PDFని Excelగా మార్చడం ఎలా: నిజంగా పనిచేసే పద్ధతులు
మీ డేటా మరియు ఫార్మాటింగ్ను కోల్పోకుండా PDF ఫైల్లను Excel స్ప్రెడ్షీట్లుగా మార్చడానికి ఉత్తమమైన మార్గాలను తెలుసుకోండి.
మీ డేటా PDFలో చిక్కుకుపోయిందా మరియు మీకు అది Excelలో కావాలా? బహుశా అది ఆర్థిక నివేదిక, ఇన్వాయిస్ లేదా ఉత్పత్తి డేటా పట్టిక కావచ్చు. సమస్య ఏమిటంటే? PDFలు ఎడిటింగ్ కోసం రూపొందించబడలేదు—అవి అన్ని చోట్లా ఒకేలా కనిపించేలా రూపొందించబడ్డాయి.
ఆ డేటాను మీరు పని చేయగలిగే స్ప్రెడ్షీట్లోకి ఎలా మార్చుకోవాలో ఇక్కడ ఉంది.
PDFని Excelగా మార్చడం ఎందుకు కష్టమవుతుంది
PDFలు మరియు Excel స్ప్రెడ్షీట్లు పూర్తిగా భిన్నమైన ప్రయోజనాల కోసం ఉపయోగపడతాయి. PDF విజువల్ లేఅవుట్ను కాపాడుతుంది—ఇది ప్రాథమికంగా డిజిటల్ ప్రింటౌట్. Excel గణన మరియు విశ్లేషణ కోసం డేటాను అడ్డు వరుసలు (rows) మరియు నిలువు వరుసలుగా (columns) నిర్వహిస్తుంది.
సవాలు ఏమిటంటే? HTML టేబుల్స్ లాగా PDFలలో నిర్మాణ సమాచారం ఉండదు. వరుసలు మరియు నిలువు వరుసలు ఎక్కడ మొదలవుతాయి మరియు ఎక్కడ ముగుస్తాయో సాఫ్ట్వేర్కు చెప్పడానికి <table>, <tr>, లేదా <td> ట్యాగ్లు ఉండవు. కన్వర్టర్ విజువల్ పొజిషన్ ఆధారంగా ఊహించాల్సి ఉంటుంది.
ఈ ప్రాథమిక వ్యత్యాసం వల్లే నేరుగా కన్వర్ట్ చేసినప్పుడు ఫలితాలు గజిబిజిగా వస్తాయి: కాలమ్స్ కలిసిపోతాయి, సంఖ్యలు టెక్స్ట్గా మారిపోతాయి మరియు ఫార్మాటింగ్ పాడవుతుంది.
పద్ధతి 1: Microsoft Excel యొక్క ఇన్బిల్ట్ ఇంపోర్ట్
మీరు Excel 2019 లేదా అంతకంటే కొత్త వెర్షన్ (Microsoft 365తో సహా) ఉపయోగిస్తుంటే, మీరు Power Queryని ఉపయోగించి నేరుగా PDF డేటాను ఇంపోర్ట్ చేయవచ్చు.
ఎలా చేయాలి
- Excelని తెరిచి Data → Get Data → From File → From PDF కి వెళ్లండి
- మీ PDF ఫైల్ను ఎంచుకోండి
- Power Query అందుబాటులో ఉన్న టేబుల్స్ను చూపిస్తుంది—మీకు కావాల్సిన దానిని ఎంచుకోండి
- ఇంపోర్ట్ను క్లీన్ చేయడానికి Transform Data క్లిక్ చేయండి లేదా నేరుగా స్ప్రెడ్షీట్లోకి తీసుకురావడానికి Load క్లిక్ చేయండి
లాభాలు మరియు నష్టాలు
దీనికి బాగా పనిచేస్తుంది: సాధారణ టేబుల్స్ ఉన్న స్పష్టమైన PDFలు
దీనితో ఇబ్బంది పడుతుంది: సంక్లిష్టమైన లేఅవుట్లు, మెర్జ్ చేయబడిన సెల్స్, బహుళ పేజీల టేబుల్స్
గమనిక: ఈ ఫీచర్ Excel యొక్క Mac వెర్షన్లలో అందుబాటులో లేదు.
పద్ధతి 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat (పెయిడ్ వెర్షన్, కేవలం Reader మాత్రమే కాదు) PDFలను నేరుగా Excel ఫార్మాట్లోకి ఎగుమతి చేయగలదు.
