PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்றுவது எப்படி: சிறந்த வழிமுறைகள்

உங்கள் தரவு PDF கோப்பில் சிக்கியுள்ளதா? அதை Excel-இல் பயன்படுத்த வேண்டுமா? அது ஒரு நிதி அறிக்கையாகவோ, விலைப்பட்டியலாகவோ (invoice) அல்லது தயாரிப்பு தரவு அட்டவணையாகவோ இருக்கலாம். சிக்கல் என்னவென்றால், PDF-கள் திருத்துவதற்காக வடிவமைக்கப்பட்டவை அல்ல—அவை எல்லா இடங்களிலும் ஒரே மாதிரியாகத் தெரிவதற்காகவே உருவாக்கப்பட்டவை.

உங்கள் தரவை நீங்கள் வேலை செய்யக்கூடிய விரிதாளுக்கு எவ்வாறு மாற்றுவது என்பது இங்கே கொடுக்கப்பட்டுள்ளது.

PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்றுவது ஏன் கடினம்

PDF-களும் Excel விரிதாள்களும் முற்றிலும் மாறுபட்ட நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுகின்றன. ஒரு PDF அதன் காட்சி அமைப்பைப் பாதுகாக்கிறது—இது அடிப்படையில் ஒரு டிஜிட்டல் அச்சுப் பிரதி (digital printout). Excel தரவை வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகளாகக் கணக்கீடு மற்றும் பகுப்பாய்விற்காக ஒழுங்கமைக்கிறது.

இதில் உள்ள சவால் என்ன? HTML அட்டவணைகளைப் போல PDF-களில் கட்டமைப்புத் தகவல்கள் இருக்காது. வரிசைகள் மற்றும் நெடுவரிசைகள் எங்கு தொடங்குகின்றன அல்லது முடிகின்றன என்று மென்பொருளுக்குத் தெரிவிக்க <table>, <tr>, அல்லது <td> போன்ற டேக்குகள் (tags) இதில் இல்லை. காட்சி அமைப்பை வைத்தே மாற்றிகள் (converters) இதைக் கணிக்க வேண்டியுள்ளது.

இந்த அடிப்படை முரண்பாடு காரணமாகவே நேரடி மாற்றங்கள் பெரும்பாலும் குழப்பமான முடிவுகளைத் தருகின்றன: நெடுவரிசைகள் இணைக்கப்படுகின்றன, எண்கள் உரையாக மாறுகின்றன, மற்றும் வடிவமைப்புகள் சிதறுகின்றன.

முறை 1: Microsoft Excel-இன் உள்ளமைக்கப்பட்ட இறக்குமதி (Built-In Import)

உங்களிடம் Excel 2019 அல்லது அதற்குப் பிந்தைய பதிப்புகள் (Microsoft 365 உட்பட) இருந்தால், Power Query-ஐப் பயன்படுத்தி நேரடியாக PDF தரவை இறக்குமதி செய்யலாம்.

இதை எப்படி செய்வது

1. Excel-ஐத் திறந்து Data → Get Data → From File → From PDF என்பதற்குச் செல்லவும்
2. உங்கள் PDF கோப்பைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
3. Power Query கிடைக்கும் அட்டவணைகளைக் காட்டும்—உங்களுக்குத் தேவையானதைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
4. இறக்குமதியைச் சரிசெய்ய Transform Data என்பதைக் கிளிக் செய்யவும் அல்லது நேரடியாக விரிதாளில் கொண்டு வர Load என்பதைக் கிளிக் செய்யவும்

சாதக பாதகங்கள்

சிறந்தது: எளிய அட்டவணைகளைக் கொண்ட சுத்தமான, நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட PDF-களுக்கு

சிரமங்கள்: சிக்கலான வடிவமைப்புகள், இணைக்கப்பட்ட செல்கள் (merged cells), பல பக்க அட்டவணைகள்

குறிப்பு: இந்த வசதி Excel-இன் Mac பதிப்புகளில் கிடைக்காது.

முறை 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (கட்டணப் பதிப்பு, Reader மட்டும் அல்ல) PDF-களை நேரடியாக Excel வடிவத்திற்கு மாற்ற முடியும்.

