نحوه تبدیل اکسل به PDF آنلاین
نیاز دارید یک صفحه گسترده را به صورت PDF به اشتراک بگذارید؟ در اینجا نحوه تبدیل اکسل به PDF آمده است - با حفظ جداول، قالببندی و طرحبندی چاپ.
شما یک صفحه گسترده ایجاد کردهاید. اعداد درست هستند، قالببندی تمیز به نظر میرسد. سپس فایل .xlsx را ارسال میکنید و گیرنده یک آشفتگی میبیند - ستونها بریده شدهاند، نمودارها جابجا شدهاند، قالببندی شرطی از دست رفته است.
صفحات گسترده بدترین نوع فایل برای اشتراکگذاری مستقیم هستند. نسخه اکسل و وضوح صفحه نمایش هر گیرنده میتواند نحوه نمایش سند را تغییر دهد. تبدیل به PDF طرحبندی را در جای خود قفل میکند.
در اینجا نحوه تبدیل اکسل به PDF با جداول دستنخورده و بدون ستونهای بریده شده از لبه آمده است.
چرا اکسل را به PDF تبدیل کنیم؟
طرحبندی ثابت. صفحهگستردهای که روی مانیتور ۲۷ اینچی شما عالی به نظر میرسد، ممکن است روی لپتاپ غیرقابل خواندن باشد. PDFها ابعاد صفحه و عرض ستونها را دقیقاً تعریف میکنند.
جلوگیری از ویرایش. هنگامی که یک صفحه گسترده را به اشتراک میگذارید، گیرنده میتواند فرمولها را تغییر دهد یا ردیفها را حذف کند. PDF یک اسنپشات قفل شده است.
اشتراکگذاری حرفهای. گزارشهای مالی، فاکتورها و خلاصههای بودجه به صورت PDF حرفهایتر به نظر میرسند. اکثر ذینفعان PDF را برای ارائههای رسمی انتظار دارند.
آماده چاپ. PDF تضمین میکند که سند همانطور که در نظر گرفته شده چاپ میشود - بدون ستونهای بریده شده یا صفحات خالی.
روش ۱: PDFSub (آنلاین)
۱. به مبدل اکسل به PDF PDFSub بروید
۲. فایل .xls یا .xlsx خود را آپلود کنید
۳. فایل توسط PDFSub Engine در یک محیط امن و ایزوله پردازش میشود
۴. PDF تبدیل شده خود را دانلود کنید
PDFSub از کتابهای کاری چند برگی، نمودارها، قالببندی شرطی و سلولهای ادغام شده پشتیبانی میکند. از هر دستگاهی کار میکند.
روش ۲: مایکروسافت اکسل (دسکتاپ)
در ویندوز: روی File > Save As کلیک کنید، PDF را انتخاب کنید، روی Options کلیک کنید تا برگههای مورد نظر را انتخاب کنید (برگه فعال، کل کتاب کاری، یا انتخاب)، سپس Save را بزنید.
در مک: روی File > Save As کلیک کنید، PDF را از منوی کشویی فرمت انتخاب کنید، سپس Save را بزنید.
مهم: اکسل فقط ناحیه قابل چاپ را تبدیل میکند. صفحات گسترده عریض در صفحات تقسیم میشوند یا بریده میشوند. ابتدا طرحبندی چاپ خود را تنظیم کنید.
روش ۳: Google Sheets
۱. روی File > Download > PDF document (.pdf) کلیک کنید ۲. اندازه کاغذ، جهت، حاشیهها و مقیاس را در کادر گفتگو تنظیم کنید ۳. روی Export کلیک کنید
Google Sheets کنترل مناسبی بر طرحبندی ارائه میدهد اما از تمام ویژگیهای قالببندی اکسل پشتیبانی نمیکند.
حل مشکل طرحبندی چاپ
بزرگترین چالش تبدیل نیست - بلکه جا دادن صفحات گسترده عریض در یک صفحه است.
