पीडीएफ को एक्सेल में कैसे बदलें: काम करने वाले तरीके
अपने डेटा और फ़ॉर्मेटिंग को सुरक्षित रखते हुए पीडीएफ़ फ़ाइलों को एक्सेल स्प्रेडशीट में बदलने के सर्वोत्तम तरीके जानें।
आपके पीडीएफ़ में डेटा फंसा हुआ है और आपको उसे एक्सेल में चाहिए। हो सकता है कि यह एक वित्तीय रिपोर्ट हो, एक चालान हो, या उत्पाद डेटा की एक तालिका हो। समस्या? पीडीएफ़ संपादन के लिए डिज़ाइन नहीं किए गए हैं—वे हर जगह एक जैसे दिखने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
यहां बताया गया है कि आप उस डेटा को स्प्रेडशीट में कैसे प्राप्त कर सकते हैं जिस पर आप काम कर सकते हैं।
पीडीएफ़ से एक्सेल रूपांतरण मुश्किल क्यों है
पीडीएफ़ और एक्सेल स्प्रेडशीट पूरी तरह से अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं। एक पीडीएफ़ दृश्य लेआउट को संरक्षित करता है—यह अनिवार्य रूप से एक डिजिटल प्रिंटआउट है। एक्सेल गणना और विश्लेषण के लिए डेटा को पंक्तियों और स्तंभों में व्यवस्थित करता है।
चुनौती? पीडीएफ़ में HTML तालिकाओं की तरह संरचनात्मक जानकारी नहीं होती है। पंक्तियों और स्तंभों के शुरू और खत्म होने के बारे में सॉफ्टवेयर को बताने वाले <table>, <tr>, या <td> टैग नहीं होते हैं। कनवर्टर को दृश्य स्थिति के आधार पर अनुमान लगाना पड़ता है।
यह मौलिक बेमेल ही कारण है कि सीधा रूपांतरण अक्सर अव्यवस्थित परिणाम देता है: स्तंभ मर्ज हो जाते हैं, संख्याएँ टेक्स्ट के रूप में समाप्त हो जाती हैं, और फ़ॉर्मेटिंग गड़बड़ा जाती है।
विधि 1: माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का अंतर्निहित आयात
यदि आपके पास एक्सेल 2019 या बाद का संस्करण (माइक्रोसॉफ्ट 365 सहित) है, तो आप Power Query का उपयोग करके सीधे पीडीएफ़ डेटा आयात कर सकते हैं।
इसे कैसे करें
- एक्सेल खोलें और डेटा → डेटा प्राप्त करें → फ़ाइल से → पीडीएफ़ से पर जाएँ
- अपनी पीडीएफ़ फ़ाइल चुनें
- Power Query उपलब्ध तालिकाएँ प्रदर्शित करता है—वह चुनें जिसकी आपको आवश्यकता है
- आयात को ठीक करने के लिए डेटा रूपांतरित करें पर क्लिक करें, या इसे सीधे अपनी स्प्रेडशीट में लाने के लिए लोड करें पर क्लिक करें
फायदे और नुकसान
इसके लिए अच्छा काम करता है: साफ़, अच्छी तरह से संरचित पीडीएफ़ जिनमें सरल तालिकाएँ हों
इसके साथ संघर्ष करता है: जटिल लेआउट, मर्ज किए गए सेल, बहु-पृष्ठ तालिकाएँ
नोट: यह सुविधा मैक संस्करणों के एक्सेल पर उपलब्ध नहीं है।
विधि 2: एडोब एक्रोबेट
एडोब एक्रोबेट (पेड संस्करण, केवल रीडर नहीं) पीडीएफ़ को सीधे एक्सेल प्रारूप में निर्यात कर सकता है।
इसे कैसे करें
- एक्रोबेट में अपना पीडीएफ़ खोलें
- फ़ाइल → निर्यात करें → स्प्रेडशीट → माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कबुक पर जाएँ
- अपना सहेजने का स्थान चुनें
एडोब सीमित उपयोग के साथ एक मुफ़्त ऑनलाइन कनवर्टर भी प्रदान करता है।
फायदे और नुकसान
इसके लिए अच्छा काम करता है: एडोब टूल से बनाए गए पीडीएफ़, मूल (स्कैन किए गए नहीं) दस्तावेज़
इसके साथ संघर्ष करता है: स्कैन किए गए दस्तावेज़, जटिल फ़ॉर्मेटिंग
विधि 3: ऑनलाइन कनवर्टर
कई मुफ़्त ऑनलाइन टूल सॉफ़्टवेयर इंस्टॉलेशन की आवश्यकता के बिना पीडीएफ़ को एक्सेल में बदलते हैं।
लोकप्रिय विकल्प
| टूल | किसके लिए सबसे अच्छा | सीमाएँ |
|---|---|---|
| Smallpdf | त्वरित रूपांतरण | मुफ़्त टियर पर दैनिक सीमाएँ |
| iLovePDF | बैच प्रोसेसिंग | फ़ाइल आकार सीमाएँ |
| PDF2Go | सरल तालिकाएँ | जटिल लेआउट के साथ संघर्ष कर सकता है |
गोपनीयता संबंधी विचार
ऑनलाइन कनवर्टर का उपयोग करते समय, आपकी फ़ाइल उनके सर्वर पर अपलोड हो जाती है। संवेदनशील वित्तीय डेटा के लिए, ऑफ़लाइन विधियों या उन टूल पर विचार करें जो आपके ब्राउज़र में स्थानीय रूप से फ़ाइलों को संसाधित करते हैं।