இதை எப்படி செய்வது

1. Acrobat-இல் உங்கள் PDF-ஐத் திறக்கவும்
2. File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook என்பதற்குச் செல்லவும்
3. கோப்பைச் சேமிக்க வேண்டிய இடத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்

Adobe நிறுவனம் வரையறுக்கப்பட்ட பயன்பாட்டுடன் கூடிய இலவச ஆன்லைன் மாற்றியையும் வழங்குகிறது.

சாதக பாதகங்கள்

சிறந்தது: Adobe கருவிகளால் உருவாக்கப்பட்ட PDF-கள், ஸ்கேன் செய்யப்படாத ஆவணங்கள்

சிரமங்கள்: ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள், சிக்கலான வடிவமைப்புகள்

முறை 3: ஆன்லைன் மாற்றிகள் (Online Converters)

மென்பொருள் நிறுவல் தேவையில்லாமல் பல இலவச ஆன்லைன் கருவிகள் PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்றுகின்றன.

பிரபலமான விருப்பங்கள்

கருவி	எதற்கு சிறந்தது	வரம்புகள்
Smallpdf	விரைவான மாற்றங்கள்	இலவச பதிப்பில் தினசரி வரம்புகள்
iLovePDF	ஒரே நேரத்தில் பல கோப்புகளை மாற்ற (Batch processing)	கோப்பு அளவு வரம்புகள்
PDF2Go	எளிய அட்டவணைகள்	சிக்கலான வடிவமைப்புகளில் சிரமம் ஏற்படலாம்

தனியுரிமை குறித்த கவலைகள்

ஆன்லைன் மாற்றிகளைப் பயன்படுத்தும்போது, உங்கள் கோப்பு அவர்களின் சர்வர்களில் பதிவேற்றப்படுகிறது. முக்கியமான நிதித் தரவுகளுக்கு, ஆஃப்லைன் முறைகள் அல்லது உங்கள் பிரவுசரிலேயே கோப்புகளைச் செயலாக்கும் கருவிகளைக் கருத்தில் கொள்ளுங்கள்.

முறை 4: நகலெடுத்து ஒட்டுதல் (கைமுறை முறை)

சில நேரங்களில் எளிமையான அணுகுமுறை சிறப்பாகச் செயல்படும்—குறிப்பாகக் குறைந்த அளவிலான தரவுகளுக்கு.

இதை எப்படி செய்வது

1. PDF-ஐத் திறந்து மவுஸ் மூலம் அட்டவணையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்
2. நகலெடுக்கவும் (Ctrl+C அல்லது Cmd+C)
3. Excel-இல் ஒட்டவும் (Ctrl+V அல்லது Cmd+V)
4. வடிவமைப்புச் சிக்கல்களைச் சரிசெய்ய Data → Text to Columns என்பதைப் பயன்படுத்தவும்

இது எப்போது வேலை செய்யும்

விரைவாகத் தரவை எடுக்க வேண்டிய எளிய, ஒரு பக்க அட்டவணைகளுக்கு இந்த முறை சிறந்தது. முடிவுகளைச் சரிசெய்ய சிறிது நேரம் செலவிட வேண்டியிருக்கும்.

பொதுவான சிக்கல்கள் மற்றும் அவற்றைச் சரிசெய்யும் முறைகள்

எண்கள் உரையாக இறக்குமதி செய்யப்படுதல்

Excel உங்கள் எண்களை உரைச் சரங்களாக (text strings) கருதலாம், இது கணக்கீடுகளைப் பாதிக்கும்.

தீர்வு: நெடுவரிசையைத் தேர்ந்தெடுத்து, Data → Text to Columns என்பதற்குச் சென்று, Finish என்பதைக் கிளிக் செய்யவும். அல்லது செல்களை 1-ஆல் பெருக்குவதன் மூலம் கட்டாயமாக மாற்றலாம்.

நெடுவரிசைகள் ஒன்றாக இணைக்கப்படுதல்

பல நெடுவரிசைகளிலிருந்து வரும் தரவு ஒரே செல்லில் முடிவடையும்.

தீர்வு: தரவைப் பிரிக்க ஒரு பிரிப்பானுடன் (இடைவெளி, கமா அல்லது நிலையான அகலம்) Text to Columns வசதியைப் பயன்படுத்தவும்.

தரவு விடுபடுதல்

சில உள்ளடக்கங்கள் மாற்றத்தில் தோன்றாமல் போகலாம்.

