़ार्मूला और मल्टी-शीट वर्कबुक
चार्ट अच्छी तरह से परिवर्तित होते हैं - वे वेक्टर ग्राफ़िक्स के रूप में प्रस्तुत होते हैं और तेज रहते हैं। इंटरैक्टिव तत्व (फ़िल्टर, स्लाइसर) उनकी वर्तमान स्थिति में फ़्लैट हो जाते हैं।
फ़ार्मूला संरक्षित नहीं होते हैं। पीडीएफ में परिकलित मान होते हैं, फ़ार्मूला नहीं। यह आमतौर पर वही होता है जो आप चाहते हैं।
मल्टी-शीट वर्कबुक को प्रत्येक शीट को एक अनुभाग के रूप में एक एकल पीडीएफ के रूप में निर्यात किया जा सकता है। एक्सेल में, सहेजते समय विकल्प > संपूर्ण वर्कबुक का उपयोग करें। प्रत्येक शीट के प्रिंट लेआउट को व्यक्तिगत रूप से जांचें - उनके अलग-अलग ओरिएंटेशन हो सकते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं एक्सेल इंस्टॉल किए बिना एक्सेल को पीडीएफ में बदल सकता हूँ?
हाँ। PDFSub का एक्सेल से पीडीएफ कनवर्टर सर्वर-साइड रूपांतरण को संभालता है। ब्राउज़र वाले किसी भी डिवाइस से अपनी फ़ाइल अपलोड करें। यदि आप पहले गूगल ड्राइव पर अपलोड करते हैं तो गूगल शीट्स पीडीएफ में निर्यात भी कर सकती है।
मेरे कॉलम क्यों कट रहे हैं?
आपकी स्प्रेडशीट पृष्ठ से चौड़ी है। लैंडस्केप ओरिएंटेशन पर स्विच करें, केवल आवश्यक कॉलम के लिए एक प्रिंट क्षेत्र सेट करें, या फिट करने के लिए स्केल करें (पेज लेआउट > फिट करने के लिए स्केल करें > चौड़ाई: 1 पृष्ठ)।
क्या पीडीएफ फ़ार्मूला को संरक्षित करता है?
नहीं। पीडीएफ में परिकलित मान होते हैं, फ़ार्मूला नहीं। SUM फ़ार्मूला से $1,250.00 दिखाने वाली एक सेल स्थिर टेक्स्ट $1,250.00 के रूप में दिखाई देती है।
मैं मल्टी-शीट वर्कबुक से केवल एक शीट कैसे परिवर्तित करूँ?
निर्यात करने से पहले सुनिश्चित करें कि केवल वांछित शीट टैब का चयन किया गया है। सेव ऐज़ डायलॉग में, जांचें कि "संपूर्ण वर्कबुक" के बजाय "सक्रिय शीट" का चयन किया गया है।
क्या मैं बड़ी एक्सेल फ़ाइलें (50MB+) परिवर्तित कर सकता हूँ?
हाँ, हालांकि बड़ी फ़ाइलों में अधिक समय लगता है। मुख्य चिंता लेआउट है - 10,000 पंक्तियों वाली स्प्रेडशीट एक बहुत लंबी पीडीएफ बनाती है। केवल वही शामिल करने के लिए फ़िल्टर करने या प्रिंट क्षेत्र सेट करने पर विचार करें जिसकी आपको आवश्यकता है।
स्प्रेडशीट डेटा के साथ काम करने के लिए हैं। पीडीएफ उन्हें साझा करने के लिए हैं। प्रिंट लेआउट को सही ढंग से प्राप्त करने का मतलब है कि आपकी टेबल और चार्ट ठीक वैसे ही पहुंचते हैं जैसे इरादा था।