विधि 4: कॉपी और पेस्ट (मैन्युअल)
कभी-कभी सबसे सरल तरीका काम करता है—विशेषकर थोड़ी मात्रा में डेटा के लिए।
इसे कैसे करें
- पीडीएफ़ खोलें और माउस से तालिका का चयन करें
- कॉपी करें (Ctrl+C या Cmd+C)
- एक्सेल में पेस्ट करें (Ctrl+V या Cmd+V)
- फ़ॉर्मेटिंग समस्याओं को ठीक करने के लिए डेटा → टेक्स्ट से कॉलम का उपयोग करें
यह कब काम करता है
यह विधि सरल, एकल-पृष्ठ तालिकाओं के लिए सबसे अच्छी है जहाँ आपको केवल एक त्वरित निकालने की आवश्यकता होती है। परिणामों को साफ़ करने में समय बिताने की अपेक्षा करें।
सामान्य समस्याएँ और उन्हें कैसे ठीक करें
संख्याएँ टेक्स्ट के रूप में आयातित
एक्सेल आपकी संख्याओं को टेक्स्ट स्ट्रिंग के रूप में मान सकता है, जो गणनाओं को तोड़ देता है।
ठीक करें: कॉलम का चयन करें, डेटा → टेक्स्ट से कॉलम पर जाएँ, समाप्त करें पर क्लिक करें। या रूपांतरण को बाध्य करने के लिए कोशिकाओं को 1 से गुणा करें।
स्तंभ एक साथ मर्ज हो गए
कई स्तंभों से डेटा एक ही सेल में समाप्त हो जाता है।
ठीक करें: डेटा को अलग करने के लिए एक सीमांकक (स्पेस, कॉमा, या निश्चित चौड़ाई) के साथ टेक्स्ट से कॉलम का उपयोग करें।
डेटा गायब
रूपांतरण में कुछ सामग्री दिखाई नहीं देती है।
ठीक करें: एक अलग कनवर्टर टूल आज़माएँ—प्रत्येक लेआउट को अलग तरह से संभालता है। स्कैन किए गए पीडीएफ़ के लिए, आपको ओसीआर (ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन) क्षमता की आवश्यकता है।
फ़ॉर्मेटिंग खो गई
रंग, फ़ॉन्ट और सेल बॉर्डर गायब हो जाते हैं।
ठीक करें: अधिकांश कनवर्टर डेटा पर ध्यान केंद्रित करते हैं, दृश्य फ़ॉर्मेटिंग पर नहीं। आपको एक्सेल में मैन्युअल रूप से फ़ॉर्मेटिंग को फिर से लागू करना होगा।
बेहतर रूपांतरण परिणामों के लिए सुझाव
जब संभव हो मूल पीडीएफ़ का उपयोग करें
डिजिटल रूप से बनाए गए पीडीएफ़ (वर्ड, एक्सेल, या लेखांकन सॉफ़्टवेयर से) स्कैन किए गए कागजी दस्तावेज़ों की तुलना में कहीं बेहतर परिवर्तित होते हैं। यदि आपके पास विकल्प है, तो डिजिटल संस्करणों का अनुरोध करें।
ओसीआर क्षमता की जाँच करें
यदि आपका पीडीएफ़ एक स्कैन की गई छवि है, तो आपको ओसीआर वाले कनवर्टर की आवश्यकता है। विशेष रूप से इस सुविधा की तलाश करें—Smallpdf और Adobe Acrobat दोनों इसे प्रदान करते हैं।
हमेशा आउटपुट सत्यापित करें
कोई भी कनवर्टर पूर्ण नहीं होता है। रूपांतरण के बाद:
- जांचें कि पंक्तियों और स्तंभों की संख्या मूल से मेल खाती है
- स्रोत के विरुद्ध कुछ संख्याओं को सत्यापित करें
- मर्ज किए गए या गायब डेटा की तलाश करें
इसमें एक मिनट लगता है और बाद में घंटों की समस्या निवारण बचाता है।
दस्तावेज़ के प्रकार पर विचार करें
विभिन्न प्रकार के पीडीएफ़ को विभिन्न दृष्टिकोणों की आवश्यकता होती है:
| दस्तावेज़ प्रकार | सर्वोत्तम विधि |
|---|---|
| बैंक स्टेटमेंट | विशेष वित्तीय कनवर्टर |
| चालान | एडोब एक्रोबेट या ऑनलाइन टूल |
| डेटा रिपोर्ट | Power Query (एक्सेल अंतर्निहित) |
| स्कैन किए गए दस्तावेज़ | ओसीआर-सक्षम टूल |
जब रूपांतरण पर्याप्त न हो
कभी-कभी कोई भी कनवर्टर आपके डेटा को स्पष्ट रूप से निकाल नहीं पाता है। यह आमतौर पर इसके साथ होता है:
- जटिल लेआउट वाले अत्यधिक डिज़ाइन किए गए दस्तावेज़
- पीडीएफ़ जिनमें डेटा असंगत रूप से कई स्तंभों में फैला हुआ है
- खराब छवि गुणवत्ता वाले स्कैन किए गए दस्तावेज़
- पासवर्ड-सुरक्षित फ़ाइलें (पहले सुरक्षा हटा दें)
इन मामलों में, मैन्युअल प्रविष्टि या आपके विशिष्ट दस्तावेज़ प्रकार के लिए डिज़ाइन किया गया विशेष सॉफ़्टवेयर ही एकमात्र विश्वसनीय विकल्प हो सकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं पासवर्ड-सुरक्षित पीडीएफ़ को एक्सेल में बदल सकता हूँ?