தீர்வு: வேறு மாற்றுக் கருவியைப் பயன்படுத்தவும்—ஒவ்வொரு கருவியும் வடிவமைப்புகளை வெவ்வேறு விதமாகக் கையாளும். ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட PDF-களுக்கு, உங்களுக்கு OCR (optical character recognition) வசதி தேவை.

வடிவமைப்பு இழக்கப்படுதல்

நிறங்கள், எழுத்துருக்கள் மற்றும் செல் பார்டர்கள் மறைந்துவிடும்.

தீர்வு: பெரும்பாலான மாற்றிகள் காட்சி வடிவமைப்பை விட தரவிலேயே கவனம் செலுத்துகின்றன. Excel-இல் கைமுறையாக வடிவமைப்புகளை மீண்டும் செய்ய வேண்டியிருக்கும்.

சிறந்த முடிவுகளைப் பெறுவதற்கான உதவிக்குறிப்புகள்

முடிந்தவரை நேட்டிவ் (Native) PDF-களைப் பயன்படுத்தவும்

டிஜிட்டல் முறையில் உருவாக்கப்பட்ட PDF-கள் (Word, Excel அல்லது கணக்கியல் மென்பொருளிலிருந்து), ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட காகித ஆவணங்களை விட மிகச் சிறப்பாக மாறும். வாய்ப்பு இருந்தால், டிஜிட்டல் பதிப்புகளைக் கோரவும்.

OCR வசதி உள்ளதா எனச் சரிபார்க்கவும்

உங்கள் PDF ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட படமாக இருந்தால், உங்களுக்கு OCR வசதி கொண்ட மாற்றி தேவை. Smallpdf மற்றும் Adobe Acrobat ஆகிய இரண்டும் இந்த வசதியை வழங்குகின்றன.

வெளியீட்டை எப்போதும் சரிபார்க்கவும்

எந்த மாற்றியும் முழுமையானது அல்ல. மாற்றத்திற்குப் பிறகு:

• வரிசை மற்றும் நெடுவரிசை எண்ணிக்கை அசலுடன் ஒத்துப்போகிறதா எனச் சரிபார்க்கவும்
• சில எண்களை அசல் கோப்புடன் ஒப்பிட்டுப் பார்க்கவும்
• இணைக்கப்பட்ட அல்லது விடுபட்ட தரவு உள்ளதா எனத் தேடவும்

இது ஒரு நிமிடம் மட்டுமே ஆகும், ஆனால் பின்னாளில் ஏற்படும் பல மணிநேரச் சிக்கல்களைத் தவிர்க்கும்.

ஆவண வகையைக் கவனத்தில் கொள்ளவும்

வெவ்வேறு வகையான PDF-களுக்கு வெவ்வேறு அணுகுமுறைகள் தேவை:

ஆவண வகை	சிறந்த முறை
வங்கி அறிக்கைகள்	பிரத்யேக நிதி மாற்றிகள் (Specialized financial converters)
விலைப்பட்டியல்கள் (Invoices)	Adobe Acrobat அல்லது ஆன்லைன் கருவிகள்
தரவு அறிக்கைகள்	Power Query (Excel-இல் உள்ளது)
ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள்	OCR வசதி கொண்ட கருவிகள்

மாற்றம் மட்டும் போதாத போது

சில நேரங்களில் எந்த மாற்றியாலும் உங்கள் தரவைத் துல்லியமாக எடுக்க முடியாது. இது பொதுவாக பின்வரும் சந்தர்ப்பங்களில் நடக்கும்:

• சிக்கலான வடிவமைப்புகளைக் கொண்ட ஆவணங்கள்
• சீரற்ற முறையில் பல நெடுவரிசைகளில் தரவு பரவியிருக்கும் PDF-கள்
• தரம் குறைந்த ஸ்கேன் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள்
• கடவுச்சொல் பாதுகாக்கப்பட்ட கோப்புகள் (முதலில் பாதுகாப்பை நீக்கவும்)

இத்தகைய சூழ்நிலைகளில், கைமுறையாகத் தரவை உள்ளிடுவது அல்லது உங்கள் குறிப்பிட்ட ஆவண வகைக்காக வடிவமைக்கப்பட்ட பிரத்யேக மென்பொருளைப் பயன்படுத்துவது மட்டுமே நம்பகமான வழியாக இருக்கும்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள்

கடவுச்சொல் (Password) பாதுகாக்கப்பட்ட PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்ற முடியுமா?