ఎలా చేయాలి
- మీ PDFని Acrobatలో తెరవండి
- File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook కి వెళ్లండి
- సేవ్ చేయాల్సిన ప్రదేశాన్ని ఎంచుకోండి
Adobe పరిమిత వినియోగంతో ఉచిత ఆన్లైన్ కన్వర్టర్ను కూడా అందిస్తుంది.
లాభాలు మరియు నష్టాలు
దీనికి బాగా పనిచేస్తుంది: Adobe టూల్స్తో సృష్టించబడిన PDFలు, నేటివ్ (స్కాన్ చేయని) డాక్యుమెంట్లు
దీనితో ఇబ్బంది పడుతుంది: స్కాన్ చేసిన డాక్యుమెంట్లు, సంక్లిష్టమైన ఫార్మాటింగ్
పద్ధతి 3: ఆన్లైన్ కన్వర్టర్లు
సాఫ్ట్వేర్ ఇన్స్టాలేషన్ అవసరం లేకుండానే అనేక ఉచిత ఆన్లైన్ టూల్స్ PDFని Excelగా మారుస్తాయి.
జనాదరణ పొందిన ఎంపికలు
| టూల్ | దేనికి ఉత్తమం | పరిమితులు |
|---|---|---|
| Smallpdf | వేగవంతమైన కన్వర్షన్లు | ఉచిత వెర్షన్లో రోజువారీ పరిమితులు |
| iLovePDF | బ్యాచ్ ప్రాసెసింగ్ | ఫైల్ సైజు పరిమితులు |
| PDF2Go | సాధారణ టేబుల్స్ | సంక్లిష్టమైన లేఅవుట్లతో ఇబ్బంది పడవచ్చు |
గోప్యత గురించి ఆలోచన
ఆన్లైన్ కన్వర్టర్లను ఉపయోగిస్తున్నప్పుడు, మీ ఫైల్ వారి సర్వర్లకు అప్లోడ్ చేయబడుతుంది. సున్నితమైన ఆర్థిక డేటా కోసం, ఆఫ్లైన్ పద్ధతులను లేదా మీ బ్రౌజర్లో లోకల్గా ఫైల్లను ప్రాసెస్ చేసే టూల్స్ను పరిగణించండి.
పద్ధతి 4: కాపీ మరియు పేస్ట్ (మాన్యువల్)
కొన్నిసార్లు సరళమైన విధానమే పనిచేస్తుంది—ముఖ్యంగా తక్కువ మొత్తంలో డేటా ఉన్నప్పుడు.
ఎలా చేయాలి
- PDFని తెరిచి, మీ మౌస్తో టేబుల్ను ఎంచుకోండి
- కాపీ చేయండి (Ctrl+C లేదా Cmd+C)
- Excelలో పేస్ట్ చేయండి (Ctrl+V or Cmd+V)
- ఫార్మాటింగ్ సమస్యలను సరిచేయడానికి Data → Text to Columns ఉపయోగించండి
ఇది ఎప్పుడు పనిచేస్తుంది
మీకు కేవలం ఒక చిన్న భాగం మాత్రమే కావాల్సినప్పుడు, సాధారణ సింగిల్-పేజీ టేబుల్స్కు ఈ పద్ధతి ఉత్తమం. ఫలితాలను క్లీన్ చేయడానికి కొంత సమయం పడుతుందని గుర్తుంచుకోండి.
సాధారణ సమస్యలు మరియు వాటిని పరిష్కరించే మార్గాలు
సంఖ్యలు టెక్స్ట్గా ఇంపోర్ట్ అవ్వడం
Excel మీ సంఖ్యలను టెక్స్ట్ స్ట్రింగ్స్గా పరిగణించవచ్చు, ఇది లెక్కలను దెబ్బతీస్తుంది.
పరిష్కారం: కాలమ్ను ఎంచుకుని, Data → Text to Columns కి వెళ్లి, Finish క్లిక్ చేయండి. లేదా కన్వర్షన్ కోసం సెల్స్ను 1తో గుణించండి.
కాలమ్స్ కలిసిపోవడం (Merged)
బహుళ కాలమ్స్ నుండి డేటా ఒకే సెల్లో కనిపిస్తుంది.
పరిష్కారం: డేటాను వేరు చేయడానికి డీలిమిటర్ (స్పేస్, కామా లేదా ఫిక్స్డ్ విడ్త్) తో Text to Columns ఉపయోగించండి.
