Як канвертаваць PDF у Excel: метады, якія сапраўды працуюць

Вашы даныя «заблакаваныя» ў PDF, і яны патрэбныя вам у Excel. Магчыма, гэта фінансавая справаздача, рахунак-фактура або табліца з данымі аб таварах. Праблема ў тым, што PDF не прызначаны для рэдагавання — ён створаны для таго, каб выглядаць аднолькава на любой прыладзе.

Вось як насамрэч перанесці гэтыя даныя ў электронную табліцу, з якой можна працаваць.

Чаму канвертацыя PDF у Excel — гэта складана

PDF і табліцы Excel служаць зусім розным мэтам. PDF захоўвае візуальны макет — па сутнасці, гэта лічбавая раздрукоўка. Excel арганізуе даныя ў радкі і слупкі для вылічэнняў і аналізу.

Складанасць у тым, што PDF не змяшчае структурнай інфармацыі, як, напрыклад, HTML-табліцы. Там няма тэгаў <table>, <tr> або <td>, якія падказваюць праграме, дзе пачынаюцца і заканчваюцца радкі і слупкі. Канвертар павінен «здагадвацца» аб структуры на аснове візуальнага размяшчэння элементаў.

Гэта фундаментальнае неадпаведнасць з'яўляецца прычынай таго, чаму прамая канвертацыя часта дае неакуратныя вынікі: слупкі аб'ядноўваюцца, лічбы ператвараюцца ў тэкст, а фарматаванне парушаецца.

Метад 1: Убудаваны імпарт Microsoft Excel

Калі ў вас ёсць Excel 2019 або больш позняя версія (уключаючы Microsoft 365), вы можаце імпартаваць даныя з PDF напрамую з дапамогай Power Query.

Як гэта зрабіць

1. Адкрыйце Excel і перайдзіце ў Даныя → Атрымаць даныя → З файла → З PDF
2. Выберыце ваш PDF-файл
3. Power Query пакажа даступныя табліцы — выберыце патрэбную
4. Націсніце Пераўтварыць даныя, каб ачысціць імпарт, або Загрузіць, каб перанесці іх адразу ў табліцу

Плюсы і мінусы

Добра працуе для: Чыстых, добра структураваных PDF з простымі табліцамі

Складанасці з: Складанымі макетамі, аб'яднанымі ячэйкамі, шматстаронкавымі табліцамі

Заўвага: Гэтая функцыя недаступная ў версіях Excel для Mac.

Метад 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (платная версія, а не проста Reader) можа экспартаваць PDF у фармат Excel напрамую.

Як гэта зрабіць

1. Адкрыйце PDF у Acrobat
2. Перайдзіце ў Файл → Экспартаваць у → Табліца → Кніга Microsoft Excel
3. Выберыце месца для захавання

Adobe таксама прапануе бясплатны анлайн-канвертар з абмежаваным выкарыстаннем.

Плюсы і мінусы

Добра працуе для: PDF, створаных з дапамогай інструментаў Adobe, і «родных» (не адсканаваных) дакументаў

Складанасці з: Адсканаванымі дакументамі, складаным фарматаваннем

Метад 3: Анлайн-канвертары

Некалькі бясплатных анлайн-інструментаў дазваляюць канвертаваць PDF у Excel без неабходнасці ўсталёўкі праграм.

Папулярныя варыянты

Інструмент	Лепш за ўсё для	Абмежаванні
Smallpdf	Хуткай канвертацыі	Дзённыя ліміты ў бясплатнай версіі
iLovePDF	Пакетнай апрацоўкі	Абмежаванні па памеры файла
PDF2Go	Простых табліц	Можа мець праблемы са складанымі макетамі

Пытанні прыватнасці

Пры выкарыстанні анлайн-канвертараў ваш файл загружаецца на іх серверы. Для канфідэнцыйных фінансавых даных выкарыстоўвайце афлайн-метады або інструменты, якія апрацоўваюць файлы лакальна ў вашым браўзеры.

Метад 4: Капіяванне і ўстаўка (уручную)

Часам самы просты падыход працуе лепш за ўсё — асабліва для невялікіх аб'ёмаў даных.

Як гэта зрабіць

1. Адкрыйце PDF і вылучыце табліцу мышкай
2. Скапіруйце (Ctrl+C або Cmd+C)
3. Устаўце ў Excel (Ctrl+V або Cmd+V)
4. Выкарыстоўвайце Даныя → Тэкст па слупках, каб выправіць праблемы з фарматаваннем

Калі гэта працуе

Гэты метад лепш за ўсё падыходзіць для простых аднастаронкавых табліц, дзе вам трэба толькі хутка атрымаць даныя. Будзьце гатовыя выдаткаваць час на ачыстку вынікаў.

Агульныя праблемы і спосабы іх вырашэння

Лічбы імпартуюцца як тэкст

Excel можа ўспрымаць вашы лічбы як тэкставыя радкі, што робіць немагчымымі вылічэнні.

Рашэнне: Вылучыце слупок, перайдзіце ў Даныя → Тэкст па слупках, націсніце Гатова. Або памножце ячэйкі на 1, каб прымусова змяніць фармат.

Слупкі аб'ядналіся

Даныя з некалькіх слупкоў апынуліся ў адной ячэйцы.

Рашэнне: Выкарыстоўвайце функцыю Тэкст па слупках з раздзяляльнікам (прабел, коска або фіксаваная шырыня), каб падзяліць даныя.