முதலில் நீங்கள் கடவுச்சொல் பாதுகாப்பை நீக்க வேண்டும். உங்களுக்குக் கடவுச்சொல் தெரிந்தால், Adobe Reader போன்ற வியூவரில் PDF-ஐத் திறந்து, பாதுகாப்பு இல்லாமல் PDF-ஆக அச்சிட்டு (print to PDF), பின்னர் மாற்றவும். கடவுச்சொல் தெரியவில்லை என்றால், ஆவணத்தை உருவாக்கியவரைத் தொடர்பு கொள்ளவும்.

Excel-இல் எனது எண்கள் ஏன் உரையாகத் தோன்றுகின்றன?

PDF-கள் எண்களுக்கும் உரைக்கும் இடையே வேறுபாடு காண்பதில்லை—அவை அனைத்தும் பக்கத்தில் உள்ள எழுத்துக்கள் மட்டுமே. Excel இந்தத் தரவை இறக்குமதி செய்யும்போது, அது இயல்பாக உரை வடிவமைப்பிற்கு மாறலாம். மாற்றத்திற்கு Data → Text to Columns-ஐப் பயன்படுத்தவும் அல்லது 1-ஆல் பெருக்கவும்.

எந்த முறை மிகவும் துல்லியமான முடிவுகளைத் தரும்?

இது உங்கள் ஆவணத்தைப் பொறுத்தது. எளிய அட்டவணைகளைக் கொண்ட நேட்டிவ் PDF-களுக்கு, Excel-இன் Power Query சிறப்பாகச் செயல்படும். சிக்கலான ஆவணங்களுக்கு, Adobe Acrobat அல்லது பிரத்யேக மாற்றிகள் சிறப்பாகச் செயல்படும். உங்கள் குறிப்பிட்ட கோப்பை வைத்து முயற்சிப்பதே இதைக் கண்டறிய ஒரே வழி.

ஒரே நேரத்தில் பல PDF-களை மாற்ற முடியுமா?

ஆம், ஆனால் முறைகள் மாறுபடும். iLovePDF போன்ற சில ஆன்லைன் கருவிகள் ஒரே நேரத்தில் பல கோப்புகளை மாற்ற (batch conversion) அனுமதிக்கின்றன. Power Query-யிலும் சில அமைப்புகளுடன் பல கோப்புகளை இறக்குமதி செய்ய முடியும். வழக்கமான பயன்பாட்டிற்கு, Adobe Acrobat Pro போன்ற டெஸ்க்டாப் மென்பொருள்கள் மிகவும் திறமையானவை.

PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்றுவதை தானியக்கமாக்க (Automate) வழி உள்ளதா?

அசல் PDF புதுப்பிக்கப்படும்போது Power Query இணைப்புகள் தானாகவே புதுப்பிக்கப்படும். மேம்பட்ட தானியக்கத்திற்கு, Python போன்ற நிரலாக்கக் கருவிகளை Tabula அல்லது Camelot போன்ற லைப்ரரிகளுடன் பயன்படுத்தி PDF-களைச் செயலாக்கலாம்.

சுருக்கம்

PDF-ஐ Excel-ஆக மாற்றுவது எப்போதும் எளிதானது அல்ல, ஆனால் உங்களிடம் பல விருப்பங்கள் உள்ளன:

• எளிய, நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட அட்டவணைகளுக்கு Excel Power Query
• நேட்டிவ் PDF-களில் நம்பகமான முடிவுகளுக்கு Adobe Acrobat
• விரைவான, எப்போதாவது தேவைப்படும் மாற்றங்களுக்கு ஆன்லைன் மாற்றிகள்
• சிறிய, எளிமையான தரவுகளுக்கு கைமுறையாக நகலெடுத்து ஒட்டுதல்

முக்கியமான விஷயம் என்னவென்றால், உங்கள் ஆவண வகைக்கு ஏற்ற முறையைத் தேர்ந்தெடுப்பதும்—மாற்றப்பட்ட தரவை நம்புவதற்கு முன்பு எப்போதும் முடிவுகளைச் சரிபார்ப்பதும் ஆகும்.