డేటా కనిపించకపోవడం
కన్వర్షన్లో కొన్ని విషయాలు కనిపించవు.
పరిష్కారం: వేరే కన్వర్టర్ టూల్ను ప్రయత్నించండి—ఒక్కోటి లేఅవుట్లను ఒక్కోలా హ్యాండిల్ చేస్తాయి. స్కాన్ చేసిన PDFల కోసం, మీకు OCR (optical character recognition) సామర్థ్యం అవసరం.
ఫార్మాటింగ్ కోల్పోవడం
రంగులు, ఫాంట్లు మరియు సెల్ బోర్డర్లు అదృశ్యమవుతాయి.
పరిష్కారం: చాలా కన్వర్టర్లు డేటాపై దృష్టి పెడతాయి, విజువల్ ఫార్మాటింగ్ మీద కాదు. మీరు Excelలో మాన్యువల్గా ఫార్మాటింగ్ను మళ్లీ అప్లై చేయాల్సి ఉంటుంది.
మెరుగైన కన్వర్షన్ ఫలితాల కోసం చిట్కాలు
వీలైనప్పుడు నేటివ్ PDFలను ఉపయోగించండి
డిజిటల్గా సృష్టించబడిన PDFలు (Word, Excel లేదా అకౌంటింగ్ సాఫ్ట్వేర్ నుండి) స్కాన్ చేసిన పేపర్ డాక్యుమెంట్ల కంటే చాలా మెరుగ్గా కన్వర్ట్ అవుతాయి. మీకు అవకాశం ఉంటే, డిజిటల్ వెర్షన్లను అడగండి.
OCR సామర్థ్యం కోసం తనిఖీ చేయండి
మీ PDF స్కాన్ చేసిన ఇమేజ్ అయితే, మీకు OCR ఉన్న కన్వర్టర్ అవసరం. ప్రత్యేకంగా ఈ ఫీచర్ కోసం చూడండి—Smallpdf మరియు Adobe Acrobat రెండూ దీనిని అందిస్తాయి.
ఎల్లప్పుడూ అవుట్పుట్ను ధృవీకరించండి
ఏ కన్వర్టర్ కూడా పరిపూర్ణమైనది కాదు. కన్వర్షన్ తర్వాత:
- రో మరియు కాలమ్ కౌంట్లు ఒరిజినల్తో సరిపోలుతున్నాయో లేదో చూడండి
- మూలంతో కొన్ని సంఖ్యలను సరిపోల్చండి
- మెర్జ్ అయిన లేదా మిస్ అయిన డేటా కోసం చూడండి
ఇది ఒక నిమిషం పడుతుంది కానీ తర్వాత గంటల కొద్దీ శ్రమను ఆదా చేస్తుంది.
డాక్యుమెంట్ రకాన్ని పరిగణించండి
విభిన్న రకాల PDFలకు విభిన్న విధానాలు అవసరం:
| డాక్యుమెంట్ రకం | ఉత్తమ పద్ధతి |
|---|---|
| బ్యాంక్ స్టేట్మెంట్లు | ప్రత్యేక ఆర్థిక కన్వర్టర్లు |
| ఇన్వాయిస్లు | Adobe Acrobat లేదా ఆన్లైన్ టూల్స్ |
| డేటా రిపోర్ట్లు | Power Query (Excel ఇన్బిల్ట్) |
| స్కాన్ చేసిన డాక్యుమెంట్లు | OCR సామర్థ్యం ఉన్న టూల్స్ |
కన్వర్షన్ సరిపోనప్పుడు
కొన్నిసార్లు ఏ కన్వర్టర్ కూడా మీ డేటాను స్పష్టంగా తీయలేదు. ఇది సాధారణంగా వీటితో జరుగుతుంది:
- సంక్లిష్టమైన లేఅవుట్లతో కూడిన డిజైన్ చేయబడిన డాక్యుమెంట్లు
- అస్థిరంగా బహుళ కాలమ్స్లో డేటా ఉన్న PDFలు
- తక్కువ ఇమేజ్ క్వాలిటీ ఉన్న స్కాన్ చేసిన డాక్యుమెంట్లు
- పాస్వర్డ్ ప్రొటెక్టెడ్ ఫైల్లు (ముందుగా ప్రొటెక్షన్ తొలగించండి)
ఇలాంటి సందర్భాల్లో, మాన్యువల్ ఎంట్రీ లేదా మీ నిర్దిష్ట డాక్యుమెంట్ రకం కోసం రూపొందించబడిన ప్రత్యేక సాఫ్ట్వేర్ మాత్రమే నమ్మదగిన ఎంపిక కావచ్చు.