आपको पहले पासवर्ड सुरक्षा हटानी होगी। यदि आप पासवर्ड जानते हैं, तो एडोब रीडर जैसे व्यूअर में पीडीएफ़ खोलें, बिना सुरक्षा के पीडीएफ़ में प्रिंट करें, फिर परिवर्तित करें। यदि आपके पास पासवर्ड नहीं है, तो दस्तावेज़ बनाने वाले से संपर्क करें।
मेरे नंबर एक्सेल में टेक्स्ट के रूप में क्यों दिखते हैं?
पीडीएफ़ संख्या और टेक्स्ट के बीच अंतर नहीं करते हैं—वे सभी पृष्ठ पर केवल वर्ण होते हैं। जब एक्सेल इस डेटा को आयात करता है, तो यह डिफ़ॉल्ट रूप से टेक्स्ट फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग कर सकता है। रूपांतरण के लिए Data → Text to Columns का उपयोग करें या 1 से गुणा करें।
कौन सी विधि सबसे सटीक परिणाम देती है?
यह आपके दस्तावेज़ पर निर्भर करता है। सरल, अच्छी तरह से संरचित तालिकाओं वाले मूल पीडीएफ़ के लिए, एक्सेल का Power Query अक्सर अच्छा काम करता है। जटिल दस्तावेज़ों के लिए, एडोब एक्रोबेट या विशेष कनवर्टर बेहतर प्रदर्शन करते हैं। जानने का एकमात्र तरीका अपनी विशिष्ट फ़ाइल आज़माना है।
क्या मैं एक साथ कई पीडीएफ़ बदल सकता हूँ?
हाँ, लेकिन तरीके अलग-अलग होते हैं। iLovePDF जैसे कुछ ऑनलाइन टूल बैच रूपांतरण का समर्थन करते हैं। Power Query भी कुछ सेटअप के साथ कई फ़ाइलों को आयात कर सकता है। नियमित बैच प्रोसेसिंग के लिए, एडोब एक्रोबेट प्रो जैसे डेस्कटॉप सॉफ़्टवेयर सबसे कुशल है।
क्या पीडीएफ़ से एक्सेल रूपांतरण को स्वचालित करने का कोई तरीका है?
Power Query कनेक्शन स्रोत पीडीएफ़ अपडेट होने पर स्वचालित रूप से रीफ़्रेश हो सकते हैं। अधिक उन्नत स्वचालन के लिए, Tabula या Camelot जैसी लाइब्रेरी के साथ पायथन जैसे प्रोग्रामिंग टूल पीडीएफ़ को प्रोग्रामेटिक रूप से संसाधित कर सकते हैं।
सारांश
पीडीएफ़ को एक्सेल में बदलना हमेशा सीधा नहीं होता है, लेकिन आपके पास विकल्प हैं:
- एक्सेल Power Query सरल, अच्छी तरह से संरचित तालिकाओं के लिए
- एडोब एक्रोबेट मूल पीडीएफ़ पर विश्वसनीय परिणामों के लिए
- ऑनलाइन कनवर्टर त्वरित, कभी-कभी उपयोग के लिए
- मैन्युअल कॉपी-पेस्ट छोटी, सरल निकालने के लिए
मुख्य बात यह है कि आप अपनी विधि को अपने दस्तावेज़ प्रकार से मिलाएं—और परिवर्तित डेटा पर भरोसा करने से पहले हमेशा परिणामों को सत्यापित करें।