ناحیه چاپ خود را تنظیم کنید. سلولهای مورد نظر را انتخاب کنید، به Page Layout > Print Area > Set Print Area بروید. بدون این کار، اکسل تمام سلولهای دارای داده را شامل میشود.
جهتگیری مناسب را انتخاب کنید. عمودی برای صفحات گسترده باریک (۶-۸ ستون). افقی برای صفحات عریضتر.
مقیاسبندی برای جا دادن. به Page Layout > Scale to Fit بروید، عرض را روی ۱ page و ارتفاع را روی Automatic تنظیم کنید. مراقب باشید - صفحات بسیار عریض ممکن است هنگام کوچک شدن غیرقابل خواندن شوند.
تکرار ردیفهای سرصفحه. برای صفحات گسترده طولانی، از Page Layout > Print Titles استفاده کنید و ردیفها را برای تکرار در بالا تنظیم کنید. بدون این کار، صفحه دوم برچسب ستون ندارد.
کنترل شکست صفحات. از View > Page Break Preview استفاده کنید و خطوط آبی را بکشید تا محل شکست صفحات را کنترل کنید.
نمودارها، فرمولها و کتابهای کاری چند برگی
نمودارها به خوبی تبدیل میشوند - آنها به عنوان گرافیک برداری رندر میشوند و واضح باقی میمانند. عناصر تعاملی (فیلترها، اسلایسرها) به وضعیت فعلی خود مسطح میشوند.
فرمولها حفظ نمیشوند. PDF حاوی مقادیر محاسبه شده است، نه فرمولها. این معمولاً همان چیزی است که میخواهید.
کتابهای کاری چند برگی را میتوان به عنوان یک PDF واحد صادر کرد که هر برگه بخش است. در اکسل، هنگام ذخیره از Options > Entire Workbook استفاده کنید. طرحبندی چاپ هر برگه را به صورت جداگانه بررسی کنید - آنها میتوانند جهتگیریهای متفاوتی داشته باشند.
سوالات متداول
آیا میتوانم اکسل را بدون نصب اکسل به PDF تبدیل کنم؟
بله. مبدل اکسل به PDF PDFSub تبدیل را از طریق سرور انجام میدهد. فایل خود را از هر دستگاهی با مرورگر آپلود کنید. Google Sheets همچنین میتواند به PDF صادر کند اگر ابتدا در Google Drive آپلود کنید.
چرا ستونهای من بریده میشوند؟
صفحه گسترده شما عریضتر از صفحه است. جهتگیری افقی را انتخاب کنید، ناحیه چاپی را فقط برای ستونهای ضروری تنظیم کنید، یا برای جا دادن مقیاسبندی کنید (Page Layout > Scale to Fit > Width: 1 page).
آیا PDF فرمولها را حفظ میکند؟
خیر. PDFها حاوی مقادیر محاسبه شده هستند، نه فرمولها. سلولی که $1,250.00 را از فرمول SUM نشان میدهد به صورت متن ثابت $1,250.00 ظاهر میشود.
چگونه فقط یک برگه از یک کتاب کاری چند برگی را تبدیل کنم؟
مطمئن شوید که قبل از صدور، فقط تب برگه مورد نظر انتخاب شده است. در کادر گفتگو Save As، بررسی کنید که "Active Sheet" به جای "Entire Workbook" انتخاب شده باشد.
آیا میتوانم فایلهای اکسل بزرگ (بیش از ۵۰ مگابایت) را تبدیل کنم؟
بله، اگرچه فایلهای بزرگتر زمان بیشتری میبرند. نگرانی اصلی طرحبندی است - یک صفحه گسترده با ۱۰,۰۰۰ ردیف یک PDF بسیار طولانی تولید میکند. در نظر بگیرید که فیلتر کنید یا ناحیه چاپی را برای شامل کردن فقط آنچه نیاز دارید تنظیم کنید.
صفحات گسترده برای کار با دادهها هستند. PDFها برای اشتراکگذاری آن هستند. درست کردن طرحبندی چاپ به این معنی است که جداول و نمودارهای شما دقیقاً همانطور که در نظر گرفته شدهاند، میرسند.