తరచుగా అడిగే ప్రశ్నలు
నేను పాస్వర్డ్ ఉన్న PDFని Excelగా మార్చవచ్చా?
మీరు ముందుగా పాస్వర్డ్ ప్రొటెక్షన్ను తొలగించాలి. మీకు పాస్వర్డ్ తెలిస్తే, Adobe Reader వంటి వ్యూయర్లో PDFని తెరిచి, ప్రొటెక్షన్ లేకుండా PDFగా ప్రింట్ చేసి, ఆపై కన్వర్ట్ చేయండి. మీకు పాస్వర్డ్ తెలియకపోతే, డాక్యుమెంట్ను సృష్టించిన వారిని సంప్రదించండి.
Excelలో నా సంఖ్యలు టెక్స్ట్గా ఎందుకు కనిపిస్తున్నాయి?
PDFలు సంఖ్యలు మరియు టెక్స్ట్ మధ్య తేడాను గుర్తించవు—అవన్నీ పేజీలోని అక్షరాలు మాత్రమే. Excel ఈ డేటాను ఇంపోర్ట్ చేసినప్పుడు, అది డిఫాల్ట్గా టెక్స్ట్ ఫార్మాటింగ్కు మారవచ్చు. మార్చడానికి Data → Text to Columns ఉపయోగించండి లేదా 1తో గుణించండి.
ఏ పద్ధతి అత్యంత ఖచ్చితమైన ఫలితాలను ఇస్తుంది?
ఇది మీ డాక్యుమెంట్పై ఆధారపడి ఉంటుంది. సాధారణ టేబుల్స్ ఉన్న నేటివ్ PDFల కోసం, Excel యొక్క Power Query బాగా పనిచేస్తుంది. సంక్లిష్టమైన డాక్యుమెంట్ల కోసం, Adobe Acrobat లేదా ప్రత్యేక కన్వర్టర్లు మెరుగ్గా పనిచేస్తాయి. తెలుసుకోవడానికి ఏకైక మార్గం మీ ఫైల్తో ప్రయత్నించడమే.
నేను ఒకేసారి బహుళ PDFలను మార్చవచ్చా?
అవును, కానీ పద్ధతులు మారుతుంటాయి. iLovePDF వంటి కొన్ని ఆన్లైన్ టూల్స్ బ్యాచ్ కన్వర్షన్కు మద్దతు ఇస్తాయి. Power Query కూడా కొంత సెటప్తో బహుళ ఫైల్లను ఇంపోర్ట్ చేయగలదు. క్రమం తప్పకుండా బ్యాచ్ ప్రాసెసింగ్ కోసం, Adobe Acrobat Pro వంటి డెస్క్టాప్ సాఫ్ట్వేర్ అత్యంత సమర్థవంతమైనది.
PDF నుండి Excel కన్వర్షన్ను ఆటోమేట్ చేయడానికి మార్గం ఉందా?
మూల PDF అప్డేట్ అయినప్పుడు Power Query కనెక్షన్లు ఆటోమేటిక్గా రిఫ్రెష్ అవుతాయి. మరింత అధునాతన ఆటోమేషన్ కోసం, Tabula లేదా Camelot వంటి లైబ్రరీలతో Python వంటి ప్రోగ్రామింగ్ టూల్స్ PDFలను ప్రాసెస్ చేయగలవు.
సారాంశం
PDFని Excelగా మార్చడం ఎల్లప్పుడూ సులభం కాదు, కానీ మీకు ఎంపికలు ఉన్నాయి:
- సాధారణ, చక్కటి నిర్మాణం ఉన్న టేబుల్స్ కోసం Excel Power Query
- నేటివ్ PDFలపై నమ్మదగిన ఫలితాల కోసం Adobe Acrobat
- వేగవంతమైన, అప్పుడప్పుడు అవసరాల కోసం ఆన్లైన్ కన్వర్టర్లు
- చిన్న, సాధారణ భాగాల కోసం మాన్యువల్ కాపీ-పేస్ట్
ముఖ్యమైన విషయం ఏమిటంటే మీ డాక్యుమెంట్ రకానికి తగిన పద్ధతిని ఎంచుకోవడం—మరియు కన్వర్ట్ చేసిన డేటాపై ఆధారపడే ముందు ఎల్లప్పుడూ ఫలితాలను ధృవీకరించడం.