Адсутныя даныя

Частка кантэнту не з'яўляецца пасля канвертацыі.

Рашэнне: Паспрабуйце іншы інструмент — кожны з іх апрацоўвае макеты па-рознаму. Для адсканаваных PDF вам спатрэбіцца функцыя OCR (аптычнае распазнаванне сімвалаў).

Страта фарматавання

Колеры, шрыфты і межы ячэек знікаюць.

Рашэнне: Большасць канвертараў засяроджана на даных, а не на візуальным афармленні. Вам прыйдзецца наладзіць фарматаванне ўручную ў Excel.

Парады для лепшых вынікаў канвертацыі

Выкарыстоўвайце «родныя» PDF, калі гэта магчыма

PDF, створаныя лічбавым спосабам (з Word, Excel або бухгалтарскіх праграм), канвертуюцца значна лепш, чым адсканаваныя папяровыя дакументы. Калі ёсць магчымасць, запытвайце лічбавыя версіі.

Праверце наяўнасць функцыі OCR

Калі ваш PDF — гэта адсканаваная выява, вам патрэбен канвертар з OCR. Шукайце менавіта гэтую функцыю — Smallpdf і Adobe Acrobat прапануюць яе.

Заўсёды правярайце вынік

Ніводзін канвертар не ідэальны. Пасля канвертацыі:

• Праверце, ці супадае колькасць радкоў і слупкоў з арыгіналам
• Спраўдзіце некалькі лічбаў з крыніцай
• Пашукайце аб'яднаныя або адсутныя даныя

Гэта зойме хвіліну, але зэканоміць гадзіны на выпраўленне памылак пазней.

Улічвайце тып дакумента

Розныя тыпы PDF патрабуюць розных падыходаў:

Тып дакумента	Лепшы метад
Банкаўскія выпіскі	Спецыялізаваныя фінансавыя канвертары
Рахункі-фактуры	Adobe Acrobat або анлайн-інструменты
Справаздачы з данымі	Power Query (убудаваны ў Excel)
Адсканаваныя дакументы	Інструменты з падтрымкай OCR

Калі канвертацыі недастаткова

Часам ніводзін канвертар не можа чыста выцягнуць вашы даныя. Звычайна гэта здараецца з:

• Дакументамі са складаным дызайнам і макетамі
• PDF, дзе даныя непаслядоўна размешчаны ў некалькіх слупках
• Адсканаванымі дакументамі з дрэннай якасцю выявы
• Файламі, абароненымі паролем (спачатку трэба зняць абарону)

У такіх выпадках адзіным надзейным варыянтам можа быць ручны ўвод або выкарыстанне спецыялізаванага ПЗ, распрацаванага для вашага канкрэтнага тыпу дакумента.

Часта задаваныя пытанні

Ці магу я канвертаваць абаронены паролем PDF у Excel?

Вам спатрэбіцца спачатку зняць абарону паролем. Калі вы ведаеце пароль, адкрыйце PDF у праграме накшталт Adobe Reader, абярыце «друк у PDF» без абароны, а затым канвертуйце. Калі ў вас няма пароля, звяжыцеся з аўтарам дакумента.

Чаму мае лічбы адлюстроўваюцца як тэкст у Excel?

PDF не адрознівае лічбы і тэкст — для яго гэта проста сімвалы на старонцы. Калі Excel імпартуе гэтыя даныя, ён можа па змаўчанні выкарыстоўваць тэкставы фармат. Выкарыстоўвайце «Даныя» → «Тэкст па слупках» або памножце на 1 для пераўтварэння.

Які метад дае найбольш дакладныя вынікі?

Гэта залежыць ад вашага дакумента. Для «родных» PDF з простымі табліцамі часта добра працуе Power Query у Excel. Для складаных дакументаў лепш падыходзяць Adobe Acrobat або спецыялізаваныя канвертары. Адзіны спосаб даведацца — паспрабаваць на вашым канкрэтным файле.

Ці магу я канвертаваць некалькі PDF адначасова?

Так, але метады розныя. Некаторыя анлайн-інструменты, такія як iLovePDF, падтрымліваюць пакетную канвертацыю. Power Query таксама можа імпартаваць некалькі файлаў пры пэўнай наладзе. Для рэгулярнай пакетнай апрацоўкі найбольш эфектыўным з'яўляецца дэсктопнае ПЗ, напрыклад Adobe Acrobat Pro.

Ці ёсць спосаб аўтаматызаваць канвертацыю PDF у Excel?

Падключэнні Power Query могуць абнаўляцца аўтаматычна пры абнаўленні зыходнага PDF. Для больш прасунутай аўтаматызацыі можна выкарыстоўваць інструменты праграмавання, такія як Python з бібліятэкамі Tabula або Camelot.

Рэзюмэ

Канвертацыя PDF у Excel не заўсёды простая, але ў вас ёсць варыянты:

• Excel Power Query для простых, добра структураваных табліц
• Adobe Acrobat для надзейных вынікаў з «роднымі» PDF
• Анлайн-канвертары для хуткіх, разавых патрэб
• Ручное капіяванне і ўстаўка для невялікіх простых фрагментаў

Галоўнае — падабраць метад пад ваш тып дакумента і заўсёды правяраць вынікі перад выкарыстаннем канвертаваных даных.